[Música] Olá sejam todos e todas muito bem-vindos a nossa web aula 3 da disciplina de Gestão de Processos e projetos nas web aulas anteriores falamos sobre os conceitos de processos falamos sobre os tipos e sobre A Hierarquia dos processos falamos sobre os fatores críticos de sucesso sobre a versão de processo versus a gestão por processos falamos sobre o BPM nesta web aula vamos dar continuidade ao tema Gestão de Processos falando sobre o ciclo de vida dos processos falando sobre os planos de implantação sobre as documentações de e vamos concluir falando sobre o mapeamento de processos
Vamos começar com uma citação do Rocha sobre a questão do ciclo de vida dos processos no BPM a citação diz o seguinte entre as melhores práticas de BPM os ciclos de vida de processos de negócio tem um papel essencial pois definem divers essas etapas que buscam implementar a melhoria contínua dos processos com foco nas necessidades e nas expectativas dos clientes bem antes de eh apresentar o ciclo de vida de processos vamos analisar a aplicação né dos conceitos do Ciclo PDCA ou da filosofia PDCA ao modelo de ciclo de vida as fases do ciclo de vida
tá vamos fazer esse relacionamento acredito que vocês já conhecem o ciclo a PDCA né ou a filosofia de gestão PDCA que é composta por quatro etapas né começamos sempre uma atividade pelo planejamento eh esse planejamento Ele termina num plano de ação esse plano vai ser implementado a segunda fase né a fase do tudu depois vamos eh fazer o acompanhamento e o controle que é a fase do check do PDCA e depois vamos atuar preventivamente corretivamente padronizando o processo né Eh que é a fase do act e a cada giro que a gente dá no ciclo
do PDCA é um salto qualitativo que o processo dá né ele vai a gente vai a cada ciclo eh executando a melhoria contínua nos casos eh em que aplicamos o PDCA oo processo podemos fazer uma analogia entre o Ciclo PDCA e as fases do processo então na fase de planejamento do PDCA nós podemos relacionar com os processos né alinhar o eh o processo com os objetivos estratégicos da organização já falamos isso em web aulas anteriores né os processos devem ser desdobrados do planejamento estratégico das estratégias organizacionais então a fase de planejamento do próprio modelo do
PDCA já preconiza esse alinhamento dos processos com os objetivos organizacionais e também a definição do próprio contexto né do processo Quais são as entradas Quais são os fornecedores Quais são as saídas Quais são os clientes Quais são os controles Então essas são eh atividades relacionadas à fase do planejamento do PDCA é aplicado à gestão de processo a segunda fase a fase do Tod né do do fazer do executar é implementar os processos de acordo com o que foi planejado Esse é o próprio eh princípio do PDCA então na fase do planejamento garantimos o alinhamento dos
processos com os objetivos estratégicos e definimos todo o contexto né do processo agora implementamos esse planejamento né implementamos o processo como é planejado depois entramos na terceira fase a fase do check né do do c do PDCA que é a fase de verificação onde nós vamos medir o desempenho real com o planejado em relação ao planejado vimos é isso na web aula anterior né nos indicadores de processo Então vamos vamos agora nessa fase de cheque fazer o acompanhamento e controle vamos comparar os resultados reais dos indicadores dos processos com os resultados e planejados e por
fim na fase na quarta fase do PDCA né a fase da ação do ex eh Vamos definir implementar ações em função dos resultados se o novo processo ou processo melhorado ele atingiu seus objetivos vamos padronizar o novo modelo se eh encontramos problemas se tiver tivermos eh gaps né diferenças eh entre o planejado e o Real executado podemos eh voltar para a fase de planejamento fazer um novo diagnóstico para colocar um um novo né plano de ação então com isso nós eh fechamos as quatro fases do PDCA em relação às fases do ciclo de vida do
processo tá então lembrem-se que o PDCA essa filosofia ela também é uma das bases né consideradas eh na ISO 9000 eh considerado na Gestão de Processos né na própria gestão de projetos a filosofia do PDCA que garante a melhoria contínua né então cada giro que eu dou no PDCA eu estou subindo um degrau qualitativamente com relação ao resultado dos processos muito bem agora vemos a uma figura né com a um modelo né Eh de eh Gestão de Processos num ciclo de Gestão de Processos é citado no livro da Pradela né então nós temos aqui eh
quatro fases a primeira fase de identificação e mapeamento a segunda fase de análise e redesenho a terceira fase a implantação e a quarta o monitoramento e eh para dela eh chama a atenção ela designa né as duas primeiras fases como eh fases de modelagem Então ela coloca essas quatro fases aí do eh ciclo de vida né da gestão dos processos e denomina modelagem como essas duas fases né de identificação mapeamento análise e redesenho é um conceito um pouco eh diferente do que nós temos na gestão por processos né mas é uma outra visão não eu
ah prefiro eu gosto mais da Visão da gestão por processos que nós vamos estudar ainda na próxima aula a questão da modelagem mas aqui a gente já tem um modelo né Inicial eh com essas fases da gestão do ciclo de gestão dos processos né então primeiro eu faço a identificação faço mapeamento as is né da situação atual depois eu faço uma análise com base nesses dados coletados faço o redesenho do processo né eh e aí eu Parto para a implantação e o monitoramento e controle Mas vamos seguir o modelo mais tradicional o modelo que vocês
vão encontrar na grande maioria dos livros tanto de gestão de processo como dos livros da gestão por processo né esse é um modelo eh que a gente tem preconizado no cbook 3.0 e é o modelo padrão né o cbook 4.0 eu vou mostrar mais adiante aqui na sequência ele dá uma abordagem eh um pouco diferenciada né um pouco não uma abordagem diferenciada com muito foco na questão do da Estratégia do alinhamento estratégico mas nós ainda vamos encontrar todas essas fases né se seis fases lá no modelo do cbook 4.0 Então esse é o modelo tradicional
