A Arte de Fazer Acontecer Audiobook Completo

Bem-vindos ao canal livros desenvolvimento pessoal se este canal agrega algum valor a você se inscreva no canal e deixe o like no vídeo considere aumentar a velocidade do vídeo em 2x caso tenha o livro em mãos o pdf do livro está disponível para baixar na descrição vamos ao livro ar um a arte de tocar e concluir o trabalho um uma nova prática para uma nova realidade É possível uma pessoa ter um número impressionante de coisas para fazer e ainda assim atuar de forma produtiva com o pensamento Claro e uma sensação positiva de Sereno controle é

um jeito excelente de viver e trabalhar com elevados níveis de produtividade e eficiência que está se tomando também um estilo operacional decisivo exigido dos profissionais bem sucedidos e de elevado desempenho você já sabe como fazer tudo o que é necessário para atingir esse Estado de elevado de se você como aioria das pesso porém precis apliar essas técnicas de forma mais organizada no tempo complem vez Senado EOD EC Que nticos eer hábitos básicos de trabalho um que precisam ser modificados antes de poder implementar este sistema as pequenas mudanças na forma como você organiza e Torna Claro

tudo que exige sua atenção podem representar uma transformação significativa na forma de abar alguns aspectos chave de seu trabal diá mos de meus clientes se referem isto como uma significativa muda de paradig a ansiedade provocada pela fal de Cont organização preparação e aodos que apresento dois objetivos colocar todas as coisas que precisam ser feitas agora mais tarde algum dia Grandes pequenas ou mais ou menos dentro de um sistema lógico e confiável externo sua cabeça e fora de sua mente e dois disciplinar você para que tome decisões de Vanguarda em relação a todos os insumos que

deixe entrar em sua vida para que você sempre tenha um plano para as ações seguintes que possa implementar ou renegociar qualquer momento o problema novas demandas recursos insuficientes quase todo mundo que Encontro hoje em dia acha que Tem coisas demais para administrar e que o tempo é insuficiente para dar conta de tudo um paradoxo emerge neste Milênio as pessoas melhoraram sua qualidade de vida mas ao mesmo tempo vem aumentando seus níveis de estresse ao assumirem mais tarefas do que os recursos de que dispõe es permitem executar é como se os olhos fossem maiores do que

a boca e a maioria dessas pessoas está até certo ponto frustrada e perplexa e não sabe o que Fazer para melhorar a situação o trabalho não tem mais fronteiras definidas um fator importante no acúmulo do nível de estress é que a natureza real de nossas funções mudou muito mais radical e rapidamente do que qualquer treinamento que tenhamos Recebido e do que a nossa capacidade de lidar com o próprio trabalho só na segunda metade do século XX aquilo que era considerado trabalho no mundo industrializado foi transformado de atividade de linha de Montagem e faça e passe

adiante para aquilo que Pet drir tão adequadamente chamou de atividades do conhecimento antigamente o trabalho era em si muito Óbvio os campos tinham de ser arados as máquinas aparelhadas as caixas embaladas as vacas ordenhadas os mecanismos acionados era fácil reconhecer o trabalho a ser feito pois ele era visível e ficava bem claro quando esse trabalho estava concluído ou não hoje Para de nós não há limites naiia dos projetos grande parte daso que conheço tandoo Men seis o resto de suas vi para tões de conas peri você mesmo tento viver um dia de cada vez mas

às vezes vários dias me atacam de uma só vez asle brilia a falta de limites definidos pode gerar mais trabalho para todo mundo grande parte dos resultados organizacionais atualmente exige Comunicação cooperação e comprometimento entre as várias divisões nossos Silos individuais dos escritórios estão ruindo e com eles o luxo de não ter de ler os e-mails do departamento de marketing ou de Recursos Humanos ou de algum comitê OC que trata de determinado assunto nosso muda o tempo todo os limites cada vez mais diluídos de nossos projetos e o nosso trabalho de modo geral já seriam suficientemente

desafiadores para qualquer um agora Porém é preciso acrescentar a esta equação a natureza mutante de nossas funções em meus seminários costumo perguntar com frequência o seguinte quais de vocês fazem apenas aquilo para o qual foram contratados dificilmente alguém levanta a mão independente de com am morfo ou sem fronteiras o trabalho possa ser se você tivesse a oportunidade de exercer uma atividade muito bem especificada durante um período suficiente de tempo provavelmente Conseguiria descobrir o que precisaria fazer em que quantidade e em que nível para permanecer saudável poucos porém ainda podem dispor deste luxo e por duas

razões um as organizações com que Estamos envolvidos parecem estar constantemente no modo metamorfose metamorfose com metas produtos sócios clientes mercados tecnologias e donos que mudam o tempo todo e tudo isso por necessidade Sacode suas estruturas formas papéis e Responsabilidades dois o profissional mediano hoje em dia é mais do que nunca um agente livre que muda de carreira com a mesma frequência com que seus pais costumavam mudar de emprego até os quarentões e cinquentões se aferram a padrões de crescimento contínuo se os objetivos atualmente estão bem mais integrados às novas tendências inseridos no pacote de desenvolvimento

profissional administrativo e executivo O que significa simplesmente que eles Não estarão fazendo o que fazem Hoje durante muito tempo poucas coisas hoje em dia parecem Claras por muito tempo em termos do que o nosso trabalho representa e de que tipo ou quantidade de insumos podem ser relevantes para que possamos executá-lo bem Estamos permitindo a entrada de grandes quantidades de informação e comunicação vindas do mundo exterior e gerando um volume igualmente grande de ideias e acordos conosco mesmo e com os outros Originados em nosso mundo interior e não estamos bem equipados para lidar com esse imenso

número de comprometimentos internos e externos os velhos modelos e hábitos são insuficientes quanto mais eu corro mais fico para trás anônimo nem a nossa educação padrão nem os tradicionais modelos de administração do tempo nem o excesso de ferramentas de organização disponíveis tais como notebooks planejadores pessoais Microsoft Outlook ou assistentes pessoais digitais Palm nos oferecem meios viáveis de atender as novas demandas depositadas sobre nós se você já tentou usar qualquer um desses processos ou ferramentas provavelmente já viu que eles são incapazes de conciliar a velocidade a complexidade e a mudança constante dos fatores prioritários inerentes àquilo

que você faz a capacidade de ser bem-sucedido de estar relaxado no controle durante esse Esses tempos férteis porém turbulentos demanda novas formas de pensar e de trabalhar Existe uma grande necessidade de novos métodos tecnologias e hábitos de trabalho que nos ajudam a alcançar o topo de nosso mundo as abordagens tradicionais de administração do tempo e de organização pessoal foram úteis em sua época representaram pontos de referência úteis para uma força de trabalho que acabava de emergir de uma modalidade industrial de linha de Montagem para um novo tipo de trabalho que incluía escolhas quanto ao que

fazer e decisões responsáveis quanto ao momento de fazer quando o próprio tempo se tornou um fator de trabalho os calendários pessoais se tornaram uma ferramenta chave no trabalho Mesmo em tempos tão recentes quanto a década de 1980 muitos profissionais acreditavam que ter uma agenda de bolso era a essência de ser organizado e muitas pessoas ainda hoje vem o calendário como A ferramenta Central para estar no controle dos acontecimentos junto com o tempo arbitrário veio também a necessidade de fazer boas escolhas em relação ao que fazer os códigos de prioridade ABC e as listas diárias de

coisas a fazer passaram a ser técnicas chave que as pessoas desenvolveram para ajudá-las a dar algum sentido à sua escolha entre as opções disponíveis se a pessoa tinha liberdade Para decidir o que fazer tinha também a responsabilidade de fazer boas escolhas dadas as suas prioridades o que você provavelmente já descobriu pelo menos em algum nível é que um calendário Ainda Que importante só pode realmente administrar com eficiência uma pequena porção daquilo que você precisa organizar o panorama geral versus os detalhes práticos no outro extremo do espectro uma quantidade enorme de livros Modelos seminários e gurus

de negócios vem defendendo a visão mais Ampla como a solução ideal para lidar com o nosso complexo mundo ter clareza sobre as principais metas e valores segundo essa teoria da em sentido direção ao nosso trabalho na prática porém a bem-intencionada teoria do exercício de valores quase sempre não atinge os resultados desejados Já vi muitos desses esforços fracassarem por uma ou mais das razões Expostas a seguir um muitas coisas desviam nossa atenção de nossos compromissos no dia a dia e a cada hora e nos impedem de nos concentrar adequadamente nos níveis mais elevados dois sistemas pessoais

de organização ineficazes criam uma imensa resistência subconsciente a assumir projetos e metas ainda maiores quee não serão bem gerenciados e que por sua vez provocarão ainda mais desvios de atenção eess TRS quando os níveis mais elevados Ficam realmente Claros isso eleva também nossos padrões o que nos faz perceber que muito mais coisas precisam ser mudadas mas já estamos tendo uma séria reação negativa ao impressionante número de tarefas que temos de realizar e o que foi que criou a maior parte do trabalho que está nas listas em primeiro lugar os nossos próprios valores concentrar-se nos resultados

e valores primários é fundamental Mas isso não significa que Há menos coisas a fazer ou menores desafios para concluir o trabalho ao contrário só eleva o valor da aposta no jogo que mesmo assim precisa ser jogado a cada dia para um executivo de recursos humanos por exemplo tomar a decisão de lidar com as questões de qualidade de vida no trabalho de modo a atrair e conservar talentos chave não toma as coisas mais simples a vida negada pela falta de atenção seja no ato de limpar uma janela ou de escrever uma obra prima Nádia bulang está

faltando uma peça nessa nossa nova cultura da atividade do conhecimento um sistema que possua um conjunto coerente de comportamentos e ferramentas que efetivamente funcione no nível em que o trabalho realmente acontece deve incorporar os resultados da filosofia da Visão Ampla assim como o menor dos detalhes em aberto deve administrar múltiplos níveis deve manter controle Sobre centenas de novos insumos que chegam todos os dias precisa economizar muito mais tempo e esforço do que o necessário para se manter e precisa tornar mais fácil a execução das tarefas a promessa o estado de prontidão do mestre em artes

marciais reflita por um momento sobre como seria realmente Se sua situação de gerenciamento pessoal estivesse totalmente sob controle em todos os níveis e em todos os Momentos como seria se você pudesse dedicar 100% de sua atenção a qualquer assunto que estivesse à mão por sua própria escolha sem precisar desviar a atenção Isto é possível Existe uma forma de ter as rédias de tudo de ficar relaxado e realizar tarefas importantes com um mínimo de esforço ao longo de todo o espectro de sua vida e de seu trabalho você pode vivenciar o que os mestres em artes

marciais chamam de Uma Mente clara Como água e que os grandes atletas chamam de azona no âmbito do mundo complexo em que você vive na verdade você provavelmente já ficou nesse estado alguma vez trata-se de uma condição de trabalhar fazer ser na qual a mente está Clara e e as coisas construtivas acontecem um estado acessível a qualquer pessoa e que é cada vez mais necessário para lidarmos de forma efetiva com a complexidade da vida no século XXI e cada vez mais essa Será uma condição Exigida dos profissionais de elevado desempenho que desejem manter o equilíbrio

e um Resultado consistentemente positivo em seu trabalho o remador de nível internacional Craig Lambert descreveu esse sentimento em seu livro Mind overw editado pela ogon mif em 1998 os remadores têm um nome para esse estado sem nenhum atrito balanço recorde apura alegria de brincar num balanço no quintal de casa um ciclo suave de Movimento o equilíbrio que vem do próprio balançar o balanço nos leva a gente não força nada empurramos com as pernas para aumentar o arco mas a gravidade faz a maior parte do trabalho na verdade não estamos exatamente balançando mas sim sendo balançados

o Barco Balança você o remo quer se mover mais rápido a velocidade canta em suas linhas e natureza tudo o que temos de fazer é trabalhar com o Reno parar de travá-lo com nossa agitada luta para Andar mais rápido o esforço excessivo sabota a velocidade do bote o esforço se transforma em luta e a própria luta desfaz o trabalho feito os alpinistas sociais lutam para ser aristocratas mas seus esforços só fazem confirmar que eles não ão os aristocratas não lutam Eles já chegaram lá balançar é um estado de chegar Igualzinho à mente clara como água

no karatê existe uma imagem que é usada para definir a posição de Disponibilidade perfeita mente clara como água imagine o ato de jogar uma pedra Num lago parado como é que a água responde a resposta é totalmente com a força e a massa do insumo em seguida ela retorna à calma não reage nem a mais nem a menos se sua mente está vazia está sempre pronta para qualquer coisa está aberta a tudo Chun Rio Suzuki o poder de um golpe de carat vem da velocidade e não da musculatura Vem de um estalo concentrado ao final

do golpe é por isso Que pessoas de pequena estatura conseguem aprender a quebrar tábuas e tijolos com as mãos não são necessários calos ou força bruta e sim a habilidade de gerar forca concentrada com velocidade velocidade mas um músculo tenso é um músculo lento por isso os níveis avançados de Treinamento nas ates marciais ensinam e exigem equilíbrio e relaxamento mais do que qualquer outra coisa limpar a mente ser flexível são Posturas fundamentais qualquer coisa que o faça ter uma reação exagerada ou reagir pouco pode controlar você e com frequência consegue responder de forma inadequada aos

e-mails seu pessoal seus projetos revistas que você não lê suas reflexões sobre o que precis fazer seus filhos ou seu chefe tudo isso levará resultos menos produtivos do que você gostaria aioria das pessoas dá as coisas uma atenção maior ou menor do que Efetivamente Mere Só porque não trabalham com uma mente clara como água você consegue entrar em seu estado produtivo sempre que necessário relembre a última vez que se sentiu altamente produtivo provavelmente teve a sensação de estar no controle das coisas não estava estado estava profundamente concentrado naquilo que estava fazendo o tempo tendia a

desaparecer pua Já está na hora do almoço e você sentiu que estava tendo um progresso visível em Direção a um resultado significativo gostaria de ter mais experiências como Aquela existe algo que podemos fazer e as pessoas mais fizes são aquelas consem fazêlo no limite máximo de suacidade nós podemos completamente podemos estar inteiros podda oportunid deik eando você for desse estado e come Senado Ester entediado e travado você tem a capacidade de retornar àquele estado anterior é aí que a metodologia deste livro terá maior maior impacto em sua vida pois vai lhe mostrar como retornar à

mente clara como água com todos os seus recursos e faculdades funcionando à máxima capacidade o princípio lidar de forma produtiva com os compromissos internos um fato Óbvio E no entanto pouco percebido que descobri ao longo de meus 20 anos de acompanhamento e treinamento é que a maior parte do stress que as pessoas vivenciam é proveniente dos compromissos administrados que elas assumem ou aceitam mesmo as pessoas que não estão conscientemente estressadas vão invariavelmente experimentar um relaxamento maior uma melhor concentração e uma energia produtiva cada vez maior à medida que aprenderem a controlar mais eficazmente os feios

abertos de suas vidas você provavelmente Já fez muito mais acordos consigo mesmo do que imagina e cada um deles pequeno ou grande está sendo monitorado por uma parte de você que está longe de estar consciente Essas são as lacunas ou veios abertos que definam como sendo qualquer coisa que vive atraindo sua atenção mas não se encaixa Onde está nem da forma que está é provável também que você tenha atualmente mais comprometimentos internos do que tem consciência reflita sobre o volume de Coisas que você sente ter uma mínima responsabilidade em transformar concluir cuidar Ou fazer você

está comprometido por exemplo com lidar de alguma maneira com todas as novas comunicações que chegam em seu e-mail em seu correio de voz em sua caixa de entrada e com certeza H inúmeros projetos que você acha necessário estarem definidos em sua esfera de responsabilidade assim como metas e diretrizes a serem esclarecidas uma carreira a ser administrada e a vida De modo geral geral que precisa ser mantida em equilíbrio você aceitou algum nível de responsabilidade interna por todas as coisas em sua vida em seu trabalho que constituem algum tipo de curva aberta para lidar de forma

efetiva com tudo isso você precisa primeiro identificar e coletar todos aqueles itens que estão batendo à sua porta de alguma forma e depois planejar Como trabalhar com eles isso pode parecer uma coisa simples de fazer mas na prática a Maioria das pessoas não sabe como executá-la de maneira eficiente os requisitos básicos para administrar os compromissos administrar bem os compromissos é tarefa que exige a implementação de determinados comportamentos e atividades básicos item primeiro de tudo se está em sua mente é sinal de que sua mente não está Clara qualquer coisa que você considere inacabada de alguma

forma deve ser armazenada num sistema confiável fora de Sua mente ou no que costumo chamar de baú de colecionador ao qual você sabe que retornará regularmente para vasculhar item em segundo lugar você deve enxergar claramente Qual é o seu compromisso e decidir o que tem a fazer se é que há algo a fazer para progredir no sentido de cumpri-lo item terceiro uma vez decididas todas as ações que precisa realizar é necessário manter lembretes relativos a cada uma delas organizados num sistema que você revise Regularmente um exercício importante para testar este modelo sugiro que você escreva

projeto ou situação que mais está em sua mente no momento o que mais lhe incomoda rouba sua atenção ou lhe interessa de alguma outra forma com consome grande parte de sua atenção consciente pode ser um projeto ou problema que realmente está na sua cara algo que você esteja sendo pressionado a administrar ou uma situação com a qual você sente que precisa lidar mais cedo Do que tard escreveu ótimo agora descreva numa única sentença escrita o Resultado positivo que você pretende para este problema ou situação em outras palavras o que precisaria acontecer para você considerar este

projeto como concluído agora escreva a primeira ação física necessária para alavancar a situação se você não tivesse nada a fazer em toda a sua vida a não se Fechar este assunto onde iria neste momento e que atitude Visível você tomaria telefonia para alguém iria para o computador e escreveria um e-mail sentaria com papel e caneta e faria um bromem sobre o tema falaria cara a cara com seu esposo e esposa sua secretária seu advogado ou seu chefe compraria pregos na loja de ferragens o que já tem resposta para isto muito bem esses dois minutos de

reflexão tiveram algum valor para você se você como a vasta maioria das pessoas que completa esse exercício durante meus Seminários vai experimentar pelo menos um pouquinho de controle melhorado relaxamento e concentração vai também sentir-se mais motivado para realmente fazer algum uma coisa em relação à aquela situação sobre a qual você vinha meramente refletindo até agora imagine essa motivação aumentada milhares de vezes como forma de viver e trabalhar se alguma coisa de positivo aconteceu com você durante esse pequeno exercício pense no seguinte o Que mudou o que aconteceu para que se criasse aquela condição melhorada dentro

de sua própria experiência a situação em si ainda não progrediu pelo menos no mundo físico Com certeza ainda não foi resolvida o que provavelmente ocorreu é que você adquiriu uma visão mais clara do resultado desejado e da próxima ação necessária mas o que criou essa condição a resposta é só uma Uma pensar não muito só o suficiente para tomar mais concretos o seu compromisso e os Recursos necessários para concretizá-lo o verdadeiro trabalho dentro da atividade do conhecimento bem-vindo a experiência da atividade do conhecimento na vida real e é um princípio operacional profundo você tem de

pensar mais do que imagina a respeito de suas coisas porém não tanto quanto você teme ser necessário como escreveu Petr kir na atividade do conhecimento o a tarefa não é dada ela tem de ser Determinada quais os resultados que se espera desse trabalho é a pergunta chave para tornar produtivos os trabalhadores do conhecimento e é uma pergunta que demanda decisões arriscadas em geral não existe uma resposta certa em vez disso há opções e os resultados têm de ser claramente especificados para que se possa atingir a produtividade Pense como um homem que age aja como um

homem que pensa Henry bedson a maioria das pessoas T certa Resistência a dar início à explosão de energia necessária para esclarecer o Real significado para elas de uma determinada coisa que elas deixaram entrar no seu mundo e para que decidam o que precisa fazer a respeito nunca nos ensinam que temos de refletir sobre o nosso trabalho antes de podermos realizá-lo grande parte de nossa atividade diária já está definida para nós pelas coisas não feitas e não mexidas que ficam olhando para nós Quando chegamos ao trabalho ou pela família que precisa ser alimentada a roupa para

lavar ou pelas crianças em casa para serem vestidas refletir concentradamente para definir os resultados é algo que poucas pessoas sentem que devem fazer na verdade porém pensar nos resultados é um dos mais efetivos meios disponíveis para tornar realidade os nossos desejos por que as coisas ficam em sua mente com muita frequência a razão pela qual uma Coisa fica na sua mente é o fato de você querer que ela seja diferente do que é atualmente e no entanto item você não tem clareza sobre qual é exatamente o resultado pretendido item você ainda não decidiu qual é

o próximo passo em termos de ação física e item você não colocou lembrete sobre o resultado E a ação necessária para chegar a ele dentro de um sistema em que você possa confiar o ancestral de toda ação é um pensamento Ralf Valdo Emerson É por isso que as coisas ficam na sua mente e até que essas ideias estejam bem Claras e as decisões sejam tomadas e os dados daí resultantes sejam armazenados num sistema no qual você tem absoluta certeza de que vai pensar Sempre que precisar seu cérebro não consegue abandonar a tarefa você pode enganar

todo mundo mas não consegue enganar sua própria mente ela sabe se você chegou ou não às conclusões a que precisava chegar e se você colocou os resultados gerados E os lembretes paração num local confiável bastante para que possam retornar adequadamente à superfície dentro de sua Mente Consciente e se você não fizer essas coisas a mente não vai parar de trabalhar depois da hora mesmo que você você já tenha decidido Qual será o próximo passo para resolver um determinado problema sua mente não descansará até que e a menos que você escreva um lembrete para si mesmo

um local ao qual ela sa que você vai voltar Com certeza sem furo caso contrário a mente vaiar pressionando você em relação à aquele próximo passo que você não deu em geral justamente nos momentos em que você não pode fazer nada o que só fará aumentar o seu stress sua mente mente não tem mente própria pelo menos uma porção da sua mente é realmente meio estúpida de uma forma interessante sim porque se tivesse qualquer inteligência Ina ela só lembraria das coisas que você precisa Fazer na hora que você pudesse agir em relação a elas parece

que a maioria das pessoas permite que sua mente faça a maior parte do show principalmente no que diz respeito à síndrome das coisas demais para fazer você mesmoe confiou boa parte de sua tralha um monte de seus veios abertos uma entidade em seu comitê interno que é incapaz de lidar efetivamente com essas coisas do jeito que elas são a sua mente a transformação da tralha Esta é a minha definição de Tralha qualquer coisa que você deixou entrar em seu mundo psicológico ou físico mas para a qual você não definiu o resultado destino desejado nem aproximação

o motivo pelo qual a maioria dos sistemas de organização não funciona para muitas pessoas é o fato de elas ainda não terem processado toda tralha que estão tentando organizar enquanto as coisas continuarem sendo tralha serão incontroláveis essa preocupação constante e improdutiva com todas as Coisas que temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia Kery grisson a tralha não é necessariamente algo ruim as coisas que dominam nossa atenção por sua própria natureza costumam aparecer sob a forma de tralha Mas a partir do momento que a tralha entra em nossa vida e em

nosso trabalho passamos a ter um compromisso inerente a nós mesmos de definir e esclarecer seu significado isso é Nossa responsabilidade enquanto trabalhadores Do conhecimento se a tralha já viesse processada e Clara o nosso valor além do trabalho físico provavelmente não seria relevante é a melhor descrição que já ouvi para aquilo que é visto com uma lista organizadora na grande maioria dos sistemas pessoais de ação existentes a imensa maioria das pessoas tenta se organizar rearrumar elas ainda não compreenderam o que nem o volume do que precisam organizar de modo a obter algum ganho Real elas precisam

reunir tudo aquilo que exige reflexão e depois fazer a reflexão necessária se desejam que seus esforços de organização tenham sucesso o processo como administrar a ação você pode treinar quase como como um atleta para ser mais rápido mais responsivo mais proativo e mais focado no trabalho do conhecimento pode aprender a pensar de forma mais efetiva e administrar os resultados com maior facilidade e controle pode Minimizar os elos frágeis Ao longo de todo o espectro de sua vida profissional e pessoal e fazer muito mais coisas com muito menos esforço e pode tornar decisões de Vanguarda em

relação a toda a tralha que você junta além de criar procedimentos operacionais para pizos para viver e trabalhar neste Novo Milênio antes que possa conquistar tudo isso porém Você precisará incorporar o hábito de não deixar nada na mente e a forma de fazer isso como já vimos não é administrando tempo Informações ou prioridades afinal de contas item você não administra 5 minutos e acaba ficando com seis item você não administra sobrecarga de informações se assim fosse morreria se entrasse numa ou explodiria da primeira vez que entrasse na internet ou abrisse um catálogo telefônico item item

você não administra prioridades você tem prioridades em vez disso tudo a chave para administrar toda a sua tralha é Administrar suas ações administrar a ação é o principal Desafio o que você faz com o seu tempo o que faz com a informação e o que faz com seu corpo e seu foco no que diz respeito às suas prioridades Essas são as verdadeiras opções para as quais você deve alocar seus limitados recursos a verdadeira questão é como fazer as escolhas certas em relação ao que fazer em qualquer dado momento ao longo do tempo A grande questão

é a forma como administramos as Ações O começo é metade de toda ação provérbio grego isso pode parecer Óbvio no entanto talvez você se Surpreenda ao descobrir quantos próximos passos para Outros tantos projetos e compromissos permanecem sem ser definidos por muitas pessoas é extremamente difícil administrar ações que você ainda não identificou e sobre as quais ainda não tomou decisões a maioria das pessoas temm dúzias de coisas que precisam fazer para Progredir em muitas frentes só que elas ainda não sabem que coisas são essas e a reclamação de sempre eu não tenho tempo para complite a

frase é compreensível porque muitos projetos parecem assombrosos e são assombrosos se simplesmente porque você não consegue sequer fazer um projeto você consegue no máximo executar uma ação relacionada a ele muitas ações levam apenas um ou dois minutos no contexto apropriado para fazer um projeto andar ao treinar e Acompanhar milhares de profissionais descobrir que a falta de tempo não é o principal problema para eles embora eles próprios possam achar que é o verdadeiro problema é a falta de clareza e de definição quanto ao que um projeto realmente é e qu Quais são os próximos passos necessários

Associados a ele esclarecer as coisas logo de cara assim que elas aparecem no radar e não no final depois que o problema já se desenvolveu permite que a pessoa acolha Os benefícios de poder administrar ação o valor de uma abordagem de baixo para cima descobri ao longo dos anos o valor de trabalhar na melhoria da produtividade pessoal de baixo para cima começando com o nível mais mundano e básico de atividade e compromissos em curso em termos intelectuais a forma mais apropriada deveria ser o trabalho de cima para baixo ou seja desvendar Primeiro as missões pessoais

e corporativas depois definir objetivos Críticos e finalmente concentrar-se nos detalhes da implementação o problema porém é que a maioria das pessoas está tão engolfada em compromissos no dia a dia que a sua capacidade de se concentrar com sucesso no horizonte Mais amplo fica seriamente prejudicada em consequência disso uma abordagem de baixo para cima em geral é mais efetiva está atualizado e no controle do que está na sua caixa de entrada e na Sua mente neste momento e incorporar práticas que possam ajudá-lo a permanecer assim será a melhor maneira de ampliar seus horizontes uma energia criativa

e Alegre será liberada e dará mais suporte ao foco que você vai vai direcionar para novos patamares com isso sua confiança vai aumentar para administrar tudo aquilo que essa criatividade vai produzir uma sensação imediata de liberdade liberação e inspiração sobrevém Naturalmente as pessoas que arregaçam as mangas e implementam esse processo você estará mais bem equipado para fazer uma reflexão mais profundamente focada quando suas ferramentas para administrar as ações resultantes para a implementação se tornarem parte de seu estilo operacional no dia a dia é certo que existem coisas mais significativas em que pensar do que a

sua caixa de entrada porém se a sua capacidade de gerenciamento nesse nível não for tão Eficiente quanto poderia ser é como tentar nadar com roupas largas muitos executivos com quem trabalhei ao longo de um dia para limpar a área de sua tralha básica tiveram na noite seguinte uma torrente de ideias e visões sobre sua empresa e o seu futuro isso acontece como uma consequência automática Da liberação de seu fluxo de trabalho gerenciamento horizontal e vertical das ações você precisa controlar compromissos projetos e de Duas formas horizontal e verticalmente o controle horizontal mantém a coerência ao

longo de todas as atividades nas quais você está envolvido imagine a sua psique escaneando constantemente o seu ambiente feito o radar da polícia poderá se deter em qualquer um dentre os milhares de itens que despertam ou demandam sua atenção durante qualquer período de 24 horas a farmácia a empregada o planejamento estratégico uma planta murcha no escritório o cliente Irritado SAP fatos que precisam ser engraxados talvez você se Surpreenda diante do volume de coisas nas quais você realmente pensa e com as quais tem que lar num Único dia só visão não é suficiente ela precisa ser

combinada à aventura e não basta olhar para cima das escadarias precisamos subir todos os degraus vaclav vavel você precisa de um bom sistema que possa Manter o controle do maior número Possível delas fornecer as informações necessárias sem que solicitado E permitir que você mude o foco de maneira rápida e fácil de Um item para outro o controle vertical em contraste administra reflexão para cima e para baixo na trilha dos Tópicos e projetos individuais por exemplo o seu radar de polícia pensa em suas próximas férias enquanto você e sua esposa falam sobre o assunto durante o

jantar onde e quando irão o que vão fazer como vão se Preparar para a viagem e assim por diante o ou então você e seu chefe precisam tomar algumas decisões com relação à Nova reorganização departamental que você está prestes a deslanchar ou você precisa apenas atualizar seu pensamento em relação ao cliente para o qual está prestes a ligar isso é planejamento de projeto no sentido Mais amplo é concentrar-se num único empreendimento situação ou pessoa enriquecer toda e qualquer ideia detalhe Prioridade e sequência de eventos que possam ser necessários para que você possa administrar essa situação

pelo menos no momento a meta de administrar horizontal e verticalmente é a mesma tirar as coisas da mente e executá-las a administração adequada da ação faz com que você se sinta confortável e no controle enquanto se movimenta ao longo do amplo espectro de trabalho e de vida ao mesmo tempo em que o foco adequado no projeto lhe dá Clareza e sintonia em relação aos detalhes específicos necessários a principal mudança tirar todas as coisas de dentro da cabeça não existe uma maneira real de conquistar o tipo de controle relaxado que estou prometendo se você mantiver as

coisas apenas em sua cabeça como você descobrirá os comportamentos individuais descritos neste livro São coisas que você já vem fazendo a grande diferença entre o que eu faço e o que os os outros Fazem é que eu pego e organizo 100% de minha tralha dentro de e com o uso de ferramentas objetivas sempre à mão não na minha mente e isso se aplica a todas as coisas grandes ou pequenas pessoais ou profissionais urgentes ou não todas as coisas estou certo de que uma vez ou outra você chegou a um ponto num projeto ou em sua

vida Em que simplesmente teve de sentar e fazer uma lista se isso se deu você possui uma referência em Relação ao assunto do qual estou falando a maioria das pessoas porém só faz esse tipo de exercício de listar quando a confusão se torna insuportável demais e elas simplesmente tem de fazer alguma coisa a respeito em geral fazem listas só em relação à área específica que as incomoda mas se você transformasse esse tipo de revisão numa característica de sua vida atual e estilo de trabalho e se a mantivesse ao longo de todas as áreas de sua

vida não apenas nas mais urgentes Estaria praticando exatamente o tipo de estilo gerencial faixa preta que descrevo aqui tento fazer escolhas intuitivas baseadas em minhas opções em vez de tentar ter sobre tudo aquilo eado osos de uma forma mais ve n inici dativ e ef sua mente Continuará a trabalhar em cima de qualquer coisa que ainda esteja nesse estado sem decisão mas existe um limite para a quantidade de tralha não Resolvida que a mente consegue armazenar antes de dar curto a parte de sua mente que responde pela memória de curto prazo àquela parte que tende

a segurar toda a tralha incompleta não resolvida e não organizada funciona mais ou menos como a memória RAM num computador pessoal sua Mente Consciente assim como a tela do computador é uma ferramenta de concentração não local armazenagem você só consegue Pens duas ou três coisas ao mesmo tempo só que os Itens incompletos ainda estão sendo armazenados no espaço da memória de curto prazo e assim como acontece na rã Há pouco espaço você só pode armazenar lá uma determinada quantidade de tralha e ainda conseguir ter essa mesma parte de seu cérebro funcionando em Alto Nível A

maioria das pessoas anda por aí com suas rãs arrebentando nas costuras estão constantemente distraídas e sua concentração é perturbada por sua própria sobrecarga mental interna por Exemplo nos últimos poucos minutos sua mente divagou em alguma área que não tem nada a ver com o que você está lendo aqui Provavelmente sim e é mais provável que sua mente tenha ido para algum veio aberto alguma situação incompleta na Qual você tem investido alguma coisa tudo que aquela situação fez foi por a cabeça fora da P Rane seu cérebro e gritar com você internamente e que atitude você

tomou em relação a A menos que você tenha anotado tudo e colocado num recipiente confiável que você sabe que vai revisar adequadamente num curto espaço de tempo é mais do que provável que você tenha se preocupado com o assunto não é o comportamento mais efetivo não houve qualquer Progresso e a tensão aumentou é difícil combater um inimigo que tem postos avançados dentro da sua cabeça Sally kimpton o grande problema é que sua mente continua a lembrá-lo da as coisas nos momentos em Que você não pode fazer nada a respeito delas a mente não tem entendimento

de passado ou de futuro Isso significa que assim que você diz a si mesmo que precisa fazer determinada coisa e armazena essa informação em sua memória RAM uma parte de você passa a achar que você deveria estar fazendo aquela coisa o tempo todo tudo que você já disse a si mesmo que precisava fazer ela acha que você deveria estar fazendo agora francamente a partir do momento em que Você tem duas coisas a fazer armazenadas em sua rã já está gerando falha pessoal porque não pode fazer as duas ao mesmo tempo isso produz um fator de

stress que perpassa tudo e cuja fonte não pode ser determinada a maioria das pessoas está vivendo em alguma versão deste estado de estress mental de forma tão consistente e há tanto tempo que nem mesmo sabe que está mergulhada nele assim como a gravidade ele é onipresente tanto que aqueles que o vivenciam em geral nem tem Consciência da pressão a única vez em que a maioria dessas pessoas vai perceber o volume de tensão sobre a qual estiveram é o momento em que se livram dela e percebem como se sentem diferentes dois como ter controle sobre a

sua vida os cinco estágios para administrar o fluxo de trabalho o processo principal que ensino para dominar a arte da atividade do conhecimento relaxada e controlada é um método de cinco estágios para Administrar o fluxo de trabalho seja qual for o ambiente existem cinco estágios distintos pelos quais passamos à medida que lidamos com o nosso trabalho nós um coletamos coisas que exigem nossa atenção dois processamos seu significado e o que é preciso fazer em relação a elas e TR organizamos os resultados que quatro revisamos revisamos como opções quanto ao que decidimos cinco fazer isto constitui

a administração do aspecto horizontal de Nossas vidas incorporar tudo que merece a nossa atenção em qualquer dado momento o conhecimento que consideramos conhecimento se prova na ação o que chamamos de conhecimento atualmente é informação em Ação informação voltada em resultados Peter f drir o método é suficientemente direto em princípio e em geral é a forma como tratamos o nosso trabalho em qualquer situação no entanto de acordo com a minha experiência a maioria das pessoas pode contribuir Significativamente para melhorar sua capacidade de lidar com cada um dos cinco estágios a qualidade da maneira com que administramos

o fluxo de trabalho será tão boa quanto o elo mais frágil dessa cadeia de cinco fases por isso todos os elos devem ser integrados e sustentados por padrões consistentes a maior parte das pessoas apresenta falhas significativas no processo de coleta muitas coletaram coisas mas não as processaram nem Decidiram O que fazer em relação a elas outras tomam boas decisões em relação à tralha no momento mas perdem o valor daquela reflexão porque não organizam eficientemente os resultados outras ainda tê bons sistemas mas não os revisam com consistência suficiente para mantê-los funcionais finalmente se qualquer um desses

elos estiver frágil aquilo que a pessoa tende a decidir fazer em algum momento no tempo pode não ser a melhor Opção a dinâmica desses cinco estágios precisa ser compreendida e boas técnicas e ferramentas precisam ser implementadas para facilitar seu funcionamento em nível ótimo para mim é muito útil sen não essencial separar esses estágios ao longo do meu dia descobri que uma das principais razões porque muitas pessoas não tiveram grande sucesso em se organizar é simplesmente o fato de terem tentado realizar todas as cinco fases fases de uma só vez mas quando sentam Para fazer uma

lista tentam coletar as coisas mais importantes em algum tipo de ordem que reflete prioridades e sequências sem estabelecer muitas ou quaisquer atitudes concretas a serem tomadas coletar é importante saber o que precisa ser coletado e como coletar essas coisas com o máximo de eficiência para que você possa processá-las adequadamente Para que sua mente possa abdicar da tarefa secundária de tentar Se ater a todos os itens você precisa estar certo de que captou realmente tudo aquilo que pode representar alguma coisa que você precisa fazer e que em algum momento no futuro próximo você vai processar e

revisar aquilo tudo como reunir 100% das placas para eliminar os furos no recipiente você precisa coletar e reunir marcadores ou representações de todas as coisas que você considera incompletas em seu mundo ou seja qualquer coisa pessoal ou profissional Grande ou pequena urgente ou de menor importância que você acha que deveria ser diferente do que é atualmente e que você tem qualquer nível de comprometimento interno em mudar muitas das coisas que você tem a fazer estão sendo automaticamente coletadas para você enquanto você lê este material está chegando correspondência Nova em sua caixa de correio memorandos estão

sendo enviados para sua caixa de entrada e-mails estão entrando em seu computador E mensagens se acumulam em seu correio de voz ao mesmo tempo porém você vem coletando coisas em seu ambiente e em sua psique que não estão no lugar certo da forma que estão por toda a eternidade e embora talvez não estejam tão evidentes e bem na sua cara como o seu e-mail ainda assim essas tralhas exigem algum tipo de decis de decisão um veio a ser fechado algo a ser feito ideias estratégicas dormindo num bloco em sua instante buj gando as inúteis em

suas Gavetas que precisam ser consertadas ou jogadas fora e revistas velhas em sua mesinha tudo isso cai nessa categoria de tralha assim que você acrescenta um deveria preciso ou tenho de a Um item ele se torna uma lacuna decisões que você ainda precisa tomar a respeito de fazer ou não fazer alguma coisa por exemplo já são lacunas Isso inclui todos os seus eu vou quando você já decidiu fazer alguma coisa mas ainda não começou de verdade a Trabalhar naquilo e certamente inclui todos os itens pendentes em Progresso assim como aquelas coisas em relação às quais

Você já fez tudo o que deveria fazer exceto admitir que já se concluiu para administrar adequadamente esse estoque de veios abertos você precisa armazená-lo em contêiners que possam guardar os itens pendentes até que você tenha alguns minutos para decidir o que eles são e o que vai fazer com eles se é que vai fazer alguma coisa depois você Precisa esvaziar esses contêiners regularmente para garantir que eles continuem a ser ferramentas viáveis de coleta no sentido mais amplo tudo já está basicamente sendo coletado se não está sendo administrado diretamente num sistema externo e confiável só seu

então está morando em algum lugar em sua psique o fato de você não ter colocado um item em sua caixa de entrada não significa que você não o tem mas estamos falando aqui de ter certeza de que tudo O que você precisa está reunido em algum lugar que não seja sua cabeça as ferramentas de coleta existem vários tipos de ferramentas tanto de baixa como de de alta tecnologia que podem ser usadas para coletar suas lacunas todas as listadas abaixo podem funcionar como versões de uma caixa de entrada para captar insumos autogerados e também informações externas

item caixa de entrada física item instrumentos de anotação em papel item instrumentos de Anotação eletrônicos item instrumentos de gravação de voz item e-mail caixa de entrada física a caixa convencional de plástico madeira couro ou aramada é a ferramenta mais comum para coletar materiais em papel e qualquer outra coisa física que necessite algum tipo de processamento correspondência revistas memorandos notas bloquinhos para recados telefonicos receitas satel antenas com pilhas Descarregadas papel e quadros para escrever fichários cadernos espiral blocos de anotações tudo isso funciona bem para coletar ideias aleatórias insumos coisas a fazer etc qualquer tipo que atenda

ao seu gosto e necessidade serve anotações eletrônicas os computadores podem ser usados para datilografar anotações A serem processadas mais tarde e à medida que a tecnologia de reconhecimento de caracteres evoluir uma enorme variedade De ferramentas desenhadas para captar dados continua a ser lançada instrumentos de mão assistentes pessoais digitais e blocos de anotações eletrônicos podem ambos ser usados para coletar todo tipo de insumo captação em áudio dentre os instrumentos de áudio disponíveis encontram-se secretárias eletrônicas correio de voz e equipamento de ditar tais como gravadores digitais ou microcassette todos eles podem ser úteis Para um registro provisório

de coisas que você precisa lembrar ou com as quais precisa lidar e--mail se você está ligado ao resto do mundo via e-mail seu software contém algum tipo de área de armazenagem para mensagens e arquivos que chegam onde eles podem ser mantidos até que sejam vistos lidos e processados pags e telefones também podem captar esse tipo de insumo instrumentos de alta tecnologia agora você já pode ditar Diretamente para o computador o computador e também escrever a mão nele Quanto mais a comunicação é adaptada aos formatos digital e sem fio mais mais fácil fica captar ideias com

o correspondente aumento na quantidade de dados que nos atingem e que precisamos administrar sejam elas de alta Ou baixa tecnologia todas as ferramentas descritas servem como caixas de entrada para captar informações potencialmente úteis compromissos e acordos para ação é Provável que você já esteja utilizando alguma versão da maioria delas os fatores de sucesso da coleta Infelizmente o simples fato de possuir uma caixa de entrada não torna esse item funcional a maioria das pessoas possui algum tipo de instrumento de coleta mas em geral esses ficam mais ou menos Fora de Controle vamos examinar os três requisitos

fundamentais para que a fase de coleta funcione um cada veio aberto Dev estar Em seu sistema de coleta e fora de sua cabeça dois você ter o menor número possível de caixas de coleta com que possa sobreviver três você deve esvaziá regularmente Tire tudo de sua cabeça se você ainda está tentando controlar uma quantidade excessiva de itens em sua memória RAM provavelmente não ficará motivado para usar e esvaziar suas caixas de entrada com integridade a maior parte das pessoas é Relativamente negligente com essas ferramentas porque sabe que elas não representam sistemas individuais e completos de

qualquer forma existe um conjunto incompleto de coisas na caixa de entrada e outro conjunto incompleto na mente dessas pessoas e segundo seu o raciocínio elas não estão lucrando nada com qualquer dos dois é como tentar jogar fiper ama numa máquina que tem grandes furos no tampo e por isso as bolas ficam sempre caindo fora há pouca Motivação para continuar jogando esses instrumentos de coleta devem se tomar parte de seu estilo de vida mantenha-os sempre à mão assim não importa onde onde você esteja poderá coletar um pensamento potencialmente valioso veja os como itens estão indispens quanto

sua escova de dentes a carteira de motorista ou os óculos minimize o número de caixas de entrada você deve ter tantas caixas de entradas quantas precisar e o número mínimo com que conseguir Sobreviver você precisa que essa função esteja disponível em todos os contextos Já que as coisas que você vai querer captar podem surgir Praticamente em qualquer lugar se você tiver um número excessivo de zonas de coleta porém não terá condições de processá-las com ou consistência um excesso de caixas de coleta dificilmente é um problema no lado hightech a grande oportunidade de melhoria para a

maioria das pessoas está no lado lowtech notadamente na área de Sistemas de anotações e caixas físicas de entrada as notas escritas precisam ser guardadas e processadas em vez de ficarem esquecidas em pilhas cadernos e gavetas os homens que demonstram grande genialidade ao fazer o trabalho mais simples em geral são os mais ativos Leonardo da V implementar ferramentas padrão para captar ideias insumos é algo que se torna cada vez mais crucial à medida que sua vida e seu trabalho vão se Sofisticando enquanto você avança em sua carreira por exemplo provavelmente vai notar que suas melhores ideias

sobre o trabalho não vem a você no trabalho trabalho a habilidade de alavancar essas reflexões aliada a bons instrumentos de coleta que estejam sempre à mão é a chave para uma produtividade cada vez ve maior esvazie as caixas regularmente o fator final de sucesso para coletar deveria ser Óbvio se você não esvazia e processa a tralha que coletou suas Caixas não estarão servindo para coisa alguma além de armazenar material amorfo esvaziar a caixa não significa que você tem de solucionar tudo que está em seu correio de voz e-mail ou caixa de entrada significa apenas que

você tem de tirar tudo do contêiner verificar o que cada coisa é e o que deve ser feito em relação a e se ainda não estiver concluída organizar tudo dentro do seu sistema não coloque nada de volta na entrada não esvaziar sua caixa de Entrada é o mesmo que ter latas de lixo que ninguém jamais descarrega Você vai precisar comprar latas novas o tempo todo para guardar tanto lixo para que você consiga esvaziar a entrada todo o seu sistema de administração da ação deve estar funcionando um excesso de tralha costuma ficar empilhado nas caixas de

entrada em função de uma falta de sistemas que sejam efetivos a partir daquele ponto parece sempre mais fácil deixar as coisas na caixa de entrada Quando você sabe que precisa fazer alguma coisa em relação a elas mas não tem condições de agir na hora ter caixa de entrada particularmente a de papel e o e-mail é o máximo que muitas pessoas conseguem fazer em termos de organização pois pelo menos elas sabem que lá dentro lá dentro em algum lugar existe um lembrete sobre alguma coisa que elas ainda Precisam fazer Infelizmente essa rede de segurança se pede

quando as pilhas ficam Fora de Controle ou quando A relação de meio se torna extensa demais para ser visualizada numa única tela processar ensinar o raciocínio item a item necessário para conseguir esvaziar as caixas de coleta Talvez seja a mais importante melhoria que eu trouxe virtualmente para todas as pessoas com quem trabalhei quando a chefe de um importante departamento em uma Global acabou de processar comigo todos os seus itens em aberto ela se recostou Reverentemente na cadeira e me disse que embora já tivesse aprendido a relaxar com respeito às reuniões a que deveria comparecer graças

