e como fazer mais em menos tempo como eliminar focos de improdutividade dentro da sua equipe como trazer uma ferramenta de auto gerenciamento do tempo e das tarefas para cada um dos seus colaboradores plementar em dentro do seu dia a dia a sincronização do trabalho de toda equipe sim a pontuação de tarefas permite tudo isso e muito mais e nesse vídeo você vai aprender como aplicar isso dentro da sua equipe na vídeo aula de hoje nós vamos tratar sobre pontuação por tarefas mas a pontuação do tarefas como uma ferramenta de auto gestão eficiente do trabalho o sistema que leva a produtividade não só da pessoa mas de toda uma equipe pelo índice sincronize esse trabalho e faz com que as pessoas evoluam conjuntamente na sua produtividade que você pode implementar esse tema seu escritório na sua empresa de forma a melhorar a produtividade de tô é uma forma conjunto como é que se pedir 15 pessoas é uma vai trazer em torno de 150 tarefas por dia durante um mês ela vai atribuir e receber em torno de 3. 300 tarefas são 6. 600 as interações entre as pessoas durante o período de um mês isso pode ser uma equipe completa de um escritório uma empresa ou pode ser também um setor um departamento do que a gente tá falando aqui para cada tarefa existe um tempo que a pessoa investe a desenvolver aquela tarefa enviar tarefa como mensagem para outra pessoa que precisa compreender antes de executar aquela tarefa no seu trabalho do dia a dia tarefas elas surgem de diversas fontes como por exemplo de colegas de clientes ou no caso de advocacia também do Judiciário é através das intimações quando eles atribuem tarefas para os membros da equipe para cada tarefa investe 4 minutos para enviar tarefas um minuto para receber a tarefa tão x elas 3 mil tarefas que se em vista recebe ao mês um escritório uma equipe de colaboradores de 15 pessoas vai ter investido todo mês 26.
400 minutos nessa comunicação ou seja em torno de 440 horas de trabalho é um risco muito grande e Haver ruído nessa comunicação e isso causa improdutividade e ineficiência retrabalho essa é a primeira grande vantagem da pontuação por tarefas a padronização dessa comunicação com ela a gente reduz de 4 minutos para 30 segundos o tempo investido em cada interação e isso e leva em torno de trezentos por cento a produtividade de uma equipe pra se alimentar a pontuação por tarefa Siga os seguintes passos o primeiro passo você precisa fragmental serviço jurídico e em várias etapas várias fases no Marketing fechamento em negociação de contratos de honorários a fase prejudicial e tchau judicial recursal execução e arquivamento cada uma dessas fases será a sua lista de tarefas Esse é o primeiro passo para conseguir fragmentar os seus filhos vemos por experiência assim média cada escritório vai atribuir em torno de 150 a200 tarefas para começar é importante finance classifique-os se junte as tarefas e de acordo com outras especificações como por exemplo um tipo de ação ou tipo de processo que tá sendo envolvido ali é muito importante que diferencia algumas tarefas apenas tem um nível de complexidade Como por exemplo o petição inicial simples petição inicial complexo as nossas sim também a área de direito não pense apenas na tarefa para fazer essa lista é só faço essa diferenciação se for relevante depois porque essa divisão vai ficar nos dados que você vai receber e como vai receber esses dados de forma independente é muito importante que ao finalizar essa as tarefas de cada setor você mostra a lista dos membros indicados setor para eles o final em e complementar em caso Falte alguma tarefa ali naquela lista o segundo passo é criar a pontuação primeiro classifique as tarefas de acordo com a sua complexidade Você viu no vídeo anterior falamos sobre a taxonomia de Bloom e os seis níveis de complexidade das tarefas intelectuais uso esses níveis como referência Estabeleça uma escala para sua pontuação sugiro que você usa aí de 1 a 300 pontos Primeiramente você vai definir a pontuação para tarefas que sejam realizadas em até oito minutos então no nível 14 pontos no nível 2 os pontos nível 3 15 pontos nível 4 20 pontos e no nível 5 25 pontos já temos aqui estabelecido a valoração das tarefas de acordo com a sua complexidade porém o cérebro consome energia e de acordo também com o tempo então é importante que a gente mantém essa proporção para construir a escala nos seguintes intervalos de tempo 16 minutos 30 minutos uma hora e duas horas o resultado Inicial é essa tabela de referência que você está vendo agora aqui na sua tela onde que pelo sistema de pontuação por tarefas o tempo não se baseia de fato no tempo que a pessoa levou para realizar aquela determinada tarefa mas sim pela média de tempo que as pessoas levam para realizar aquela tarefa em economia se refere isso como o tempo socialmente necessário para a realização do trabalho claro que a gente não tá mentindo toda a sociedade apenas a equipe de trabalho e nós escritório a gente tem sente a gente colocar essa média porque pessoas são diferentes pessoas têm costumes diferentes e formas de a funcionar no seu dia a dia são diversas a pessoas por exemplo que levam 15 minutos para realizar uma tarefa ou até menos e depois precisam dar um tempo dá um pause tomar um cafezinho para depois passar para uma outra tarefa complexa entretanto Há outras pessoas que fazem uma tarefa mais devagar com mais atenção e precisão e levam 30 minutos para realizar aquela tarefa as pessoas que são um pouco mais demoradas vão aprendendo e vão se adaptando a conseguir ganhar produtividade e não se tornar uma pessoa está abaixo da produtividade aí da Média da equipe que trabalho então estabelecendo essa média conseguiu ser justo com todos respeitar