Olá, BPM friends! O vídeo de hoje é um vídeo de bê-à-bá. Vamos voltar até um passinho atrás e explicar um pouco do conceito do que que é um processo, quais são os principais elementos que estão associados com um processo.
Vamos começar do começo! Tudo o que a gente faz na vida, no nosso dia a dia, tem processos. Cada um de nós tem um processo: para escovar o dente, para acordar de manhã, para cozinhar, tudo tem processo.
Quando a gente pensa em diferentes tipos de negócio, em pequenos empreendimentos, por exemplo, têm processos. Quando a gente pensa em uma padaria: vocês conseguem imaginar quais são os processos que existem em uma padaria? Por exemplo, o processo de compra de matéria-prima, o processo de produção do pãozinho, aí tem um processo.
Quando eu penso, por exemplo, em uma academia: vocês conseguem visualizar os processos? Processo de montagem de série de alunos, processo de contratação de um professor, eu tenho vários processos. Quando eu penso em um salão de beleza, por menor que ele seja, vocês conseguem visualizar quais são os processos que estão ali por trás?
Processo de esterilização de equipamentos, processo de compra de materiais, processo de escolha de profissionais, - existe uma série de processos ali, de atendimento ao cliente, eles estão todos embutidos ali. Então, tudo o que eu faço, na verdade, todos os negócios, todas as empresas, não importa o tamanho, não importa o tipo, elas têm um processo associado. Eu posso estar pensando em um negócio on-line.
Se imaginar, por exemplo, um e-commerce, alguém que venda roupas pela internet, por exemplo. Tem processo ali? Tem!
Eu tenho os processos de logística, eu tenho os processos de pagamento do cliente, eu tenho uma série de processos ali. Então, afinal de contas, o que é um processo? Existem múltiplas definições de processos, diferentes definições.
Mas, basicamente, um processo tem uma sequência de atividades, uma sequência de etapas, visa atingir um determinado objetivo ou um determinado resultado; ele pode ser executado por seres humanos ou por máquinas. E, normalmente, ele recebe um conjunto de entradas ou de insumos, vai processar esses insumos, e gerar um conjunto de resultados ou saídas. Essa é a definição geral de um processo.
Existem definições de diferentes autores, uma que a gente usa bastante é a definição da ABPMP Brasil, que é uma Associação Brasileira dos Profissionais da Gestão de Processos, mas, em linhas gerais, o processo tem essas características. E aí, se eu for pensar nos elementos de um processo, eu tenho diversos, mas a gente pode pensar em alguns básicos, iniciais aqui, para gente começar a nossa conversa. Então, um processo normalmente tem um objetivo.
Para eu fazer um processo, eu tenho que saber para que eu estou fazendo aquele processo. A palavra chave aqui é o "por quê? ".
Para que que serve aquele processo, eu não posso ter uma empresa que eu não consiga associar os processos aos objetivos. Pensa comigo: processo sem objetivo é um desperdício, aquele processo está sendo executado dentro da empresa para nada, não serve para nada, ninguém está usando aquilo para nada, ele não vai agregar resultado nenhum, não vai contribuir em nada para aquela empresa. Objetivo sem processo significa que aquele objetivo que a empresa definiu, que é estratégico pra ela, que é importante pra ela, nunca vai ser atingido, porque ninguém está trabalhando para atingir aquele objetivo, não tem nenhum processo trabalhando para contribuir com aquilo, que nunca vai acontecer.
Então, processos com objetivos e objetivos com processos. Esse é o primeiro conceito. O segundo conceito que é muito forte quando a gente fala de processos é o conceito de atividades, tá?
Uma atividade, ela é alguma coisa independente, ela tem que agregar um valor por si só, ela tem que trazer um resultado, ela tem que ser repetitiva. As atividades, elas explicam o que tem que ser feito no processo. Aqui, a palavra chave é "o quê?
": quais são os passos, quais são as etapas para eu percorrer, para eu executar ou realizar aquele processo. O terceiro conceito que é importante pra gente é o conceito de evento. E aqui a gente tem que tomar um cuidado, porque muita gente mistura evento com atividade.
