05 11 Fase Preparatória Felipe Vidi

pessoal então para quem ousou aí apertar no próximo vídeo vamos aí falar sobre o mapa de riscos como a gente falou o mapa de risco é o documento que materializa essa parte inicial do análise de riscos da contratação específica Ok Vejam Só em tela que vocês podem ver e eu adotei como modelo a aqui do próprio tribunal modelo de mapa de riscos com base na IS 125 de 2018 é muito parecido com com a normativa também do governo federal com a in 05 A única diferença são a a a a quantidade digamos assim do das

notas de riscos tanto da probabilidade como o impacto no caso da in 05 ela considera apenas baixa média e alta e aqui no tribunal de contas se Analisa cinco notas desde do muito baixa indo até muito alta eu entendo que dessa forma é um pouco é melhor porque quando você tem uma discussão Às vezes você fica muito em dúvida e se é baixa ou média e assim você tem mais uma uma graduação aí com cinco itens ao invés de três vejam adentrando no mapa de risco a gente tem ali primeiro uma fase de análise que

eu vou identificar se aquele risco tá relacionado ao planejamento da contratação se aquele risco tá relacionado à seleção do fornecedor então por exemplo um risco relacionado ao planejamento da contratação tempo insuficiente para a realização do planejamento se eu consigo se eu tenho um tempo muito pequeno para fazer toda a parte de estudos técnicos preliminares depois elaboração do termo de referência se o meu tempo ideal seria de 3 meses eu tenho apenas 20 dias para realizar o processo L lançar o edital digamos assim consequentemente muitas etapas serão prejudicadas e e também o meu planejamento vai ser

prejudicado Então esse é um dos riscos do planejamento da contratação tempo insuficiente para realizá-lo um outro risco que a gente pode falar a respeito da seleção do fornecedor é quando se coloca eh elevados eh critérios que possam ali de exigência qualificação técnica ou qualificação Econômica financeira dos licitantes que podem restringir a competitividade podem limitar e às vezes só um ou dois licitantes participem é claro que quando necessário essas esses critérios econômico financeiro elas são essas qualificações elas são necessárias para que o fornecedor tenha uma qualificação mínima tanto do ponto de vista técnico e econômico para

que possa participar e ser vencedor mas a depender da situação a gente pode estar sendo muito rígido e daí restringir essa competitividade então o meu ponto de equilíbrio dessas qualificações técnica e econômica é algo Importante que pode ser um risco na fase de seleção do fornecedor e por fim eu posso ter ali um outro risco a exemplo na parte de gestão do contrato quando eu não tenho por exemplo eh modelos padronizados de papéis de trabalho para atuação do fiscal ou do gestor contratual quando eu não tenho um outro exemplo eh um checklist de verificação dos

documentos ou da forma de prestação de contas que o fornecedor tem que realizar a o órgão público a administração pública em relação quando ele solicitar os seus pagamentos ali de forma mensal de forma costumeira então vejam só que eu tenho aqui a exemplo desses quatro cinco riscos que eu citei eu tenho várias situações que eu posso ali me debruçar como equipe de planejamento identificar cada uma delas e a e avaliar que é a segundo é o segundo bloco de avaliações que vou ter que realisar é qual que é a probabilidade desse risco ocorrer por exemplo

o risco onde eu não tenho um modelo modelos de papéis de trabalho padronizados que deem suporte ao fiscal gestor Qual que é a probabilidade disso ocorrer se no seu órgão não tem nenhum tipo de documento que possa ser padrão paraa utilização dos fiscais a sua probabilidade é muito alta porque você não tem às vezes se no teu órgão tem apenas alguns modelos mas não são suficientes você já tem tem ali um Talvez uma probabilidade média baixa e qual que é o impacto disso o impacto tem que ser discutido se esse Impacto pode ser um impacto

muito baixo ou um impacto muito alto qual que vai ser o impacto disso com base nessas ações com base nessa avaliação eu vou definir uma nota de risco probabilidade versus Impacto mas isso a gente vai abordar um pouquinho mais adiante lá na matriz de risco vejam que o evento a a a a atuação posterior após eu identificar a nota de probabilidade de impacto eu vou ver quais são os danos causados e nesses danos causados eu vou adotar ações preventivas e também ações de contingência colocando cada um dos responsáveis e assim por diante em cada risco

que eu entender como inaceitável ok pessoal tá mas para eu chegar nesses riscos aqui que eu selecionei que são considerados inaceitáveis Felipe como é que eu daquele rol de 30 40 riscos que eu a gente identificou como que eu vou selecionar cinco seis ou 10 riscos daqueles que eu vou tratar e vou adota ações preventivas de contingenciamento ou mesmo mitigadoras aí entra a matriz de riscos Vejam Só a matriz de riscos como vocês podem ver em tela ela vai pegar no primeiro na na horizontal ali a parte de probabilidade da ocorrência do Risco e no

