Assumi e Agora 1/100

Bom dia, me chamo Roberto Turminha aqui do canal do YouTube Cartório em Gestão. Vamos começar uma série agora Assumi e Agora são 100 episódios dos 100 primeiros dias no seu cartório. Me chamo Roberto Tormim, sou substituto, eh já fiz a implantação de dois cartórios e e quero ajudar vocês nos primeiros erros que nós provavelmente tendemos a ter quando faz a implantação.

Mas antes de mais nada, peço que siga o canal, caso queira. Temos também um Instagram, pode enviar as dúvidas e a gente vai tratando os assuntos nos episódios. Quando um cartório enfrenta o problema do primeiro ano, quase nunca é por falta de demanda, é por falta de método nos primeiros 100 dias.

Se você tá assumindo o cartório agora ou substituindo alguém, reorganizando a serventia ou simplesmente eh tentando profissionalizar a gestão, eu acho que essa série é para você. Alguns assuntos precisam de mais detalhamentos e eu estou colocando blocos de outros vídeos para caso vocês tenham dúvida. E aqui é mais um bate-papo para que vocês consigam compreender a o desafio que vocês vão ter pela frente.

Os primeiros 100 dias não é sobrefazer mais, são sobre fazer o certo. E isso tem uma diferença muito grande. A gente tem uma ansiedade para iniciar, colocar a nossa cara, mas precisa tracionar.

as coisas que você quer conduzir dentro da gestão do seu cartório, ela precisa gerar perpetuidade. Se não é um grau de esforço muito grande, se torna um fogo em palha. Então, precisa fazer atos corretivos e não simplesmente correção dos atos.

É uma diferença que a gente vai tratar um pouco mais à frente. Aqui eu vou compartilhar com vocês uma jornada real, tá? decisões, erros, aprendizados e estruturação prática da gestão carta horária, sem teoria vazia, sem romantização.

Eh, quando você estuda para prova, quando você faz um concurso e você entra dentro de um cartório, você tem todo o conhecimento na área jurídica, mas ninguém te prepara pra gestão. E de fato, quando você assume um cartório, você tem dois chapéus. você tem um chapéu de uma competência de gestão e um chapéu de competência de jurídico, tá?

Então, eh, vou dividir para vocês sete grandes áreas. É interessante que quando você tiver no tamanho suficiente, você vai pegar essas áreas e vai dividir com vários profissionais. Inicialmente você vai começar a comer o KIP, não tem problema, é normal, mas sempre já vá separando a ideia de competências, porque quando você divide isso, você já consegue ter uma visão do que que você vai poder delegar mais à frente.

Então, a competência, uma, a primeira competência é competência gerencial. Então, ela foca na atuação dos líderes, planejamento estratégico, definição de metas, plano de migração e análise de margens. Eh, quando se fala em definição de metas, não entenda que, ah, não, eu posso só vir, eu só vir e conseguir tocar o dia a dia.

Lembre-se que vocês precisam definir metas de digitalização, vocês precisam eh eh definir metas sobre prazo de entrega de protocolos. Sempre existem metas. E o Peter Drcker fala que o que não pode ser medido não pode ser melhorado.

Então o primeiro ponto, um dos grandes aprendizados que eu acho que vocês podem ter é que tudo precisa ser medido, que a partir do momento que você mede, você pode começar a melhorar, tá? E a competência gerencial, eh, dentre vários fatores e ferramentas, esse é um dos pontos da dessa competência. Outra competência seria a competência financeira, que envolve o processo de gestão de custos fixos e fluxo de caixa.

Lembre-se que cartório se trata como uma empresa. Então, como se trata como uma empresa, você tem que dividir a pessoa física da pessoa jurídica, apesar de tudo ser eh reposicionado no seu CPF, mas tem algumas obrigações que você já tem o CNPJ. Então, esses são alguns pontos que você precisa no nascedouro já ter uma visibilidade disso.

Então, uma das competências é a competência financeira. Outra competência é a competência comercial. Então, ele abrange a estrutura da equipe, dos escreventes, substitutos, eles são os seus eh clientes internos, tá?

