como fazer a gestão do contas a receber / exemplo de processo e rotina do contas a receber

Olá bem-vindos e bem-vindas ao canal Mari Lima Finanças meu nome é Marilza Lima e eu ajudo pessoas empreendedoras a desenvolver e seus negócios através de três pilares pessoas processos e Finanças e nesse vídeo eu vou falar com vocês sobre o contos a receber você já teve dúvida se você está administrando contas a receber da forma correta eu vou mostrar para você como fazer a gestão do contas a receber para garantir o crescimento do seu negócio se esse assunto te interessa já deixa o seu like eu vou compartilhar minha tela para auxiliar no entendimento desse conteúdo

Ok você vendeu Mas você recebeu Qual o controle que você tem do contos a receber se você não recebe vai faltar dinheiro no caixa você não consegue ter uma visibilidade de quando você vai poder fazer os pagamentos você não consegue programar pagamentos tudo isso atrapalha muito o seu dia a dia tempo que você poderia investir pensando na estratégia do seu negócio que você perde tentando resolver questões relativas aos recebimentos isso pode acontecer eventualmente mas eu já vi acontecer de forma mais recorrente e o motivo quando acontece de forma recorrente é que existe algum problema no

processo na próxima tela eu vou mostrar um pouquinho sobre o processo para vocês poderem entender existem vários formatos de venda entrega e recebimento existem vendas que são realizadas na própria loja o cliente já recebe a mercadoria naquele mesmo momento ele já passa o cartão de crédito então em teoria a empresa já recebeu existem alguns outros modelos que tem mais etapas eu vou mostrar um desses Inicialmente nós temos a venda nesse momento já é emitido uma nota fiscal obrigatório e também paralelo a isso normalmente já ocorre o registro no sistema já sai a nota e automaticamente

já alimenta ou pontas a receber o envio da mercadoria pode ser em alguma situações ser realizado depois a nota que foi emitida vai acompanhar mercadoria só que entre o tempo do envio da mercadoria e o recebimento existem situações que demoram até meses dependendo do tipo de produto que a empresa vende por isso um passo é o envio da mercadoria e o outro passo é ter certeza que ocorreu o recebimento da mercadoria se a mercadoria foi recebida efetivamente o boleto pode ser enviado para o cliente eu tô entrando nesse detalhe um pouquinho mais a fundo porque

eu já vi situações em que o boleto era enviado e a mercadoria não havia sido recebida ainda então o cliente falava eu ainda não recebi o produto eu não posso pagar por esse produto Então o meu prazo meus 30 dias meus 60 dias são contados a partir do momento que eu recebo a mercadoria é esse o acordo tem que acompanhar cada uma das etapas do processo para garantir que o cliente recebeu a mercadoria que você pode fazer a cobrança do produto se ele recebeu ele vai efetuar o pagamento da nota fiscal e nesse momento vai

ocorrer também a baixa no sistema aqui fecha o ciclo né foi registrado a venda houve a baixa no sistema E aí fica zerado fica tudo certinho quando isso não ocorre a gente tem algumas outras ações e eu vou entrar também no mérito dessas outras ações para entender mas o fluxo é esse aqui de uma forma geral quem vende através de e-commerce provavelmente já recebeu através de cartão de crédito recebeu entre aspas eu vou citar um pouco também essa situação mas pode ser que a pessoa ainda não tenha recebido a mercadoria né como falamos um dos

Passos é registrar a venda no sistema E para isso você vai precisar de um aplicativo pode ser uma planilha que você tem habilidade com planilha ou alguém da sua equipe já acostumado a trabalhar com planilha pode ser feito dependendo também do volume porque eu acredito que o seu volume for muito grande fazer toda essa administração Essa gestão dou contas a receber através de planilhas pode começar a ficar complicado no sentido que vai tomar mais tempo e também estará mais sujeito a erro é um processo muito manual de repente alguma fórmula pode ser apagada pode ser

alterada na planilha e vai prejudicar toda a análise por isso sempre um sistema é um aplicativo são as melhores alternativas e principalmente para quem tem um movimento maior para realizar os lançamentos no sistema as informações imprescindíveis são essas aqui a data da venda nota fiscal número da nota fiscal né o cliente o valor data de vencimento Qual foi o meio de pagamento que essa pessoa utilizou porque de repente você pode trabalhar com cartão de crédito pode trabalhar com boleto e aí no momento de fazer o controle em si você vai ter que olhar de forma

separada e também se o pagamento foi parcelado é importante colocar Qual o número da parcela aqui e agora vamos partir efetivamente para o controle depois que foi registrado no sistema toda a informação já está lá diariamente pela manhã dá para botar mais porque pela manhã os clientes pagam os boletos durante o dia uma parte dos processamentos é realizado durante a noite pode ser durante a madrugada o processo dos bancos então para você ter certeza que realmente o cliente pagou ou não pagou o ideal é você consultar sempre no início do dia seguinte você vai pegar

todos os recebimentos que você tinha para aquela data você vai extrair um relatório e vai comparar com os recebimentos que estarão no extrato bancário aqui eu coloquei uma situação um número quebrado Total mas na prática você vai ter do recebimentos para aquela data e do outro lado no extrato você também vai ter vários recebimentos no extrato no cartão de crédito o que vai acontecer Provavelmente você vai ter um valor fechado no extrato e depois você vai ter que comparar com o seu controle do sistema que está nota por nota Pode ser que você não consiga

