[Musique] une fois que l'on a décidé d'analyser et d'améliorer un processus la question qui se pose alors est comment comment détecter les axes d'optimisation les dysfonctionnements les points de non qualité ou de non conformité comme nous l'avons dit précédemment nous allons majoritairement analyser le processus sur des aspects de temps de coût de qualité et de conformité pour cela nous pouvons nous baser sur une analyse quantitative avec des méthodes formelles sur la dimension temps nous allons évaluer le temps du cycle d'un processus qui équivaut au temps d'exécution ainsi qu'aux temps d'attentes on analyse les flux le
temps requis pour chaque activité afin d'estimer le temps nécessaire pour gérer une instance du processus sur la dimension coup nous allons estimé le coût nécessaire pour chacune des instances on utilise des méthodes classiques de calcul des coûts par activités comme la méthode abc les outils de modélisation et de gestion des processus permettent généralement de pouvoir effectuer une simulation du processus c'est à dire de tester la performance du process lorsque différentes instances sont lancés simultanément une simulation permet de comprendre de façon statistique le comportement d'un processus existants mais aussi l'efficacité potentielle d'un processus cible c'est une
activité qui peut s'avérer indispensable si on prend par exemple le processus de gestion des inscriptions des étudiants à l'université celui ci peut paraître pertinent et efficiente sur le papier mais en simulant en parallèle 24000 instances de ce processus correspondant aux 24 mille inscriptions annuelles exécutés durant la période des inscriptions on peut rapidement se rendre compte des temps d'attentes des goulets d'étranglement ou files d'attentes et proposer des ajustements en terme de ressources de flux ou d'outils pour réaliser une simulation il faut préalablement modéliser son processus il faut ensuite définir un scénario en précisant le temps d'exécution
les probabilités de chemin sur les passerelles les ressources disponibles les coûts ou encore nombre d'instances l'outil lance alors la simulation et les données récoltées sont analysés pour juger la performance du processus certaines pistes d'amélioration peuvent également émergé d' analyse qualitative l'idée ici est de travailler sur l'analyse de la valeur du processus et de ses activités quelle est sa valeur ajoutée par rapport au métier par rapport au client et à sa satisfaction à l'extrême on peut se poser la question des conséquences si cette activité était supprimé on étudie également les processus sur les aspects de risque
de faiblesse ou encore de gaspillage on tente d'identifier les dysfonctionnements et on recherche les causes pour proposer des actions correctives il existe beaucoup de méthode dans ce sens qui viennent aider l'analyste à définir les axes d'amélioration du processus mais il s'agit avant tout d'une démarche collaborative qui demande d' impliquer les acteurs du processus car qui de mieux que les personnes qui exécute le processus pour le critiquer charge à l'analyste de savoir poser les bonnes questions les améliorations peuvent être directement lié au processus on travaillera à la refonte du flux d'activité ou encore à l'ajout de
contrôle pour anticiper ou détecter les non conformités par exemple mais l'amélioration peut aussi se faire autour du processus il est possible d'envisager l'automatisation des tâches de mobiliser des leviers rh comme la formation la spécialisation ou encore la responsabilisation pour renforcer l'efficacité favoriser la coordination et l'accès aux informations sont également des axes à réfléchir l'analyse l'amélioration et de façon plus radicale la ré ingénierie des processus métiers sont des activités qui visent à améliorer la performance et l'efficience de l'entreprise mais mettre les processus au coeur des préoccupations nécessitera également de bien prendre en compte les impacts organisationnels
qui découlerait de ces changements plus ou moins important