à sua confiança no calendário Nunca havia sentido alívio semelhante em relação a todos os diversos outros aspectos do seu trabalho que havíamos elucidado juntos as ações informações das quais ela precisava ser lembrada agora estavam identificadas e depositadas num sistema concreto quais as perguntas que você precisa Fazer a si mesmo e responder sobre cada e-mail memorando ou ideia espontânea que crua o seu caminho esse componente da atividade de administração da ação é que forma a base de sua organização pessoal muitas pessoas tentam ficar organizadas mas cometem o erro de fazer isso com pilhas incompletas de tralha

você não consegue organizar o que está entrando pode apenas coletar e processar esse material em seguida você organiza as ações que terá de empreender com base Nas decisões que tomou sobre o que é preciso fazer em cada caso todo o trabalho as fases de processamento e de organização fica reunido no tronco central da árvore de decisão do modelo demonstrado abaixo diagrama do fluxo de trabalho processamento o que é isto não se trata de uma pergunta boba já falamos de tralha e falamos de caixas de coleta mas ainda não que tralha é e o que fazer

em relação a ela por exemplo muitos dos itens que tendem a escapar escapar em Nossos sistemas pessoais de organização são formulários amorfos Será que realmente precisamos fazer alguma coisa em relação a eles e está a razão pela qual a próxima decisão é crucial é passível de ação existem Duas respostas possíveis para isto sim e não nenhuma ação necessária resposta for não há três possibilidades um é lixo não é mais necessário dois nenhuma ação é necessária agora mas pode ser preciso fazer algo mais tarde Incubar três o item representa informação potencialmente útil que pode ser necessária

mais tarde para alguma coisa referência essas três categorias podem ser administradas por si mesmas Vamos ver isso num próximo capítulo por enquanto basta dizer que você precisa de uma lata de Lio e uma tecla de para o Lio um arquivo de referência rápid ou calendário para material que está incubando e um bom sistema deiv para as Informações de referência passível de ação Esse é o grupo de itens da resposta sim TR em relação a qual alguma precis feita os exemplos típicos variam desde um e-mail solicitando sua partipação no projeto corporativo em tal e tal data

at anotações que estão na caixa de entrada que você fez durante a reunião é preciso determinar duas coisas em relação a cada item passível de ação um Qual o projeto ou resultado com qual você se Comprometeu dois Qual é a próxima ação necessária se é sobre um projeto você precisa inserir aquele resultado numa lista de projetos esse será o Marco que o lembrará de que você tem um veio aberto uma revisão semanal da lista vira a página vai recuperar esse item como que ainda é importante e que se manterá vivo e fresco em seu sistema

de administração até que seja completado ou eliminado não é necessário muita força para fazer as coisas mas é preciso uma Enorme força para decidir o que fazer elbert hubbard Qual é a próxima ação essa é a pergunta crucial em relação a todo e qualquer item que você tenha coletado se você a responder de forma apropriada terá detectado o item essencial a ser organizado a próxima ação é a próxima atividade física e visível que é preciso empreender para fazer com que a atual realidade avance em direção à conclusão faça delegue oou adia uma vez decidida a

Próxima ação você tem três opções um faça se a ação demandar menos de 2 minutos deve ser feita no momento em que for definida dois delegue se a ação exigir mais de 2 minutos pergunte-se eu sou a pessoa certa para fazer isto se se a resposta for não delegue a pessoa a entidade apropriada três Adi se a ação exigir mais de 2 minutos e você for a pessoa certa para fazê-la terá de adiar sua atuação no caso para mais tarde e acompanhá-la por meio de Uma ou mais listas de próximas ações organizar o anel externo

do diagrama do fluxo de trabalho mostra as oito categorias distintas de lembretes e materiais que resultarão do processamento que você fará de toda a sua tralha eles formam um sistema completo para organizar Praticamente tudo que está em sua caixa ou poderia ser colocado nela numa base diária e semanal para os itens não passíveis de ação as categorias Possíveis são lixo ferramentas de incubação e armazenagem de referência se um determinado item não demanda qualquer ação Você joga fora insere no arquivo de referência rápida para uma reavaliação posterior ou arquiva para que possa encontrar o material se

precisar voltar a ele em algum um momento para administrar as coisas passíveis de ação Você vai precisar de uma lista de projetos armazenagem ou arquivos para planos e materiais de projeto um Calendário uma lista de lembretes das próximas ações e uma lista de lembretes sobre coisas que estão aguardando todas as categorias de organização necessitam estar fisicamente contidas em algum formato Quando me refiro a listas quero dizer apenas algum tipo de conjunto de caderno ou em algum programa de computador ou até em pastas de arquivo com folhas de papel individuais para cada item diagrama do fluxo

de trabalho Organização projetos Defina um projeto como qualquer resultado desejado que exija mais de um passo em termos de ação Isso significa que algumas atividades relativamente pequenas que você normalmente não classificaria como projetos vão passar a figurar em sua lista de projetos o raciocínio por trás de minha definição é que se um único passo não for suficiente para concluir determinada coisa algum tipo de Marco precisa ser instituído Para lembrar você de que existe ainda alguma coisa a ser feita se você não tem um marcador para lembrá-lo disso o item vai vazar de novo para a

memória RAM outra forma de ver isso é como uma lista de veiros abertos uma lista parcial de projetos conseguir um novo membro para o Staff férias de agosto ário do Staff num hotel publicar o livro finalizar OS upgrades do computador atualizar o testamento finalizar o Orçamento finalizar a nova linha de produtos sentir-se confortável com o novo software de administração de contatos conseguir um publicitário concluir o plantil do novo Pomar projeto do vídeo sobre a Joint Vent de pesquisa e desenvolvimento o novo CD de Treinamento estabelecer a agenda do seminário do próximo ano orquestrar uma apresentação

sofisticada de 1 hora adquirir proficiência no acesso ao Sistema de videoconferência finalizar os acordos os acordos de emprego instalar as novas luzes do quintal finalizar as políticas e procedimentos do Staff comprar uma nova cadeira para a sala de estar os projetos não precisam ser ados em qualquer ordem específica seja por tamanho ou prioridade só precisam estar numa lista principal de modo que você possa revisá-las com regularidade suficiente Para garantir a definição das próximas ações necessárias para cada um deles na verdade você não faz um projeto só executa as ações e etapas relacionadas a ele quando

um número suficiente de ações e etapas já tiverem sido executadas terá sido criada alguma situação que deve refletir com a maior aproximação possível a sua expectativa inicial do resultado se isso acontecer você poderá considerar o projeto concluído a lista dos projetos é a compilação das linhas De chegada que colocamos à nossa frente para manter nossas próximas ações em andamento de forma apropriada em todas as frentes material de suporte ao projeto você vai acumular informações relevantes para muitos de seus projetos e vai querer organizá-las por tema tópico ou nome do projeto sua lista de projetos vai

ser meramente um índice todos os detalhes planos e informações de apoio que possa precisar à medida que Trabalh em seus vários projetos devem estar contidos em pastas de arquivos separadas arquivos de computador cadernos ou classificadores material de apoio e arquivos de referência após ter organizado seu material de apoio aos projetos por tema utópico provavelmente vai descobrir que é quase idêntico ao seu material de referência e que poderia ser armazenado no mesmo sistema de arquivos de referência um arquivo Chamado casamento poderia ser armazenado nos arquivos nos arquivos de referência geral por exemplo a única diferença é

que no caso dos projetos ativos pode ser necessário rever o material de apoio numa base mais consistente para garantir que todos os passos ações necessários sejam identificados em geral recomendo que as pessoas armazenem seus materiais de apoio fora de seu raio divisão se você tem um sistema de arquivos de referência Que funciona bem e está muito à mão pode achar que essa é a forma mais simples de organizá-los vai haver momentos porém em que será mais conveniente ter os materiais mais afastados mas dentro do raio de visão e disponíveis particularmente se você estiver trabalhando num

projeto importante precisar consultar o material de referência várias vezes ao longo do dia pastas em suportes ou em bandejas impilo alcance podem ser práticas para esse Tipo de papelada pendente as categorias das próximas ações como o diagrama do fluxo de trabalho deixa bem claro a decisão sobre a próxima ação é fundamental essa ação precisa ser sem exceção o próximo comportamento físico e visível para cada veio aberto qualquer ação que você Execute em menos de 2 minutos e todas as outras ações que já foram concluídas não precisam obviamente seran já estão feitas o que realmente precisa

Ser acompanhado são todas as ações que T de acontecer numa determinada hora ou num dia específico essas você coloca no calendário aquelas que precisam ser feitas assim que for possível essas você acrescenta a sua lista de próximas ações e Todas aquelas que você espera que outras pessoas executem essas você coloca numa lista de espera calendário os lembretes sobre ações que você precisa executar se enquadram em duas categorias os lembretes sobre coisas que Precisam acontecer num dia ou hora específicos e os lembrete os lembretes sobre coisas que simplesmente precisam ser concluídas logo que possível seu calendário

dá conta dos lembretes da primeira categoria três coisas vão para o calendário item ações com tempo determinado item ações com data determinada item informações com data determinada ações com tempo determinado trata--se de um nome sofisticado para compromissos em geral a próxima ação a Ser realizada dentro de um projeto é participar de uma reunião que foi marcada para discutir o assunto acompanhar isto via calendário é suficiente ações com data determinadas são coisas que você precisa fazer em algum momento num determinado dia mas não necessariamente numa hora específica é útil ter um calendário no qual você possa

inserir tanto ações Com hora marcada como ações só de data marcada sem horário informações com data Determinado calendário É também um lugar certo para monitorar as coisas que você quer saber em determinados dias não necessariamente ações a serem executadas e sim informações que podem ser úteis numa determinada data essa categoria pode incluir endereços de compromissos atividades nas quais outras pessoas família ou Staff estarão envolvidas ou eventos de interesse é útil também colocar aqui informações de referência rápida de curto prazo tais como um Lembrete para ligar para uma pessoa após o dia em que ela retornar

das férias chega de listas diárias de coisas a fazer só essas três coisas vão para o calendário e nada mais sei que isso soa como uma heresia para o método Tradicional em administração do tempo que vem ensinando quase universalmente que a lista diária de coisas a fazer é absolutamente fundamental mas essas listas não funcionam por duas razões Bem dito sejam Os flexíveis pois eles não serão entortados até perderem a forma Doutor Michel griff primeiro porque os constantes insumos novos e as prioridades táticas que mudam a todo momento reconfiguram o trabalho Diário de forma tão consistente

que é virtualmente impossível amarrar os itens a fazer com antecedência ter um plano de trabalho como ponto de referência é sempre útil Mas ele tem de ser passível de ser renegociado a qualquer momento Tentar manter uma lista escrita no calendári que precisa ser rescrita no outro dia se os itens não forem feitos é desmoralizante e também perda de tempo as listas de próximas ações que defendo vão conter todos os lembretes Sobre aquelas ações até os mais sensíveis ao tempo eles não precisarão ser reescritos todo dia segundo se uma lista diária de coisas a fazer contém

algum item que não tem de ser feito absolutamente naquele Dia a ênfase nas coisas que realmente tem de ser feitas ficará diluída agir assim a utilizar o sistema inadequadamente em minha visão o calendário deve ser território sagrado se você escreve alguma coisa lá é porque precisa ser feita naquele dia ou nunca mais só se deve reescrever alguma coisa se houver alteração de compromissos a s lista S de próximas ações Então para onde vão todos os seus lembretes sobre ações para as listas de próximas ações Que junto com o calend estão no âmago da organização diária

da administração da ação qualquer ação identificada que demande mais de 2 minutos e não seja delegável precisa ser monitorada em algum lugar se você tiver apenas 20 ou 30 lembretes desse tipo Talvez seja conveniente manter todos eles numa lista chamada próximas ações que você vai rever sempre que tiver um tempo livre para a maioria de nós Porém esse número estará Muito provavelmente Entre 50 e 100 50 nesse caso faz sentido subdividir sua lista de próximas ações em categorias itens não passíveis de ação você precisa de sistemas bem organizados e distintos para administrar os itens que

não demandam ação e também os que demandam ação os sistemas não passíveis de ação se enquadram em três categorias lixo incubação e referência lixo a categoria lixo deveria ser óbvia jogue fora qualquer coisa que Não tem ação futura potencial ou valor de referência Se você deixar essa tralha misturada às outras categorias vai prejudicar seriamente o sistema incubação existem dois outros grupos de coisas além do lixo que não demandam ação imediata Só que essa tralha você vai querer manter nesse ponto mais uma vez é crucial que você separe os itens passíveis de ação dos não passíveis

de ação do contrário sua tendência será Ficar paralisado deas Pilas e listas e não saber por onde comear nem que precis feito Digamos que você tire alguma coisa de um memorando eil dê fazer um não ag vai querer ser lado dis novamente mais t para possar op de relação assun no por exemplo chega pelo correio uma brochura relativa à próxima temporada de sua Orquestra Sinfônica local numa rápida olhada você vê que o programa que Realmente lhe interessa só vai acontecer daqui a qu meses muito distante para você fazer qualquer movimento agora você não tem certeza

de qual será sua agenda deens com essa antecedência se você es na cidade tem intenção de ir O que fazer a respeito existem dois tipos de sistemas de Inc que poderiam funcion para tipo deis asas degum dia TZ e um aro deer ráp todas as coisas devem ser feitas da forma mais simples possível porém não Mais simples que o possível Albert Einstein algum dia talvez pode ser útil e inspirador manter uma lista constante de coisas que você pode querer fazer em algum momento mas não agora é o estacionamento para projetos que seria impossível deslanchar no

presente mas que você não deseja esquecer totalmente você gostaria de ser lembrado dessa possibilidade a intervalos uma típica lista parcial de algum dia TZ comprar um barco de pesca aprender espol Ter aulas de aquar comça para cozinha Constru PIS comprar patin para C uma vol de balão Constru umaa aprender as funcionalidades do Photoshop criar uma Fundação sem fins lucrativos criar vídeos promocionais do Staff comprar umaa de vídeo digit fazer uma ao norte da itlia aprendiz de meinte colar asitas Nossas obras de arte digitalizar velhas fotos e vídeos fazer Fest para vizinhan colocar acesso remoto a

servidor Ema você provavelmente terá algumas subcategorias em sua lista principal de algum dia talvez você deve revisar essa lista periodicamente se quiser extrair dela o máximo valor sugiro que inclua um escando conteúdo em sua revisão semanal ver página arquivo de referência rápida a versão mais elegante de um local onde manter os itens a serem revistos é o Arquivo de referência rápida também conhecido como suspenso ou arquivo follow on é um sistema que lhe permite quase que literalmente enviar uma correspondência para si mesmo para ser recebida em alguma data determinada no futuro material de referência muitas

muitas coisas que chegam até você não exigem qualquer ação mas tem valor intrínseco como informação você vai querer mantê-las e ser capaz de recuperá-las sempre que Necessário elas podem ser armazenadas na forma de papel ou no formato digital material em papel qualquer coisa desde o cardápio de uma delicate em local até os planos desenhos e informações de vendas de um projeto de paisagismo é mais bem armazenado em Sistemas eficientes de recuperação física que podem variar desde páginas num fichário ou caderno no caso de uma lista de restaurantes favoritos ou dos números de telefones dos membros

de um comitê da escola até Armários inteiros dedicados à papelada para uma fusão entre corporações a armazenagem eletrônica pode incluir qualquer coisa desde bases de dados em rede até pastas e arquivos de referência adot localizados em seu software de comunicação a coisa mais importante a ser lembrada aqui é que referência deve ser Exatamente isto informação que pode ser facilmente usada como referência sempre que necessário os sistemas de referência em geral assumem duas formas Uma armazenagem específica por tópico e por área e dois arquivos de referência geral os primeiros em geral se definem pela forma como

são armazenados arquivos de referência geral o segundo tipo de sistema de referência é aquele que todo o mundo precisa ter a mão para armazenar informações adoc que não se encaixam em qualquer outra categoria pré-estabelecida A falta de um bom arquivo de referência geral pode ser um Dos maiores gagal na hora de implementar um sistema pessoal eficiente de administração da ação se o ato de arquivar não for fácil e rápido e mesmo divertido você terá tendência a amontoar as coisas em vez de arquivá-las se seu material de referência não estiver perfeitamente delimitado a linha divisória entre

os itens passíveis e não passíveis de ação se diluir tanto visual quanto psicologicamente e sua mente vai ficar Paralisada diante de toda a questão estabelecer um sistema bom e funcional para essa categoria de material é vital para garantir a produtividade sem estresso exploraremos isso no Capítulo 7 revisar uma coisa É anotar num papel que você precisa de leite outra bem diferente é estar no supermercado e lembrar disso da mesma forma anotar que você precisa Ligar para um amigo para saber o nome de um advogado especializado em imóveis é diferente de Lembrar disso quando você está

num telefone e tem algum tempo disponível você precisa ser capaz de revisar todo o quadro de sua vida e de seu trabalho a intervalos e em níveis apropriados para a maioria das pessoas a mágica da administração do fluxo de trabalho é compreendida durante o uso consistente da fase de revisão é aí que você tem uma visão de todos os seus projetos principais e veios abertos no que chamo de altura de 10.000 pés ver a Página em termos semanais é a sua chance de ter a radiografia de todas as ações e opções definidas diante de você

e assim aumentar radicalmente a eficácia das opções que faz em relação ao que está fazendo em qualquer momento no tempo o que revisar e quando se você estabelecer um sistema pessoal de organização estruturado como eu recomendo com uma lista de projetos um calendário listas de próximas ações e uma lista de espera não será preciso muita coisa para Mantê-lo o item que você provavelmente vai revisar com maior frequência é o seu calendário que vai lembrá-lo do Panorama mais difícil do dia ou seja das coisas que vão morrer se você não as fizer isso não significa que

as coisas escritas lá sejam as mais importantes em algum sentido maior significa que elas absolutamente têm de ser feitas e em qualquer momento no tempo saber o que tem de ser feito e quando gera um espaço de manobra assim que você conclui uma Ação em seu em seu calendário uma reunião um telefonema a forma final de um relatório é um bom hábito conferir e ver o que mais resta para ser feito depois de verificar seu calendário você se voltará com maior frequência para suas listas de próximas ações as listas de projetos espera e algum dia

talvez só precisam ser revisadas com a frequência que você considera necessária para que pare de pensar elas fator crítico de sucesso a revisão semanal tudo aquilo Que possa potencialmente exigir ação deve ser revisado com frequência suficiente para evitar que sua mente retome a tarefa de lembrar e relembrar para poder confiar em seu julgamento rápido e intuitivo que você faz a respeito de ações de momento a momento você precisa se reposicionar de forma consistente em algum nível mais elevado em Minha experiência com milhares de pessoas Isso se traduz num comportamento crítico para o sucesso a revisão

semanal Os acontecimentos da vida abarcam uma grande variedade de interesses e aquele que argumenta em qualquer um deles sem consultar o resto é um visionário sem condições de controlar os assuntos do mundo James fenimore Cooper todos os seus veios abertos ou seja projetos planos ativos de projetos e listas de próximas ações agendas espera e mesmo algum dia talvez devem ser revisados uma vez por semana isso também lhe dá uma oportunidade de garantir que seu cérebro Esteja limpo e livre e de que todos os itens em aberto dos Últimos Dias tenham sido coletados processados e organizados

se você como a maioria das pessoas já viu que as coisas podem ficar relativamente Fora de Controle durante o curso de alguns dias de intensidade operacional isso é esperado você não gostaria de se afastar demasiado do Trabalho em curso num esforço para ficar totalmente acima de qualquer suspeita o tempo todo mas de Modo a poder se dar ao Luxo de colecionar sucessos com confiança Provavelmente você vai precisar limpar a casa uma vez por semana a revisão revisão semanal é o momento de item reunir e processar toda a sua tralha item revisar seu sistema item atualizar

suas vistas item ter tudo limpo Claro atualizado e completo A a maioria das pessoas não possuem um sistema realmente completo e não vê vantagem em revisar as coisas justamente por essa razão sua Visão geral não é plena elas ainda têm uma vaga sensação de que alguma coisa pode estar faltando é por isso que as recompensas a serem conquistadas por implementar esse processo inteiro são pelo menos geométricas quanto mais completo for o sistema mais você vai confiar nele e quanto mais você confiar mais motivado ficará para mantê-lo sempre compl Leto a revisão semanal é uma chave

mestra para manter esse padrão muita gente se sente melhor em relação Ao seu trabalho na semana anterior às férias mas não é propriamente por causa das férias o que você faz durante a semana que antecede uma longa viagem Você limpa fecha esclarece e renegocia todos os seus acordos consigo mesmo e com os outros só estou sugerindo que você faça isso semanalmente em vez de anualmente fazer o objetivo básico desse processo de administração do fluxo de trabalho é facilitar as boas escolhas quanto ao que Fazer em qualquer momento no tempo pode passar da Esperança a confiança

em suas ações e aumentar imediatamente sua velocidade e produtividade três modelos para escolher a ação a ser executada vamos imaginar por um momento que você não esteja Resistindo atacar uma parte de sua tralha por insegurança ou procrastinação sempre haverá uma lista grande de ações que você não está Executando em momento algum Então como você vai decidir entre o que fazer e o que não fazer e sentir-se bem em relação às duas situações a resposta resposta é confiar em sua intuição se você já coletou processou organizou e revisou todos os seus atuais compromissos pode temperar seu

julgamento intuitivo com uma dose de reflexão inteligente e prática sobre seu trabalho e seus valores desenvolvi três modelos que serão úteis se você os incorporar a sua Tomada de decisões sobre o que fazer eles não vão lhe dar a resposta mas irão assisti-lo na hora de dimensionar suas opões de forma mais inteligente e isso éis que as panaceas comuns de administração de tempo e prioridade não conseguem fazer um modo dos quatro critos para escer que ações empreender num dado moment às 3:22 da tarde de quarta-feira de que forma você decide o que vai fazer existem

quatro critérios que você pode Aplicar nesta ordem um contexto dois tempo disponível 3 energia disponível qu prioridade contexto algumas ações podem ser executadas em qualquer lugar como rascunhar ideias sobre um projeto com o uso de Lápis e Papel mas a maioria requer uma locação específica em casa em seu escritório ou a presença de alguma ferramenta de produtividade à mão como telefone ou um computador Esses são os primeiros Fatores que limitam suas opções em relação ao que você pode fazer no momento tempo disponível a que horas você vai precisar fazer outra coisa o fato de ter

uma reunião que começa em 5 minutos o impediria de executar muitas ações que exigem mais tempo energia disponível de quanta energia você dispõe algumas ações que você precisa executar exigem uma reserva Extra de energia mental fresca e criativa ou outras precisam de maior potência Física Algumas exigem uma dose muito pequena de ambas prioridade dado o seu contexto o tempo e a energia disponíveis que a ação vai lhe trazer maior proveito Você tem uma hora está em seu escritório com telefone e computador e sua energia está em 7,3 numa escala escala de 10 Será que você

deve retornar à chamada do cliente trabalhar na proposta processar seus Correios de voz e-mails ou ligar para sua mulher ou marido para saber como está indo o dia dela dele é aqui que Você precisa acessar sua intuição e começar a confiar em seu julgamento naquele dado momento para explorar melhor esse conceito vamos examinar outros dois modelos para decidir o que é mais importante fazer agora dois o modelo triplo para avaliar o trabalho diário quando você está executando coisas ou trabalhando no sentido Universal do tempo Existem três tipos diferentes de atividades com com as quais você

pode estar envolvido item Fazer trabalhos predefinidos item fazer o trabalho à medida que aparece item definir seu trabalho fazer trabalhos predefinidos quando você faz trabalhos predefinidos está trabalhando fora de suas listas de próximas ações concluindo tarefas que você determinou previamente que precisam ser feitas administrando seu fluxo de trabalho você dá os telefonemas que precisa dar rascunha as ideias em cima das quais quer fazer ou prepar uma lista das coisas que Precisa discutir com seu advogado fazer o trabalho à medida que aparece é comum as coisas aparecerem de forma insuspeita e imprevista e você precis ou

decide responder a elas medida que ocorre por exemplo sua sócia entra de repente em sua sala e quer ter uma conversa sobre o lanamento do novo produto Então você conversa com ela em vez de fazer todas as outras coisas que poderia estar fazendo todos os dias trazem surpresas surpresas coisas não Planejadas que simplesmente aparecem e você vai precisar empregar pelo menos algum tempo e energia em Muitas delas quando você segue essa linha de ação está decidindo a reveria que esses imprevistos são mais importantes do que qualquer outra coisa que tem a fazer definir seu trabalho

definir seu trabalho envolve limpar sua caixa de entrada seu e-mail seu correio de voz e suas notas de reunião além de decompor novos projetos em etapas passíveis de Ação à medida que você processa seus insumos Sem dúvida estará cuidando de algumas ações que duram menos de 2 minutos além de descartar e arquivar inúmeras outras coisas uma outra versão de fazer o trabalho à medida que aparece boa parte dessa atividade cons em identificar coisas que precisam ser feitas em algum momento mas não no ato coisas que você acrescentará todas as suas listas à medida que Avança

vez definido todo seu trabalho podei em suas listas de coisas a fazer pois certamente estarão completas e seu contexto tempo e energia disponíveis Ainda lhe permitem escolher entre uma ou mais coisas a fazer o último item a considerar é a natureza do seu trabalho suas metas e seus padrões três o modelo em seis níveis para revisar seu trabalho as prioridades devem nortear as suas escolhas mas a maioria dos modelos para determiná-los não são ferramentas Confiáveis para processar a maior parte de nossa atividade real no trabalho para saber quais são as suas prioridades você precisa saber

qual é o seu trabalho e existem pelo menos seis perspectivas diferentes a partir das quais se pode definir isso para utilizar uma analogia aeroespacial a conversa tem muito a ver com a altitude item 50.000 pés ou mais vida item 40.000 pés visão para 3 a 5 anos item 30.000 pés metas para 1 a 2 anos Item 20.000 pés áreas de responsabilidade item 10.000 pés projetos atuais item decolagem ações atuais vamos começar de baixo para cima decolagem ações atuais Essa é a lista acumulada de de todas as ações que você precisa executar você provavelmente teria entre

300 e 500 horas de coisas como essas para fazer se parasse o mundo nesse instante e não recebesse mais qualquer insumo de si mesmo ou de qualquer outra pessoa 10.000 pés Projetos atuais criar muitas das ações que você atualmente tem à sua frente representa os 30 100 projetos em sua carteira são resultados que você deseja atingir num prazo relativamente curto tais como montar um computador em casa organizar uma conferência de vendas mudar-se para um novo bairro e escolher um dentista 20.000 pés áreas de responsabilidade você cria ou aceita a maioria de seus obos por causa

de suas responsabilidades que para a maioria das Pessoas podem ser definidas em 10 a 15 categorias Essas são as áreas chave dentro das quais você deseja conquistar resultados e manter padrões seu trabalho talvez envolva compromissos pelo menos implícitos com itens como planejamento estratégico apoio administrativo desenvolvimento da equipe pesquisa de mercado serviços ao consumidor ou Administração de ativos e sua vida pessoal possui um igual número de áreas com o mesmo foco saúde família Finanças O ambiente da casa espiritualidade recreação etc listar e revisar essas responsabilidades oferece uma moldura mais abrangente para avaliar sua relação de projetos

30.000 pés metas para um a do anos as coisas que você deseja viver nas diversas áreas de sua vida e de seu trabalho dentro de um ou dois anos trarão uma nova dimensão à tarefa de definir o seu trabalho com com frequência atingir as metas e objetivos de seu trabalho é tarefa que vai exigir Uma mudança da ênfase no foco de sua atividade com o surgimento de novas áreas de responsabilidade nessa linha também temos pessoais provavelmente vai haver coisas que você gostaria de realizar ou acertar coisas essas que acrescentarão importância a determinados aspectos de sua

vida e diminuirão a de outros 40.000 pés visão para três a 5 anos projetar três a 5 anos no futuro gera Reflex sones acerca de categorias mais Abrangentes estratégias da organização tendências ambientais circunstâncias de transição na vida e na carreira os fatores internos incluem carreiras de maior duração família metas e considerações financeiras questões internas podem envolver mudanças que afetem o seu trabalho e a sua organização tais como tecnologia globalização tendências de mercado e concorrência nessa altitude as decisões podem mudar a natureza do seu Trabalho em vários níveis 50.000 pés ou mais vida essa é a

visão do quadro mais amplo por a sua empresa existe por que você existe o objetivo principal de uma determinada atividade leva a definição básica do que é realmente o seu trabalho trata-se da descrição de cargo definitiva todas as metas visões objetivos projetos e ações derivam disso e levam a isso essa essas analogias com altitude São de certa forma arbitrárias e na vida real as importantes conversas Que você terá sobre seu foco e suas prioridades poderão não se encaixar num ou noutro Horizonte elas podem no entanto oferecer uma moldura útil para lembrá-lo da natureza multifacetada de

seu trabalho e dos compromissos e tarefas dele resultantes é óbvio que muitos fatores devem ser considerados antes que você se sinta confortável por ter tomado a melhor decisão acerca do que fazer e quando fazer estabelecer prioridades no sentido tradicional de se Concentrar em suas metas e valores de longo prazo ainda que seja obviamente um foco necessário não oferece uma moldura prática para a grande maioria das decisões e tarefas nas quais você precisa se envolver no dia a dia dominar o fluxo de seu trabalho em todos os níveis em que você o vivência representa uma uma

forma muito mais holística de executar e concluir as tarefas se sentir-se bem com isto três como fazer os projetos andarem de Forma criativa as cinco fases do planejamento de projetos os ingredientes chave do controle relaxado são um ter claramente definidos os resultados projetos e as próximas ações necessárias para fazê-los caminhar bem até sua conclusão e dois lembretes depositados num sistema confiável que seja revisado regularmente Isso é o que chamo de foco horizontal embora possa parecer simples a aplicação real desse processo pode Gerar resultados bem profundos Como melhorar o foco vertical o foco horizontal é tudo

que você vai precisar na maioria das situações e na maior parte do temps vezes Porém você pode precisar de maior Rigor e foco para ter um projeto so controle identificar uma solução ou garantir que todos os passos corretos tenham sido determinados é aí que entra o foco vertical Saber como raciocinar de maneira produtiva dessa forma mais vertical e como integrar os resultados ao seu sistema pessoal é o segundo conjunto poderoso de comportamentos necessários para desempenhar a atividade do conhecimento você tem de refletir sobre as grandes coisas enquanto está fazendo as pequenas coisas para que todas

as pequenas coisas sigam na direção certa Alvin tof esse tipo de pensamento não tem de Ser elaborado a maior parte da as reflexões que você terá de fazer serão informais o que costumo chamar de planejamento no verso do envelope o tipo de coisa que você faz literalmente no verso de um envelope num café com um colega enquanto Está acertando a agenda e a estrutura de uma apresentação de vendas em Minha experiência esse tende a ser o tipo de planejamento mais produtivo que se pode fazer em termos de seu desempenho em relação à energia que Coloca

nele é verdade que de vez em quando poderá ser preciso desenvolver uma o plano mais formal para dar maior clareza a componentes sequências ou prioridades e diretrizes mais detalhadas serão também necessárias para coordenar situações mais complexas Mas emal você pode ser bem criativo com nada mais do que um envelope e um lápis na mão a maior necessidade que tenho detectado na hora de pensar em projetos no mundo Profissional não é a de mais modelos formais em geral as pessoas que precisam desses modelos já os têm ou podem conseguir Luz como parte de um currículo acadêmico

ou profissional ao contrário acho que a maior lacuna é a falta de um modelo de concentração o projeto para nós simples mortais necessitamos de maneiras de validar e dar suporte ao nosso raciocínio não importa o quão informal ele seja a boa notícia é que existe uma Forma produtiva de pensar os projetos situações e tópicos que geram o máximo valor com um gasto mínimo de tempo e esforço essa vem a ser a forma que naturalmente pensamos e planejamos embora não necessariamente A maneira em que nós normalmente planejamos as coisas quando tentamos tentamos conscientemente ter um projeto

sob controle em Minha experiência quando as pessoas fazem mais planejamento de maneira mais informal e Natural elas liberam uma grande quantidade de estress e obtém melhores resultados o modelo natural de planejamento você já está familiarizado com o planejador mais brilhante e criativo do o se você próprio é na verdade máquina de plane sua mente pass por C etap para Pod virtu Def objetiv Eos doiz fazor Organiz identificar as próximas ações um exemplo simples planejar um jantar fora da última vez que você saiu para jantar o que inicialmente fez você pensar em ir pode ter sido

uma infinidade de coisas o desejo de saciar a fome estar com os amigos celebrar uma ocasião especial assinar um acordo de negócios ou desenvolver um romance tão logo uma dessas hipóteses se transformou numa inclinação real e fez você desejar agir você começou a planejar sua intenção foi O seu objetivo e essa automaticamente passou a estimular o seu processo interno de planejamento seus princípios criaram as fronteiras do seu plano você provavelmente não pensou conscientemente em seus princípios ao decidir sair para jantar mas raciocinou dentro deles padrões quanto ao cardápio e o serviço capacidade financeira conveniência e

conforto todos esses itens tiveram um papel na escolha em qualquer situação Seu objetivo e princípios foram o ímpeto definidor e as fronteiras de seu planejamento uma vez tendo decidido cumprir o seu propósito quais foram seus primeiros pensamentos concretos Com certeza você também imaginou um quadro positivo daquilo que poderia vivenciar ou de como seria a noite Talvez as pessoas envolvidas a atmosfera e ou desfecho Essa foi a a sua visão do resultado enquanto o seu objetivo foi o Porqu de você ter saído para jantar sua visão foi uma imagem do o que Da aparência da sonoridade

e do Sentimento no mundo físico que melhor traduziriam o seu objetivo após você ter se identificado com sua visão o que é que a sua mente começou naturalmente a fazer no que ela começou a pensar a que horas a gente deve ir será que vai estar aberto esta noite será que vai estar cheio como é que está o tempo Será que a gente deve Trocar de roupa Será que tem gasolina suficiente no carro estamos com muita fome isso foi o bra Storm essas perguntas foram parte do processo naturalmente criativo o que acontece tão Logo você

se compromete com algum resultado que ainda não ocorreu seu cérebro percebeu uma discrepância entre aquilo que você buscava e o ponto em que você realmente se encontrava naquele momento e começou a resolver aquela dissonância cognitiva tentando preencher As lacunas Esse é o começo da fase do como no planejamento natural mas o cérebro fez a reflexão de uma forma até certo ponto aleatória e adot um monte de aspectos diferentes do ato de de sair para jantar começou a lhe ocorrer com quase toda a certeza você não precisou realmente anotar todos eles num pedaço de papel mas

montou uma versão desse processo em sua mente dois depois de você ter gerado um número suficiente de ideias e detalhes não há Como evitar começar a organizá-los talvez você tenha pensado ou dito primeiro precisamos verificar se o restaurante está aberto Ou vamos ligar para os andersons e ver se eles gostariam de ir conosco depois depois de ter gerado vários pensamentos de relevância para o resultado esperado sua mente vai começar automaticamente a classificá-los por componentes subprojetos prioridades e ou sequências de eventos componente seria por exemplo Por exemplo temos de administrar logística pessoas e locais prioridade seria