é o modelo mais eh considerado tanto pelos autores dos livros de gestão de processo como dos livros de gestão por processo então podemos identificar aqui olha também uma certa analogia com o Ciclo PDCA né então nós temos as fases de planejamento e vamos detalhar cada uma dessas etapas planejamento análise e desenho né na fase do PDCA essas três etapas corresponderiam ao p de planejamento então eu vou planejar definir prioridades vou eh fazer o alinhamento com os objetivos estratégicos depois eu vou faz para etapa de análise eu vou coletar dados vou coletar as informações necessárias para
fazer as análises e passo para a etapa do desenho né onde eu vou eh modelar o novo processo onde eu vou implementar melhorias eu vou desenhar ainda não é a fase de execução Então essas três etapas eh poderiam corresponder ao p do PDCA depois a quarta etapa é implementação né etapa do fazer etapa a segunda etapa do PDCA na sequência a quinta atividade é o monitoramento e controle né a fase a terceira fase do PDCA do cheque e a sexta e última fase é o refinamento né que eh a gente poderia associar de certa forma
com a quarta etapa do PDCA e veja que também tem a figura né de um círculo eh mostrando que eh também fazemos eh giros sucessivos de planejamento análise desenho implementação monitoramento controle e refinamento depois de um tempo fazemos um novo giro uma nova eh passada pelas etapas de planejamento análise e cada vez que eu dou um giro né eu vou melhorando o meu desempenho né até nisso eh corresponde aqui a a ideia do próprio Ciclo PDCA Então vamos analisar cada uma das dessas seis etapas vocês podem acompanhar agora na figura aqui do centro do lado
direito né a gente vai est detalhando e vocês podem acompanhar também aqui pela figura então na fase de planejamento a primeira etapa do ciclo de vida dos processos nós vamos analisar toda a documentação disponível para compreender o alinhamento a missão organizacional e o alinhamento à necessidades dos nossos clientes vamos com isso obter uma visão êmica dos processos eu não vou olhar apenas o processo em si eu vou olhar ele dentro do contexto do próprio planejamento estratégico e dessa forma né poder compreender a sua apropriação aonde ele se coloca dentro da cadeia de valor da organização
falamos sobre a cadeia de valor na web aula passada as atividades da fase de planejamento vamos nessa fase entender a organização como um todo né ganhar essa visão sistêmica identificar os processos principais de gestão e de apoio que foi um tema da nossa primeira web aula vamos identificar os principais indicadores de medição de desempenho da organização né são eh eh norteadores aí da da gestão por processo e vamos preparar A análise dos processos da organização Essa é a fase inicial né que garante essa visão sistêmica e que garante esse alinhamento dos processos a o nosso
plane estratégico aos nossos objetivos estratégicos a segunda fase a fase de análise onde eu vou coletar dados e analisar os dados do processo atual Então vou registrar como os processos são realizados hoje né como eles são realizados na atualidade essa etapa né a gente chama o processo como ele é feito hoje a gente chama do processo as is né ou uma tradução aí a grosso modo o processo com ele é né como é né então é o as is o as is significa eh o processo como ele é feito hoje né antes da implementação de
melhorias né então começamos a fase de análise registrando isso como o processo é feito hoje né o processo as is e essa análise ela vai permitir a compreensão dos pontos que necessitam de melhoria na hora que eu mapeio né eu analiso Como eu faço o processo hoje naturalmente eu começo a identificar oportunidades de melhorias atividades que são gargalos né que limitam a capacidade do processo a falhas né eventuais atrasos etapas que podem gerar atrasos e retrabalhos e atividades que não agregam valor então todo todas essas esses exemplos são oportunidades de melhoria que eu já consigo
identificar na fase de mapeamento do processo atual as atividades da fase de análise vai desde da entrevista das pessoas envolvidas no processo são as pessoas que sabem como o processo e efetivamente ele é realizado eu vou analisar toda a documentação disponível dos processos vou também documentar né O que foi feito durante a fase de análise eu tenho de manter o registro que vai ser muito importante não só pro histórico mas também para as etapas seguintes eh e vou eh validar o entendimento e documentá-la todo trabalho feito até o momento e vou deixar isso registrado agora
vamos para a terceira etapa que é a etapa de desenho você pode acompanhar pela figura ao lado então fizemos o planejamento aliamos com os objetivos estratégicos né garantimos aquela visão sistêmica né baseada também nas necessidades dos clientes fizemos análise do processo coletamos os dados de como ele é realizado hoje identificamos oportunidades de melhoria agora passamos para a terceira etapa que é a etapa de desenho então nessa etapa é com base nas análises da Etapa anterior né da eh fase de análise Vamos definir as adequações que necessitam ser realizadas né ou eh o desenho de novos
processos se é um processo atual um processo que já existe né Eu vou identificar essas oportunid de melhoria e Vou definir como eu vou eh trabalhar para aproveitar essas oportunidades eliminar os problemas se é um processo novo um processo que eu ainda não fazia eu vou lançar um novo produto ou serviço que eu não produzi anteriormente vou desenhar aí um novo processo né então Eh eu vou eh alinhar os objetivos estratégicos dentro da organização com os processos tá então planejo a faço análise e agora eu desenho o processo pode ser um processo atual que já
existe ou pode ser o desenho de um novo processo Ah no final dessa etapa de desenho eu chego no eh no desenho do processo que a gente chama de trb ou processo como deverá ser então o processo como é feito hoje importante né lembrem desses dois termos são centrais também na Gestão de Processos e na gestão por processos nós na fase de análise né coletamos as informações entendemos como o processo é feito hoje na fase do desenho vamos eh definir o processo tub o processo como ele será após a implementação das melhorias ou após a
