Tutoriais - Mapeamento de dados (atualizado em set/24)

[Música] módulo mapeamento dos dados pessoais para começar o mapeamento de dados você precisa saber antes de mais nada que que na fácil é possível fazer conduzir esse mapeamento de duas formas a primeira forma você mesmo consultor ou DPO entrevista o responsável por uma atividade Então na hora certa você marca a entrevista e você vai preencher as respostas que ele for te informando tá então isso é em primeira pessoa em terceira pessoa é a oportunidade segunda forma é a oportunidade que nós damos ao DPO de enviar questionários para várias pessoas ao mesmo tempo e estas pessoas vão respondendo E aí sim o DPO vai revisando o que for sendo respondido Então essas duas formas são possíveis seguindo um mesmo caminho clicar em gerar kma que é uma sigla para questionário de mapeamento de atividade ao clicar em gerar qma a plataforma pede para vocês o nome da atividade que quer dar início o mapeamento então aqui poderíamos escolher por exemplo recrutamento e seleção do setor de Recursos Humanos o responsável pelo preenchimento quem é É o próprio profissional no caso aqui a sua consultoria é um profissional do projeto alguém da equipe a parceria aqui ou uma pessoa da empresa né o João ou anir Quem é o responsável por esse projeto é eles que vão responder em terceira pessoa Vamos colocar primeiro a opção de próprio consultor acessem diretamente a tela do mapeamento Aí eu clico em gerar gerar as atividades selecionadas opção sim quando eu clico em gerar vai aparecer aqui recrutamento seleção as questões os itens mais recentes sempre em cima né Sempre no topo da lista então recrutamento de seleção setor DrRH consultoria que vai que é a própria responsável por isso antes de adentrarmos nas opções no iniciar né O que que a plataforma traz num gráfico Geral de como que tão todas as atividades que eu já gerei aqui do ladinho informações gerais quantas atividades mapeadas quantas delas T dados sensíveis a quantidade de titular de dados envolvidos em todas as atividades e a quantidade de tipos de dados envolvidos aqui embaixo um filtro posso buscar por atividade posso buscar por responsável pela atividade por setor ou por status entrando agora no mapeamento em si como o mapeamento escolhido gerado foi para que eu mesmo respondesse enquanto consultor eu vou clicar em iniciar se eu tivesse escolhido a opção de enviar para uma pessoa da empresa apareceria esse botãozinho enviar tá clicando em enviar eu clicaria em Sim ela foi lá pra pessoa da empresa pessoa da empresa vai responder E aí sim eu vai aparecer aqui respondido e eu atualizo mas indo pra nossa atividade que foi gerada vamos ali iniciar o processo de mapeamento do recrutamento de seleção mapeamento aberto o que que nós vamos identificar no primeiro momento aqui em cima um resumo da atividade Então à medida que eu avance no preenchimento das respostas a plataforma vai informando para mim o que é importante aqui embaixo quatro etapas aquelas várias perguntas do Excel nós distribuímos em itens a depender do tema de cada pergunta do conteúdo de cada pergunta informações iniciais sobre atividade na etapa 1 informações sobre o ciclo de vida de dados na etapa dois informação sobre o compartilhamento e transferência dos dados na etapa três e na última etapa medidas de segurança risco preliminar e outros detalhes então Quatro etapas Uma quinta aba possibilidade de conversa entre a pessoa que está respondendo lá na empresa e o profissional que está revisando então a pessoa vai clicar no sinalzinho de mais vai mandar a dúvida dela e o profissional vai receber esta dúvida e vai clicando no sinalzinho de mais também Responder o que tem que ser respondido bom começando Então as perguntas cada uma das etapas tem uma série de perguntas todas as perguntas ou quase todas tem um sinalzinho de mais que é a possibilidade de você cadastrar um novo item sem precisar voltar ao cadastro de itens exclusivos ou personalizáveis você cadastra aqui mesmo por exemplo novo setor tá quero colocar o setor jurídico bom pessoal Então a primeira etapa informações iniciais sobre o projeto sobre atividade você vai ver que existem várias questões desde as questões que são respondidas no ato da geração da atividade né quem está preenchendo o próprio consultor quem que é responsável a própria consultoria quem que é responsável pela atividade pelo processo é o João da Silva Quem foi entrevistado o Nair então é outra pessoa que foi entrevistada nesse exemplo nome da atividade já vem informada lá da geração Mas eu posso atualizar aqui breve descrição ou descrição completa sobre esse processo o setor que a empresa desenvolve a atividade é qual é jurídico a empresa como agente de tratamento o que ela é é uma controladora 1. 9 é volumetria então aqui nós começamos a desenhar essa volumetria perguntando quantas vezes realiza essa atividade com qual frequência bom recrutamento de seleção mais ou menos duas vezes por mês e 1. 10 decisão automatizada existe ou não existe também do lado de cada questãozinha tem um botão de exclamação pra gente tirar dúvidas do que que tá se pedindo existe decisão automatizada nesse caso sim ou não se existir escreve o que você acha conveniente sobre isso 1.

