olá pessoal do bate com você para mais um evento e de arquivologia temos conversando sobre um tema que veio da aula passada tipologias documentais nós falamos aula passada sobre técnica de registro microfilmagem agora falar sobre automação discutir um tema relacionado a um outro elemento que revoluciona os arquivos isso só isso já na segunda metade brincando com você do século 21 em século 21 no século 20 está voando no espaço é na segunda metade do século 20 quando você traz uma alternativa dos documentos digitais para os arquivos então a gente pensa no final do 19 a
microfilmagem e na segunda metade do século 20 a automação dos arquivos como mudanças importantes promovidas nos arquivos e no trato das informações dos documentos então tá bom né eu já estava no século 21 acelerando assim não vamos lá primeira idéia quando eu falo em automação estou falando no que estou falando no processo de informatização de arquivos então veja a questão central é a tecnologia da informação aplicada aos arquivos característica que você vai observar tão tecnologia da informação nos arquivos esse é o ponto que tem considerar o impacto é a contribuição ea e serve para algumas
finalidades por exemplo podemos dizer que esse processo de automação possibilita o desenvolvimento de ferramentas que vão auxiliar na gestão dos arquivos então a primeira ideia é aplicar essas possibilidades tecnológicas como ferramenta ferramentas do que de gestão de gerenciamento de arquivos muito bem essas ferramentas que facilitam o desenvolvimento de outros métodos de outras formas de controle de gestão de acompanhamento de utilização das informações e dos documentos então a primeira coisa é informatizar para melhorar a gestão sem dúvida ferramenta instrumento de gestão eu posso usar um exemplo bem simples uma planilha de excel se pega lá faz
a planilha do excel para controlar o documento que tem que ser eliminados transferidos ou recolhidos por exemplo ou um programa de banco em banco de dados eu tenho na a lista de todos os documentos que eu tenho não querer ser ou até mesmo desenvolver meios de controle por exemplo empréstimos e consultas e acesso a documentos tudo isso como elemento fundamental então tecnologia da informação como ferramenta de gestão aplicada aos arquivos gerando ferramentas para os arquivos muito bem e isso implica por exemplo em considerar que a automação traz inovações como a decisão sobre os arquivos então
você ajuda no processo decisório atividade interessante porque aí você toma decisões sobre o arquivo sua gestão e sua utilização um outro ponto importante as tecnologias o que possibilita a sua inovação as transformações que eu consigo com novas tecnologias agilizando a gestão de documentos o controle da informação a gestão da informação um outro ponto importante o controle dos documentos é uma atividade também que passa a ser feita com maior efetividade veja o uso de login e senha de seta que dificulta o acesso a quem não é autores tudo bem e administração redução de custos operacionais os
diferentes aspectos relacionados à gestão que melhor organização e estrutura de custos desse arquivo e da própria organização tão decisão inovação controle gestão são meios importantes que eu tenho com informatização não dos arquivos não é uma questão gerencial isso é interessante observar porque ele traz para nós importantes exemplos ou visões sobre a aplicação da automação nos arquivos que você pode considerar por exemplo falar um pouquinho sobre a validade do documento seria simplificar um pouco essa questão da gestão de volta que fica até mais fácil para não se atrapalhar aqui em relação a isso quero chamar a
atenção para dois exemplos que possam surgir aqui para nós através dos processos de automação entrou em cena a gestão eletrônica de documentos está um exemplo desse processo é que eu passo a ter a chamada gestão eletrônica de documentos então o que nós temos aqui muitos foram instrumentos ingestão entre os documentos passa a ser um instrumento interessante para cuidar de documentos sejam eles convencionais ou não então você tem uma disse a informatização do arquivo permite gerenciar eletronicamente os seus documentos sejam eles em papel ou em meio digital ou qualquer outro meio o controle através do uso
de programas e sistemas que facilitam isso só pra você observar mas vamos lá além disso havia um outro ponto importante além de pensar na automação como ferramenta de gestão você pode pensar na automação cumprindo um papel muito semelhante ao microfilme então compensar um pouco nessa idéia da automação dos arquivos através de atividades que compram aquela função muito parecida com o microfilme exemplo você vai preservar original então aqui você preserva o documento original a você pode substituir o documento original lembra daquelas finalidades da microfilmagem você pode fazer uma cópia de segurança o termo backup que a
gente fica na linguagem da turma esse senhor então fazer uma cópia de segurança backup tudo bem fácil nessa perspectiva só que esbarrava sempre um problema quando a gente fala da tecnologia e da questão dos documentos arquivísticos digitalizados barros num problema validade legal então você digitalizavam documento do papel para o meio digital e ele era válido essa questão foi equacionada pela lei 12.008 2 12 a validade do documento digitalizado primeiro quando a gente fala digitalização como o processo que exemplifica então eu vou ao tomar usaram informatizar os arquivos então eu uso um processo de digitalização para
preservar para substituir para fazer cópias de segurança uma cópia de segurança muito bem e eu uso esse processo e faço da seguinte forma digitalizada em meio eletrônico óptimo equivalente e depois posso reproduzir se documento passar do papel para o meio digital e reproduzir essa questão da digitalização como processo aqui está o conceito ou seja você cria uma cópia em código de stall conversão da imagem fiel da fiel à imagem do documento para o código digital não estou fazendo uma cópia digital daquele documento por exemplo papel ou qualquer outro material então nesse caso lembre-se que estamos