implementação do novo processo as atividades da fase de desenho vão desde analisar as lacunas identificadas né que a gente Já identificou nas eh etapas anteriores né tecendo comparações com o que é necessário fazer com que eu deverei fazer nessa fase de desenho para implantar o o processo tub vou desenhar o processo né analisando eh massivamente o uso da tecnologia de informação ela é essencial vou eh automatizar todos os processos que forem possíveis vou executar os procedimentos de aceite das melhorias eh sugeridas e dos novos processos também lembre-se que eu posso aqui est trabalhando com um
processo que já existe um processo as is Ou posso partir direto para o processo to be para um desenho to be Caso seja um novo processo e vou criar um plano de implantação a gente vai falar ainda Nesta aula vamos falar bem sobre os planos de implantação né para as melhorias e ou os novos processos agora Chegamos na quarta etapa a etapa a fase de implementação que corresponde né a etapa a segunda etapa do PDCA né então aqui vamos colocar em prática tudo que foi definido planejado nas etapas anteriores A e a partir desse momento
que eu vou que eu implemento né essa esse novo processo passa a ser rotina da minha organização Ah vamos agora para a etapa de eh alinhamento né do do a etapa não né Vamos agora dentro ah do monitoramento e controle que é a quinta é etapa verificar o alinhamento dos processos aos objetivos estratégicos né Agora eu vou eh checar né aqui é a fase eh a terceira etapa do PDCA do cheque o c do cheque Eu vou eh verificar né conferir checar se os processos eh depois das etapas anteriores e depois de implementado ele efetivamente
está eh garantindo o alinhamento dos objetivos estratégicos vou monitorar a avaliação dos resultados dos indicadores de desempenho do processo a a fase do cheque né do PDCA é exatamente isso é o monitoramento é o acompanhamento e controle é a comparação dos resultados reais apontados pelos indicadores com os eh com os resultados planejados com as metas planejadas vamos eh também eh os indicadores de desempenho mais utilizados eles devem estar relacionados a aspectos como tempo de duração do process processo como custo né o custo operacional do processo como a capacidade de geração do de de resultado né
E como também indicadores relacionados à qualidade são os principais aspectos de desempenho eh relacionados aos processos tá então eh indicadores relacionados novamente ao tempo de duração de processo eh está relacionado né a produtividade custo operacional tá relacionado a variável custo capacidade de geração né a capacidade de produção a capacidade produtiva e também a qualidade e aí chegamos na sexta e última etapa do nosso ciclo de vida dos processos que é a etapa de a fase de refinamento né refinamento significa melhoria né a fase da melhoria contínua dos processos eh eu vou eh fazer análise comparativa
entre o desempenho real e o desempenho previsto né através dos indicadores de desempenho comparando o desempenho real com as metas planejadas e essa fase objetiva a melhoria do desempenho dos processos visando a redução de custos e visando também o atendimento das expectativas dos nossos clientes muito bem chegamos ao momento da nossa primeira questão né Eh parem um um pouco eh relembre os conceitos que Já estudamos nesta primeira parte da nossa disciplina e responda a questão a seguir muito bem se você respondeu a opção de que são fases do ciclo de vida do processo na sequência
né o planejamento análise e o desenho que corresponde ao p do PDCA a implementação que é o d do PDCA monitoramento controle o c do PDCA e refinamento que vai eh equivaler à fase do a do PDCA então se você citou essas seis etapas você acertou Meus parabéns vamos comentar agora os a os erros das demais opções uma primeira opção colocava as fases de planejamento análise desenho execução não é bem execução a implementação mas isso por si só não invalidaria mas na sequência temos o melhoramento e o redesenho né Então temos aqui na mesma opção
o desenho e o redesenho né e eh eu redesenho um processo eh já existente eu desenho um processo novo eu não vou ter essas duas etapas no lugar aqui do redesenho eu teria o refinamento a outra opção planejamento cronoanálise né cronoanálise não faz parte não é uma das etapas do ciclo de vida dos processos e na terceira opção errada temos a fase aqui citada de sequenciamento sequenciamento também não é uma fase do ciclo de vida dos processos cronoanálise e sequenciamento estão relacionados aí à administração da produção mas não são fases do ciclo de vida dos
nossos processos muito bem então vamos dar continuidade à nossa web aula bem nós eh mostramos o modelo das seis etapas deixa eu trazer aqui os seis para cmara né das seis etapas eh que corresponde ao modelo que a gente encontra no cbook 3.0 e como eu citei para vocês eh praticamente todos os livros tanto de gestão de processos como de gestão por processos e citam o modelo que nós acabamos de analisar o cbook 4.0 acho importante trazer para vocês né é a versão mais atual do cbook ela foi publicada Salv engano em 2021 ela eh
traz uma abordagem um pouco diferente por isso eu trouxe aqui para apresentar também para vocês mas encontramos aqui Todas aquelas seis etapas né Eh a gente tem aqui é um foco maior uma ênfase maior é uma abordagem mais estratégica né ela não é tão eh eh ela não dá tanto aquele passo a passo do que fazer das eh seis etapas que nós temos eh citadas no Cook 3.0 então ela dá uma uma abordagem um pouco diferente um pouco não uma abordagem diferente uma abordagem uma visão mais estratégica né do ciclo de vida mas ela não
