COMO CONTROLAR OS PROCESSOS, SEM TER DE CONTROLAR AS PESSOAS | PAULO DE VILHENA

e qual é o tema de hoje hoje vou falar dos aqui das das minhas oito principais ferramentas para conseguir controlar os processos dentro das empresas sem ter que controlar as pessoas para conseguir controlar que as coisas são feitas sem termos que estará micro gerir o permanentemente com o nosso passo no pescoço dos outros mas deixem-me começar por fazer aqui um enquadramento na linha de daquilo que eu tenho sempre partilhado convosco ao longo deste curso nós temos aqui de facto vários desafios na gestão e no crescimento das pm e passam por todos aqueles temas que nós

temos estado a sempre identificarem sempre a bater e principalmente questões como a falta de alavancagem a necessidade de que o empresário tem se envolver operacionalmente a necessidade de um empresário tem de assegurar que o mesmo as funções mais baixas do organograma são importadas e pela segurar questões citadas tem que ser ele a fazê-las ou pelo menos estar envolvido com a sua expressão o na pior das hipóteses na melhor das irmãs não é pior melhor das hipóteses controle direto das está amo mas também com o facto de a maior parte das empresas serem ingeridas com o

objetivo de gerar uma remuneração para o empresário desse para mim um dos aspectos mais críticos é que a maior parte de nós não não não tem claro que a empresa deve servir para gerar um lucro ou seja um dente no final do ano já depois do empresário esteve moderado e desse colocou ser reinvestido no crescimento da empresa para que o círculo o virtuoso do crescimento seja cada vez maior cada vez mais velhas toda vez mais lucro cada vez mais porque caixa é um pouco com aquela lei básica do semear e colher de um eu guardo

sempre uma parte da minha colheita para reiniciar o ciclo da sementeira mais à frente e a respeito é absolutamente decisiva no crescimento das empresas por saiu ter essa mentalidade e essa noção de que a minha função como dono da empresa não é ser um operador não não não é assegurar que as funções operacionais são são são desempenhadas mas sim ser um gestor assim ser um empreendedor assim ser um pensador sincero um decisor e por quê porque sempre o crescimento da empresa depende de mim nessas funções por oposição às operacionais a crescer sem essa noção e

essa mentalidade é difícil que o negócio no longo prazo nos traga resultados significativos porque se nós só preparamos o negócio para gerar um estilo de vida para gerar uma remuneração a aquilo que acontece e ele é extremamente frágil a todas as populações do mercado extremamente frágil a todas as condições do clima a a do clima mas é um ambiente no ambiente econômico ambiente político ambiente divertido do ambiente social sei lá o diabo a sete anos e por isso nós temos que tal uma forma criar uma estrutura e amanhã eu vou colocar embaixo essa estrutura uma

estrutura de alavancagem uma estrutura que permite aos colaboradores operar eles sim as funções da empresa as tarefas da empresa para que nós possamos assegurar esta desbl e são o aumento da dimensão e confecciona os resultados então na minha opinião esse passa por assegurar que estas 8:00 ferramentas estão estão implementadas movimento pequenos tem que estar desenhadas desenhadas com claresa pois comunicados e finalmente implementadas de forma um ar tudo funciona a problemas de carne capacidade de ser a minha capacidade de enfrentar obstáculos a enfrentar dificuldades depende exatamente alavancagem e alavancagem é por um lado a estrutura para

por um lado a máquina e volto a lembrar que amanhã para o cara embaixo fazer isso por outro lado as pessoas que operam a máquina por outro lado as pessoas superam a estrutura então paixão na minha opinião estas 8 horas as ferramentas principais que nós devemos assegurar as duas primeiras ferramentas na minha opinião são aquelas que são responsabilidade direta do líder no líder da empresa do dono da empresa do cio da empresa o e são acho que em rigor tornam a chave da a vantagem de as a liderança esta dá um líder tem definir essencialmente

