em que vivemos em um país burocrático todos nós já sabemos centenas de documentos precisam ser cuidadosamente controlados pelas empresas independentemente do seu porte isso é feito para evitar problemas judiciais e fiscais mas você conhece a tabela de temporalidade documental ela cria importantes benefícios para as organizações isso também vale para documentos pessoas físicas se interessou pelo assunto me acompanha até o final desse vídeo Pois exatamente sobre a tabela de temporalidade documental que faremos hoje é o Olá seja bem-vindo ao nosso canal eu sou Robson da inscrição curso técnico da arquivar aqui nesse canal você irá aprender
tudo sobre gestão estratégica de documentos e processos se o tema que interessa não deixe de se inscrever no nosso canal para não perder nenhuma novidade diminuição do volume de papel menor ocupação de espaço físico utilização na busca de informações aí diminuições de fluxos e rotinas operacionais documentais economia e controle Geral de arquivos e informações com maior precisão Esses são somente alguns dos benefícios da aplicação da tabela de temporalidade em uma empresa em órgãos públicos a tabela de temporalidade documental é muito comum que são instituições que geram grande volume de documentos é um recurso que define
o prazo de um documento em guardo e o que a empresa deverá fazer com ele após o término deste prazo uma tabela de temporalidade documental deve seguir normas definidas pelo Conar Conselho Nacional de arquivos criado em 14 vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados mas o que a tabela de temporalidade documental em resumo através de temporalidade documental de terrível os prazos e manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional o tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário ou seja estoque o
período que eles devem ser mantidos desse arquivo intermediário para depois ser descartados o setor de RH a tabela de temporalidade identifica de forma separada cada documento que integra a ficha pessoal de um funcionário ela destaca informações a respeito do ciclo de vida período de guarda frequência de utilização até a destinação final a tabela de temporalidade documental pode receber informações adicionais conforme características de cada negócio na descrição desse vídeo Deixaremos materiais complementares para que você entenda melhor a tabela em que áreas que empresa a tabela de temporalidade documental é viável a tabela de temporalidade documental é
ser vista como um documento e normativa e institucional principalmente Empresas Grandes volumes de documentos físicos processo de gestão de documentos que não estejam orientados por uma travessa portátil passa por constantes inovações de fluxos e gerenciamento isso acontece pois a geração do documento é esse Potencial em qualquer segmento os empregos a tabela de temporalidade ceva para todas as empresas de qualquer ramo que gera uma quantidade elevada de documentos físicos principalmente em instituições públicas para algumas empresas pequeno médio grande porte o tempo de permanência dos documentos em arquivos físicos pode variar de acordo com a área relacionada
às áreas contábil fiscal financeira e rh são aquelas que demandam um tempo maior de manutenção de documentos Qual é a classificação dos documentos a classificação básica E conforme a psicologia é dado de acordo com a destinação adequada assim pelos arquivos setoriais documentos que permanecem nas empresas arquivos centrais documentos que também ficam guardados na organização mas que podem ser solicitados a qualquer momento arquivos intermediários documentos que são arquivados e permanece sob a responsabilidade de alguma entidade pública na tabela de temporalidade documental veremos outras classificações para os documentos relacionados ao ciclo de vida EA frequência de uso
porém elas não deixam de ser relacionar com a classificação dos técnicos do arquivo nacional setoriais centrais intermediários como montar uma tabela de temporalidade cada organização deve estabelecer a sua comissão para o gerenciamento de documentos e institucionalizados contando comendas de todos os setores envolvidos processo diretamente ligada à geração dos documentos e para maior efetividade essa comissão deve se responsabilizar os procedimentos relacionados à gestão de documentos Vamos mostrar um exemplo de tabela de temporalidade documental que seus elementos básicos deve ser a princípio definir o item documento que será analisado como atestado de saúde ocupacional cartão de pontos