é crucial descobrir se o cliente realmente quer ir jantar conosco sequência seria primeiro precisamos verificar se o restaurante está aberto depois Ligar para os andersons depois nos arrumar finalmente presumindo que você esteja realmente comprometido com o projeto nesse caso sair para jantar você se concentra na próxima ação que precisa levar a cabo Para fazer com que o primeiro componente realmente aconteça Ligar para o restaurante para ver se está aberto e fazer a reserva essas cinco fases de planejamento de projeto ocorrem naturalmente em tudo o que você realiza durante o dia é assim que você cria

as coisas jantar uma noite relaxante um novo produto ou uma nova empresa Você tem uma compulsão para fazer alguma coisa acontecer visualiza o resultado gera ideias que podem ser relevantes Classifica essas ideias dentro de uma nova estrutura e define uma atividade física que pode começar a transformar o plano em realidade você faz tudo isso naturalmente sem pensar demais o planejamento natural não é necessariamente normal mas o processo descrito acima reflete a forma com que seu comitê está planejando o retiro espiritual da igreja é assim que sua equipe de te está abordando a instalação Do novo

sistema é dessa forma que você está organizando o casamento ou amadurecendo a fusão potencial você já tem bem claro o objetivo principal do projeto é já o comunicou a todos que precisam saber e já conformou os padrões e comportamentos aos quais terá de aderir para que o projeto seja bem sucedido já idealizou o sucesso e considerou todas as coisas in que poderar se você o conquistar já colocou na mesa todas as Ideias possíveis tudo que você precisa levar em consideração que possa afetar o resultado o resultado Já identificou a missão componentes críticos Marco chave e

item a serem executados já definiu todos os aspectos do projeto que podem começar a avançar desde agora as próximas ações para cada parte Quem é responsável pelo qu se você como a maioria pessoas com quem interage em treinamento ou consultoria a resposta coletiva a essas questões provavelmente Será não é bem provável que você não tenha implementado pelo menos alguns componentes do modelo de planejamento natural em alguns dos meus seminários Coloco os participantes para planejar realmente um projeto estratégico atual que utilize esse modelo em poucos minutos eles passam por todas as cinco fases e em geral

terminam impressionados com o nível de progresso que fizeram em comparação com o que tentaram fazer no passado um senhor veio falar comigo no Final e disse não sei se devo lhe agradecer ou ficar andado acabo de concluir um plano de negócios que eu vivia dizendo a mim mesmo que levaria meses para ser feito e agora não tenho desculpas para não fazê-lo você pode tentar sozinho agora se quiser escolha um projeto que seja novo ou esteja parado ou que simplesmente poderia ser melhorado pense em seu objetivo pense em seria um resultado bem-sucedido onde você estaria fisicamente

financeiramente Em termos de reputação etc faça um broring sobre as etapas potenciais Organize suas ideias decida sobre as próximas ações Agora você tem mais clareza sobre Onde quer chegar e como chegar a o modelo de planejamento antinatural para destacar a importância de utilizar o modelo natural de planejamento para as coisas mais complexas com com as quais Estamos envolvidos Vamos contrá com o modelo mais normal usado na Maioria dos ambientes que chamo de planejamento antinatural quando a boa ideia é má ideia Qual é o pressuposto aqui antes que se possa confiar em qualquer avaliação do que

seria uma boa ideia o objetivo deve estar Claro a visão deve estar bem definida e todos os dados devem ter sido coletados com Brom e tudo e analisados organizados O que é uma boa ideia é uma boa pergunta mas somente quando você já fez pelo menos 80% das reflexões necessárias Sobre o assunto começar com ela provavelmente Faria explodir os parafusos criativos de qualquer um é difícil tentar abordar qualquer situação de uma perspectiva que não corresponde ao modo como a mente naturalmente funciona as pessoas fazem isso o tempo todo mas esse procedimento quase sempre provoca uma

falta de clareza e um estess cada vez mais nas interações com os outros isso deixa a porta aberta para que os egos a Política e as agendas ocultas dominem a discussão generalizando quem for mais agressivo verbalmente vai comad o espetáculo E se for só você a tentativa de vir com uma boa ideia antes de definir o seu objetivo criar uma visão e coletar um monte de mais ideias iniciais vai virar Muito provavelmente um caso de constipação criativa vamos por a culpa na professora se você como a maioria das pessoas em nossa cultura o único Treinamento

formal que já teve na técnica de planejar e organizar proativamente as coisas ocorreu na quarta ou quinta série do Ensino Fundamental e ainda que esse não tenha sido o único ensinamento que você recebeu nessa área provavelmente foi o mais intenso emocionalmente Isso significa que mergulhou nas profundezas a senora William minha professora na quarta série teve de nos ensinar a organizar o nosso pensamento isso está No programa íamos aprender a escrever relatórios mas para poder escrever um relatório bem organizado e bem sucedido o que tínhamos de escrever antes acertou um esboço alguma vez você já teve

de fazer isso começar pelo esboço Você já olhou para um número I em algarismos romanos no alto da página durante um torturante período de tempo e decidiu que planejar e organizar com antecedência eram coisas para pessoas muito diferentes de você Provavelmente Sim no final das contas acabei aprendendo a escrever esboços simplesmente escrevia primeiro o relatório e depois extraía dele um esboço depois do fato quando você se vir dentro de um buraco pare de cavar Will Rogers Isso é o que a maior parte das pessoas aprendem sobre planejamento em nosso sistema educacional hoje em dia ainda

vejo esboços serem feitos depois do fato só para agradar as Autoridades no mundo dos negócios eles costumam ser chamados de metas e objetivos Mas ainda tem muito pouco a ver com o que as pessoas estão fazendo ou com aquilo que as inspira esses documentos estão esquecidos em gavetas e e-mails em algum lugar e guardam pouca relação com a realidade operacional o modelo reativo de planejamento o modelo antinatural de planejamento é aquilo que a maioria das pessoas conscientemente entende como o planejamento e como de Modo geral é artificial e relevante para o trabalho real as pessoas

simplesmente não planejam pelo menos não com antecedência elas resistem a planejar reuniões apresentações e operações estratégicas até o último minuto mas o que acontece se você não planeja com antecedência em muitos casos crises depois quando a ência do último minuto aperta você entra em cena o modelo reativo de de planeja planejamento Qual é o primeiro nível de Foco quando a crise bate no ventilador ação trabalhe mais depois da hora mais gente fique mais ocupado e dessa forma um monte de pessoas estressadas são jogadas dentro das situações depois quando ter um monte de pessoas ocupadas esbarrando

umas nas outras não resolve a situação alguém de repente se torna mais sofisticado e diz precisamos nos organizar só agora você percebeu isso depois as pessoas desenham caixas em Volta do problema e rotulam Essas caixas ou redesenham as caixas e as rotulam de novo e se não acontece praticamente nada o chefe pode supor que sua equipe já esgotou a maior parte de sua criatividade interna hora de contratar um consultor É claro se o consultor vale o quanto pesa em ouro em algum momento ele provavelmente vai fazer a grande pergunta então o que é que vocês

realmente estão tentando fazer aqui para começo de Conversa visão objetivo o estilo reativo é o reverso do modelo natural sempre vai retornar ao foco de cima para baixo não é uma questão de fazer ou não o planejamento a questão é quando e a que custo ele será feito técnicas de planejamento natural as cinco fases nem seria preciso dizer mas ainda assim deve ser dito mais uma vez pensar de formas mais efetivas sobre os projetos e as situações pode fazer com que as coisas aconteçam mais depressa de um jeito Melhor e com mais sucesso assim se

sua mente já planeja naturalmente O que podemos aprender com isso como podemos usar esse modelo para facilitar a obtenção de resultados melhores e mais numerosos com nossas reflexões objetivo não faça alguma coisa apenas destaque-se rochell Mir fazer a pergunta por quê nunca ofende quase tudo que você está fazendo atualmente pode ser melhorado e até mesmo estimulado por uma Avaliação mais minuciosa minuciosa nesse nível máximo de foco por que você está indo para sua próxima reunião Qual é o objetivo de sua tarefa Por que você está recebendo amigos para um churrasco no quintal Por que está

contratando um diretor de marketing Por que você tem um orçamento eu admito isso não é nada mais do que Censo como um avançado conhecer e ter bem claro o objetivo de qualquer atividade são diretrizes básicas para a clareza o desenvolvimento criativo e a Cooperação mas esse é um senso comum muito pouco praticado simplesmente porque é tão fácil para nós criar coisas ficar presos na forma daquilo que criamos e perder a nossa conexão com nossas verdadeiras intenções iniciais o valor de refletir sobre o porquê aqui estão apenas alguns dos benefícios de perguntar o porquê item define

o sucesso item estabelece critérios para a tomada de decisões item alinha recursos item motiva item torna o Foco Claro item expande as opções o fanatismo consiste em redobrar seus esforços quando você esqueceu o seu objetivo ge Santa Taiana define o sucesso Atualmente as pessoas vivem famintas por vitórias adoramos jogar e gostamos de ganhar o pelo menos está numa posição em que tenhamos chance de ganhar e se você não tem Total clareza quanto ao objetivo daquilo que está fazendo não tem chance de ganhar o objetivo define o sucesso é o ponto Básico de referência para qualquer

investimento de tempo e energia desde decidir concorrer a um cargo eletivo até bolar um formulário estabelece critérios para a tomada de decisões Tudo se resume no objetivo em função daquilo que você está tentando realizar esses investimentos em recursos são necessários em caso afirmativo quais não há como saber até que o objetivo esteja Claro alinha recursos de que forma deveríamos gastar Nossa verba no Orçamento corporativo em alocação de novos membros para a equipe devemos gastar mais dinheiro com o almoço ou com os palestrantes para reunião mensal da associação em cada caso aosta Depende do que estamos

na verdade tentando realizar ou seja por motiva vamos encarar fatos se não existe para estend determinada não vale P fazla Pero a conatar quantas es Porque estão fazendo aquilo que estão fazendo e ao ver com que rapidez uma simples Pergunta como por você está fazendo isso pode colocá-las de volta nos trilhos torna o foco Claro quando você chega ao verdadeiro objetivo de qualquer coisa que esteja fazendo tudo fica mais claro perder apenas do minutos e anotar a razão básica para estar fazendo determinada coisa cria invariavelmente uma maior agudeza de visão algo parecido com colocar um

telescópio em Foco com muita frequência projetos e situações que começam a nos parecer dispersos Indefinidos ficam mais claros Quando alguém faz a coisa voltar ao início com a pergunta o que na verdade estamos tentando realizar aqui comemore qualquer Progresso Não espere a perfeição chegar em Mag Cooper expande as opções paradoxalmente apesar de objetivo est estreitar o foco das coisas ele expande o pensamento criativo em relação a possibilidades mais amplas quando você realmente sabe o porquê intrínseco isso expande o seu pensamento em relação a Como fazer o resultado de desejado acontecer o seu objetivo está suficientemente

claro e específico se você está vivendo verdadeiramente os benefícios de um foco no objetivo motivação clareza critérios para tomada de decisões alinhamento e criatividade então o seu objetivo provavelmente está suficientemente claro e específico mas muitas declarações de objetivo São vagas demais para produzir Tais resultados ter um bom departamento Por exemplo Talvez seja uma meta Ampla demais Afinal o que define um bom departamento será um grupo de pessoas altamente motivadas colaborando saudavelmente umas com as outras e tomando iniciativas ou é um departamento que funciona sempre dentro do orçamento em outras palavras se você não sabe ao

certo se atingiu o seu objetivo ou se está fora do Rumo é sinal de que não tem uma diretriz viável a pergunta como eu vou saber se isto faz parte do Objetivo Merecer uma resposta bem clarios ões ees que você Def tem a mesma ância comoos paraul e Umo Pens nes conscientemente eles estão lá e forem o inevio deios e est improdutivos uma maneira fantástica de refletir sobre Quais são os seus princípios é completar esta frase eu daria aos outros Total Liberdade para fazer isso desde que eles e eles o quê que políticas declaradas ou

não se Aplicam as atividades do grupo desde que eles se mantenham dentro do orçamento satisfaçam o cliente garantam uma equipe saudável promovam uma imagem positiva objetivo objetivo e princípios simples e Claros fazem Florescer comportamentos complexos e inteligentes regras e regos complexos fazem surgir comportamentos simplos e estúpidos de o fato de as outras pessoas se engajarem ou permitirem comportamentos Que estão fora de seus pões pode uma enorme fonte de estess se você nunca precisou com esta questão é uma pessoa realmente abençoada se precis uma conversa construtiva sobre o assunto e um esclarecimento dos princípios são atitudes

que podem alinhar a energia e prevenir conflitos desnecessários Talvez você queira começar perguntando a si mesmo que comportamento poderia minar o que estou fazendo e como posso evitar Que isso aconteça isso vai lhe dar um bom ponto de partida para definir os seus padrões outra grande razão para se concentrar nos princípios é a clareza e o ponto de referência que eles representam para uma conduta positiva de que forma você deseja ou precisa trabalhar com outras pessoas nesse projeto para garantir o sucesso dele você próprio dá o melhor de si quando Age de que forma enquanto

o objetivo proporciona a seiva e a direção os Princípios definem os parâmetros de ação e os critérios para a excelência do comportamento visão resultado para que possa ter acesso da forma mais produtiva possível aos recursos conscientes e inconscientes disponíveis para você é preciso ter em sua mente um quadro bem claro de como seriam a aparência a sonoridade e os sentimentos associados ao sucesso o objetivo e o os princípios dão o ímpeto e fazem o monitoramento o monitoramento mas a visão representa a Verdadeira radiografia do resultado final Esse é o que em lugar do Porquê qual

será a verdadeira cara deste projeto ou situação Quando surgir vitoriosamente no mundo o poder do foco desde a década de 1960 milhares de livros já explicavam o valor das imagens positivas e do foco apropriados o foco em olhar sempre para frente tem sido inclusive um elemento chave no treino esportivo em nível olm osas devem visualizar o esforço físic Aeria positiv eitos paraimo nív sute inconsciente saem queos emm interessere para foco que seja dinâmico e ao mesmo tempo prático Especialmente na hora de pensar projetos quando você se concentra em alguma coisa à férias que vai tirar

a reunião na qual está prestes a entrar o produto que deseja lançar esse foco cria instantaneamente ideias e padrões de raciocnio que de outra forma você não Teria até a sua fisiologia responderá a uma imagem que está em sua mente como se ela fosse real o sistema ativador re a Edi de maio de 1957 da revista cenic American trazia um artigo que descrevia a descoberta da forma reticular na base do cérebro a formação reticular é basicamente a porta de entrada da nossa percepção consciente é o botão que aciona a nossa percepção de ideias e dados

aquilo que o mantém adormecido mesmo quando a música tocando Mas o acorda se um bebezinho especial chora no outro quarto a imaginação é mais importante do que o conhecimento Albert Einstein assim como um computador seu cérebro Tem uma função de busca que é ainda mais fenomenal do que a do compador parece ser programada pelas coisas em que nos concentramos de forma ainda mais básica básica pelas coisas com que nos identificamos é o centro daquilo que muitas pessoas chamam de nossos Paradigmas só percebemos aquilo que bate com o nosso sistema interno de crenças e conceitos identificados

as implicações da forma como esse filtro funciona de que forma Nós tomamos consciência inconscientemente das informações seria assunto para um Semino de uma semana é suficiente dizer que algo automático e extraordinário acontece em sua mente quando você cria e se concentra num quadro bem claro daquilo que você quer Tornar Claros os resultados existe um princípio simples porém profundo que emerge do entendimento da forma como os seus filtros perceptivos funcionam você não vai enxergar a forma de fazer determinada coisa enquanto não enxergar a si mesmo fazendo essa coisa é fácil idealizar determinada coisa acontecendo quando ela

já aconteceu antes ou se você teve experiências semelhantes de sucesso pode ser um grande desafio porém Identificar-se com imagens de sucesso quando elas representam território novo e estrangeiro Ou seja quando você tem poucas referências a respeito de como um determinado evento seria realmente e pouca experiência com sua própria habilidade de fazê-lo acontecer seu mecanismo criativo automático é teleológico ou seja funciona em termos de metas e resultados finais quando você lhe dá uma meta definida para atingir pode confiar em sua Orientação automática para levá-lo até essa meta de uma forma muito melhor do que você jamais

conseguiria através do pensamento consciente você fornece a meta ao pensar em temos de resultados finais seu mecanismo automático então fornece os meios para tal ma muitos de nós nos seguramos na hora de imaginar um determinado resultado desejado a menos que alguém possa nos mostrar como chegar lá infelizmente isso É um atraso em relação à forma como a nossa mente trabalha para gerar e reconhecer soluções e métodos uma das técnicas mais poderosas no mundo da atividade do conhecimento e uma das mais importantes açar e desenvolver é criar resultados Claros isso não é uma coisa tão transparente

Como pode parecer precisamos definir e redefinir aquilo que estamos tentando realizar em vários níveis diferentes e realocar recursos consistentemente com o objetivo de Completar essas tarefas da forma mais efetiva e eficiente possível o resultado visão pode variar desde uma simples declaração do objetivo do projeto até um filme inteiramente roteirizado retratando o cenário futuro em todos os seus gloriosos detalhes aqui vão três etapas básicas para desenvolver uma visão um visualizar o projeto de um ponto além da data de conclusão dois idealizar um sucesso retumbante pode deixar de lado o sim mas Três situar no lugar certo

as características aspectos e qualidades que imagina quando consigo fazer as pessoas se concentrarem numa imagem de sucesso do seu projeto em geral elas experimentam um entusiasmo maior e pensam em alguma coisa exclusiva e positiva em relação à aquele projeto que não lhes havia ocorrido antes não seria fantástico se não é um jeito ruim de de começar a refletir a respeito de uma situação pelo menos por tempo suficiente Para ter a opção de encontrar uma resposta bry Storm eu sempre quis ser alguém eu deveria ter sido mais específica Lily tomr depois que você sabe o que

deseja fazer acontecer e por entra em cena o mecanismo do ucom quando você se identifica com alguma cena em sua mente que é diferente de sua atual realidade você começa automaticamente a preencher as lacunas ou a fazer brastone as ideias Começam a surgir em Sua cabeça numa ordem mais ou menos aleatória pequenas grandes umas boas outras não tão boas esse processo costuma acontecer internamente com a maioria das pessoas em relação a um monte de coisas e costuma ser suficiente por exemplo você pensa no que quer dizer para sua chefe enquanto caminha pelo rol para falar

com ela mas existem muitas outras instâncias nas quais escrever as coisas ou registrá-las externamente de alguma forma e isso pode Dar um tremendo empurrão na direção do desempenho e da reflexão produtivos Como registrar suas ideias ao longo das últimas décadas muitas técnicas de broming orientado por gráficos T sido introduzidas para ajudar a desenvolver o pensamento criativo em relação a projetos e tópicos essas técnicas têm recebido diversos nomes mapeamento mental padronização ação de rede diagrama espinha de peixe embora os autores desses vários Processos costumem apresentá-los como se fossem diferentes os dos outros para a maioria de

nós usuários finais a premissa permanece a mesma permita-se captar e expressar qualquer ideia e depois Descubra onde ela se encaixa e o que fazer com ela quando nada e há um monte de nada por aí essa prática melhora sua eficiência quando você tem uma ideia agarra logo o que significa que você não precisará ter essa mesma ideia novamente A mais popular dessas técnicas se chama mapeamento mental temo cunhado por Tony gza um pesquisador inglês do funcionamento do cérebro para designar esse processo de fazer broren e colocar as ideias em formato gráfico no mapeamento mental a

ideia principal é colocada no centro e as outras ideias a ela associadas proliferam a sua volta de forma mais ou menos livre cognição distribuída a melhor maneira de ter uma boa ideia é ter um monte de ideias Linus Paul a grande sacada com relação ao bror externo é que além de captar suas ideias originais pode ajudar a Gerar muitas outras ideias novas que talvez não lhe tenham ocorrido se você não tivesse um mecanismo capaz de armazenar seus pensamentos e continuamente reapresentar losos a você é como se sua mente dissesse Olha vou lhe dar tantas ideias

Quantas você sente que pode efetivamente usar se você não estiver reunindo em algum tipo de sistema confiável não vou Lhe dar tantas mas se você estiver realmente fazendo alguma coisa com as ideias mesmo que seja apenas registrá-las para posterior avaliação Então tome pegue logo um monte Ah e puxa Isso me lembra outra e mais outra etc os psicólogos estão começando a chamar esses e outros processos similares de cognição distribuída trata-se de tirar as coisas de sua cabeça e reuni-las em formato atos objetivos e Uma coisa bem difícil de fazer a menos que você tenha Lápis

e Papel à mão e use esses artefatos cognitivos como Âncora para suas ideias depois poderá ficar com elas durante horas chaves para o brast Storm muitas técnicas podem ser usadas para facilitar o broming e estimular o pensamento criativo os princípios básicos porém podem ser assim resumidos item Não julgue desafie avalie ou critique item busque quantidade não Qualidade item põe a análise e a organização como pano de fundo Não julgue desafie avalie ou critique é muito fácil o modelo de planejamento antinatural mostrar sua cara feia durante o brastorno fazendo com que as pessoas embarquem em avaliações

prematuras e se arvor em críticas das ideias Se você se preocupa ainda que ligeiramente com o que um crítico pensa Vai censurar seu processo de expressão enquanto procura a coisa certa para Dizer existe uma diferença bem Sutil entre manter o Brom focado no tópico e sufocar o processo criativo é importante também que o broring seja inserido no contexto Global do processo de planejamento porque se você acha que está fazendo isso só por fazer essa atividade Pode parecer banal e inadequadamente fora de curso se ao contrário você consegue entender o broming como algo que você está

fazendo agora durante um determinado período Antes de se movimentar na direção de uma solução no final vai se sentir mais confortável em dar a essa parte do processo devido crédito não estou sugerindo porém que você desligue o pensamento crítico nesse estágio tudo deve ser considerado um alvo legítimo só é boa ideia entender que tipos de pensamento você está tendo estacioná-lo em algum lugar para serem usados da forma forma mais apropriada os critérios fundamentais Devem ser de expansão não de contração somente aquele que administra suas ideias de forma leve é o dono de suas ideias e

somente aquele que é dono de suas ideias não é escravizado por elas lin uta busque quantidade não qualidade buscar quantidade manté o seu pensamento expandido com frequência Você não sabe o que é uma boa ideia até ter uma e às vezes você só percebe que uma ideia ou semente de ideia é boa bem mais tarde quanto maior for o volume de pensamentos Que você tiver para trabalhar melhor será o contexto que poderá criar para desenvolver opções e confiar em suas escolhas Ponha A análise e a organização como pano de fundo análise e a avaliação da

organização de seus pensamentos deve ter tanta Liberdade quanto o pensamento criativo e original mas na fase do brastorno essa atividade crítica não deve estar no comando organizar se você fez um trabalho rigoroso ao esvaziar a sua cabeça de Todas as coisas que apareceram durante a fase de bror vai perceber que uma organização natural está emergindo quando você tira todas as ideias da sua cabeça e as coloca na frente de seus olhos vai perceber automaticamente as relações naturais entre elas e também a estrutura Isso é o que muitas pessoas querem dizer quando falam em planos de

projeto organizar é algo que normalmente acontece quando você identifica componentes e subcomponentes sequências Ou eventos e ou prioridades Quais são as coisas que devem ocorrer para gerar o resultado final em que ordem elas devem ocorrer Qual é o elemento mais importante para garantir o sucesso do projeto Esse é o estágio em que você pode fazer bom uso de ferramentas de estruturação que variam desde tópicos informais rabiscados literalmente no verso de um envelope até softwares de planejamento de projetos o pensamento criativo não Acaba aqui só assume outra forma logo que você percebe uma uma estrutura básica

sua mente vai começar a tentar preencher as lacunas o ato de identificar três coisas chave que você precisa administrar nesse projeto por exemplo pode fazer você pensar numa quarta e numa quinta quando as vir todas listadas elementos básicos da organização os passos chave nesse ponto do processo são item identificar as peças Significativas item classificar por um ou mais componente sequências prioridades item detalhar até o nível necessário nunca vi dois projetos que precisassem ter exatamente a mesma quantidade de estruturas e detalhes desenvolvidos para tirar os itens da mente das pessoas e caminhar com sucesso mas quase

todos os projetos podem aproveitar algum tipo de pensamento criativo proveniente do lado esquerdo do Cérebro na linha de qual é o plano próximas ações o estádio final do planejamento diz respeito às decisões sobre a locação e realocação de recursos físicos para realmente fazer o projeto andar a pergunta a ser feita neste ponto é qual é a próxima ação como vimos no capítulo anterior esse tipo de pensamento penam baseado na realidade combinado a clareza Total quanto ao resultado desejado forma o componente crítico da atividade do Conhecimento essa abordagem no nível da decolagem vai fazer você ser

honesto em relação a todo tipo de coisa num determinado ponto se o projeto for passível de ação é preciso tomar uma decisão quanto a próxima ação necessária TR responder a pergunta o que especificamente você faria em termos físicos em relação a uma determinada coisa se não tivesse nada mais a fazer vai testar a maturidade de seu pensamento em relação ao projeto se você Ainda não estiver pronto para responder a essa pergunta é sinal de que tem mais coisas em algum nível anterior na sequência natural natural do planejamento o básico item decidir as próximas ações para

cada uma das partes do projeto em andamento atualmente item decidir qual será a próxima ação no processo de planejamento Se necessário ativar as partes em andamento um projeto está suficientemente Planejado para implementação quando cada passo para as próximas ações já foi decidido em cada frente que pode caminhar de forma independente sem outro componente ter de estar concluído antes se o projeto tem múltiplos componentes cada um deles deve ser avaliado adequadamente com a pergunta Existe alguma coisa que alguém poderia estar fazendo A esse respeito neste momento você poderia está coordenando os palestrantes para conferência por Exemplo

e ao mesmo tempo procurando um local adequado para o evento em determinados casos haverá apenas um aspecto que pode ser ativado e tudo mais vai depender do result disso assim poderá haver apenas uma próxima ação que será o eixo de todo o resto há mais planejamento a ser feito e se ainda houver mais planejamento a ser feito antes de você se sentir confortável em relação ao que vem a seguir ainda existe um passo que demanda Ação é apenas uma ação de processo Qual é o próximo passo para continuar o planejamento rascunhar mais ideias o hábito

de deixar bem clar a ação em cada projeto não importa qual seja a situação é fundamental para você estar no controle relaxado quando a próxima ação é atribuição de outra pessoa se a próxima ação não for sua atribuição ainda assim você precisa deixar claro Quem é o responsável essa é uma utilização básica da lista de ações em Espera numa situação de planejamento em grupo não é necessário que todos saibam Qual é o próximo passo em todas as partes do do projeto geral tudo o que é necessário é alocar responsabilidade por determinadas partes do projeto as

pessoas certas e deixar que elas identifiquem as próximas ações em suas respectivas esferas de atuação essa conversa de próximas ações força a clareza organizacional surgem questões e Detalhes que em geral não aparecem até que alguém faça todo mundo cair na real no nível físico sobre a locação de recursos é uma discussão simples e prática de ser estimulada e que pode sacudir significativamente as estruturas e identificar elos frágeis qual o volume adicional de planejamento que você realmente precisa fazer Qual é o Real volume de planejamento que você precisa ampliar e até que nível de detalhe A

resposta é simplesmente a seguinte tanto Quanto for necessário para tirar o projeto da sua cabeça em geral as coisas ficam em sua cabeça porque tanto o resultado como os passos para ação não foram definidos adequadamente e ou lembretes em relação eles certamente não foram colocados nos lugares onde você iria procurá-los além disso talvez você não tenha desenvolvido suficientemente os detalhes perspectivas e soluções a ponto de poder confiar na eficácia de sua Radiografia da questão a maioria dos projetos tendo em mente a minha definição de de projeto como um resultado que requer mais de uma ação

não necessita mais do que uma listagem de seu resultado e da próxima ação para que você possa tirar a luz da sua mente necessita de maior clareza se o que você precisa é de maior clareza eleve o seu pensamento para cima na escala natural do planejamento em geral as pessoas vivem Muito ocupadas ação mas ainda assim experimentam confusão e a falta de uma direção Clara precisam sacar do seu plano ou criar um organizar se a falta de clareza no nível do planejamento provavelmente a necessidade de mais Brom para gerar um estoque de ideias eficiente para

dar confiabilidade ao plano se a sessão de broring foi sabotada por pensamentos confusos o foco deve retornar a visão do resultado para garantir que o filtro reticular do Cérebro se abra e proporcione a melhor reflexão sobre como agir se o resultado visão estiver pouco Claro você deve voltar a analisar objetivamente a razão pela qual você se engajou nessa situação para começo de conversa objetivo precisa que mais coisas aconteçam se é preciso mais ação você precisa descer dentro do modelo pode haver entusiasmo em relação ao objetivo de um projeto mais ao mesmo tempo alguma resistência realmente

descortinar o que A sua realização significa no mundo real o pensamento deve ser direcionado para as especificidades da Visão mais uma vez pergunte-se qual seria a cara do resultado desejado se você formulou uma resposta para essa pergunta mas as coisas ainda estão enroladas provavelmente é hora de você atacar algumas das questões relativas ao Como assim como os detalhes e perspectivas operacionais Briston se o braston fica entalado e é Comum isso acontecer mesmo com pessoas descomplicadas deve haver Rigor ao fazer qualquer avaliação e tomar decisões relativas aos itens críticos a serem executados para o sucesso da

missão que precisam ser administrados organizar os planos fazem você entrar nas coisas mas você precisa encontrar a saída Will Rogers e se existe um plano mas o projeto ainda não está andando como deveria Alguém precisa avaliar cada Componente com foco em qual é a próxima ação e quem deve executá-la os fundamentos continuam valendo você deve ser responsável por coletar todos os seus veios abertos aplicar um processo mental de Vanguarda para cada um deles e administrar os resultados com organização revisão e ação para todas as situações que você tem algum nível de compromisso em concluir existe

um processo natural de planejamento que evolui para levar você de um determinado Ponto a outro alavancar o modelo das cinco fases costuma tornar a evolução mais fácil rápida e produtiva esses modelos são simples de entender e fáceis de implementar aplicá-los gera resultados Incríveis em Essência você não precisa de novas habilidades você já sabe quando anotar as coisas ter clareza sobre os resultados decidir as próximas ações classificar as coisas em categorias revisar tudo e fazer escolhas intuitivas nesse exato momento você tem A capacidade de se concentrar nos resultados de sucesso fazer BR Storm organizar seu raciocínio

e se movimentar ao longo dos próximos passos mas só o fato de saber como fazer todas essas coisas não produz resultados a habilidade de ser altamente produtivo está relaxado e no controle não lhe dá o poder de conquistar tudo isso parte do como praticar a produtividade Sem Stress 4 hora de começar como estabelecer o tempo o espaço e as Ferramentas na parte dois vamos sair de uma moldura conceitual e da aplicação limitada do domínio do fluxo de trabalho e partir para a implementação completa e para as melhores práticas levar a cabo esse programa costuma proporcionar

à pessoas um nível de controle relaxado que talvez nunca tenham experimentado antes no entanto para chegar lá é preciso catalisar os procedimentos passo a passo com esse objetivo apresentarei uma sequência Lógica de coisas a fazer para facilitar ao máximo seu acesso assim você poderá extrair o máximo valor dessas técnicas a implementação seja ela fruto de um grande esforço deliberado ou casual tem muito a ver com truques se você não tem certeza de que quer se comprometer a levar as as consequências a implementação desses métodos permita-me garantir que uma parte substancial do valor que as pessoas

extraem desse material está nos bons truques às vezes Um único bom truque pode fazer com que vha a pena vasculhar todas as informações aqui contidas em grande parte as pessoas de melhor desempenho que conheço são aquelas que incorporaram a sua vida os melhores truques só sei que isso é verdade em meu caso nossa parte mais esperta define coisas para fazer fazos à quais nossa parte Pouco Esperta responde quase que automaticamente criando comportamentos que produzem produzem resultados de Elevado desempenho nós nos enganamos para fazer aquilo que devemos fazer é mais fácil agir para se sentir melhor

do que sentir uma forma de agir melhor Oh maur vamos ver um exemplo de um verdadeiro truque de produtividade Provavelmente você já levou para casa trabalho que tinha de entregar no dia seguinte certo era absolutamente Vital para sua missão que você não esquecesse de levá-lo no dia seguinte então onde você o Colocou à Noite você o colocou na frente da porta ou junto com as chaves para ter certeza de levá-lo de manhã e precisou fazer algum curso de alto nível para isso que peça sofisticada de Tecnologia de autoadministração você instalou em sua vida pois é

exatamente isso sua parte mais esperta na anterior Sabia que aquela parte não tão esperta mal estaria consciente nas primeiras horas da manhã grande parte do aprendizado sobre como administrar o fluxo de trabalho como um Faixa preta tem a ver com esboçar o esquema e praticar os movimentos assim as ideias necessárias fluem de forma mais automática e é bem mais fácil se envolver no jogo as sugestões que se seguem sobre colocar o tempo o espaço e as ferramentas no lugar representam ferramentas confiáveis para fazer as coisas acontecerem num novo e Fantástico nível se você está sinceramente

disposto a dar um importante salto à frente em seus sistemas pessoais de administração Recomendo que preste muita atenção aos detalhes e observe as sugestões a seguir a risca o todo será muito melhor do que a soma das partes você vai descobrir também que a execução desse programa produzirá Progressos reais nas coisas reais que estão acontecendo em sua vida nesse momento vamos concluir um monte de coisas que você quer de maneiras novas e eficientes que poderão deixá Assombrado separar o Tempo recomendo que vocêe um bloco de tempo para iniciar ess process eare uma estação de trabalho

com o espaço os móveis e as feramentas apropriados se seu espaço está adequadamente arumado e alinhado ISO poderá Ruz sua resistência inconsciente em liar a sua tralha e até tornar Atrativa a perspectiva de sentar e processar seus insumos e seu trabalho o período ideal para a maioria das pessoas é de dois dias inteiros e consecutivos Não adia a iniciativa se não tiver todo esse tempo disponível realizar qualquer uma das atividades que Vou sugerir será útil independentemente do muito ou do pouco tempo que você devote a elas não são necessários dois dias para você se beneficiar

dessas técnicas e princípios eles começarão a se pagar quase que instantâneamente implementar o processo completo de coleta pode levar até 6 horas ou mais e processar e definir ações para todos os insumos que você Deseja externalizar e captar em seu sistema pode levar fácil fácil outras 8 horas é claro que você pode coletar e processar sua tralha em lotes mas tudo ficará bem mais fácil Se for possível atacar Aquele monte de coisas de um só golpe o período ideal quando trabalho nisso com o profissional é um final de semana ao feriado Porque a chance de

interrupções externas é mínima não recomendo fazer esse trabalho depois do horário em geral Isso significa energia seriamente reduzida e uma enorme tendência a ser apanhado em rit tros armadilhas quatro para muitos dos executivos com quem trabalho parar o mundo durante dois dias consecutivos é a parte mais difícil de todo o processo é difícil para eles se desapegar da Necessidade percebida de estar sempre disponíveis para reuniões e comunicações quando estão no trabalho é por isso que recorremos com frequência aos finis de semana se você trabalha Numa pequena baia ou escritório aberto será um desafio ainda maior

isolar blocos suficientes de tempo para isso num dia normal durante o expediente não é que o procedimento em si seja tão sagrado o fato é que muita energia psíquica é consumida no ato de coletar e processar uma relação tão grande de veios abertos Especialmente quando eles ficaram abertos sem decisão ou agarrados por tempo demais as interrupções podem dobrar o tempo Necessário para rever tudo se você conseguir zerar um determinado período isso vai lhe dar uma enorme sensação de controle e realização além de liberar uma boa reservado energia e criatividade mais tarde você poderá manter o

seu sistema em jatos menores e nas Entrelinhas de seu dia normal organizar o espaço Você vai precisar de um espaço físico para servir como cabine central de controle se você já tem uma mesa e espaço no local onde trabalha Esse será Provavelmente o melhor lugar para começar se você tem escritório em casa é óbvio que esse será o seu principal local se você possui os dois vai querer estabelecer sistemas idênticos intercambiáveis Em ambos um espaço funcional de trabalho é vital se você ainda não não possui um Espaço Exclusivo e uma caixa de entrada Providencie os

logo isso vale para estudantes donas de casa governantas e aposentados também todo mundo precisa Ter um local físico de controle onde lidar com tudo o mais se você trabalha num escritório ainda assim vai precisar de um espaço em casa não economize com relação a um espaço de trabalho em casa como você descobrirá ao longo desse processo é vital que você tenha pelo menos um sistema doméstico satélite idêntico ao do escritório muitas das pessoas com quem trabalhei ficaram um tanto embaraçadas com o nível de os que Reinavam em suas Casas em contraste com seus escritórios no

trabalho essas pessoas tiraram muito proveito de se permitirem montar o mesmo ambiente Em ambos os lugares se você como Muitas delas vai descobrir que um final de semana consumido em organizar uma estação de trabalho em casa pode revolucionar sua capacidade de organizar sua vida um escritório em trânsito se você se movimenta muito em viagens a serviço ou simplesmente em função de um estilo de vida movimentado vai querer Montar um micro escritório em trânsito organizado com eficiência é bem provável que ele consista numa pasta pacote ou sacola com pastas apropriadas e estoques portáteis de material de

trabalho muitas pessoas perdem oportunidades de ser produtivas por não estarem equipadas para aproveitar os momentos livres e janelas de tempo que se abrem enquanto transitam de um lugar para outro ou quando estão em ambientes externos a combinação entre um bom Estilo de processamento ferramentas adequadas e bons sistemas interconectados em casa e no trabalho pode fazer das viagens um meio altamente vantajoso de concluir determinados tipos de trabalho não dívida espaço é imperativo que você tenha o seu próprio espaço de trabalho ou pelo menos sua própria caixa de entrada e um espaço físico on possa processar a

papelada você pode trabalhar virtualmente em qualquer lugar se tiver Um sistema limpo e compacto e souber Como processar sua tralha de modo rápido e transportável mas ainda assim vai precisar de uma base doméstica com um conjunto de ferramentas bem aparelhado e espaço suficiente para todo o material de referência e suporte que você vai querer ter sempre à mão quando aportar a maior parte das pessoas com quem trabalho precisa de pelo menos quatro gavetas para o tipo de material de referência e suporte a projetos em Papel que possuem E é difícil imaginar que tudo isso possa

algum dia ser total e facilmente transportável reúna as ferramentas se você está comprometido com a implementação integral desse processo de administração do fluxo de trabalho existem alguns itens e equipamentos básicos de que vai precisar para começar à medida que Avança é provável que você fique no meio-termo entre usar as coisas que está acostumado E avaliar as possibilidades de trabalhar com equipamentos novos e diferentes as ferramentas básicas para processamento vamos imaginar que você esteja começando do zero além de uma mesa de trabalho Você vai precisar de item pelo menos três bandejas para papéis item uma resma

de papel em branco tamanho carta item uma caneta lápis item post tamanho 3x item clipes para pap item clipes para documentos Volumosos item um grampeador e grampos item fita adesiva item elásticos item uma etiquetadora automática item pastas de arquivo item um calendário item cxo de papel caixas para reciclar bandejas para papéis essas bandejas vão servir como suas caixas de entrada e de saída com uma ou duas para papéis de supor de suporte a trabalhos em andamento e ou bandeja de itens para ler e revisar as bandejas mais funcionais são do Tipo C Ofício Empilhável que

não tem Beiras para impedir que você puxe uma única folha de papel Papel em Branco você vai usar o papel em branco para o processo inicial de coleta acredite ou não colocar uma única ideia em cada folha de papel em tamanho natural pode ter um valor enorme embora a maioria das pessoas acabe processando suas anotações em algum tipo de organizador de listas algumas permanecerão com o sistema simples de Uma ideia para cada Folha em qualquer caso é importante ter bastante papel tamanho carta ou blocos por perto para facilitar a entrada do insumo resultante da coleta

OC posts clips grum ardo etc post hits clipes grampeador fita adesiva e elásticos são práticos para direcionar e armazenar materiais em papel etiquetadora a etiquetadora é uma ferramenta surpreendentemente essencial para o nosso trabalho milhares de executivos profissionais e donas de casa Com quem tenho trabalhado agora possuem suas próprias etiquetadoras automáticas Você pode ter software e folhas de etiquetas para fazer tudo no computador mas prefiro a ferramenta individual se você tiver de esperar para fazer seu ativamento ou identificação de pastas como atividade extra é quase certo que você resista a montar arquivos para uma única folha

de papel e isso trará o fator formalidade que realmente coloca freios nesse nosso sistema pastas De arquivo Você vai precisar de muitas pastas de arquivo se puder use tamanho carta senão tamanho Ofício talvez precise também de um igual número de pastas suspensas se seu sistema de arquivamento assim o exigir pastas lisas de cartolina são boas código de cor de cores é um nível de complexidade que raramente vale o esforço seu sistema de arquivamento de material de referência genérica deve ser uma simples biblioteca Calendário embora você talvez não precise de um calendário apenas para coletar seus

itens incompletos certamente definirá ações que precisarão ser inseridas também no calendário Como já observei anteriormente o calendário não deve ser usado para manter as listas de ações mas para monitorar o panorama árido das coisas que T de ser feitas num determinado dia ou hora talvez você tenha dúvidas quanto a que tipo de calendário usar e eu discutirei esse Ponto em maior detalhe no próximo capítulo por enquanto continue usando o que você tem depois que desenvolver ter uma sensibilidade em relação à abordagem sistemática como um todo vai ter um ponto de referência melhor para decidir se

precisa ou não elevar o padrão e escolher uma nova ferramenta cesta de lixo caixas para reciclagem se você como a maioria das pessoas vai desenterrar muito mais tralha do que imagina então prepare-se Para uma boa quantidade de lixo alguns executivos que treinei consideraram extremamente útil o fato de terem conseguido colocar uma enorme caçamba para lixo bem do lado de fora do escritório no dia em que trabalhamos juntos você precisa de uma ferramenta organizadora precisar ou não de uma ferramenta organizadora é algo que vai depender de alguns fatores Você já se comprometeu em usar uma como

você quer visualizar seus lembretes de ações Agendas e projetos onde e com que frequência você poderá necessitar revisá-las como sua cabeça não é o lugar adequado para armazenar coisas é óbvio que você vai precisar de algum instrumento para administrar externamente seus estímulos você pode manter tudo de um jeito pur puramente lowtech arquivando folhas de papel em pastas ou pode até usar um caderno ou planejador ou qualquer versão digital deles pode até Empregar uma combinação de todos esses instrumentos Será que você deve implementar o processo de escrito neste livro no sistema que você usa atualmente ou

deve instalar algo novo a resposta é em qualquer das duas alternativas o processo aqui descrito vai ajudá-lo a mudar seu comportamento para que você use as ferramentas adequadamente há também fatores de eficiência a serem considerados você recebe muitas Informações digitais que seria mais fácil acompanhar com uma ferramenta digital você precisa de um calendário em papel para todos os compromissos que precisa marcar e mudar rapidamente precisa de lembretes para itens tais como telefonemas que precisa dar nos momentos em que não é fácil carregar pastas de arquivo e por aí vai há também os fatores estéticos e

Associados ao prazer Fiz alguns dos meus melhores planejamentos e atualizações em Momentos em que só queria uma desculpa para usar meu Palme ou seja brincar com ele enquanto esperava para jantar num restaurante enquanto você decide se vai comprar e usar um organizador e em caso afirmativo qual deles tem em mente que tudo o que você realmente precisa fazer é administrar list você tem deaz de criar L na correria eisla facilmente com a regularidade que você precis no momento que você souber o queer nas e comoas meio que usando real Não a simpli eer Oat num

sistem de ariv um sistema pessoal de referência simples e altamente funcional é crucial nesse processo o sistema de arquivamento à mão é a primeira coisa que avalio antes de começar a processar o fluxo de trabalho no escritório de qualquer pessoa nesse ponto Estamos preocupados basicamente com o arquivo de referência geral diferente dos sistemas distintos De arquivamento que envolvem contratos informações financeiras ou outras categorias de dados que merecem ter um lugar em indexo próprios os arquivos de referência geral devem amazenar artigos brochuras folhas de papel anotações fa praticamente qualquer coisa que você queira guardar por serem

dados interessantes ou úteis e que não se encaixe em seu sistemas especializados de aquivo e que não fique em pé sozinha numa prateleira como ficam os grossos Manuais de software e pastas de seminários se você tem uma secretária ou assistente de confiança que possa manter esse sistema para você de modo que você possa colocar um postat dizendo arquivar em tal pasta e delegar ótimo mas é bom se pergun se você ainda possui algum material de de apoio confidencial ou de interesse pessoal que precisa estar acessível a qualquer momento mesmo quando seu assistente não estiver em

caso afirmativo ainda assim você vai Precisar ter seu próprio sistema seja em sua mesa ou em algum lugar muito próximo fatores de sucesso do aquivo recomendo veementemente que você Mantenha o seu próprio sistema pessoal de aquivo sempre à mão deve levar menos de um minuto para pegar alguma coisa em sua caixa de entrada aou imprimir do e-mail decidir que não é necessária qualquer ação mas existe valor futuro potencial e proceder a sua armazenagem num sistema Confiável se você gastar mais de um minuto para completar essa sequência de ações já tem aí uma oportunidade significativa de

melhoria pois provavelmente não vai arquivar o documento e sim empilhá-los atualizado e completo do contrário você resistirá inconscientemente a esvaziar a sua caixa de entrada porque sabe que é provável que haja qualquer coisa lá que Deva ser arquivada e você não vai querer sequer olhar para os papéis crie coragem Já vi pessoas que antes resistiam e agora realmente curtem o ato de triar suas pilhas quando seu sistema pessoal de arquivamento está montado e funcionando a plena capacidade seja o que for que você precise fazer para colocar o seu sistema de referência nesse padrão de rapidez

e facilidade em relação a todos os itens que precisa conter faça meu sistema funciona maravilhosamente para mim e para Muito muitos outros que o Experimentaram e eu recomendo enfaticamente que você Considere a possibilidade de incorporar todas as orientações que se seguem para que possa realmente automatizar o arquivamento de referência mantenha seus arquivos de referência geral alcance da mão o arquivamento tem de ser instantâneo e fácil Se se você tiver de levantar toda vez que quiser arquivar alguma folha de papel OC a tendência será Pô na pilha em vez de arquivá-lo e é provável que você

