05.01. Aula de Noção de Gestão de Compras (Administração de Recursos Materiais)

[Aplausos] [Música] Olá nessa aula nós vamos iniciar o nosso estudo sobre gestão de compras e entender como que ela influencia a estratégia da organização vamos lá chavenato vai dizer pra gente o que que é compras segundo ele o conceito de compras em envolve todo o processo de localização de fornecedores e fontes de suprimento aquisição de materiais por meio de negociações de preço e condições de pagamento acompanhamento do processo o chamado followup junto aos fornecedores escolhidos e recebimento do material comprado para controlar e garantir o funcionamento dentro das especificações solicitadas Então pessoal a função de compras

é uma das mais estratégicas na organização porque vai ser a função de compras que vai comprar né Na quantidade certa no tempo certo ou hora certa e também no preço certo e comprar o quê vai comprar todos os itens todos os materiais necessários para o funcionamento da organização né tanto aqueles insumos que vão eh compor o processo produtivo daquela organização como os outros materiais que vão manter eh digamos assim a estrutura organizacional funcionando né então a área de compras né ela tem todo esse todas essas funções né e o conceito de compras vai mesmo envolver

todo um processo então a gente precisa né Eh eliminar aquele conceito raso de que compras é apenas a aquisição de materiais aquisição de itens né a gente viu aqui na definição de compras eh que o chavenato traz pra gente que compras vai além né compras é você localizar fornecedores as fontes de suprimento daqueles materiais que você precisa é você negociar preço negociar condições de pagamento é acompanhar o processo eh de compra e de entrega junto aos fornecedores que você escolheu e também é você receber receber o material que foi comprado né controlando garantindo eh que

esse material seja entregue e na quantidade certa no tempo certo eh e com as condições de uso de acordo com as especificações solicitadas lá pela área eh demandante então a função né da área de compras ela é de apoio e também é uma função de suporte principalmente do subsistema de produção da empresa extremamente importante e extremamente estratégico para a empresa como um todo mas ela dá né Eh essa função de apoio e de suporte pra área de produção óbvio que a área de compras também ela como nós já falamos ela adquire materiais e itens para

outras áreas outros setores da organização Mas ela é de fundamental eh importância para a área de produção para o sistema de de produção das empresas então visto o conceito de compras a gente vai partir agora para o objetivo da função compras porque a função compras por ser uma das mais estratégicas na organização ela vai requerer eh planejamento e também acompanhamento e ela tem então por objetivos é esses que nós listamos aqui nesse quadro O primeiro é garantir o efetivo suprimento de materiais e serviços e os materiais e serviços nas quantidades e no demandado Então esse

é um dos objetivos aí da função compras né esse efetivo suprimento de materiais e serviços nas quantidades e prazo demandado comprar com qualidade celeridade e preço econômico né então não é para adquirir qualquer coisa as compras precisam eh eh serem precisam ser efetuadas com qualidade com celeridade e a um preço econômico e lembrando que o preço econômico pessoal não é somente ao menor preço o ideal é que toda a aquisição seja feita no menor preço possível com o menor custo possível mas é algo que a gente já sabe e que a gente traz lá do

estudo da lei de licitações de que e as compras principalmente para administração pública Elas têm que ser a mais vantajosa e nem sempre o mais vantajoso é o que tem o menor preço tá então aqui a gente traz esse conceito de preço econômico né é o preço Digamos que a gente pode chamar de preço justo né o preço real para aquela aquisição terceiro objetivo manter cadastro de fornecedores atualizado né porque se você tem um cadastro de fornecedores atualizado você consegue eh maior segurança nas aquisições porque você já conhece aquele fornecedor e também você consegue uma

agilidade maior quando é necessário fazer uma pesquisa de preços né você já vai diretamente naqueles fornecedores que você conhece que você tem já cadastrado e com Estando tudo atual iado Né desde o portfólio de serviços e materiais que eles fornecem como também os dados cadastrais é muito mais fácil quando você precisa pesquisar preço você vai lá no seu banco de fornecedores e rapidamente entra em contato com eles outro objetivo da função de compras é planejar as compras né então é um exemplo que a gente pode dar é um calendário de aquisições por isso que a