11 você consultor de Poo acredita que esta atividade precisa ser subdividida em microprocessor Zinho de mais seleciona sim e dá o nome dessa atividade nova atividade setor que desenvolve Ela setor de RH clique em gerar para que que serve esse 1. 11 para que quando eu identificar aqui na descrição do processo a necessidade de criar atividades precisem ser mapeadas com mais atenção que faz parte desse processo eu seleciono aqui tá Quando eu sair dessa atividade já vai aparecer ali para mim como atividade no topo da lista para que eu comece realmente a mapeá-lo ao final de cada uma das etapas vocês vão detectar esta caixinha cinza com esta exclamação bem grande não conformidades existe alguma nesse nesta primeira etapa então o consultor vai visualizar essa este item um profissional uma pessoa da empresa não visualiza então adiciono o item adiciono o ponto de atenção a minha sugestão sobre isso e aqui o quarto o terceiro e o quarto Campo eu não preencho agora porque é a sugestão aprovado ou não eu vou validar isso com o gestor de área com o gestor de setor e praz para implementar e Quem realiza isso aqui também quem vai realizar esta implementação o responsável por isso no último Campo tá eu posso adicionar várias não conformidades deste preenchimento vai ser criado um relatório paralelo chamado relatório de não conformidades que é o primeiro item do documentos entregáveis opcionais boas práticas finalizou Esta etapa eu vou pra próxima etapa sobre os dados e ciclo de vida seleciono o perfil do titular que tá sendo mapeado aqui no caso recrutamento seleção então o candidato temos essa opção aqui temos candidato trainy cliente e colaborador não temos o recrutamento de seleção de só de candidato para vaga comum então clico aqui no mais tá tem um alerta aqui do ladinho pessoal que e fala o seguinte embora os Consultores e dpos tenham a liberdade para adicionar quantos perfis de titulares considerarem necessários recomendamos que seja indicado apenas um perfil de titular para cada atividade mapeada isso facilitará o rastreamento dos dados em caso de resposta ao titular tá então é só para vocês entenderem que quando a gente faz a resposta ao titular a plataforma puxa esta informação então candidato se a pessoa pedir uma requisição ela é candidata à vaga ou ela é um cliente ou ela é um colaborador a a plataforma vai ler tudo que foi mapeado de candidatos ou seja se você coloca candidato e colaborador a plataforma ela vai te informar também dados ou situações características daquelas atividades que não é só de colaborador né Tem candidatos também envolvido por isso o que que a gente indica seleciona um perfil e aí finalizando a atividade duplica esta atividade e coloca um novo perfil do titular com as mesmas informações Mas agora como um candidato como um outro outro perfil e tem dois esses dados comuns tratados aqui você vai selecionar os dados específicos lembra que a gente colocou apelido como dado crítico então aqui tá amarelinho E aí os demais dados a gente vai sempre clicando ali nas primeiras letras a plataforma traz as opções e vocês preenchem e aqui no 2. 3 os dados sensíveis tô pedindo a biometria tô pedindo atestado vai vir tudo aqui como dado sensível rol taxativo 2.

4 automaticamente finalidade motivo da Atividade Aí sim aparece vários itens várias finalidades que já estão com D estradas lá onde a gente mostrou e eu coloquei aqui por exemplo ativar base legada tá ativar base legada Qual a hipótese de tratamento que já tem parametrizado lá no cadastro né eu valido sim ou se eu quiser adicionar uma outra base junto eu adiciono registro alguma observação sobre isso se precisar uma legislação eu eu indico aqui eh a título de informação se eu colocar aqui para cumprimento obrigação legal regulatória sugere-se que vocês indiquem a lei né então é uma obrigação Legal ou regulatória indica Qual é a lei ou qual é o dispositivo que obriga isso tipo de tratamento na atividade os 19 verbos que lgpd traz se quiser saber um pouquinho mais sobre os 19 tipos de tratamento formas de aplicar exemplos clica em mais detalhes faz no ciclo de vida automaticamente formato do dado físico ou digital quantidade de titulares envolvidos no caso aqui candidatos né então eu vou colocar aqui quantos candidatos para esta vaga ou quantos quantos currículos existem no meu banco de dados seleciono abrangência geográfica né o Brasil inteiro ou a cidade específica canal de tratamento ou canais de tratamento por onde esses dados aqui no 2. 2 2. 3 circulam Então vem por e-mail vem por formulário no site vem Pessoalmente vem por WhatsApp e 2.

