O que é tabela de temporalidade documental qual a sua importância e em quais empresas ela se encaixa confira tudo isso nesse vídeo e fica até o final Vamos ensinar como criar uma tabela de temporalidade documental e otimizar sua gestão de documentos aqui no canal você encontrará conteúdos que fazem a diferença para quem busca eficiência e inovação inscreva-se para não perder nenhuma novidade O que é tabela de temporalidade documental o glossário de termos arquivísticos define a ttd como um instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente que determina prazos de transferência recolhimento eliminação e mudança de suporte
de documentos Essa é a definição formal em resumo a tabela de temporalidade documental determina os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional o tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário estoque e o período em que eles devem ser mantidos nesse arquivo intermediário para depois serem descartados por exemplo no setor de RH a tabela de temporalidade identifica de forma separada cada documento que integra a ficha pessoal do profissional ela destaca informações a respeito do ciclo de vida do documento período de guarda frequência de utilização até a destinação final qual a importância da
tabela de temporalidade documental na tabela de temporalidade o gestor pode fazer previsões e assim impedir prejuízos e erros na guarda da documentação pois a ferramenta possibilita a análise de critérios e o monitoramento das etapas de armazenamento como organização segurança e praticidade muitos benefícios ficam assegurados para a empresa como redução do espaço físico necessário para armazenar documentos rapidez para recuperar informações redução de gastos operacionais e eficiência e eficácia no gerenciamento de documentos o gerenciamento de documentos está diretamente relacionada à tabela de temporalidade documental para otimizar o processo de guarda e destino de determinados arquivos recomenda-se o
uso de tecnologias mais avançadas estamos falando de um bom software especializado na gestão e digitalização de documentos hoje você pode encontrar plataformas online com soluções completas em quais áreas e empresas a ttd é viável a ttd deve ser vista como um documento e normativo institucional principalmente em empresas com grande volume de documentos físicos ela deve seguir normas definidas pelo conarc Conselho Nacional de arquivos criado em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados enfim é viável para Tod todas as empresas
de qualquer ramo que G uma quantidade elevada de documentos físicos principalmente instituições públicas para algumas empresas sejam de pequeno médio ou grande porte a temporalidade de permanência de documentos em arquivo pode variar dependendo da área relacionada as áreas contábil fiscal financeiro e pessoal são aquelas que demandam um tempo maior de manutenção de documentos agora vamos aprender a montar uma tabela de temporalidade mental mas antes de prosseguir se este conteúdo está sendo útil para você deixe o like no vídeo e se inscreva no canal assim você ajuda esse conhecimento a alcançar mais pessoas que também buscam
transformar digitalmente suas empresas e a melhorar a gestão de documentos voltando à montagem da tabela primeiramente cada organização deve estabelecer a sua comissão para o gerenciamento de documentos e institucionaliza contando com membros de todos os setores envolvidos no processo diretamente ligados à geração dos documentos e para maior efetividade esta comissão deve ser responsabilizar-se por ações e procedimentos referentes a esta gestão de documentos ações e procedimentos que podem ser de simples análises e avaliações até a elaboração de projetos que facilitem essa gestão como a implementação de softwares que torne mais eficientes e produtivos os controles destes
documentos que seguirão a sua temporalidade de existência dentro de uma ttd Vamos mostrar um exemplo de tabela de temporalidade documental com seus elementos básicos deve-se a princípio definir qual será o item documento que será analisado como atestado de saúde ocupacional cartão de ponto livro de inspeção do trabalho contrato de prestação de serviço e olerite depois é preciso considerar os critérios de avaliação que vou apresentar o primeiro que critério é o ciclo de vida essa coluna avalia a fase do documento Considerando o trajeto que começa na produção e termina na destinação final o ciclo de vida
divide os documentos em três idades correntes documentos vigentes que são consultados com frequência intermediários documentos que cuja vigência já se encerrou e esperam um prazo extenso de prescrições não são muito consultados e esperam por um destino que pode ser a guarda permanente ou eliminação e permanentes documentos que mesmo sem estarem sob vigência administrativa apresenta algum valor de natureza probatória informativa ou histórico cultural Depois temos a coluna de frequência de uso elas possuem três divisões frequência média os documentos dessa categoria são consultados eventualmente eles são originados dos arquivos correntes a documentação espera o encerramento de seu
prazo de precaução para que seja eliminada ou direcionada ao arquivo permanente e ainda apresenta o valor primário frequência baixa esses documentos apresentam valor secundário e devem ser armazenados de forma permanente Isso significa que não podem ser descartados em hipótese nenhuma por causa do valor probatório ou informativo para a sociedade e o governo e frequência alta entos cuja frequência de uso é alta correspondem aqueles que estão tramitando ou que são consultados frequentemente por causa da importância fiscal administrativa ou jurídica é o caso do cartão de ponto que contém informações relevantes para fundamentar a composição da remuneração
dos funcionários prazo de guarda e destinação final Essas são as últimas colunas da tabela de temporalidade documental o prazo de guarda do documento que integra a ficha pessoal do profissional é estabelecido de forma legal mas a lei pode passar por mudanças com passar do tempo para determinar o período de armazenamento de documentos correntes e intermediários é necessário considerar as leis relacionadas e a necessidade da administração em relação ao destino ela é determinada pelo prazo de guarda entre as formas de destinação estão em eliminação a digitalização de documentos o arquivo inativo e o armazenamento em micr
filme O gerenciamento de documentos está diretamente relacionado à tabela de temporalidade documental para otimizar o processo de guarda e destino de determinados arquivos recomenda-se o uso de tecnologias mais avançadas como um bom software especializado na gestão e digitalização de documentos hoje você pode encontrar plataformas online com soluções completas e a arquivar está aqui para forcer um serviço completo com ferramentas que permitem a digitalização organização classificação e armazenamento seguro de documentos através da tecnologia a arquivar ajuda empresas a gerenciar seus arquivos de acordo com as exigências legais da tabela de temporalidade documental garantindo que todos os
documentos T um ciclo de vida adequado e se necessário realizando a digitalização e guarda física dos documentos se este vídeo foi útil para você não se esqueça de dar seu like e aproveite para se inscrever no canal A cada 15 dias traremos conteúdos práticos e valiosos Para apoiar a transformação digital das empresas até breve [Música]
