GESTÃO DE PROJETOS - AGENDA 02 (pt.1)

[Aplausos] [Música] [Aplausos] olá pessoal sejam todos bem vindos vamos a mais uma das nossas agendas dessa vez a de número 2 vamos conversar um pouco sobre o ciclo de vida de um projeto como funciona essa essa parte para isso nós temos cinco assuntos a serem tratados nesta e na próxima aula fase de um projecto seu ciclo de vida o que acontece dentro de cada uma o que se envolve com as partes que estão envolvidas dentro desse projeto as influências da organização as habilidades das administrações gerais de nisso nesse projeto ea influência socioeconômica a que vem

da sociedade para a empresa como um todo muito bem o um projeto como disse vocês anteriormente ele tem um caráter único e ele tem um grau de incerteza usando as ferramentas que o pm bom que as suas atividades no sul e messi nós vamos é dividi las em fases dentro de um chamado ciclo de vida àqueles que já estudaram marketing estão acostumados com ciclo de vida do produto e ele chega até uma determinada fase e sempre vai se renovando o ciclo de vida de um produto como a gente vai ver mais à frente no gráfico

ele sempre vai ter um começo meio e fim e nós vamos dividi lo em fases quatro fases essas fases nós vamos chamá las de concepção ou iniciação é a fase em que nós vamos começar a trabalhar a idéia do projeto a linha azul representa para nós o esforço a quantidade de materiais recursos que está sendo utilizada normalmente na fase de concepção o esforço é mais de trabalho de planejamento de início de pensar o projeto em si o produto em si do que efetivamente trabalho pesado uma segunda fase extremamente importante ela não é tão pesada no

uso de esforço não é tão pesada no uso de recursos nos seus recursos de planejamento construção do que como será feito aquele projeto como ele será construído que acontece normalmente na etapa de execução barra controle é nessa etapa nessa fase em que se constrói o projeto a gente vai detalhar um pouco mais à frente a conclusão o encerramento é quando nós praticamente já estamos com o projeto pronto e vamos dar vamos chamar assim aquele polimento final nele licenças alvarás é definir o que vai ser feito em equipe nós vamos abordar cada um deles mais à

frente olha eu vou usar de um gráfico para explicar como funciona o controle um projeto é ele vai como está e se essa linha verde no gráfico ele vai se sobrepor a todas as etapas de um projeto primeira fase do projeto então eu disse a vocês que é iniciação depois o planejamento execução e o encerramento o controle vai acompanhar do começo ao fim se eu quero ter um projeto que tenha é a similaridade perfeita ao início daquilo que foi pensado eu tenho que controlar por todo o tempo eu quero ter os custos só quero ter

o tempo planejado eu preciso controlar ele durante todo o tempo então no gráfico está execução barra controle no dia-a-dia controle trabalha todas as etapas vamos ver como funciona cada uma das etapas do nosso projeto eu gostaria que vocês ficassem fixos eu vou explicando cada uma das atividades naquele mesmo gráfico a gente já viu atrás o ciclo de vida então eu vou poder observar e viu quem é que tá acontecendo como ele está funcionando eu vou poder ao longo do do uso dele prevê utilização de recursos e você vai conseguir também um recurso que usem uma

atividade ele vai poder ser utilizado em outros eu vou contratar um material e vou usar ele em várias atividades em que ele vai me dar essa possibilidade uma outra situação que o ciclo de vida me dá é que eu consigo com ele elaborar um projeto de viabilidade ou como chamam muito projeto e muitas vezes é isso que nós usamos para ir buscar recursos financeiros eu vou provar que eu vou ter um investimento que ele terá um retorno por isso a questão da viabilidade uma outra parte bastante importante a tv riscos que podem acontecer ao longo

do projeto sabendo o que vai acontecer sabendo os possíveis problemas que podem estar à frente eu vou poder elaborar planos não vou poder trabalhar situações em que caso aquela situação aconteça eu tenho algum tipo de recurso já previsto pra isso são os chamados planos de contingência e serve também para que eu faça uma avaliação de oportunidades mas aí é o seguinte algumas vezes as oportunidades que surgem elas não poderão ser misturadas aquele projeto que está em andamento se não eu vou desviar muito foco e eu abro um novo projeto para aproveitar aquela nova oportunidade que

apareceu eu vou aproveitar o o o ciclo de vida para avaliar a qualidade do que está sendo feito eu vou ter com ele como vocês podem observar uma seqüência lógica do que vai acontecer dos fatos e eventos quando eu voltei um recurso financeiro quando eu vou precisar de um recurso humano quando eu vou precisar de um recurso a material tudo isso será estará previsto vou poder acompanhar também o ritmo se vou poder acelerar ou diminuir imagine também o gestor do projeto com o motorista de um carro e ele está lá e ele percebe que o

trânsito está tranqüilo tá legal ele pode tranquilamente pisar um pouquinho mais no acelerador ou se o trânsito está mais pesado ele pode diminuir a velocidade e adequar a o ritmo daquele carro ao ritmo do trânsito no projeto é a mesma coisa também poderá observar a e e detalhar o que vai ser feito em cada uma das etapas na concepção na iniciação do nosso projeto a primeira das etapas imagine que eu vou ter que identificar uma oportunidade vou querer determinar a onde eu quero chegar quais os objetivos aí eu vou fazer uma análise do problema ou

