4. Módulo Organização Sistemas e Métodos

e aí o olá meu nome é leon e hoje estamos aqui para começar a estudar a matéria de organização sistemas e métodos organização sistemas e métodos se a gente fosse pensar ela seria a disciplina que estuda a gestão de processo e esse é o tema a nossa primeira aula primeira coisa o que são processos processos são tarefas executadas por pessoas não máquinas o intuito de transformar o insumo em um produto ou seja a gente aqui no início a etapa 1 e etapa 2 a etapa 3 um tapa um etapa 2 etapa 3 e aqui no

fim sai um produto aqui no início entre o insumo e no fim nós tivemos a saída de produto isso é de uma forma bem simples um processo o que a gente vai estudar nessa disciplina como a gente consegue analisar esse processo como a gente pode fazer para levantar os dados como a gente pode saber por esse processo está certo não depois como a gente pode tomar decisões para que se possa processo ele seja utilizado a primeira etapa a gente tem que estudar a primeira coisa que a gente vai estudar é quais são os objetivos ou

seja o porque a gente vai pensar nessa gestão de processos a primeira característica a gente tem que identificar a utilidade de cada etapa do processo e antes como é que a gente sabe se cada etapa ela é necessária 20,5 de trás ele tapa um aí tá para 2 etapa 3 vamos supor que a gente pudesse excluir aí tá para dois será que esse processo que ele não seria mais eficiente será que você gente por exemplo juntasse a etapa 2 com essa para três uma pessoa só desenvolvendo ou uma máquina só que desenvolvesse as etapa mas

não conseguiríamos um aumento de produção uma redução dos custos ou uma otimização na qualidade do produto a segunda coisa é a gente verificar a vantagem de se alterar ou não a sequência das operações então a gente tem que conseguir analisar um processo e pensar assim essa etapa primeiro é necessário segundo seu alterar o seu trocar a o que é essa etapa o meu produto ele vai ser melhor desenvolvido às vezes também a gente pode pensar assim será que se eu fizesse primeiro aí tá para 2 e depois a passar um um produto espero que a

gente não teria um produto de melhor qualidade essa alteração a gente pode entender a sua necessidade ou a sua importância dentro da gestão de processo o seu objetivo adequar a operação as pessoas será que cada pessoa dentro dessas etapas ela é a pessoa que melhor consegue desenvolver essa atividade será que a pessoa que está desenvolvendo etapa um ela não seria mais hábil no desenvolvimento da etapa 2 ou será que a pessoa deve tá para dois ela não tem uma restrição e faça com que ela desenvolva essa etapa é com uma deficiência menor com uma deficiência

de tempo uma deficiência de qualidade e se ela tem essa deficiência existe algum treinamento que a gente pode dar por funcionário para que ele consiga suprir essa deficiência então uma etapa produtiva será que a gente consegue treinar esses funcionários no desenvolvimento de cada etapa se for um serviço será que por exemplo o funcionário que trabalha no desenvolvimento num serviço de telemarketing e aí dentro do uma capa de vendas é a ligação e depois a separação do produto e depois oferecimento funcionário que desenvolve etapa da vida do produto por telemarketing ele tem as habilidades necessárias se

ele não tem como a gente deve treinar esse funcionário para que ele consiga fazer essa etapa de uma maneira mais produtiva uma maneira melhor para que a gente conseguiu conseguiu utilizar todos os recursos dentro desse processo que a gente está analisando e agora a gente vai usar quais são as etapas estudo organizacional é a gente analisar um processo existe uma metodologia essa metodologia ela tem que ser seguida para que a gente consiga ter uma visão macro e um perceba uma visão sistêmica nesse processo e o conselho a tomar uma decisão mais correta vamos lá a

primeira etapa a gente tem que ter análise de um processo é a projeção da missão da equipe antes da gente pensar em mudar qualquer coisa seja ela operacional seja o desenvolvimento de um serviço a gente tem que trabalhar e projetar e a fazer com que equipe saiba aquilo que ela tem que fazer ou seja aquela simone que ela tem uma visão muito claro daquilo que ela tem que fazer isso vai gerar uma motivação no desenvolvimento da ação e ela vai garantir e você consiga desenvolver essa análise do processo em conformidade com os esforços que vocês