do que tá papel do líder é assistir o que o como eu já acredito que tenho que passar também like com a orientação do líder observação do líder a monitorização regulação mas já temos de ter a equipa envolvida no mas o que é verdadeira tarefa do líder e portanto o que são duas coisas essencialmente primeira coisa a identificação dos nos objetivos visão de longo prazo o apetite objetivos estratégicos objetivos discussão mas fazemos o mais específicos e mensuráveis for possível lembre-se que o objetivo administrar encontrada no tempo tem que ter um número críticos e tem que

ser industrial então definição dos objetivos da empresa é missão fundamental do líder aliás como eu acho que disse no outro dia e só do líder é identificar o ponto a fazer uma análise verdadeira e transparente o ponto lá e definir o ponto cê pode fazer é uma analogia para a definição dos objetivos é o ponto que nós queremos atender então primeira coisa é exatamente a identificação olá neste objetivos específicos naturais inegociáveis a última os papéis do líder segunda coisa a identificação do obstáculo dos optar então neste caminho de a a z aqui obstáculos é que

nós estamos a ver que obstáculos é que nós temos a vislumbrar por quê porque o como é exatamente da estrutura a máquina que nós criamos para ultrapassar este sofá então a identificação dos objetivos e dos obstáculos é o trabalho do líder o trabalho da equipa a passa depois por identificar o combo obviamente com a presença do líder mas o como o plano de eu acho que já tem que ser colaborativo com a equipa por quê porque a partir do momento em que eles se envolvem no plano então se cria um plano estão envolvidos por planos

são donos do plano eles são responsáveis por lan e a partir do mesmo tempo que a gente desenvolve o ou seja no plano eles estão também a começar orientar o seu cérebro para as funções nós temos o objetivo é este obstáculo a este agora vocês tem colaborado açúcar eu quero uma equipa focada em soluções não quero mais ir para ficar bem problemas não quero uma equipa focada em escutar apenas aquilo que lhes digo para fazer e muitos empresários é isso que era isso que tentam e é isso que gostam de ter uma equipa de suco

torres apenas como se nós fossemos iluminar dia nossa conversa com superior à dos outros e eu não pudesse denunciado envolvimento das pessoas para me ajudar a encontrar soluções nos cursos de liderança eu gosto de fazer um um jogo que é uma simulação de sobrevivência e é muito engraçado nos empresários e quase sempre ver que equipa o agora tanto nas funções famoos e quando estão com a equipa a tentar resolver um problema que as funções tendencialmente são muito melhores do que as pessoas encontram sozinhos e a bom então é isso exatamente o tempo mostrar com essa

simulação de sobrevivência que várias cabeças normalmente pensam melhor do que uma porque várias pessoas adversária sobre o problema são capazes de analisar o problema diversas perspectivas com diversas experiências de base por consequência diferentes formas de olhar para o mesmo desafio do oportunidades e ameaças diferentes também então nós precisamos todas essas coisas nós defendemos a conseguir o melhor resultado então papel do líder no como é muito mais treinar orientar a inteligente ar pedir contas e faustão da cultura da qual depende está sempre a fazer então terceiro ponto e o primeiro são os objetivos específicos e mensuráveis

a segunda a identificação dos desafios dos obstáculos o terceiro é um plano propriamente dito na duplan volta dizer elaborada em conjunto com a equipa que tem que fazer uma previsão de todos os recursos que nós somos precisar dos calendários profissionais o que é que nós imaginamos e como é que nós imaginamos as coisas podem correr ao longo do tempo ea identificação de todos os males que estão sou marcos ou seja dos pontos de progresso intermédio que nós precisamos de avaliar até chegar ao objetivo final incluindo datas em que as coisas têm está pronta as datas

em que as pessoas têm que ser entregues garantir que a um ritmo o mais elevado possível da na entrega depois temos o quarto aspecto e o quarto espero que passa o a criação dos processos em rigor pela sistematização dos processos então temos a tal máquina que eu falo sempre parte do quarto ponto temos a tal construção da máquina ea máquina tudo que e batizava na empresa todos os processos todos os procedimentos tudo aquilo que que nós queremos que não precisa de intervenção humana do pontos da decisão que não preciso de decisões tudo aquilo que temos

