Olá a todos, é uma satisfação tê-los conosco. Vamos explorar os tipos de estruturas utilizados nas organizações. As organizações utilizam uma estrutura organizacional distribuída por funções e unidades de trabalho, tais como operações, marketing, finanças, logística e recursos humanos.
Claro, isto vai depender dos objetivos das empresas, suas áreas e/ou segmentos em que elas atuam. Vale ressaltar que atualmente é comum notar, que, muitas empresas também trabalham por projeto e neste sentido, para uma melhor compreensão, vale explorar os tipos de estruturas mais adotadas. Desta forma, utilizaremos exemplos descritos na 5ª edição do Guia de Melhores Práticas adotado pelo PMI – Project Management Institute que abordam os tipos de estruturas mais comuns adotados na maioria das empresas.
Vamos lá . . .
A começar pela organização funcional clássica é estruturada em uma hierarquia em que cada funcionário possui um superior claramente definido. No nível mais alto, os funcionários são agrupados por especialidade, como comercial, operações e administrativo. Essas especialidades podem ser subdivididas em unidades funcionais mais específicas, como marketing, produção, TI, financeiro, gestão de pessoas, entre outras.
Cada departamento em uma organização funcional opera de forma independente dos demais. Em relação aos projetos, estes também são gerenciados dentro de cada área funcional, sem interferência direta das outras áreas. Nesses casos, se existirem gerentes de projetos, eles atuam como coordenadores de projetos, mas a autoridade final permanece com os gerentes funcionais.
As vantagens desse tipo de organização incluem controle centralizado e a disponibilidade de recursos especializados por área. Por outro lado, as desvantagens envolvem a priorização das atividades e projetos que focam apenas na especialização do departamento, o que pode resultar em decisões técnicas que não consideram o foco no cliente quando necessário. As estruturas das organizações projetizadas são opostas às organizações funcionais clássicas.
Trata-se de organizações em que os membros de equipes trabalham juntos, envolvidos em projetos. Os gerentes de projetos possuem muita independência e autoridade. Técnicas de colaboração virtual são muitas vezes usadas para atingir os benefícios das equipes trabalhando nos mesmos projetos.
As organizações projetizadas muitas vezes têm unidades organizacionais denominadas departamentos, mas elas podem se reportar diretamente aos gerentes de projetos ou prestar serviços de suporte aos diversos projetos. A matriz projetizada oferece vantagens, como foco intensivo na execução de projetos, maior autonomia para o gerente de projetos, flexibilidade para se adaptar a mudanças e uma coordenação mais eficiente dentro das equipes de projeto. Como desvantagem, a matriz projetizada pode levar à duplicação de recursos, conflitos de prioridade, dependência excessiva dos gerentes de projetos, menor desenvolvimento das funções e desalocação da equipe toda quando o projeto é finalizado.
As organizações matriciais podem ser classificadas como fracas balanceadas ou fortes. Isto é, depende muito do poder e influência dos diretores e/ou gerentes funcionais, e quando há projetos na empresa, o poder e influência entre os responsáveis pelas áreas funcionais e gerentes de projetos. As organizações matriciais fracas têm características similares a de uma organização funcional clássica, pois o poder de decisão é pertinente às diretorias, gerências e/ou chefia.
No caso de projetos, os gerentes de projetos exercem um papel de coordenador ou facilitador de projetos, tal como um assistente de equipe. Eles têm uma certa autoridade, mas limitada, não tendo o poder de tomar ou executar decisões. As vantagens observadas na organização matricial fraca é que ela oferece foco claro na execução de suas atividades, projetos ou produtos, garantindo prioridade e gestão independente, o que facilita o cumprimento de prazos e orçamento.
Por ser matricial, proporciona flexibilidade na formação de equipes, otimizando o uso de recursos e reduzindo custos. Além disso, promove o desenvolvimento dos membros da equipe, ao oferecer novos desafios e responsabilidades. No entanto, existem desvantagens, como os conflitos são inevitáveis entre as prioridades das gerências funcionais, dos produtos e dos projetos, gerando dúvidas sobre quem está no comando.
A complexidade dos relacionamentos é inadequada para gerentes inflexíveis e autoritários que têm uma visão estreita de suas responsabilidades. Em projetos, como o gerente de projeto possui pouca autoridade, surgem conflitos sobre prioridades, baixo comprometimento da equipe, comunicação ineficaz, dificuldades na alocação de recursos e baixa capacidade de resposta nas decisões. As organizações matriciais fortes, frequentemente integram conceitos das estruturas organizacionais funcional e projetizada.
A colaboração horizontal entre diferentes áreas é uma característica central, o que resulta em uma semelhança significativa com as estruturas projetizadas. Em caso de projetos, os gerentes de projetos têm autoridade considerável e atuam em tempo integral, enquanto o pessoal das equipes se dedica integralmente aos projetos, trabalhando de maneira coordenada e eficiente através das diversas áreas da empresa. Vantagens: flexibilidade e adaptação rápida, melhora a comunicação entre áreas, otimiza o uso de recursos, e oferece uma visão global dos objetivos organizacionais.
Tal como a organização matricial fraca, também promove o desenvolvimento profissional dos funcionários, aumenta o envolvimento e a motivação ao destacar o impacto do trabalho, e estimula a inovação ao integrar diversas perspectivas na solução de problemas. Em caso de projetos, o gerente de projetos tem o poder de convencer os gerentes funcionais a renunciarem os seus melhores recursos a favor dos projetos. Desvantagens: pode haver ambiguidade nas responsabilidades e na tomada de decisões, que pode requerer habilidades avançadas de negociação e colaboração entre os gerentes funcionais, e no caso de projetos entre os gerentes funcionais e gerente de projetos.
A escolha da estrutura organizacional depende dos objetivos e necessidades específicos da empresa. A estrutura funcional clássica usualmente utilizada em organizações que valorizam especialização e controle centralizado, mas pode limitar a colaboração entre departamentos. A estrutura projetizada é recomendada para empresas focadas em projetos complexos que exigem flexibilidade e rapidez, apesar de apresentar desafios na integração e na alocação de recursos após a conclusão dos projetos.
Por outro lado, as estruturas matriciais oferecem um equilíbrio entre controle funcional e autonomia dos projetos, sendo vantajosas para empresas que precisam de flexibilidade e colaboração entre departamentos e projetos. No entanto, podem trazer desafios relacionados à gestão de conflitos e à clareza de responsabilidades. Portanto, a escolha da estrutura organizacional deve considerar o tipo de atividade predominante na empresa, a cultura organizacional, o perfil dos gerentes e a necessidade de adaptabilidade, sempre buscando alinhar a estrutura ao melhor desempenho e ao alcance dos objetivos estratégicos.
Espero que estes exemplos possam contribuir para o seu aprendizado e a partir de então entender o ambiente organizacional em que faz parte. Bons estudos e até a próxima videoaula!
