[Música] a gente tem dois vídeos nesse canal falando sobre Como elaborar projeto socioambientais no primeiro vídeo a gente fala mais sobre elementos textuais a gente fala de contexto justificativa da metodologia das atividades até um pouquinho de cronograma no segundo vídeo a gente fala um pouco mais detalhadamente do orçamento como construir Como elaborar esse orçamento agora a gente vai pular para dentro da execução do projeto a gente vai estar muito feliz porque a gente teve o nosso projeto aprovado e a gente começou a executar esse projeto E aí de repente a gente se depara com a
prestação de contas e as comprovações fiscais e Todas aquelas notinhas que a gente tem que mandar para o financiador é sobre isso que a gente vai falar um pouquinho mais vamos com a gente [Música] [Aplausos] a prestação de contas é a demonstração de tudo que foi feito com os recursos que a gente recebeu é como a gente conta a história do nosso projeto a partir do dinheiro que a gente gastou prestações de contas são importantes por vários motivos para organizações da sociedade civil a prestação de contas é uma forma de dar transparência a uso dos
recursos a gente vai ver lá nos vídeos institucionais que a organização da sociedade civil ela é feita pela sociedade civil e para a sociedade civil e Muitas delas usam a prestação de contas nas suas assembleias justamente para fazer dar conhecimento aos Associados do que foi feito com os recursos naquele período o que entrou e também o que saiu ela também é importante para a gente Demonstrar com documentos o que que a gente está fazendo isso vai servir não só para os nossos financiadores que querem conhecer essa história mas também para o nosso contador o nosso
contador é quem vai transformar na verdade é quem vai manter a nossa organização dentro da legalidade a partir do momento que aqueles documentos são recolhidos enviados para os diversos órgãos e também usados para fazer cálculos de impostos e todas as coisas que envolvem a contabilidade da organização por isso tudo é que a prestação de contas e a gente ter todos esses documentos organizados é super importante nós gestão da nossa organização aqui nesse vídeo a gente vai falar de prestação de contas apenas sobre a ótica dos documentos que a gente tem que juntar e dos formatos
que a gente tem que prestar contas para os nossos financiadores a gente tem que se preparar ao longo da execução do projeto com relação ao que que a gente vai enviar para eles e cada financiador tem suas próprias regrinhas tem regrinhas com relação a periodicidade tem financiador que de prestação de contas mensal A cada dois meses a cada seis meses tem alguns que só pedem para entrada de Nova parcela dos recursos isso vai depender muito do financiador tem regrinhas específicas com relação a Que documentos enviar alguns dizem Olha você só precisa me enviar documentos de
valorizar autos outros pedem que a gente envie cada documento de cada despesa que foi realizada isso também depende do financiador uma terceira coisa é sobre os orçamentos na verdade aí a gente não tá falando de orçamento como a gente mencionou em outros vídeos a gente tá falando de cotações de levantamento de preços que a gente faz para compra de materiais e Para prestação de serviços tem financiador que pede que cada despesa que seja realizada venha com levantamento de preços que comprova que aquele é o produto mais barato a prestação de contas consiste normalmente na gente
preencher uma planilha envia a documentação para o financiador Para comprovar o que que a gente gastou de acordo com cada linha daquela planilha essa planilha tem que conversar diretamente com a execução do nosso projeto a gente vendo as primeiras colunas que a gente tem que indicar o item do orçamento que é a mesma coisa que rubrica a gente está indicando dentro daquele orçamento O que que a gente está executando E aí tem a parte da rubrica e embaixo a gente tá descrevendo cada uma das despesas que foi realizada naquela rubrica logo em seguida a gente
tem o tipo e o número da comprovação fiscal a gente vai indicar se é uma nota fiscal e vai colocar Nota Fiscal e o número se for um cupom fiscal o cupom fiscal e o número para algumas despesas a gente fala de recibo isso tudo a gente vai falar um pouquinho mais ao longo do nosso vídeo a gente tem também ainda nessa planilha a data em que esse comprovante foi emitido e o valor porque foi efetivamente aplicado no projeto e logo ao lado a gente tem qual foi o valor previsto no orçamento aí a gente