são rituais tudo aquilo que é que rotina na empresa deve ter uma máquina e que faz funcionar desde as reuniões ordinárias quando é que estão previstas reuniões em que diz a que horas é que fazem quais são as agendas por exemplo de todas as segundas-feiras da minha equipa direção rio nas duas e meio da tarde e analisar da semana anterior para amarrar a semana seguinte a permanente marcar na agência segunda-feira as 2:30 temos a sua opinião ou realmente na manhã eles estão um rio nilo traduzir aqueles reuniu para a equipa e fechar essa avaliação e

esta preparação da semana seguinte para que seja publicado na quais são as reuniões estão previstas os rituais de controle de indicadores estão previstos os bilhões nós usamos para fazer os trabalhos temos que fazer aquele exame está tudo perdido a forma como que faz o nosso marketing está prevista como se podem o marco se controlou marketing nos indicadores tem que ser monitorizado o mesmo nas vendas como é que serão contacto é que sejam contar como é que se venda deste produto é que o produto os produtos são coisas com as quais nós não temos que não

queremos estar preocupadas no dia a dia e em que eu tenha que me envolver para tomar uma decisão sobre isso ou aquilo sobre a última parte se altura até os próprios orçamentos já estão previstos mas eu não quero de alguém me venha perguntar se pode ir comprar uma vez uma de papéis bolas aí deverão a cada departamento tem um bates sobre o carro pode decidir não quero que alguém banho incomodar ou que não compro tinta para impressora que eu estou fora não é ou o departamento de marketing preciso da provar por mim anúncio pai que

está 38 ao 50 horas em euros e depois a gente tem que acontecer automaticamente já sabemos quais são os orçamentos mas é compromisso que podem fazer e fora tudo que saia de desta rotina isso em tem que ser validade ea níveis diferentes realização uma coisa o banho validar comigo outra coisa que tem validade internet mente como conduzir a torres empresa tem também aos próprios a sua os seus níveis de decisão aquele tem autonomia para decidir ao primeiro depois tem que dar conta sobre isso mas não não posso atrapalhar decisão então uma máquina de tentar montar

aqui nos processos também as tarefas e a quais são as tarefas estão previstas como é que se segunda cada tipo de tarefas quem é que é responsável por que esses resultados tem que aparecer as práticas tem estava de rita já está nesta parte dos pessoal tudo que são decisões a nível tático tentar por vista e as competências não apenas as competências que são tidas como as competências precisamos adquirir são coisas tem que estar previstas aqui na parte dos pessoal o treino qual é o treino termos qual é o treinos asfalto e como é que fazem

as coisas quais são as oportunidades de crédito nós temos para aproveitar aqui para sistemas sistemas estão implementados sistemas precisamos de implementar o equipamento necessário equipamento podemos estar a falar do erp software para falar aqui de várias coisas às vezes é preciso comprar um software que nos ajudes com isto às vezes é preciso ter um aplicativo que nos ajude com outro às vezes é preciso de um arco hermes a e mais produtivos então todo o equipamento que que nós precisamos de utilizar e respeitar e as melhores práticas melhores partes são suas críticas aqui na parte pessoal

tudo o que são a melhor parte fábricas tudo são padrões de desempenho todas essas coisas são são absolutamente decisivas a quinta aspecto é a nossa equipa de colaboradores classe a já falei dos lobos gosto de passar outras vezes mas quando eu tenho a máquina definida o plano desenhado e colaboradores passar tudo fica mais fácil e o que é que distingue os colaboradores do passado envolvimentos ou uma coisa eles fazem o resultado eles entendem de fundamento para uma quais são os resultados em primeiro lugar precisamos ser obedientes não apenas as tarefas e pedem também que os

processos falar para ajudar a aparecer resultado não estão é um alívio fizeram o presente feito e o terminal apareceu só são pessoas envolvidas elas estão lá para o resultado elas estão acabar o resultado ela está lá até encontrar uma forma de resultado por oscilação clube de hoje altamente competentes e eles têm competências técnicas que quando a gente usou trabalhar nos ser trabalhar a gente então está bem então a fazer sabem porque é que estão fazer a bem como é que se deve fazer todas viu o gente os b a conversar a gente status dominam e