Simplesmente resista a processar a caixa de entrada como um todo porque em seu subconsciente você sabe que lá dentro tem tralha que talvez seja preciso arquivar muitas pessoas que treinei redesenharam seu espaço no escritório para que tivessem quatro gavetas de arivo de referência geral literalmente à distância de um giro da cadeira e não do outro lado da sala um sistema alfabético tem um sistema de aquivo alfabético de AZ e não múltiplos Sistemas as pessoas têm uma tendência a querer usar seus arquivos como um sistema pessoal de organização consequentemente tentam organizá-los por projetos ou áreas de

foco isso aumenta em progressão geométrica o número de lugares em que alguma coisa não está quando você esquece onde arquivou um simples sistema alfabético arquiva qualquer coisa por tópico projeto pessoa ou empresa de modo que o item arquivado pode estar em apenas três ou quatro Lugares se você esquecer exatamente onde o colocou em geral você pode colocar pelo menos um subconjunto de tópicos dentro de cada título como por exemplo jardinagem em vasos e jardinagem ideias que seriam arquivados na letra letra J de tempos em tempos as pessoas têm uma quantidade tão grande de material de

referência dentro de um tópico que é preciso dar a ele uma gaveta individual ou móvel próprio no entanto se ocupar menos de meia gaveta recomendo incluir o Tópico no sistema alfabético geral tenha um monte de pastas novas mantenho sempre um estoque astronômico de pastas novas bem ao alcance da mão que eu possa pegar mesmo sentado para processar minha caixa de entrada nada é pior do que ter alguma coisa para arquivar e não ter pastas em abundância para pegar logo e tornar o processo fácil em qualquer dado momento preciso ter um estoque de quase meia gaveta

de pastas não utilizadas ou reutilizáveis Regra número um comprar Mais sempre que o número de pastas cair abaixo de 100 mantém apenas 3 qu4 da gaveta cheia sempre tente manter suas gavetas com apenas 3 qu4 do espaço ocupado se ficarem entupidas você resistirá inconscientemente a colocar as coisas lá dentro e os materiais de referência tenderão a se empilhar novamente se o espaço interior da gaveta começar a ficar apertado você pode limpá-lo estiver ao telefone etiquete Suas pastas de arquivo com uma Etiquetadora automática as etiquetas mudam a natureza de seus arquivos e a sua relação com

eles arquivos etiquetados causam boa impressão numa mesa de reunião qualquer pessoa pode identificá-los identificá-los você pode ver facilmente que arquivos são esses de uma certa distância e em sua pasta e quando você abre suas gavetas consegue ver o que parece ser quase um índice impresso de seus arquivos em ordem AL alética isso torna divertido o ato de Abrir a gaveta para procurar ou inserir coisas talvez mais tarde neste Milênio os cientistas que pesquisam o cérebro humano nos apresentem alguma complexa explicação esotérica ou neurológica para o fato de os arquivos etiquetados funcionarem tão efetivamente até lá

confie em mim compre uma etiquetadora e tem a sua para fazer o sistema inteiro funcionar sem qualquer impedimento Você vai precisar tela mão o tempo todo para que possa arquivar Qualquer coisa Sempre que quiser e Não empreste se você tiver alguma coisa para aivar e sua etiquetadora não estiver à mão você vai simplesmente empilhar o material em vez de ativá-lo a etiquetadora deve ser uma ferramenta tão básica quanto o seu grampeador compre móveis com mecânica de alta qualidade quando se trata de armários para arquivo não se deve economizar na qualidade nada é pior do que

tentar abrir uma pesada a gaveta de arquivos e ouvir aquele Rangido horrível que sempre ocorre quando você duela com os rodízios de um desses armários baratos comprados em alguma venda especial você realmente precisa ter um arquivo cuja gaveta mesmo com três Quart do espaço ocupado deslize ao abrir e clique ao fechar com a suavidade e solidez de uma porta de carro alemão não estou brincando livre-se dos arquivos de pasto suspensas se puder mesmo com o risco de ofender seriamente ura monte de gente que já usa Arquivos de pastas suspensas recomendo que você simplesmente acabe com

todas as estruturas de arquivos de pastas suspensas e use apenas pastas simples que fiquem em pé sozinhas dentro da gaveta sustentadas pela chapa móvel de metal que fica no final os arquivos de pastas suspensas são muito menos eficientes por causa do esforço necessário para criar um novo arquivo OC e pela formalidade que impõe ao sistema de Aquivo mas se não puder muitas pessoas ficam presas ao sistema de arquivos com pastas suspensas pelo menos no trabalho porque os móveis para arquivo com abertura lateral e pastas suspensas Foram padronizados pela Corporação se você tem de trabalhar com

pastas suspensas então recomendo que você item etiquete a pasta do arquivo não a pasta suspensa com isso você pode levar a pasta de arquivo para reuniões ou Viagens sem ter de levar a pasta suspensa item use apenas uma pasta de arquivo para cada pasta suspensa isso manterá a gaveta visualmente arrumada e evitará a aparência estranha que ocorre quando múltiplos arquivos tomam uma pasta suspensa desnivelada T recalibrar os arquivos num sistema alfabético toda vez que uma pasta fica cheia é trabalhoso demais item mantém um grande estoque de pastas suspensas vazias e pastas de arquivo novas na

frente de sua Primeira gaveta de arquivos para que possa criar novos arquivos e armazená-los num segundo Limpe seu seus arquivos pelo menos uma vez por ano fazer impesa em seus arquivos regularmente evita que eles fiquem obsoletos e parecendo um buraco negro e lhe dá também a liberdade de guardar qualquer coisa num impulso caso venha a precisar recomendo que todas as organizações instituam se ainda não o tem um dia da lixeira no qual todos os Empregados venham trabalhar de jeans e camiseta coloquem telefone no correio de voz e processem toda a tralha que tem guardada cinco

as lixeiras são colocadas na sala e todos T permissão de passar o dia inteiro no modo eliminar um dia da lixeira pessoal é o evento ideal para incluir em seu arquivo de referência rápida seja no período de festas no final do ano ou na época de fazer a declaração de Renda quando Talvez você queira atrelá-lo a organização dos Arquivos financeiros do ano anterior anterior uma última coisa a preparar você Já reservou um período de tempo já definiu uma área de trabalho e possui as ferramentas básicas para implementar a metodologia E agora se você decidiu comprometer

um determinado período de tempo para organizar a sistematização de seu fluxo de trabalho existe algo mais que você precisa fazer com a máxima eficácia abolir qualquer outro compromisso Enquanto durar a sessão Então já resolveu tudo isso bom agora é hora de reunir as representações de todos os seus veios abertos em um único lugar C a hora de juntar as tralhas no capítulo 2 descreve os procedimentos básicos para coletar o seu trabalho este Capítulo vai orientá-lo em maior detalhe ao longo do processo de juntar todas as suas lacunas toda a sua tralha num único lugar a

caixa de entrada Este é o primeiro passo Crucial para chegar ao estado de mente clara como água só o ato de reunir algumas coisas a mais além das que você tem noo provavelmente vai gerar um sentimento positivo mas se você conseguir persistir e realmente fizer o processo inteiro de coleta 100% isso vai mudar drasticamente sua experiência e lhe dará um novo e importante ponto de referência para estar no controle do seu trabalho Tenha a certeza de que se você reservar pelo Menos algumas horas para atacar essa parte vai conseguir juntar a maior parte das coisas

importantes e pode até mesmo conseguir cobrir todo o resto criando umas anotações relevantes do tipo eliminar e processar a área de armazenagem do barco e administrar o armário do rol no mundo real você provavelmente não conseguirá manter sua tralha 100% coletada o tempo inteiro se você como a maioria das pessoas você corre muito e se envolve em Coisas demais durante o curso de uma semana e por isso é difícil manter todas as suas ideias e compromissos reunido fora de sua cabeça cabeça mas isso deve se trans formar numa meta ideal que o mantenha motivado para

fazer faxina em termos consistentes em todas as coisas de sua vida e de seu trabalho que demandem sua atenção pronto preparado existem razões muito práticas para juntar toda a tralha antes de Processá-la um é útil para ter uma sensação do volume de tralha que você precisa administrar dois mostra a você o final do túnel três enquanto você está processando e organizando não vai querer ser distraído psicologicamente por uma massa morfa de tralha que possa estar ainda em algum lugar uma vez que você tem todos os itens que merecem sua atenção reunidos num só lugar vai

automaticamente funcionar num estado de maior foco e controle pode ser Desanimadora a ideia de juntar num único momento e lugar todas as coisas que não estão bem Onde estão Pode até parecer um pouco contraintuitivo porque em grande parte quase toda essa tralha não era e não é tão importante assim Mas é por isso que ela está perdida por aí não eram itens urgentes Quando apareceram e provavelmente nada explodiu ainda por eles não terem sido administrados Esse é o tipo de coisa que amola mas que você ainda não decidiu se Vai atacar ou tirar definitivamente de

sua lista de veios abertos Mas como você acha que ainda pode haver algo de importante naquilo essa tralha controla você e consome mais energia psíquica do que merece tem em mente que você só poderá se sentir bem em relação às coisas que não está fazendo quando souber exatamente o que não está fazendo então é hora de começar agarre sua caixa de entrada e uma pilha razoável de papel em branco para anotações E vamos em frente coleta física a primeira atividade a buscar em seu ambiente físico tudo aquilo que estiver no lugar errado em termos permanentes

da forma que está e colocar na caixa de entrada entrada você vai reunir coisas que estão incompletas coisas que T alguma decisão relativa a ações potenciais atrelada a elas tudo isso vai para a entrada de modo que esteja disponível para futuro processamento o que fica onde está a Melhor forma de decidir com clareza se um determinado item deve ou não ir para a caixa de entrada é entender claramente o que não deve ir veja aqui Quais são as quatro categorias de coisas que podem ficar onde estão como estão sem nenhuma ação atrelada a elas item

suplimentos item material de referência item itens de decoração item equipamentos suprimentos envolvem tudo o que você precisa guardar porque usa regularmente papel de carta cartões Selos grampeadores blocos poit blocos de papel ofício cargas de caneta pilhas formulários que você precisa preencher regularmente elás tudo isso cabe muitas pessoas também costumam manter uma gaveta de suprimentos pessoais no trabalho com fio dental lenços de papel balas de hortelã e por aí vai material de referência e é tudo que você simplesmente guarda como informação necessária como os manuais de softwares o cardápio da delicate de entrega rápida Ou a

tabela de jogos de futebol de seu filho essa categoria inclui as informações sobre telefones e endereços qualquer material que seja para projetos temas e tópicos e fontes de referência como dicionários enciclopédias e almanaques itens de decoração são retratos de família trabalhos de ar e itens divertidos inspiradores espetados em seu quadro de avisos talvez você possua placas lembranças e ou plantas que também se enquadram aqui Equipamentos são obviamente telefone computador fax impressora lata de lixo móveis e ou videocassete sem dúvida você possui um monte de coisas que se enquadram nessas categorias basicamente todas as suas ferramentas

e acessórios que não tem ações atreladas a eles tudo mais vai para a entrada mas muitas das coisas que inicialmente você pode interpretar como suprimentos materiais de referência itens de decoração ou equipamentos Também podem ter alguma ação associada a elas porque ainda não estão exatamente do jeito que precisam ficar por exemplo muita gente tem em suas gavetas estantes e quadros de aviso um monte de materiais de referência que estão desatualizados ou precisam ser organizados em outro lugar esses devem ir para a entrada da mesma forma se sua gaveta de suprimentos está fora de controle cheia

de Coisas vencidas ou desorganizadas ela se transforma num item incompleto que Precisa ser incluído as fotos de seus filhos são atuais esse trabalho de at é o que você quer na parede as lembranças são coisas que você realmente quer guardar os móveis São precisamente do jeito que devem ser o computador está montado do jeito que você quer as plantas do seu escritório estão vivas em outras palavras pode ser preciso colocar suprimentos materiais de referência itens de decoração e equipamentos na caixa de entrada se eles não estiverem Exatamente onde deveriam estar da forma que deveriam estar

algumas que sobre a coleta medida que você se envol na fase de coleta pode se deparar com uma ou mais das seguintes situações paraem centr perm eiz ten tio deid eiz é provável que você se depare com alguns itens cruciais que queira manter Bem na sua frente e se Um item for grande demais para caber na caixa de entrada se você não consegue colocar determinada coisa fisicamente na caixa de entrada entrada então faça uma anotação numa folha de papel em branco tamanho carta para representá-la por exemplo se você tem um pôster ou outra peça de

arte atrás da porta de seu escritório escreva peça de arte atrás da porta numa folha de papel tamanho ca e ponha essa folha na caixa De entrada não se esqueça de colocar a data também essa Providência traz alguns benefícios se o seu sistema de organização vier a incluir algumas dessas folhas de papel que representam outra coisa será útil saber quando a anotação foi escrita é também um grande hábito datar tudo que você escreve à mão e se a pilha for grande demais para caber na caixa de entrada se você é como 98% dos meus clientes

sua atividade inicial de coleta reunirá muito mais Coisas do que poderia ser Confort mente empilhado numa caixa de entrada Se for esse o caso simplesmente Monte pilhas em tomo da caixa de entrada e até mesmo no chão abaixo dela em última análise você vai esvaziar as pilhas de entrada à medida que processar e organizar tudo no meio-tempo porém certifique-se de que haja alguma distinção visual óbvia entre as pilhas que estão na caixa de entrada e todo o resto descarte instantâneo se fica imediatamente evidente que alguma Coisa é lixo vai frente descarte é de cara para

alguns dos meus clientes Esse ato marca a primeira vez em toda a sua vida que eles fizeram uma empeza na gaveta central de sua mesa se você não tem certeza se vale ou não a pena manter determinada coisa coloque na caixa de entrada mais tarde terá a oportunidade de tomar uma decisão sobre ela quando for processar a caixa de entrada o que você não deseja é Se permitir ficar enrolado com cada um dos itens enquanto Tenta decidir isso ou aquilo mais tarde você vai ter de decidir de qualquer jeito se os itens estiverem na caixa

de entrada e é mais fácil fazer essas esc as escolhas enquanto se está no modo de processamento o objetivo do processo de coleta é colocar tudo na caixa de entrada o mais depressa possível para que você esteja adequadamente entrincheirado e possa definir a linha de fogo tome cuidado com o bug de eliminar a Organizar muitas pessoas são atacadas pelo vírus de eliminar a organizar à medida que mergulham nas diversas áreas de seu escritório e de sua casa se isso acontecer com você tudo bem desde que você tenha uma boa janela de tempo para executar todo

o processo algo como pelo menos uma semana inteira pela frente do contrário vai precisar dividir a tralha em partes e coletá-lo na forma de pequenos projetos ou ações a serem executados com a inclusão de lembretes Em seu sistema do tipo limpar o armário de quatro gavetas ou limpar o armário do escritório você não vai querer cair na armadilha de ficar preso fazendo limpeza em uma parte de seu trabalho para depois não conseguir executar todo o processo de implementação do gerenciamento das ações talvez leve mais tempo do que você pensa E você vai querer correr atrás

do Ouro concluir o processamento de toda a sua tralha e montar seu sistema mais rápido Possível e as coisas que já estão incluídas nas listas em organizadores talvez você já tenha algumas listas e algum tipo de sistema de organização funcionando no entanto a menos que você esteja inteiramente familiarizado com este modelo de processamento do fluxo de trabalho e o ten IMP implementado antes recomendo que trate essas listas como itens a serem processados ainda como tudo mais na caixa de entrada você vai querer que o Seu sistema seja consistente e para chegar a isso será necessário

avaliar tudo a partir do mesmo ponto de vista mas eu não posso perder isso aqui é frequente durante o processo de coleta a pessoa se deparar com um papel ou um documento que faz com que ela diga ó meu deus esqueci disso eu tenho de resolver isso pode ser um recadinho telefônico relativo a uma chamada que ela deveria ter retornado dois dias antes ou anotações de uma Reunião para lembrá-la de uma ação que deveria ter executado há duas semanas a pessoa não quer colocar esse item numa grande pilha com o resto da tralha na caixa

de entrada porque tem medo de perdê-lo de vista de novo se isso acontecer a você pergunte-se antes se é um item que realmente tem de ser administrado antes de você completar esse período inicial de implementação em caso afirmativo é melhor lidar com ele imediatamente para tirá-lo logo da Cabeça em caso negativo Vai em frente e coloque-o na caixa de entrada de qualquer maneira você vai processá-la e esvaziá-la rapidamente então não há como perder o item se você não tem condições de administrar que estão no momento e ainda precisa ter o lembrete bem na sua frente

é hora de criar uma pilha de emergência em algum lugar bem à mão não é uma solução ideal mas vai atender à necessidade tem em mente que uma certa ansiedade potencial vai aparecer à Medida que você se tornar mais consciente do que antes em relação a toda sua tralha crie todos os sistemas de suporte que precisar comece pela sua mesa você está Pronto Muito bem comece a empilhar as coisas que estão em sua mesa na caixa de entrada certamente vai haver inúmeros itens bem à mão que precisam ser colocados lá muitas pessoas usam a mesa

inteira como caixa de entrada se você é uma delas vai ter várias pilhas à volta para começar sua Coleta coleta comece numa das extremidades de seu espaço de trabalho e caminha em torno atacando tudo em cada metro cbico o os itens mais típicos serão item pilhas de correspondência e menos item recados telefonicos item cartões deita item anões feit em reuniões resista ao impulso de di como quase todo mundo faz inicialmente bem eu sei o que nessa pilha e exatamente aqui queero el fque pois saiba que isso é Exatamente o que não funcionou antes e que

tudo tem de ir para a caixa de entrada à medida que vasculhe a sua mesa pergunte se você tem alguma intenção de mudar quaisquer ferramentas ou equipamentos seu telefone está bom seu computador a própria mesa se alguma coisa precisa ser mudada Faça uma anotação a respeito e coloque na caixa de entrada gavetas em seguida ataque as gavetas se você as tem uma de cada vez alguma coisa Lá dentro merece atenção algum item passível de ação alguma coisa que não devia estar ali dentro se a resposta a qualquer uma das perguntas acima for sim coloque o

item passível de ação na caixa de entrada ou Faça uma anotação sobre ele e coloque lá de novo se você vai usar essa oportunidade para limpar e organizar as gavetas ou se simplesmente vai escrever uma nota para fazêlo mais tarde é algo que vai depender de quanto tempo você tem de quanta tralha existe Lá dentro bancadas continue trabalhando em toda a área do escritório recolhendo tudo que repousa nas bancadas das estantes balcões ou armários e que não devo estar lá permanentemente é comum haver pilhas de material para leitura correspondência e uma micelânia de folhetos e

material de apoio para ações e projetos recolha tudo talvez haja algum material de referência que você já usou e Simplesmente abandonou nesse caso se puder devolvê-lo ao arquivo ou a da estante num segundo faça isso de uma vez vez tenha o cuidado de verificar consigo mesmo se ainda existe alguma ação potencial atrelada ao material antes de dispensá-lo se existe coloque na caixa de entrada para que possa administrá-lo mais tarde no curso do processo dentro dos Armários Agora olhe dentro dos armários o que tem lá dentro os armários são áreas perfeitas para ennar grandes quantidades de

suprimentos e materiais de referência e igualmente sedutoras para abrigar níveis mais profundos de tralha alguma coisa quebrada ou desatualizada de novo se algumas dessas áreas estão fora de controle precisam de eliminação e organização escreva isso numa nota e enfie na caixa de entrada o chão as paredes e as prateleiras tem Alguma coisa nos quadros de avisos que demande ação qualquer coisa pregada nas paredes que não deva estar lá algum quadro peça de arte placa ou item de decoração merece atenção e quanto as prateleiras abertas algum livro que precisa ser lido ou doado algum catálogo manual

ou fichário de três furos está desatualizado ou tem alguma ação potencial associada a ele alguma pilha de coisas no chão simplesmente empurre As logo para perto de sua caixa de entrada para fazerem parte do inventário equipamento móveis e artefatos alguma coisa que você deseje fazer ou mudar em relação a qualquer equipamento de escritório ou mobília ou no espaço físico em si tudo funciona você tem toda a luz que necessita se algum item passível de ação você sabe o que fazer Escreva uma nota e enfie na caixa de entrada outros locais dependendo do escopo do que

você Está atacando nesse processo Talvez queira executar alguma versão do mesmo tipo de coleta em qualquer outro lugar onde você mantém a tralha se você está determinado a esvaziar realmente sua cabeça é imperativo que o faça em todos os lugares coleta mental mental a limpeza da mente Quando sentir que recolheu todos os itens físicos de seu ambiente que precisam ser processados você vai querer coletar tudo mais que possa estar residindo em sua rã psíquica Que outros itens exigem sua atenção e ainda não estão representados por for alguma coisa em sua caixa de entrada é aqui

que a pilha de Papel em Branco realmente entra em cena recomendo que escreva cada pensamento cada ideia cada projeto ou item que exige sua atenção uma folha de papel separada você poderia fazer uma longa lista num bloco mas D da forma como mais tarde você vai processar cada item individualmente na verdade é mais efetivo colocar cada coisa numa Folha separada é provável que você não guarde essas folhas de a menos que decida que o melhor método de organização para você é lowtech mas será prático tê-las como itens distintos Enquanto você estiver processando Todo o material

É provável que você leve entre 20 minutos e uma hora para aclarar sua mente em anotações separadas depois de ter recolhido todo o resto você vai ver que a tendência é as coisas ocorrerem de forma mais ou menos aliat coisas Pequenas coisas grandes coisas pessoais coisas profissionais sem qu qu ordem em particular nessa Instância Aposte Na quantidade é muito melhor exagerar nesse processo do que se arriscar a esquecer alguma coisa você sempre poderá descartar o que não for servir mais tarde sua primeira ideia pode ser por exemplo salve a camada de ozônio e em seguida

você pode pensar Preciso comprar comida para o gato pegue todas e não se Surpreenda caso se dê conta de ter Criado uma bela pilha de papel na caixa de entrada durante esse procedimento lista de provocações para ajudá-lo a aclarar sua mente Talvez você queira rever item por item a lista que segue que chamo de lista de lembretes de coisas incompletas para ver se esqueceu alguma coisa quase sempre você só precisa de um empurrão para desenterrar alguma coisa que ficou escondida num canto qualquer de sua mente lembre-se quando alguma coisa lhe Ocorrer escrevaa numa folha de

papel em branco e enfie na caixa de entrada lista de lembretes de coisas incompletas profissional item projetos começados e não concluídos item projetos que precisam ser começados item compromissos e promessas feitas a outros chefe e sócios colegas subordinados outras pessoas dentro da organização pessoas de fora pequeno quadrado Preto clientes Pequeno quadrado Preto outras organizações pequeno quadrado Preto profissionais item comunicações a fazer e receber internas e externas iniciar ou respondera pequeno quadrado Preto telefonemas pequeno quadrado Preto correio de voz pequeno quadrado preto e-mail pequeno quadrado Preto pages mensagens eletrônicas pequeno quadrado Preto fats pequeno quadrado Preto

cartas pequeno quadrado Preto memorandos outros Escritos a terminar submeter pequeno quadrado Preto relatórios pequeno quadrado Preto avaliações revisões pequeno quadrado Preto propostas pequeno quadrado Preto artigos pequeno quadrado Preto materiais promocionais pequeno quadrado Preto manuais instruções pequeno quadrado Preto artigos reescritos edição de textos reuniões que precisam ser marcadas Solicitadas quem precisa saber sobre que decisões item leituras revisões importantes item financeiros fluxo de caixa estatísticas orçamentos previsões e projeções lucros e perdas balanço linhas de crédito iteme organizar planejamento formal metas alvos objetivos projetos em andamento próximos estágios projetos Previstos planos de negócios marketing iniciativas organizacionais eventos em

Pauta reuniões apresentações estruturação organizacional mudanças nas áreas operacionais instalação de novos sistem equipamentos viagens item bancos a receber a pagar caixinha item administração questões legais Seguros pessoal políticas e Procedimentos item clientes internos externos item marketing promoções vendas pequeno quadrado Preto atendimento ao consumidor item sistemas telefones computadores equipamento de escritório outros equipamentos utilidades arquivamento Armazenagem estoques suprimentos item escritório local organização do escritório móveis decoração item em espera informações tarefas e projetos Delegados conclusão de itens críticos para projetos resposta pequeno quadrado Preto cartas pequeno quadrado preto Memorandos pequeno quadrado Preto telefonemas pequeno quadrado Preto propostas pequeno quadrado

preto requisições pequeno quadrado Preto reembolsos pequeno quadrado Preto caixinha pequeno quadrado Preto Seguros pequeno quadrado Preto itens adquiridos pequeno quadrado Preto itens em reparo pequeno quadrado pequeno quadrado Preto ingressos pequeno quadrado Preto Decisões de outros item desenvolvimento profissional treinamento seminários coisas a aprender itens a consultar técnicas a praticar aprender especialmente Com referência a computadores treinamento em vídeo currículos item educação externa item pesquisa preciso descobrir tudo sobre item guarda-roupa profissional pessoal item projetos iniciados e não concluídos item projetos a serem iniciados item compromissos Promessas feitas a outras pessoas cônjuge filhos família amigos profissionais itens tomados por

empréstimo item projetos outras organizações serviço Cívico voluntário item comunicações a fazer e receber família amigos profissionais iniciar ou respondera pequeno quadrado Preto Ligações telef pequeno quadrado Preto cartas pequeno quadrado Preto cartões item eventos em Pauta ocasiões especiais aniversários aniversários de casamento casamentos Formaturas feriados viagens viagens de final de semana férias eventos sociais eventos Culturais eventos esportivos item pesquisa e desenvolvimento coisas a fazer lugares para ir pessoas encontrar a convidar atrações locais item administração financeira pequeno quadrado Preto contas pequeno quadrado Preto bancos pequeno quadrado Preto investimentos pequeno quadrado Preto empréstimos pequeno quadrado Preto impostos Seguros assuntos

legais arquivamento item em espera pedidos pelo correio concertos reembolsos itens emprestados dados médicos rsvp item casa ambiente doméstico senhorios posse de propriedade pequeno quadrado Preto legal pequeno quadrado Preto bens Imóveis pequeno quadrado Preto zoneamento pequeno quadrado Preto Impostos pequeno quadrado Preto construtores contratantes aquecimento acondicionado bombeiro eletricista telhado Vista item entrada de automóvel paredes chão e telhados decoração móveis utilidades domésticas Eletrodomésticos lâmpadas de fiação coisas de cozinha lavadora secadora aspirador de pó áreas a organizar e limpar item computadores software hardware conexões CDR e-mail internet TV vcr música CD fitas câmeras e filme telefones secretária eletrônica equipamentos

esportivos armários roupas garagem Armazenagem conserto manutenção de veículos ferr ferramentas malas animais de estimação item cuidados com a saúde médicos dentistas especialistas item hobes livros discos fitas CDs mandados loja de hardware farmácia mercado banco faxineira papelaria item comunidade Vizinhança escolas governo local item questões cívicas o inventário da caixa de entrada se sua cabeça está vazia de tudo em termos pessoais e profissionais então sua caixa de entrada provavelmente está super cheia literalmente quase derramando além dos itens físicos em papel que estão dentro dela o inventário da entrada em si deve incluir todo e qualquer correio de

voz e todos os e-mails que atualmente repousam na área De entrada de seu software de comunicação deve incluir também quaisquer itens que estejam em suas listas organizadoras e para os quais você ainda não determinou as próximas ações em geral recomendo que os clientes transformem seus Correios de voz em notas em papel e os coloquem na caixa de entrada junto com os notebooks organizadores inteiros que em geral precisam de uma reavaliação considerável se você está usando algo Como um assistente pessoal digital Palm Microsoft Outlook ou Lotus organizer para qualquer outra função além de agenda de compromissos

e telefones endereços sugiro que você Imprima todas as listas de tarefas e coisas a fazer e também as coloque na caixa de entrada os e-mails ficam melhor Onde estão em função de seu volume e do fator eficiência que reside em lhe dar com eles dentro de seu próprio minis sistema mas a entrada não fica na entrada depois De fazer tudo isso você já está pronto para dar o próximo passo e não lhe interessa deixar nada na entrada por um período Indefinido de tempo porque nesse caso infalivelmente tudo voltaria para sua psique já que sua mente

saberia que você não trabalhou aqueles itens é claro que um dos principais fatores que explicam a resistência das pessoas em reunir a a tralha na entrada é a falta de uma boa metodologia de processamento e organização para administrar tudo isso Nos leva ao próximo capítulo Como esvaziar a entrada ponto seis processar Como esvaziar a entrada pressupondo que você coletou tudo que exige sua atenção seu trabalho agora chegar de verdade ao fundo da da entrada esvaziar a entrada não significa na verdade executar todas as ações e projetos que você coletou significa apen ECI o o signica

e faz quando ti acabado de processar a entrada você terá Umado tudo que não precis dois concluo as ações de menos de 2 minutos três passado adiante tudo que puder ser delegado quatro classificado em seu próprio sistema de organização os lembretes das ações que levam mais de 2 minutos cin identificado todos os compromissos maiores projetos que tem agora com base nos insumos para ter uma visão geral desse processo talvez considere útil usar o diagrama do fluxo de trabalho que está na próxima página Como instrumento de referência a coluna Central ilustra todas as etapas envolvidas em

processar e decidir suas próximas ações este Capítulo se concentra nos componentes que constam da coluna central do diagrama as etapas que vão da entrada à próximas ações você verá imediatamente a organização natural que resulta de seguir esse processo para cada um de seus veios abertos recomendo que você leia direto este Capítulo e o seguinte sobre como Organizar suas ações antes de realmente começar a processar tudo o que você coletou na entrada Talvez isso lhe faça economizar algumas etapas quando treino clientes nesse processo ele invariavelmente se transforma numa dança que vai e vem entre o simples

estágio decisório de processar os veios abertos e a tarefa cheia de armadilhas de descobrir a melhor forma de colocar essas decisões dentro do sistema particular de organização do cliente se Você ainda não sabe ao certo Qual o sistema pessoal de lembretes que vai usar Não se preocupe pode começar muito adequadamente com o processo inicial lowtech de fazer anotações em folhas de papel você sempre pode melhorar suas ferramentas mais tarde depois de ter o sistema todo no lugar diagrama do fluxo de trabalho processamento orientações para o processamento a melhor forma de aprender esse modelo é fazendo

mais algumas Regras básicas a seguir item processe primeiro o item de cima item processe Um item de cada vez item jamais devolva coisa alguma para a entrada o item de cima primeiro ainda que o segundo item na entrada seja um bilhete pessoal do Presidente da República endereçado a você e que o item de cima seja uma mala direta você tem de processar a mala direta primeiro é claro que isso é um exagero só para defender este ponto mas o princípio é importante Tudo é processado da mesma maneira o verbo processar não significa perder tempo com

alguma coisa significa apenas decidir o que aquele it em que tipo de ação é necessária E então despachá-lo convenientemente você vai chegar ao fundo da bandeja o mais rápido possível de qualquer forma e por isso não seria bom evitar lidar com tudo que esteja ali dentro arrumação de emergência não é processar a maior parte das pessoas vasculha a sua caixa de entrada ao seu E-mail e procura lidar primeiro com as coisas mais urgentes mais divertidas ou mais interessantes fazer a arrumação de emergência é bom e às vezes necessário Eu também faço isso talvez você tenha

acabado de retornar de uma reunião externa e tenha de estar numa longa conferência conference Call em 15 minutos então você dá uma conferida na entrada ou no e-mail para ter certeza de que não há minas terrestres prontas a Explodir e também para ver se o seu cliente retornou seu correio dando Ok em uma importante proposta mas isso não é processar sua caixa de entrada é uma arrumação de emergência quando você está no modo de processamento deve desenvolver o hábito de começar num ponto e simplesmente examinar Um item de cada vez em ordem assim que você

quebrar essa regra e processar só o que sente que deve processar e em qualquer ordem Invariavelmente começará a deixar de processar coisas aí você não vai mais ter um filtro que funcione e tudo vai voltar a se empilhar por toda a parte em sua mesa escritório os últimos primeiro ou os primeiros primeiro Teoricamente você você deveria virar sua caixa de entrada de cabeça para baixo e processar primeiro a primeira coisa que entrou desde que você vai de uma ponta a outra dentro de um período razoável de tempo isso não vai fazer muita diferença Afinal você

vai ver tudo rapidamente e se vai tentar limpar uma grande batelada de meilos que estão parados na entrada vai descobrir na verdade que nesse caso é mais eficiente processar primeiro o mais recente em função de todas as discussões que se acumulam num cade meos Um item de vez enquanto processa sua cai de entrada vocêde desob tem uma tendência Abrir umado faz e ol Dire out estáem abaio pil etiv psique você sabe instantaneamente O Que fazer com ele e não sente vontade de pensar naquele que acabou de abrir bem isso é Território Perigoso perigoso Muito provavelmente

esse item que você acabou de abrir vai aterar numa pilha num dos lados de sua mesa porque você se distraiu com outro mais fácil mais importante ou mais interessante que se encontra abaixo dele a maioria das pessoas também gosta de tirar um monte de coisas da caixa de entrada de uma vez colocar bem em frente de si tentar Engrenar nela Embora tenha empatia pelo Desejo de atacar logo umte de P faço constantemente os meus clientes devolverem tudo salvo o item que está em cima o foco em uma única coisa fossa atenção e a tomada de

decisão necessárias para correr a pilha inteira e se você for interrompido O que é provável não terá um monte de partes da entrada espalhadas em volta fora da bandeja e Fora de Controle de novo a exceção Multitarefa existe uma exceção Sutil a regra de Um item de cada vez alguns tipos de personalidade realmente precisam desviar o foco de uma determinada coisa durante pelo menos um minuto para que possam tomar uma decisão a respeito dela quando percebo que isso acontece com alguém deixo apanhar dois ou às vezes três itens de uma vez enquanto está processando Assim

fica mais fácil e mais rápido para para ele decidir que ação é Necessária lembre-se o modo multitarefa constitui uma exceção e só funciona se você se aferrar à disciplina de trabalhar cada item bem rápido e de nunca evitar qualquer decisão por mais de um ou dois minutos nada volta para a entrada a saída de Um item da entrada é um caminho sem volta Esse é o verdadeiro sentido da antiga advertência para lidar com as coisas uma única vez embora lidar com as coisas uma única vez seja Na verdade uma má ideia se você fizesse Isso

jamais teria uma lista Porque concluiria qualquer tarefa assim que a recebesse e também Seria muito pouco efetivo E altamente ineficiente já que a maior parte das coisas com que você lida não Exige uma ação no primeiro momento em que você toma consciência delas o conselho é bom para eliminar o mau hábito de tirar constantemente as coisas da entrada não decidir o que elas significam nem o que fazer com elas e depois simplesmente deixá-las no mesmo Lugar uma advertência melhor seria da primeira vez que você tirar um item de sua caixa de entrada decida o que

fazer com ele e para onde ele vai jamais o coloque na entrada a pergunta chave no processamento Qual é a próxima ação sou meio como mosquito num campo de no dimo sei o que quero fazer mas não sei por onde começar stepen Bine Você captou a mensagem vai atacar Um item de cada vez e vai tomar uma próxima decisão Firme Em relação a cada um isso pode suar fácil e É fácil mas exige que você pense rápida e profundamente sobre o assunto na maior parte das vezes a ação não ficará Evidente por si mesma será

necessário determiná-la e quando não existe ação é bem provável que uma parte de sua caixa de entrada não exija qualquer ação nessa categoria costuma haver três tipos de coisas item lixo item itens a serem incubados item material de referência lixo Se você vem seguindo Minhas sugestões sem dúvida já jogou fora uma grande pilha de tralha é também provável que tenha colocado na entrada pilhas de material que contenham itens dos quais você não precisa mais não se Surpreenda portanto se ainda houver um monte de coisas para jogar fora à medida que for processando sua tralha o

ato de processar todas as coisas que existem em seu mundo vai torná-lo mais consciente do que você vai fazer e do que não deve fazer é provável Que em algum ponto você se depare com a questão de manter ou não determinado item para futura referência tenho duas formas de lidar com isto item na dúvida jogue fora item na dúvida guarde faça sua escolha acho que ambas as abordagens são adequadas você só precisa confiar em sua intuição e ser realista quanto ao espaço de que dispõe a maioria das pessoas tem algum tipo de angústia em relação

a tudo isso porque seu s Na verdade nunca foram totalmente funcionais e claramente definidos antes se você fizer uma distinção bem clara entre o que são referências suplimentos e o que demanda ação e se o seu sistema de referência for simples e operacional poderá manter com facilidade o máximo de material que conseguir acomodar já que não há uma demanda de ação com relação a esses itens trata-se apenas de uma questão de espaço físico e de logística os especialistas em aquivo podem lhe dar Orientações detalhadas sobre tudo isso e seu contador pode fornecer tabelas de retenção

de registros que o informarão que tipo de documentação manter e por quanto tempo minha sugestão é que você faça distinção entre coisas passíveis de ação e coisas não passíveis de ação uma vez que esteja bem claro que não é necessária uma ação passa a ha espaço para um monte de opções incubar é provável que haja itens em sua Caixa de entrada em relação aos quais você dirá a si mesmo não há nada fazer sobre isso agora mas no futuro pode haver veja alguns exemplos item agenda de uma reunião de conselho para a qual você foi

convidado e que acontecerá em três semanas não há ação atrelada a isso exceto você se atualizar um dia antes da reunião pela leitura da agenda e tem uma ideia que você teve sobre alguma coisa que talvez queira fazer para reunião anual de vendas do Próximo ano não há nada a ser feito agora mas Mas você gostaria de ser lembrado na época em que o planejamento da reunião fosse começar e tem um bilhete para si mesmo a respeito de entrar para um curso de Aquarela para o qual dispõe de zero tempo atualmente O que fazer com

esse tipo de coisa Existem duas opções que podem funcionar item escrevê-las numa lista de algum dia talvez item colocar em sua agenda ou num arquivo de referência Rápida o ponto mais importante desses procedimentos de incubação é que eles lhe proporcionam uma maneira de tirar os itens de sua mente nesse exato momento e lhe fazem confiar em que no momento apropriado algum lemb breite sobre a possível ação envolvida virá à tona vou elaborar isso com maior detalhe no próximo capítulo que ensina como organizar por enquanto põe apenas um post it nesses itens e os identifique como

talvez ou lembrar disto em 17 de Outubro e depois separe-os numa categoria pendente que você vai acumular para uma triagem exterior seis referência Muitas das coisas que você descobrirá na entrada não vão exigir qualquer ação mas talvez tenha um valor como informação potencialmente útil sobre projetos e tópicos e tópicos o ideal será se você já tiver montando um sistema funcional de arquivamento como descrito no capítulo 4 para o seu material de referência e apoio a medida Que você encontrar em sua caixa de entrada e no e-mail material que gostaria de manter para arquivamento ou razões

de apoio arquivo você provavelmente descobrirá que há um monte de itens variados que quer guardar mas jogou em pilhas ou enfiou em gavetas porque o seu sistema de referências era formal demais ou simplesmente não existia permita-me lembrá-lo neste ponto de que um sistema de arquivo de referência geral que leve Menos de 60 segundos e seja divertido de usar bem ao alcance da mão e do lugar onde você se senta é um componente crítico para a missão de conduzir a implementação Total dessa metodologia no campo de batalha da vida real se o ato de aivar não

for fácil rápido e divertido você vai empilhar as coisas em vez de organizá-las E aí vai ser muito mais difícil continuar processando asis sempre que se deparar com algum Item que você quer manter faça um rótulo para ele Coloque numa pter e enfie em sua gaveta de arquivo ou então ponha um post instruindo sua secretária ou assistente para fazer o mesmo e se houver uma ação que ação será essa essa é o grande sacada se há algo que precisa ser feito em relação ao item que está na entrada você precisa Então decidir qual exatamente será

a próxima ação por próximas ações mais uma vez entenda-se a próxima atividade física e visível que Seria necessária para fazer a situação caminhar rumo à sua conclusão isso é ao mesmo tempo mais fácil e mais difícil do que parece a próxima ação deveria ser fácil de identificar mas é comum aver algumas análises rápidas e várias etapas de planejamento que ainda não ocorreram em sua mente e que precisam acontecer para que você possa determinar com precisão O que é necessáo para conu item mesmo que ele seja razoavelmente simples a etapa da ação precis ser realmente a