livro de inspeção do trabalho contrato de prestação de serviços de holerites depois é preciso considerar os critérios de avaliação dos Estados abaixo ciclo de vida essa coluna avalia a fase os documentos Considerando o trajeto que começa na produção e termina na disseminação final o ciclo de vida dividir os documentos em 13 dados correntes documentos e gentis que são consultados com frequência intermediárias documentos cuja vigência já se encerrou espera um prazo extenso de prescrições precauções não são muito consultados esperam por um destino que pode ser a guarda permanente ou a eliminação permanente os documentos que mesmo
seis está no sobre exigência administrativa apresenta algum valor de natureza probatória que formativa o histórico cultural sequência de uso há três divisões que explicaremos para você frequência média os documentos dessa categoria são consultados eventualmente eles são originados arquivos correntes a documentação espera o encerramento do seu prazo de precaução para que seja eliminado o direcionada para o arquivo permanente que ainda apresenta um valor primário frequência baixa esses documentos apresenta o valor secundário e devem ser armazenados de forma permanente e significa que não podem ser descartável em hipótese nenhuma por causa do valor probatório e o informativo
para a sociedade eo governo frequência alta os documentos cuja frequência de uso é alta correspondem àqueles que estão tramitando ou que são consultados frequentemente por causa da importância fiscal administra e o jurídico é o caso do cartão de ponto que contém informações relevantes para fundamentar a composição da remuneração dos funcionários frase de guarda e destinação final Essas são as últimas colunas da tabela de temporalidade documental o prazo de guarda do documento que integra a ficha pessoal do profissional estabelecido de forma legal mas a lei pode passar por mudanças como passar do tempo para determinar o
período de armazenamento de documentos correntes e intermediário é necessário considerar as leis relacionadas e as necessidades da administração em relação destino era determinada pelo prazo de guarda entre as formas de destinação estão a eliminação a digitalização de documentos o arquivo inativo e o armazenamento em microfilme com o manter a tabela de temporalidade documental sempre atualizados além de se atentar para o prazo de vigência dos responsáveis pela manutenção da tabela de temporalidade é preciso atualizar as informações constantemente para essa atualização eles precisam considerar a data de inserção de cada documento o gestor deve classificar os documentos
conforme A Hierarquia de importância que tipo é importante saber que uma documentação cuja guarda é pertinente precisa ser recolhida e armazenada por uma empresa especializada em arquivamento para deixar a tabela de temporalidade mais completa vale a pena destinar um espaço para observações e dados extras bem como justificativas tudo relacionado ao documento pois contribuem para facilitar destinação o tempo de arquivamento conforme determina a lei não vai além do que cinco anos para fase corrente essa medida Evita o acúmulo de papel o espaço por um longo tempo esse prazo se refere na maioria das vezes Apenas a
fase corrente ou seja aquela em que o documento ainda vigora a finalidade o gerenciamento de documentos o controle da produção documental ea e no seu fluxo com o uso de técnicas e tecnologias mais desenvolvidos como resultar o serviço de arquivamento que são melhorados e as decisões de natureza política administrativas ficam mais eficaz vejamos alguns exemplos de prazos do começo conforme o assunto Considerando o seu ciclo de vida e a destinação final acordos ajustes contratos e convênios faz o corrente e cinco anos fazem intermediária dez anos destinação final a guarda permanente sindicato acordos e dissídios faz
o corrente e cinco anos fase intermediária cinco anos a destinação final a guarda permanente FGTS fundo de garantia por tempo de serviço a faz o corrente de cinco anos fazem intermediárias 47 EA destinação final a eliminação a aposentadoria faz o corrente cinco anos fazem intermediária 95 Anos EA destinação final a eliminação compra até aprovação da compra a fase do corrente cinco anos a contar da data de aprovação da compra a fase intermediária e eliminação dele a gente nação final na tabela de temporalidade o gestor pode fazer previsões assim impedir prejuízos que erros na guarda da
documentação muitos benefícios ficam assegurados para empresa como redução do espaço físico para armazenar documentos definição de fluxos agilidade na busca das informações redução de gastos operacionais eficiência e eficácia no gerenciamento de documentos como eu já disse na descrição do vídeo Deixaremos materiais complementares sobre esse assunto e se gostou do tema e quiser acompanhar mais conteúdos como esse clique aqui para se inscrever no canal Pois a cada 15 dias lançaremos novos vídeos até a próxima