pectus dominam as valências do seu trabalho que eles dominam os componentes técnicos do seu trabalho a gente hoje a atender um cliente a gente os ver explicar uma tarefa um colega nós precisamos são competentes mas não apenas algum deles os seus colaboradores faz a eles têm fome por mais competências então os procuram envolver se ainda mais e e ajudar ainda mais ainda ao longo do tempo pois os furos tá começam os planos com drive interno aí eles têm eu tenho uma motivação interna eles só precisam ter parece alguém posso pode motivar eles não precisam eles

não precisam de uma motivação exogena próximo ver ele está isso internamente aliás eu eu quando falo nisso eu lembro uma vez que estava a fazer um curso titan nem me desculpa eu eu ir repetindo o nome dele conta do que sequência um outros mas é claramente uma das melhores referências e almoçando justiça e reconhecer as coisas que fui aprendendo com ele e uma vez um curso que estava a fazer com ele austin no texas uma das pessoas no curso perguntou o kit mas como é que tu motivos os teus os teus empregados e e o

que sorriu e disse o contrato quando nós reportamos um colaborador placar ele não precisa mais do que a oportunidade da contratação para estar motivado e essa é a realidade se ele tem uma oportunidade do resto é drive interno ele não precisa que o o equivale ele não precisa que eu lhe imploro que ele passa trabalho dele eu não preciso que esteja a capital o tempo todo é óbvio que eu líder que tenho que inspirar as pessoas e puxar mais para frente e assegurar uma cultura que as mantenha envolvidas mas eu não eu não eu não

posso ter colaboradores e o motivo é toda hora e que eu tenho que estar sempre lá a picá-lo c&a pagar um salário inteiro quando eles estão contemplados sessenta ou setenta por cento porque não tenho motivação e os seus colaboradores relação só precisam de uma oportunidade não quer se arriscar com disso e para uma coisa nós no nosso mercado e às vezes não esquecemos disto mas apenas um por cento das pessoas no mundo o clube santo as pessoas no mundo ganha mais de 30 mil litros solar e do zero através apenas um por cento pessoas no

mundo ganha mais de 30 mil respirar quando a gente pensa nisso dispensa é que valor remuneram os nossos colaboradores tá eu tenho várias coisas que eu remover dentro do toque insistente mundial e tem outros que são não estão no top sente um toque dois por cento mundial há dois uma estrutura sólida pelos trabalhar dois segurança no posto de trabalho do salário no dia combinado pago integralmente de lisboa onde ano dois um ambiente crescimento pessoal do nis uma proposta de valor de mercado que conhece uma reputação publicado nessa é que as pessoas podem ter mais a

ovulação no topo uma dois por cento mundial se não estão no topo um em probabilidade lá chegar rapidamente assim passam ou trabalho crescimento pessoal na empresa de empresa sólidas salário pago o cavaleiro sem perguntas saber que passa uma pandemia e a empresa vai aguentar um bar sólido o que é que eles que eles querem mais né é que eles querem mais quem está motivado e as nossas empresas vão dar próximo isso também padrões comportamentais neste neste neste player laçar neste outro gosto de passar tem padrões de desempenho e eles não aceitam eles mesmos ser menos

do que muito bom e compromisso mas não eles estão comprometidos com com o com a sua performance estão comprometidos com os seus resultados são obtidos por performance os resultados da empresa e eles não aceitam ser menos do que bons eles não aceitam de atividade 6º aspecto capa país não é controlo constante de cada país o são capa país e performance indicator is em português indicadores-chave de desempenho que é o indicador um banho é é medição das tarefas de cada colaborador como é que nós vamos medir as tarefas toda cobrador o que é queda acabou colaborador

tem que fazer com que nível de qualidade ele tem que fazer e como é que eu vou medir isso das equipas comerciais que não vai ser fácil na ponta de fábrica pega ser fácil às vezes não administrativa é um bocadinho mais difícil mas basta pensar quais são as tarefas principais dessa pessoa os três principais com que em quantidade conte nível de qualidade daquelas tem que fazer e como é que eu consigo dirigir como é que eu consigo medir a quantidade e qualidade com que a minha a sustentar das tarefas com que a diretora financeira faz