vai poder fazer uma comparação de quanto a gente pensou que ia gastar e quanto é efetivamente foi gasto isso é importante para a gente é importante também para o financiador a gente resgata aqui uma reflexão que a gente tem feito ao longo desses desses vídeos de que a gente pode aumentar ou diminuir a execução do nosso projeto de acordo com o que foi gasto essas duas colunas assim juntinhas indicam para a gente que a gente está gastando mais do que a gente tinha previsto ou menos do que a gente tinha previsto se a gente tá
gastando mais a gente vai ter que ajustar o nosso projeto para a gente executar de acordo com o valor total que é permitido aplicar em cada projeto Mas se a gente tá gastando menos a gente Possivelmente vai poder fazer mais atividades ainda dentro desse mesmo projeto porque a gente está conseguindo gastar menos recursos importante a gente destacar que cada uma dessas mudanças tem que ser conversada e tem que ser acordada com os nossos financiadores durante a implementação do projeto a organização deve evitar ao máximo e regularidades financeiras por irregularidade financeira a gente está se referindo
a toda atitude que possa ser vista como roubo fraude apropriação indevida de recursos corrupção qualquer coisa que a gente veja que está acontecendo na execução do nosso projeto e que a gente enxergue de uma forma suspeita deve ser imediatamente informado ao fundo casa para que as providências sejam tomadas uma ferramenta interessante que pode ajudar a gente na execução do nosso projeto é o levantamento de preços no vídeo sobre orçamento a gente já falou um pouquinho sobre isso o fundo casa ele não obriga que sejam enviados os três orçamentos ou três levantamentos de preço de determinados
materiais ou itens mas a gente encoraja que as pessoas façam pesquisa de preço a pesquisa de preço serve para a gente conseguir o melhor negócio para nossa organização quando a gente pesquisa preços a gente consegue fazer melhores escolha a gente consegue encontrar melhores preços e muitas vezes a gente consegue também fortalecer a comunidade a gente sabe que nos programas do fundo casa Fortaleza e a comunidade é uma coisa muito importante então nem sempre o menor preço vai ser o melhor para nossa para o nosso projeto e para o nosso organização mas o levantamento de preços
ajuda a gente a fazer essas escolhas apresentação de três levantamentos de preço não necessariamente é obrigatório para todos financiadores a gente já falou um pouquinho disso no vídeo anterior do orçamento mas é importante a gente repetir que o levantamento de preços para alguns financiadores ele pode ser obrigatório mesmo antes do projeto ser aprovado então é uma boa prática de gestão que a gente encora todas as organizações que possam vir adotar para completar essa parte de prestação de contas a gente vai falar um pouco das comprovações fiscais é com ela que a gente está garantindo que
todas as partes do processo estão agindo dentro da legalidade e recolhendo seus devidos impostos é muito importante a gente fazer uma observação aqui o imposto Ele termina agregando um valor determinados itens mas é importante a gente dizer que o imposto ele é parte daquele custo ele é o real valor daquele objeto ou daquela contratação de prestação de serviços ou de um de recursos humanos a gente sempre tem que prever o imposto no nosso orçamento a gente não pode achar que se a gente não pagar o imposto a gente está otimizando o uso do recurso então
o documento fiscal válido ele indica não apenas se os impostos foram recolhidos e eles estão dentro da legalidade mas também o motivo daquela transação quem recebeu e quem pagou quem tira a nossa dúvida se aquele documento que a gente está considerando é um documento fiscal válido é a nossa contabilidade muitas vezes a gente acha que só nota fiscal ou cupom fiscal é um documento fiscal válido Mas isso não é sempre assim para algumas transações são aceitos recibos a gente vai falar um pouquinho mais sobre documentos fiscais válidos a partir de agora para transações com pessoas
jurídicas empresas organizações é sempre necessário e apresentação de uma nota fiscal ou de um cupom fiscal é esse documento que comprova aquela transação a nota fiscal pode ser de uma empresa constituída mas também pode ser de um microempreendedor individual o mei a gente sabe que nem todas as pessoas que prestam serviços tem comprovações fiscais fora faz isso ainda mais comum que as pessoas tenham dificuldade de apresentar essas comprovações fiscais isso tem que ser olhado com muito cuidado e caso a caso essas dificuldades é muito importante serem relatadas para o financiador e também conversadas com o
