[Música] [Aplausos] [Música] Oi pessoal estamos de volta com o nosso curso de arquivologia para concurso espero que você esteja gostando esteja aproveitando e seja revisando refazendo as questões que a gente faz aqui na aula é muito importante esse estudo além da videoaula para que você grave para que você recorde e a gente está aqui para te ajudar a gabaritar elogiando seu concurso então por favor estude faça sua parte também refaça as questões para a gente juntos chegar essa aprovação e gabaritar as questões de arquivologia no seu concurso sem mais delongas vamos direto para o nosso curso o tema da nossa aula de hoje é gestão de documentos é um tema bem legal tem bastante conceitos Mas você vai aprender direitinho e vai gostar também desse tema o primeiro conceito que a gente traz para você é da lei 8. 159 de 91 é a lei de arquivos ela vai dizer que gestão de documentos é de acordo com essa lei Com artigo primeiro da lei 8. 159/91 é dever do poder público a gestão documental e a proteção especial ao documentos de arquivos como instrumento de apoio administração a cultura ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação aliás aqui ainda não é o conceito da gestão documental aqui a lei vai dizer para a gente quem é responsável por essa gestão Então quem é como vocês puderam ver quem é responsável pela gestão documental é o poder público é dever do poder público fizesse Essa gestão documental e agora o conceito em si de gestão documental na mesma lei na lei 8.
159 no artigo 3º de acordo com o artigo 3º da Lei 8. 159/91 considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção tramitação uso avaliação e arquivamentos documentos em fase corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente Você viu que eu grifei aqui a eliminação ou recolhimento coloquei uma setinha e chamei de tipos de destinação porque exatamente isso nós vamos ver ao longo do nosso curso que a variação vai ter tipos de destinação e quais são esses tipos de destinação justamente esses aqui que a lei traz para gente a eliminação ou recolhimento para guarda permanente e quais são as as técnicas as atividades da gestão documental a nossa lei vai dizer que são a produção a tramitação o uso avaliação e o arquivamento e a gestão é feita na fase corrente intermediária é muito importante que você saiba que a gestão documental ela não é feita na fase permanente aqui como esse artigo da Lei fala para a gente ela é feita na fase corrente e intermediária certo Vamos ler mais uma vez para você guardar de acordo com o artigo 3º da Lei 8. 159 de 91 considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção tramitação uso avaliação e arquivamento em fase corrente intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente Relembrando que a eliminação recolhimento são tipos de destinação aqui a gente trouxe uma dica para você recurso mnemônico não a gente usa o símbolo do PT mas não se estresse não é um Apologia nenhum partido político é só para que você se recorde então por favor nesse momento tente não ser tão tão parcial não importa a gente não tá fazendo apologia nenhum partido político é só para que você não se esqueça a gente colocou aqui o mnemônico é pt usa a usa é de eu sei tá por isso tem a bandeira dos Estados Unidos aqui então o nosso mnemônico é pt usa a pilhar só para você não se esquecer tá não se estresse não tem nada a ver com a apologia a partir nenhum é só para você se lembrar PT usa a então a gestão documental faz PT usa a o que que é isso Luciana produção tramitação uso avaliação e arquivamento corrente intermediária então só para você não se esquecer vamos falar mais uma vez PT usa a produção tramitação uso avaliação e arquivamento bom pessoal além do conceito da gestão documental a doutrina vai trazer para gente as fases da gestão documental existem três fases da gestão documental eu coloquei aqui de amarelo O mnemônio que é pude que é produção utilização e destinação vamos lá então ver o conceito de produção refere-se a elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou Setor os responsáveis pela gestão documental devem atuar Para que sejam criados apenas os documentos essenciais a administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias administrar a criação de documentos Então essa fase da produção Ela vai organizar essa produção de documentos para que a gente não crie documento ator ter a direita para depois ter dificuldade de gerenciar essa documentação então a gente os exemplos embaixo de produção gestão de formulários otimização no uso dos recursos reprográficos e informáticos difusão de normas e diretrizes necessárias ao Bom desempenho institucional escolha de equipamentos e da pessoa que irá desempenhar as tarefas arquivísticas Então essas são as características da nossa fase de produção já a utilização refere-se ao controle uso e armazenamento dos documentos necessários ao cumprimentos das atividades da instituição características da utilização inclui as atividades de protocolo atividades de