as tarefas não é começar a perceber como é que nós podemos monitorizar isso e transformar isso no indicador lembras que estamos a medir de tarefas estamos de desempenho mas também temos também capa r e horizonte indiquei para si o resultado a seguir já informação final é informação a jusante os kr já já resultam dos capeí já é um resultado das tarefas que nós temos nós temos medimos também tá então seleção de capa país eu eu recomendo 46 capa país para qualquer colaborador inclusive nos próprios no nos empresários nós os donos da empresa mas eu recomendo

quatro a seis indicadores mais do que seja vai fazer difícil controlar abaixo do carro talvez seja curto então quatro a seis indicadores sobre a ser um bom número para que a pessoa saiba até como é que vai ser avaliada como é que que se espera dela que era nível de objetividade das tarefas que era nível de qualidade desempenho e dimensão a quantidade de desempenho das tarefas para ser indicadores principais conta da pessoa enquadrados por o alimentos trimestrais são absolutamente críticos mas depois também é realmente crítico dar um aspecto e não é não é só estará

menino números é criar marcadores de este é o sétimo as pernas e o que são os marcadores e principalmente dos marcadores preenchidos em tempo real que asseguram que assegura um envolvimento é que nós estamos ajudar um jogo estamos a preencher o marcador e em cada momento de sabemos como está o resultado e sabemos o precisamos fazer para ganhar o jogo e sabemos que não quando não consigo estar esse nível nós entre aspas perdemos o jogo então esses marcadores são são absolutamente fingidos esse aspecto visual é a sua também decisiva e não apenas para isso porque

se eu quero que equipa que a empresa funciona com uma equipa os provadores funciona uma equipa das tem que ter noção dos indicadores que era um então tem que haver uma uma representação gráfica dos indicadores de toda a gente ao acesso visual de toda a gente para que nós sabemos ai vamos por leite o desempenho de uns pode estar a afectar o desempenho dos outros e como é que tem o desempenho dos meus colegas pó o meu o meu pode afetar os colegas então a ver esta circulação de informação gráfica em toda a empresa para

manter o envolvimento não apenas individual mas o envolvimento de equipas james todos a trabalhar para o mesmo pronto terminado objetivo para levar o barco a determinado destino quem é ético também decisivo e sempre que o último aspecto são as regiões e as conversas que as nossas conversas que ele dias falamos já bastante na última sessão falamos do ajuda me arrepender do falamos do então quê que sugeres falamos do pedido de desculpas essas conversas críticas são absolutamente decisivas para para fazer a coisa andar para a frente para fazer a coisa andar para a frente com o

resultado e para isso nós fizemos também das reuniões nas reuniões nós temos a triste nós temos um sempre meu lugar conhece ordinárias e do união extraordinárias o que é que são reuniões ordinárias são aquelas reuniões que estão previamente marcadas são fixas e que nós fazemos sério quais são as extraordinárias são aquelas que nós fazemos para trocar em quais que não queremos tratar nossas reuniões ordinárias até com as reuniões ordinárias são essencialmente de avaliação de resultados e de planejamentos tantos o normalmente nós consideramos três tipos de reuniões ordinárias a reunião trimestral normalmente a uma reunião bonita

novamente durante a manhã nós avaliamos o que aconteceu no trimestre durante a tarde nós planeamos o crime compensa não tiveste a eu terminar com um plano de ação normalmente o plano engloba o tema trimestral três a cinco prioridades e 13 a 26 tarefas as tarefas tem que ter donos quem é que faz o que é e quando e tem que ter datas de conclusão também essa é a materialização do plano que eu depois tem que desempenhar buraco trimestre pois temos as reuniões e mais um trabalho com três semanas a cada semana tem que fazer uma

reunião e essa é uma reunião para uma hora e no máximo pode ser sensível a uma hora e meia e é uma reunião de basicamente passa por olhar para o plano que tinha que ter acontecido esta semana o que aconteceu o que é que podia acontecer na próxima e o que é precisamos alterar faça o que aconteceu nas últimas e depois o tal breathing diário 10 15 minutos entre nós simplesmente foi o que aconteceu ontem ser hoje é muito mais um briefing de alinhamento pouco tem que acontecer em cada dia um destes três tipos de

