Hello people tudo bem com vocês hoje a gente vai falar sobre mapeamento de processo em escritório de arquitetura se você não me conhece sou Juliana Campelo sou arquiteta e ensino outros arquitetos a empreenderem-se surtar eu tenho escritório de arquitetura que se chama mono arquitetura junto com os meus fatos Gui e além de projeto a gente gosta de falar com os arquitetos Mas que que é isso vamos supor que você tem uma loja de bolos Você até tem equipe Mas você é a única pessoa que faz bolo ali dentro e você não tem essa receita escrita
dos Bolos Você faz tudo de cabeça não é significado duas coisas a primeira é que você não vai conseguir garantir para o seu cliente sabor você não vai conseguir garantir para o seu cliente formar você não vai conseguir garantir peso você não vai conseguir garantir a estética do seu bolo porque se cada vez você coloca um pouquinho mais um pouquinho menos de Açúcar um pouquinho mais de fermento um pouquinho menos de fermento aquele belo aquele bolo vai mudar e a pessoa olha e fala bom não foi exatamente isso aqui que eu contratei não foi exatamente
essa foto aqui que você me mostrou se você não consegue para o cliente você também não consegue garantir para sua empresa ou seja você não sabe exatamente quanto que você gasta de Açúcar você não sabe exatamente quanto que você gasta de farinha não tem uma gestão muito boa dos seus recursos porque cada vez você faz de um jeito a segunda coisa é se você quiser tirar férias um dia por exemplo a sua produção vai ter que parar porque só você sabe fazer o bolo tá dentro da sua cabeça aquele processo E aí ninguém mais consegue
fazer mas se você tiver uma receita escrita exatamente Quais são os ingredientes Qual é a quantidade de ingredientes Qual é a ordem que as coisas precisam ser feitas Quais são os cuidados que você precisa ter para fazer aquele bolo você consegue sempre fazer o mesmo bolo então fazer de uma maneira super uniforme e quando você precisar viajar sair de férias pegar uma licença tirar licença maternidade se dedicar para outras atividades outras pessoas vão conseguir fazer exatamente o que você faz é a mesma coisa dentro do escritório a gente precisa de receitas de bolo tanto para
a gente conseguir uniformizar todo o nosso processo quanto para a gente conseguir dar garantias para o nosso cliente e também para a gente conseguir medir muito bem o nosso trabalho a gente entender o que tá funcionando que não tá funcionando eu quero bolo mais doce eu sei exatamente quanto a mais eu preciso adicionar de açúcar e isso vai funcionar igualzinho para o escritório você tem um processo muito bem mapeado você tem essa receita de bolo eu consigo ver aonde que eu tô gastando mais tempo e o que que eu preciso mudar eu consigo ver quais
são as tarefas que eu não precisava desempenhar desse jeito onde que dá sempre enrosco que a gente fica preso em ajuste ou que o cliente fica muito em dúvida O que o cliente fica inseguro e eu preciso fazer para mudar isso então basicamente a gente vai pegar os nossos principais produtos bolo de cenoura bolo de chocolate né projeto interiores acompanhamento de obra e a gente vai fazer uma piamento das principais atividades que vão acontecer já vou mostrar para vocês eles inteiros mapear processo é realmente algo muito importante que vocês façam é essencial para o escritório
de vocês mesmo que vocês seja uma eu preso só tenha você dentro do teu escritório a gente sempre tem que pensar no nosso escritório prevendo crescer ele e já deixar ele pronto para crescer porque crescer uma coisa maravilhosa mas dá um trabalho do caramba se você não tiver pronto para crescer você pode fazer com que a tua empresa diminui mais ainda então quando você tem um se você segue aquele processo todo mundo segue aquele processo faz exatamente como está mapeado você consegue apontar o dedo muito fácil do que não está funcionando e no que está
funcionando e aí você reorganizar tudo isso para que a tua empresa cresça cada vez mais indicando isso então vamos então eu trouxe aqui para vocês a nossa parte do Macro processo né que é da nossa tarefa cor dentro do escritório que é o Projeto Mas a gente não fez um processo só para absolutamente tudo porque a gente tem serviços diferentes dentro do escritório então a gente oferece coisas diferentes para os nossos clientes dependendo do que eles precisam aqui então a gente tem os nossos quatro serviços básicos que a gente faz dentro do escritório O primeiro
é relacionado a parte de projeto de costumização a gente pega muitos apartamentos em planta em que a construtora permite que a gente troque o layout permite que a gente derrube parede a crescente ponto mude a iluminação mude revestimento então várias pessoas procuram a gente antes de fazer o projeto de interiores para fazer esse projeto de customização para Construtora já vou explicar funciona tudo depois a gente vai ter o nosso projeto de interiores completo Aí sim a gente vai listar todas as tarefas que acontecem dentro de um projeto de interiores em seguida a gente tem a