invalida o as seis etapas anteriores A gente vai identificar aqui todas elas todas as seis etapas do ciclo de vida tá então eu gosto de citar né os dois modelos o do cbook 3.0 que é o modelo mais difundido que vocês vão encontrar aí mais fartamente na literatura atual mas temos essa a nova abordagem do cbook 4.0 Pode ser que com o tempo né a os os as atualizações dos livros atuais da bibliografia atual e os novos livros podem ser que também Tragam mais elementos aqui do modelo do cbook 4.0 Isso é uma tendência que
deve acontecer aí nos próximos anos então no modelo do cbook 4.0 em vez daquelas seis etapas temos aqui cinco etapas a primeira alinhar estratégia e metas né uma visão bem estratégica a segunda fase temos a arquitetura das mudanças arquitetar as mudanças na terceiro desenvolvimento das iniciativas do que vai ser implementado a quarta fase é implementação das mudanças e a quinta fase é Corresponde à medição do Sucesso Então temos aqui olha na primeira fase tá muito relacionado ao alinhamento estratégico Então temos uma etapa exclusivamente destinada ao alinhamento das estratégias e metas né dos processos com as
estratégias e metas e a parte inicial do nosso processo aquela parte que a gente viu no modelo das seis etapas né as eh etapas de planejar analisar desenhar elas estão aqui nas fases dois e três de arquitetar mudanças e desenvolver iniciativas a fase de execução né e de eh monitoramento de acompanhamento elas corresponde aqui às etapas 4 E5 do modelo preconizado no cbook 4.0 aí vocês podem perguntar professor e a fase de refinamento ela está dentro ela está eh inserida aqui na fase cinco do modelo do cbook 4.0 e vamos passar rapidamente eh as cada
uma das cinco etapas eh preconizadas eh no cbook 4.0 tá então esse modelo é um modelo de ciclo de vida eh que a gente encontra lá preconizado no cbook 4.0 a diferença né principal mais marcante em relação a do cbook 3.0 é que ele é bem focado na execução da estratégia de negócio e considera né Muito fortemente também a questão da transformação digital das novas tecnologias que nós temos aí eh desses últimos anos eh e também da experiência eh do cliente né A agora aqui a observação que eu já tinha comentado com vocês a melhoria
contínua Aquela fase de refinamento do modelo das seis etapas faz parte aqui da última etapa de medir o sucesso tudo bem na primeira fase aqui eu trago um detalhamento para vocês como está presente lá no cbook 4.0 a fase de alinhar estratégias e metas ela tem as etapas de alinhar os processos as estratégias e metas identificar e alinhar os objetivos dos clientes determinar o foco do processo e alinhar as métricas dos processos às metas a segunda etapa arquitetar mudanças aqui a gente todo tem todo o trabalho de modelagem de análise desenho e de medição de
desempenho do processo né processo atual desempenho do processo atual Ah o desenho se concentra em como os novos papéis vão agregar valor aos nossos clientes aqui a gente tem análise né do processo a is lembram né do de como ele é executado hoje podemos também eh realizar simulações ah na fase de desenho né Vamos desenhar o processo tub tub como ele será como ele será implantado com a melhoria ou o novo processo e nessa etapa aqui do processo tub também podemos fazer simulações do processo Ah também identificamos gaps eh para eh validar né e validamos
o desenho que foi realizado e e vamos aqui priorizar o que vai ser implementado na terceira etapa desenvolver iniciativas vamos desenvolver os planos de Gestão de Processos planos de gestão de Treinamento ah os planos de gestão de mudanças e projetos os planos de mudança de tecnologia e de realização de benefícios né Então essa fase do desenvolvimento de iniciativas a quarta fase implementação de mudanças eu vou implementar todos os planos da Etapa anterior eh vou implementar as mudanças nos papéis e no design organizacional implementar as mudanças em processos e capacitação profissional vamos estabilizar né manter estável
a nova tecnologia e monitorar o desempenho do processo e por fim na quinta e última etapa de medir o sucesso vamos medir a realização e benefícios em relação ao que foi planejado anteriormente nas fases anteriores medir e monitorar o desempenho de processos implementar o controle de documentação e processos e o plano de melhoria contínua olha aqui está a fase seis do modelo anterior que a gente viu das seis etapas do ciclo de vida que eh corresponde ao a etapa do refinamento implementar o plano de melhoria contínua então ah eh eh percebam né que eh o
cbook 4.0 ele não eh invalidou o os conceitos né da do modelo de seis etapas que está preconizado no cbook 3.0 Ele trouxe uma nova abordagem uma abordagem mais estratégica mas ele mantém lá Todos Todas aquelas fases ele dá uma nova visão uma visão diferenciada tá e eh eu acho importante citar os dois eh porque os os livros né atuais a bibliografia atual está focada mesmo de gestão por processos no modelo das seis etapas do cbook 3.0 mas eu cito também o novo modelo do cbook 4.0 porque é um atualização e deverá aí deverá nos
próximos anos nas atualizações das bibliografias passar também a integrar e a a relação dos temas né dos da nossa da futura bibliografia que vamos encontrar muito bem vamos falar agora da fase de e implementação existe uma confusão entre implementação e implantação de processo então Vamos definir bem diferenciar bem os dois conceitos a implementação ela consiste em colocar o novo processo em operação de forma definitiva comear o novo processo comear o novo processo é implementar o quando eu digo que o processo foi implementado ele já está sendo executado né o novo processo processo melhorado processo anterior
melhorado ou o novo processo ele foi implementado ele foi colocado em prática em execução de forma definitiva já a implantação a implantação é uma parte é uma etapa da implementação eu não simplesmente termino o desenho e Parto para a implementação existem atividades que devem ser realizadas entre aquelas aquelas etapas lá de análise de desenho de redesenho e a implementação propriamente dita então o plano de implantação ele tem como objetivo articular programar e integrar a atuação das diversas unidades organizacionais que devem ser envolvidas para a implementação do novo processo eu tenho de comunicar para as pessoas