Então você precisa ter uma estrutura, que a gente vai falar numa competência mais à frente para capacitar e engajar os escreventes, substitutos, mas eles também são os embaixadores do cartório, então eles que vão estar conversando com o cliente no dia a dia. Então com isso eles precisam também estar capacitado com competências comerciais. Então você vai ter que definir meta sobre forma de atendimento, sobre a eh melhora de atendimento ao cliente.

Todos esses detalhamentos você coloca na competência comercial. A quarta competência seria logística, tá? Então ela trata do acompanhamento do desempenho logístico, organização e automação, eh armazenamento, papéis de segurança, insumos de impressoras.

O expediente de cartório, ele tem uma demanda quase como uma indústria, principalmente na área de papelaria, tá? Então essa estrutura logística sobre eh quais os fornecedores, de quais os produtos, quem que está cuidando eh para que você caso você tenha algum problema, isso é uma competência logística. Normalmente para um cartório que se trata como um escritório, como um serviço, isso eh entra muito na parte do gerencial, mas dependendo do tamanho, às vezes você precisa de alguém específico para isso, tá?

Outra competência é do marketing, ela é ela é relacionada à comunicação com o cidadão e posicionamento do cartório. Então, como você quer se posicionar? O cidadão ele precisa compreender eh o que que o cartório faz.

Às vezes, por incrível que pareça, eles não sabem. Um exemplo que eu tive que uma escrevente solicitou que a gente fizesse um vídeo pro pro Instagram. Eh, muito cliente chegava e não sabia a diferença entre autenticação e reconhecimento de firma, que às vezes parece muito simples para você que tá assumindo, mas pro cidadão que é o seu cliente, que é o que tá pagando o emolimento, ele não tá sabendo a diferença.

Então, esse tipo de conscientização às vezes precisa ser gerado dentro de um canal mais lúdico, como um perfil no Instagram ou alguma forma de comunicação. que os seus escreventes, seus substitutos gostam quando você coloca a cara ou coloca um conteúdo que gere engajamento. A sexta eh competência que é muito importante é a de recursos humanos.

Então, ela inclui políticas de cargas e salários, avaliação de desempenho, controle de turnover. Esse é um ponto muito importante. O grau de o o grau de evolução de escrevente, o nível de treinamento, eh, ele é muito grande.

Então, principalmente em grandes centros, existe um assédio em relação aos escreventes. Você precisa ter um controle de turnover, conseguir compreender o que que tá acontecendo, caso alguns escreventes peçam demissão para que você consiga determinar um uma estrutura de um volume, tá? que você mantenha os funcionários.

Eh, na minha empresa antes eu falava que o meu sonho sempre era que meu funcionário tirasse férias, porque eu tinha certeza que ele passou pelo menos um ano, que aí ele teve a direito a férias e ele foi tirar férias. Então, eu não queria que meu turnover ficasse ali nos primeiros três, 4, cou 6 meses, tá? Então, e esse é um controle muito interessante na competência de recursos humanos.

E sempre avaliar eh na pirâmide Maslow, a gente vai falar um pouco mais à frente, mas dinheiro é um fator insatisfaciente. Então também não é só o escrevente você chegar e aumentar o salário e manter, porque eh existem pesquisas na área de recursos humanos que você eh compreende que um incentivo financeiro tem 3 meses de validade. Então, a partir do momento que passa esse período, o colaborador incorpora na vida dele o ganho e ele volta a ter o mesmo problema.

Então, o seu problema às vezes é uma um problema de liderança, um problema de layout, um outros problemas correlatos que a gente vai falar em alguns episódios à frente, eh, podem ser um problema e não necessariamente dinheiro. Então, eh, essa competência é muito importante para você manter o capital humano dentro do cartório. E a sétima competência, que cada dia tá mais importante, seria a competência de informática.

Então você tem que focar na integração do sistema do seu RP, suporte técnico, quem que te dá suporte de infraestrutura, quem te dá suporte do sistema, como é a condução, a segurança da informação, LGPD, qualidade do cadastro do cliente e automação da equipe de escreventes. Então, todos esses pontos e aí a gente entra no detalhe de IA, a gente entra no detalhe de atendimento é online, vários outros fatores. Todas essas competências são da competência de informática que inicialmente, como eu disse, pode estar com você, mas você já tem que entender essa divisão entre as competências, tá?