vão aprender naquela atividade a segunda etapa é a revisão do macrofluxo operacional dos processos eles têm correlações então às vezes o processo que você vai analisar ele faz parte de um processo maior as alterações que você vai fazer dentro de si um processo ele vai afetar algum processo em querer dependente ele vai afetar um processo cliente ou o resultado dele vai afetar um processo que esse outro processo é cliente desse como funciona essa alteração como em todas as correlações e seu processo você tá na lizando e saber como cada uma pode ser afetada uma mudança

que você vai fazer dentro deste processo depois a gente que elabora o sumário do processo é a criação de códigos para representar as atividades envolvidas é como a gente começa operacionalizar e aí estruturar uma forma de comunicação dentro dessa gestão para as pessoas que estão desenvolvidas dentro da equipe ela saibam o que significa cada etapa e quando eles podem fazer o relatório desse processo saber o que significa cada código cada sigla ou a de tapa eles fizeram apresentar dentro desse estudo e por último atividade análise das atividades é pensar cada etapa do processo ou dentro

desse macroprocesso quais são os microprocessos e são semelhantes então designar uma equipe para que ela consiga analisar esses processos semelhantes outra equipe outros processos que são semelhantes entre si assim a gente leva na diminuição a utilização da capacidade produtiva dessas equipes e o item 5 definição das medidas são os paramos parâmetros e métricas a serem utilizados por exemplo imagina se uma produção no planejamento de uma produção uma equipe desenvolvem imunidade e coloca que tem que ser desenvolvida a 40 mil unidades e quando chega numa outra análise de processo e vai realizar a compra do insumo

ele faz a compra pensando que não são 40 mil unidades ou são 40 mil milhares de unidades essa comunicação e definição da américa é importante para que as decisões elas sejam proporcionais em todas as análises e por último o desenvolvimento do manual todo o processo e foi estudado ele tem que gerar um manual para que para que toda pessoa depois que vá conhecer esse processo ele não precisa fazer o estudo do zero ele consegue aplicar analisar esse pano ao entender qual foi o desenvolvimento da equipe entender qual são os pontos fortes os pontos fracos desse

processo e consiga ter uma visão sistêmica sem que ele tenha que refazer todo o trabalho de novo e agora a gente vai estudar quais são os indicadores nos processos como a gente sabe que um processo funciona corretamente uma gente sabe que um processo ele é bom ou ele não apresenta irregularidades ele está otimizado da sua melhor maneira a primeira coisa que a gente tem que considerar são este processo ele tem resultados em diversas perspectivas a primeira perspectiva é a perspectiva financeira então esse processo ele gera uma liquidez corrente para empresa ele pensa que receita da

sua empresa crescer se a margem bruta ou faturamento ele reduziu o custo ele aumentou a venda ele aumentou o lucro dessa empresa então ele tem uma função positiva se a gente aplicam processo ele deu por exemplo é prejuízo para empresa ou esse processo comentou o curso de produção ou esse o concurso de um custo operacional muito elevado isso quer dizer que ele apresenta alguma irregularidade deve ser um processo é um processo que tem que ser analisado é um processo que merece um estudo mais aprofundado depois a perspectiva do cliente esse processo ele gerou alteração nesse

processo ele gerou o aumento da participação de mercado da sua empresa do seu produto ele conseguiu atrair novos clientes qual foi o impacto dessa decisão com os clientes a percepção dele na marca a gostar ou não de um produto aceitação desse produto é o fato desde que o produto que que o cliente compre ou que o cliente lembro do produto isso pode ser caracterizado como indicador na perspectiva do cliente depois a perspectiva de processos críticos de dentro de uma empresa se a gente analisar todos os processos numa visão sistêmica ou é o processo político qual

é aquele processo e estrangula a produção da sua empresa ou aquele processo que você não consegue produzir mais porque ele é influencia diretamente em todos os processos depois é tanto operacional o nível de desperdício que a sua empresa está gerando o ponto de produto ou não conformidade você tem que ele tem que ser descartado ou consumo excessivo de matéria-prima perdido de matéria-prima é o desperdício no produto às vezes no ponto de venda ou a uma outra caracterização que o cliente tenham o seu produto que faça com que ele descarte esse produto antes da aquisição ou

ao seu ociosidade tanto do seu maquinário ponto dos seus funcionários eu se você tem uma máquina aumento produtivo e você só opera ela quatro horas por dia e dizer que as outras quatro horas ela ficou ansiosa você poderia ter uma outra linha utilizando essa máquina mais quatro horas ou se os seus funcionários eles ficam tempos ociosos quer dizer que você tá com um processo crítico os funcionário às vezes você tem uma uma etapa do processo está sobrecarregada e a outra etapa do processo que ela tá ansiosa porque mesmo que numa etapa tenha dois funcionários e

