e eliminar de vez a possibilidade da perda de pras acabar com os erros do dia a dia separar as tarefas operacionais das tarefas jurídicas complexas valorizar o tempo dos Advogados ter uma instrução probatória perfeita e aumentar a receita com os processos ganhos Sim tudo isso é possível com a implementação da Controladoria jurídica digital e é isso que eu vou ensinar para você nesse vídeo e [Música] e nessa vídeo aula de hoje vamos tratar do controle de qualidade da advocacia Esse é o escopo da Controladoria jurídica digital um setor que deve ser implementado em escritórios de
todos os tamanhos pois traz vantagens econômicas muito significativas aumenta em torno de cento e trinta por cento a eficiência do escritório melhora em setenta por cento o índice de qualidade dentro dos processos tudo isso por valorizar o tempo dos Advogados nos escritórios separando as tarefas simples operacionais das tarefas mais complexas e jurídica diferenciamos aqui a Controladoria jurídica digital daquela Controladoria mais antiga onde tinha um processos que carimbava e de receber documentos impressos é um práticas enfim que foram abandonadas pela maioria dos escritórios de advocacia no Brasil é verdade somente na Controladoria jurídica digital os custos
foram muito reduzidos e permite a plantação de serviço dentro de pequenos escritórios de advocacia e também é claro dos médios são essas novas práticas que vamos tratar hoje a Controladoria jurídica digital tem alguns papéis funcionais que podem ser exercidos por uma ou por várias pessoas o controle jurídico o revisor de peças processuais o responsável pelas intimações lá na lista do software e o analista de dados o gerenciamento das informações é o principal escopo da Controladoria jurídica é por ali que tudo começa com uma migração dos processos físicos para os processos eletrônicos muito softwares antigos começaram
a quebrar na entrega das informações e hoje a maioria dos escritórios precisa acessar os tribunais de diariamente copiar e colar manualmente cada intimação enviando para o advogado percebe que na TV Box onde todos os processos eletrônicos já estão integrados no sistema e o responsável pelas informações recebe tudo o sistema automaticamente ao receber as intimações por responsável aplicam procedimento que chamamos de rdt ou seja recebe a intimação distribui as tarefas mas não apenas as tarefas que devem ser cumprida pelos advogados mas por todas as pessoas que tem alguma tarefa para realizar no comprimento daquela informação E
aí e para priorizar as tarefas usamos amantes ideais em almere adaptada direito e classificamos as tarefas entre normais urgentes e importantes e fatais tarefa que seja decisiva e tenha prazo definido é considerada a prazo fatal e para essas tarefas a gente aplica o sistema de prazos faltar o dia menos um dia menos um é um sistema de frases fatal bem simples e ágil e ele funciona da seguinte forma o prazo fatal é a véspera do prazo judicial e todas as tarefas devem ser cumprida um dia antes do prazo fatal isso na pior das hipóteses pois
se isso acontecer todos os responsáveis do setor e os gestores escritórios serão avisados através de um alerta automático veja agora na tela essa linha do tempo de cumprimento dos prazos fatais ao sair a intimação o responsável aplique o procedimento rdt e atribui e no final 5 dias úteis após a publicação da intimação mas o prazo final não é o pros fatal prazo final é o prazo mínimo geralmente de uma semana que a pessoa tem para cumprir aquela informação um prazo razoável É adequado após passar desse prazo a tarefa é considerado como atrasada e Isso facilita
a visualização pelo gestor de quantas tarefas e quais as pessoas precisam de ajuda ou diz que sejam priorizados dentro da equipe já um prazo fatal Como já expliquei ele se relaciona com o final desse prazo dessa linha do tempo com o prazo processual prazo processual legal o prazo fatal é um dia antes ou seja véspera desse prazo processual e todas as informações devem ser cumpridas no máximo um dia antes do prazo fatal seja dois dias antes do prazo processual para que não seja enviado um alerta de a pedir atenção para todos os responsáveis todo esse
sistema automatizado dentro da TV Box permite a escala habilidade das informações é possível lidar dentro desse sistema com volumes de 10 ou 20 mil intimações por dia sem perder nenhum prazo e sem perder a linha de operação e de priorização já na marcação de audiência ou de julgamentos o prazo final e o prazo fatal são marcados na data do compromisso assim o alerta enviado para a pessoa responsável sempre no dia anterior na data do evento auferir o prazo fatal é recomendado que se atribua uma pontuação negativa para o responsável pelo cumprimento da intimação ou da