gente fala né que a função compras ela é uma função estratégica pra organização né porque você vai planejar as compras se você tem um calendário de aquisição se você sabe que em determinadas épocas do ano eh a empresa necessita mais ou menos de determinados materiais você consegue se programar você consegue planejar as compras e você pode fazer um calendário de aquisição com um cronograma né de pedidos cronograma eh previsão de um cronograma de entrega Tá bom então planejar compras também é um objetivo da função compras outra manter relação próxima com as áreas internas da organização

que são eh os clientes internos que são as demais áreas eh o almoxarifado também é importante manter essa relação própria a o financeiro também né então manter essa relação próxima para que possa saber das necessidades dos clientes internos eh poder planejar as compras planejar o recebimento dessas compras e armazenagem lá no almoxarifado eh falar sobre as condições de pagamento com a área financeira então é um trabalho em conjunto né é um processo de compra que não envolve somente o setor de compras envolve outras áreas da da organização e por isso é importante manter essa relação

próxima para que o processo aí aconteça e flua da forma que precisa manter bom relacionamento com fornecedores né Isso é óbvio você tem aquele banco de fornecedores você manter esse bom relacionamento para quando você precisar de uma emergência né você e esse bom relacionamento é também em relação ao pagamentos em dia eh boas especificações né que você envia para aquele fornecedor manter bom relacionamento também é um objetivo também é importante na função compras e por último criar ferramentas que permitam o efetivo controle do processo de compras né E essas eh ferramentas cada vez mais são

os sistemas informatizados e além de criar essas ferramentas para esse efetivo controle pessoal é é necessário também manter os dados dessas ferramentas atualizados Tá então não adianta nada a gente usar uma ferramenta usar um sistema e não alimentar esse sistema com informações atualizadas quando a gente for utilizar não vai ser e ele não vai espelhar a realidade do processo de compras Tá bom então aqui a gente tem os principais objetivos da função compras e agora a gente vai ver as atividades típicas do setor de compras né o que que acontece ali no setor de compras

com mais eh que é mais rotineiro né então a gente vai ter uma atividade de pesquisa de fornecedores né porque cada empresa Ela vai organizar o seu setor de compras de acordo com as suas necessidades mas Essas atividades aqui elas são típicas então Então vai existir uma pesquisa de fornecedor vai acontecer a própria aquisição a gente vai ter a questão da administração das compras e outras atividades diversas que também acontecem a pesquisa de fornecedores rapidamente aqui no quadro para vocês é o estudo do mercado e dos materiais A análise dos custos Então sempre que a

gente vai pesquisar fornecedores esses pontos são importantes investigar as fontes de fornecimento a procedência desses materiais que a gente né Eh está querendo comprar inspeção da fábrica dos fornecedores se for necessário principalmente para a aquisição de equipamentos e materiais mais complexos e desenvolvimento de fontes de fornecimento e de materiais alternativos quando da aquisição Nós também vamos eh ter algumas atividades que é a conferência das requisições de compra a análise das cotações né então eu pesquisei fornecedores e eu solicitei orçamentos fiz cotações lá na atividade de aquisição eu vou fazer a análise dessas cotações eu vou

entrevistar fornecedores que eu pesquisei eu identifiquei um rol de fornecedores agora eu vou conversar com eles para entender se realmente eles conseguem eh atender as minhas demandas na na atividade de aquisição também os contratos são negociados e também é onde ocorre o acompanhamento e o recebimento de materiais na atividade de administração manutenção de estoques mínimos transferência de materiais também acontece aqui evitar excesso e obsolescência desculpa a palavra complicada aí pra gente falar trava a língua então obsolescência de estoque Ou seja na administração de compras administração de estoque administração do amoxarifado né evitar o excesso de

materiais de compras de materiais né porque se você compra muita muito material esse material pode ficar estragado dentro do almoxarifado ou então fica obsoleto porque não foi usado quando vai usar ele não serve mais porque o maquinário mudou ou porque o próprio processo prodo foi melhorado atualizado ou modernizado e também padronizar aquilo que for possível para poder facilitar a gestão e atividade aqui classificada como diverso são outras coisas que são realizadas ali pelo setor de compras então fazer Estimativa de custo dispor de materiais desnecessários obsoletos ou excedentes né ver o que que vai fazer com