esteja sobrecarregado a outra tenha dois funcionários esteja ansiosa será que cada etapa precisa de dois funcionários iguais não seria melhor você trabalhar com 3 funcionários numa etapa deixar aqui um funcionário faça aí tá o outro indicador de desempenho é o aprendizado eo crescimento esse processo como interfere na visão de longo prazo da empresa na busca de solução e no reconhecimento da empresa enquanto uma empresa de excelência desse processo ele atua atua e faz com que a empresa ela seja reconhecida positivamente ele também pode ser considerado o indicador às vezes uma melhoria ela não traz um

lucro para empresa financeiro mas ela traz uma percepção do cliente da imagem institucional por exemplo ou faz com que um desenvolvimento em pesquisa e desenvolvimento faz com que sua empresa seja reconhecida em excelência pelos seus consumidores esse reconhecimento mais para frente ela vai gerar fazer concurso consumidores consumo mais o seu produto gerando um lucro e não foi um direto do processo mas como lucro indireto e pelo reconhecimento de excelência na sua marca ou da sua empresa depois o nível de responsabilidade socioambiental a imagem pública que a sua empresa tem enquanto uma empresa ecologicamente correta ou

uma empresa responsável tanto socialmente quanto ambientalmente nos últimos dez anos a gente percebeu um aumento da preocupação do consumidor em comprar produtos e empresa e sejam ecologicamente corretas tanto e empresas que atendam além da necessidade do lucro uma função social é aquela empresa que consegue interagir e influenciar de uma maneira positiva a comunidade onde ela está inserida isso faz também é isso pode ser medido existem institutos que medem existem questionários específicos para isso e pode ser um indicador também e depois um ambiente organizacional como está a formação e no seu capital intelectual como tá o

nível de desenvolvimento dos seus funcionários nos três níveis tanto no nível operacional quanto no nível tático quanto no nível de planejamentos estratégicos como o desenvolvimento dos seus diretores estão influenciando a sua capacidade de trabalho e suas boas decisões na empresa a empresa se preocupa ou não uma qualidade de os seus funcionários capacitação reconhecimento e por último a a qualidade dos seus sistemas de informações será que esse processo ele gerou um aumento uma melhoria no seu sistema de informação que você está trabalhando com softwares mais atualizados softwares modernos que trazem para a empresa um ganho uma

competitividade ou uma rapidez de decisão em relação aos concorrentes e agora a gente vai pensar é onde a gente finaliza um processo como será que eu posso levantar os dados como eu posso chegar na conclusão ea minha empresa o que aquele processo ele não está sendo realizado da maneira correta a gente viu agora de pouco mole as etapas do estudo organizacionais são essas e a primeira sempre é o levantamento correto da informação para gente levantar essas informações a gente tem três tipos é três instrumentos que as empresas mais usam nesse momento o primeiro é a

entrevista à entrevista é o administrador lá umas pessoas chaves ela faz um questionário um questionário pré-estruturado e pergunta olha sobre isso o que acontece o que acontece quando isso qualquer realidade das suas empresas nos seus processos como você acha que tá a idade do trabalho seu funcionário como tá a satisfação dos trabalhadores que está com você como está a administração então numa entrevista pessoa pessoa você levanta uma quantidade que você consegue de informações boca sua vantagem ela permite interação com o entrevistado às vezes durante uma entrevista a pessoa fala para você uma coisa que você

nunca tinha pensado olha eu acho que está acontecendo na empresa é por culpa do má gestão dos recursos ou a empresa tá comprando matéria-prima errada e você apaga nunca tinha pensado nessa dimensão eu tava pensando só no meu processo na produção nas máquinas você consegue retirar uma percepção que você não tinha pensado e também permite a você o entrevistador e você aprofunde mais o conhecimento de acordo com as respostas o entrevistado vai te dão ele permite que você retire as informações com mais clareza às vezes você faz uma pergunta a pessoa não responde corretamente você

consegue perguntar de novo e você consegue aprofundando o quanto você acha necessário para que você retire todas as informações necessárias para análise dentro do seu processo e por último permite para você um julgamento mais próximo porque porque você foi até a pessoa que tem conhecimento e retirou as informações com a maior clareza possível qualquer desvantagem primeiro dificuldade de anotação aconselha-se aqui numa entrevista você grave a entrevista e depois você ouça essa entrevista algumas vezes é que você não perca nenhum detalhe porque se a gente for anotar não dá tempo a gente vai acabar suprimindo informações

