Análisis y descripción de puestos paso a paso

qué tal bienvenido a este vídeo y a esta nueva serie de básicos para capital humano en este vídeo vamos a explicar qué es y cómo se hace un buen análisis de puesto y una buena descripción de puestos ya que son la base para poder implementar cualquier modelo de gestión por competencias además de ayudarte a tener una estructura sólida en tu desarrollo organizacional y también además de esto te va a ayudar para que lo puedas vender a tus colaboradores certidumbre de cómo es que deben de desempeñar sus roles para poder ser exitosos en ellos así que

vamos allá [Música] vamos a empezar a diferenciar primero qué es un análisis de puestos de lo que es una descripción de puestos ya que si bien están muy ligados los conceptos entre ellos no son lo mismo por un lado el análisis de puestos es un estudio detallado y minucioso de una determinada posición en este estudio tenemos que identificar número uno y más importante cuál es el objetivo del puesto dentro de la organización también tenemos que encontrar cómo y qué de actividades debe de hacer este puesto para poder cumplir dicho objetivo y número tres también súper

importante determinar qué requisitos necesita cualquier persona para poder desempeñar esta posición de manera exitosa por otro lado la descripción de puestos es la documentación de todo lo que hayamos visto y de los puntos más importantes dentro del análisis de puestos esta documentación en un documento muy sencillo y muy explícito debe de darle la idea a nuestros colaboradores de qué actividades debe hacer como debe de hacerlas para poder ser exitosos dentro de sus roles además la descripción de puestos le va a ayudar a tu equipo de reclutamiento y selección a tener una sólida base y una

sólida idea de qué candidato ideal puede ser el que pueda ocupar la posición de la descripción de la que estamos hablando antes de empezar tu análisis y descripción de puestos es muy importante que identifiques si el puesto en cuestión ya existe uno que quiere decir esto que si ya existe eso quiere decir que ya hay una persona que esté ejerciendo el puesto o que lo ha ejercido antes o en otras palabras que el puesto básicamente ya se ha desempeñado en algún punto dentro de la historia de la compañía o puede ser el caso contrario en

el que el puesto sea nuevo y por lo tanto tengamos que hacer un análisis distinto para identificar cuál va a ser el objetivo y cuáles van a ser las actividades que aún no se desempeñan pero que el puesto necesita desempeñar y también es muy importante aclarar todo lo que vamos a ver en este vídeo está basado en una gestión por competencias un buen análisis de puestos siempre empieza por definir el objetivo de dicho puesto y esto es súper importante ya que si no tenemos bien definido un objetivo para la posición lo que va a terminar

pasando es que vamos a empezar a agregar tareas y actividades que van a sacar de foco a la persona que lo esté desempeñando esto que quiere decir que va a empezar a hacer otras cosas que no están el valor que realmente necesita la posición dentro de la organización también otra consecuencia negativa es que la persona que tengamos dentro del puesto sea la incorrecta porque al definir un objetivo de mala forma también los requisitos para dicho puesto van a estar definidos de forma incorrecta algo súper importante este objetivo debe de ser super claro y super conciso

de tal forma que lo puedas tener en una oración o máximo 2 no te extiendas mucho a hacer un párrafo o incluso más ya que si haces esto lo que puedes provocar es que el objetivo sea tan ambiguo y disperso que realmente no podamos identificar cuál es qué es lo que te puede llegar a pasar si de repente no logras encontrar de manera concisa y la manera muy explícita y de manera muy resumida este objetivo pues puede ser que quizás sobre saturn es la posición y qué es lo que debes hacer en este caso pues

en lugar de tener un solo puesto quizás deberías de tener dos con responsabilidades diferentes pero qué puede pasar si sucede lo contrario es decir que no puedes encontrar de forma clara y sencilla un objetivo para el puesto bueno pues quizás esto signifique que la posición necesita la organización y por esto es súper importante que el primer paso para hacer un análisis de puestos siempre sea definir el objetivo la misión del puesto en cuestión para hacerlo más claro hagamos el ejemplo con un ejecutivo de ventas llegamos de una empresa que se dedica a la venta de

automóviles el objetivo de este puesto sería alcanzar una facturación mensual mínima de 50 mil dólares como puedes ver aquí el objetivo está súper claro y súper conciso y ya como lo tenemos definido ahora podemos pasar al segundo paso que es empezar a determinar qué actividades y qué responsabilidades debe de desempeñar la persona en el puesto para poder alcanzar esta facturación que en este caso es de 50 mil dólares y cómo es que debe hacerlo también a partir de aquí es cuando vamos a empezar a ver la diferencia entre un puesto que ya existe y un