a o o os novos processos os novos procedimentos os objetivos né a importância para isso para reduzir resistência eu tenho de treinar as pessoas eu tenho de preparar toda a documentação então isso antecede a colocação do novo processo efetivamente em serviço eu não saio direto do desenho e redesenho para a implementação eu preciso trabalhar muito bem o plano de implementação para o plano de implantação desculpe para reduzir a probabilidade de problemas na execução na implementação do novo processo Então para que a implementação ocorra de forma adequada de forma ok né é necessário que todos os
recursos previstos estejam disponíveis e todos os testes tenham sido realizados e que todas as pessoas envolvidas aí no processo tenham sido sensibilizadas da importância né para reduzir resistência e que tenham sido também treinadas estejam aptas a operar no novo processo tá então isso é garantido através do plano de implantação então o plano de implantação descreve esse processo de transição entre o processo antigo e o novo processo é uma etapa essencial então Eh os pontos importantes Vamos citar aqui alguns pontos importantes do plano de implantação primeiro devemos estabelecer ou rever as metas é um novo processo
é um processo melhorado eu tenho de eh estabelecer ou rever as metas desse novo processo eu tenho de ficar os riscos inclusive para eh existe o plano de gerenciamento de riscos né os riscos são aqueles fatores que podem ocorrer que se ocorrerem vão impactar o nosso processo eu preciso eh também planejar o treinamento da equipe eu estou colocando novas tecnologias novos equipamentos eu preciso eh treinar novamente a minha força de trabalho para operar nesse novo processo eu preciso acompanhar a execução das ações eu preciso elaborar um relatório um status report para os stakeholders para as
partes interessadas para que eles acompanhem todas essas etapas eu preciso identificar possíveis desvios que estejam ocorrendo né para poder atuar né eu preciso eh em cima desses possíveis desvios preparar um plano de ação para esses desvios identificados identifiquei os desvios plano de ação corretivo preventivo para lidar com esses desvios preciso também realizar o acompanhamento através de uma de uma ferramenta apropriada temos aí várias ferramentas né podemos citar por exemplo Microsoft Project né que é uma excelente ferramenta eh para o acompanhamento gerenciamento das etapas né o o o Microsoft Project trabalha na filosofia né da da
metodologia do per CPM trabalha com os cronogramas com o misto de gráfico de gante com per CPM vamos falar isso de do per CPM lá na segunda parte do curso de gestão de projetos tá bom a o Microsoft é um software eh não é um software free não é liberado você tem que pagar licença existe o open Project que é um software livre que não tem logicamente todas as funcionalidades do Microsoft Project mas que para as etap para um gerenciamento né mais básico ele também pode ser utilizado e com a vantagem de ser um software
Livre Ah também precisamos n apresentar o plano de implantação a todos os envolvidos a todos que aqueles que vão fazer parte né dessa implantação e isso para eh repassar as orientações e Prof formalizar o início da implantação das melhorias do novo processo então esses são os pontos importantes do plano de implantação de processos nó nós temos eh três formas de implantação de processos vamos analisar aqui todas as três né logicamente que eh eu vou optar por uma ou por outra eh em função da situação do meu processo da segurança que eu tenho eh com relação
a implementação então não há uma melhor né a cada uma tem eh eh as suas vantagens em determinadas situações então eu tenho de no próprio plano de implantação analisar né todas ess essas variáveis e definir pela forma de implantação por uma das três formas a primeira forma é aquela que a gente chama de substitutiva é quando Eu desativo de imediato o processo antigo e inicio a operação direto com o novo processo eu eu giro a chave né Eh eu paro o processo anterior e começo imediatamente o novo processo daí o nome substitutiva né o processo
novo de imediato ele substitui o antigo se eu tenho muita segurança essa é uma boa forma de fazer muita segurança de que o novo processo vai iniciar e não vai apresentar nenhum problema né Eu não tenho necessidade de ter um período aí de acompanhamento eh se eu tenho essa situação eu posso optar Pelo modelo substitutivo a segunda né a segunda forma de implantação a gente chama de eh paralela existe dois modelos de paralela vamos analisar primeiro a paralela parcial então na paralela parcial eu vou executar né uma parte do processo novo em paralelo com execução
do processo antigo tá então é paralelo mas é parcial então eu começo eu não entro direto com um novo processo eu não desligo o processo anterior e entro com o novo eu vou executar eh começar executando uma parte do novo em paralelo com o processo antigo né que eu estou sendo mais ados né para evitar que tenha eh eh que o novo processo traga problemas aí que tenham interrupções no processo então paralelo parcial e a terceira forma a gente chama de paralelo total né é quando eu e e começo executando os dois processos o novo
e o antigo em paralelo com todas as funcionalidades quando eu necessito ter uma segurança maior eu começo a operar com o novo sistema mas caso eh eu tenha um problema no novo sistema o sistema antigo está lá eh pronto para entrar em Ação né Isso vai evitar então se eu não posso tolerar o risco de uma interrupção eh em função da implementação do novo processo eu posso optar Pelo modelo paralelo total né o modelo que traz aí mais segurança mas volto a dizer na minha visão não há um melhor você tem de analisar as variáveis