e talvez na hora da entrevista você falar eu não anotei porque ela não era nem é mas você fez uma entrevista duas entrevistas três entrevista e os três entrevistados falaram alguma coisa semelhante você só vai conseguir perceber essa conotação quando você tiver ouvindo a gravação outra desvantagem entrevista ela permite ao entrevistado o palpite e adivinhação eu acho metro quando você pergunta para a pessoa o que você acha sobre isso ela vai responder a visão dela é o que ela acha não necessariamente essa visão ela vai estar pautada é um conhecimento aprofundado sobre o tema ou

não conhecimento de teorias que em base a ela é uma análise técnica profunda então você vai ter que na hora da análise diferencial olha isso daqui foi palpite isso daqui foi uma percepção correta no processo eu gostaria de estudar e por último o envolvimento emocional principalmente a gente tiver trabalhando numa empresa onde o clima e está ruim o que tem acontecido algum conflito recente toda essa carga emocional ela vai passar para o entrevistado e vai tirar dela também a capacidade de correta de julgamento ele vai falar é aquilo que ele tá magoado ele vai falar

uma percepção errada por tudo o que aconteceu é talvez uma percepção errada sobre uma pessoa sobre o farrapo sobre um diretor ou sobre os subordinados e não necessariamente seria ele falaria se ele não tivesse movimento emocional isso pode acontecer é uma maneira ao contrário também se a pessoa está muito satisfeito com a empresa se o entrevistado trabalho sem entrevista tiver que falar alguma coisa de uma pessoa que é muito próxima dela ela pode falar assim olha não essa pessoa faz tudo corretamente por que poderia ter outras coisas e seria um otimizados então quando de uma

entrevista você tem que tentar o máximo eliminar os fatores emocionais dessa pessoa tem um julgamento o mais próximo possível da percepção dos fatos o segundo instrumento é o questionário e o questionário ele traz a principal vantagem dele é que o tempo de aplicação reduzido enquanto as vezes numa entrevista você demora duas horas para fazer entrevista na aplicação do questionário você consegue em duas horas aplicar 30 questionários bom então é a segunda vantagem é que o o tempo de elaboração dele é mais reduzido porque mesmo questionário que você faz para uma pessoa você os pais para

ficar para 200 pessoas você não precisa levar a característica de cada respondente na elaboração do questionário e também o acesso facilitado aos entrevistados às vezes a gente vai e a empresa precisa aplicar o questionário para o cliente se ele fosse fazer uma entrevista entrevistador deveria ir lá na casa de cada cliente perguntar para ele toda a percepção como uma empresa pode fazer ela pode fazer essa inveja questionário por e-mail será que o cliente responda e devolva por e-mail ele pode enviar esse discricionário por uma mala direta e devolve depois pelo correio e ele consegue não

entrevistar 10 20 clientes ele consegue por exemplo por e-mail enviar para 10 mil clientes e quanto maior for a quantidade de questionários respondidos mas a resposta se parece com a com que realmente está acontecendo a gente tem uma validade estatística maior de se esperar you e quais são as desvantagens de utilizar o questionário primeiro ele inibe a formulação de críticas pelo entrevistado o entrevistado ele vai poder responder só aquilo que você pergunta no questionário principalmente quando as perguntas são fechadas pode sim não você gosta de 1 a 10 o quanto você gosta do produto eu

gosto do produto 7 ou se ele falou quanto você gosta do produto aí eu gosto do produto dois eles aquele não gosta do produto mas o que ele não gosta no produto se você não colocar nesse questionário um campo para que ele descreva aquilo que ele não gosta você vai perder essa percepção por parte do seu do seu entrevistado no questionário e depois o questionário ele também você pode fornecer para você informações falsas ou imprecisos aquela pessoa quando você vai fazer o questionário nem preso nossa senhora é o tempo de responder tem a então por

todo 10 e pronto ou eu vou pôr tudo zero porque eu não gosto da empresa ele não leu e analisou e fez o julgamento de cada um dos quesitos pelo menos quando a gente está fazendo a tabulação dos dados questionário quando a pessoa responde dos 10 ou tudo zero esses questionários eles são eliminados por quê porque ele não tem a a validade estatística claro que a pessoa responder todas as ideias e nas questões abertas ele justificar o porquê ele deu todo esses dessas consideram-se isso não é uma ponderação absoluta e por último a dificuldade de