da oportunidade que está se apresentando já começa a elaborar o nosso anteprojeto começa a analisar o nosso projeto de viabilidade em alguns casos nós vamos perceber que apesar de existir a oportunidade apesar de existir mercado para aquele produto ou serviço o custo de elaboração ou aaa a quantidade que vai ser vendida não é tão grande nós já pagamos o projeto porém é analisar as potencialidades dos recursos disponíveis na empresa na organização que nós estamos trabalhando no mercado veja quais são os objetivos a serem atingidos faça uma estimativa de recursos necessários humanos materiais e financeiros e

elabora uma por uma proposta do projeto essa proposta se aprovada ela tem viabilidade econômica ela tem todos os requisitos para continuar nós vamos passar para a próxima etapa que é a questão do planejamento eu vou pegar aquelas metas objetivos e vou detalhá-los eu vou ampliá los ou diminuí los em etapas menores mas que vão somadas colaborar por todo perto essas etapas e devido ela também em atividades vamos usar o exemplo da casa pra construir uma casa não vou não temos como instalar o dedo ela está pronta eu vou dividir em fases eu vou fazer o

alicerce vou fazer as paredes vou fazer o telhado eu vou pôr o encanamento ou rebocar você tem uma série de atividades eu vou pegar essas atividades e dispor elas num tempo por enquanto eu não construir nada eu não levantei nenhum aparelho não fiz nenhum esforço de construção e só estou pensando só estou planejando esse planejamento vai me permitir levantar as necessidades mais detalhadamente de materiais recursos humanos e financeiros aí eu vou poder fazer um a provisionar momento do tipo no terceiro mês do meu projeto que vai durar seis meses eu vou precisar de uma determinada

quantidade de dinheiro uma determinada quantidade de recurso e isso é um vou estar informando os gestores o quanto vai gastar lá na frente eu vou poder através desse ciclo de vida determinar pontos marcos ou milestones só mais uma palavra pra vocês lá no nosso dicionário em seria como se fossem marcos e pontos de avaliação da qualidade dos recursos tudo aquilo que é preciso controlar vou elaborar os procedimentos de acompanhamento e controle vou estabelecer a estrutura do programa que vai ser feito do organograma funcional do projeto não vamos confundir o cronograma de uma empresa eles têm

umas características diferentes nós vamos ver isso um pouco mais à frente e estruturar a área de comunicação quem conversa com o que como quando e de que forma tem toda uma técnica nós vamos ter uma área específica de comunicação que vamos trabalhar isso mais à frente vou designar pessoas quem elabora projeto são pessoas e voltei responsáveis por cada uma dessas áreas treinar as pessoas envolvidas terceira etapa uma etapa pesada de muita utilização de recursos mas que se as duas etapas anteriores foram extremamente bem feitas principalmente de planejamento nós não teremos tanto trabalho assim eu vou

pegar tudo aquilo que foi planejado e vou começar a utilizar vamos voltar pro nosso exemplo da casa aonde vai ficar eu voltei os desenhos vou ter as plantas feitas pelos engenheiros e voltei o projeto arquitetônico vou ter todo o trabalho já elaborado a nossa equipe de construção vendo isso vai começar a executar vai fazer o alicerce assim no lugar certo do jeito certo é que as paredes vai começar a fazer um trabalho como tem que ser feito e eu vou poder acompanhar porque cada uma das atividades a ser elaborada vai ter seu tempo vai ter

a sua quantidade de recursos e aí o nosso sistema de controle vão acompanhar esse processo é uma então como eu disse é uma atividade de muito o uso de recursos mas até podemos dizer bastante simples porque tudo que eu preciso já está pensado terminada a etapa de execução provavelmente eu já estou com a o produto ou serviço praticamente prontos o que eu vou fazer vou ver aquelas atividades que ainda estão pendentes vou acelerar o processo envolver os recursos que eu utilizei humanos materiais que já não vão ter mais utilidade no projeto e vou começar realocá

los em outras atividades outros projetos muitas vezes os recursos humanos nós utilizamos pessoas do grupo da empresa como a gente vai ver um pouco mais à frente eu vou devolvê los às suas áreas de origem vou elaborar uma coisa chamada memória técnica do projeto multi cimo importante é tudo o que foi feito eu vou documentar essas atividades de uma maneira que uma necessidade de revisão futura do que aconteceu uma outra equipe tenha acesso aquela documentação e saiba exatamente o que foi feito quais os passos que foram dados com os recursos que foram utilizados por fazer

os relatórios finais vou elaborar os resultados vou escrever uma coisa chamada lições aprendidas é tudo que deu certo tudo o que deu errado naquele projeto vai pra esse lições aprendidas o que eu gestor e eu e minha equipe aprendemos com esse projeto isso eu vou poder usar nos próximos afinal de contas se alguma coisa aconteceu aqui e deu muito certo eu posso utilizar em um outro o que deu errado eu não vou cometer o mesmo erro duas vezes eu vou ter esse acompanhamento é em cima dessas lições aprendidas que o pm box que faz as

suas alterações futuramente os seus membros contribuem para isso eu acho que por hoje tá ótimo vamos entrar numa próxima fase conversando sobre a estrutura dos projetos mas isso fica pra nossa próxima aula [Aplausos] [Música] [Aplausos] é