aquilo e não simplesmente deixar eh e entulhando o almoxarifado e cuidar de relações comerciais que sejam aí recíprocas tá Então essas são as atividades típicas do setor de compras que geralmente eh existem nas organizações que possuem esse tipo de setor tá ou organizações de médio grande porte possuem um setor eh específico de compras porque o volume de compras é muito grande empresas menores nem tanto tá pode ser que que tenha ou então nem é um setor mas existe uma pessoa que é responsável por realizar aquelas aquisições Tá então vamos seguir aqui para falar das atividades

de compras né Nós já falamos que cada empresa ela organiza o seu setor de compras de acordo com as suas necessidades E essas compras elas podem ser feitas de forma centralizada ou descentralizada eh quando ela é feita de uma forma centralizada acontece o quê que todas as compras elas são realizadas e concentradas em um único órgão de compras então isso pessoal pode acontecer tanto empresa privada quanto em organizações públicas né uma empresa privada que ela tem eh um setor que cuida especificamente de compras né até mesmo ela pode ter unidades não é o recomendado né

mas ela pode ter outras unidades em outros locais mas ela decide internamente que vai ser tudo Centralizado no setor de compras da Matriz digamos assim as filiais quando precisarem de material vão ter que reportar a matriz para que o setor de compras que é Centralizado ali ele efetue as compras Existem algumas prefeituras né que resolveram centralizar as compras né então geralmente elas eh criam as centrais de compras lá na secretaria de administração da prefeitura E aí Secretaria de Saúde de educação eh a secretaria de transporte tudo que eles precisam comprar licitar é feito nessa chamada

central de compras nesse setor específico que centraliza todas as aquisições do município ali tá bom então é isso que eh que a gente entende por compra centralizada as compras são realizadas por apenas um setor por apenas um órgão Tá então vamos seguir aqui no nosso slide pra gente ver né Quais são as características da eh das compras centralizadas por fazer eh essas compras de uma forma centralizada em um setor só primeiro a questão da economia de escala porque se compra em maior volume vai conseguir um melhor preço então digamos né um exemplo que a gente

pode dar aqui vamos falar de uma Prefeitura eh todas as secretarias daquela prefeitura específica precisam comprar cadeira né cadeira de escritório em vez de cada secretaria comprar as suas cadeiras todos esses pedidos são enviados lá pro setor de compras pra central de compras da prefeitura E essa central de compras vai comprar todas as cadeiras né resolveu trocar todas as cadeiras de todas as secretarias isso vai gerar uma economia de escala porque essa prefeitura ela vai comprar cadeiras em um volume gigantesco e ela vai ter aí então um poder de barganha ela vai conseguir negociar um

preço melhor aí com o fornecedor tá bom o mesmo também pode acontecer numa empresa numa empresa privada que centraliza suas compras lá na matriz né resolve aí trocar todas as mesas de todas as eh tanto da Matriz quanto das filiais vai chegar esse pedido o setor de compras então vai com para um grande volume de mesas e vai conseguir aí um preço melhor no mercado para poder adquirir esse mobiliário Tá certo vamos ver aqui Outra vantagem né outra questão relacionada à compra centralizada a redução do custo do pedido e como é que isso funciona bom

existe uma menor movimentação e pessoal envolvido nisso né se eu centralizou todos os pedidos num setor eu não vou ter pedidos pulverizados né pedidos de compra pulverizados eh na minha organização na minha prefeitura na minha empresa homogeneidade de qualidade eh quando as compras elas são centralizadas é mais fácil aferir a qualidade dos materiais eh adquiridos então é a qualidade dos materiais controle Global porque funções centralizar elas favorecem que o controle seja mais abrangente e evita a disparidade de preços Porque como há um único é comprador evita-se aí valores diferenciados para os mesmos produtos e materiais

então é Então essas são as características aí das compras centralizadas agora nós vamos vamos ver as atividades de compras quando elas são descentralizadas quando que isso acontece vai ser descentralizada pessoal quando cada unidade tem a sua o seu órgão o seu setor de compras então lembrando centralizada todas as compras são realizadas por um órgão de compra somente então todas as unidades se reportam a esse órgão único de compras quando as compras São descentralizadas cada unidade organizacional tem o seu órgão de compras o seu setor de compras que vai comprar os materiais os itens necessários e