Próxima ação física a ser executada lse ides físic aam que determinaram axima quando cham por exemplo a marcar reunião essa não axima por não descr um físic comoa reunão por meio de telefonema de eil para qu não agá deg out moment e proco foi desenhado para fazer com que você realmente conclua o exercício de reflexão sobre esse item se você não Tiver identificado a próxima ação física necessária para dar o pontapé inicial do processo vai haver um desnível psicológico Toda vez que você pensamente e Suá resistir per a questão quando você pega o telefone ou

acion o seu comput vai querer terdo raciu para que possa usar asas de que dispõe o local em que está para fazer as coisas com maior facilidade depois de ter definido aquilo que h para ser feito e se você disser a si mesmo bem a próxima Coisa que preciso fazer é decidir o que fazer sobre isto Essa é capciosa decidir não é realmente uma ação porque as ações tomam tempo e decidir não há sempre alguma atividade física que pode ser feita para facilitar sua tomada de decisão Em 99% do tempo você só precisa de mais

informações antes de tomar uma decisão essas informações adicionais podem vir de fontes externas ou de reflexão interna de uma forma ou de outra ainda vai haver Uma próxima ação a ser determinada para fazer o projeto andar uma vez definida a ação uma vez definida qual será realmente a próxima ação você tem três opções item fazer se a ação levar menos de 2 minutos minutos item delegar Se você não for a pessoa mais indicada para executá-la item adiar inserir em seus sistema de organização como uma opção de trabalho a ser feito posteriormente Fazer se a próxima

ação puder ser feita em 2 minutos ou menos execute a no instante em que atacar o item mesmo que o item não seja de alta prioridade faça-o agora se é que vai fazê-lo a explicação racional para a regra dos 2 minutos é que esse espaço de tempo é mais ou menos o ponto em que armazenar e acompanhar Um item Começa a levar mais tempo do que executá-lo assim que lhe cair em mãos em outras palavras é o corte de eficiência se o item não for Importante o suficiente para ser executado jogue-o fora se é e

você vai ter de executá-lo Em algum momento é preciso considerar o fator eficiência muitas pessoas descobrem que desenvolver o hábito de seguir a regra dos 2 minutos melhora dramaticamente a sua produtividade do minutos são Na verdade apenas uma orientação se você tem uma longa janela de tempo em que processar sua caixa de Entrada pode estender o tempo dedicado a cada item para 5 a 10 minutos se você precisa chegar ao final de todos os seus insumos rapidamente Talvez queira en cortar o tempo para um minuto ou até 30 segundos para correr tudo um pouco mais

rápido não é uma ideia marcar o seu tempo durante algumas dessas execuções rápidas Enquanto você se familiariza com o processo a maioria dos clientes com quem trabalho tem dificuldade em estimar a duração real de de 2 minutos e Subestimam enormemente o tempo que determinadas ações costumam levar por exemplo se sua ação foi deixar uma mensagem para alguém e você encontra a pessoa no telefone em vez do correio de voz Esse telefonema de modo geral vai levar bem mais do que 2 minutos não há nada que seja realmente necessário acompanhar em suas ações de dois minutos

você simplesmente as executa ponto se no entanto você exec uma ação e isso não Concluir o projeto vai precisar ter Clareza sobre o que vem a seguir e administrar essa ação dentro dos mesmos critérios por exemplo se você substitui o cartucho de sua caneta favorita e descobre que não tem mais refis vai querer decidir a próxima ação para obter lz e fazer delegar ou adiar essa ação da forma mais apropriada adote a regra dos 2 minutos e Veja quanta coisa consegue fazer no processo de limpar suas pilhas de entrada muitas pessoas FIC impressionadas ao verem

quantas ações de 2 minutos são possíveis em alguns de seus projetos mais críticos em andamento delegar se a próxima ação for levar mais de 2 minutos pergunte-se será que eu sou a pessoa mais indicada para fazer isto se não for delegue o tópico ao profissional mais qualificado num formato sistematizado Nem sempre a delegação é para baixo você pode decidir isto tem que ir para o serviço ao consumidor ou ou meu chefe tem de ver isto logo ou Preciso da opinião do meu sócio sobre isto qualquer um desses pode ser um formato sistematizado item enviar um

e-mail ao profissional mais indicado para a tarefa item escrever uma nota ou uma mensagem mais elaborada num papel e direcionar o item para aquela pessoa na saída item item enviar uma mensagem pelo correio de voz item acrescentar o item a uma agenda ou lista para sua próxima conversa com a pessoa item falar diretamente com ela pessoalmente ou por Telefone embora Qualquer uma dessas opções possa funcionar eu recomendaria sua utilização nessa ordem de cima para baixo o e-mail é em geral o meio mais fácil disponível no sistema ele cria um registro eletrônico e o receptor pode

administrá-lo de acordo com sua conveniência as notas escritas vem a seguir porque elas também podem entrar no sistema imediatamente e o passa a ter um item físico para usar como lembrete organizacional se você está enviando Material de referência em papel como parte da atribuição uma comunicação escrita é obviamente o meio mais correto a ser utilizado assim como o e-mail a pessoa a quem você remete o trabalho pode administrá-lo de acordo com o seu próprio cronograma o correio de voz pode ser eficiente e muitos profissionais vivem a merc dele o lado ruim é que o acompanhamento

passa a ser uma exigência adicional Tanto para você como para o e o que você diz nem sempre é igual ao que É ouvido a opção seguinte seria inseri-lo numa agenda lista ou pasta para sua próxima reunião regular com a pessoa Às vezes isso é necessário por causa da natureza sensível ou detalhada do tópico no entanto Será preciso esperar até que a reunião aconteça para que o assunto possa avançar a opção menos preferível seria interromper o que você e aquela pessoa estão fazendo para falar sobre o item isso é imediato mas atrapalha o fluxo de

trabalho de ambos e Tem o mesmo Inconveniente do correio de voz não há registro escrito acompanhar a delegação de tarefa se você efetivamente delega uma ação a outra pessoa pessoa e se se importa minimamente com o resultado vai precisar acompanhar à medida que caminharmos juntos no próximo capítulo que trata do tópico organizar você verá que os itens em espera são uma categoria relevante a ser administrada à medida que você desenvolve o seu próprio sistema Personalizado as tarefas que você acaba delegando a outra pessoa e depois acompanha podem ser uma lista num planejador uma pasta de

arivo contendo folhas searas para item ou umaa classicada como itens em esa em seu software por enant se você não Possi um sistema estabelecido Simpe esceva nota folha de eo a num conjunto de notas pendentes numa pilha ou bandeja separada que talvez seja o resultado de seu processamento E se a bola já estiver na mão de outra pessoa num dos exemplos anteriormente citados a próxima ação está no momento na mão de outra pessoa Em tais situações você também vai querer acompanhar a ação Como Um item delegado ou Como Um item em espera é importante que

você registre a data em tudo que encaminha aos outros de todas as categorias existentes em seu sistema pessoal está a mais crucial de sear poucas vezes que você realmente quiser fazer referência a essa Informação serão suficientes para garantir que vale a pena Criar e manter este hábito para o resto da vida adar év que a maior parte das próximas ações que você determinar para os itens da entrada sej atribuição sua e que levem mais de do minutos paraem concluídas essas ações terão de ser escritas em algum lugar e depois organizadas em categorias apropriadas para que

você possa ter acesso a el Elas quando precisar Por enquanto vai em frente e ponha posts com a ação especificada nas folhas de papel da entrada e acrescente as a pilha de papéis pendentes que for processados pendências se você seguir as instruções deste Capítulo Vai jogar fora um monte de coisas arquivar outras tantas executar um monte de ações de do minutos e delegar inúmeros itens a outras pessoas vai terminar com uma pilha de itens que tem ações associadas a eles e que você ainda precis utar logo Algum dia ou numa data específica além de lembres

de coisas que você está esperando de outras pessoas esse grupo de pendentes é composto das ações que você delegou ou adiou é isso que ainda precisa ser organizado de alguma forma em seu sistema pessoal um tópico que abordarei em detalhes no próximo capítulo identificar os projetos que você tem essa última etapa para chegar ao fundo da entrada Exige uma mudança de perspectiva dos detalhes de ação única Para o quadro mais amplo ou seja os seus projetos mais uma vez definam um projeto como qualquer resultado que você Se comprometa a atingir e que exija mais de

uma ação para ser concluído se você der uma olhada no inventário de ações que já vem gerando Sem dúvida vai reconhecer um bom número de itens que são bem maiores do que a ação individual que você definiu espero que você seja capaz de enxergar a razão muito prática para definir os projetos de forma tão Ampla Quanto eu os fino se a etapa de ação que você identificou não Concluir o compromisso Então você vai precisar instituir algum Marco que continue a lembrá-lo das ações pendentes até o fechamento você precisa fazer uma lista de projetos O objetivo

dessa lista não é refletir suas prioridades mas simplesmente garantir que você tem anotações para todos esses itens em aberto na verdade pouco importa se você monta a sua lista de projetos enquanto Está começando a processar sua caixa de entrada ou depois de definir suas listas de ações ela só precisa ser feita em algum momento e tem de ser mantida já que vai ser o principal elemento propulsor para você saber onde está e Onde quer chegar por enquanto vamos garantir que em seu modelo de organização todos os sistemas andem certifique-se de que o seu sistema de

organização é do tipo tudo funciona sete organizar como definir os compartimentos Certos ter um sistema de organização completo e contínuo montado e funcionando é algo que lhe dá um tremendo poder porque permite a sua mente abandonar o raciocínio de nível inferior e se elevar até a concentração intuitiva sem ser distraída por questões que não foram apropriadamente trabalhadas mas o seu sistema físico de organização precisa ser melhor do que o Mental para que isso possa ocorrer neste capítulo vou Orientá-lo ao longo das etapas e ferramentas de organização que serão necessárias a medida que você for processando

a sua caixa de entrada enquanto você processa inicialmente a entrada vai criar listas e agrupamentos de coisas que deseja organizar e vai lembrar invariavelmente de itens adicionais incluir em outras palavras você não vai necessariamente Criar o seu sistema de organização inteiro de uma vez de qualquer maneira ele vai evoluir À medida que você processa sua tralha e verifica se colocou todas as coisas no melhor lugar do seu seu ponto de vista o anel externo do diagrama do fluxo de trabalho exibido na página a seguir mostra os principais agrupamentos para os quais os itens serão direcionados

enquanto você decide o que eles representam e o que precisa ser feito em relação a cada um diagrama do fluxo de trabalho organização as categorias Básicas existem Sete Tipos primários de coisas que você vai querer acompanhar e administrar dentro de uma perspectiva de organização e item uma lista de projetos item material de suporte a projetos item ações e informações inseridas na agenda agenda item listas de próximas ações item uma lista em espera item material de referência item uma lista de algum dia talvez a importância de ter limites bem definidos é crucial que todas essas Categorias

sejam mantidas Originalmente distintas umas das outr outras cada uma delas representa um tipo diferente de acordo que fazemos conosco mesmos portanto se elas perderem a linha divisória e começarem a se misturar grande parte do valor do ato de organizar será perdido juntei tudo mas esqueci onde coloquei anônimo se você colocar os materiais de referência na mesma pilha que as coisas que você ainda quer ler por exemplo Ficará anestesiado em relação à pilha e se incluir em sua lista de próxima ações itens que na verdade deveriam estar na agenda porque precisam ocorrer em datas específicas você

não confiará mais em sua agenda e vai ter de reavaliar suas listas de ações o tempo todo se você tem um projeto em relação ao qual não fará nada durante algum tempo ele deve ir para sua lista de algum dia talvez para que o seu relacionamento com a lista de projetos possa ter o foco rigoroso e Gerador de ações que ela demanda e se algum item pelo qual você está à espera for incluído em uma de suas duas listas de ações você ficará o tempo todo atolado em reflexões redobradas e improdutivas tudo que você realmente

precisa são listas e pastas uma vez que você já sabe o que precisa ser acompanhado item coberto no capítulo anterior sobre processamento tudo o que você realmente vai precisar são listas e pastas para materiais de suporte e Referência suas listas que como indiquei também podem ser itens colocados em pastas vão acompanhar os projetos os itens algum dia talvez e também as ações que precisará executar relativas aos seus itens em aberto ativos Será preciso ter pastas digitais ou de papel para guardar seu material de referência e as as informações de suporte aos projetos ativos eu não

daria um centavo pela simplicidade que deste lado da complexidade daria minha vida Pela simplicidade que existe do outro lado da complexidade Oliver Wendel Holmes muitas pessoas fazem listas há anos Mas nunca consideraram esse procedimento particularmente efetivo existe um ceticismo arraigado em relação a sistemas simples como o que eu recomendo mas a maioria dos fazedores de listas não inseriram os itens apropriados em suas listas ou os deixaram incompletos e isso fez com que As listas por sua vez não se tornassem muito funcionais se você sabe o que deve entrar nas listas porém as coisas ficam bem

mais fáceis a partir daí você só precisa de um sistema para administrá-las Como já disse você não deve se dar ao trabalho de criar em suas listas qualquer tipo de estrutura externa de prioridades que seja necessário rearranjar ou reescrever à medida que as coisas forem mudando as Tentativas de impor uma camisa de força dessa natureza T sido uma enorme fonte de frustração dentro do esforço organizador de muitas pessoas você vai aprender a priorizar de maneira muito mais intuitiva ao enxergar a lista inteira contra um número significativo de variáveis que mudam o tempo todo a lista

é apenas uma forma de você acompanhar a relação total de itens ativos com os quais você se comprometeu de alguma forma e disponibilizar essa Relação para futuras revisões Quando me refiro a uma lista tenho em mente que quero dizer nada mais do que um agrupamento de itens com características semelhantes uma lista poderia ser uma dessas três coisas um uma pasta de arquivo com anotações feitas em folhas separadas para cada item dentro de uma determinada categoria dois uma lista mesmo numa folha contendo título quase sempre guardada num fichário organizador de folhas soltas ou três um inventário

Num software de programação ou num assistente digital como as categorias de tarefas no Microsoft Outlook ou uma categoria num assistente pessoal digital de mão como organizar seus lembretes para ação se você já esvaziou sua caixa de entrada Sem dúvida terá gerado uma pilha de lembretes pendentes para si mesmo representando as ações que tomam mais de 2 minutos e não podem ser delegadas a outra pessoa você provavelmente tem um volume de itens Desse tipo que fica entre 20 60 ou 70 ou mais e também terá acumulado lembretes de coisas que delegou a outras pessoas e talvez

alguns itens que precisem ser colocados em sua agenda ou numa pasta algum dia talvez Você precisará classificar tudo isso em agrupamentos que façam sentido para para você de modo que possa revisá-las como opções de trabalhos a fazer quando tiver tempo você também vai querer Decidir sobre a forma mais adequada de organizar Fisicamente esses grupos como itens em pastas ou em listas em papel ou digitais as ações que vão para o seu calendário para fins de organização como eu já disse existem dois tipos básicos de ação aquelas que precisam ser executadas num determinado dia e ou

hora e aquelas que apenas precisam ser feitas o mais rápido que que você conseguir em em meio a outros itens já agendados os itens agendados podem ter hora certa enquanto processava a sua caixa de entrada Provavelmente se deparou com coisas que você inseriu direto na agenda assim que apareceram o que muitas pessoas querem fazer no entanto com base em velhos hábitos de montar diariamente listas de coisas a fazer é colocar na agenda aquelas ações que elas realmente gostariam de concluir digamos na uma segunda-feira mais que talvez não queiram ou talvez por isso tenham de ser

adiadas para os dias que se seguem resista a esse impulso você precisa Confiar em sua agenda como se ela fosse um território sagrado ele deve refletir com exatidão as fronteiras de seus compromissos de cada dia essas fronteiras precisam ser claramente percebidas mesmo com uma simples olhada quando você está com pressa isso será muito mais fácil se os únicos itens nele incluídos forem aqueles que você absolutamente tem de executar naquele dia quando a agenda fica restrita ao seu papel mais adequado no sistema de Organização a maioria das ações que você precisa executar é congregada na categoria

de o mais rápido possível na frente de todas as outras coisas que preciso fazer como organizar as ações o mais rápido possível pelo contexto depois de muitos anos descobri que a melhor forma de ser lembrado de uma ação do tipo o mais depressa possível é por meio do contexto específico exigido para aquela ação ou seja a ferramenta a locação ou a pessoa Necessária para executá-la o nível de distinção necessário entre essas categorias vai depender de um quantas ações você realmente precisa acompanhar e dois Com que frequência você muda os contextos dentro dos quais executa essas

ações Outro fator de produtividade que esse tipo de organização oferece é a capacidade de potencializar sua energia quando você está num determinado modo quando você está no modo telefone é hora de fazer um monte de ligações então Acione a sua lista de telefonemas quando seu computador está a 1000 por hora e você navega digitalmente em ritmo de Cruzeiro é melhor concluir o maior número de tarefas online que puder sem ter de desviar o foco para outro tipo de atividade sair de um conjunto de comportamentos e entrar em outro tipo de ritmo e conjunto de ferramentas

consome mais energia do que muita gente imagina e quando uma pessoa chave estivesse sentada à sua frente em seu escritório é Óbvio que você vai querer ter todos os assuntos que precisa tratar com ela imediatamente à mão as categorias mais comuns de lembretes de ação você provavelmente descobrirá que pelo menos alguns dos títulos mais comuns de próximas ações listados abaixo tem sentido para você item telefonemas item no computador item tarefas item ações no escritório ou no escritório diversas item em casa item agendas para pessoas e reuniões item ler e revisar Telefonemas é a lista de

todos os telefonemas que você precisa dar você pode trabalhar nela sempre que tiver um telefone disponível quanto mais você se movimentar especialmente se tiver um telefone celular mais útil vai ser ter uma lista única com todas as chamadas a fazer e essas estranhas janelas de tempo que de repente aparecem quando você está fora do esc viajando enquanto espera um avião talvez oferecem a oportunidade perfeita para trabalhar sua lista ter Uma lista separada só de telefonemas torna muito mais fácil manter o foco e escolher intuitivamente o melhor telefonema D naquele momento sugiro que você tenha o

cuidado de anotar o número do telefone ao lado de cada item existem muitas situações em que você provavelmente daria o telefonema caso o número estivesse à mão mas não se tivesse que procurar no computador se você trabalha no computador particularmente se viaja com um laptop Ou tem um PC no trabalho e outro em casa Talvez seja útil agrupar Todas aquelas ações que você precisa executar enquanto ele está ligado e conectado e conectado isso lhe permitirá visualizar todas as suas opções de atividades a desenvolver no computador além de lembrá-lo de todos os e-mails que precisa enviar

documentos que precisa rascunhar ou editar E por aí vai tarefas faz um enorme sentido agrupar em um único lugar lembretes de todas as coisas que você precisa fazer Quando está em trânsito é claro que essa lista não precisa ser nada mais elaborado do que um postat que você mantém em algum lugar em seu organizador pessoal ou numa tela na pasta tarefas da sessão de coisas a fazer de seu organizador Palm ações no escritório no escritório se você trabalha num escritório vai haver determinadas coisas que você só poderá fazer lá e será útil ter uma lista

delas bem à sua frente no local embora obviamente se você tiver um Telefone e um computador em seu escritório e tiver telefonemas e no computador como listas separadas estas também entrarão em cena eu usaria uma lista de ações no escritório ou no escritório para tudo que dependesse da disponibilidade de uma conexão com a internet ou ainda de modo mais conveniente no escritório por exemplo um lembrei para baixar da internet um grande programa em software no meu entendimento iria para essa lista em Casa muitas ações só podem ser executadas em casa e faz sentido manter uma

lista específica para esse contexto tenho certeza de que você tem inúmeros projetos pessoais e da casa e com frequência a próxima coisa a fazer com relação a eles é simplesmente fazê-los se você tem um escritório em casa como eu tudo que só pode ser feito lá é colocado em minha lista em casa agendas você verá que invariavelmente muitas de suas próximas ações precisam Ocorrer numa Interação em tempo real com alguém ou então ser levantadas numa reunião de comitê equipe ou Staff as próximas ações desse tipo devem ser inseridas em listas de agenda separadas para cada

pessoa e cada reunião desde que você compareça elas regularmente se você participa de reuniões regulares de Staff de projeto de conselho de comitês ou seja lá do que for elas também merecem ter seus próprios arquivos Nos quais você possa Reunir itens que precisarão ser tratados nessas ocasiões é comum que você queira manter uma lista corrente de itens a tratar com determinada pessoa com a qual vai interagir durante um período limitado de tempo por exemplo se tiver contratado um profissional para fazer um trabalho grande em sua casa ou propriedade pode criar uma lista para ele no

período em que durar o projeto ao inspecionar o local ao final do dia de trabalho depois que ele tiver saído você Poderá identificar várias coisas sobre as precisará conversar com ele e por isso vai querer que essa lista seja fácil de acessar sempre que necessário dada a utilidade desse tipo de lista seu sistema deve permitir que você acrescente agendas a deoc sempre que necessário de forma rápida e simples ler revisar sem dúvida você descobriu em sua caixa de entrada um certo número de itens para os quais a sua próxima ação é L espero que se

atenha a regra dos 2 Minutos e com isso já tenha se livrado dessa esses itens numa rápida triagem jogando-os fora arquivando-se adequadamente os itens para ler que você sabe que vão tomar mais de 2 minutos de seu tempo costumam ser melhor administrados numa caixa fisicamente separada etiquetada com o nome ler e revisar de acordo com minha definição isso ainda é uma forma de lista só que é mais fácil lidar com ela agrupando os Documentos e revistas numa bandeja e ou pasta arquivo portátil Devemos lutar para atingir aquela cidade que mora além da sofisticação John Gardner

em muitos casos a pilha leer revisar tende a crescer muito é por isso que é crucial que a pilha seja destinada única e exclusivamente aqueles itens de mais de do minutos que você realmente quer ler Quando tiver tempo só isso já costuma ser suficientemente desanimador Mas as coisas ficam seriamente Fora de Controle psicologicamente anestesiante quando os limites desta categoria não são claramente definidos uma delineação primária vai pelo menos torná-lo consciente do volume e se você é como a maioria das pessoas o fato de possuir algum tipo de mecanismo autorregulador vai ajudá-lo a definir melhor o

que quer guardar e do que deve se livrar é prático ter essa pilha de material para leitura bem à mão e fácil De pegar na pressa quando você esver a caminho de uma reunião que talvez demore a começar um seminário durante o qual pode haver janela de tempo em que nada acontece ou uma consa ao dentista quando talvez você tenha de esperar para fazer sua limpeza dentária todas essas são grandes oportunidades para cobrir esse tipo de leitura leitura pessoas que não TM o seu material para ler e revisar organizado costumam desperdiçar muito tempo já que

A vida é cheia de estranhos intervalos em que ele pode ser processado Como organizar o que está na espera assim como os lembretes das ações que você precisa executar os lembretes de todos os itens que você aguarda que retomem ou sejam executados por outras pessoas precisam ser classificados e agrupados nesse caso você não terá necessariamente de acompanhar etapas distintas das ações e sim a conclusão de itens ou projetos que são de Responsabilidade de outras pessoas tais como os ingressos para o teatro que você encomendou o scanner que está chegando para o escritório o ok de

seu cliente na proposta e por aí vai quando a próxima ação Depende de outra pessoa você precisa de um lembrete para ação só de um estímulo que lhe diga o que está esperando e de quem seu papel é revisar essa lista Sempre que precisar e avaliar se deve tomar alguma atitude como por exemplo conferir o status do projeto ou Agitá-lo você provavelmente chegará à conclusão de que a melhor solução a manter essa lista em espera sempre à mão no mesmo sistema em que estão suas próprias listas de próximas ações a responsabilidade pela próxima etapa pode

ir e voltar de lá para cá várias vezes antes da conclusão do projeto você vai ter uma sensação maravilhosa quando perceber que sua lista em espera é o inventário completo de todos os itens que são importantes para você e que Outras pessoas estão encarregadas de executar utilizar o item original como lembrete de si mesmo a forma mais eficiente de acompanhar seus lembretes de ação é acrescentá-los a listas ou pastas à medida que lhe forem ocorrendo o primeiro lembrete deixará de ser necessário depois de você o processar você poderá fazer anotações na reunião com seu chefe

mas descartá-las depois de ter executado quaisquer projetos e ações associ Associados a elas apesar de Algumas pessoas tentarem ativar os Correios de voz em relação aos quais ainda Precisam fazer alguma coisa Essa não é a melhor forma de administrar os lembretes neles embutidos há algumas exceções a essa regra no entanto determinados tipos de insumos costumam funcionar melhor seres próprios forem lembretes das ações necessárias em vez de você ter de escrever alguma coisa sobre eles numa lista isso é particularmente verdadeiro no caso de Determinados materiais em papel e ceros e Meios como administrar o fluxo de

papéis aqueles que fazem o pior uso do seu tempo são os primeiros a reclamar de que o tempo é curto jeand la bruis alguns itens são eles mesmos os melhores lembretes do trabalho a ser feito a categoria de artigos publicações e documentos para ler e revisar é o exemplo mais comum outro exemplo as pessoas que consideram mais fácil lidar com as contas pagando as todas de uma Vez em um só lugar vão querer manter suas contas numa pasta ou bandeja intitulada contas a pagar mais genericamente itens financeiros a processar da mesma forma recibos para relatórios

de despesas devem ser administrados no momento em que são gerados ou então mantidos em seu próprio envelope ou pasta com o título rebos a serem processados sete a natureza específica de sua atividade seus insumos e sua estação de trabalho podem tomar Mais eficiente o ato de organizar outras categorias utilizando apenas o próprio documento um profissional de serviço ao consumidor por exemplo talvez lide com inúmeras requisições que seguem um padrão escrito nesse caso manter uma bandeja ou arquivo apenas com esses itens passíveis de ação é a melhor forma de administrá-los decidir se faz mais sentido escrever

lembretes numa lista ou manter os próprios documentos numa Bandeja ou pasta é algo que vai depender em grande parte da logística você pode usar esses lembretes em algum outro lugar que não a sua mesa se assim se assim for é importante considerar a mobilidade do material Se você não puder fazer esse trabalho em nenhum outro lugar a não ser em sua mesa então administrar os lembretes unicamente nesse espaço será a melhor opção seja qual for alternativa que você escolher os lembretes devem figurar em Categorias visivelmente distintas baseadas na próxima ação necessária se a próxima ação

em um pedido de serviços for dar um telefonema Ele deve estar num grupo de telefonemas se a próxima etapa for revisar informações e inseri-la no computador o grupo deve se chamar no computador Um dos fatores que mais prejudica a produtividade de muitos fluxos de atividades que vejo é o fato de que todos os documentos de um mesmo tipo por exemplo requisições de servço São mantidos numa única bandeja mesmo que sejam necessárias ações de diferentes tipos para cada um deles umoa um telefonema out umais deos e um terceiro esa que algém uma informação est Classic junt

Dean faz que a mente deo entorpecida da pilha por causa de todas as decisões que ainda estão pendentes no nível de execução das próximas ações meu sistema pessoal é altamente portátil com quase tudo colocado em listas Mas eu Ainda mantenho duas categorias de lembretes em papel viajo com uma pasta plástica de arquivo chamada ler revisar e outra chamada entrada de dados nessa última coloco todos os itens cuja próxima ação seja simplesmente inserir dados em meu computador cartões de visita que precisam ir para minha lista de telefones endereços citações para meu banco de dados de citações

artigos sobre restaurantes que quero incluir em minhas sublistas de viagem cidades Etc como administrar o fluxo de e-mails assim como ceros materiais em papel os e-mails que demandam ação costumam ser eles mesmos os melhores lembretes dessas ações neste caso dentro de um sistema próprio de acompanhamento de e-mails isso tende a ser particularmente verdadeiro se você recebe muitos e-mails e passa grande parte de seu tempo no trabalho com o software de e-mail aberto os e-mails em relação aos quais você precisa agir podem então ser armazenados Dentro do sistema em vez de ter as ações embutidas transcritas

para uma lista muitos de meus clientes consideram útil montar duas ou três pastas exclusivas em suas barras de navegação de meilos É verdade que a maioria das pastas criadas no e-mail devem ser usadas para materiais de referência ou arquivo mas também é possível estabelecer um sistema funcional que mantenha as mensagens que exigem ação organizada seletivamente fora da área de entrada em si que é onde A maioria das pessoas as mantém recomendo que você crie uma pasta para todos os e-mails que exijam ações que durem mais de 2 minutos de novo você deve ser capaz de

de despachar muitas mensagens sem pensar duas vezes utilizando a regra dos 2 minutos o nome da pasta deve começar com um prefixo formado por uma letra ou símbolo de modo que um pareça diferente de seus arquivos de referência e dois fique no topo das pastas na barra de navegação Como Esvaziar a caixa de entrada do e-mail método anteriormente detalhado vai lhe dar condições de tirar literalmente tudo da caixa de entrada de seu e-mail o que vai ser uma enorme contribuição para sua maior clareza e controle em relação ao seu trabalho no dia a dia você

vai passar a usar a entrada como entrada O que significa que tudo que estiver ali será como uma mensagem em sua secretária eletrônica uma luz piscando para dizer que você precisa processar alguma coisa A maioria das pessoas usa a entrada do e-mail para guardar os itens passíveis de ação ou de referência que ainda estão sem decisão uma prática que anestesia rapidamente a mente elas sabem que precisam reavaliar todos os itens toda vez que olham para a tela se você nunca recebeu uma quantidade de e-mails que ocupasse mais do que uma tela essa abordagem pode ser

razoavelmente funcional porém com o volume de mensagens que a maioria dos Profissionais T de administrar atualmente isso simplesmente não funciona de novo esvaziar a entrada não significa que você resolveu tudo significa que você deletou tudo que podia arquivou o que queria guardar mas não precisa agir em cima executou as respostas de menos de 2 minutos e moveu para Suas pastas lembrete todos os itens e espere todos os e-mails passíveis de ação não é mais fácil utilizar este processo do que ficar todo atra Atrapalhado revirando múltiplas telas o tempo inteiro com medo de esquecer alguma coisa

que acaba estourando em cima de você um alerta quanto a dispersar seus lembretes de ações existe um perigo Óbvio em colocar os lembretes sobre coisas que você precisa fazer em lugares fora do seu raio de visão a função primária de um sistema de organização é fornecer os lembretes que você precisa ver nos momentos em que precisa vê-los para que você possa Confiar nas opções que faz em relação ao trabalho que está executando e ao que não está executando antes de deixar o escritório a cada dia você deve rever individualmente cada um dos e-mails passíveis de

ação que ainda estão pendentes assim como suas listas de telefonemas ou no computador seu fluxo de atividades pendentes em papel precisa igualmente ser avaliado como uma lista se os materiais em papel estiverem sendo Usados como seus únicos lembretes distribuir os lembretes de ações entre uma pasta listas eig um sistema de e-mail é perfeitamente correto desde que você revise igualmente todas as categorias nas quais inclu seus lembretes com a frequência necessária você não quer ver nenhum lembrete escondido nos recessos de seus sistemas sem ser usado para o objetivo para o qual foi criado lembrá-lo de alguma

coisa como organizar lembretes de Projeto Criar e manter uma lista de todos os seus projetos ou seja de novo todos os compromissos ou resultados almejados que possam demandar mais de uma ação para serem concluídos pode ser uma experiência profunda é provável que você você tenha mais projetos do que imagina se você ainda não fez isso recomendo que inicialmente faça uma lista de projetos num formato muito simples simples semelhante ao que você utilizou para suas listas de ações pode Também ser uma categoria num organizador digital uma folha em um fichário ou mesmo uma única pasta de

arquivo chamada projetos com uma lista geral ou folhas soltas de papel para cada um deles a s lista s de projetos a lista de projetos não foi feita para abrigar planos ou detalhes sobre os projetos em si nem você deve tentar mantê-la organizada por prioridade tamanho urgência é apenas um sumário abrangente de seus veios abertos na verdade você não vai trabalhar fora Da lista de projetos durante as atividades do dia a dia na maior parte suas listas de ação e quaisquer tarefas adoc que aparecerem vão constituir o seu foco tático em cada momento lembre-se você

não pode executar um projeto pode executar apenas as ações que ele demanda o verdadeiro valor da lista de projetos reside na revisão completa que ela pode proporcionar pelo menos uma vez por semana o que lhe permite ter certeza de que tem passos de ação definidos para Todos os seus projetos e que nada está vazando pelas rachaduras uma rápida olhada nessa lista de tempos em tempos vai melhorar sua sensação subjacente de controle e você vai saber que possui um inventário disponível para você e para os outros sempre que for aconselhável avaliar a s carga S de

trabalho lista única ou subdividida muita gente acha que uma lista única é a melhor solução Porque serve como um inventário geral e não Como um guia para priorização diária Esse sistema de organização contém apenas anotações para todos os seus veios abertos e opções para Que sua mente possa tomar com mais facilidade as decisões intuitivas estratégicas necessárias a cada momento francamente não importa quantas listas diferentes de projetos você tenha desde que examine o conteúdo de todas elas com a frequência que for necessária já que você vai fazer vai fazer a maior parte desse trabalho De um

só golpe durante a sua revisão semanal algumas formas comuns de uma por uma pessoal e profissional muitas pessoas se sentem mais confortáveis em ter duas listas de projetos uma pessoal e outra profissional se você é uma delas esteja ciente de que sua lista pessoal terá de ser revisada tão judiciosamente quanto sua lista profissional e não reservada apenas para os finais de semana muitas ações de caráter pessoal vão precisar Ser administradas em dias úteis exatamente como todo o resto e com frequência ao algumas das maiores pressões sobre os profissionais vem dos aspectos pessoais de suas vidas

que eles deixam escapar projetos delegado se você é um gerente ou executivo Sênior provavelmente é diretamente responsável por vários projetos que delegou a pessoas subordinadas a você embora você possa é claro inseri-los em sua lista de itens em espera talvez faça mais sentido Criar uma lista chamada projetos Delegados para acompanhá-los sua tarefa será simplesmente revis a lista com regularidade suficiente para garantir que tudo esteja caminhando da melhor forma tipos específicos de projetos alguns profissionais T como parte de seu trabalho vários projetos diferentes do mesmo tipo que em algumas instâncias pode ser interessante juntar como uma

sublista da lista mãe de projetos por exemplo eu mantenho numa Categoria separada chamada projetos a serem executados uma listagem cronológica de todos os seminários Treinamentos e consult que estão por acontecer e com os quais estou comprometido esses eventos são projetos da mesma forma que os outros no sentido de que preciso estar Atento e verificar se tudo estão bem orientado E caminhando até que estejam concluídos mas considero útil vê-los todos organizados numa lista na ordem em que Vão acontecer em minha agenda separadamente de Meus outros projetos e que tal subprojetos alguns de seus projetos tenderão a

ter subprojetos importantes e cada um deles poderia em tese ser visto como um projeto inteiro se você vai se mudar para uma casa nova por exemplo e está reformando e modificando grande parte da propriedade talvez tenha uma lista de itens passíveis de ação Tais Como finalizar o Paisagismo renovar a Cozinha refazer a parte elétrica do subsolo E por aí vai todos esses itens poderiam ser considerados individualmente projetos separados você insere todos os subprojetos em sua lista de projetos dentro de um item único digamos concluir a reforma da nova casa ou escreve casam individualmente na verdade

isso não é importante desde que você revise todos os componentes do projeto com a frequência necessária para que o conjunto continue produtivo Nenhuma ferramenta externa ao formato de organização será perfeito para classificar todos os seus projetos horizontal e verticalmente você ainda precisará ter a visão do todo de uma forma coes por exemplo por meio da revisão semanal se você transformar o projeto maior num único item em sua lista de projetos vai querer manter uma lista dos subprojetos e ou do plano do projeto em si como material de suporte do projeto a ser revisada quando você

Chegar aquele item principal Eu recomendo organizar os tópicos dessa dessa forma se parcelas importantes do projeto dependem da conclusão de outras parcelas nesse cenário talvez você tenha sub obos sem próximas ações associadas Porque eles estão num certo sentido esperando que outras coisas aconteçam para que possam avançar não se preocupe demais em definir que forma de organizar é a melhor se você não tem certeza eu Apostaria em colocar seus grandes projetos dentro da lista de projetos e manter as subp peças em seu material de suporte do projeto tendo cuidado de incluí-las em sua revisão semanal se

esse arranjo não funcionar muito bem tente incluir os subprojetos ativos Independentes como itens separados na lista principal não existe um sistema perfeito para acompanhar todos os seus projetos e subprojetos da mesma maneira você só Precisa saber que tem projetos e se esses possuem componentes Associados onde encontrar os lembretes adequados para eles materiais de suporte aos projetos os materiais de suporte de cada projeto não são ações nem lembretes são cursos para sustentar suas ações e reflexões sobre seus projetos Não use o material de suporte como lembrete é comum as pessoas usarem pilhas de papéis e pastas

de arquivo entupidas como lembretes de que um Elas Têm um projeto e dois Elas têm de fazer alguma coisa em relação a ele em Essência elas estão fazendo com que os materiais de suporte funcionem como lembretes de ações O problema é que as próximas ações e itens em espera desses projetos em geral não foram determinados e ainda estão psicologicamente embutidos nas pilhas e pastas dando-lhes uma aura de Apenas Mais tralha que repele o seu desorganizador em vez de atraí-lo para ação quando você está na maior correria No calor das atividades do dia arquivos como esse

são a última coisa que você vai querer pegar e examinar atentamente para definir ações na verdade você vai ficar anestesiado diante dos arquivos e das pilhas porque elas não o estimulam a fazer nada só faz em gerar mais ansiedade se você está nesse tipo de situação primeiro precisa acrescentar o próprio projeto à sua lista de projetos como Lembrei de que existe um resultado a ser Atingido depois os passos da ação e os itens em espera precisam ser inseridos nas listas de lembretes apropriadas Finalmente quando chegar a hora de realmente executar uma ação como ligar para

alguém para falar sobre o projeto você pode resgatar todos os materiais que acha que pode precisar Como suporte durante a conversa Quero reiterar aqui que você não necessita usar os materiais de suporte como primeiro lembrete do que precisa ser Feito esse papel deve ser relegado às suas listas de ação se no entanto os materiais contém planos de projeto e visões Gerais além de informações de arquivo e referência a adoc Talvez você queira ter esse material mais visivelmente acessível do que os simples materiais de referência que estão em seu arquivo esse último lugar também também serve

para guardar material de suporte desde que você tenha a disciplina de abrir a gaveta do arquivo e dar uma Olhada no Plano Toda vez que fizer sua revisão semanal caso contrário será melhor armazenar esse tipo de arquivo de suporte numa pasta dura ou numa pilha de pendentes em sua mesa ou estante Como organizar reflexões sobre projetos OC no capítulo 3 sugeri que você sempre terá ideias de novos projetos que vai querer Guardar mais que não representam necessariamente próximas ações essas ideias se enquadram na Ampla categoria de materiais de suporte a projetos e Podem ser qualquer

coisa desde uma vaga ideia sobre alguma coisa que você poderá vir a querer fazer em suas próximas férias até um esclarecimento sobre certos componentes importantes de um plano de projeto essas ideias podem surgir em sua mente Enquanto Você dirige pela estrada ouvindo noticiário no rádio ou enquanto está lendo um artigo de relevância o que você faz com esse tipo de material minha recomendação nesse caso é que você reflita sobre o local Onde mantém tabelas relativas ao projeto ou tópico em si como adicionar informações a elas naquele formato e onde Poderia armazenar quaisquer dados mais extensos

associados ao projeto a maioria dos profissionais terá várias opções para administrar os materiais de suporte entre as quais anexar anotações A Um item numa lista organizar as informações digitalmente em e-mails e bancos de dados e manter arquivos em papel e anotações em cadernos anotações Anexadas A maioria dos softwares de organização permite que você anexe uma anotação digital a uma lista ou lançamento na agenda se você mantém uma lista de projetos dentro do software pode ir até o projeto sobre o qual você teve a ideia abri-lo ou anexar uma anotação a ele inserir aí a sua

ideia é uma excelente maneira de captar as reflexões tipo vso do envelope sobre projetos se sua lista de projetos está no papel Pode anexar uma anotação em Post it próximo ao item que está na lista principal se você faz o gênero lowtech na folha individual daquele item em qualquer caso Você precisará lembrar que deve ler o anexo quando for revisar o projeto ou utilizar os dados e-mail e bancos de dados os e-mails que podem conter informações relacionadas aos seus projetos podem ser armazenados numa pasta exclusiva de e-mail talvez você ache que vale a pena montar

um tipo mais Rigoroso de banco de dados digital se você ainda não possui um para organizar o seu pensamento em relação a um determinado projeto ou tópico arquivos em papel ter um arquivo separado para cada projeto faz muito sentido quando você acumula materiais em papel pode ser lowtech mas ainda assim é uma solução elegante elegante a simplicidade e a facilidade de manuseio contribuem para a geração de um bom sistema de arquivamento de referência geral que o Faça sentir-se confortável ao criar um arquivo para os rabiscos de papel que sobram de uma reunião páginas em fichários

uma grande vantagem dos fichários de folhas soltas é que você pode dedicar uma página inteira ou conjunto de páginas a um projeto isolado mantive durante anos um fichário de tamanho médio com uma lista de projetos na frente e uma sessão de suporte de projetos do Meio para o final onde eu sempre tinha algumas páginas em branco Para captar qualquer ideia aleatória ou planos e detalhes sobre os projetos em minha lista cada um dos métodos anteriormente descritos pode ser efetivo para organizar o pensamento em relação a projetos a chave da questão é que você precisa procurar

de forma consistente em suas anotações de projetos quaisquer passos de ação inerentes e revisar as próprias anotações com a frequência que julgar necessária dada a natureza do projeto você também vai querer eliminar Muitas de suas anotações sempre que elas se tomarem inativas ou irreais para evitar que o sistema contrai o vírus do rano aprendi a dar muito valor ao ato de captar esses tipos de pensamento muito mais porque isso ajuda o meu processo de reflexão de forma muito consistente Du que por acabar usando todas as ideias o que não acontece pois a maioria delas eu

não uso Mas procuro não guardar as velhas ideias por um período demasiado longo fingindo que elas são úteis quando Não ção Como organizar dados não passíveis de ação curiosamente um dos maiores problemas que ocorrem nos sistemas pessoais de administração de muitas pessoas é que eles misturam os poucos itens que demandam ação com uma grande quantidade de dados e materiais que T valor mas não estão Associados a ações possui estruturas boas e consistentes com as quais administrar os itens que não demandam ação tanto em nosso Trabalho quanto quanto em nossas vidas é tão importante quanto administrar

nossos lembretes de ações e projetos quando os itens que não demandam ação não são administrados adequ ente eles atravancam o processo inteiro os itens que não demandam ação se enquadram em duas categorias materiais de referência e lembretes relativos a itens que não demandam ação agora mas poderão demandar posteriormente materiais de referência grande parte dos itens que Vão parar em sua mesa de trabalho e entram em sua vida em geral São materiais de referência não demandam ação mas representam informações que você deseja guardar por diversas razões você vai decidir principalmente que quantidade desses itens deve guardar

Qual o espaço a ser destinado a eles de que forma devem ser armazenados e onde a maior parte desse processo será uma decisão pessoal ou organizacional baseada em preocupações legais ou Lógicas ou em referências pessoais o único momento em que você precisa Estar atento ao seu material de referência é a hora em que precisar mudar o seu sistema de alguma forma por possuir informação de mais ou de menos dadas as suas necessidades ou preferências em termos psicológicos o problema que a maioria das pessoas tem com toda a sua tralha é o fato de ela ainda

ser tralha ou seja essas pessoas ainda não definiram o que demanda e o Que não demanda ação uma vez feita uma distinção Clara sobre o que é o que os itens considerados de referência não devem estar Associados a qualquer esforço ou lacuna eles são apenas a sua biblioteca sua única decisão nesse caso é o tamanho que você quer que a sua biblioteca tenha quando você tiver implementado inteiramente essa metodologia de administração de ações você pode ser um juntador de tralha tão profuso quanto o seu espaço físico e Digital o permitir os vários sistemas de referência