Esses conceitos, pelo menos no início, para quem está estudando, às vezes fica difícil de entender, mas um evento ele está muito ligado ao "quando", aos estados de um processo, ao que acontece no processo, então eu posso ter eventos de início do meu processo, eventos de fim do meu processo e eventos intermediários, que acontecem no meio do processo. Os eventos, eles marcam estados, eles estão muito ligados às vezes a questão também da temporalidade, quando isso vai acontecer, o que faz ou qual é a situação que causa um determinado estado no meu processo. Eu posso estar ligada a questões temporais: mensalmente, semanalmente, todo dia dez, essas coisas também me remetem a eventos.
Então, lembra: a atividade é "o quê" e o evento tem a ver com o "quando", tá? O quarto conceito que é importante para gente é o conceito de conectores, que na notação BPMN, como a gente já viu em um vídeo anterior, eles chamam de gateways, não é? Os conectores são os pontos de tomada de decisão em um processo, são eles que vão dividir os fluxos do meu processo, abrir os caminhos possíveis dentro do meu processo, e eles também que fazem a junção, a união desses caminhos em algum momento do meu processo.
Então, eles me dizem quando eu vou por um determinado lado do meu processo, quando eu vou por outro. Eu posso pegar um caminho só ou eu posso pegar vários caminhos no meu processo? Isso quem vai me dizer são os gateways.
Quando eu estou falando de uma notação de processos específica, eu tenho alguns tipos de gateways específicos, tá? Mas, pensando em linhas gerais, os gateways, eles são os pontos de tomada de decisão no meu processo. E o quinto e último conceito que eu queria discutir com vocês nesse vídeo de hoje, que é um vídeo introdutório, como eu falei, mais basicão, é o conceito de papéis, tá?
Um processo, ele sempre tem as suas atividades e ele sempre tem quem é que executa, quem é que participa daquele processo, quem é que faz o quê dentro daquele processo. Então as nossas atividades são "o quê", os papéis são "quem". E, esses papéis, eles podem ser físicos, humanos, ou eles podem ser máquinas, eles podem ser automáticos, eles podem ser computacionais.
Mas, não importa se eu estou falando de agentes humanos ou de agentes sistêmicos, de qualquer forma é um papel que está executando uma ou mais atividades do meu processo, tá? Então, entendendo esses conceitos, entendendo o que que é um processo, entendendo que no nosso dia a dia a gente está cercado de processos, fica mais fácil de a gente começar a pensar nos processos da nossa empresa. Aí, vocês podem dizer assim pra mim: "Ah, Andréa, poxa!
Mas, a minha empresa, então você está dizendo que ela tem processos, mas eu nunca vi esses processos, esses processos não estão desenhados, não estão modelados. " Aí são duas coisas diferentes: o processo, ele pode estar implícito, ele só existe na cabeça das pessoas. Você vai a um salão de beleza, a atendente do salão sabe como receber um cliente, como marcar na agenda, como receber o pagamento, mesmo que ninguém nunca tenha desenhado isso para ela.
Alguém falou, alguém ensinou, ela aprendeu ali no dia a dia de trabalho dela e ela está fazendo. A diferença é que se esse processo não está explícito, não está modelado, não está representado, o que está acontecendo é que essa pessoa está fazendo isso de uma forma que a gente chama ad-hoc, ou seja, de uma forma não sistematizada. Ela faz do jeito que ela lembra, do jeito que alguém falou, e pode ser que numa hora ela faça de um jeito e, em outra hora, ela faça de outro.
Vocês já tiveram aquele caso de ir a algum órgão público e, dependendo de quem atende vocês, o atendimento e a resposta que é dada, o nível de exigência que é colocado é diferente? Parece que algumas pessoas fazem de uma forma mais simples, e outras fazem de uma forma mais burocrática ou mais complicada. Isso é por que?
O processo está variando de acordo com a pessoa que está executando o processo. Por que esse problema acontece normalmente nas empresas? Porque os processos não estão modelados, não estão definidos, não estão representados.
E, pra fechar, eu quero deixar vocês com uma reflexão, que é uma frase do Deming, que eu gosto muito, que é: "Se você não sabe descrever o que você faz em termos de processo, você não sabe de fato o que você está fazendo no seu trabalho. " E aí? O que que vocês acham?
Concordam, discordam? Mandem os seus comentários! Se vocês gostaram desse vídeo, compartilha com os BPM Friends, clica no sininho, se inscreve aqui no canal.
Pode mandar dúvida ou comentário lá pro Insta da @dhekaconsult que eu respondo! Obrigada e até a próxima!