eh da implantação do teu processo né e optar em função dessas variáveis por Qual dos três modelos você vai utilizar muito bem vamos entrar agora eh no novo tema né que é normatização falamos do plano de implantação e ainda nessa temática Vamos falar agora sobre a normatização do processo que é a normatização do processo né é a a a elaboração e a divulgação da das novas normas né das regras de controle dos manuais né dos métodos dos procedimentos que vão definir a forma como o novo processo executado algumas empresas podem normatizar através de manuais outras
podem normatizar dependendo do do âmbito do processo com procedimentos operacionais padrões né mas é independente do modelo precisamos normatizar precisamos criar as regras criar os métodos né formalizar as regras formalizar os métodos eh criar aí os manuais se for o caso eh do novo processo né de como o novo processo deve operar isso a gente chama de normatização do novo processo Então essa normatização ela estabelece padrões de uniformidade e esses padrões de uniformidade São eh importantíssimos para ser segurar a qualidade para assegurar a confiabilidade dos processos para assegurar a segurança desses processos para assegurar a
eficiência na execução das atividades se eu não ten um padrão que o que ocorre cada um que vai eh executar o processo pode fazer de uma forma né se eu não padronizou eu posso eu corro grande risco de ter problemas aí de eh eh principalmente problemas de qualidade até interrupções produtos que vão sair eh sem atender às exigências do projeto Então eu preciso normatizar é uma etapa muito importante e ainda dentro da implantação então normatizar para normatizar o processo eu vou padronizar os documentos que são utilizados os documentos do processo vou identificar corretamente os documentos
né vou eh eh utilizar uma padronização inclusive para eh a a identificação para os títulos né do dos documentos do processo vou procurar redigir escrever da forma mais clara e objetiva possível para que qualquer um que leia esse documento eh tenha o máximo possível de uniformidade no entendimento preciso destacar aquelas informações que são mais relevantes preciso descrever todos os passos da atividade a gente vai estudar mais adiante ainda nesta web aula sobre o Map na próxima vamos falar da modelagem que traz esses Passos eh e essa sequência de Passos precisamos também realizar o controle da
versão O que é o controle da versão quando você é tem uma versão atual vamos supor que a a documentação hoje é a versão 2.0 eu vou eh lançar o novo processo Vou atualizar a documentação essa nessa revisão eh essa documentação passa a ter por exemplo a a se era a revisão 2.1 ou 2.2 ou a 3.0 né então eu preciso eh fazer essa esse controle da versão até para ter o histórico né para eu saber e as alterações que o meu processo teve ao longo do tempo isso é muito importante quando a gente vai
e fazer análises de qualidade então também eh fazer essa realização do controle de da da versão dos documentos Faz parte dessa desses cuidados com a normatização muito bem vamos entrar agora numa nova etapa vamos falar sobre o mapeamento de processos é uma etapa muito importante na Gestão de Processos eh normalmente o mapeamento ele tá mais relacionado ao estado atual né ao as is a descrição eh de como o processo ele é realizado atualmente e para que precisamos mapear por que citamos mapear os processos porque temos de eh estudar e entender as técnicas de mapeamento Então
temos aqui olha Eh algumas afirmativas que já conhecemos né das aulas anteriores primeiro os processos são interligados né a saída de um processo é a entrada do processo posterior né então os processos são interligados né se isso ocorre se a saída de um processo é a entrada do processo posterior do processo seguinte né Eh e temos aqui olha o desenho mostrando o processo de planejamento de materiais né numa fábrica numa indústria ele vai ter como saída uma lista de materiais essa lista de materiais ela vai ser um insumo eh necessário para o processo de compras
então ela é uma entrada para o processo de compras e ela também é uma entrada para o próprio processo de produção tá porque algumas eh alguns componentes poderão ser comprados né adquiridos externamente e outros poderão ser montados produzidos internamente Então veja que a saída de um processo é a entrada do outro se isso ocorre eh qualquer problema que eu tenha na saída de qualquer etapa né dos meus processos vai impactar todos os processos posteriores a gente já comentou isso lá na primeira aula na segunda aula também web aula também né então mapear Nesse contexto mapear
é uma atividade essencial para o bom gerenciamento eh dos processos organizacionais porque o mapeamento ele permite a criação de representações gráficas dos nossos processos né permitindo né uma melhor compreensão do negócio e permitindo também a identificação de oportunidades de melhoria o mapeamento vai permitir que eu identifique possíveis problemas nos processos atuais possa eliminar esses problemas para impedir que eles sejam repassados para as etapas seguintes para os processos seguintes então o mapeamento e é uma ferramenta essencial na gestão de processo temos dois estados e já comentamos temos o estado atual as is ou como está o
processo como ele é feito hoje eh antes de uma modelagem e temos o estado futuro chamado tubi né é o como será como o processo eh vai ser executado após a implementação das melhorias né dos ajustes no processo Então temos dois possíveis estados ais estado atual tubi estado futuro então o Azis ele proporciona o entendimento de como o processo executado hoje atualmente e o tubi ele projeta as mudanças né que vão ser implementadas eh essas mudanças que objetivam otimizar as atividades melhorar a qualidade melhorar a produtividade reduzir custos né Eh então o tubi é como
o processo vai passar a ser executado após as melhorias as intervenções no processo que eu vou fazer e essas oportunidades de melhoria vão surgir principalmente na hora que eu faço o mapeamento do processo Azis de como ele é feito hoje então como é que eu vou e eh eh fazer o mapeamento e o que que eu faço né Depois de mapear então após a etapa de mapeamento a gente vai modelar o processo né A modelagem eu vou só citar rapidamente porque a gente vai estudar com mais detalhe na próxima web aula tá então A modelagem