puesto de nueva creación si el puesto ya existe o ya está siendo ejercido una buena metodología de análisis podría ser tener una reunión con todas las personas que estén ocupando el puesto o con una muestra importante de ellos y con su líder directo la idea es que en esta junta o en esta reunión puedan enlistar todas las actividades se es que llevan a cabo desde sus tareas rutinarias hasta aquellos proyectos especiales y eventualidades que puedan llegar a tener el puesto además lo ideal es que en esta reunión también aproveches para limpiar un poco las actividades

de cada puesto que quiero decir con esto que lo ideal sería que identifiques también qué actividades y tareas están consumiendo más tiempo ya que deberían imagina esto que regresamos al ejemplo de nuestro ejecutivo de ventas de automóviles el su principal tarea va a ser estar haciendo una prospección continua de clientes y tratar de cerrar el mayor número de ventas posibles sin embargo imaginemos que también dentro de sus tareas rutinarias está alimentar la base de datos de clientes y supongamos que le toma dos horas hacer esta actividad y son dos horas al día sin embargo también

se dan cuenta que se implementan un crm esta actividad únicamente le tomaría una hora al día por lo tanto es ahora que están ha borrado que se han ganado la podrán usar para seguir prospectando más clientes cerrar más ventas e incrementar la rentabilidad del negocio una vez que hayas identificado el objetivo y todas las tareas actividades y responsabilidades de un rol ya puedes empezar a hacer la tarea de documentación es decir empezar a vaciar las dentro de tu descripción de puestos y dos tips super importantes para que hagas esta actividad tip número uno no coloques

a detalle todo el montón de actividades que hayas logrado identificar ya que esté basada a percatar de que van a ser demasiadas y segundo tip dentro de tu descripción de puestos coloca una leyenda que diga que este documento es una vez es descriptivo más no limitativa de esta forma no haber problemas de que de repente agregues nuevas actividades o de repente en el mismo rol surjan nuevas cosas que hacer y la persona de repente es indigna porque dentro de su descripción de puestos esto no estaba definido desde un principio si colocaste claramente que no es

limitativa la descripción de puestos esto no tiene razón de suceder y vas a tener un buen justificante de poder empezar a agregar tareas de repente o eventualidades que puedan llegar a surgir sin ningún problema pero qué pasa si el puesto que estamos analizando es un puesto que aún no existe no vamos a poder hacer el análisis que hicimos en el ejemplo anterior en su lugar lo que tendríamos que hacer es tener una reunión con el líder directo del que va la posición y también inclusive con jerarquías superiores con todas estas personas ahora así vamos a

poder definir un objetivo del puesto y dentro de esta reunión vamos a tener que definir las actividades o tareas pero aquí no lo vamos a poder hacer al mismo nivel de detalle que en las anteriores por eso va a ser súper importante que las priorice es lo ideal sería que pudieran estar todas las tareas actividades enumerar las del 1 al 10 por el 1 al número que se haya delimitado de actividades y priorizar las de la más importante a la menos importante y que coloques dentro de tu descripción de puestos únicamente las 10 más importantes

una vez que la el rol a la posición ya se hayan ocupado ya con la nueva persona van a poder definir las actividades que sean necesarias agregar o que inclusive podamos empezar a retirar el siguiente paso dentro de nuestro análisis de puestos va a ser definir las relaciones internas y las relaciones externas que va a tener esta posición regresemos al ejemplo de nuestro ejecutivo de ventas dentro de las relaciones internas va a tener relación quizás con el departamento de marketing con el departamento de facturación y con el departamento de servicio a clientes por el otro

lado en las relaciones externas va a tener una clara necesidad de tener que hablar con personas que van a ser los prospectos o clientes que nuestro ejecutivo pueda llegar a tener es muy importante que tengamos claras estas relaciones externas e internas ya que a partir de ellas al momento de llegar a las competencias vamos a poder darnos también una idea de qué nivel de madurez va a necesitar la persona en sus relaciones de comunicación de networking o incluso de trabajo en equipo una vez que hayas definido esto cabe recalcar que también lo debes de colocar

dentro de tu descripción de puestos el paso siguiente dentro de nuestro análisis de puestos va a ser definir una estructura organizacional dentro del departamento que quiero decir con esto que no vamos a plasmar el organigrama completo de la compañía sino que en su lugar vamos a hacer un zoom al departamento al que pertenezca la posición de tal forma que si seguimos el ejemplo de nuestro ejecutivo de ventas tendríamos quizás ejecutivo de ventas luego ocurrirá y luego quizás gerente luego director luego sub director divisional etcétera de esta forma nuestro ejecutivo va a tener claridad de cuáles