vértice ali na vertical vai tá a parte do impacto disso ocorrer vejam que eu tenho desde muito baixo até muito alta como insignificante o impacto como catastrófico o impacto vejam que se eu tenho uma nota um de probabilidade com uma nota dois de impacto Eu tenho um risco que é pequeno e ele vai desde risco pequeno moderado alto a um risco crítico vejam que essa discussão da equipe de planejamento ela vai avaliar cada um desses riscos e definir em cada quadrante quais vão est esses riscos e locados alocados então é importante se ter essa ideia

da onde que terá cada situação OK Felipe eu entendi até agora mas eu gostaria de entender e ver algum exemplo que a gente pudesse identificar um pouco melhor como fazer o passo a passo nessa situação de análise de risco tanto da planejamento da contratação seleção do fornecedor e execução contratual Vejam só pessoal eu peguei aqui é a título de exemplo o levantamento de riscos lá na assistência farmacêutica se você é farmacêutico aí atua Então vai tá mais fácil né talvez você possa até utilizar na sua as próximas contratações aí de eh de farmá de e

de medicamentos vejam eh que a gente tem dentro desse ciclo da assistência farmacêutica seis etapas a primeira etapa é a seleção daquele rol de medicamentos que eu vou definir para aquisição a segunda etapa é a programação que eu vou definir qual que vai ser a quantidade quando é que vai ser a disponibilidade depois eu vou fazer a aquisição daqueles medicamentos quarta etapa eu vou fazer o recebimento do meu fornecedor bem como o armazenamento adequado daqueles medicamentos depois eu vou fazer a distribuição para as unidades de saúde do meu Município do meu órgão do meu estado

seja o que for e por fim eu vou fazer a dispensação a utilização lá no usuário final bem como a prevenção e o uso daqueles Medic vejam que cada etapa desse ciclo da assistência farmacêutica apresenta riscos Vejam Só quando eu penso na fase de planejamento da contratação se eu não fizer uma boa seleção uma boa programação eu vai me impactar lá no final Talvez possa ter medicamentos que faltem Talvez possa ter medicamentos que vençam um prazo de validade porque houve muitos houve muita aquisição de medicamentos que não eram necessários então quando a gente pensa em

riscos relacionados à etapa da seleção a gente vai ver que um dos riscos é ausência do remum o que que é isso Felipe remum né não é palavrão não pessoal o remum é relação Municipal dos medicamentos Imagine só se você tem ali onde que cada médico prescreva o medicamento que ele entender como adequado aí há no município ali eh quatro cardiologistas cada um prescrevendo um remédio da sua preferência ou algo do gênero você tem que comprar o medicamento no mesmo tratamento quatro cinco tipos de medicamento diferentes Então para que não haja esse tipo de situação

a relação Municipal de medicamentos ela Visa otimizar essas aquisições tendo uma relação única compartilhada Entre todos os profissionais de saúde daquele município então se eu não tiver esse remume essa relação Municipal de medicamentos eu vou ter que adquirir uma grande quantidade Possivelmente às vezes muito quantidades pequenas porque eu não conseguia agregar em escala e daí eu vou ter aí alguns problemas segunda coisa que eu posso ter um risco ali na fase de seleção é uma participação restrita nessa elaboração do remot às vezes eu tenho remum só que a a elaboração desse remum foi restrita a

um grupo tão pequeno que ela não foi absorvida não houve aderência dos demais profissionais e que não aceitam prescrever aqueles medicamentos do remum então é importante que haja uma participação e que haja realmente uma adesão ao remum passado por exemplo essa fase de alguns riscos que a gente apresentou na seleção nós temos os riscos relacionados também à programação Que riscos poderiam ser e aqui eu cito alguns primeiro a falta de informação do histórico Então como é que eu vou fazer uma aquisição pros próximos 12 meses por exemplo como é que eu vou estimar o quantitativo

Com base no que então é importante que eu tenho histórico de consumo bem como também eu faço uma análise da sazonalidade imagina se você tem aí um agora a gente tá aqui gravando um período que logo logo vai entrar o inverno né a gente ainda tá no outono mas alguns problemas respiratórios já começam já tem uma situação já de compra de vacinas eh pra gripe já tem a situação de medicamentos para respiração para respiratórios então é importante que se entenda quando é que são as sazonalidades disso depois riscos relacionados à estimativa superestimada ou subestimada de

quantidades também então eu posso ter isso os riscos relacionados à aquisição eu posso tem um sobrepreço uma Estimativa de preço insuficiente Eu posso também ter uma ausência de requisitos legais quem trabalha com a parte de compra de medicamentos sabe que tem um rol aí de legislações que tratam a respeito então tem que tá bem baseada a contratação e tem que est pertinente essas legislações restrição à competitividade eu posso de uma forma restringir a competitividade por exemplo eu defino ali que a quem for O Vencedor terá que entregar o medicamento em até 24 horas que que

vai acontecer eu vou restringir para pros fornecedores locais e daí se eu preciso de um tempo rápido o meu custo também vai ser maior quanto mais rápido eu preciso de algo maior tende a ser o meu custo disso então eu além de restringir eu não vou poder ter um fornecedor um licitante que participe de uma distância porque ele não consegue atender o prazo Eu também tendo a ter preços maior e por fim eu tenho ali um risco de ter uma falta de controle do próprio estoque de segurança então eu não tenho um estoque de segurança