reuniões festas reuniões e essas conversas críticas nós marcamos a cultura para temos o alinhamento das pessoas e mantemos a cultura também deve ser impressa algumas dicas em relação às as reuniões e as conversas críticas para além das dicas que eu já fiz passei no nos outros dias algumas regras que são importantes a primeira delas é a dizer a verdade e quando eu falo a dizer a verdade falo em dizer que precisa de ser dito em confrontar os fatos às vezes nas empresas nós não queremos colocar alguns assuntos em cima da mesa porque sabemos que eles

vão ser desagradáveis para as pessoas então nós nós muitas vezes nos falta alguma frontalidade em confrontar a realidade em confortar os factos o jimmy correm palavra de confrontar os factos brutais ou seja e os fatos em questão de dizer o precisa de ser dito agora muito importante é o fatos podem ser brutais o tema pode ser desagradável mas nós não podemos nem brutais reservar então eu tenho que encontrar uma forma é medida uma forma assertiva de comunicar a quem precisa de serviço e confrontar os factos brutais mas nunca de uma forma em que faça a

outra as outras pessoas a outra pessoa perder a face numa de uma forma nunca de uma forma em que a pessoa fica em causa porque quando vocês colocam alguém causa não completamente outra pessoa essa pessoa torna a seguir nós pegamos a pessoa então confrontar os factos corrigir comportamentos mas salvaguardar 100 porcento está mostrará sempre a consideração que ter respondido e pela sua capacidade e o que a corrigir a afinar são comportamentos ou o que aconteceu o que estão acontecer toda regra eu eu gosto de alguns musculados sempre que um diálogo musculado deve ser um diálogo

ideológico mais uma vez nunca discutir as pessoas tá então o que é um diálogo musculado é um diálogo onde eu se acredito numa ideia eu estou disposto a bater um por ela agora não bateram por ela de uma forma autista a melhor forma que eu tenho um bater por uma ideia escutar a perspectiva dos outros de uma forma também ativem aperta e e sensível a exatamente até para valorizar a minha ideia crítica eu também a perspectiva dos outros lado em relação tudo isto então mundial e biológico musculado umas hidrológico é absolutamente forte fundamental ainda cândido

e frontal a hente eu eu também reconhecer que o utilizei metodologia das questões nas funções de topo nas empresas nós não precisamos ter as respostas tanto ter as melhores questões então lhe derem usando as questões envolvam as pessoas usando as questões ajudem-nos a chegar às conclusões os usando as questões pequenas usando as pressões não que não caia no erro de fazer questões manipulativas a procura que a pessoa chega a uma conclusão que vocês querem que ela sair não passa perguntas genuínas abertas e preocupa sem saber de espaço opinião das pessoas não respondam tomar uma decisão

vão precisar de tomar mas as questões sobre isso também decisivo no processo a lembra seguir os princípios do coaching do reforço positivo da análise sem culpa então apagar as pessoas a fazer coisas bem não instigar quando fazem coisas erradas falar sou a mostrar onde estão os erros muitas vezes ocultar os erros mas não as castigar com os erros normalmente errar é a forma mais rápida e mais forte da pessoa aprender e para te criticar pessoa consiga a ir vendo os seus erros mas podendo errar porque é por referência a riqueza da frente o carro que

às vezes seja mas é assim que a gente aprende e preocupa-se em fazer análises factuais e não análise de culpa e e depois mantenham sempre a minha sugestão é sempre que se mantenha um clima de pedido e ação de contas do ponto de vista bem discussão é absolutamente decisivo mantém essa accountability nessa essa capacidade de manter organizações entre um a prestação de contas faz parte das regras do jogo e leva-se para as regras para as reuniões as reuniões são sempre as reuniões ordinárias reportar compromisso e repostar indicadores a rever os marcadores e a informação podemos

tirar deles e conclusões aprendizagens universidades também e digo depois obviamente limpar o caminho e fazer novos compromissos esteja para as reuniões diárias reuniões semanais apagar as reuniões trimestrais e