son los pasos a seguir dentro de su plan de carrera y también va a saber a quién acercarse en dado caso de que llegue a tener alguna duda hoy ella necesitará después vamos a definir el perfil o los requisitos del puesto aquí lo más sencillo con lo que puedes empezar es con la escolaridad es decir de qué carrera necesita ser egresado o egresada la persona que va a tomar la posición puede ser de una licenciatura o de una ingeniería o incluso puede darse el caso de que no necesiten esta carrera universitaria después lo siguiente sería

la experiencia ya que es súper importante que definas a la experiencia que realmente necesita la persona para ser exitoso dentro del puesto porque esta experiencia al final del día va a ser la base con la que se va a hacer el reclutamiento y selección y puede darse el caso que el reclutador de repente empieza a filtrar todos los currículums y ya empieza a definir qué candidatos van a pasar a los siguientes procesos basados en la experiencia que tú vas a dejar aquí y si esa experiencia la pones muy ambigua o es muy exigente y realmente

las actividades no necesitan ese nivel de exigencia en la experiencia puede ser que el reclutador empiece a sacar perfiles que a lo mejor si son potenciales para la posición pero al delimitar los aquí dentro de la experiencia pues aparentemente no hagan ping dentro de la vacante como puede ser que aquellos que ya están en proceso tengan toda esta experiencia y a la media hora se den cuenta de que el puesto no es lo que ellos estaban esperando y empieza a ver problemas de rotación o inclusive de que no hagan match durante el proceso de reclutamiento

y selección y luego lo siguiente que tendrías que ver son las competencias técnicas en estas competencias técnicas podrías poner el nivel de dominio de algún idioma saber algún software alguna paquetería alguna técnica de ventas regresando el ejemplo de nuestro vendedor de o ejecutivo de ventas dentro de esta empresa automotriz o cualquier cosa que sea netamente técnica después de hay que definir los soft skills que va a necesitar la posición aquí la gran sugerencia que te doy es que antes pueda delimitar unas competencias transversales que necesite todo puesto y toda la persona para poder pertenecer a

la organización estas competencias transversales te sugiero que sean máximo tres ya que éstas van a ser el adn de trabajo dentro de la compañía aquí quizás podría ser honestidad integridad trabajo en equipo orientación de resultados y va a depender de la estructura y de la forma de trabajo que quieras dar dentro de la organización después ya tendría competencias particulares para cada posición y aquí también sugiero que no sean más de ocho incluyendo las tres competencias transversales ya que el que mucho abarca poco aprieta y si de por si tener un gran dominio en una sola

competencia puede tomar muchísimo tiempo muchísimo trabajo y muchísimo esfuerzo imagina si empezamos a saturar todas nuestras posiciones con muchísimas competencias por ello la sugerencia es que trates de limitar las en la medida de lo posible ahora puede ser que aquí te toque una disyuntiva y esta iniciativa va a ser que posee al final del día siempre queremos que nuestras personas dentro de nuestros puestos pues sean las mejores y tengan las mejores competencias y que tengan el mejor nivel de dominio en todas sin embargo pues somos seres humanos y la realidad es otra por lo tanto

es muy importante que prioricen las competencias que va a tener cada puesto y que únicamente dejes las más importantes o las que son verdaderamente vitales para que el puesto pueda tener éxito es decir plasmar únicamente las competencias que debe de tener la persona sí o sí para poder desempeñar las actividades de la posición y cumplir con su objetivo el resto las podrías empezar a saturar el último paso es definir los indicadores o capas de la posición estos son súper importantes ya que nos van a ayudar a identificar cuál ha sido el desempeño de la persona

que está llevando el rol y es bueno si es malo y si está encaminada a cumplir los objetivos o el objetivo que tiene la posición para hablar más a detalle de estos vamos a hacer un vídeo próximamente sobre evaluación de desempeño sin embargo hasta aquí llegamos con el análisis de la descripción de puestos todo esto que acabamos de ver son los elementos esenciales para que tengas un análisis y una descripción de puestos exitosa sin embargo como cada empresa es diferente es posible que dentro de tu organización tengas que agregar información un poquito más específica o

información clave que tu empresa necesita de ser así hazlo para que puedas tener la mejor descripción de puestos que puedas llegar a tener con esto terminamos espero que el vídeo te haya agregado valor si te gustó por favor ayúdanos dándole manita arriba aplicándole la campanita comentando aquí abajo cómo es que te ha ido con este análisis o con esta descripción de puestos y compartiendo el vídeo con todos aquellos apasionados por el crecimiento de las personas y de las empresas efe