Bienvenidos al curso virtual Lteam gestión de la información documentada, el objetivo de la gestión de la información es la creación, control e integridad de la información de una organización lo cual hace posible la eficiencia la rendición de cuentas la gestión de los riesgos y la continuidad del organización la gestión de la información inicia con el ciclo documental en el cual un equipo de trabajo define los criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización. Para planificar la estructura documental se debe identificar la información y los tipos de documentos requeridos así como el medio de soporte que los contiene bien sea físico o digital son muchos los beneficios de documentar, sin embargo se destacan siete razones principales para la elaboración de la documentación se debe atender a los principios de: Homogeneidad, Extensión Consenso y Equilibrio la elaboración de un documento inicia desde la identificación de la necesidad de su creación su aprobación uso y termina en la definición de los criterios de disponibilidad y control del mismo los documentos pueden elaborarse bajo varias metodologías como pueden ser cursogramas, flujogramas, pictogramas más entre otros No importa la forma en que se documente siempre y cuando se logre el objetivo deseado Los documentos que describen el desarrollo de actividades deben responder a las preguntas de qué se hace porque lo hace quién lo hace cuando lo hace donde lo hace y cómo se hace Por Ejemplo en el caso del documento que describe el procedimiento para la realización de auditorías internas tenemos. .
. La elaboración de la documentación no debería ser un fin sino debería ser una actividad que aporte valor al sistema de gestión de calidad desde los requisitos iso 9001 el control de la información debe garantizar 9 condiciones identificación almacenamiento preservación acceso recuperación distribución retención disposición y control de cambios estos nueve criterios se pueden definir en un procedimiento que especifique cada etapa y realizar el control global a través de matrices físicas o digitales que consoliden la totalidad de la información la iso 9001 establece que las organizaciones deben mantener la información documentada relativa a: el alcance del sistema la operación de los procesos la política y objetivos de la calidad la requerida para la eficacia del sistema el control de la producción y provisión del servicio. [.
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] Además la iso 9001 establece que la organización debe conservar información documentada para demostrar evidencia de la conformidad de su sistema de gestión la información documentada debe protegerse contra modificaciones no intencionadas la información documentada de origen externo que la organización determine como necesaria se debe identificar y controlar según sea apropiado.
