Modelagem AS-IS x TO-BE

Olá, pessoal! No vídeo de hoje a gente  vai falar de um tema que é muito comum na área de processos, mas que às vezes  ainda dá aquela confusãozinha. O que é AS-IS,  o que é TO-BE e o que é o SHOULD BE, que às  vezes as pessoas comentam por aí?

Vamos lá? Bom, então vamos começar. O que é o AS-IS? 

O AS-IS que a gente chama é a situação atual dos processos, ou seja, os processos como eles  funcionam hoje. Sem nenhuma análise crítica, sem nenhuma discussão, se está  bom, se está ruim, neste momento não importa. Quando eu faço a modelagem AS-IS dos processos, eu  estou modelando os processos como funcionam hoje na prática, no dia a dia da empresa.

Então, é como  se eu tirasse uma fotografia do momento atual dos processos da empresa. Nesse momento, eu não vou  discutir se o processo poderia estar sendo feito de outra forma, se aquela forma não é o ideal, se  as pessoas estão fazendo de uma maneira que não deveriam. Eu não vou discutir nada disso, eu vou  ficar focada em entender como é esse funcionamento do processo atual.

Então, esse é o AS-IS. Lembra  do nosso Ciclo de BPM, que a gente tem a fase de projeto, modelagem, simulação, execução,  monitoramento e melhoria? O AS-IS é a fase de modelagem.

A modelagem AS-IS é uma das etapas que  a gente faz no comecinho de um projeto de BPM. É uma das etapas na verdade mais comuns. Fazer a  modelagem do AS-IS do processo é uma das etapas mais comuns para um analista de processos. 

Muitas e muitas vezes nós somos contratados para modelar os processos AS-IS das empresas.  Por que eu tenho que modelar um AS-IS? Porque é ele que vai me ajudar depois a entender como  a empresa funciona pra eu poder, a partir daí, pensar nas melhorias que eu quero fazer.

Então,  esse AS-IS me ajuda a entender como a empresa trabalha hoje para saber o que tá bom, e eu quero  preservar, e o que depois eu vou pensar como uma melhoria para o TO-BE, mas que eu tenho que fazer uma  mudança dentro do que está encaixado ali. E aí, a gente chega em um segundo momento. O que é o TO-BE?

O  que é o processo TO-BE? O que é a modelagem TO-BE, que a gente chama. O TO-BE significa o processo  futuro, o processo como eu quero que ele venha a ser na empresa.

Então, é o processo onde estou  implementando as melhorias, eu estou redesenhando o processo, para que ele tenha as características,  as inovações, as mudanças, as melhorias que eu estou propondo. Então, no meu Ciclo de BPM  de novo, é a última etapa, é a etapa onde eu faço a melhoria do processo. E aí, vocês vão me  perguntar: "Andréa, mas existem duas modelagens, uma modelagem AS-IS e uma modelagem TO-BE?

" Sim,  eu faço duas modelagens. Eu primeiro desenho o AS-IS e, na hora que eu vou desenhar o TO-BE,  óbvio que eu uso aquele desenho, aquele modelo que eu já tinha do AS-IS e faço as mudanças que  forem necessárias de acordo com as melhorias que eu quero implementar. Uma boa prática, uma dica  que é super legal, que é importante, é a gente destacar o que mudou do AS-IS para o TO-BE,  porque na hora que eu vou mostrar o TO-BE para o cliente, que eu vou discutir o TO-BE com os meus  clientes, eles conseguem ver quais são os pontos que eu fiz alguma alteração, ver se aquilo ali  faz sentido, se não faz sentido, se ficou bom, se não ficou bom.

Então, a gente normalmente cria  uma outra versão. A partir do modelo AS-IS, eu vou criar um novo modelo do processo TO-BE.  E, aquele modelo do processo TO-BE, repara, olha que legal, quando esse TO-BE com as melhorias  que foram propostas, quando ele for colocado pra rodar na prática, quando ele for implementado,  ele for institucionalizado, como a gente chama, e quando as pessoas estiverem já praticando  o TO-BE, ele deixa de ser TO-BE e passa a ser um novo AS-IS.

Então, é como se eu tivesse  um AS-IS versão dois, agora funcionando no dia a dia da empresa. E aí, quando eu for fazer um  novo ciclo de melhoria contínua, depois eu vou ter um novo TO-BE, e no futuro e vou ter um novo  AS-IS versão 3, e isso vai evoluindo, então é como se o processo da minha empresa fosse evoluindo  continuamente. Então, repara: o AS-IS e o TO-BE têm uma relação muito forte, em algum momento  o AS-IS vira TO-BE e o TO-BE vira AS-IS.

Então, isso é uma coisa para a gente perceber que isso  faz todo o sentido quando eu penso em um ciclo de melhoria contínua. Agora, às vezes surge uma outra  dúvida que é: "Andréa, o que é o SHOULD BE, que às vezes a gente comenta? A gente ouve os outros  analistas de processos comentando.

" O SHOULD BE é porque às vezes quando a gente chega para modelar  o processo AS-IS de uma empresa, tem muita gente, principalmente os gestores, às vezes têm uma visão  idealizada do processo, de como eles acham que o processo deveria ser. "Ah, eu acho que os meus  funcionários trabalham assim, ou eu espero que eles estejam trabalhando dessa maneira. " Só que  esse SHOULD BE não existe na prática, ele não é de verdade.

Quando a gente vai mapear o AS-IS e  conversar com as pessoas que executam um processo, a gente vê que não é assim que elas trabalham.  Então, o SHOULD BE às vezes é o que a gente chama do processo ideal, do processo imaginado, do processo  que algumas pessoas gostariam que fosse, mas ele é um processo que não existe na verdade, ele não é  o AS-IS, porque não é assim que as pessoas estão trabalhando, e ele nem é o TO-BE porque eu nem  fiz as melhorias que eu tenho que fazer. Então, o SHOULD BE é um processo que na verdade a  gente não modela, eu não modelo o SHOULD BE.

Ou eu modelo o AS-IS ou eu modelo o TO-BE que vai  ser mesmo de fato implementado, implantado, que a empresa vai investir na gestão da mudança, na  institucionalização, isso tudo. O SHOULD BE não, só que o SHOULD BE confunde muita gente porque  as pessoas às vezes têm um sonho na cabeça de como gostaria que a coisa acontecesse, só que não  é assim que acontece na prática. Isso pode ser por falta de informação, por falta de conhecimento dos  processos, por não estar próximo o suficiente de quem está executando os processos e tem muito  gestor sendo pego de surpresa ao descobrir que o seu SHOULD BE não está sendo utilizado de  verdade, na prática.

Tá bom? Deu pra entender a diferença? Então, quais que a gente vai modelar? 

AS-IS e TO-BE, são esses que a gente tem que se concentrar. O SHOULD BE é pra gente tomar cuidado,  porque ele é uma arapuca no meio do caminho, mas a gente não modela o SHOULD BE. Tá bom? 

Gostaram? Entenderam? O que vocês acharam?

Vocês estão modelando mais AS-IS ou mais TO-BE? Contem  para mim, deixem seus comentários, ou me mandem uma mensagem direta lá no Instagram da dheka.  Se vocês gostaram desse vídeo, cliquem no like, se inscrevam no canal, compartilhem com os  outros BPM Friends e a gente se vê em breve.