e Como implantar o escritório digital ou fazer a transformação digital em um escritório de advocacia Esse é o tema do vídeo de hoje é Olá é um prazer receber você que chegou aqui nesse canal eu te falamos de direito tecnologia e gestão se você gostar do conteúdo se inscreva no canal e recomendo esse vídeo com seus amigos o escritório digital é um produto da quarta Revolução Industrial um entre milhares de outros produtos que estão fazendo o mundo sofreram uma profunda mudança e o fórum econômico Mundial denominou transformação digital esse processo se intensificou com o surgimento
da Cláudia da nuvem a partir da Amazon a WS que foi colocado no mercado em 2006 Pois ela foi quem barat ou de forma estrondosa custo para computação em nuvem EA partir de 2008 esse processo de transformação digital se intensificou demais é um processo que está fazendo as organizações conseguirem realizar e produzir e trabalhar de forma remota e sem a necessidade da presença física conceitualmente esse processo consiste numa a formação integral de todos os setores da organização o guarde Leonard que é um futurista europeu dias e afirma que se trata de um processo de transformação
de pessoas processos produtos e da tecnologia empregada nas empresas se trata de um mais de 7 diferente de ponta a ponta para produção de produtos e serviços onde as novas tecnologias são empregadas com grande intensidade E tem o cliente no centro de todo o negócio então o escritório digital Se trata daquele escritório que conseguiu mudar todas as áreas de trabalho para nuvem empregando essas novas tecnologias e conseguindo prestar produtos e serviços com maior qualidade e maior produtividade no escritório advocacia possui ou deve possuir sete áreas fundamentais no front-office o marketing jurídico a negociação de contratos
de honorários e o atendimento pós-venda é o cliente no back office a produção e a Controladoria jurídica RH e o financeiro e tudo isso também numa um outro setor que a gente poderia chamar de t.i. o setor de tecnologia Fazemos uma analogia bem didática para entender essa questão Imagine que cada área cada setor de escritório fosse uma caixa de madeira no chão imóvel representando a necessidade da presença física daquele setor um escritório tradicional então ele teria Sete caixas no chão a transformação digital seria representado então nessa analogia pela mudança dessas caixas por nuvens para subir
para a partir de cima e um corpo ou uma forma que seja incorpórea e acessível e vista de qualquer lugar é nesse sentido então que somente quando as 7 horas escritório estiverem mudado para nuvem é que esse escritório realmente era um escritório digital é fato que muitos escritórios de advocacia passaram a fazer o marketing Júri a través da nuvem da Internet das redes sociais é facilmente o número muito maior de escritório de advocacia passou a fazer o atendimento pós-venda através de canais digitais como WhatsApp e-mail e vários outros canais mas a maior mudança nos últimos
cinco anos que a advocacia sofreu foi na área de produção jurídica Porque ela foi forçada a aderir ao processo eletrônico que é um produto da transformação digital do Poder Judiciário os tribunais forçaram os escritórios de advocacia a mudarem a sua produção jurídica para o digital como objetivo de aumentar a produtividade e cortar custos e ao mesmo tempo reduzir o impacto ambiental que os setores dígitos causava dentro do nosso país da sociedade enfim melhorar a governança judiciário setores mais atrasados ao meu ver nessa transformação digital dentro dos escritórios é a parte de negociação de contratos online
o recursos humanos e financeira além da Controladoria jurídica que fazemos uma força aqui na TV Box para ensinar a Controladoria jurídica digital mas sem dúvida hoje o advogado mais requisitado no mercado é o fechador de contratos online aquele que consegue conquistar que em se adquirir casos por escritórios sem a necessidade da presença física ou de encontrar os clientes pessoalmente bom É nesse sentido que eu quero resgatar nesse vídeo que o conceito de escritório online aquele escritório que está parcialmente conectado nele uma ou mais áreas ainda não fizeram a transformação digital é como se tivesse em
algumas caixinhas no chão e nuvem o céu e escritório está parcialmente conectado à Internet e as redes sociais o escritório online é por exemplo aquele escritório que tem um marketing digital muito forte mas que exige que os clientes vão até o escritório tem a gente seguindo até o escritório presencialmente tô e para fechar novos contratos é também aquele escritório que fecha contrato de honorários e conquista clientes online mas que exige por exemplo da equipe que ela se encontre no escritório presencialmente para fazer o trabalho do dia a dia mesmo que seja só alguns dias na
semana ou ainda é que ele escritório que tenha o arquivo físico na sede para as pessoas terem que ir lá para conseguir analisar um caso por Deus enfim é um escritório que começou a sua transformação de forma ativa o proativo ou até mesmo reativo com a pressão do Judiciário dos clientes por exemplo mas que se acomodou e tem uma insert ainda preso aos parâmetros da advocacia tradicional e como se faz essa transformação digital afinal de contas bom aqui na TV Box nós temos um processo de quatro etapas adoção engajamento otimização e expansão na fase redução