parte de orçamentação técnica e a implementação de projeto que é o acompanhamento de obra aqui embaixo a gente tem uma parte de arquitetônico mas que a gente está adaptando algumas normas que grandes construtoras precisam que a gente se adapte então não vou mostrar nesse momento para vocês porque ela não tá pronta ela não tá redondinha ainda e eu só trago aqui o que a gente já testou bastante tá então o que que a gente precisa considerar na hora da Montagem desse processo Quais são os campos que a gente precisa colocar aqui para que ele seja
um processo completo ele vai estar dividido aqui em etapa a parte de responsabilidade ou a parte de equipe quem é que faz a tarefa e a parte de documentos a parte do que que precisa ser feito ainda que não existe Quais são as ações que a gente tem que tomar nesse momento vou dar um zoom para vocês entenderem esse é o nosso projeto de interiores então aqui em cima a gente vai ter as etapas então etapa de orçamento etapa enfim etapa de layout etapa de projeto 3D etapa de visitas etapa de projetos executivo etapa de
obra e aí em seguida a gente vai ter a parte de responsabilidade quem é a pessoa que faz aquela tarefa e uma pessoa que tem que aparecer aqui que muitas vezes a gente esquece é o cliente porque a gente sempre tem que mostrar para o cliente que um projeto é algo que ele precisa participar tem que ser um cliente realmente participativo e ele tem funções ali dentro porque senão ele começa a deixar tudo para gente e aí o processo não consegue andar por exemplo quando a gente precisa que ele deu uma devolutiva em relação ao
nosso projeto é uma atividade que tem que estar aparecendo para ele ele tem que saber que ele tem responsabilidade de fazer aquilo então aqui nós responsabilidades a gente vai ter cliente os coordenadores os sócios os chefes como vocês quiserem chamar e a parte da equipe aqui na equipe você pode dividir mais ainda se você tiver bastante gente se tivesse estagiar se tiver arquiteto se você tiver coordenadores se você tiver gerentes E aí sim você tiver o sócio vai separando de acordo com os níveis que você tem dentro do teu escritório e é justamente aqui que
você vai colocar todas as tarefas que vão acontecer eu já vou passar por ela e aqui na parte de descrição é onde você vai colocar principalmente todos os documento você precisa usar naquele etapa E tudo que você ainda não tem mais que precisa ser feito então por exemplo no momento que a pessoa fechou o contrato com a gente a Lari é a pessoa responsável por documentar tudo aquilo então ela precisa fazer o site do cliente ela precisa fazer Nossa planilha de financeiro ela precisa fazer o cadastro Então tudo de pequenininho que ela precisa fazer colocar
aqui inclusive os documentos e aí nesses Stick nudes aqui tem algumas atividades que seja interessante que ela fizesse como por exemplo gravar a tela de cadastro no financeiro gravar a tela de pagamento porque porque é sempre a Larissa que faz isso isso a gente ainda não tem documentado no escritório ou seja no momento que ela sai de férias no momento que ela precisa se ausentar por um pouco ninguém mais sabe muito bem como fazer e como é o momento de revisão dentro do escritório a gente já aproveita para colocar nesses coisas que a gente ainda
não tem no escritório e que precisam ser feita Então vamos para a estrutura de projeto de customização eu não vou falar todos os passos aqui dentro vou só citar algumas coisas mais importantes Ju eu tenho que seguir exatamente Essas atividades Exatamente esse é o passo a passo de como faz não esse é o passo a passo que funciona para gente cada escritório vai prestar um serviço diferente a gente tem uma equipe diferente tem um tempo diferente então Essas atividades vão mudar para caramba do escritório para escritório se você não fizer ideia de como começa você
pode usar o meu como exemplo e seguindo isso e aos poucos vendo o que que você pode mudar ou não então por exemplo o processo de customização ele vai começar com o cliente fazendo a solicitação do orçamento e em seguida vai para a parte de coordenadores eu ia lá que são os meus sócios você pode andar com eles uma reunião de vendas e em seguida vou fazer a proposta de orçamento volta para o cliente para ele me dar o aceite depois que ele me deu o aceite eu vou fazer o contrato E aí se a
gente vai começar a documentação do Projeto vai fazer assinatura do contrato pagamento da primeira parcela enfim levantamento de medidas fazer o layout enfim aqui embaixo de cada uma dessas atividades vão estar aparecendo Quais são os documentos que eu preciso então por exemplo na reunião de vendas eu sou responsável então tem o meu nome aqui o que que eu preciso mostrar para o cliente eu preciso mostrar o documento de etapas de projeto que a nossa jornada do cliente e depois eu vou entregar o nosso portfólio para ele então esses são os dois documentos que eu precisei
mal então aqui embaixo algumas coisas que eu preciso fazer que não foram feitas ainda ou que tão dando algum problema então por exemplo Preciso arrumar um chip e eu preciso fazer um manual de vendas Porque além da Manu só eu faço o processo de vendas e eu preciso realmente fazer uma script dizendo exatamente como que eu vendo o nosso projeto como que a gente tem essa taxa de conversão alta Então são todos os documentos as pequenas ações que precisam Existir nesse momento para que fique totalmente uniforme e porque essa foi a receitinha de bolo que