tabulação dos dados às vezes um quando a gente faz o questionário a gente tem que pensar em como vai ser tabulado ou qual é a o que a gente espera desse questionário e hoje muito mais fácil tabular porque a gente tem softwares específicos para tava lá a gente tem um próprio excel a gente já consegue tá lá fazer essas análises é conseguir fazer as médias consegui fazer os gráficos mas antigamente era muito mais difícil tabular o questionário por exemplo se a gente vai fazer na mão então uso de tecnologia ou a complexidade do questionário interfere

muito na tabulação esse a tabulação formal feita ela não vai trazer os dados que você quer quando está aplicando o questionário e por último a observação pessoal observação pessoal é o administrador e lá no chão de fábrica que ele quer analisar começar pegar uma prancheta ou ficou assim olha está acontecendo ele vai lá e ver mesmo e ficou observando é o que tá acontecendo que fala olha isso daqui pode ser um defeito isso que ele pode ser um defeito olha aquilo ali tá acontecendo muito bem em qualquer vantagem da observação pessoal ele pode comparar informações

então ele já fez uma entrevista anterior ele já fez os questionários anterior e ele quer maiores esclarecimentos sobre o que tá acontecendo ele pega e falar pessoalmente ver e com fita as informações ele observe para ver se essa informação é verídica ou não e é e depois o conhecimento técnico quando você vai fazer um relatório sobre um determinado processo que você foi lá e você analisou esse processo a quantidade de dados externos que você conseguiu levantar é muito maior você tem uma precisão muito melhor de entender talvez aquele processo que você está desenvolvendo vou te

dar uma clareza maior de perceber o porquê o que levou as pessoas a responderem o questionário daquela maneira ou qual é a ponderação ea validade dos dados obtidos diante das outras duas ferramentas e também a receptividade dos gestores pelo e quando você vai fazer uma observação e você é bem gestores são receptivos você possibilita uma gestão uma percepção mais acertadas sobre os fatos qual que é a vantagem a desvantagem é um processo demorado imagina uma há 400 processos produtivos no desenvolvimento de 40 produtos sim o administrador vec lá e observar um por um talvez demore

muito tempo ele vai precisar de um ano estudando cada processo aprofundar aprofundadamente outra coisa a impressão errônea da mesma forma que a gente tem o achismo do entrevistado a gente pode ter o achismo do observador é ele analisar o fato que aconteceu pelo filtro dele e pela percepção dele de verdade então quando você vai fazer observação você tem que se atentar apenas aos barcos que aconteceram e não a sua percepção de observador e por último a perturbação dos trabalhos não adianta você é toda vez que você tá trabalhando e me falou assim olha eu vi

uma pessoa aqui vai analisar vocês pode acontecer duas coisas a primeira é todo mundo arruma as mesas a tudo bonitinho porque tá indo o pessoal valia lá ou um deslize que o pessoal deu você é naquele dia que você tava sendo observado justamente pela pressão que ele estava em esperamos servado você analisa olha esse deslize ele é recorrente isso também pode prejudicar a sua percepção do processo como então para as questões comentadas ou seja como pode cair tudo que isso que a gente aprendeu na aula durante o seu concurso vamos questões a primeira questão foi

na tela por gentileza em 2012 fcc mpa m o mp analista ministerial em atividades de organização e métodos a instrumentos que possibilitam o comprimento de uma boa análise organizacional um instrumento que permite alcançar o melhor alcançar melhor os objetivos da coleta de dados com grau de estímulo aplicado ao respondente pode ser e pode ser aplicada de forma pessoal é e a mãe entrevista à entrevista ela é a única e você vai aplicar é de forma pessoal e de forma pessoal com estímulo aplicado ao respondente você consegue então interagir uma maneira maior pois respondente o questionário

você também aplica pessoalmente no entanto ele não necessariamente precisa ser pessoalmente então você pode eliminar o questionário é a simulação você pode eliminar o imaginário também e a observação ela é um pessoal então alternativa correta seria a a entrevista vamos pra próxima e a gestão de performance os indicadores de desempenho pode ser construídos com base nas perspectivas financeira dos clientes do ambiente organizacional e da responsabilidade social são corretas sim correto todas essas perspectivas tanta financeira outros clientes a do ambiente organizacional e da responsabilidade social ou a responsabilidade sócio-ambiental elas são indicadores e você pode analisar

na gestão do seu processo bons estudos e até a próxima aula e aí