a gente tem três etapas básicas a primeira convencer a equipe convencer o próprio gestor que É verdade e todos aderirem a ideia de fazer esse processo de transmissão o segundo passo é procurar uma plataforma que realmente reúna todas as necessidades do escritório entre de um único software uma plataforma completa que a gente prefere que seja Óbvio adv.box em terceiro lugar realizar a migração de dados todos os dados que todos os processos e clientes têm para dentro dessa toda forma e isso a empresa de software deve fazer para você depois a migração de documentos e o
treinamento da equipe dentro dessa plataforma nesse novo o perfil de trabalho nesse novo modelo de gestão bom esse período ele deve levar em torno de um a três meses é sempre o período muito delicado porque o ser humano sempre costuma resistir a mudanças e às vezes fica um pouco difícil de se encontrar dentro de um novo sistema o novo modelo de trabalho mas ele nesse momento que o gestor quando ele tá bem assessorado e tem e não na empresa que ele trabalha para organizar sua equipe treinar sua equipe e dá o melhor atendimento nessa parte
é que se consegue fazer uma transição com qualidade e engajar dentro do novo sistema depois vem a fase de engajamento que já é uma fase mais suave ela consiste em fazer a comunicação inteira do escritório passar por dentro desse sistema desse software de gestão de tarefas isso precisa se tornar um hábito comum a todos mais uma ar problema é quando um ou dois membros da equipe e boicotam nisso o evitam fazer essa transição e essa comunicação por dentro do sistema insistindo que se envie as tarefas por e-mail por WhatsApp para que lembra ele engajamento significa
que todos os trabalhadores todos os advogados escritório inclusive os sócios vão acessar o mesmo canal mesmo sistema todos os dias de manhã para ver o Quais são as suas tarefas e quais são as demandas que surgiram Neste período para ele geralmente E essas pessoas que buscam boicotar elas estão com alguma resistência em relação a mudança ou em exposição adesão a tecnologia muitas vezes buscam justificar essa não cooperação em algum problema algum defeito que elas não conseguiram se familiarizar dentro do software que foi escolhido pelo escritório de advocacia só com cresce e em qualquer tamanho de
escritório em qualquer organização não só advocacia é preciso dedicar algumas horas para familiarizar e dominar o sistema não é esse afinal de contas que a gente faz quando compra um novo celular quando a gente compra um novo computador exatamente tem que fazer isso também com o software de gestão e gerenciamento de tarefas demora mas no final Com certeza a produtividade é maior assistir os vídeos tutoriais fazer o tour guiado acessar a central de ajuda isso é muito importante para dominar o sistema o sobre o seu trabalho do mini realmente essa ferramenta é a ferramenta do
seu dia a dia de trabalho e se tornar enfim Expert no software de gestão do seu escritório a terceira fase é a utilização É nessa fase que usuários começam a aprender a utilizar as funcionalidades mais avançadas do seu software jurídico criam rotinas mais ages integrando um software com outro melhorando seu desempenho e procedimento dominando ferramenta e conseguindo aplicar metodologias mais assertivas e mais ágeis em cima das funcionalidades do sistema é aí que descobrem por exemplo formas próprias de trabalhar dentro do sistema que o vocabulário da equipe acaba mudando em relação à tecnologia e se clínicos
Olimpíadas internas dentro dos escritórios em relação àquele uso daquela ferramenta é a mudança de cultura que a tecnologia ajuda a provocar por fim vem a fase de expansão e nesse momento que toda a equipe e normaliza o uso da ferramenta e que sente naturalmente que pode ampliar a sua produtividade sua capacidade de LTDA os casos sem sobrecarregar o seu tempo isso porque o mesmo volume de casos se torna menos trabalhoso para equipe e ela sente que é nesse momento que com a redução do tempo consumido para fazer o mesmo trabalho que ela pode investir mais
em marketing e fechamento de contratos e a investir mais no aumento da prospecção e no aumento do estoque do escritório tudo isso devido ao aumento da produtividade o significado de digital é aquilo que está sempre ao alcance dos dedos é daí que veio a etimologia das palavras digitar digitação e até mesmo digital que é a marca que a gente utiliza no documento o escritório digital é portanto aquele escritório que reúne as ferramentas de trabalho de comunicação para os trabalhadores de escritório para os advogados e por gestores sócios do escritório ao alcance dos seus dedos a
qualquer hora e em qualquer lugar a minha opinião é que não existe nenhum escritórios em por há muitos e conhecem aqui você advocacia como o primeiro escritório 100% digital do Brasil pois de fato todas as 7 áreas estão totalmente online porém algumas coisas como por exemplo os Correios judiciário e várias empresas exigem o endereço para mandar documentação eventualmente e por isso temos que manter uma sala com alguém indo lá uma vez por semana pelo menos para receber essa documentação e digitalizar e disponibilizar para todos dentro do sistema mas eu não tenho dúvida que em cinco
anos pelo menos oitenta por cento dos escritórios de advocacia vão ser digitais Isso vai ser permanentemente pressionado por que entes por exemplo que estão exigindo isso os melhores serviços pelos canais digitais porque vem isso também em vários setores da economia Especialmente na área de serviços Espero que tenha gostado desse vídeo espero também que tem aberto a sua mente em relação a esse o que se você gostou deixe seu comentário aqui não deixe de se inscrever no nosso canal para continuar acompanhantes vídeos de disrupção na advocacia existem empregado aqui cada vez mais advog melhor com adv.box
[Música] E aí