tarefa isso porque educa a equipe a não chegar nesse caso fatal isso para os escritórios que já atuam com a pontuação cortar nessa outra responsabilidade da Controladoria é a contratação é de freelancer vídeo correspondentes consultores de gestão recomendante Vinte por cento da mão de obra seja terceirizada isso para conseguir lidar melhor com a questão da sazonalidade de trabalho provocada pelo Judiciário dentro dos escritórios de advocacia gerenciar os terceirizados dentro do mesmo software essencial para a organização uma tarefa também relevante dos controladores é a emissão de guias de custas pessoalmente pelas escritórios digitais que estão agora
em uma fase de crescimento nacional com clientes em vários estados diferentes e que tem procedimentos de emissão de custas diferentes também dentro dos seus sistemas dos tribunais gestão de estoque de processos também é uma função essencial da Controladoria antes dividir esse estoque por carteiras de processos hoje chamamos de grupos de ação que podem ser divididos entre áreas de direito ou então e sub áreas para escritórios Em lagos ou ainda também divididos pela sua complexidade o estoque também deve ser dividido em que as fases de um processo de um serviço jurídico prospecção produção execução e arquivamento
com essa e divisão é mais ágil e útil a divisão em fases e se obtém um contingenciamento em um provisionamento muito mais assertivos o arquivamento é essencial para gerenciamento do escritório os dados refletem as práticas essenciais da equipe e esses dados são únicos como se fossem uma produção autoral da equipe do escritório esses dados são muito preciosos para o planejamento e para previsões que o escritório queira fazer no futuro a emissão dos relatórios gerenciais é função da Controladoria jurídica veja na tela como ficam organizados os processos dentro do estoque pelos grupos de ação e pelas
fases processuais o manual de relacionamento com o cliente é um documento que pode o namorado pela Controladoria fixar os canais de atendimento e de envio de documentos por escritório validar a autenticação dos documentos originais regras contratuais sobre custas sobre honorários também caso de desistência ou revogação da procuração e também a confidencialidade das informações enviadas pelo escritório devem constar nesse manual de relacionamento a solicitação de reuniões com advogados atualização dos dados cadastrais e o envio de informações processuais também podem encostar ali a Controladoria deve atuar o lado a lado com o pessoal do atendimento liberando ao
máximo os advogados dessa tarefas a governança da informação é um novo eixo de atuação da Controladoria fixar o único canal de recebimento de documentos de a validados pelos clientes é um fator de proteção ao advogado e ao escritório a gestão de acessos dos em risco a segurança não envie senhas através de canais digitais além de conhecer ensinar para o resto da equipe o básico de proteção de dados engenharia social e outras práticas evitam o vazamento de dados de clientes e também o gerenciamento e renovação do certificado digital todos esses procedimentos no escritório que não tem
Controladoria são incorporados ao dia a dia dos advogados e tomam muito tempo vez profissionais a falta de separação desses dois tipos de tarefas corrói a produtividade dos Advogados e derruba a rentabilidade do escritório a pessoas que têm perfis mais práticos igual acende de tarefas operacionais para outro lado tem pessoas que preferem tarefas intelectuais mais teóricas é preciso entender os talentos e competências de cada pessoa da sua equipe colocar a pessoa certa na tarefa certa é fator fundamental o número de atividade a qualidade do trabalho dentro da sua equipe e se aumenta muito a motivação sem
aumentar nenhum custo para seu escritório implementar a Controladoria jurídica digital é um fator de ganho de organização é possível com ela implementar várias tecnologias dentro dos procedimentos seu escritório que elevam a qualidade EA experiência do cliente e levando essa receita com mais indicações com mais processos no ganhos evitando a perda de processos por detalhes que passam batido já estamos chegando a quase 1.000 escritórios que adotaram essas práticas de controladoria jurídica digital que ensinamos aqui na TV Box e todos têm reportado melhoria e avanço Por isso tenho certeza que todo escritório tem muita ganhar que você
pode contar com o pessoal aqui da TV box Sempre que precisar implementar ou melhorar qualquer processo na Controladoria jurídica do seu escritório o melhor com adv.box é E aí