ela vai registrar de forma mais completa que a Model ela é muito mais detalhada e muito mais precisa né Eh de todas as regras a respeito das atividades do processo a A modelagem ela é muito mais completa a gente vai estudar isso na próxima vi aula do que o mapeamento Ela traz mais informações muito mais detalhes então na modelagem nós vamos desenhar validar e apresentar os modelos né modelagem vem de modelos Mas vamos voltar aqui pro nosso tema atual que é o mape A modelagem é o que eu vou fazer depois então no mapeamento o
que que eu vou fazer no mapeamento eu vou smilar um processo que já existe né o processo as is para que isso para compreender a lógica desse processo como ele é feito hoje de seu contexto e entender Quais são as entradas e saídas esperadas Quais são as ferramentas e técnicas que são utilizadas no processo Qual é o passo a passo né do Executor eh vou procurar identificar a dinâmica e a Razão de eventuais falhas que eu posso chamar também de oportunidades de melhoria eh essas oportunidades de melhoria é que vão eh direcionar as ações que
eu vou fazer lá na modelagem né Eh e como é que eu faço o mapeamento eu vou identificar os objetivos as entradas e saídas os controles que existem no processo atual ah os indicadores de desempenho que são utilizados ah os fatores críticos de sucesso né já fal falamos desses itens nas web aulas anteriores vou procurar identificar aquelas atividades que não agregam valor as possíveis redundâncias né e eh atividades que ocorrem mais de uma vez os retrabalhos os problemas as a falta de padrões em alguma etapa E como é que eu faço isso também eu posso
observar como o processo é realizado posso fazer anotações registros Posso fazer perguntas entrevistar as pessoas posso eh tirar fotos e ou hoje com celular ficou muito fácil né para você fotografar para filmar como o processo é realizado hoje com isso eu elaboro o mapa do processo aqui tá um exemplo de um mapa de processo a gente já viu esse mesmo essa mesma figura em web aulas anteriores né aqui é um mapa de processo eh de um eh processo produtivo de produção de automóveis então aqui Olha eu tenho todas as etapas em que sequência elas ocorrem
né A modelagem ela é muito mais detalhada tá o modelo vai ser muito mais detalhado aqui é um mapa de Processo muito bem então chegamos agora ao momento da nossa eh segunda questão tá então pare um pouco eh respire eh lembre dos principais conceitos que falamos eh des da primeira questão que você respondeu eh e agora responda à seguinte questão muito bem se você respondeu que o mapeamento as is né representa o estado atual dos processos como ele é feito hoje e o mapeamento to be representa o estado futuro parabéns você acertou vamos comentar agora
as opções incorretas uma primeira opção colocava que o mapeamento representa o estado atual uma op incorreta é como será o estado futuro a outra opção Cola em outras palavas a mesma né o mapeamento relacionado ao processo como ele é executado atualmente Esse é o processo Esse é o mapeamento as is e a última é o inverso né ele coloca o mapeamento as is como aquele que projeta as mudanças Esse é o mapeamento tub muito bem vamos dar agora continuidade à nossa web aula vamos falar sobre a documentação dos processos né como eu vou registrar as
informações do processo como eu vou documentá-la então a primeira questão que nós podemos colocar é como se constrói um processo de onde vem os dados e as informações que formam o conhecimento sobre um processo como acessar as fontes que guardam dados que guardam as informações e o conhecimento sobre os processos de negócios então eu posso realizar por exemplo entrevistas né posso entrevistar quem eu vou entrevistar pessoal ah do processo anterior do processo posterior não eu vou vou entrevistar a princípio as pessoas que participam daquele processo né as pessoas que executam o processo que conhec que
sabem como o processo é realizado eu posso usar também um questionário entregar um questionário para as pessoas né um eh uma técnica um pouco menos flexível que a a entrevista na entrevista eu posso a qualquer momento né mudar o rumo fazer novos questionamentos normalmente no questionário eu já tenho a as questões pré-definidas e impressas eh posso também fazer observações né ir lá no local e observar e verificar e registrar tirar fotos fazer filmagens do meu processo eh Isso vai trazer essas informações vai buscar lá nas fontes principais que guardam esse conhecimento que sabem como o
processo é realizado posso também fazer um workshop reduzir é pegar o número mais reduzido de pessoas não ir lá entrevistar todo mundo ou grande parte e fazer uma interação coloco né numa sala no local eh faço com que eles interajam e que façam uma discussão aberta e daí eu vou coletando as informações tá o mais utilizado são as três primeiras entrevistas questionários e observações vamos agora detalhar essas três primeiras formas que eu citei como as mais importantes alguns como realizarem alguns cuidados então a entrevista é provavelmente e ela é a mais importante técnica de levantamento
e documentação das atividades de um processo tá então é a mais utilizada ela é amplamente eh utilizada é a mais utilizada das três se a entrevista for bem realizada ela pode fazer com que o profissional que vai eh documentar que ele ganha um tempo precioso no entendimento do que está sendo praticado em cada atividade né a a questão do questionário né é limita mais né as opções mesmo com questões abertas não se compara ao que você pode extrair de uma boa entrevista com as pessoas né Eh então alguns cuidados primeiro Apresente se você vai realizar