Existem várias maneiras de organizar materiais de referência e muitos tipos de ferramentas que podem ser utilizadas o que se segue a uma rápida análise de alguns dos mais comuns item arquivo de referência geral em papel e no e-mail item arquivos por categorias amplas item rolodex e gerenciadores de contatos item bibliotecas e arquivos arquivos de referência geral Como eu já disse um bom sistema de arquivamento é crucial para processar e organizar a sua tralha é também fundamental para administrar o às vezes enorme volume de materiais em papel que são importantes para você por uma ou outra

razão o ideal é que você já tenha montado um sistema de arquivamento de referência geral enquanto processava sua entrada você precisa se sentir confortável em armazenar mesmo uma única folha de papel a qual desejará recorrer Mais tarde seu sistema deve ser informal e acessível a tal ponto que seja possível arquivá-lo num estalo em seu sistema alfabético de referência geral bem à mão em seu local de trabalho se você ainda não se organizou dessa forma volte ao capítulo 4ro para obter ajuda nesse tópico a maioria das pessoas acaba tendo de 200 a 400 arquivos em papel

e 30 a 100 pastas de referência de e-mails arquivos por categorias amplas qualquer tópico Que demande mais de 50 pastas de arquivo deveria provavelmente merecer sua própria sessão ou gaveta com o seu próprio sistema alfabético por exemplo se você está administrando uma fusão corporativa e precisa manter sob controle muitos papéis Talvez queira destinar dois ou três armários inteiros para toda documentação exigida no processo de auditoria se sua paixão É jardinagem velejar ou cozinhar talvez precise de Pelo menos uma gaveta inteira só para esses hobes temha em mente que se a sua área de foco possui

material que tem a ver com outras áreas de foco você pode se ver diante do dilema de não saber se arquiva essas informações em referência geral ou no arquivo especializado quando você lê um excelente artigo sobre secas de madeira e deseja guardá-lo ariva no armário sobre sobre jardinagem ou no sistema geral Junto com outras informações sobre projetos relacionados à casa como Regra geral é melhor ficar com um sistema de referência geral a não ser no caso de um número bastante limitado de tópicos distintos holodex e gerenciadores de contatos grande parte das informações que você precisa

guardar está diretamente relacionada às pessoas que figuram em sua rede de relacionamentos você precisa acompanhar toda e qualquer informação sobre todo Tipo de contato telefones e endereços de casa e do escritório números de celular números de fax etc Além disso se você julgar útil Talvez queira armazenar informações sobre aniversários nomes de membros da família de amigos e colegas hobes Vinhos e pratos favoritos e outras informações correlatas num sentido mais rigorosamente profissional Talvez queira ou precise registrar datas de contratação datas de análise de desempenho metas objetiv e outros dados Potencialmente relevantes para efeito de desenvolvimento da

equipe junto com a agenda a sessão de telefones endereços é provavelmente a parte mais usada da maioria dos organizadores comercializados nos últimos 50 anos Todo mundo precisa ter um registro de números de telefone é instrutivo observar que este é pura e simplesmente um material de referência não demanda ação é apenas informação que você pode precisar consultar no futuro Assim sendo organizá-la não constitui grande mistério Nada Além da logística das suas necessidades individuais mais uma vez o único problema é quando as pessoas tentam fazer seus arquivos giratórios de fichas rodex funcionarem como ferramentas para lembrá-los das

coisas que precisam fazer isso não funciona desde que todas as ações relativas as pessoas que você conhece estejam identificadas e sejam Acompanhadas em suas listas de lembretes de ações os sistemas de arquivamento de telefones e endereços não t de desempenhar qualquer outro papel além do seu próprio ou seja ser um livro de endereços neutro a partir daí a única questão é saber a quantidade de informação que você precisa manter além de onde e em que equipamento arquivá-lo para que esteja sempre disponível na hora em que você precisar nesse particular nada é perfeito mas à medida

Que as pequenas ferramentas digitais se tomam mais fáceis de usar e se conectam com bancos de dados maiores você passa a ter condições de armazenar e ter à mão uma quantidade maior de informações com o mesmo ou até com menos esforço bibliotecas e arquivos níveis personalizados as informações potencialmente úteis estão disponibilizadas em muitos níveis é bem provável que você consiga encontrar praticamente Qualquer coisa se estiver Disposto a procurar de verdade a questão do volume de informação a ser armazenado A que distância e Em que formato será sempre uma realidade mutável dadas as variáveis que envolvem

as suas necessidades e seus níveis pessoais de conforto em relação aos dados no que diz respeito à sua organização e produtividade pessoal Essa não é uma questão fundamental desde que todos os seus projetos estejam dentro de um sistema de Cont de controle no qual você Trabalhe regularmente com isso o material de referência em todas as suas formas tomasse nada mais do que material a ser reunido e disponibilizado de acordo com suas inclinações e demandas específicas algum nível de consistência sempre facilita muito as coisas quais os itens que você precisa ter com você o tempo todo

eles devem ser inseridos em seu planejador ou PDA onipresente o que você precisa Especificamente para reuniões ou eventos fora do escritório essas coisas você deve colocar na pasta mochila sacola ou na bolsa o que você pode vir a precisar quando está trabalhando em seu escritó esses itens devem ser colocados em seu sistema pessoal de arquivamento ou no computador ligado em rede e quanto a situações que ocorrem mais raramente relacionadas ao seu trabalho o Material necessário nessas situações pode ser Guardado nos arquivos do departamento ou armazenado em outro local e aquilo que você pode encontrar sempre

que precisar na internet não precisa fazer nada com esse tipo de informação A não ser que necessite dela quando estiver sem condições de de se conectar à rede nesse caso deve imprimir os dados quando estiver online e arquivá-los numa pasta que possa levar consigo vê como a organização pessoal do material de Referência é simplesmente uma questão de logística distinguir os itens passíveis de ação duis que Não demandam ação é um fator chave para o sucesso nessa área uma vez feito isso você tem Total Liberdade para administrar e organizar o volume máximo ou mínimo de material

de referência que quiser é uma decisão altamente individual que precisa ser baseada na relação entre o valor que o material agrega e o tempo de esforço necessários para coletá-lo e mantê-lo Usa algum dia talvez a última coisa a administrar em seu sistema de organização é a forma de acompanhar os itens que você poderá querer reavaliar no futuro que podem ser os mais diversos desde uma viagem especial que talvez queira fazer um dia até livros que pode vir a querer ler ou projetos que talvez queira realizar no próximo ano fiscal ou mesmo habilidades e talentos que

deseje desenvolver para a Total implementação desse modelo Você vai precisar de algum Tipo de componente que esteja na geladeira ou em suspenso Existem várias formas de preparar os itens para uma futura revisão todas elas vão funcionar no sentido de retirar esses itens de seu atual radar e de sua mente você pode inserir l em várias versões de listas algum dia talvez ou então com como lembretes em sua agenda ou num sistema de referência rápida em papel a lista dos algum dia talvez se você fez uma limpeza completa Da mente enquanto coletava os itens em sua

memória psíquica Ram é altamente provável que tenha encontrado coisas com as quais não tem certeza sequer se comprometer se você ainda não tem recomendo que crie uma lista de itens algum dia talvez em qualquer sistema de organização que venha a escolher depois quero que esse permita povoar essa lista com todos os itens desse tipo que lhe tenham ocorrido até o momento é provável que você descubra que Só o fato de ter essa lista e começar a preenchê-la vai fazer com que comece a ter todo tipo de ideias criativas talvez você também se Surpreenda ao descobrir

que algumas das coisas que você escreveu na lista vão efetivamente se consumar sem qualquer esforço consciente de sua parte para fazê-las acontecer se você reconhece o poder da Imaginação para gerar mudanças na e no desempenho será fácil ver como o fato de ter uma lista de itens algum dia Talvez na frente de sua Mente Consciente pode acrescentar muitas aventuras maravilhosas à sua vida e ao seu trabalho temos mais chances de agarrar as oportunidades quando elas se apresentam se já as identificamos e captamos previamente como uma possibilidade Essa tem sido certamente a minha experiência em meu

caso aprender a tocar flauta e pilotar barcos grandes foram atividades que começaram ente nessa categoria Além de sua caixa de Entrada Existem duas fontes muito ricas à quais recorrer na hora de preencher sua lista de algum dia talvez sua imaginação criativa e sua lista de projetos atuais faça um inventário de seus devaneios criativos Quais são as coisas que você realmente poderia querer fazer algum dia se tivesse o tempo o dinheiro e aptidão escreva-as em sua lista de algum dia talvez veja algumas categorias típicas item coisas a comprar ou construir para Casa item hobes a serem

adotados item técnicas a aprender item expressões criativas a explorar item roupas e acessrios a comprar item item brin engenhocas a adquirem viagens a fazerem organizações a aderir item projetos de serviço social com os quais contribuir e tem coisas a ver e fazer reveja seus atuais projetos Esse é um bom momento para revisar a sua lista de projetos a partir de uma perspectiva Mais elevada ou seja do ponto de vista do seu trabalho e de suas metas e considerar a possibilidade de transferir alguns de seus compromissos atuais para a lista de algum dia talvez se durante

essa reflexão você concluir que um projeto opcional não tem chance de merecer sua atenção Durante os próximos meses ou mais transfira para para essa lista categorias especiais de algum dia talvez é mais do que provável que você tenha determinados interesses especiais Que envolvam um monte de possíveis coisas a fazer pode ser divertido reuni-las nessas listas por exemplo item comida receitas cardápios restaurantes vinhos item filhos coisas a fazer com eles item livros para ler item CDs a serem comprados item vídeos a serem comprados fugados item eventos culturais a comparecer item ideias de presentes item ideias para

o Jardim item websites para navegar item viagens para fazer em finais de semana Item ideias para reuniões item ideias para festas item ideias diversas O que significa que você não sabe onde colocá-las esses tipos de listas podem ser um misto de referência e algum dia talvez referência porque você pode apenas coletar dados e acrescentá-los a listas de bons vinhos restaurantes ou livros para consultar como quiser e algum dia talvez porque você pode querer revisar os itens listados regularmente para se lembrar de experimentar um ou Mais deles em algum momento em qualquer caso Essa é mais

uma ótima razão para possuir um sistema de organização no no qual seja fácil reunir itens que possam agregar valor variedade interesse a sua vida sem atravancar somente seu espaço de trabalho com assuntos inacabados e sem decisão o perigo dos arquivos e pilhas a guardar e rever muitas pessoas criam algum tipo de pilha arquivou até uma gaveta de coisas a guardar e rever que se enquadram vagamente na categoria De algum dia talvez e dizem a si mesmas quando eu tiver tempo Talvez queira mexer com isso e um arquivo tipo guardar e rever parece um lugar conveniente

para colocar esse tipo de item pessoalmente não recomendo esse tipo específico de subsistema porque em literalmente todos os casos com que me deparei o cliente guardou mas não reviu e havia entorpecimento e resistência em relação à pilha em questão o valor do algum dia talvez desaparece se você não retorna a Ele com sua Mente Consciente em termos consistentes há também uma grande diferença entre algo que está bem administrado como uma lista de algum dia talvez e algo que apenas um depósito de tralha em geral grande parte desses itens precisam ser jogados fora alguns devem ser

direcionados para ler e rever outros precisam ser arquivados como referência alguns se enquadram melhor na agenda ou num arquivo de referência rápida ver página para serem revistos Dentro de um mês ou talvez no início do próximo trimestre e outros realmente T próximas ações associadas muitas vezes depois de processar adequadamente uma gaveta ou arquivo guardar e rever Descobri que não sobrou nada como usar o calendário para opções futuras sua agenda pode ser um local muito prático para estacionar lembretes de coisas que você você talvez pense em fazer no futuro a maioria das pessoas Que treinei não

se sentiam nem de longe tão confortáveis quanto deveriam em relação às suas agendas do contrário certamente teriam encontrado muito mais coisas para incluir nelas uma das três utilidades de uma AG é conter as informações específicas de cada dia essa categoria pode incluir vários itens mas uma das formas mais criativas de utilizá-la inserir itens que você quer tirar da cabeça e reavaliar numa data posterior aqui vão apenas algumas dentro Da miriade de coisas que você pode inserir na agenda item lembretes para ativar projetos item eventos dos quais Gostaria de participar item catalisadores de decisões lembre para

ativar projetos se você tem um projeto no qual não precisa realmente pensar já mas que merece uma bandeirinha Em algum momento no futuro pode escolher uma data adequada e colocar um lembrete sobre ele em sua agenda naquele dia deve entrar em alguma brecha específica de dia em Oposição à específica de hora na agenda reservada aos itens dos quais você gostaria de ser lembrado naquele dia aí quando esse dia chegar você verá o lembrete e inserirá o item em sua lista de projetos como um projeto ativo veja alguns candidatos típicos a receber esse tratamento item eventos

especiais que tem um certo prazo para serem administrados lançamentos de produtos maratonas para arrecadação de fundos etc item eventos regulares para os quais Você precisa se preparar com antecedência tais como revisões orçamentárias conferências anuais eventos de planejamento ou reuniões Por exemplo quando você deve acrescentar a conferência anual de vendas do próximo ano A sua lista de projetos item data chave para pessoas importantes em sua vida em relação às quais você deseja fazer alguma coisa aniversários bodas presentes de final de ano etc eventos dos quais Gostaria de Participar sem dúvida você recebe constantemente informações sobre seminários

conferências palestras e eventos sociais e culturais dos quais você talvez decida participar quando se aproximar a época verifique Qual é a épa éa próxima e ponha um lembrete em sua agenda na data apropriada se você lembrar de quaisquer alertas desse tipo que deseja inserir em seu sistema Faça isso agora aquilo que temos o poder de fazer temos também o Poder de não fazer Aristóteles catalisadores de decisões de vez em quando pode haver uma decisão importante que você precisa tomar mas não pode ou não quer tomá-la na hora tudo bem desde que você tenha chegado à

conclusão de que a informação adicional que você precisa tem divide uma fonte interna em vez de externa ou seja você precisa refletir sobre ela é óbvio que os dados externos que você precisa para tomar uma decisão devem ser inseridos em Suas listas de próximas ações ou espera ponto no entanto para poder chegar a um nível de tranquilidade em relação a não tomar aquela decisão é melhor estabelecer uma rede de segurança na qual você possa confiar para focá-la adequadamente naquela questão no futuro um na agenda pode atender a esse objetivo oito algumas das áreas de decisão

típicas dessa categoria são item contratação demissão item fusão aquisição venda alienação item mudança De emprego carreira o arquivo de referência rápida uma forma elegante de administrar itens não passíveis de ação mas que talvez demandem alguma ação no futuro é o arquivo de referência rápida é uma versão ial da agenda que lhe permite manter em bretes físicos de coisas que você deseja ver ou lembrar não agora mas no futuro pode ser uma ferramenta extremamente funcional que lhe dê condições de criar efetivamente o seu próprio serviço postal e enviar Correspondências a si mesmo para receber numa data

determinada no futuro eu próprio uso um arquivo de referência rápida há anos e não consigo me imaginar sem ele em Essência o arquivo de referência rápida é um sistema simples de pastas de arquivos que lhe permite distribuir papéis e outros lembretes físicos de tal forma que tudo aquilo que você deseja ver numa determinada data no futuro aparece automaticamente em sua caixa de entrada no dia exato embora Você possa e provavelmente Deva utilizar sua equipe para administrar grande parte desse material como é apropriado recomendo que você Mantenha o seu próprio arquivo de referência rápida se conseguir

integrá-lo ao seu estilo de vida conclusão para funcionar funcionar o arquivo de referência rápida exige apenas um novo comportamento que dura um segundo por dia e o seu valor de retomo é exponencialmente maior do que o Investimento pessoal como montar um arquivo de referência rápida Você vai precisar de 43 pastas 31 diárias numeradas 1 a 31 e mais 12 com os nomes dos 12 meses do ano os arquivos diários ficam na frente a começar com o arquivo da de amanhã por exemplo se o dia de hoje é 5 de outubro o primeiro arquivo será o

6 os arquivos diários que se sucedem representam os dias do resto do mês de 6 até 31 atrás da pasta 31 fica o arquivo mensal para o mês seguinte de Acordo com o exemplo seria novembro e logo atrás dele os arquivos diários de 1 a c em seguida vem o restante dos arquivos mensais de dezembro até outubro o arquivo diário seguinte é esvaziado em sua caixa de entrada todo dia e em seguida A pasta é reativada no final das pastas diárias nesse ponto em vez de representar 6 de outubro agora ela representa 6 de novembro

da mesma forma quando o arquivo mensal seguinte chega à frente em 31 de outubro depois que você Esvaziar o arquivo diário o arquivo mensal de Novembro virá em seguida com os arquivos diários de 1 a 31 atrás dele é esvaziado na caixa de entrada reativado no final dos arquivos mensais representando o mês de novembro do próximo ano trata-se de um arquivo Perpétuo O que significa que em qualquer dado momento ele contém arquivos para os próximos 31 dias e os próximos 12 meses a grande vantagem de usar pastas de arquivo para compor o seu sistema de

Arquivo de referência rápida é que com isso você pode armazenar documentos reais o formulário que precisa ser preenchido num determinado dia o memorando que precisa ser rev então a anotação telefônica que demanda S uma data específica etc para que o sistema funcione você precisa atualizá-lo todos os dias se você esquecer de esvaziar o arquivo diário não vai confiar mais no sistema para administrar Dados importantes que Terão de ser administrados de alguma outra forma se você sair da cidade ou não acessar o arquivo no final de semana deve conferir os arquivos dos dias em que estará

ausente antes de viajar listas de verificação lembretes criativos o último tópico do sistema pessoal de organização a merecer nossa atenção é o cuidado e a alimentação das listas de verificação essas receitas de ingredientes potenciais para projetos eventos e áreas de valor interesse e Responsabilidade em geral as listas de verificação mais criativas são geradas no final de um bom processo de consultoria com uma equipe ou empresa boas listas também aparecem como áreas de foco para treinar equipe ou fazer contratações para cargos específicos quando estou limpando caixas de entrada com os clientes e revisando outros itens com

os quais eles se preocupam sempre nos deparamos com pequenos recados para si mesmo tais como item fazer exercícios Com mais regularidade item garantir que tenhamos formulários de avaliação para cada tipo de treinamento item passar mais tempo de qualidade com meus filhos item fazer mais planejamento proativo para divisão item manter um bom Moral com minha equipe item garantir que estejamos alinhados com a estratégia da empresa item manter atualizado o processo de cobrança do cliente o que você deve fazer com esse tipo de compromisso Interno cabeludo e as áreas que demandam atenção primeiro torne mais claros os

projetos e ações inerentes para grande parte desse tipo de tralha ainda existe um projeto e ou ação que precisa ser ser definida nesses casos os projetos e ações inerentes ainda precisarão ser esclarecidos e organizados num sistema pessoal mas existem alguns itens que não se enquadram muito bem nessa categoria como esquematizar áreas chave de Trabalho e responsabilidade objetivos como manter um bom condicionamento físico ou saúde física e vitalidade talvez ainda precisem ser inseridos em algum tipo de lista global de verificação que seja revista regularmente você tem múltiplos níveis de resultados e padrões agindo em sua psique

e em suas escolhas em qualquer dado momento no tempo e é sempre uma boa ideia saber quais são eles em todos os diferentes Níveis sugeri anteriormente que existem pelo menos seis níveis em seu trabalho que podem ser definidos e que cada nível merece ser reconhecido e avaliado individualmente um inventário completo de tudo aquilo que você considera importante e com que está comprometido em cada um desses níveis seria uma lista de verificação impressionante essa lista pode incluir item metas de carreira item serviços item família item relacionamentos item Comunidade item saúde e energia item recursos financeiros item

expressão criativa depois descendo um nível dentro de seu trabalho você pode querer ter alguns lembretes relativos às suas Áreas chave de abilidade sua equipe seus valores e por aí vai uma lista assim poderia conter pontos como item moral da equipe item processos item prazos item questões relativas à equipe item carga de trabalho item comunicação todos esses itens por sua Vez poderiam ser incluídos nas listas de seu sistema pessoal como lembretes para você manter o navio em seu estável de acordo com a necessidade quanto mais nova é a situação maior a necessidade de controle em que

nível qualquer um de nós precisa manter listas de verificação e controles externos é algo que está diretamente relacionado à nossa pouca familiaridade com a área de responsabilidade se você já faz o que Faz há muito tempo e não existe pressão sobre você para mudar nessa área provavelmente vai precisar de um mínimo de organização pessoal externa para continuar no controle Você sabe quando as coisas precisam acontecer e como fazê-las acontecer e o seu sistema é bom melhor não mexer no entanto quase sempre Não é esse o caso muitas vezes você vai querer algum tipo de lista

de verificação que o ajude a manter um foco até que esteja mais Familiarizado com suas atividades se o seu se desaparecesse de repente por exemplo e você tivesse de ocupar o lugar dele instantaneamente precisaria de uma visão geral e algumas diretrizes bem a mão durante algum tempo para garantir o controle sobre todos os aspectos da atividade que são cruciais para o desempenho da missão e se você acaba de ser contratado para ocupar uma nova posição com novas responsabilidades que São relativamente desconhecidas para Você vai precisar de uma moldura de controle e estrutura ainda que seja

apenas nos primeiros meses amostra de estilo de pasta de arquivo por exemplo 5 de outubro listas de verificação em todos os níveis esteja aberto para criar qualquer tipo de lista de verificação sempre que surgir a necessidade as possibilidades são infinitas desde valores fundamentais da vida há coisas para levar quando for acampar fazer listas a deoc à medida que Elas lhe ocorrem é um dos procedimentos mais poderosos e ao mesmo tempo mais sutis e simples que você pode incorporar sua vida para acender a sua imaginação criativa aqui vai uma lista de alguns dos Tópicos para listas

de verificação que tenho visto e usado ao longo dos anos item afirmações pessoais ou seja declarações de valores pessoais item áreas de responsabilidade no trabalho área chave de responsabilidade item lista de Verificação de viagem tudo que é preciso levar ou fazer antes de uma viagem item revisão semanal tudo que deve ser revisto e ou atualizado semanalmente item componentes de um Programa de Treinamento todas as coisas a serem administradas quando se monta um evento de frente para trás item clientes item lista de verificação para conferências tudo que precisa ser administrado na hora de montar uma conferência

item áreas de foco papéis chave e Responsabilidades na vida item pessoas chave em minha vida trabalho relacionamentos a serem avaliados regularmente para completar e desenvolver oportunidades item mapa da organização pessoas chave e áreas de resultado para administrar e manter item desenvolvimento pessoal coisas a serem avaliadas regularmente para garantir o equilíbrio e o progresso pessoal fique à vontade com as listas de verificação Tanto a deoc quanto as mais permanentes esteja pronto para criá-las E eliminá-las conforme a necessidade usadas de forma apropriada elas podem ser um tremendo ativo em termos de produtividade pessoal se na verdade você

já coletou até agora tudo que representa um veio aberto em sua vida e trabalho já processou cada um dos itens em termos do que significam para você e das ações necessárias e já organizou os resultados dentro de um Sistema completo que apresente uma visão geral completa e atual macro e micro de todos os seus projetos presentes e para algum dia então está pronto para o processo de de revisão a próxima fase de implementação na arte da produtividade sem estress oito revisar como manter seu sistema funcional o objetivo deste método completo de administração do fluxo de

trabalho não é fazer seu cérebro ficar desorientado e sim dá-lhe condições de avançar na direção de Atividades mais nobres e produtivas para conquistar essa liberdade porém seu cérebro precisa se envolver com todos os seus compromissos e atividades de forma consistente você deve ter certeza de que está fazendo aquilo que precisa fazer e que é correto não fazer as coisas que você não está fazendo revisar o seu sistema regularmente e mantê-lo atualizado e funcional são pré-requisitos para ter esse tipo de controle se você tem uma lista de Telefonemas a dar por exemplo a partir do momento

em que essa lista não estiver totalmente atualizada com todos os telefonemas que você precisa dar seu cérebro não vai mais confiar no sistema e não vai se desobrigar das tarefas mentais de nível inferior terá de ter de novo o trabalho de lembrar processar e Recordar trabalho esse que ele não executa com muita eficiência como você já deve saber a essa altura tudo isso quer dizer que seu sistema não pode ser Estático para que possa dar suporte à escolhas apropriadas de ações ele precisa estar sempre atualizado e deve estimular a avaliação consistente E adequada de sua

vida e trabalho em vários horizontes nesse ponto há duas questões que precisam ser administradas item o que você servem tudo isso e quando e tem o que você precisa fazer e Com que frequência para garantir que tudo funcione como um Sistema consistente que possa liberá-lo para pensar e administrar num nível mais elevado um verdadeiro processo de revisão vai levar a uma nova maneira de pensar mais elaborada e proativa em áreas chave de sua vida vida e de seu trabalho essa nova reflexão emerge simultaneamente de uma concentração mais focada e de um bror pleno de boas

descobertas que por sua vez serão estimulados e impulsionados por uma revisão pessoal consistente de seu Inventário de ações e projetos o que deve ser visto e quando seu sistema pessoal e seus comportamentos precisam ser estabelecidos de tal forma que você possa enxergar todas as opções de ação que precisa enxergar no exato momento em que precisa enxergá-las na verdade isso não passa de senso comum mas poucas pessoas têm realmente seus processos e sua organização afiados ao a ponto de serem funcionais da máxima Capacidade quando você tem acesso a um telefone e dispõe de algum tempo livre

deve dar pelo menos uma olhada na lista de todas as ligações que precisa fazer e direcionar sua atenção para aquela que puder administrar melhor ou simplesmente permitir sentir-se bem e não fazer qualquer das ligações quando estiver prestes a entrar para discutir alguns assuntos com o seu chefe Ou sócio reserve um momento para rever as principais agendas que tem para levar a Ele Assim saberá que está usando o seu o tempo da forma mais efetiva quando você precisa pegar alguma coisa na lavanderia a seco revise rapidamente todas as outras pendências que Talvez possa resolver pelo caminho

partindo do princípio de que você já coletou processou e organizou totalmente a sua tralha o mais provável é que você gaste apenas Uns poucos minutos a determinados intervalos para acessar seu sistema e conferir os lembretes diários examine Seu calendário primeiro a revisão mais frequente será provavelmente a do seu calendário diário e de seu arquivo de referência rápida diário se você mantém um para ver o panorama difícil e avaliar o que precisa ser feito você deve conhecer primeiro os parâmetros de tempo e espaço saber que você tem reuniões consecutivas de 8 da manhã às 6 da

tarde com o intervalo de no máximo meia hora para almoço é um dado que vai ajudá-lo a tomar as decisões necessárias a respeito De quaisquer outras atividades e em seguida suas listas de ações depois de você revisar todos os seus compromissos com dia e hora específicos e administrar o que foi preciso em relação a eles os próximos itens a serem revistos com maior frequência serão as listas de todas as ações que você tem possibilidade de executar no atual contexto se você está em seu escritório por exemplo vai revisar as listas de telefonemas ações Do computador

e coisas a fazer no escritório isso não significa necessariamente que você vai efetivamente executar qualquer das ações relacionadas nessas listas vai apenas avaliá-las à luz do fluxo das outras atividades que chegam para ter certeza de estar tomando as melhores decisões quanto ao que fazer você precisa estar confiante de que nenhum item crítico passe despercebido se o seu calendário é Confiável e suas listas de ações estão atualizadas Talvez esse sejam os únicos itens do sistema que você vai precisar consultar com frequência maior do que de dois em dois dias já houve muitos dias em que não

precisei consultar nenhuma de minhas listas na verdade pois estava claro desde o início ou seja minha agenda que eu não teria condições de fazê-lo a revisão certa no contexto certo você pode precisar ter acesso a qualquer uma de suas listas a Qualquer momento quando você e sua esposa estão relaxando no final do dia e você quer ter certeza de que ambos vão dar conta do negócio que administram juntos a casa e a família talvez você queira dar uma olhada nas agendas acumuladas a serem discutidas com ela por outro lado se seu chefe entra de repente

para uma conversa Cara a Cara sobre realidades e prioridades atuais será extremamente funcional ter sua lista de projetos atualizado e sua lista De agendas a discutir com ele bem à mão como atualizar seu sistema o verdadeiro truque para garantir a confiabilidade do sistema organizacional como um todo está em refrescar regularmente a sua psique e o seu seu sistema a partir de uma perspectiva mais elevada isso é impossível de fazer no entanto se suas listas ficarem muito para trás em relação à sua realidade você não terá condições de se enden sobre isso se o seu sistema

Estiver desatualizado seu cérebro será forçado a se envolver completamente de novo no nível inferior do processo de lembrar talvez esse seja o maior de todos os desafios a partir do momento que você sentiu gostinho de como inteiramente Clara e está no controle de tudo o que está acontecendo vai ter condições de fazer o que for necessário para manter esse estado de coisas como um padrão operacional os vários anos que passei Pesquisando e implementando essa metodologia com incontáveis pessoas me mostraram que a chave mágica para a sustentabilidade do processo é a revisão semanal o poder da

revisão semanal se você como eu e a maioria das outras pessoas o mundo vai vir até você a uma velocidade maior do que você consegue acompanhar Não importa quão boas sejam as suas intenções muitos de nós parecemos ter emem nossa natureza de forma consistente o hábito De nos envolver em muito mais coisas do que temos condições de administrar esse redemoinho de atividade é precisamente O que torna a revisão semanal tão valiosa ela incorpora algum tempo de captação reavaliação e reprocessamento para manter você em equilíbrio e simplesmente não há como fazer esse esse reagrupamento tão necessário

enquanto você tenta fazer o trabalho diário para tomar o conhecimento produtivo teremos de aprender a enxergar tanto a floresta Quanto a árvore vamos ter que aprender a nos conectar Peter f druker a revisão semanal vai também aguçar o seu foco intuitivo em seus projetos importantes à medida que você lida com avalanche de novos insumos e potenciais distrações que chegam até você ao longo do resto da semana você vai ter de aprender a dizer não mais de pré e há mais coisas para se manter à tona e sentir-se confortável ter sempre algum tempo reservado para poder

refletir pelo menos até atingir o Nível de reflexão que você planejou é um adianto considerável no sentido de facilitar esse processo O que é a revisão semanal em termos bem simples a revisão semanal é tudo que você precisa fazer para esvaziar sua cabeça novamente é percorrer as quatro fases da administração do fluxo de trabalho coletar processar organizar e revisar todos os seus principais envolvimentos até poder dizer honestamente neste momento eu tenho Consciência de absolutamente tudo que não estou fazendo mas que poderia estar fazendo se assim decidisse de um ponto de vista bem básico e prático

veja agora o exercício que vai fazer você chegar lá papéis soltos pede todos os diversos pedaços de papel cartões comerciais recibos E por aí vai que se es guiram pelas frestas de sua mesa roupa e acessórios ponha tudo em sua caixa de entrada para ser processado processe suas anotações revise todos os registros Contábeis anotações de reuniões ou notas diversas rabiscadas em folhas de caderno relacione itens de ações projetos itens em espera eventos no calendário e algum dia talvez da forma apropriada arquive todas as notas e materiais de referência Prepare seu material para ler e revisar

seja Implacável consigo mesmo processando todas as anotações e ideias relativas a interações projetos novas iniciativas e insumos que cruzaram o seu caminho desde a sua última atualização e Expurgando tudo que não for necessário dados anteriores no calendário revise detalhadamente as datas passadas no calendário à procura de itens de ação remanescentes informações de referência e tudo mais se transfira esses dados para o sistema ativo crie condições para arquivar o calendário da semana anterior sem deixar de captar nada o calendário que vem por aí deu uma olhada em futuros eventos do calendário de longo e curto prazos

junte todas as ações relativas a Arranjos e preparativos para qualquer evento que esteja próximo de acontecer esvazie a sua cabeça ponha por escrito nas categorias apropriadas todos os novos projetos itens para ação itens em espera algum dia talvez e tudo mais que ainda não tiver sido captado revise as listas de projetos e resultados maiores avalie o estatus de projetos metas e resultados um a um para garantir que seu sistema contenha pelo menos a de rápida execução para Itemise as de próximas aõ desmarque as ações conu revise asist para proc lembretes relativos próximos passos para a

revise a lista e espera registre as ações adequadas para qualquer acompanhamento que se faça necessário assinale os itens recebidos revise todas as listas de verificação relevante Será que você não deixou de fazer alguma coisa que precisava fazer revise a lista de algum dia talvez procure quaisquer projetos Que tenham se tornado ativos e transfira-os para pasta projetos delete os itens que não interessam mais revise os arquivos pendentes e de apoio dê uma olhada geral em todo o material de suporte a atividades em progresso para estimular ações conclusões e itens em espera seja criativo e corajoso Existe

alguma ideia nova maravilhosa temerária que faça pensar e seja arriscada que você possa adicionar ao seu sistema esse processo de revisão é senso comum mas Poucos de nós o realizamos tão bem quanto poderíamos se isso quer dizer com a regularidade que deveríamos para manter a mente Clara e conservar uma sensação de controle relaxado o momento e o local certos para revisão a revisão semanal é tão crítica que obriga você a estabelecer bons hábitos ambientes e ferramentas para dar suporte a ela uma vez estabelecida a sua zona de conforto para o tipo de Cont relado de

que Liv trata você não terá de seoc Demais em se obrigar a fazer sua revisão você terá de volar novamente aos seus pões pessoais até lá faa tudo que ti de fazer vez por para do pesado do diao menos durante algumas horas não para se desligar e sim para levar-se a uma altura de pelo menos 10.000 pés e recuperar a vantagem se você tem o privilégio de ter um escritório ou área de trabalho relativamente isolado das pessoas e Interações do dia e se você tem uma semana de trabalho mais ou menos típica de segunda a

sexta recomendo que bloquee 2 horas toda sexta-feira à tarde para revisão três fatores tornam este horário ideal item os eventos da semana tendem a ainda está frescos o suficiente para que você tenha condições de fazer um post morto incompleto Puxa vida preciso estar certo de que voltarei a conversar com ela sobre item quando você invariavelmente traz ataç que exigem que Encontre as pessoas no no trabalho ainda terá tempo de fazer isso antes que elas saiam para o final de semana item é fantástico poder limpar o seus cais psíquicos para que você possa ir para o

final de semana pronto para renovação e a diversão sem nada na cabeça ponto de vista é aquela solução que Inter essencialmente humana para sobrecarga de informações um processo intuitivo de reduzir as coisas a um mínimo essencial relevante e administrável num mundo de Conteúdo hiper abundante o ponto de vista se tornará o mais escasso dos recursos pulsao talvez você seja o tipo de pessoa porém que não tem fins de semana normais seja qual for o seu estilo de vida você precisa de umit semanal para se recarregar é provável que você já pratique algo semelhante se assim

é enriqueça esse hábito acrescentando a ele um processo de revisão numa altitude mais elevada as Pessoas que T mais dificuldade em criar o tempo para essa revisão são aquelas que vivem em ambientes de constante demanda em casa e no trabalho com zero espaço reservado para recarregar as baterias os profissionais mais estressados que conheço são aqueles que T de ser extremamente reat no trabalho e tem em casa duas crianças menores de 10 anos e uma esposa que também trabalha os mais afortunados são os que TM uma viagem de trem de uma hora para o Trabalho se

você se reconhece nesse quadro seu maior desafio será incorporar um processo consistente de se recarregar no qual o seu mundo não esteja tão diretamente à sua frente você terá de aceitar a necessidade de ficar um tempo depois da hora em sua mesa numa noite de sexta-feira ou estabelecer um local e um espaço de tempo relaxantes mais de trabalho em sua casa tempo para a revisão operacional do executivo já treinei muitos executivos para bloquear Du horas em seu calendário à sextas-feiras para eles o maior problema é equilibrar a reflexão de qualidade e o tempo para se

se atualizar com as exigências urgentes das interações Mission Critical é uma parada dura Os mais experientes e sensatos porém sabem o valor que reside em sacrificar o aparentemente urgente em favor do realmente importante e criam suas ilhas de tempo para praticar uma versão desse processo se você acha que já tem todos Os seus veios abertos inteiramente identificados esclarecidos avaliados e operacionalizados com toda a certeza está se enganando as revisões do Panorama geral sim em algum momento você precisa tomar Claros os resultados maiores as metas de longo prazo as visões e princípios que em última instância

mve e testam as suas decisões Quais são suas principais metas e objetivos em seu trabalho o que você precisa ter funcionando daqui a um ano e Daqui a 3 anos como está indo a sua carreira é esse o estilo de vida que mais o realiza Você está fazendo o que realmente quer ou precisa numa perspectiva mais profunda e de longo prazo você precisa avaliar sua vida e seu trabalho nos horizontes apropriados e tomar as decisões apropriadas nos intervalos apr iados para que tenha realmente clareza nove executar como escolher as melhores ações Quando se trata de

seu dia de trabalho em tempo real da relação e da execução de que forma você decide o que fazer em qualquer dado momento como eu já disse minha resposta é simples Confie em seu coração ou em seu espírito ou se você é alérgico a palavras desse tipo tente essas suas entranhas o fundilho de suas calças sua intuição isso não significa que você deva tirar sua vida aos Ventos ou talvez signifique quem sabe eu mesmo percorri Esse caminho com uma certa dose de Vingança num determinado momento de minha vida e posso atestar que as lições foram

valiosas ainda que não propriamente necessárias 10 como descrito no capítulo do concluir que três molduras de prioridade são uma ajuda enorme dentro do contexto de decidir que a desenvolver item o modelo dos quatro critérios para escolher ações no momento item o modelo Tríplice para avaliar o Trabalho diário item o modelo em seis níveis para revisar o seu próprio trabalho esses três não por acaso estão sendo mostrados numa ordem hierárquica reversa ou seja o reverso da perspectiva estratégica típica que é de cima para baixo para me manter fiel à natureza da metodologia deste livro percebi que

é mais uma vez trabalhar de baixo para cima o que significa que vou começar com os níveis mais básicos o modelo dos quatro critérios para escolher ações no Momento lembre-se de que você escolhe suas ações com base nos quatro critérios abaixo em ordem 1 contexto 2 tempo disponível 3 energia disponível quro prioridade vamos examinar a luz individualmente a luz da melor maneira de estruturar seus sistemas e comportamentos para tirar o máximo proveito da dinâmica própria de cada um contexto em qualquer momento no tempo a primeira coisa a considerar é o que você Tem condições de

fazer no local onde está e com as ferramentas que possui você tem um telefone tem acesso à pessoa com quem necessita falar pessoalmente sobre três itens na agenda está na loja onde precisa comprar um determinado item se você não pode executar ação porque não está no local apropriado ou não possui a ferramenta apropriada Não se preocupe com o assunto como eu já disse Você deve sempre organizar seus lembretes de ações por contexto como o Contexto é o primeiro critério levado em conta em sua escolha de ações as listas organizadas por contexto evitam reavaliações desnecessárias dos

itens a serem executados se você tem uma única lista com um monte de coisas a fazer mas na verdade não pode fazer grande parte delas no mesmo contexto você se obriga a estar sempre reconsiderando todas as coisas a serem feitas se você está preso no trânsito e As únicas ações que pode executar são telefonemas pelo celular vai querer ter condições de usar somente a sua lista de telefonemas suas listas de ação devem ser fáceis de guardar ou Abrir em função daquilo que você tem condições de fazer em qualquer dado momento um segundo benefício real advem

de organizar todas as suas ações em função do texto físico necessário o que em si força você a tomar a decisão mais importante em relação à próxima ação física em sua Lista todas as minhas listas de ações são organizadas dessa forma assim eu tenho de decidir qual será a primeiríssima ação física antes de saber em qual das listas inserir um determinado item para fazer isso vou precisar do computador do telefone de estar numa loja as pessoas que possuem uma lista de ações do tipo miscelania ou seja sem um contexto específico costumam escorregar também na hora

de decidir a próxima ação costumo Incentivar meus clientes a estruturar suas categorias de listas logo no primeiro momento quando estão processando suas caixas de entrada porque isso automaticamente Ancora seus projetos nos itens que realmente precisam ser executados para que os projetos possam avançar tempo disponível o segundo o segundo fator na hora de escolher uma ação é a sua sua disponibilidade de tempo antes que tenha de fazer alguma outra coisa se sua Reunião está começando em 10 minutos é bem provável que você selecione para executar agora uma ação diferente da que escolheria se tivesse as próximas