vão atender ali à necessidades específicas e locais daquela empresa as atividades aqui quando as compras São descentralizadas Isso facilita o diálogo e o diálogo de quem de quem tá comprando do comprador com o fornecedor ou seja o fornecedor ele está mais perto do comprador e E aí então existe essa facilidade de diálogo né quando as compras elas são C esse diálogo não é tão facilitado assim porque os fornecedores podem estar eh longe daquelas daquele setor de compras né daquela unidade de compra centralizada quando é descentralizada existe mais flexibilidade e esse diálogo é feito com mais

ele flui melhor digamos assim redução do Led time e o que que é led time é o tempo de espera por quê Porque o pedido de compra ele vai direto para aquele órgão ali então Digamos que o departamento de vendas precise de adquirir um determinado material tá o o órgão de compras dele tá no mesmo prédio né então rapidinho ele consegue encaminhar a demanda para para esse órgão de compras se é Centralizado e ele tá numa unidade longe isso vai demorar mesmo que seja eh sistematizado né seja algo informatizado esses pedidos de compra como hoje

são realmente quando as compras elas são centralizadas existem milhões de outras compras Ali vai existir uma uma fila de atendimento muito maior do que quando as compras são feitas de forma descentralizada então na descentralizada o pedido de compra não precisa passar por um órgão centralizador né ele já vai direto ali pro órgão de compras daquele daquela própria organização e também a gente vai ter a flexibilidade de negociação né consegue se negociar melhor porque se está mais próximo do fornecedor e uma maior autonomia cada setor de compras tem autonomia para gerenciar o seu processo de compras

né então cada setor de compras tem a sua própria autonomia para gerenciar todo esse processo de aquisição processo de compras tá então aqui a gente tem a diferença do que é uma compra eh centralizada como que isso funciona e quando as compras são descentralizadas também Eh vamos agora entrar na resolução dos exercícios né né vamos ver como que eh esse assunto tá sendo tratado pelas bancas uma questão de certo e errado do cebrasp de 2023 que diz que no que se refere Aos aos processos de compras governamentais e gerência de estoques pede pra gente julgar

o item e diz o seguinte um dos objetivos da função compras é garantir o efetivo suprimento de materiais e serviços por meio de compra de insumos aos menores preços e na maior quantidade possível bom pessoal aqui essa sentença ela vinha caminhando dentro de de um conceito correto né do objetivo da função de compras porque a função de compras tem por objetivo garantir o efetivo suprimento de materiais e serviços por meio da compra de insumos aos menores preços né sempre que possível ao menor preço a sentença ela peca na hora que ela fala na maior quantidade

possível tá isso aqui é errado tá não é na maior quantidade possível e sim na quantidade necessária que é Aquela quantidade que vai atender que vai suprir as necessidades daquele órgão daquele setor demandante quantidades excessivas de material acaba gerando o quê perdas perdas financeiras porque aumenta o custo de armazenagem porque a gente sabe que armazenar não é somente pegar e guardar dentro de um armário ou jogar lá dentro de um almoxarifado e também se eu tenho material excessivo Pode ser que esses materiais não sejam usados dentro do seu prazo de validade ou no período que

devem ser usados e eles podem se tornar obsoletos por diversos motivos porque expirou a validade ou porque eh mudou o processo produtivo mudou a tecnologia ou seja não serve mais e aí aquele órgão aquele setor vai ter que trabalhar eh para ver como se desfazer desse material para também não ficar ocupando espaço desnecessário dentro do almoxarifado tá então por conta desse finalzinho aqui da da questão essa questão aqui ela está errada vamos pra próxima uma questão aí de múltipla escolha de 2023 que vai falar que um dos princípios da administração pública é o princípio da

eficiência né lembrando princípios da administração pública o famoso famoso limpe legalidade impessoalidade moralidade publicidade e aqui a eficiência Então vamos voltar para enunciado um dos princípios da administração pública é o da eficiência que prevê que a gestão de órgãos públicos seja exercida da forma mais eficiente possível gerando resultados positivos para a entidade e para a sociedade né porque a gente sabe a administração pública existe aí o interesse público dentro dessa lógica se enquadra o princípio aí da economicidade que prega atingir os melhores resultados possíveis com os recursos disponíveis dentro deste contexto se encontra a função