Um primeiro ponto e tudo, a gente vai falar isso várias vezes, acho que é um o primeiro ponto macro que a gente vai ter que discutir sobre qualquer processo, seria a técnica do PDCA. PDCA é plan du control act. É uma técnica que na gestão da qualidade é justamente a questão cíclica.

Então você planeja, você desenvolve, você controla e você age. Quando você chega no final do processo, você pega e fala assim: "Opa, eu preciso corrigir isso". Então você vai planejar novamente, você vai replanejar, você vai desenvolver, vai controlar e vai agir.

Isso indefinitivamente, sempre você vai fazer um PDCA. Existem PDCAS curtos e PDC longos. Então, questão de acervo, dentro do acervo, eu tenho alguns documentos que tem, eu tenho que estar dentro do acervo durante um ano.

Então, você tem que pensar que você precisa fazer um PDCA, fazer uma avaliação e o descarte correto do que você não precisa mais de um ano. Da mesma forma, você precisa fazer a conciliação diária do seu caixa. Então, você precisa fazer um PDCA, pelo menos diário, às vezes é um pouco muito, é muito pouco rápido, mas pelo menos semanal.

verificar se foi fechado da forma correta, se a da forma eh foi enviado da forma correta para contabilidade para que a escrituração ocorra tranquila. Então, o ciclo PDCA é um ponto, tem um bloco em relação a isso, a gente vai falar algum tempo depois, mas é um é um ponto muito pertinente, tá? Agora, na fase pré-operacional, antes de você pensar assumir, eu acho que alguns pontos valem eh salientar para vocês.

A gente às vezes não lembra, mas algumas centrais precisam diferentes certificados digitais, ICP Brasil, ou A1 ou A3. Eu fiz um bloco também falando sobre certificados digitais. Eh, sugiro fortemente antes de você iniciar no seu dia um, você como titular já fazer o certificado A1 e A3.

Eh, dependendo da área que você estiver e dependendo da atribuição do seu escrevente, ele vai precisar do certificado A1 ou o A3. Mas você, como tabelão, eh, me sugiro fortemente que você faça os dois, tá? Abertura de conta corrente e registro da chave Pix.

Antes de você iniciar, eu acho que vale a pena abrir uma conta em específico para você. Eh, Tribunal de Justiça de Sergipe demanda que você abra no Banco Estadual Banese. Pernambuco necessita que abra num Banco do Brasil, mas de qualquer forma sempre tem uma conta aberta, tá?

Eh, outro ponto que vale a pena você já criar seria um checklist continuidade. Então, o que você precisa demandar para continuar o serviço e depois você ir melhorando, tá? Entrevista com a equipe, gente, não esqueça, do mesmo jeito que você ter um receio sobre o primeiro dia, os funcionários também t os cventes t.

Então, a primeira coisa que você tem que fazer é uma conversa com toda a equipe, eh, falando sobre o que você imagina, como você imagina conduzir o expediente do cartório e que você vai fazer uma entrevista com cada um deles. E lembrando, o seu cliente interno já está lá, o escrevente é um cliente interno seu. Então, na entrevista, pergunte o que eles vêm como ponto de melhora, o que que eles acreditam que possam fazer para que o cartório esteja melhor.

Eh, um ponto que é interessante também é a análise do livro de receitas e despesas, tá? O livro diário, quando você olha, eh, tem alguns pontos que você vai confirmar. Eh, se algo interino fez uma aquisição e descontou do livro, deduziu no livro de despesa, isso incorpora pro Tribunal de Justiça, então você também não tem que comprar do interino.

Eh, esses são alguns pontos que você precisa verificar para compreender qual estrutura que você vai assumir, tá? Então, eh, é um ponto interessante você olhar na análise de livro de receitas e despesas. Você já vai ter essa informação de muita coisa.

E aí entra o outro ponto mais importante para mim pré-operacional, que seria o inventário dos bens. Você precisa inventariar o que que é da serventia, o que que é do interino, como você vai fazer, se ele vai retirar, se você vai comprar. Então, e esse ponto é pré-operacional e você precisa ver antes do seu dia um, tá?