Du horas livres obviamente é bom saber de quanto tempo você dispõe daí a ênfase na agenda e no relógio um inventário completo de todos os lembretes de ações vai lhe proporcionar o máximo de informações sobre o que você precisa fazer e tomará muito mais fácil casar suas ações com as janelas de tempo que Tiver disponíveis em outras palavras se você tem 10 minutos Livres antes daquela próxima reunião encontre uma tarefa de 10 minutos para fazer se suas listas contiverem apenas as coisas grandes ou importantes nenhum dos itens relacionados poderá ser administrado em apenas 10 minutos

e como você precisa fazer essas pequenas coisas de qualquer jeito a forma mais produtiva de executá-las é utilizar pequenas e Estranhas janelas de tempo que aparecem ao longo do dia energia disponível todos nós temos momentos em que pensamos de forma mais efetiva e momentos em que não deveríamos pensar de jeito nenhum Daniel corren embora você possa aumentar o seu nível de energia às vezes mudando o seu contexto e redirecionando o seu foco isso é o máximo que você consegue fazer o final de um dia tomado em sua maior parte por uma maratona de planejamento orçamentário

provavelmente não será o Melhor momento para ligar para um cliente em perspectiva ou começar a traçar uma política de revisão de desempenho Talvez seja melhor ligar para a companhia aérea para mudar uma reserva processar recibos de despesas ou foliar uma publicação sobre comércio assim como o fato de ter todas as suas opções de próximas ações disponíveis permite que você aproveite diversos intervalos de tempo o fato de estar ciente de tudo o que Você precisará processar e fazer em Um determinado momento permitirá que você combine a atividade produtiva com o seu nível de vitalidade recomendo que

que você tenha sempre a mão uma relação só de coisas que precisam ser feitas mas que exigem muito pouca energia mental ou criativa quando você está num desses estados de baixa energia Vá fazendo essas coisas Essa é uma das melhores razões para ter limites muito bem definidos em seu sistema pessoal de administração torna Mais fácil continuar a ter atividade produtiva no momentos em que você não está na melhor forma se você está num modo de baixa energia e o seu material de leitura Está desorganizado seus recibos estão por toda parte seu sistema de arquivamento é

caótico e sua caixa de entrada é pouco funcional encontrar e organizar as tarefas mais urgentes parece demasiado trabalhoso com isso você simplesmente evita fazer qualquer coisa e depois se sente ainda pior uma Das melhores maneiras de aumentar a sua energia é fechar alguns de seus veios abertos Então tenha sempre alguns veios fáceis de fechar bem a mão esses três primeiros critérios para escolher ações contexto tempo e energia apontam para a necessidade de um sistema completo de lembretes de próximas ações algumas vezes você não estará com disposição para fazer esse tipo de reflexão Será preciso que

tenha sido feita antes e se Tiver sido feita você vai operar bem mais em seu território e poderá escolher entre as ações já aquelas que se aplicam à situação do momento prioridade dado o contexto em que você se encontra e o tempo e energia que você tem o próximo critério Óbvio para a escolha de ações é a prioridade relativa dentre todas as opções que me restam Qual é a coisa mais importante a fazer como eu decido Quais são as minhas prioridades é uma pergunta que as Pessoas com quem trabalho me fazem com muita frequência frequência

e ela surge da pró experiência dessas pessoas que em geral tem muito mais coisas a fazer do que conseguem administrar de forma confortável elas sabem que algumas escolhas difíceis terão de ser feitas e que algumas coisas talvez não possam ser feitas no final do dia para que você possa se sentir bem em relação ao que não fez Você precisará ter tomado algumas decisões conscientes em relação Às suas responsabilidades metas e valores esse processo invariavelmente inclui uma interação quase sempre com complexa com metas valores e diretrizes de sua organização e de outras pessoas importantes de sua

vida e também com a importância que esses relacionamentos tem para você o modelo Tríplice para avaliar o trabalho diário o ato de estabelecer prioridades pressupõe que alguns itens são mais importantes do que outros mais importantes em relação a que Nesse contexto a resposta é em relação ao seu trabalho Ou seja ao trabalho que você aceitou de si mesmo e ou de outros exatamente aí que as duas próximas molduras precisam ser trazidas à luz em seu pensamento elas tratam de definir o seu trabalho Tenha em mente que embora a grande parte dessa metodologia esteja na arena

de seu foco profissional estou usando a palavra trabalho no sentido Universal significando qualquer coisa que você Se comprometa a fazer acontecer Tanto no nível pessoal como no profissional Hoje em dia a atividade diária de trabalho apresenta um tipo relativamente novo de para a maioria dos profissionais algo que é útil compreender à medida que nos esforçamos para montar os sistemas mais produtivos Como já expliquei anteriormente durante o curso de um dia de trabalho em qualquer momento no tempo você se envolverá em um desses três tipos de atividades item fazer trabalhos Predefinidos item fazer os trabalhos à

medida que aparece item definir item definir o seu trabalho talvez você esteja fazendo coisas que estão em suas listas de ações fazendo coisas à medida que aparecem ou processando os insumos que entram para determinar Qual é o trabalho que precisa ser feito na hora ou depois a partir do conteúdo de suas listas isso é senso comum mas muitas pessoas se envolvem muito facilmente na segunda atividade ou seja lidar com as Coisas que surgem a deoc E com isso deixam escapar as outras duas em detrimento de si próprias já notei que as pessoas na verdade se

sentem mais confortáveis em lidar com as surpresas e as crises do que em ter controle dos processos organizar revisar e reavaliar aquela parte do seu trabalho que não é assim tão Evidente por si mesma é fácil ficar absorvido no modo ocupado e urgente Especialmente quando você tem uma grande quantidade de trabalho não Processado e relativamente Fora de Controle em sua mesa em seu e-mail e em sua mente na verdade grande parte de nossa vida e de nosso trabalho Simplesmente acontece no momento e em geral quando ocorre tomasse prioridade para muitos profissionais é realmente verdadeiro o

fato de a natureza de seu trabalho exigir que eles estejam instantaneamente disponíveis para administrar novas atividades à medida que aparecem sob muitas Formas todas essas são decisões compreensíveis mas angústia começa a se avolumar quando as outras ações presentes em suas listas não são revistas e renegociadas por você ou entre você e todas as outras pessoas os constantes sacrifícios decorrentes de não executar as atividades que você definiu em suas listas só podem ser tolerados se você sabe o que não está fazendo isso exige um processamento regular de sua caixa de entrada definir O seu trabalho e

uma revisão consistente das listas completas de todas as atividades predeterminadas se a decisão de fazer coisas que simplesmente surgem em vez de fazer o trabalho que você predefini for uma escolha consciente baseada em seu melhor julgamento isso é jogar o jogo da melhor maneira possível a maioria das pessoas porém T de melhorar muito a forma como esclarece administra e renegocia sua relação inteira de Projetos e ações se você se deixar envolver pelas urgências do momento sem Está confortável em relação às coisas com as quais não está lidando O resultado é frustração e ansiedade é muito

comum culpar as surpresas pelo stress e pela baixa produtividade se você sabe o que está fazendo e o que não está fazendo as surpresas são apenas mais uma oportunidade de ser criativo e brilhar muitas pessoas usam o caráter inevitável De um fluxo quase infinito de coisas imediatamente evidentes a serem feitas como uma forma de evitar a responsabilidade de definir o próprio trabalho e administrar tudo que tem a fazer é fácil Se deixar seduzir por coisas nem tão críticas assim que estejam bem à mão particularmente se sua caixa de entrada e sua organização pessoal estiverem Fora

de Controle quase sempre administrar de forma solta é uma desculpa para evitar pilhas amorfas de Itens a serem resolvidos é aí que a necessidade do atletismo do mundo do conhecimento realmente aparece a maioria das pessoas não cresceu num mundo em que se exigisse a definição das fronteiras do trabalho e a administração de um número enorme de veios abertos mas quando você tiver desenvolvido a a técnica e o hábito de processar rapidamente os insumos dentro de um sistema rigorosamente definido torna-se muito mais fácil confiar em suas Decisões pessoais na dança do que fazer do que parar

de fazer e do que fazer no lugar de que o ato de equilibrar momento a momento no nível do faixa preta você pode mudar como um relâmpago de um pé para outro e voltar a posição inicial enquanto você está processando a sua caixa de entrada por exemplo seu Assistente entra para falar de uma situação que demanda atenção imediata não precisa se estressar sua caixa de entrada ainda está lá com todos Os itens ainda serem processados em uma pilha pronta para ser retomada quando você puder voltar a ela enquanto você está ao telefone pode revisar suas

listas de ações e assim ter uma ideia do que poderá fazer quando terminar o telefonema enquanto você espera uma reunião começar pode trabalhar na pilha ler revidar que trouxe consigo e quando a conversa que você não estava esperando com seu chefe fizerem colher para 12 minutos o tempo que você tem antes de Reunião seguinte Você pode encontrar facilmente um meio de usar essa janela de tempo a seu favor você só pode executar uma dessas atividades de cada vez se você para para conversar com alguém no escritório dessa pessoa não está trabalhando em suas listas ou

processando os itens que chegam o desafio é sentir-se confiante em relação àquilo que decidiu fazer então como decidir mais uma vez isso envolverá seus julgamentos intuitivos o quão importante É o trabalho inesperado em relação a todo o resto Por quanto tempo você pode deixar sua caixa de entrada sem ser processada e todos os seus itens sem revisar e confiar em que está tomando boas decisões em relação ao que fazer as pessoas costumam reclamar das interrupções que as atrapalham na hora de fazer seu trabalho mas as interrupções são inevitáveis na vida quando você se tomar AB

em despachar tudo que entrar estiver suficientemente Organizado para aproveitar as janelas estranhas de tempo que surge você poderá mudar de uma tarefa a outra rapidamente poderá processar e-mails enquanto estiver numa teleconferência mas precisa aprender a dançar entre as várias tarefas para manter um saudável equilíbrio em deu fluxo de trabalho suas escolhas ainda terão de ser calibradas de acordo com a sua própria clareza em relação à natureza e às metas de seu trabalho sua habilidade para lidar com o Elemento surpresa é sua vantagem competitiva num determinado ponto porém se você não estiver conseguindo acompanhar e manter

as coisas sob controle ocupar-se apenas do trabalho que estiver a sua frente algo que vai minar sua produtividade e em última análise para que você possa saber se deve parar o que está fazendo no momento e fazer outra coisa vai precisar ter uma boa visão daquilo que o seu trabalho exige de como isso se encaixa nos outros Contextos de sua vida a única forma de ter essas informações é avaliar a sua vida e o seu trabalho apropriadamente em múltiplos horizontes o modelo em seis níveis para revisar o seu trabalho os seis níveis de trabalho como

vimos no capítulo 2 podem ser pensados em termos de altitude item 50.000 pés ou mais vida item 40.000 pés visões para 3 a 5 anos item 30.000 pés metas para 1 a 2 anos item 20.000 pés áreas de Responsabilidade item 10 pés projetos atuais item decolagem ações atuais faz sentido o fato de que casa um desses níveis deve acentuar e estar alinhado com os que estão acima dele em outras palavras suas prioridades estarão numa hierarquia de cima para baixo em última análise se o telefonema que você deveria dar colide com objetivo os valores de sua

vida para estar em sincronia com você mesmo você não dará esse telefonema se a estrutura de seu Trabalho não combina com o ponto em que você precisa estar daqui a um ano você deve repensar a forma como modelou suas áreas de foco e responsabilidades se quer chegar onde deseja de forma mais efetiva o melhor lugar para ter sucesso é onde você está com aquilo que você tem Charles chuva a abordagem mais saudável para um controle relaxado e produtividade inspirada é administrar todos os níveis de forma equilibrada em qualquer um desses níveis é crucial Identificar todos

os veios abertos todas as lacunas e todos os compromissos que você tem neste momento da melhor forma que puder sem uma aceitação e uma avaliação objetiva de tudo que é verdadeiro no presente é sempre difícil rumar para novas praias todos esses são veios abertos em sua psique embora quase sempre seja preciso processos mais profundos e introspectivos para identificar as metas maiores e as inclinações mais sutis Existe Magia no fato de estar no presente em sua vida sempre me impressiono com o poder da simples observação Clara do que está acontecendo daquilo que é verdadeiro identificar os

detalhes exatos de suas finanças pessoais esclarecer os dados históricos sobre a empresa que você está comprando ou obter os fatos reais sobre quem disse o que a quem num conflito interpessoal podem ser coisas construtivas quando não profundamente restaurador Restauradoras fazer as coisas e sentir-se bem com isso significa estar aberto a conhecer constatar e administrar apropriadamente todos os itens em que sua consciência se engajou dominar a arte da produtividade sem estress exige isso trabalhar de baixo para cima para poder criar um alinhamento produtivo em sua vida você pode em termos bem razoáveis começar com uma elucidação

de cima para baixo Decida porque você está neste planeta Descubra Que tipo de vida trabalho e estilo de vida lhe dariam melhores condições de cumprir Esse contrato que tipo de trabalho e relacionamentos pessoais Dari o melhor suporte a esse direcionamento quais os item chave que você precisa estabelecer e fazer acontecer agora e o que você pode fazer fisicamente o mais rápido possível para dar partida rápida em cada um deles seu trabalho é descobrir o seu trabalho e depois com toda a sua energia doar-se a Ele Buda na verdade você pode abordar suas prioridades a partir

de qualquer nível em qualquer momento sempre tem alguma coisa que eu possa fazer construtivamente para melhorar minha percepção e meu foco em qualquer nível nunca me faltam mais visões a elaborar metas a reavaliar projetos a identificar ou criar ou ações sobre as quais tomar decisões o truque É Aprender a prestar atenção às coisas que você precisa no momento apropriado para manter você e Seus sistemas em equilíbrio como tudo acaba mesmo sendo movido pelas prioridades do nível imediatamente superior qualquer formulação de suas prioridades obviamente começaria mais eficientemente vindo de cima por exemplo se você consome tempo

priorizando o seu trabalho e depois descobre que aquele não é o trabalho que você deveria estar fazendo poderá ter desperdiçado tempo e energia que poderiam ser usados para definir o próximo trabalho que você Realmente quer fazer o problema é que sem um sentido de controle no nos níveis de implementação ações e projetos atuais e sem uma confiança interior em sua própria habilidade para administrar esses níveis apropriadamente tentar se autoadministrar de cima para baixo costuma gerar frustração a partir de uma perspectiva prática sugiro em vez disso começar de baixo para cima já treinei pessoas em ambas

as direções e em termos de valor duradouro posso dizer Honestamente que colocar uma pessoa no controle dos detalhes de seu atual mundo físico e depois elevar o foco a partir daí é uma perspectiva que nunca falhou a razão básica para trabalhar nessa direção de baixo para cima é aqui para começo de conversa isso desede os espaços psíquicos e permite que sua atenção criativa se concentre nas visões mais significativas e indefiníveis que você talvez precise se autodesarrollo isso faz com que vha a Pena aprender seja qual foi o contexto real com o qual você esteja lidando

no momento mude sua mente e esse processo vai ajudá-lo a se ajustar com a máxima velocidade e só o fato de saber que você possui essa habilidade é algo que vai lhe permitir jogar um jogo maior é realmente um instrumento que confere poder embora o nível dos 50.000 pés seja obviamente o contexto mais importante dentro do qual estabelecer prioridades a experiência tem mostrado que quando Entendemos e implementamos todos os níveis de trabalho nos quais estamos engajados particularmente a decolagem e o nível dos 10.000 pés conquistamos maior liberdade e recursos para realizar o trabalho maior maior

a que fomos destinados e ainda que uma abordagem de baixo para cima não seja uma prioridade conceitual chave de uma perspectiva prática é um fator crítico para conquistar uma vida equilibrada produtiva e Confortável decolagem a primeira coisa a fazer é ter certeza de que suas listas de ações estão completas o que em si pode ser uma tarefa considerável aqueles que se concentram em reunir e objetivar todos esses itens costumam descobrir que esqueceram situaram erradamente ou simplesmente não reconheceram vários deles além da agenda se você não possui pelo menos 50 próximas ações e itens em espera

incluindo todas as pautas para despachos Com pessoas e reuniões eu desconfiaria seriamente e questionaria se você realmente listou todo os itens se você seguiu rigorosamente as etapas e sugestões da parte dois deste livro talvez tenha feito tudo se não fez e deseja atualizar esse nível reserve algum tempo para trabalhar os capítulos 4 a se efetivamente concentrado no modo de implementação quando o terminar estiver atualizado nesse nível de controle você terá imediatamente uma Sensação mais realista das prioridades imediatas O que é quase impossível de conseguir de outra forma 10.000 P finalize a sua lista de projetos

ela reflete Realmente todos os compromissos que você tem e que exigirão mais de uma ação para serem concluídos isso definirá as fronteiras do tipo de mundo operacional semana a semana em que você se encontra e permitirá que você relaxe sua consciência durante intervalos mais Longos se você fizer uma lista completa de todas as coisas que você quer ver acontecer em sua vida e em seu trabalho nesse nível vai descobrir que existem ações que você precisa executar mas que ainda não tinha percebido só o fato de gerar esse inventário objetivo vai lhe dar uma base mais

firme para tomar decisões em relação ao que fazer quando tiver algum tempo disponível quando conseguem ter sua lista de projetos de projetos atualizada as pessoas Invariavelmente descobrem que há várias coisas que poderiam ser feitas prontamente para fazer caminhar determinados itens que são importantes para elas muito poucas pessoas têm esses dados Claros definidos e disponíveis para si mesmas de uma forma objetiva e antes que comece alguma discussão sobre o que deve ser feito esta tarde essa informação precisa estar disponível mais uma vez se você vem colocando em prática a metodologia Descrita neste livro sua lista de

projetos está onde precisa estar 20.000 P Esse é o nível de responsabilidades atuais no trabalho em termos profissionais isso tem a ver com sua posição e seu trabalho atuais em termos pessoais inclui os papéis que você assume na família na comunidade é claro em relação a si mesmo como pessoa funcional talvez você já tenha alguns desses papéis definidos e descritos se assumiu recentemente uma nova posição e Existe um acordo ou contrato relativo às suas áreas de responsabilidade esse certamente seria um bom começo se você fez qualquer tipo de exercício de estabelecimento de metas pessoais e

elucidação de valores no passado e ainda possui algum material que criou naquela ocasião adicione uma mistura em seguida recomendo que você faça e mantenha uma lista chamada áreas de foco Talvez você queira dividi-la em duas sublistas profissional e pessoal nesse caso vai Querer usá-las da mesma forma para uma revisão consistente Essa é uma das listas de verificação mais úteis que você pode criar para sua própria autoadministração ela não exigirá o mesmo tipo de recalibragem semanal que a lista de projetos exige é provável que tenha mais sentido num ciclo mais longo de reavaliação dependendo da velocidade

das mudanças em algumas das áreas mais importantes mais importantes da sua vida E de seu trabalho essa lista deve ser usada como um estímulo aos novos projetos em potencial a intervalos entre 1 e TR meses você provavelmente tem alguma coisa em tomo de quatro a sete áreas chave de responsabilidade em seu trabalho e um número semelhante na vida pessoal o objetivo operacional da lista áreas de foco é garantir que você tenha todos os seus projetos e suas próximas ações bem definidos para que possa administrar adequadamente suas Responsabilidades se você tivesse de criar uma contabilidade para

elas e avaliá-las objetivamente em termos daquilo que stuk deveria estar fazendo Sem dúvida alguma encontraria novos projetos a serem acrescentados à sua lista de projetos ao revisar a lista você pode muito bem decidir que algumas áreas estão bem cuidadas e encaminhadas e pode também perceber que alguma coisa O está incomodando numa determinada área e que um projeto deve Ser criado para licença a lista áreas de foco é na verdade apenas uma versão mais abstrata e refinada da lista de estímulos da qual falamos anteriormente uma discussão de prioridades teria de incorporar todos esses níveis de acordos

atuais entre você mesmo e os outros e isso certamente vai ajudá-lo muito a passar da Esperança a confiança à medida que você faz as escolhas necessárias no dia a dia em relação ao que fazer de 30 a 50.000 pés Ou mais ao mesmo tempo que os três níveis inferiores têm mais a ver com o atual estado de coisas e suas ações projetos e áreas de responsabilidade daqui para cima os fatores do Futuro assim como suas diretrizes e intenções são primordiais ainda há um inventário a fazer nesses platos porém é mais em relação ao que realmente

existe de verdadeiro neste momento em relação a onde eu decidi que quero chegar e a como Vou chegar lá isso pode variar desde as metas anuais em seu trabalho 30.000 pés até uma visão de 3 anos de sua carreira e valor pessoal líquido 40.000 pés ou até o processo de intuir a razão de sua existência e a forma de maximizar sua expressão pessoal 50.000 pés ou mais estou misturando os três níveis superiores aqui porque em as situações não podem ser facilmente compartimentadas em uma ou outra dessas três Categorias Além disso como este livro tem mais

a ver com a arte da implementação do que com a definição de metas e visão não farei aqui um exame rigoroso da questão no entanto por sua própria natureza essa investigação pode mexer em arenas potencialmente Profundas e complexas entre as quais estratégia de negócios desenvolvimento organizacional planejamento de carreira e direcionamento de vida e valores para os nossos objetivos o foco deve estar em Captar que motivação existe para você na atual realidade e que determina o inventário daquilo que é realmente o seu trabalho nesse momento se suas diretrizes e metas devem ser mudadas com base em

reflexões mais profundas análises e intuição já seria outra discussão e como o próprio trabalho é um alvo móvel dadas As Areias movediças do mundo profissional hoje em dia pode ser necessário ter projetos definidos para aidade do de sua num Esopo mais amplo Você reavaliar por exemp Como vai Como suiz faz rel noambiente e tem sobre Horizonte an quando eu as faço vejo que suscitam tipos diferentes importantes de respost de cada pessa se você está envolvido com qualquer item que tenha um futuro superior a um ano casamento filhos uma carreira uma empresa uma forma de arte

seria bom refletir sobre o que poderá precisar Fazer para administrar as coisas ao longo desse vetor neste ponto há algumas perguntas que você precisa fazer a si mesmo item Quais são as metas e os objetivos de longo prazo em minha organização e quais os projetos que preciso ter em relação a eles para cumprir minhas responsabilidades item Quais as metas e objetivos de longo prazo que estabeleci para mim mesmo e quais os projetos que preciso ter para fazê-los acontecer item que outras Coisas significativas estão acontecendo e que poderiam afetar minhas opções em relação ao que estou

fazendo veja alguns exemplos dos tipos de questões que aparecem nesse nível de discussão item a natureza mutável de seu trabalho dadas as prioridades também mutáveis da empresa em vez de administrar a produção de seus próprios programas de Treinamento com recursos internos você vai ter de terceirizá-las item a direção na qual você sente que Precisa caminhar em sua carreira você se vê fazendo um tipo diferente de trabalho daqui a um ano e precisa conduzir uma transição em relação ao trabalho de hoje ao mesmo tempo em que explora as opções de transferência ou promoção item a direção

em que caminha a organização em função da globalização e de uma eventual expansão você vê muitas viagens internacionais importantes no horizonte para você e dadas as suas preferências de estilo de Vida precisa refletir e ver Como vai readaptar seus planos de carreira item preferências de estilo de vida e necessidades em transformação a medida que seus filhos crescem sua necessidade de estar em casa com eles diminui e cresce seu interesse em investimentos e no planejamento da aposentadoria no nível mais elevado de reflexão Você vai precisar fazer algumas perguntas essen Por que a sua empresa existe por

que Você existe Qual é o DNA central de sua existência em termos pessoais e ou organizacionais organizacionais e que move as suas escolhas Esse é o famoso quadro mais amplo que centenas de livros gurus e modelos insistem em ajudá-lo a captar por essa é a grande questão com a qual todos nós lutamos todos os outros níveis de sua vida e trabalho podem estar em ordem definidos e organizados à perfeição ainda assim se você estiver Um milímetro fora do curso em termos do que Você quer ou é chamado a fazer no nível mais profundo vai se

sentir desconfortável como tirar da sua cabeça reflexão sobre prioridades reserve pelo menos alguns minutos se você já não o fez para rabiscar algumas anotações informais sobre coisas que L ocorreram enquanto você lia este Capítulo seja o que foi que veio sua nesses níveis mais elevados de seu radar interno anote e tire de sua cabeça depois processe essas Anotações Decida se realmente quer dar andamento ao que você escreveu ou não sen não jogue a anotação fora ou coloque a numa lista de algum dia talvez ou numa pasta chamada sonhos e metas que posso vir a retomar

Em algum momento talvez você queira continuar acumulando mais itens desse tipo de reflexão futura e queira fazer o exercício com mais formalidade se assim for Coloque esse resultado em sua lista de projetos e decida qual será a próxima ação depois Execute essa ação delegue ao coloque o lembrete de ação na lista apropriada feito isso Talvez queira concentrar seu foco na reflexão sobre o desenvolvimento de projetos específicos que tenham sido identificados mas não não tão bem oxigenados como você desejaria você vai querer ter certeza de que está preparado para esse tipo de processamento vertical 10 ter

os projetos sob controle os capítulos 4 a 9 disponibilizaram todos os truques e Métodos necessários para você aclarar su m e fazer escolhas intuitivas em relação ao que fazer e quando esse é o nível horizontal ou seja tudo que demanda sua atenção e ação ao longo do Panorama horizontal de sua vida a última peça do quebra-cabeça é o nível vertical o pensamento que vai fundo e se eleva ao céu e que pode alavancar o poder criativo de seu cérebro isso nos leva de volta ao ponto de refinar e energizar nosso planejamento de projetos a Necessidade

de mais planejamento informal após anos de trabalho com milhares de profissionais na Linha de Frente posso dizer com segurança que virtualmente todos nós poderíamos planejar mais os nossos projetos e a nossa vida de modo mais informal e com maior frequência e que se fizéssemos isso aliviamos uma enorme pressão em nossa psique além de produzirmos uma grande quantidade de resultados criativos com um esforço mínimo descobri Que a maior oportunidade de melhoria em planejamento não consiste em técnicas para os tipos altamente elaborados e complexos de organização de projetos que os gerentes profissionais de projeto às vezes usam

a maior parte das pessoas que precisam desses instrumentos já os TM Ou pelo menos tem acesso ao treinamento e ao e ao software necessários para aprender a usá-los mas o que realmente se precisa é captar e utilizar mais a reflexão criativa e proativa que fazemos Ou poderíamos fazer o meio de todo o projeto de Sucesso sempre parece um desastre rosae Moss cantor a principal razão para falta desse tipo de reflexão que efetivamente agrega valor é a carência de sistemas para administrar a quantidade potencialmente infinita de detalhes que podem surgir em consequência da própria reflexão é

por isso que a minha abordagem tende a ser de baixo para cima se você sente que não tem controle sobre Seus atuais compromissos que exigem ação vai resistir ao planejamento focado ocorre aí um recuo inconsciente à medida que você começa a aplicar esses métodos porém poderá concluir que eles liberam um volume enorme de reflexão criativa E construtiva se você possui sistemas e hábitos prontos para alavancar suas ideias sua produtividade pode se expandir exponencialmente no capítulo 3 cobri com algum detalhe C fases do planejamento de projeto que tiram Determinada coisa do estágio de ideia e a

transformam em realidade física o que se segue é uma compilação de dicas e técnicas práticas para facilitar os processos naturais e informais de planejamento que recomendo embora todas essas sugestões sejam baseadas no senso comum não são seguidas nem de perto com a frequência que poderiam ser use as todas as vezes e sempre que puder em vez de ficar economizando suas reflexões para as grandes reuniões mais que Projetos você deveria estar planejando a maior parte dos resultados desejados que você identificou para sua lista de projetos não necessitará de qualquer tipo de planejamento inicial além daquele que

você faz em sua cabeça de forma rápida instantânea para gerar uma próxima ação em relação a eles existem dois tipos de projetos porém que merecem pelo menos algum tipo de atividade de de planejamento um aqueles que ainda demandam sua mesmo depois de você ter Determinado as próximas ações e dois aqueles em relação aos quais simplesmente surgem ideias potencialmente úteis e detalhes de sustentação o primeiro tipo os projetos em relação aos quais você sabe que existem outras coisas que precisam ser decididas e organizadas necessitará de uma abordagem mais detalhada do que o simples ato de identificar

uma aproximação para esses Você vai precisar aplicar de forma mais específica uma ou Mais das outras quatro fases do modelo de planejamento objetivo e princípios visão resultado broring e ou organização o segundo tipo projetos Nos quais as ideias simplesmente surgem a deoc na praia no carro ou numa reunião precisa de um lugar adequado onde essas ideias associadas possam ser Reunidas podem então ficar lá para serem usadas mais tarde Se necessário projetos que exigem próximas ações de Planejamento existem provavelmente alguns projetos dos quais você pode se lembrar neste exato momento dentre os que estão em sua

cabeça que você deseja ter mais objetivados pé no chão e sob controle Talvez uma importante reunião esteja para acontecer e você saiba que tem de preparar a pauta e o material para ela ou quem sabe você acaba de dar a tarefa de coordenar a conferência anual de Associados e precisa tê-la organizado mais de pressa possível para Que possa começar a delegar parcelas significativas da atividade ou você precisa a definir com clareza a descrição de cargo de uma nova posição em sua equipe para fornecer a área de recursos humanos se você ainda não fez isso invente

agora uma próxima ação que inicie o processo de planejamento de cada um desses eventos e coloque-a nas listas de ações apropriadas depois prossiga com as etapas seguintes do planejamento do Planejamento etapas típicas do planejamento os tipos mais comuns de ações orientadas para o planejamento ser ão o seu próprio broring e o ato de organizar marcar reuniões e coletar informações broring alguns dos projetos que demandam sua atenção neste momento vão exigir que você faça sua própria reflexão isso é particularmente verdadeiro no caso daqueles em que você não percebia com clareza qual seria a próxima ação quando

tomou aquela decisão Todos esses deveriam ter uma próxima ação como por exemplo esboçar ideias com relação a x você precisa decidir onde e como quer determinada a para Pod saber em que lista de ações inclu você faz melhor esse tipo Dex no comput ou escrevendo suas ideias mão eue poss qu dos dois meios dependendo do que minha intuição diz paraa próxima ação podia entrar emha no qu lugar porque posso traçar mapas Mentais onde eu estiver desde que tenha uma caneta e uma folha de papel organizar talvez você tenha alguns projetos para os quais já tenha

coletado anotações e material variado de apoio e precise apenas classificá-los e colocá-los numa forma mais estruturada nesse sua próxima açãoe seria organizar as anotações do Projeto X se tem de estar em seu escritório para fazer isso por estão os arquivos e você não vai querer ficar carregando esse Material por aí essa ação Dev incluída em sua lista de ações no escritório se você carrega as anotações do projeto com você numa pasta fichar o portátil ou laptop então a ação organizar as anotações do Projeto X deveria ser incluída numa lista de ações em qualquer lugar ou

diversos se você for executá-la manualmente ou então na lista do computador se você vai usar um processador de texto ou triner software de planejamento de Projetos marcar reuniões com frequência A reflexão sobre um projeto avança quando você marca uma união com as pessoas que gostaria de envolver no processo de Briston isso em geral significa mandar um e-mail para todo o grupo ou para um assistente para que agende a reunião Ou então dar um telefonema para a primeira pessoa para acertar uma hora coletar informações Às vezes a próxima tarefa na reflexão sobre um projeto é reunir

mais dados Talvez Você precise falar com alguém para obter seus insumos reflexão aleatória sobre projetos Não perca qualquer ideia sobre projetos que poderia ser potencialmente útil muitas vezes você vai ter uma ideia que não deseja esquecer justamente quando estiver num lugar que não tem nada a ver com o projeto Ainda Que essas não sejam propriamente próximas ações que possam ser incluídas diretamente em suas listas de ações Você precisará reuni-las e organizá-las de uma forma Que faça sentido é claro que as ferramentas mais críticas para assegurar que nada se peca são as que compõem o seu

sistema de coleta sua caixa de entrada seu blog bloco e papel ou equivalentes no trabalho em casa e numa versão portátil uma ficha quando você estiver fora você precisa reter todas as suas ideias até que mais tarde possa decidir o que fazer com elas ferramentas estruturas que dão suporte à reflexão sobre Projetos não importa em que nível as ideias de projeto apareçam é ótimo ter boas ferramentas sempre fáceis de acessar para captá-los no momento em que surgirem e um uma vez Cap Asi é útil Tero el sempr que precis precisas Fer parax um do grandes

para teri eumar suidade oo a fun segue a forma ou sees ferrões não anotando fica examente difícil manter o foco em qualquer coisa por mais De alguns minutos especialmente se você está sozinho mas quando você utiliza ferramentas físicas para manter seu penso ancorado pode ficar construtivamente envolvido durante horas instumentos de escrita mantenha boas feras de esc sua volta o tempo todo para que Nuna tenha qualquer resistência inconsciente Pens emun de não ter qualquer instumento que captar suas ideias Se não ten nada que escever posso não me sentir tão confortável para Me permitir refletir sobre projetos

e situações de forma inversa já fiz excelentes reflexões e planejamentos algumas vezes só porque queria usar minha bela e Macia caneta esferográfica talvez você não se insire como eu em instrumentos frios mas se esse não fo o caso Então faça um favor a si mesmo Invista em ferramentas de qualidade para escever a sorte afeta tudo deixe sempre o seu anzol lanado no Regato em menos esperar haverá Pee o vídeo sugiro também que você mantenha boas canetas esferográficas nos locais onde você provavelmente pode querer tomar notas particularmente próximas aos telefones em sua casa papel e blocos

além das Ferramentas de escrita você deve ter sempre à mão blocos de papel que sejam funcionais os blocos tamanho Ofício funcionam bem porque você pode facilmente arrancar páginas com ideias e Anotações e colocá-las em sua caixa de entrada até que tenha uma chance de processá-las além disso você quase sempre vai querer guardar alguns de seus mapas mentais informais e pode colocar essas folhas soltas de papel em pastas de arquivo apropriadas sem que seja preciso reescrevê-los flip chats e quadros brancos se você tem espaço para eles os quadros brancos e ou flip chat são ferramentas muito

funcionais de reflexão Para serem usadas de tempos em tempos eles lhe dão bastante espaço para rabiscar suas ideias e pode ser útil mantê-los bem sua frente durante algum tempo enquanto você incuba um determinado tpico certifique-se de ter sempre muitas canetas carregadas mão é frante querer esc num quadro branco e ver todas as Canet est secas e inúteis Como posso saber o que eu pensé eu escutar o digo e Foster sempre que duas ou mais pessoas se juntam para uma Reunião alguém deve começar a escrever em algum lugar onde o s outro S possam ver mesmo

que você apague suas reflexões após alguns minutos só o ato de escrevê-las facilita como nenhuma outra ferramenta um processo construtivo de reflexão algumas vezes me foi imensamente útil traçar diagramas informais e fazer anotações em toalhas de mesa de papel jogos americanos ou mesmo guardanapos em restaurantes quando Eu não tinha meu próprio bloco de papel em mãos computador muitas vezes gosto de pensar em meu laptop com meu processador de t existem tantas coisas que eu gostaria de fazer depois com as minhas ideias e é maravilhoso tê-las em algum formato digital para depois poder editar cortar e

colar em vários outros aplicativos uma vez ligado o computador com a tela já pronta na minha frente vejo que o pensamento começa Automaticamente a fluir e acontecer e acontecer essa é outra boa razão para certificar-se de que suas técnicas de digitação e conhecimento do teclado são boas para interagir com o computador de maneira pelo menos fácil quando não inteiramente divertida estruturas de suporte além deas feramentas sempre mão é produtivo ter formatos acessveis dentro dos quais as reflexões sobre projetos possadas assim como papel e caneta sua Frente dão suporte aoor teras feramentas e locais para organizar

os detalhes de projeto é algo que facilita o planejamento mais linear que muitos projetos exem crie pastas de arquivo ou páginas soltas conforme a necessidade um bom sistema de arquivamento de referência geral bem à mão e Fácil de usar não é apenas crucial para administrar o processo genérico do fluxo de trabalho mas também altamente Funcional para a reflexão de projetos É comum um projeto começar a emergir quando é estimulado por dados relevantes anotações e materiais diversos por essa razão você vai querer criar uma pasta para um determinado tópico assim que tiver alguma coisa para colocar

dentro dela se seu sistema de arquivamento fori demasiado formal ou inexistente você provavelmente vai perder muitas oportunidades de gerar um foco para o projeto com a antecedência Necessária logo que você retomar daquela primeira reunião com suas anotações iniciais sobre um tópico que acabou de surgir no horizonte crie um arquivo e guarde suas anotações nele imediatamente depois de vislumbrar quaisquer próximas ações obviamente muitas vezes durante o treinamento de clientes vejo que o simples ato de criar um arquivo para um determinado tópico no qual se pode organizar anotações aleató aleatórias e Materiais potencialmente relevantes dá a eles

uma sensação de controle bastante melhorada é uma forma de colocar seus braços em torno do assunto de forma física visível e psicológica se você gosta de trabalhar com um fichário ou planejador é bom manter um estoque de papel em branco ou quadriculado para anotações que você pode usar para montar uma página sobre um tema ou projeto quando aparecer embora alguns projetos talvez mereçam Mais tarde uma sessão inteira ou até mesmo um fichário próprio eles não começam assim e a maior parte de seus projetos talvez precise de apenas uma ou duas páginas para as poucas ideias

que você precisa acompanhar ferramentas de software o software é num certo sentido um grande buraco negro a ser explorado na busca de boas ferramentas de administração de projetos em sua maior parte os aplicativos que foram especificamente Concebidos para organizar projetos são demasiado complexas com cavalos de força demais para serem realmente funcionais em relação a 98% das coisas que a maioria das pessoas precisa administrar só são apropriados para um pequeníssimo percentual de pessoas do mundo profissional que realmente precisam delas o resto de nós de modo geral considera porções e partes de apes bem maisis eig Como

viis proes quan etiv queia digte dobre pode encontr em qualquer tipo de aplicativo que possua uma simples função hierárquica de esboçar O que é ótimo nos aplicativos de esboço é que eles podem ser tão complexos ou tão simples quanto necessário existem vários softwares de programas que oferecem esse tipo de Estruturação hierárquica básica a dica encontrar um com o qual você se sinta confortável de modo que possa se familiarizar rapidamente com a forma de inserir títulos e subtítulos e movimentá-los da forma necessária até que você possa parar de se concentrar na forma de usar o programa

Vai resistir abri-lo e utilizá-lo para pensar e organizar na verdade não importa muito o local onde você vai colocar esse tipo de reflexão Desde que seja facilmente acessível para que você possa inserir dados e revisar tudo sempre que necessário aplicativos de bror em diversos aplicativos T sido desenvolvidos com o objetivo específico de facilitar o processo de bror o problema com o bror digital é que na maioria das vezes não precisamos salvar o produto do bror da forma como ele fica no bror o crítico são as conclusões que desenvolvemos a partir daquele exercício Rudimentar as ferramentas

vistosas para captar brast domos como os quadros brancos eletrônicos e copiadoras digitais de material escrito à mão acabam não sendo tão eficientes quanto os fabricantes esperavam não precisamos tanto salvar os pensamentos criativos e sim as estruturas que geramos a partir deles existem diferenças importantes entre coletar processar e organizar em geral usam-se Ferramentas diferentes para cada um desses processos e você pode muito bem jogar as ideias Num simples processador de texto aplicativos de gerenciamento de projetos Como já mencionei a maior parte dos softwares de planejamento de projetos é rigorosa demais para o tipo de reflexão e

planejamento de projetos que precisamos fazer ao longo dos anos tenho visto com muita frequência as pessoas tentarem utilizar e depois descartarem esses programas do que Utilizá aos como ferramenta com assistente quando usadas com sucesso costumam ser altamente customizadas para atender a requisitos específicos de uma empresa ou indústria antecipo que aplicativos menos estruturados e mais funcionais surgirão nos próximos anos baseados nas formas em que naturalmente as pessoas pensam e planejam até lá é melhor ficar com algum bom e simples dout triner anexar anotações Digitais se você estiver utilizando um organizador digital grande parte do planejamento de

projeto que você precisa captar fora de sua cabeça pode na verdade ser satisfatoriamente administrado num campo de anotações anexado só não se esqueça de revisar adequadamente o item anexado para torná-lo útil E como eu aplico tudo isso em meu mundo assim como suas listas de próximas ações precisam ser atualizadas sua lista de projetos também precisa Feito isso reserve para você um período de tempo o ideal é algo entre 1 e 3 horas para administrar o maior volume que puder de reflexão vertical sobre cada projeto no mínimo minimorum agora o logo que possível pegue aqueles poucos

projetos Nos quais você concentra a máxima atenção e interesse neste momento e faça um pouco de reflexão coleta a organização utilizando as ferramentas que lhe pareçam mais apropriadas concentre-se em cada um um de cada vez De cima para baixo enquanto faz isso pergunte-se pergunte o que eu quero saber captar ou me lembrar em relação a esse projeto deixemos que a nossa preocupação avançada se transforme em reflexão e planejamento avançados Winston chat Talvez você queira apenas traçar o mapa mental de algumas ideias num pedaço de papel fazer um arquivo e enfiar nele o papel talvez você

venha com alguns simples títulos destacados Para anexar Como anotação em seu software de organização ou você pode de criar um arquivo do Word e iniciar nele um esboço a chave Está confortável em ter e usar suas ideias e adquirir o hábito de concentrar construtivamente a sua energia nos resultados desejados e nos veios abertos antes que seja obrigado a fazer isso parte 3 o poder dos princípios chave 11 o poder do hábito da coleta há muito mais nessas simples técnicas e modelos Do que pode parecer a primeira V na verdade elas proporcionam um método sistemático para

manter a sua mente livre das distrações o que garante um alto nível de eficiência e produtividade em seu trabalho só isso já seria motivo suficiente para implementar essas práticas mas a implicações ainda maiores e mais interessantes nos princípios que agem aqui o que se segue nos três próximos capítulos é uma contabilidade da minha experiência ao longo dos Últimos 20 anos com os efeitos mais sutis e com frequência mais profundos que podem transpirar após a implementação desses princípios básicos os resultados de longo prazo podem ter um impacto significativo sobre você como indivíduo e podem afetar positivamente

também as culturas organizacionais mais complexas quando as pessoas com quem você interage notarem que você recebe processa e organiza sem falta de maneira incontestável as trocas e os acordos que Elas têm com você começam a confiar em você de uma maneira única tal é o poder do ato de criar lembretes para tudo aquilo que está incompleto incompleto ou não foi processado em sua vida isso melhora visivelmente o seu bem-estar mental e aprimora a qualidade de suas comunicações e relacionamentos tanto pessoal quanto profissionalmente o benefício pessoal Qual foi o sentimento que predominou durante as atividades de

Coleta e descarga download muita gente diz que a sensação é horrível e no entanto como pode ser isso se você como a maioria das pessoas que perfazem todo o processo de coleta provavelmente sentiu algum tipo de ansiedade temos como esmagado Pânico frustração cansaço e repulsa para descrever as Sensações são alguns dos que costumam vir à tona quando eu peço aos participantes dos seminários que Descrevam as emoções que experimentam enquanto perfazem uma versão reduzida desse procedimento e alguma coisa que você acha que adiou naquela pilha em caso afirmativo você Experimenta imediatamente um sentimento de culpa associado

àquilo tal como eu podia devia tinha de ter feito isso antes ao mesmo tempo você experimentou alguma sensação de libertação alívio ou controle como se tivesse feito o dever de casa a maioria Diz que sim com certeza e Como isso acontece estados emocionais totalmente opostos aparecendo quase ao mesmo tempo enquanto você está fazendo um único exercício ansiedade e alívio estupefação e controle o que está acontecendo aqui quando você compreender a fonte de seus sentimentos negativos em relação a toda a sua tralha vai descobrir como eu descobri a forma de se livrar deles e se você

experimentou sentimentos positivos ao coletar sua tralha na verdade começou Por si mesmo o processo de eliminar a aidade a fonte dos Sentimentos negativos de onde vem os sentimentos não tão agradáveis do excesso de trabalho não porque o o excesso de trabalho existe sempre se você se sentisse mal simplesmente porque tinha mais coisas a fazer do que conseguia dar conta jamais se livraria desse sentimento ter coisas demais a fazer não é a fonte do sentimento negativo ele vem de um outro lugar como você se sentiu quando alguém Quebrou um trato com você como foi a sensação

diante disso frustrante Eu imagino o preço que as pessoas pagam no mundo quando não cumprem acordos é a desintegração da confiança no relacionamento uma consequência negativa portanto e o que são todas essas coisas em sua caixa de entrada acordos que você fez consigo mesmo seus sentimentos negativos São simplesmente o resultado do não cumprimento desses acordos são os sintomas da desintegração da Autoconfiança se você diz a si mesmo para rascunhar um plano estratégico e não faz isso sente-se mal se você diz a si mesmo para ser organizado e fracassa nessa tarefa abre as portas para a

culpa e a frustração e o que você faz para não descumprir os acordos que fez consigo mesmo se os sentimentos negativos resultam dos acordos descumpridos você tem três opções para lidar com eles e eliminar as consequências negativas item não faça o acordo item cumpra o Acordo item renegocie o acordo todas as opções acima podem funcionar para você se livrar dos Sentimentos desagradáveis não faça o acordo é provável que tenha sido muito agradável pegar um monte de coisas velhas decidir que não ia fazer mais nada com aquilo e simplesmente jogar no lixo uma forma de lidar

com um item completo em seu ambiente é simplesmente dizer não você ficaria muito mais leve se baixasse seu padrão de Exigência se você não fizesse tanta questão de as coisas estarem num determinado nível teria menos coisa a fazer 11 Duvido que você vá baixar seus padrões de exigência no entanto a partir do momento que você realmente entender o que ele significa provavelmente vai fazer menos acordo os acordos eu sei que comigo foi assim costumava fazer muitos acordos só para conquistar a aprovação das pessoas P quando percebi o preço que eu estava pagando no final por

não Cumprir esses acordos tornei-me muito mais consciencioso em relação aos acordos que faria daí em diante uma das melhores coisas desse método é que quando você realmente toma si a responsabilidade de captar e acompanhar tudo que está em sua mente passa a pensar duas vezes antes de assumir compromissos internos que na verdade não precisa ou não quer assumir não ter consciência de tudo o que você tem a fazer é mais ou menos como ter um cão de Crédito cujo saldo ou limite você não conhece assim é muito mais fácil ser irresponsável cumpra o acordo deixe

a atenção do fazer e penetre na paz do já feito Julia Luis é claro que outra forma de se livrar dos Sentimentos negativos em relação à sua tralha simplesmente terminar a tarefa e ter condições de marcá-la como concluída na verdade você adora fazer as coisas desde de que ten a sensação de Ter concluído alguma coisa se você já começou a executar as ações de menos de 2 minutos no momento em que entram em sua vida tenho certeza de que pode confirmar o benefício psicológico da i advindo a maioria dos meus clientes T uma sensação fantástica

após apenas algumas horas processando suas pilhas só em função da enorme quantidade de coisas que conseguem realizar usando apenas a regra dos 2 minutos você pode passar um de seus Melhores finais de semana só concluindo um monte de pequenas obrigações e tarefas que se acumularam por sua casa e em sua vida pessoal quando você junta todos os veios abertos pequenos e grandes e os vem numa lista bem à sua frente alguma parte de você será invariavelmente inspirada ou contrariada de forma criativa ou ainda suficientemente intimidada para ir à luta e expulsá-los da lista todos nós