14 o afunilamento do 2. 3 Quais são os locais de armazenamento arquivo físico alibaba Cloud IBM né vai selecionando prazo de retenção e forma de descarte ainda em campo aberto estamos desenhando uma atualização vai dar um up aqui no mapeamento mas por enquanto vamos deixar esta informação tá PR de retenção forma de descarte em campo aberto e as últimas perguntas tipo do titular pode ser titular pode ser menor de idade pode tem consentimento não titular pode ser idoso pode pode ser vulnerável também pode tá E aqui é Registro das não conformidades aqui teriam várias né pessoal porque pedir biometria testado num processo seletivo então eu colocaria aqui já que eu faço seleciono cont Crol C vou lá embaixo ponto de atenção né motivo não solicitar mais mais uma não conformidade não temos um prazo de retenção Então vamos colocar aqui também bom vamos para etapa três compartilhamento e transferência dos dados menos perguntas mas igualmente importante alguma pessoa no setor compartilha os dados Sim qual pessoa no setor Anair né que inclusive é entrevistada aqui como e porquê isso aqui é bem importante pessoal porque vai ser apresentado no próprio registro de operações os motivos do porque essas pessoas também são compartilhados Dados compartilhado com outro setor Sim qual setor com o jurídico como e por quê outras empresas do grupo econômico Se for sim aqui vai aparecer todas as empresas lá dos agentes de tratamento você selecionam tá Vou colocar aqui o escritório V simular que ele é o uma empresa do grupo econômico colocar aqui controlador conjunto só empresa os órgãos públicos no Brasil sim qual empresa fáil lgpd como operadora Como e porquê e transferência internacional existe existe com qual empresa uma suboperações até o registro da data que foi que foi registrado esse ponto de atenção que a ideia é vocês não apagarem isso aqui nunca isso aqui fica uma rastreabilidade do que que vocês sugeriram sugestão XXX em 23 de Setembro eh para est no relatório que também tá lá nos documentos entregáveis e a última etapa medidas de segurança riscos preliminares e outros detalhes medidas de segurança organizacional o que existe selecionaremos uma das opções né Sempre tem as opções aqui mais detalhe para saber o que é cada uma delas e medidas técnicas bloqueio criptografia controle acesso lógico 4. 3 você entende que os princípios estão sendo atendidos nesta atividade aqui brincando né a Loteca dos princípios então princípio da finalidade tá tá presente tá da adequação tá da necessidade do livre acesso então todos os princípios da lgpd vocês indicariam aqui se tá ou não tá A ideia é que esteja mas se não estiver registra aqui por exemplo finalidade não está atendida Quais são suas observações e consequentemente eu vou registrar aqui também uma não conformidade que é princípio da finalidade que não está sendo atendido tá 4.

4 um campo aberto Então você faz a pergunta pra pessoa você registra a resposta ou alguma observação sobre a atividade e o 4. 5 uma avaliação preliminar do risco aqui o que que deve ser feito nesse ponto A ideia é que pelo fato do mapeamento estar vivo na memória vocês vão vão deixar desde hoje já registradas suas impressões sobre esses riscos Então qual que é o ativo que tá em risco poderia colocar aqui titular de dados por exemplo né como um ativo as vulnerabilidades então o que que eu identifiquei nesta atividade que gera risco então por exemplo antivírus falo eu percebi que na entrevista né tem antivírus Ah não tem não uso antivírus tá então antivírus falho ou inexistente Quais são as ameaças a plataforma já traz se eu tivesse identificado por exemplo Hard era antigo computador de 1980 né temos mais outras atividades ameaças a esta atividade e aqui probabilidade probabilidade de acontecer bom são várias ameaças então o risco eu considero muito alto o impacto temos dados sensíveis eh temos criança adolescente envolvido temos então na etapa quatro eu vou colocar que o impacto caso aconteça é muito alto É aí o grau de risco preliminar muito alto eu registro alguma fato importante aqui na teoria finalizamos o kma atividade mapeada recrutamento de seleção atividade finalizada grau de risco preliminar status finalizado lembra da da etapa da pergunta 1.