E agora a gente vai falar um pouco dos erros do início, tá? No início, o maior erro de quem assume o cartório é confundir urgência com prioridade. Pessoal, o balcão vai te pressionar, o sistema vai te cobrar e o prazo não espera.

Mas a essência da estratégia é escolher o que não fazer. E essa frase não é minha, é do Michael Porter, um dos pais da estratégia da administração. Então, lembrem-se, a essência da estratégia é escolher o que não fazer.

Então, você não tem que fazer tudo ao mesmo tempo, no mesmo dia, tá? Então, se tudo é prioridade, nada é estratégia. Pensem nisso, cuidado para que vocês não tenham uma disrupção do que tá funcionando.

Então você minimamente tem que entrar e melhorar o expediente do cartório. Então os primeiros 100 dias não são, pessoal, os primeiros 100 dias não são para trocar tudo, para implantar sistema, para sair demitindo todo mundo, para reinventar o cartório. Decisões irreversíveis tomadas com informação incompleta custam caro.

caro financeiramente, caro juridicamente e caro de capital humano. Então vocês no primeiro dia não tem toda a informação, pessoal. Então não tomem decisão sem informação e sente fonte primária de formação, tá?

Os primeiros 100 dias precisam ser mapa de realidade. Então você tem que fazer um mapa de realidade para compreender. Então antes de mudar qualquer coisa, você precisa responder como é que o cartório realmente funciona hoje, onde é que estão os gargalos, onde é a dependência de pessoas específicas.

Depois você dá uma olhada na questão do critério antes das decisões. Antes de agir, define o erro tolerável, o erro inaceitável, o que é urgente e é o que é estrutural. Por exemplo, o último, a última implantação que a gente fez, a gente percebeu que o cartório ia ter que mudar de sede.

O local não era adequado, a gente não tinha espaço suficiente, não tinha onde estacionar pro cliente, era uma rua muito apertada, eh, não fazia sentido e de fato a gente iria em busca de um novo endereço, tá? Eh, da mesma forma, o servidor tava sucateado, então a gente tinha que fazer a troca do servidor. Eh, esse cartório específico, ele chegou a ganhar um servidor da UNR.

Um servidor estava dentro do acervo lacrado, nunca tinha sido utilizado. Um servidor ótimo, só que ele não tinha sido instalado. Era urgente também, mas eu sabia que trocar o servidor sem com as máquinas antigas, eu iria macular a base, eu ia ter teria problema de inconsistência, ia me dar mais problema do que solução.

Então, o que que foi definido dentro da matriz e eh do plano estratégico 5W2H, que a gente falou no bloco separado, eh nós definimos que o servidor novo iria entrar e rodando na sede nova com computadores novos. Então essa determinação fez com que a gente segurasse, fal assim: "Ó, tá funcionando, eu vou deixar o servidor como está, tá? " E aí eu olhei a instalação elétrica.

Então, lembre-se que no cartório, além do acervo você ser responsável jurídico, você também é responsável pela guarda do acervo e o acervo é fisicamente. Então, assim, eh, não pode pegar fogo, não pode pegar água, tem vários são os fatores, o cuidado que você tem que ter doero, que muitos são de perpetuidade até. E aí quando eu vi, mesmo sabendo que a gente ia alterar em um mês de localização, eu conversei com a Tabeliana e falei assim: "Olha, o nós temos que fazer uma rede elétrica dedicada pros computadores e as impressoras, porque isso aqui vai dar problema".

E aí eu tive que fazer um investimento de quase um mês de de aluguel. O que eu gasto de aluguel? O que eu gastava de aluguel?

quase o mesmo valor eu gastei para fazer a instalação elétrica, mas eu sabia que aquilo era prioritário porque já estava correndo risco. Então eu fiz uma rede separada externa, coloquei novas tomadas, liguei os equipamentos na nova tomada, fiz uma chave nova na rede, na no quadro justamente para proteger o Acerve e as marcas. Para quê?

para manutenção da continuidade. Então, o que a gente priorizou foi manter a continuidade para não ter problema. E aí, como isso funcionou?