a individualidade de cada pessoa no seu dia dito o terceiro passo é definir as recompensas a pontuação por tarefa têm um poder enorme de distribuir de forma equilibrada as tarefas em equipe seja as tarefas simples como as tarefas complexas é isso evita a chamada exploração do Trabalhador pelo trabalhador isso acontece isso exibirem mostrado para todos os membros da equipe e as pessoas mais positivas acabam sendo recompensados não faz sentido que se faça prêmio de melhor funcionário do mês o que se crie gratificações especiais para aquela pessoa que se destaca Não não é esse sentido de criar uma competitividade da equipe que serve a pontuação das tarefas assim como o sistema de alta e gerenciamento e se cumpra ali a o padrão mínimo necessário de produtividade já que não se atrase aí o resultado da equipe estão muito aquém dos seus olhos forte nos pontos de critérios absolutamente impessoais para as tarefas em uma escala de 1 a 300 pontos como sugerimos é interessante estipular um mínimo de produtividade ele em torno de 3. 500 pontos Pois isso vai conferir uma média o olho em torno de sete horas diárias ou 35 horas semanais E aí estão incluídos algumas pausas paradas de trabalho onde que não se consegue tá efetivamente produzindo esse sistema evita a sobrecarga em poucas pessoas como falamos inicialmente e também se evita a auto cobrança aquelas pessoas que estão acima da linha mínima de produtividade que o escritório espera Então essas gratificações na implementação do sistema de pontuação por tarefas podem ser financeiras ou não financeiras Isso é uma decisão de cada grupo ficar da organização Então a partir daí pode definir três formas de gratificação básicas no sistema de pontuação por tarefas que são as seguintes primeiro uma gratificação fixa para todos aqueles que cumprirem aí o limite de 3. 500 pontos segundo uma gratificação fixa igual a quem cumprido o que mais bonificações a cada faixa de por exemplo 500 pontos compridos e o terceiro ponto é a conversão dos pontos por valores em espécie Como por exemplo o transformar os pontos a 1.
A cada vinte centavos né um exemplo de como se remunera assim Mas é interessante também estipular um limite de gratificação para evitar que pessoas trabalhem mais do que o necessário do que é permitido aí por uma jornada de trabalho saudável né é muito interessante que a gente não exija sequências de horas extras porque isso vai prejudicando a saúde da equipe e vai diminuindo a qualidade EA produtividade de todos então tipo a uma jornada de trabalho e respeite-as 40 horas semanais é muito importante para manter a produtividade alta de toda equipe a qualidade Alta de Oi e um ambiente saudável para que todos os advogados merecem mas nem sempre advocacia consegue viver com essa realidade Outro ponto interessante é que esse limite no início da implementação das Recompensas uma gratificação um pouco menor Especialmente nos três primeiros meses onde se tem uma implementação de sistema é mais interessante aumentar depois essa gratificação do que começar com uma gratificação alta e depois tem que reduzir se não as contas né mais interessante da dois aumentos em sequência do que dar um aumento e uma redução de gratificação é muito saudável também que os sócios ingressem no sistema de condução por tarefas apesar das resistências muitos escritórios que implementaram a pontuação do tarefas com a participação dos sócios resolveram vários problemas inclusive quando AIDS qualidade no engajamento seja por uma fase que alguns só está vivendo aquele fácil mais dedicado pode ser remunerado a forma mais justa pelo tempo que ficava mais e acaba resolvendo a relação entre os dois de uma forma mais saudável algumas dicas importantes para a implementação da pontuação por tarefas é que você implemente a gratificação primeiro do dia um ao dia 30 ou 31 do mês para fechar direto um mês de trabalho segundo é que você não implemente para quem está em contrato de experiência faça participar do sistema de pontuação por tarefas para entender mas inclua a pessoa somente a partir da fixação do contrato décimo de seu escritório e elimine também todas as outras formas de comunicação a por fora do sistema que você estiver usando para implementar a pontuação da tarefa que a gratificação é a recompensa for boa e por atraente a própria equipe fará isso com o intuito de aumentar sua pontuação dentro do sistema participar e a final do primeiro mês faça uma reunião para reavaliar com Sergipe o sistema de pontuação que parece verifique Quais tarefas estão deixando de lado né para as tarefas faltam incluir Quais tarefas são subvalorizados e quais tarefas estão supervalorizados em dentro da pontuação ao concluir esta reunião e corrigir esses detalhes e seus sistemas de pontuação por tarefas eu sei que estará pronta para alterar definitivamente dentro dessa nova realidade obviamente não existe um sistema ainda perfeito para produtividade do trabalho sistema de pontuação por tarefas cuida exclusivamente da quantidade do volume de trabalho que o leite de fizeram entregar Todo mês a questão da qualidade é outro assunto advocacia por exemplo ela lida com a Controladoria jurídica é ela que faz o controle de qualidade diferença sugerir é possível também que você enfrente alguns problemas o sistema de pontuação de tarefas talvez alguma pessoa mal-intencionada vá cumprir uma tarefa que não realizou ou criar as tarefas aplicadas isso pode acontecer mas para realizar essa fraude a pessoa vai ter que registrar ela dentro do sistema e ela vai criar uma prova para futuramente ela mesmo assim terminar então a o sistema de pontuação por tarefas evita esse tipo de situação o que não acontece por exemplo quando se tem um livro.