a entrevista você tem que criar um clima eh tranquilo um clima em que o entrevistado se sinta bem então você se apresenta né de forma mas ordial não se coloca de uma forma distante né Eh coloque Qual o objetivo da entrevista e também para que ele não tenha eh nenhum problema de programação de tempo eh você coloca um tempo estimado que você acha que vai durar a entrevista eh procure deixar o entrevistado eh o mais confortável possível para que ele possa falar realmente eh dar as informações que você vai solicitar se você vai fazer anotações
né antes de escrever peça licença Diz ao a ao entrevistado Olha se você não se põ eu vou fazer aqui as anotações eh para eu não esquecer depois para eu ter o registro mas coloca isso também para o entrevistado aja de uma forma natural se você quer que ele fique natural que o entrevistado esteja eh de forma natural primeiro você também entender atuar e de agir naturalmente fale aquilo estritamente necessário Não fuja do tema não faça comentários outros né se atenha ao tema da entrevista faça perguntas apenas relacionadas ao tema aquilo que você quer saber
não converse sobre outros temas Gerais né seja mais direto eh e procure anotado tem como você anotar palavra por palavra do que a pessoa fala então procura anotar apenas aquelas partes mais importantes se você puder fazer a entrevista com o gravador se a pessoa não eh eh não tiver nenhum problema com isso ainda melhor porque você não precisa fazer anotações né E hoje a os C todos os celulares praticamente tem aplicativos para gravação tá então a entrevista ela pode ser feita com anotação caneta e papel pode ser feito também eh gravando né se não houver
problema por parte do entrevistado e depois você transcreve aquilo que foi falado na entrevista o questionário né o questionário também é muito utilizado ele tem suas eh vantagens e desvantagens em relação à entrevista e às observações eh primeiro ponto é que o questionário deve ter todas as informações necessárias pro preenchimento se você coloca lá uma escala de 1 a 10 você tem de eh no próprio questionário tem que ter informação de como essa escala a um é o menos importante o 10 é o mais importante se e é uma escala de 1 a c você
bota discordo totalmente dois é discordo eh o três é nem concordo nem discordo quarto é concordo na maior parte cinco Concordo totalmente isso tem essa informação tem de constar do questionário né para evitar que as pessoas não entendam e até preencham de forma incorreta ele é muito utilizado o questionário quando eh não eu não tenho tempo de entrevistar as pessoas ou as pessoas não têm tempo de participar da entrevista quando eu estou localizado geograficamente distante né o entrevistado do entrevistador hoje isso é uma dificuldade menor com a as tecnologias a gente consegue fazer aí vídeochamadas
eh rapidamente até mesmo pelo celular senão utilizando o o sistema de TI da da organização eh também quando tem uma vasta dispersão geográficas Eu tenho pessoas eh que conhec o processo que eu quero eh entrevistar quero colher entrevistar não colher as informações Mas elas estão geograficamente dispersas novamente a tecnologia nos ajuda nesse caso Então sempre que for possível eu faço a entrevista também posso fazer o questionário se a pessoa não se sente à vontade Às vezes a pessoa não se sente à vontade para falar na entrevista e ela pode preferir o questionário tá e o
questionário tem essa vantagem pode ser aplicado no local você entrega o questionário pra pessoa responder e depois colhe o questionário de volta ou você pode mandar por e-mail por exemplo eh para a pessoa responder e depois ela te devolver agora a terceira eh a terceira fase a observação de campo né a gente precisa ter alguns cuidados aí especiais é uma técnica que requer mais prática para ser utilizada tá ela pode ser feita de forma aberta forma aberta é quando você chega no setor e as pessoas sabem o que você está fazendo você já coloca previamente
olha Eh eu estou aqui para observar o processo para fazer as anotações porque eh eu preciso fazer o mapeamento estamos nessa fase vamos implantar uma nova tecnologia eu tenho de entender como o processo é feito hoje então Eh por favor ajam normalmente como se eu não estivesse aqui eu vou procurar não interferir em nada do que vocês estão fazendo vou apenas é observar tomar algumas notas posso a tirar algumas fotos mas ela também pode ser feita de forma secreta e esse é o maior cuidado a a observação de forma secreta né É ela tem um
grande risco é que se as pessoas descobrirem ou desconfiarem que você tá lá para observar o que elas estão fazendo isso pode gerar um problema e as pessoas podem atuar diferente do que elas agem normalmente tá eh então a a secreta Ela É principalmente utilizada quando você não quer que as pessoas deixem de agir naturalmente que se você fala que tá ali para eh observar para fazer anotações A pessoa pode eh diferente do que ela faz normalmente e se ela não sabe que tem alguém ali observando o que tá sendo feito Como está sendo feito
fazendo registros né ela pode atuar de forma mais natural mas tem que ter cuidado né Eh ela dependendo né da prática ou da falta de prática da pessoa que faz a observação ela pode vir atrapalhar o próprio andamento das atividades você chega lá vai fazer uma a pessoa tá trabalhando e você vai começar a fazer perguntas né você olha uma coisa não entende vai fazer perguntas a pessoa pode ter de parar o que está fazendo para lhe responder eh uma observação secreta né Eh deve você deve ter muito cuidado para não ser descoberto se você
tá fazendo uma uma observação secreta e as pessoas eh desconfiam né elas elas percebem ou desconfiam isso poem ter eh problemas mais sérios então por isso que é uma técnica que requer mais cuidado para ser utilizada muito bem ah chegamos ao final da nossa terceira web aula temos aqui a bibliografia básica utilizada e outros materiais utilizados de forma complementar espero que vocês tenham gostado desses novos assuntos eh fiquem à vontade qualquer dúvida qualquer necessidade nos acionem através do fórum fale com o professor ou das mensagens diretas no ava que eu terei o maior prazer em
respondê-los no menor prazo possível grande abraço para todos fiquem com Deus e até a nossa próxima web aula ou o nosso próximo encontro