a gente achou que faz o cliente entender melhor e que faz a gente entender melhor o que o cliente quer e tem mais festividade nos projetos agora o projeto de interiores completo que ele é mais comum aos escritórios de arquitetura mas vão perceber que aqui no começo não tem mais nada embaixo porque é basicamente essa parte de reunião de venda de como que a gente faz o contrato etc é igual ao nosso projeto de customização e já tá tudo lá a gente não repetiu a parte de documentos aqui porque ele é padrão para qualquer projeto
que a pessoa como tratar da gente então novamente aqui a gente vai ter solicitação de orçamento a partir do aceite de contrato pagamento da primeira parcela a partir de briefing o levantamento layout é que repete layout porque essa parte em azul significa que é uma reunião a gente tem atividade do layout que é quando alguém dentro do escritório vai estar desenvolvendo layout E aí a reunião de layout aí a gente vai para o aceite cliente aceitou Sim a gente vai para o projeto 3D o cliente não aceitou a gente vai para os ajustes e que
faz a nossa equipe e a gente apresenta novamente para o nosso cliente gente aceitou Agora sim a gente vai para o projeto 3D vai fazer os render de apresentação e se vai marcar reunião para apresentar o projeto 3D faz com o cliente o cliente vai aprovar ou não se ele não aprovar a gente vai para os ajuste novamente se ele aprovar e vai ter uma parte de pré orçamento uma parte de consulta de viabilidade a gente só faça a construir viabilidade com cliente quando a gente tem tempo disponível Quando é o cliente que precisa que
a obra seja feita muito rápida que as coisas andem mais rápido a gente não tem tempo de fazer essa consulta de viabilidade que basicamente é a gente pega o projeto 3D e a gente vai enviar para as principais atividades que vão acontecer naquela obra aquelas que são mais onerosas então basicamente a gente pega a altura virtual que a gente fez no nosso projeto grava um vídeo dele explicando o que que é cada móvel como que a gente quer e o layout para marcenaria com as medidas principais e através desse no vídeo desse layout a parceria
consegue pré orçar para o cliente ter noção de quanto que vai dar é claro que a gente já faz o projeto levando em canto budgers para o cliente mas às vezes existem alguns detalhes que a gente pode colocar o que a gente pode tirar e fique mais confortável para o cliente então por exemplo se a gente fizer um monte de painel ripado vai dar muito mais caro do que se a gente fizer um painel liso e aí a gente pede para marcenaria força esse painel ripado e ossos painel liso para o cliente conseguir ver essa
diferença e ver qual dos dois que ele vai querer a mesma coisa a gente pode fazer com Empreiteira então gravando explicando o que que vai acontecer eles conseguem dar um pré orçamento para gente e a mesma coisa a gente faz com Marcenaria ou outras coisas que honeram bastante também então se a gente tiver construindo por exemplo Esquadrias é algo que tem um valor mais agregado pega esses principais custos já faz algumas visitas já faz principais orçamentos E aí o cliente Fala Não beleza tá dentro pode seguir E aí sim a gente vai seguir para o
projeto executivo Então a nossa equipe vai fazer projeto executivo civil o projeto executivo de interiores a gente vai provar com o cliente ajuste etc termina por aí o nosso projeto de interiores e a gente entra nos outros serviços que o cliente já pode contratar junto com o projeto interiores que é o orçamentação técnica e o acompanhamento de óleo e aí lembrando também que abaixo dessas atividades principais a gente tem a parte de documentos ou de algumas ações que a gente precisa tomar nesse momento além disso o documento que vai estar presente nesse momento é o
nosso checklist de projeto que é um checklist maravilhoso Fantástico que a gente tem que ajuda a gente a projetar Então nesse check list Tem várias coisas que a gente não pode esquecer no momento da modelagem Tem várias coisas que a gente tem que considerar como por exemplo medida de circulação medida de altura de bancada altura de tomada é o tamanho da TV que a gente precisa se a gente tem essa distância a gente tem essas medidas faveladas e é maravilhoso ou finalizado isso a gente vai ter a nossa parte de orçamentação técnica e aí a
gente entra na parte de implementação de projeto que a nossa parte de acompanhamento de obra Lembrando que você pode ter acesso a todos esses processos todos os documentos que a gente usa dentro desse processo no aspecto de documentos essenciais para arquitetos que eu deixei o link aqui embaixo não deixa a gente fazer os processos de vocês Eles são muito importantes para padronização do nosso escritório e principalmente para a gente conseguir ver exatamente o que que tá funcionando e o que que não tá funcionando esse vídeo te ajudou aperta no joinha se inscreve no canal para
você não perder nenhum vídeo você conseguir gerir cada vez melhor do teu escritório tchau
