Em 1879. James é dono de um bar na cidade de Dayton, em Hollywood, nos Estados Unidos. Inventou um dispositivo incrível que mudou o jeito como os comerciantes lidam com o dinheiro em suas lojas.
A sua invenção era uma máquina feita de madeira que, além de somar, tinha uma função muito importante no controle interno do seu estabelecimento. Cada vez que era aberta, a máquina fazia um barulho proposital, alertando a todos de que alguma transação estava ocorrendo e o dinheiro estava sendo movimentado. Esse invento é utilizado até hoje.
Nós estamos falando da máquina registradora, bastante comum em supermercados e estabelecimentos comerciais. Apesar de antiga, a máquina registradora representa a preocupação do dono do estabelecimento em implementar controles para prevenir desvios e fraudes na operação do seu negócio. Neste vídeo nós vamos entender o que são os controles internos, o que eles representam dentro de uma organização e quais os princípios que regem a sua implementação.
Mas antes de ver tudo isso, não esqueça de deixar o like no vídeo e se inscrever no canal, porque assuntos complexos de contabilidade, mercado financeiro explicados de uma maneira didática você só encontra aqui. Toda empresa, independente do seu tamanho, deve observar uma série de regras básicas que visam preservar o seu patrimônio e aumentar a eficiência dos seus negócios, evitando falhas e desperdícios, vícios e irregularidades que podem aumentar os custos de toda a operação. Vamos agora conhecer oito tipos de contas trolls e internos que podem ser implementados nas empresas e compor um sistema de controle interno para combater as irregularidades que podem ocorrer.
Lembre se que não existe um sistema de controle que elimine todos os problemas possíveis. A ideia do controle eterno é minimizar a ocorrência de erros, falhas e irregularidades na operação da empresa. A primeira sugestão de controle é o rodízio de funcionários nas entidades.
É importante que os funcionários tenham um rodízio de suas funções. Isso significa dizer que se deve evitar que um funcionário fique muito tempo fazendo a mesma coisa. Quando o funcionário percebe que apenas ele sabe executar uma rotina específica dentro da empresa, ele se sente confortável para implementar e realizar alguns desvios, visto que na empresa toda apenas ele sabe executar aquela função.
Portanto, é muito comum que as empresas descubram desfalques quando fazem rodízio de funcionários, visto que aquela função pode ser executada por outra pessoa e todo o processo pode ser revisto e melhorado. E as fraudes, se ocorrerem, podem ser descobertas. A supervisão das operações é um outro tipo de controle interno que pode ser implementado ao estabelecer uma hierarquia onde um supervisiona o outro.
É possível reduzir a probabilidade de desfalques e aumentar a probabilidade de que as tarefas estão sendo executadas para atingir os objetivos que a empresa determinou. A supervisão funciona em todos os níveis da hierarquia de uma empresa, sendo que em alguns casos, até o presidente reporta suas estratégias e ações a um conselho de administração, garantindo a existência da supervisão das operações na empresa como um todo. O estabelecimento de responsabilidade também é um controle interno que deve ser implementado nas empresas.
Ao definir e delegar tarefas para os funcionários, fica mais fácil gerenciar a execução dessas atividades, sendo possível determinar claramente a responsabilidade por um erro ocorrido ou até mesmo premiar a equipe. Baseado em meritocracia, visto que o desempenho de cada um é facilmente atribuído dada a clara definição de responsabilidade. A segregação de função é um dos controles internos mais utilizados pela empresa.
Quando uma pessoa é responsável por muitas tarefas sem uma revisão específica, o potencial de erro e irregularidade aumenta. A segregação de função consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros. Imagine numa empresa comercial onde a pessoa que efetua a venda é a mesma que recebe o dinheiro e faz o registro no caixa.
Ou a pessoa que autoriza e realiza os pagamentos é a mesma que faz os registros contábeis. Se não existe segregação de função, fica muito fácil para a pessoa receber o dinheiro da venda e não registrar a entrada no caixa ou registrar uma saída para pagamento e não dar baixa na conta paga. Dessa forma, segregando funções, ou seja, a pessoa que recebe é diferente da pessoa que registra.
Fica muito mais difícil acontecer um desvio, principalmente se a empresa implementar a autorização de transação como controle interno. Isso significa que para determinados procedimentos, como pagamentos realizados pela empresa, deve existir uma autorização por um responsável. Algumas entidades criam um processo padronizado de autorização de despesas, na qual o desembolso efetivo pagamento só é realizado após cumpridos todos os requisitos necessários.
Embora isso possa parecer muita burocracia para se realizar os pagamentos. Todo esse procedimento pode prevenir fraudes e irregularidades. Ter procedimentos documentados também ajuda na formação de um controle interno efetivo dentro da empresa.
Ter as atividades realizadas devidamente documentadas facilita uma posterior verificação e mantém um histórico de tudo o que foi feito. A ausência de documentação facilita a ação de pessoas desonestas que sabem que não serão pegas pela falta de registro e controle da entidade. É possível que toda essa documentação das atividades feitas seja registrada no sistema, fazendo com que a empresa funcione de uma maneira ágil e sem burocracia.
Uma entidade deve ter controles físicos para as suas operações e isso vai desde o uso de câmeras de vídeos, cofres, máquinas registradoras, alarmes, antivírus, pontos eletrônicos, tudo para aumentar a segurança, eficiência e evitar desfalques e desvios. Fechando o nosso rol de possíveis lidades de controle interno, a verificação independente dos atos que ocorrem dentro da entidade deve ser feita periodicamente, sendo que os problemas encontrados devem ser relatados para que a administração possa resolvê los. Nas grandes empresas existe um departamento específico que faz isso a auditoria interna.
Para que todos esses controles funcionem, eles devem estar registrados e devem fazer parte do dia a dia da empresa. Parte da cultura organizacional Os funcionários têm que saber da existência deles e cumpri los à risca. Um dos papéis da auditoria interna é verificar se as normas estabelecidas estão sendo cumpridas por todos os setores da organização.
Quem deve pensar e implementar todos esses controles é a administração da empresa. Talvez você queira saber mais sobre o papel da auditoria interna e a sua diferença para a auditoria externa. Nesse vídeo, o que eu estou deixando no card final?
Eu espero ter te ajudado com esse conteúdo por aqui. Eu agradeço por você ter assistido e nos vemos no próximo. Gestão de Riscos Empresariais,Compliance e Controles Internos,controles internos,Controle Interno é o conjunto de atividades,Quais são os tipos de controle internos?