compras também denominada de aquisição E aí vai pedir pra gente qual é a principal função dessa atividade da atividade compras e aí a gente vai ver as alternativas a a principal função dessa atividade é atingir o nível máximo de estoques não é o nível máximo né pessoal é o nível adequado de estoques para que a produção né ou processo produtivo daquela organização não pare tá então o erro da letra A tá nesse nível máximo É no nível adequado então aqui errada a letra a letra b a principal função dessa atividade é explorar ao máximo os

fornecedores errado também não é explorar ao máximo os fornecedores mas sim buscar desenvolver uma boa relação com os fornecedores essa é uma função da atividade eh compras né não é você explorar ao máximo fornecedores Mas você ter uma boa relação com eles então B errada também letra C utilizar os recursos financeiros do órgão em alguma coisa bom os recursos eh disponíveis para aquisição de materiais eh ou para aquisição de qualquer outra coisa né eles devem ser eh utilizados com planejamento Então as compras elas são planejadas não os uros financeiros não podem ser utilizados em alguma

coisa mas sim para adquirir os materiais necessários para a operação da organização né da forma que tá escrito aqui parece que o recurso financeiro tá ali eu posso comprar qualquer coisa não eu preciso adquirir dentro de um planejamento de aquisição materiais e itens que eh auxiliem a operação da da minha organização Então não é em alguma coisa tá então letra C errada também letra D beneficiar-se por meio de presentes oriundos dos fornecedores bom profissionais da área de compras eles têm que agir com integridade e com ética Então tem que evitar qualquer tipo de benefício pessoal

que seja eh oferecido pelos fornecedores então aqui tá errado também a letra D sobra pra gente a letra E então a principal função da da da atividade de compras é o suprimento das necessidades de materiais produtos ou serviços que se torna indispensável para toda a atividade Ou seja a função compras é exatamente eu suprir necessidades de qualquer tipo de material produto ou serviço que seja em indispensável para a minha operação né para a operação da minha empresa para o processo produtivo da empresa então letra e responde à nossa questão aqui outra questão de certo e

errado de 2023 do cebrasp que diz o seguinte o órgão de compras pode ser considerado um centro de lucro isso aqui pessoal tá muito certo realmente tá antigamente o órgão de compras ele era visto apenas como o quê como um centro de custo por quê Porque era aquela visão antiga de que a área de compras ela apenas era responsável pelas a pelas aquisições e hoje em dia a gente sabe que o órgão de compras ele é estratégico e por isso ele é considerado um centro de lucro sim porque quando bem administrado esse órgão de compras

ele pode trazer consideráveis economias pode trazer vantagens e pode trazer sim lucro para as empresas para as organizações tá então tá correto porque pode ser considerado S um centro de lucro Ah deixou de ser um centro de custo não né mas não é somente isso não é somente um centro de custo ele pode ser considerado também um centro de lucro pelos motivos que a gente acabou de falar Tá bom então certa a questão vamos ver aqui uma última também de certo e errado do cebrasp 2023 onde diz o seguinte os objetivos da função de compras

inclu entre outros a manutenção de um cadastro de fornecedores que garantam o fluxo de materiais e a compra com qualidade celeridade e menor preço perfeita a questão né esse cadá de fornecedores ele tem que ser mantido e ele tem que ser atualizado né não adianta nada eu tenho um cadastro de fornecedores e não ter informações atualizadas a a até mesmo as as informações cadastrais quando também as informações de portfólio daquele fornecedor porque o que que pode acontecer Ah eu sei que aquele fornecedor eh ele fornece aí para mim porque já tem anos o material xpto

Só que eu nunca atualizei o portfólio dele quando eu preciso daquele material xpto eu vou atrás desse fornecedor e eu descubro porque ele não fabrica mais o material xpto agora ele produz o material x y z e o abc E aí como é que eu faço eu não cairia neste erro Eu não perderia tempo se eu tivesse esse cadastro de fornecedores atualizado tanto os dados cadastrais quanto os dados de portfólio então questão está correta e é isso pessoal aqui a gente termina né a nossa aula de noções de gestão de compras A partir dessa aula

a gente vai ver outras questões relacionadas à compras a gente vai falar das etapas dos ciclos Tá bom então façam os exercícios relacionados à aula de hoje e a gente se vê em breve