expedição atividades de organização e arquivamento dos documentos em fase corrente intermediária elaboração de normas de acesso e Recuperação de informações agora na fase da destinação também conhecida como avaliação essa fase refere-se A Definição dos procedimentos necessários à implantação de propostas de destinação de documentos quais são os tipos de destinação eliminação ou recolhimento para guarda permanente a destinação vai ter como característica analisar os prazos de guarda a eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente e transferências e recolhimentos lembra que a gente viu em outras aulas a diferença de transferências e recolhimentos você precisa saber disso tá só para recapitular transferência a pasta de documento do arquivo corrente para o intermediário E recolhimento é a entrada de documentos do arquivo permanente agora nós vamos ver as contribuições da gestão documental segundo José Maria Jardim que é um doutrinador da arqueologia as contribuições da gestão documental são garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente garantir a melhor organização desses documentos caso atingissem a fase permanente então a gestão documental ela tá diretamente relacionada com a organização qual otimização desses documentos dessas atividades inibir a eliminação de documentos de valor permanente e garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituem o patrimônio arquivístico de um país Então as contribuições da gestão documental elas vão estar relacionadas com a otimização da organização dessa documentação da minha instituição e do meu órgão agora os objetivos da gestão documental segundo Ieda Pimenta Bernardes os objetivos da gestão documental são assegurar o pleno exercício da Cidadania Então não é importante só para arquivologia só para organização é importante para a sociedade para o direito para a sociedade como um todo então assegurar o plano exercício da Cidadania agilizar o acesso aos arquivos e as informações da celeridade de acesso promover a transparência das ações administrativas garantir economia eficiência e eficácia na administração pública ou privada agilizar o processo decisório incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos e racionalizar a produção dos documentos bom pessoal além das divisões que a gente já viu até aqui da gestão documental a gente vai ter um doutrinador que ainda vai dividir a gestão documental em níveis vamos ver agora esses níveis da gestão documental segundo a classificação de James os níveis da gestão documental são nível mínimo o governo deve contar ao menos com programas de Redenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente então o nível mínimo vai dizer o que que é um mínimo o que que é o mínimo sim que o governo precisa ter nível mínimo ampliado é o mínimo mais um pouquinho complementa o primeiro com a existência de um ou mais centro de arquivamento intermediário então o nível mínimo ampliado é o nível mínimo mas um centro de arquivamento intermediário o nível intermediário compreende os dois primeiros você pode ver que até que é acumulativo né compreende os dois primeiros bem como adoção de programas básicos que consistem geralmente em elaboração e gestão de formulários elaboração de sistemas de arquivo corrente gestão de correspondências e documentos vitais agora o nível máximo inclui todas as atividades já descritas complementadas por gestão de diretrizes administrativas de correspondência e telecomunicações de máquinas copiadoras uso de recursos de automação desculpa entre outras coisas então basicamente esses níveis da gestão documental como você pode ver eles são cumulativos ele vai dizer desde do que ao nível mínimo que a organização precisa ter até o nível máximo que é quando a organização já tem tudo todas essas as características divididas definidas em cada tipo de nível bom pessoal agora que a gente já viu alguns conceitos vamos exercitar né fazer umas questões ver como esses conceitos que a gente viu são cobrados pela banca questão de número 1 TJ Amazonas 2019 um dos componentes do programa de gestão de documentos é a elaboração de diretrizes referentes a tramitação de documentos de uso corrente e aí lembra quando a gente viu lá na produção utilização e destinação a gente tinha que racionalizar esse processo de produção de documentos Então vamos ler de novo um dos componentes do programa de gestão de documentos é elaboração de diretrizes referentes a tramitação de documentos de uso corrente e aí elaborar diretrizes organizar Essa gestão documental é ou não é uma produção uma atividade do nosso processo de gestão E aí tá certo né gente questão de número dois CESPE cebrasp Secretaria de Educação do DF 2017 produção e avaliação documental são operações técnicas referentes à gestão de documentos como que eu vou saber isso Luciana essas operações técnicas Lembra que eu te ensinei PT usa a Então vamos lá quais são a produção uso avaliação e arquivamento E aí dentro desses cinco que eu falei tem produção e tem avaliação