E não achem que é mentira, tá? Vocês podem chegar numa servente e as pessoas não saberem como alguma coisa funciona. Ela simplesmente funciona e ninguém nunca mexeu e tá ali funcionando.

Isso acontece, por incrível que pareça. Então, repita comigo, gente. Critério vem antes de decisão.

Sempre. Você tem que determinar qual é o critério, o que que você quer dentro da serventinha antes de começar a tomar decisão, tá? Um terceiro ponto é a rotina de observação.

Nos primeiros dias, observa mais do que fale. Mea antes de corrigir, registre tudo, tá? Processos, prazos, retrabalho, gargalo.

Então, escolha a melhor forma para você. Se você quiser, pegue um caderno, vá anotando, ou pegue o WhatsApp e mande para você mesmo alguns áudios de alguns pontos. Vá gravando áudios para depois você escutar, você reestruturar e começar a compreender qual que vai ser seu planejamento.

A gestão começa quando você para de depender da memória das pessoas. Então, qualquer coisa, uma dica, qualquer coisa que vocês vejam, que não está anotado, que não está formalizado, que depende ou um exemplo clássico, na primeira semana, provavelmente algum funcionário vai ter algum problema, aí ele não vai e uma atividade vai parar. Aí na hora que essa atividade parar, você já vai perceber, opa, eles acreditam que isso aqui tá na memória das pessoas, não tem um plano de redundância, não tem formalizado e ninguém mais sabe fora essa pessoa.

Então aqui eu tô gerando um nível de dependência que eu não devo depender, tá? Agora, cinco decisões que não podem ser adiadas, tá? Mesmo sem executar tudo agora, você precisa enxergar e começar a mapear, tá?

Então, lembre-se, você passa, se você tiver 8 horas para cortar uma árvore, você passa 6 horas afiando machado. Então, você tem que começar a afiar o seu corte antes de você começar a tomar algumas ações, tá? Então, mesmo sem executar, você já tem que enxergar quem decide o que dentro do cartório.

Essa informação, existe uma liderança informal, então você precisa compreender isso dentro do cartório. Onde que tá o risco jurídico oculto. Você não assumi um cartório para ter risco jurídico.

Então você precisa compreender isso, tá? Quais prazos são críticos e não negociáveis? Então, eh, quais são os prazos que você precisa focar?

Então você já tem que mapear isso onde a operação depende de uma única pessoa. Esse ponto, gente, vocês t que lembrar, a pessoa tem que tirar férias, a pessoa pode se ausentar, ela tem direito a isso. Então você precisa compreender quais são as operações que dependem de uma única pessoa e como a informação circula.

Eu acho que esse quinto ponto é interessante na parte de gestão de conhecimento, é você compreender onde a informação circula, tá? Outra frase legal para vocês, governança não começa com organograma, não começa simplesmente você delegando. Governança começa com a clareza e responsabilidade.

Então, lembre-se, governança começa com clareza e responsabilidade. Então, nos primeiros 100 dias, você não constrói com excelência, tá, pessoal? Você remove as condições que impedem você a ter excelência.

Isso é muito importante. Eh, vocês têm clareza sobre o que vocês querem que o cartório chegue, mas você não pode se desgastar no caminho. Então, a minha sugestão, como dia um para vocês que eu falo é tire as pedras do caminho para que você possa pavimentar, tá?

Então você remove as condições que impedem a excelência. essa. Eh, bom, aqui vou vou não vou me delongar muito, não quero que os vídeos sejam longos ou que te incomodem.

Se vocês tiverem dúvidas, se vocês precisarem mais alguma coisa, podem me chamar nas redes, podem mandar recado para mim no Instagram para que a gente possa falando e eu vou gravando conteúdo para vocês, tá? Essa série não é sobre atalhos, é sobre estrutura. No próximo episódio, eu vou mostrar para vocês como mapear a realidade do cartório sem paralisar a operação, tá?

Se você quer construir um cartório sólido e profissional, acompanha essa jornada. Isso não é seu conteúdo, isso é construção. Muito obrigado.

Um bom dia e parabéns a todos.