fazer isso e você vai pegar o relatório lá do cartão de crédito da administradora você vai entrar lá vai baixar um extrato da posição do Dia de Todos os segmentos que foram realizados e vai comparar com o que tinha que ser recebido no dia nota por nota para ter certeza que tudo entrou efetivamente dessa forma se você recebeu você vai simplesmente fazer a baixa no sistema e se não recebeu vai partir para as ações de cobrança e quais são as ações de cobrança existe um termo que se chama régua de cobrança e aqui eu coloquei

um exemplo dessa régua de cobrança então no primeiro dia faria uma ligação para o cliente Só para confirmar Por que que o pagamento não ocorreu porque realmente pode acontecer uma situação em que o cliente no sistema dele colocou o vencimento errado quando ele recebeu a nota ele programou no sistema mas colocou o data errada esse pode ser um dos motivos Pode ser que ele também não teve dinheiro realmente naquela data Então esse essa primeira cobrança ela é uma cobrança mais amigável é mais para entender o que tá acontecendo e se for necessário programar uma nova

data mais próximo possível depois de acordado se ele não pagar ou depois de 5 dias será feito um novo contato com o cliente Pode ser que ele não conseguiu pagar e peça novamente mais uma prorrogação mas é importante avisá-lo que um determinado momento você vai ter que protestar o título ou você também pode negociar com ele um parcelamento do valor de repente ele não consegue pagar o valor fechado mas ele não segue pagar uma parte daquele valor numa data mais próxima depois de 10 dias pode ocorrer o protesto essa régua de cobrança ela foi feita

como um exemplo mas cada empresa tem as suas necessidades de caixa tem uma relação com o cliente e tudo isso tem que ser analisado no momento de montar essa regra de cobrança no momento de entrar em contato com o cliente para conversar com ele e enquanto isso a gente pode perceber que toda a área de contas a receber já era informações muito importantes para o negócio algumas delas você tá aqui meios de pagamento através do conto receber você consegue entender melhor Quais são os principais meios de pagamento que o seu cliente costuma utilizar E com

isso você pode alavancar suas vendas utilizando principalmente esse tipo de meio de pagamento também a questão da inadimplência com base na sua inadimplência é possível determinar uma política de crédito e dentro dessa política você vai determinar Quais documentos que você vai solicitar para fazer um crédito para o cliente baseado na experiência em tudo que já vem acontecendo na sua própria empresa ou formação importante que contas a receber fornece é o prazo médio de recebimento e eu vou explicar um pouquinho mais sobre o prazo médio de recebimento na sequência o prazo médio de recebimento nada mais

é do que uma média de dias que o cliente leva para realizar o pagamento dentro da sua empresa o cliente leva 60 ele calcula esse médio para entender quanto que a empresa tá concedendo em média de prazo para os clientes então todas as vendas vezes todos os prazos dividido pelo valor da venda coloquei aqui um exemplo a gente continuar entendeu um pouquinho melhor porque que essa informação é importante a TV cliente ah teve o cliente deu cliente C cada um fez as suas compras nessas datas com essa data de recebimento então o prazo final foi

aquele ali para cada um deles na média depois de calculado o prazo médio de recebimento de 40 dias aí eu te pergunto esse prazo de 40 dias ele é bom ou ele é ruim não sei porque depende muito do prazo médio de pagamento da empresa Então essa empresa ela já sabe que ela leva 40 dias para receber as vendas dela na média e agora ela precisa comparar isso com o prazo de pagamento Vamos colocar aqui nessa situação a empresa passa os seus paga na média em 30 dias o que que vai significar isso que ela

paga em 30 dias recebem 40 concorda que tem 10 dias faltando ou seja tem 10 dias que ela vai precisar de capital de giro ela paga primeiro e depois ela recebe por isso que o prazo de recebimento é muito importante quando a empresa identifica essa situação o que ela vai fazer ela precisa melhorar o capital de giro e para melhorar o capital de giro Existem algumas alternativas renegociar o prazo com os fornecedores Então se na média ela pedia para os fornecedores para que ela pudesse realizar os pagamentos das suas compras em 30 dias ela pode

pedir 40 ela pode pedir 50 Quanto mais ela conseguir melhor do outro lado ela pode também reduzir o prazo dos clientes pagavam 40 dias ela pode negociar para aqueles paguem em 30 em cinco em 20 nesse caso ela pode fazer uma ação combinada tanto renegociar com fornecedor Como reduzir o prazo dos clientes se ela não conseguir realizar uma redução que encaixe esse prazo de recebimento com esse prazo de pagamento ela vai precisar recorrer aos bancos e tomar um empréstimo se isso realmente continuar acontecendo fica insustentável mesmo que inicialmente ela vai fazer nessas alterações aos poucos

ela no longo prazo precisa resolver isso não dá para ela ficar tomando empréstimo ou o tempo todo e pagando juros sobre esse empréstimo Se isso for feito com recorrência é insustentável ao longo prazo a empresa não vai conseguir sobreviver olha só a importância do contas a receber você entendendo essa informação Você já consegue perceber que existe um dos casamento e consegue tomar uma ação corretiva na sua empresa e como você pode ver os números falam Eles já são indicativos o que tá acontecendo na sua empresa e esse é o conteúdo que eu preparei para vocês

espero ter ajudado espero que vocês tenham conseguido compreender a importância do contos a receber se você gostou deixe o seu like coloca suas dúvidas nos comentários as suas observações e eu te vejo no próximo vídeo até mais