e eu tenho dificuldade de estimar e fazer passada a fase da aquisição vai ter ali o recebimento e o armazenamento desses medicamentos e são alguns riscos que a gente pode identificar aqui primeiro recebimento de medicamentos menor em menor quantidade do que aquilo que foi faturado que veio na nota nota fiscal veio na Nota Fiscal 10.000 comprimidos quando se identifica no que foi recebido apenas 7.000 comprimidos Esse é um risco então é importante que haja por aqueles que vão fazer o recebimento um checklist de verificação para que cada questionamento desse não passa desapercebido outro outra coisa

que é importante houve a a validade desses medicamentos recebidos el elas estão vencidas ou mesmo eu tenho ali eu especifiquei lá ah quando eu programei o meu termo de referência eu defini que por exemplo ah eh o medicamento não pode ser entregue com data de validade inferior a 70% da validade do prazo de validade total por exemplo Digamos que o prazo de validade do medicamento seja de 10 meses e se eu estipulo isso no contrato de que não pode ser inferior a 70% do prazo eh de validade Total significa que o fornecedor não pode me

entregar um medicamento com menos de 7 meses de validade porque imagina Ele me entregou na validade mas Falta 15 dias para vencer o medicamento eu não consigo usar eu vou usar um por 15 dias depois vou ter que descartar mas a minha aquisição foi para três meses para ao longo de utilização de 3 4 meses Então são situações que também tem que ser analisadas que tá relacionado ao risco vejam que a gente só tá pegando aqui a parte de assistência farmacêutica mas a gente poderia pensar para essa questão de validade qualquer outro eh bem alimentício

Qualquer outros que vocês possam imaginar aí outra coisa que pode ocorrer substituição de medicamentos então ah eu comprei o medicamento a pro tratamento a mas me veio o medicamento B que é pro tratamento a também só que é o medicamento b não também não tá certo porque eu adquiri o medicamento a mesmo que o outro medicamento seja pra mesma ocorrência pro mesmo tratamento Não foi isso que foi contratado ausência da comissão para recebimento de medicamentos também pode acontecer apenas uma pessoa vai lá e receba né de forma definitiva então também esse é um outro perigo

um outro risco perda de medicamento devido a armazenagem inadequada vejam que a armazenagem medicamentos requer cuidados controle de temperatura controle de umidade Será que há isso a gente vê situações que o medicamento ele foi descartado porque não foi bem condicionado e por fim um último exemplo aqui de risco que pode ocorrer nessa fase de recebimento e armazenamento de medicamentos é a não realização do inventário de medicamentos se eu não tenho ali um controle bem das quantidades que foram recebidas das quantidades que foram encaminhadas e distribuídas às outras unidades saúdes eu vou ter um descontrole ali

do meu armazenamento avançada essa etapa de recebimento eu também vou ter riscos relacionados à distribuição desse medicamento Então a hora que sai do meu armazen do meu estoque geral que vai pras farmácias locais aí de cada unidade de saúde então por exemplo eu posso ter um condicionamento inadequado durante o transporte eu tenho ali vacinas que precisam estarem condicionadas a uma certa temperatura e e eu destino um transporte que não tem refrigeração ou mesmo a divisão ineficiente dos medicamentos entre unidad de saúde o posto de saúde do bairro it tupanzinho tem uma ade muito superior à

demanda enquanto que o posto de saúde do bairro e Vila Nova tem uma quantidade muito inferior à sua demanda Então eu preciso fazer uma divisão de forma eficiente e por fim os riscos relacionados ali à utilização dispensação podem ser uma falta de registro de dispensação eu distribuo dou o uso pro pro paciente ou mesmo ali pro cidadão mas eu não faço nenhum registro disso depois eu faço uma dispensação dele sem uma prescrição médica daqueles medicamentos controlados uma falta de controle do almoxarifado né Eh uma dispensação não realizada por profissionais habilitados Então pessoal vejam que a

gente identificou aqui situações que podem ensejar riscos Então como é que vocês vão realizar quando for o caso de vocês vejam só vocês vão identificar o ciclo do produto de vocês ou o ciclo do processo que vocês estão ali al realizando identificar cada etapa no caso aqui da assistência farmacêutica dos medicamentos a gente identificou o ciclo dele e foi elencando cada risco daquilo ali pra gente poder ver o que que poderia ser feito vejam que se a gente fosse realizar uma aquisição de medicamentos agora esse material aqui que a gente começou a montar que são

apenas uma relação de riscos que não são todos os riscos da assistência farmacêutica já poderiam ser adotados e a gente Já identificou aqui algumas açõ que a gente poderia adotar como preventivas para adotar e para que não houvesse e uma má contratação é a mesma coisa que vocês vão realizar aí no objeto contratual que vocês pretendem contratar ok pessoal Esse vídeo foi um pouquinho mais longo eu precisava terminar essa linha de raciocínio dos riscos e no próximo no próximo vídeo a gente vai falar sobre o método bo que que é isso aí é o famoso

método da gravata borboleta se você ficou curioso para saber o que que é o método da gravata borboleta fica com a gente aí que no próximo vídeo a gente dá continuidade até mais [Música]