Parecemos estar Famintos por uma vitória É ótimo poder satisfazer esse Anseio atribuindo a si mesmo tarefas factíveis factíveis que você possa começar e acabar com facilidade alguma vez você já executou um determinado item que não estava inicialmente numa lista depois anotou e marcou como concluído então sabe do que estou falando nesse ponto no entanto temos uma outra questão como você se sentiria se sua lista e suas pilhas estivessem total e adequadamente Equacionadas provavelmente estaria flutuando além do telhado cheio de energia criativa é claro que dentro de três dias adivinha o que você teria acertou uma

nova lista e provavelmente ainda maior do que a primeira você se sentiria tão bem por ter concluído todas as suas pendências que provavelmente assumiria tarefas maiores e mais ambiciosas e não é só isso se você tem um chefe O que você acha que ele fará após notar os altos níveis de Competência e produtividade que você está demonstrando acertou de novo vai lhe dar mais coisas para fazer é a missão impossível do desenvolvimento profissional quanto melhor você se torna melhor deve se tomar dessa forma Já que você não vai baixar significativamente os seus padrões de exigência

e nem parar de inventar mais coisas para fazer é melhor Começar a se sentir confortável com a terceira opção se deseja evitar o Estress absoluto renegocie o acordo um acordo renegociado não é um acordo quebrado você compreende Então por Por que tirar tudo de dentro de sua cabeça e colocar bem à sua frente faz você se sentir melhor por que você renegocia automaticamente os seus acordos consigo mesmo quando olha para os itens reflete sobre eles e toma atitudes em relação a eles naquele exato momento ou diz não agora não não o único problema é que

é impossível renegociar os acordos que Você não se lembra de ter feito consigo mesmo é ato do perdão que descortina a única forma possível de se pensar criativamente sobre o futuro Padre Desmond Wilson o fato de você não conseguir se lembrar de um acordo desse tipo não significa que você não se sinta responsável por ele Pergunte a qualquer psicólogo Qual é a quantidade de consciência de passado e futuro que essa parte de sua psique possui a parte que armazenava a lista que você liberou zero Lá tudo é presente Isso significa que tão logo você diz

a si mesmo que precisa fazer determinada coisa se você só arquiva essa informação em sua memória de curto prazo uma parte de você passa a acreditar que você deveria estar fazendo aquilo o tempo todo e isso significa que no momento em que você atribui a si mesmo duas tarefas e só arquiva essa informação em sua cabeça você cria instantânea e automaticamente estress e Fracasso porque você não pode fazer as duas coisas ao mesmo tempo se você como a maioria das pessoas provavelmente possui alguma área de armazenagem em casa Talvez uma garagem e que você tenha

combinado consigo mesmo há algum tempo quem sabe até uns 6 anos que deveria limpá-la E organizá-la se assim for existe uma parte de você que provavelmente acredita que deveria estar limpando a garagem 24 horas por dia durante os últimos seis anos não admira Que as pessoas vivam tão cansadas e você ouve aquela vozinha dentro de seu próprio comitê mental toda vez que passa pela garagem Por que você está passando perto da garagem não deveríamos estar limpando a garagem e como você não pode suportar essa parte de si mesmo que não para de se lamentar e

reclamar nem vai mais à garagem se puder evitar se você deseja calar essa voz tem três opções para administrar o acordo que fez consigo Mesmo mesmo um baixe seus padrões de exigência em relação à garagem o que talvez você já tenha feito bem ten uma garagem imunda e daí dois Mantenha o acordo limpe a garagem três pelo menos coloque o item limpar a garagem numa lista de algum dia talvez aí quando você revisar essa lista semanalmente vira esse item Pode dizer a si mesmo essa semana não Da próxima vez que passar pela garagem não ouvirá

nada internamente além de ah essa semana não Sou bem sincero em relação a isso parece que há uma parte de nossa psique que não sabe a diferença entre o um acordo sobre limpar uma garagem e um acordo sobre comprar uma empresa lá dentro as duas situações São simplesmente acordos mantidos ou quebrados se você está segurando algum item apenas internamente ele será um acordo quebrado desde que você não esteja agindo em relação a ele no momento o rompimento radical Com a administração tradicional do tempo esse Método é significativamente diferente do treinamento Tradicional em administração do tempo

a maior parte desses modelos deixam você com a impressão de que se determinada coisa que você diz a si mesmo para fazer não é muito importante então não é muito importante no sentido de acompanhar administrar ou lidar com ela em Minha experiência porém essa visão não é acurada pelo menos em termos do funcionamento da parte não tão consciente de nossa mente mas é assim Que a nossa Mente Consciente funciona então todos os acordos devem ser conscientes Isso significa que cada acordo deve ser captado objetivado e revisto regularmente com Total percepção consciente para que você possa

colocá-lo em seu devido lugar no âmbito de sua autoadministração se isso não acontecer na verdade esse item vai consumir muito mais energia psíquica do que merece em Minha experiência tudo que é mantido apenas na memória RAM psíquica vai Demandar menos ou mais atenção do que realmente merece a razão para coletar para coletar tudo não é o fato de tudo ter a mesma importância é justamente oo itens incompletos não coletados se transformam numa mesm sem graça no sentido da pressão que cri e da tão que prendem Qual a quade deet se sentirá mhor coletando qualquer que

aind não tenha coletado Antes quando você diz a si mesmo ó está certo Preciso comprar manteiga da próxima vez que for Ao mercado e escreve isso em sua lista de compras de supermercado vai se sentir melhor quando você se lembra tenho de falar com o gerente do meu banco sobre o fundo de Custódia e escreve isso em algum lugar onde você sabe que vai ver quando estiver perto do telefone vai se sentir melhor mas Haverá uma diferença de anos luz quando você tiver certeza de que coletou tudo quando é que você vai saber o quanto

você deixou dentro de sua cabeça ainda por ser Coletado só quando não tiver sobrado nada se alguma parte de você estiver consciente ainda que vagamente de que você ainda não tem tudo na mão não há como saber a quantidade que você coletou como você vai saber quando não houver mais nada a coletar quando nada mais se apresentar em sua mente como um lembrete isso não significa que sua mente estará vazia se você tem consciência sua mente sempre estará se concentrando em alguma coisa mas se estiver focada em uma única Coisa de cada vez sem se

distrair você estará em sua zona sugiro que você use a sua mente para refletir sobre as coisas em vez de pensar nelas você deseja agregar valor à medida que reflete sobre os projetos e as pessoas não quer apenas se lembrar que eles existem para compreender inteiramente essa posição mais produtiva Você precisará captar tudo treinar-se para reconhecer e descarregar até os menores acordos feitos consigo mesmo tal Como são criados em sua mente é algo que requer foco e uma mudança de hábitos realizar o processo de coleta com a maior abrangência possível e depois incorporar o comportamento

de captar todos os novos it à medida que forem emergindo será produtivo e lerá maior poder quando os relacionamentos e as organizações tem o hábito daa o que acontece quando todas asvid em equipe num num depart numa numa família numa empresa merecem confiança Por não deixarem nada escapar pelas frestas francamente no momento em que você chegar a essa condição dificilmente vai se preocupar de novo em conferir se as pessoas estão ou não deixando a peteca cair coisas muito maiores vão ocupar sua mente mas se as falhas de comunicação ainda são um ponto importante isso é

um provável sinal de que existe ainda algum nível de frustração e um nervosismo dentro da Cultura a maior parte das Pessoas acha que sem pagear e tomar constantemente as pessoas pela mão as coisas podem dentro do sistema e então explodir a qualquer momento elas não se dão conta de que sentem isso porque já vivem nessa situação de forma tão consistente que se relacionam com ela como se fosse uma lei permanente algo assim como a gravidade só que não tem de ser necessariamente assim tenho observado isso ao longo de muitos anos pessoas boas que não incorporaram

esses Comportamentos vem até o meu ambiente e sua condição é imediatamente percebida há mais de duas décadas que eu vivo dentro do dos padrões de memória RAM psíquica Clara e limites claros e definidos para as caixas de entrada quando uma anotação anotação fica parada na caixa de entrada de alguém sem ser processada ou quando a pessoa sente Sim claro que vou fazer numa conversa mas não anota nada minha campainha interna ring Soa esse tipo de comportamento é inaceitável em meu mundo preciso confiar que qualquer solicitação ou informação relevante que eu num correio de voz num

e-mail numa conversa ou numa nota escrita à mão vai efetivamente entrar no sistema da outra pessoa e logo ser processada e organizada além de ficar disponív para revista por ela como op para a se destinat administra Correios de voz não e-mail e papel acabo de ser imitado a usar apenas os meios em que Eleia esse comp deveria ser inaceitável em qualquer organização que se preocupa para que as coisas aconteçam com o mínimo possível de esforço quando a mudança é necessária deve haver confiança em que as iniciativas para essa mudança serão administradas apropriadamente qualquer sistema intacto

em última análise será tão bom quanto o seu elo mais fraco e com frequência esse tendão de Aquiles é a pouca capacidade de resposta de uma pessoa chave às Comunicações no sistema percebo isso particularmente quando rodo dentro de empresas onde as caixas de entrada ou não existem ou estão transbordando e obviamente não são processadas há muito tempo essas culturas em geral sofrem de interrup grave porque não conseguem confiar na possibilidade de inserir a comunicação dentro do sistema nas culturas nas quais a sistemas sólidos até o nível de papel a clareza é Palpável na verdade dificilmente

isso chega a ser uma preocupa preocupação Consciente e a atenção de todo mundo é bem mais focada isso é verdadeiro também nas famílias que instituíram caixas de entrada para os pais os filhos a babá a empregada ou qualquer outra pessoa com quem os membros da família interagem com frequência infelizmente não se pode legislar sobre sistemas pessoais todo mundo deve ter sua própria maneira de lidar com as coisas que tem de Administrar é possível porém responsabilizar as pessoas por resultados e por acompanhar e administrar tudo que cruza o caminho delas e você Pode também passar para

elas as informações contidas neste livro depois de menos não terão desculpa para deixar alguma coisa escapar pelas frestas isso não significa que todo mundo tem de fazer terado aqui deci relativamente concio que D para todo mundo mais Doerá deção todas as partes envolvidas para que as pessoas se sintam bem em relação ao que não estão fazendo Essa é a verdadeira atividade do conhecimento num nível mais sofisticado no entanto a pouca esperança de chegar lá sem possuir sistemas de coleta prova de bala funcionando lse você não pode renegociar um acordo que você não se lra de

ter feito consigo mesmo e certamente não po renegociar acordos feitos outos sobre os quais você Peru o cont quando grupos de pessoas adotam coletivamente o pão de 100% deeta pass a ter um barco pronto para partir isso não significa que estejam velejando na direção correta nem mesmo que estejam no barco certo significa apen o barco estão na direa parte aior eici e aor eneria poss pod dais sobre a próxima a tem uma missão de tornar a pergunta qual é a próxima ação parte do processo global de reflexão Imagina um mundo em que nenhuma reunião ou

discussão termine e nenhuma interação cesse sem uma clara determinação sobre a necessidade ou não de alguma ação caso uma ação seja necessária que ação será essa Ou pelo menos quem será o responsável por ela vejo as organizações adotarem um padrão segundo o qual qualquer coisa que caia dentro dos domínios de qualquer pessoa seja avaliada em função da ação necessária e as decisões decorrentes sej Administradas adequadamente Imagine liberdade queia e permi concentrar atenção em questões e oportunidades maiores a longs anos tenho observado movimento exord teros de eneria epros e passg qu axima como fund e a

fazem maises perar ainda é um pouco raro vê-la ser utilizada emos inteiramente operacionais onde precisa ser usada um dos maiores Desafios que você poderá encontrar é o fato de que assim que você se acostuma a fazer a pergunta qual é a próxima ação a si mesmo e as pessoas à sua volta a interação com quem não tem o hábito de fazer a mesma pergunta pode ser extremamente frustrante essa pergunta tem o dom de esclarecer as coisas tão rapidamente que lidar com pessoas e ambientes que não a utilizam Pode parecer um pesadelo Todos nós somos responsáveis

por definir os Itens se é que existem que temos o de fazer acontecer à medida que nos comprometemos conosco mesmo e com os outros e em algum momento para qualquer resultado resultado que tenhamos o compromisso de atingir precisamos tomar uma decisão Em relação à próxima ação física necessária Existe uma grande diferença porém entre tomar essa decisão quando as coisas surgem é tomá-la quando as coisas estouram a fonte da Técnica o segredo de sair na frente é começar o segredo de começar é subdividir suas tarefas complexas e assobes em tarefas pequenas e administráveis e depois começar

pela primeira delas Mark Aprendi essa técnica simples porém extraordinária da próxima ação a 20 anos com amigo de longa data e mentor em consultoria gerencial chamado Deon nenhum parentesco com o antigo secretário de Estado tinha passado vários dos anos anteriores prestando consultoria executivos e pesquisando o que seria necessário para liberar os bloqueios psíquicos de muitos deles em relação aos projetos e às situações em que se viam envolvidos um dia ele simplesmente começou a pegar cada folha de papel isolada na mesa de um executivo e forçá-lo a decidir qual era a primeiríssima coisa que ele precisava

fazer para aquilo andar os resultados Foram tão imediatos e tão profundos para aquele executivo que din continuou aperfeiçoar durante anos uma metodologia para processar a caixa de entrada que utilizava aquela mesma pergunta desde então nós dois treinamos e acompanhamos milhares de pessoas dentro desse conceito chave e ele continua sendo uma técnica muito segura determinar Qual é a próxima ação física que fará um determinado item andar é algo que nunca falha no sentido de Melhorar enormemente a produtividade e a paz de espírito do usuário criar a opção de fazer como é que uma pergunta tão simples

como esta qual é a próxima ação pode ser tão poderosa sou umel homem e conci mos tipos deor deles Nuna aconte para convis por suza Veri você tem a sensação de que eles não V caminhando tão consistente produtivamente como poderiam é provável que você Admita que sim é verdade alguns deles estão um pouco Enrolados se você não sabe com certeza se a sua próxima ação para seguir adiante é dar um telefonema mandar um e-mail procurar alguma coisa ou comprar um item na loja o trabalho não está sendo feito a ironia é que provavelmente você precisaria

de apenas uns 10 segundos de reflexão para descobrir a Aproximação de quase todos os itens que constam de sua lista mas esses 10 segundos de são justamente o que a maioria das pessoas não faz em relação à maioria dos itens de suas listas definir o que é o verdadeiro fazer no nível mais básico e organizar lembretes em que se possa confiar são Chaves importantes para a melhoria da produtividade Essas são técnicas que se pode aprender e nas quais podemos nos aprimorar constantemente e em geral até Mesmo as coisas mais simples ficam paradas porque a gente

ainda não tomou uma decisão final em relação a próxima ação Por que as pessoas brilhantes são as que mais protelam na verdade as pessoas mais brilhantes são as que t o maior número de itens não decididos em suas vidas e em suas vistas por que isso acontece pense na forma como nossos corpos respondem às imagens que mantemos em nossa mente parece que o sistema nervoso Não consegue distinguir a diferença entre uma ideia bem imaginada e a realidade se o seu corpo responde às imagens você oferece de que forma você tende a se sentir fisicamente quando

pensa digamos em fazer o imposto de renda você envia a si mesmo imagens do tipo é fácil Vamos lá conclusão sucesso e sou um vencedor e provável que não apenas por essa razão que tipo de pessoa poria maior resistência do ponto de vista lógico a ser lembrada de um Projeto como esse ou seja quem protelar mais é claro que seriam as pessoas mais criativas sensíveis e inteligentes isso porque a sensibilidade dessas pessoas lhes D capacidade de produzir em suas mentes sombrias cenas de pesadelo sobre as variáveis envolvidas na realização do projeto e todas as consequências

negativas que poderiam ocorrer Se ele não fosse executado com perfei então elas simplesmente se descontrolam num Instante e desistem quem não protela são os idiotas insensíveis que simplesmente pegam uma determinada tarefa e começam a empurrá-la para diante Cegos em relação a todas as coisas que poderiam dar errado o resto das pessoas tende a ter dificuldade em relação a todo tipo de coisa fazer meu imposto de renda ó não não vai ser assim tão fácil vai ser diferente esse ano ten um certeza já vi os formulários e eles Parecem diferentes é provável haja novas regras que

vou ter de descobrir Talvez eu tenha de ler todo aquele material chato formulário completo ou simplificado arquivo conjunto arquivo separado provavelmente vamos querer pleitear deduções mas se fizermos isso teremos de documentá-los e isso sign significa que vamos precisar de todos os recibos ó meu Deus eu não sei se realmente temos todos os recibos que vamos precisar e se não tivermos todos Os recibos mas pretear as deduções de qualquer forma e caímos na malha fina malha fina ó não a Receita Federal Vamos ser presos e dessa forma um monte de gente já se vê na prisão

só de olhar para os formulários do Imposto de Renda isso por são tão brilhantes sensíveis e criativas Então qual é a solução Bem sempre se pode tomar um drink entorpecer silenciar o problema veja o que acontece a muitas pessoas quando entra um pouco de álcool no cérebro isso deveria baixar Imediatamente sua energia porque o álcool é depressivo em geral porém a energia sobe pelo menos inicialmente por o álcool está efetivamente deprimindo alguma cois está desligando a vozinha negativa e as visões desconfortáveis que Ram na mente dessas pessoas é claro que a minha energia vai aumentar

se eu parar de me autod deprimir com visões impressionantes nas quais eu não estou administrando Determinadas coisas com sucesso Mas as soluções entorpecentes são na melhor das hipóteses temporárias A tralha não vai embora e infelizmente quando nós nos entorpecem não conseguimos fazê-lo seletivamente a fonte da inspiração do entusiasmo e da energia energia pessoal também parece ficar entorpecida o silêncio inteligente não importa quão grande ou difícil possa ser o problema livre-se da confusão dando um pequeno passo na Direção da solução faça alguma coisa gef norden existe uma outra solução silenciar o seu cérebro de forma inteligente

descobrindo Qual é a próxima ação você sentirá invariavelmente um alívio da pressão sobre qualquer coisa que você Se comprometa a fazer ou mudar quando Decide qual é a próxima ação física necessária para fazer o assunto caminhar nada vai mudar essencialmente no mundo mas ao redirecionar o seu foco Para alguma coisa que a sua mente percebe como uma tarefa executável e passível de ser concluída você vai gerar um aumento real na energia positiva no direcionamento e na motivação Se você juntou realmente todas as coisas que exigem sua atenção durante o processo de limpeza mental repasse novamente

a lista e decida Qual é a próxima ação física individual a ser execut em cada um dos itens veja então o que acontece com a sua energia você se Sente atraído ou repelido pelos itens que estão em suas listas não existe território neutro ou você é conduzido positivamente na direção de concluir a ação ou reluta em definir que ação é esta e resiste a se envolver com ela em geral o que faz a diferença entre os dois extremos é simplesmente a decisão sobre a próxima ação isso é trabalho extra determinar Qual é a próxima ação

em cada um dos seus compromissos representa representa um esforço Adicional que você não precisa dispender não é Claro que não você só consegue curar o varejo Mas pode prevenir o atacado Brock crisol assim Em que momento você imagina que a grande maioria das pessoas realmente toma a maior parte das decisões sobre as próximas ações em relação à sua tralha quando a questão aparece o quando a coisa estoura E você acha que pode haver alguma diferença na qualidade da vida dessas pessoas se elas Administrarem essa atividade do conhecimento na fase inicial e não na final Qual

é a seu ver a maneira mais eficiente de Caminhar pela vida decidir as próximas ações de seus projetos logo que eles aparecem na tela do seu radar e depois agrupá-las eficientemente em categorias de ações que você executa em determinados contextos uniformes ou evitar refletir sobre o quê exatamente precisa ser feito até que tenha de ser feito e depois desgastar suas atividades Enquanto você tenta correr atrás do prejuízo e apagar os incêndios isso pode parecer exagerado mas quando eu peço a grupos de pessoas que estimem Em que momento a maioria das decisões são tomadas em suas

empresas com raríssimas exceções eles respondem quando as coisas estouram o valor de um padrão de tomada de decisão sobre a próxima ação já ouvi vários executivos seniores sofisticados me dizer a decisão de instaurar a pergunta qual é a próxima Ação como um padrão operacional em suas organizações foi uma atitude transformadora em termos do resultado mensurável do desempenho Isso mudou sua cultura para melhor em termos permanentes e significativos por Por que essa perguntaa a clareza a responsabilidade a produtividade e o impe clareza um número excessivo de discussões termina apenas com uma a sensação de que as

pessoas sabem o que Decidiram e o que vão fazer no entanto sem que se chegue a uma conclusão Clara Clara de que existe uma próxima ação antes mesmo de determinar Qual é ela e quem é o responsável um monte de tralha costuma ficar no ar e com uma frequência muito maior do que se imagina sempre me pedem para atuar como facilitador em reuniões aprendi do jeito mais difícil que independentemente do ponto em que se está na conversa 20 minutos antes da hora combinada para o Encerramento da discussão preciso forçar a pergunta então gente qual é

a próxima ação neste caso em Minha experiência em geral é preciso uns 20 minutos de esclarecimento e às vezes de duras decisões para que se possa chegar a uma resposta conversa fiada não cozinha arroz provérbio chinês Isto é senso comum radical radical porque em geral compele a discussão em níveis mais profundos do que seria confortável para as pessoas Estamos levando isso a sério mesmo Será que nós realmente sabemos o que estamos fazendo aqui estamos realmente prontos para alocar tempo e recursos precisos para isto e muito simples escolher o caminho mais fácil e evitar esses níveis

mais elevados de reflexão o que faz com que essas questões não nos escapem nem se transformem de novo em tralha amorfa é o ato de forçar a decisão sobre a próxima ação em geral é necessário haver um pouco mais de Exploração deliberação e negociação até que o tópico possa descansar o mundo é imprevisível demais hoje em dia para permitir pressuposições em relação aos resultados precisamos assumir a responsabilidade de levar as coisas à máxima clareza responsabilidade todo programa de ação tem riscos e custos envolvidos mas estes são muito menores do que os riscos e custos de

longo prazo da inércia confortável John F Kennedy o lado nebro das culturas colaborativas é alergia que temem atribuir a qualquer pessoa responsabilidade de comando seu ou meu Infelizmente são palavras que não constam do vocabulário de muitas organizações desse tipo existe no uma sensação de que isso seria pouco polido todos nós estamos juntos nisso é um sentimento Nobre mas raramente é uma realidade no duro dia a do Mundo do Trabalho um número excessivo de reuniões Terminam com um sentimento vago entre os participantes de que alguma coisa precisa acontecer e a esperança de que não seja atribuído

a eles o papel de fazê-la acontecer da forma como eu vejo a questão pouco polido Na verdade seria permitir que as pessoas saíssem de qualquer discussão sem que tudo estivesse bem claro a verdadeira união de um grupo se reflete na responsabilidade que todos os integrantes assumem de definir o que há Realmente a fazer e quem são especificamente as pessoas designadas para executar as ações assim todo mundo se livra da angústia provocada pelas ações ainda sem decisão produtividade as organizações se tornam mais produtivas naturalmente quando projetam e executam treinamento específico em tomada de decisões sobre as

próximas ações na fase inicial de cada processo por todas as razões que já Mencionamos determinar a locação física necessária dos recursos vitais para fazer nada coisa acontecer tão logo o resultado esperado esteja bem claro é uma atitude que produzirá mais resultados mais de pressa e com menos esforço aprender a romper as barreiras do sofisticado pensamento criativo que podem congelar a atividade ou seja as complicadas redes psíquicas que tecemos é uma habilidade muito elevada a produtividade tem sido vendida durante Décadas como uma coisa que é desejável melhorar nas organizações e qualquer coisa que possa ajudar a

maximizar o resultado melhor a produtividade no mundo da atividade do conhecimento porém todos os computadores avanços nas telecomunicações e seminários sobre liderança no planeta não farão qualquer diferença nesse aspecto a menos que os indivíduos envolvidos aumentem a sua responsividade operacional e isso exige que você Reflita sobre qualquer item que surge em seu mundo antes que seja obrigado a isso um dos maiores drenos de produtividade que tenho visto em algumas organizações é a falta de próximas ações determinadas para os projetos de longo prazo longo prazo não é a mesma coisa que algum dia talvez os projetos

com linhas de meta distantes devem ainda assim ser executados tão logo seja possível longo prazo significa Apenas mais etapas de ação até a conclusão e não não há Necessidade de decidir as próximas ações porque o último dia do prazo ainda está muito longe quando todos os projetos e veios abertos em uma organização estiverem sendo monitorados o jogo é totalmente outro inover M Talvez o maior benefício resultante da adoção da abordagem de próximas ações seja o fato de que ela aumenta dramaticamente a sua capacidade de fazer as coisas acontecerem com uma elevação concomitante de sua autoestima

e Perspectiva construtiva as pessoas vivem constantemente fazendo coisas mas em geral só quando precisam sob a mira de si mesmas ou de outras pessoas elas não experimentam sentimentos de Vitória de estar no controle ou de cooperar entre si e com o mundo à sua volta e estão famintas por experiências desse tipo os comportamentos do dia a dia que definem os itens que estão incompletos e os movimentos necessários para concluí-los Precisam mudar fazer as coisas caminharem por sua livre espontânea vontade antes de ser forçado a isso por pressão externa ou estress interno é uma atitude que

constrói uma firme base de valor próprio que se espalhará por todos os aspectos de sua vida você é o capitão do seu próprio navio quanto mais você agir sob essa perspectiva melhores serão as coisas para você as pessoas estão sempre culpando as circunstâncias por aquilo que elas são eu não acredito em Circunstâncias as pessoas que se destacam neste mundo são aquelas que se levantam e procuram as circunstâncias que querem se não conseguem encontrá-las crias George Bernard perguntar qual é a próxima ação é uma atitude que mina a mentalidade de vítima e pressupõe que existe uma

possibilidade de mudança e que você pode fazer alguma coisa para que isso aconteça Essa é a afirmação implícita no comportamento e esse tipo de afirmação Implícita costuma funcionar fundamentalmente para construir uma autoimagem positiva que pode ficar repetindo mil vezes eu sou uma pessoa poderosa efetivo e faço as coisas acontecerem na minha vida existe reclamação demais em sua cultura da próxima vez que alguém vier com chorumelas sobre alguma coisa tente perguntar mas e aí qual é a próxima ação As pessoas só reclamam de alguma coisa que elas presumem que poderia ser melhor Do que é atualmente

a pergunta sobre a ação força reflexão sobre essa questão se o fato pode ser mudado Existe alguma ação que o mudará se não pode deve ser considerado parte do cenário a ser incorporado a estratégia e as táticas a reclamação é sinal de que alguém não está disposto a se arriscar a mexer numa situação passível de mudança ou não quer aceitar uma circunstância imutável em seus planos essa é uma forma de autovalidate O poder de direcionar os nossos processos mentais e imaginativos para gerar mudança tem sido estudado e promovido em milhares de contextos desde os primeiros

livros sobre pensamento positivo até as recentes descobertas da neurofisiologia avançada o meu próprio interesse tem sido na aplicação do princípio em termos de realidade prática executar e concluir as tarefas é uma coisa útil se é como podemos utilizar isso da melhor forma Para administrar o trabalho de nossas vidas será que podemos realmente usar essa informação de maneiras que nos permitam produzir aquilo que queremos que aconteça com menos esforço a resposta a todas essas questões tem sido um sonoro sim o foco e a pista expressa ao longo dos anos tenho visto a aplicação do método apresentado

neste livro gerar resultados profundos para as pessoas no dia a dia de seus mundos à medida que Você começar a usá-lo de forma habitual como seu meio primário de abordar todas as situações desde processar os e-mails até comprar uma casa ou uma empresa estruturar reuniões ou conversar com seus filhos sua produtividade pessoal irá a estratosfera muitos dos profissionais com quem trabalhei e que integraram esse método à suas vidas estão agora vivenciando empregos e carreiras melhores ou até mesmo novos esses Processos realmente funcionam na arena das coisas comuns com que precisamos lidar diariamente as coisas do

nosso trabalho quando você demonstra para si mesmo e para os outros uma habilidade crescente para concluir tarefas nas trincheiras provavelmente não permanecerá na mesma trincheira por muito tempo 12 tem sido inspirador para mim aprender e treinar outras pessoas a lidar com as realidades imediatas diretamente no asfalto onde a borracha Queima a pista e atrelar o poder das imagens positivas às experiências práticas em todos os momentos de nossa vida diária a via expressa a qual aludi no título desta sessão Talvez seja uma denominação um pouco equivocada Talvez o ato de diminuir o ritmo sair da toca

e cuidar de si mesmo seja a principal mudança que esta metodologia desencadeia em algumas pessoas o essencial é que ela torna você mais consciente mais focado e mais capaz De implementar as mudanças e resultados que você deseja sejam eles quais forem a importância da visão de resultados aplicada desejo destacar agora o fato de que aprender a processar os detalhes de nosso trabalho de nossas vidas através desse sistema objetivo e consistente pode afetar os outros e a nós mesmos de formas significativas que a gente muitas vezes não espera Como já disse empregar o método de tomada

de decisão por próximas ações resulta em clareza produ Produtividade responsabilidade e ovente Pois exatamente os mesmos resultados acontecem quando você se atém à disciplina de identificar os verdadeiros resultados que deseja e Mais especificamente o Os projetos que precisa definir para produzir esses resultados todas as coisas estão ligadas umas às outras você não consegue definir realmente a ação certa até conhecer o resultado e seu resultado estará desconectado da realidade se você não Tiver clareza em relação ao que precisa fazer em termos físicos para fazê-lo acontecer você pode chegar a isso em qualquer das duas direções se

precisa chegar para poder concluir suas tarefas de acordo com Stevens Sider especialista em aprendizagem e grande amigo meu só existem dois problemas na vida um você sabe o que quer e não sabe como conseguir e do você não sabe o que quer Se isso for verdade e eu acho que é então só existem duas soluções item Decida item faça acontecer isso pode ser construído a partir dos modelos Yin Yang cérebro direito cérebro esquerdo criador destruidor ou método valente que melhor funcione para você a verdade é que nossa energia como seres humanos parece ter uma realidade

dualística e teleológica Nós criamos e nos identificamos com coisas que ainda não são reais em todos os níveis da nossa experiência e quando fazemos reconhecemos a forma de reestruturar nosso mundo atual para Transformá-lo no novo e experimentamos o ímpeto de fazer isso a vida não oferece prazer maior do que o de suplantar dificuldades passar de uma etapa de sucesso a outra formular novos desejos e vê-los atendidos D Samuel Johnson asis que demandam sua atenção de sução Eng signica para por o que eu realmente deseo que seja verade relação is Qual é de sucesso esado aquilo

que você vivência como Incompleto precisa ter um ponto de referência que remeta a condição de completo completo assim que você decidir que existe algo a ser mudado e um molde a ser preenchido pergunte-se e agora como faço isso acontecer e ou quais os recursos que eu preciso alocar para fazê-lo acontecer ou seja qual é a próxima ação sua vida e o seu trabalho são feitos de resultados e ações quando o seu comportamento operacional estiver Moldado para organizar tudo que cruzar o seu caminho em todos os níveis baseado nessas dinâmicas ocorr um profundo alinhamento e coisas

assombrosas V emergir você se tornará altamente produtivo vai criar coisas e fazê-las aconteceria de dominar o trii meuses cost perguntar como eu consig sentar com eles em seus escritórios emal durante horas infindáveis enquanto eles esvaziam as gavetas de seus escritórios e reviso cuidadosamente as minúcias da tralha que Eles deixaram que se acumulasse em suas mentes e em seu espaço físico além do constrangimento normal que eles sentem em relação ao volume dos detalhes que administraram de modo irresponsável eles acham que eu deveria ficar entediado até a medula Muito ao contrário até para minha própria surpresa considero

esse trabalho um dos mais envolventes que realizo com pessoas conheço bem a sensação de liberação alívio e liberdade que ocorre do outro lado quando Começamos a liar com todas essas questões sei que todos nós precis de e apoio além de um foco Claro e forte para administrar cada item até dominarmos e internalizarmos os padrões e comportamentos que precisamos para lidar com as coisas à medida que a demanda surge sei o quanto é significativa a mudança que essas pessoas podem estar experimentando em seu relacionamento com chefe chefes parceiros conjures filhos e com elas mesmas ao longo

das próximas Horas esperamos dias e anos não é nada ediante é o melhor trabalho que a gente faz administração multinível de resultados estou no ramo do foco como consultor e treinador faço perguntas simples que emal dispam respostas muito criativas e inteligentes nos outros e até em mim mesmo respostas que por sua vez agregam valor à situação e ao trabalho em paa depois de trabalharem comigo as pessoas não ficam mais Brilhantes do que eram antes só começam a a direcionar e a utilizar sua inteligência de forma mais produtiva O que é único em relação ao foco

prático deste livro é a combinação de eficácia e eficiência que esse conjunto de métodos consegue trazer para todos os níveis da sua realidade existe um monte de fontes de inspiração para o tipo de reflexão de alto nível sobre objetivo valores visão além de muitas outras ferramentas Corriqueiras para ter controle sobre os detalhes menores como números de telefone compromissos e listas de Supermercado o mundo anda meio carente porém de práticas que se relacionam igualmente com ambos os níveis e fazem a ligação entre eles o que isto significa para mim o que eu desejo que seja verdadeiro

em relação a isto Qual é o próximo passo necessário para fazer isto acontecer Essas são as perguntas fundamentais que precisamos responder Em Algum momento em relação a tudo esta reflexão e as ferramentas que a suportam suportam vão lhe ser úteis de que talvez você ainda nem imagine o poder do planejamento natural o verdadeiro valor de todo esse planejamento natural de projetos é o fato de que ele apresenta uma forma integrada flexível e alinhada de refletir sobre qualquer situação sentir-se confortável em questionar o objetivo de qualquer coisa que você esteja fazendo é uma postura Saudável e

madura ser capaz de criar visões imagens de sucesso antes de os métodos estarem Claros é um traço fenomenal a ser forçado está disposto a ter ideias sejam elas boas ou mais Expressar e captar todas elas sem julgar é um fator crítico para ter acesso integral à inteligência criativa organizar múltiplas ideias e tipos de informação em Componentes sequências e prioridades voltadas para um resultado específico É uma disciplina mental Necessária e decidir executar próximas ações reais ou seja efetivamente fazer movimentos em relação a alguma coisa no mundo físico são essência da produtividade O Idealista acredita que o

curto prazo não conta o cínico acredita que o longo prazo não importa o realista acredita que o que é feito e o que deixa de ser feito no curto prazo são os fatores que determinam o longo prazo sidm J haris ser capaz de juntar todos esses ingredientes com o timing e o Equilíbrio apropriados Talvez seja o principal componente da competência profissional neste Novo Milênio mas is isso ainda não é a norma no comportamento profissional longe disso aplicar essa percepção a todos os aspectos da vida pessoal e profissional ainda é uma tarefa bastante desafiadora Mas mesmo

quando apenas algumas partes do modelo são aplicadas seguem-se tremendos benefícios o modelo é simplesmente o princípio básico de Determinar os resultados e ações para tudo aquilo que consideramos ser o nosso trabalho quando esses dois pontos chave se tornam a norma em nossa vida di área a linha de base da produtividade muda de patamar o acréscimo do brainstorming o meio mais criativo de expressar e captar ideias perspectivas e detalhes sobre projetos completa um excelente conjunto de comportamentos que lhe dão a oportunidade de ficar relaxado e fazer tudo que deve ser feito mudar para uma Cultura organizacional

positiva não é necessário acontecer uma grande mudança para aumentar os padrões de produtividade de um grupo recebo continuamente retorno que indica que com uma pequena implementação esse método imediatamente faz as coisas acontecerem de forma mais rápida e fácil uma visão sem uma tarefa não passa de um sonho uma tarefa sem uma visão é trabalho servil uma visão e uma tarefa são a esperança do mundo de uma igreja em sussex Inglaterra cerca de 1730 a avaliação construtiva de atividades alocação de ativos comunicação políticas e procedimentos em relação aos objetivos de resultados desejados está se tomando cada

vez mais crucial para todas as organizações que conheço os desafios que se interpõe as nossas empresas continuam a se avolumar com pressões que hoje em dia vem da globalização da concorrência da tecnologia dos mercados em transformação E dos padrões cada vez mais elevados de desempenho e de produção O que desejamos que aconteça nesta reunião Qual é o objetivo deste formulário o que a pessoa ideal para esta função deve ser capaz de fazer o que queremos alcançar com este software essas e um monte de outras questões similares ainda fazem enorme falta em muitas organizações existe muita

conversa que parece soar bem nas grandes reuniões mas é o fato de aprender a perguntar porque Estamos fazendo isto e como será quando isto tiver sido feito com sucesso e aplicar as respostas no nível operacional diário é isso que vai gerar profundos resultados o inover é a consequência natural quando os indivíduos abandonam as modalidades de reclamação e vítimas se programam em termos de resultados e ações definidas como direção quando isso se torna padrão um grupo Gera uma grande melhoria no clima e no Desempenho Existem muitos outros problemas com os quais devemos nos preocupar a negatividade

e a resistência passiva precisam ceder constantemente lugar ao foco nos resultados desejados dentro do Horizonte apropriado o microcosmo do jeito de as pessoas lidarem com sua caixa de entrada seu e-mail e suas conversas com outros vai se refletir na macror realidade de sua cultura e de sua organização se estão deixando a peteca Cair se as decisões sobre o que fazer enfrentam resistência na fase inicial se nem todos os veios abertos são administrados de forma responsável isso será ampliado dentro do grupo e a cultura sustentará uma mentalidade estressante de CCO ao incêndio e à crise se

em contraste as pessoas estiverem implementando os princípios descritos neste livro a cultura vai desenvolver a expectativa e vivenciar um novo padrão de elevado Desempenho os problemas e os conflitos não vão desaparecer eles permanecem inerentes quando se tenta mudar ou manter qualquer coisa nesse mundo os comportamentos operacionais detalhados neste livro porém vão propiciar o foco e a moldura para que se possa atacar luz da forma mais produtiva possível conclusão Espero que este livro tenha sido ú que você já tenha começado a receber as recompensas por concluir um número maior de tarefas com menos Esforço e estress

e eu realmente espero que você tenha sentido o gosto da liberdade de ter uma mente clara como água e da liberação de suas energias criativas coisas que podem acontecer em função da aplicação dessas técnicas aqueles que começam a implementar esses métodos sempre descobrem que há mais coisas neles do que é visível a olho nu e talvez você já tenha começado a experimentar a sua própria versão desta decepção Aposto que Este livro veio validar grande parte das coisas que você já sabe e vem fazendo até certo ponto o tempo inteiro talvez talvez porém ele vá fazer

com que seja muito mais fácil para você aplicar esse senso comum de forma mais sistemática num mundo que parece nos confundir cada vez mais com sua intensidade complexidade meu intento não é acrescentar mais uma já inimaginável quantidade de teorias modernas e modelos para ter sucesso que já existem por aí Ao contrário tentei definir os métodos fundamentais que não mudam com o tempo e que quando aplicados sempre funcionam assim como a gravidade quando você compreende o princípio pode funcionar com muito mais produtividade não importa o que você esteja fazendo talvez esta seja a principal vantagem do

retorno ao básico este livro é um mapa para atingir o foco positivo e relaxado que caracteriza o seu estado mais produtivo Convido você a utilizá-lo Igual a um mapa de estrada como uma ferramenta de referência para retomar a esse estado Sempre que precisar para se manter no curso em termos consistentes você vai ter de fazer algumas coisas que talvez ainda não tenham se tomado hábitos manter tudo fora da sua cabeça decidir as ações e os resultados logo que cada situação apareça em seu radar e não depois e revisar e atualizar regularmente o inventário completo dos

veios abertos da sua do seu trabalho Espero que nesse momento você tenha pelo menos estabelecido um ponto de referência para o valor que esses comportamentos agregam não se Surpreenda porém se levar um tempinho até eles se tomarem automáticos seja paciente curta o processo aqui vão algumas dicas finais para andar para a frente item arrume todo seu hard físico de organização pessoal Organize a sua estação de trabalho Providencie caixas de entrada Crie um sistema pessoal de arquivamento no trabalho e em casa compre um bom organizador de administração de listas com o qual você se sinta inspirado

a brincar sugiro também que você se permita fazer quaisquer mudanças que ven contemplando para melhorar seus ambientes de trabalho pendure quadros compre canetas jogue tralha fora rearrange o seu espaço de trabalho dê suporte a esse novo começo item reserve um espaço de tempo em que você possa Atacar uma área inteira de seu escritório e depois cada parte de sua casa reúna tudo dentro do seu sistema e Execute todo o processo descrito neste livro item dívida com alguém qualquer coisa de valor que você tenha acolhido ao longo desse processo é o meio mais rápido de aprender

item Releia este livro dentro de três a se meses você vai perceber coisas que talvez tenha deixado passar da primeira vez e Posso garantir que vai ser como se fosse um livro Inteiramente novo item fique em contato com pessoas que estejam disseminando e refletindo esses comportamentos e padrões tenha um ótimo resto de sua vida