tem não tem então essa questão está isso mesmo certa questão de número 3 CESPE cebras TJ Amazonas 2019 a gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos realizados na idade permanente dos documentos e aí quando a gente leva o conceito da Lei eu te falei isso não falei que não tem relação com a idade permanente a gestão documental ela é feita nas fases corrente principalmente mas também na fase intermediária eu não faço Gestão na fase permanente porque aí já é tarde demais A gestão é para organizar minha produção quando o documento chega na fase permanente ele já foi produzido há muito tempo certo então essa questão está errada né gente tá errado questão de número quatro CESPE cebraspe e fan 2018 a gestão de documentos deve ser feita nas três idades documentais que que eu acabei de te falar que eu faço Gestão na fase corrente intermediária mas que eu não faço uma gestão na fase permanente Então essa questão está assim mesmo tá errada questão de número 5 CESPE cebrasp stm 2018 a gestão de documentos é aplicada na fase permanente do ciclo vital dos documentos de arquivo E aí gestão eu faço na idade permanente não né gente tá errado é bom aqui eu coloquei essa sequência de questões para você reparar que a banca adora cobrar isso ela adora relacionar gestão qualidade permanente mas a gente já viu aqui de forma exaustiva que gestão documental não tem relação Direta com a fase permanente eu faço gestão documental na idade na primeira idade arquivo corrente ou na segunda idade arquivo intermediário questão de número 6 Secretaria de Educação do Distrito Federal 2016 as principais atividades da gestão de documentos são realizadas no arquivo permanente E aí gente errado né número 7 Amazonas 2019 um projeto de gestão de documentos inclui o planejamento de ações de organização do Acervo ao passo que a gestão do espaço físico de equipamentos e de recursos humanos é dele excluída E aí gente eu School a organização a gestão do meu espaço a gestão dos equipamentos e de recursos humanos de forma alguma a gestão documental ela é Ampla ela abrange várias áreas da minha organização não tenho como excluir a parte do espaço físico os equipamentos dos recursos humanos Então essa questão está isso mesmo errada questão de número 8 sais que cebrasp TJ Amazonas 2019 avaliação que constitui uma das fases da gestão de documentos caracteriza-se pela análise do documento e pelo estabelecimento de prazos de guarda do Acervo avaliação Ela tá ou não tá dentro das atividades da gestão de documentos vamos relembrar o mnemônico PT usa a vamos lá produção tramitação uso avaliação e arquivamento avaliação tá aqui não tá produção fundamentação uso avaliação e arquivamento Então ela de fato construir uma das fases da gestão de documentos caracteriza-se pela análise do documento e pelo estabelecimento de prazos de guarda do Acervo nós vamos ver essa questão do estabelecimento de pratos de guarda do Acervo um pouco mais à frente quando a gente fala diretamente de avaliação mas eu já te adianto que essa questão está certíssima questão de número 9 CESPE cebraspe IFAM 2018 a produção a utilização e a destinação dos documentos são as três fases básicas da gestão de documentos as fases básicas são a bude produção utilização e destinação e exatamente que o nosso item fala não é essa questão está isso mesmo certa questão de número 10 CESPE cebras Secretaria de Educação do DF 2017 um dos objetivos da gestão de documentos é garantir o meio da Preservação do Acervo que a documentação produzida esteja acessível em longo prazo eu tenho a intenção com a gestão de organizar os documentos para ele para eles irem organizados e conservados para o arquivo permanente Eu tenho sim essa intenção esse objetivo Então essa questão está certo isso mesmo questão de número 11 CESPE cebrasp ataque 2014 o acesso à informação independe para sua eficácia da aplicação do programa de gestão de documentos independente gente não depende tá diretamente relacionado se eu não organizo bem a minha informação como é que eu vou dar um acesso rápido a ela não tem como então o acesso à informação ele tá diretamente relacionado com uma gestão documental bem feita Então essa questão está isso mesmo errada questão de número 12 CESPE cebraspe TRE Maranhão 2009 não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos mas sim eliminar os documentos de valor secundário não né a gente tá todo errado primeiro que é sim o objetivo racionalizar a produção segundo que não tem nada não é um objetivo direto eliminar o documento de valor secundário até porque documento de valor secundário documento permanente e a gente viu que eu nunca elimino documento permanente Então esse itens está completamente errado bom pessoal nós já estamos caminhando para o fim da aula mas antes de finalizarmos é bom que a gente faça uma breve recapitulação dos principais conceitos que a gente viu até aqui primeira coisa que a gente viu foi que a gestão documentada dever do poder público a gente extraiu as informações da Lei 8.