fazendo a conversão dessa imagem em um código digital estou criando uma cópia digital daquele documento sim a questão central é isso é falido o microfilme você sabe que é então a lei 12.012 que é uma lei bem curtinha disse o seguinte sim será válido o desde que essa cópia mantenha a integridade e autenticidade do original como eu faço isso usando um sistema de certificação digital a única questão importante aqui é você lembrar que o documento digitalizado para ser válido ele tem que ser certificado certificação digital então através de cpi a infraestrutura de chaves públicas brasileiras
é um sistema que vai gerenciar isso então eu digo esse documento é esse documento é válido é válido porque porque ele é íntegro e autêntico como eu sei isso porque ele foi certificado então vai ter uma chave para conferir um código então veja que interessante você pode obter o documento em vários órgãos públicos por meio digital esse documento será válido quando você imprime vai sair aquela chave que pode ser conferida essa é a idéia então vai lá documento digital desde que esteja certificado não fica pra você a idéia da certificação digital e inscrevê lá é
escrever e tem validade desde que tenha certificação digital esquecer um ponto importante também para você considera certo quando eu penso na automação informação dos arquivos para a mesma finalidade a microfilmagem como técnico para substituir para preservar para fazer cópias de segurança eu tenho que pensar na sua validade para ser válido tem que cumprir os requisitos muito bem agora para a gente discutir um pouquinho como fizemos com a microfilmagem algumas vantagens e benefícios da automação no mesmo processo no mesmo procedimento destacado aqui então esse procedimento que você tem de automação ou informatização não traz alguns benefícios
como o controle das informações algo que só os arquivos digitalizados digitais podem propor um acesso rápido e simultâneo isso nenhum outro consegue ou seja várias pessoas de vários lugares podem acessar o mesmo documento através da internet o ganho de espaço e uso estratégico dos arquivos melhorando o processo decisório porque ela realmente facilita a informação integrada e rápida então é interessante considerar esses processos como benefícios da automação muito bem só que você vai lembrar que estamos falando de documento e lê crônico em um documento eletrônico digital ou seja o código digital e como um documento eletrônico
você lembra que o acesso depende de um equipamento eu tenho que ter algum equipamento para acesso então isso aqui está colocado documento eletrônico digital equipamento para acesso e aí professor aí você vai lembrar de um ponto importante que nós temos comentado qual é esse ponto não apaga tudo ea gente daquele destaque pra você é fundamental o que eu vou lembrar como dito anteriormente aqui tem um risco qual é o risco você sabe qual é o risco de o be isso tecnológica não pode ficar obsoleto no caso da informatização você lembra muito claro os equipamentos os
meios já ouvi falar do disquete aquém de 20 anos disquetes e três e meio de cinco e um quarto em disquete mãe puxa vida mas no equipamento ele não tem mais acesso por disquete alguns não têm acesso para dvd ou cd como é que faltam outros com decência tecnológica ou os programas e sistemas editores de texto que se modernizam sistemas operacionais então é óbvio que isso aqui é muito importante coloca realmente como um risco dos documentos eletrônicos digitais são muito sensíveis a isso e aí há um espaço trabalhador fazer essa discussão com você de maneira
muito clara qual quando ele propõe alternativas então nós vamos falar no geral preservação de documentos permanentes em meio eletrônico como é que eu faço então professor para preservar os documentos em meio eletrônico não é documento que está no papel é um documento que está por exemplo num microfilme sentam no documento eletrônico aqui é qualquer tipo de documento em meio eletrônico seja ele a lógico o digital não tem um banco de dados digital mas eu tenho microfilme analógico não eu tenho que lidar com isso que eu posso fazer então existem algumas técnicas que podem cair em
prova pra você uma delas é a migração a migração de dados ou de metadados então o que se vai fazer aqui emigrar esses dados usando algumas alternativas que você pode fazer primeiro você pode promover a alteração do suporte suporte ao ter a um suporte muito bem ou atualizar ou alterar um programa que pode atualização do formato a chorar eu vou passar eu tenho documentos que estão no old 97 vou passar por 2010 2007 acho que vai atualizar ou alterar um determinado programa tudo bem ou você vai fazer essas duas coisas ao mesmo tempo vai fazer
um terceiro aspecto não altera o suporte atualiza programa faz as duas coisas altera e atualiza então são três possibilidades aqui que eu tenho é chamada a migração de dados vai promover a alteração vai gerar um novo documento com outras características de segurança mais info mesmas informações mas em outros formatos isso é possível bem lembrado aqui uma outra questão é a alternativa da emulação nesse caso o que a gente tem você vai simular equipamento ao programa é com pegar uma fita cassete venceu gravadora ainda roda é como pegar uma fita de vídeo esse vídeo cassete ainda
funciona a ideia é ou seja o processo original eu vou emular vão simular o mesmo equipamento programa pra saber se eu ali com ainda posso utilizar essa é a idéia então você considera que a migração ou emulação como práticas que são importantes para serem utilizados muito bem pergunta pra você nessa questão sobre documentos digitais correta documentos digitais devem ser sim da própria não tem a mesma tabela eles são tratados como qualquer documento que precisa como é que eu vou achar classificação organização não devem ser eliminados eles podem porque não tem valor o valor é claro
que pode eliminar nem todo documento digital do arquivo devem ter um número de protocolo específico não porque segue o mesmo número de controle dos documentos e vai tratar como qualquer documento então eles deverão ser geridos como qualquer um produção utilização destinação serão avaliados o que vai eliminar o que vai transferir o que vai recolher a mesma coisa seguindo a dinâmica dos documentos adicionais gabarito sugestões bibliográficas pra você a gente sempre deixa em toda aula bom pessoal obrigado a todos bons estudos e até a próxima