nosso contador já a contratação de pessoas físicas ela envolve uma série de benefícios que são previstos na legislação brasileira a gente pode contratar pessoas físicas através da CLT que a carteira de trabalho como a gente conhece mas existe também o recibo pelo pagamento de autônomo o rpa é muito importante principalmente nessas relações a gente está muito em contato com o nosso contador porque é ele que vai fazer o cálculo de todos os recolhimentos que são essenciais na contratação de pessoa física isso envolve INSS envolve FGTS isso a gente não pode abrir mão desses recolhimentos para
a gente manter a legalidade da nossa instituição uma que é muito comum é a emissão de nota fiscal avulsa só que cada município tem sua própria regra para emissão de nota fiscal avulsa e a gente tem que conversar com o nosso contador para ver qual é a regra em nosso município é muito importante a gente observar que na maioria das vezes mesmo com a emissão da nota fiscal avulsa a gente vai precisar fazer os recolhimentos dos impostos que dizem respeito à prestação de serviços por pessoas físicas que é INSS e FGTS e outros impostos e
benefícios que são previstos e calculados exclusivamente pelos contadores para a gente poder fazer os devidos pagamentos quem faz esse pagamento somos nós que estamos contratando aquele serviço Então como regrinha geral a gente tem que para contratação de pessoas de serviços ou para compra de produtos a gente precisa na relação com pessoas jurídicas de um de uma nota fiscal de um cupom fiscal mas quando é que os recibos são válidos os recibos Normalmente eles são válidos quando a gente não tem nem a contratação de serviços nem a compra de produtos e aí a gente tem que
refletir Quando é que a gente não está nem contratando um serviço nem comprando um produto Normalmente quando a gente aluga coisas a gente tem uma relação que aceita recibos E aí gente de novo é muito importante a gente destacar que a nossa relação com o nosso contador é essencial para confirmar a possibilidade dessas relações dessas relações em que os recibos são válidos recibos eles são reconhecidamente válidos quando a gente está fazendo aluguel de carro aluguel de barco quando a gente está usando táxi ou usando esses aplicativos de mobilidade quando a gente faz aluguel de máquinas
e equipamentos quando a gente compra passagem de avião ou de ônibus normalmente serve um recibo junto com o cartão de embarque Esses são alguns exemplos em que é um consenso de que os recibos são válidos mas e os recibos servem também Para comprovar ajuda de custo ou diárias Esse é uma perguntinha que sempre surge nas oficinas que a gente ministra junto com o fundo casa ajuda de custo normalmente é quando a pessoa vai fazer uma atividade a serviço da organização e ela precisa custear algumas coisas que não necessariamente dizem respeito à execução do projeto ela
precisa de transporte para ir e voltar ela precisa de alimentação às vezes essa ajuda de custo é dada até para os próprios beneficiários né a gente tá ajudando se a gente tá fazendo um projeto com agricultores ajuda de custa direto para eles se a gente está fazendo um projeto com jovens com mulheres ajuda de custo é direto para eles as diárias dizem respeito a viagens que pessoas da organização vão fazer também a serviço da organização e servem para pagar os pedágio e pagar alimentação pagar o transporte na letra da lei de acordo com a legislação
vigente a pessoa tem que assinar um recibo de que recebeu o recurso para ajuda de custo ou então para diárias de viagem só que posteriormente a pessoa deveria conseguir comprovar todos os gastos com notas ocupantes fiscais então se a pessoa foi no Hotel se a pessoa fez Lanches ela tem que ir pegando todas essas notinhas para juntar e comprovar o uso do recurso de acordo com aquela destinação de ajuda de custo ou de diária mas de novo gente a gente sabe que muitas vezes a gente faz viagens a gente faz atividades em locais onde nem
todas as pessoas conseguem fornecer essas notas ocupam fiscais Então a gente tem que sempre conversar com o contador e com financiador para ver até que ponto a gente pode manter apenas aquele recibo de ajuda de custo ou de Diários de viagens Raul Torres que é parceiro do fundo casa e parceiro da C nesse projeto boas práticas de gestão ele tem três regrinhas básicas que ele acha que toda irregularidade ou na prestação de contas ou na contabilidade tá relacionado a descumprimento de uma ou mais dessas regrinhas A primeira regrinha é tem a documentação fiscal de todas
as despesas a segunda regrinha é todas as despesas precisam ter uma relação com o objeto do projeto e o objeto da organização a gente não pode sair fazendo despesas que não tem nada a ver nem com a nossa organização nem com o nosso projeto e a última regrinha é tratar todos com iguais e não como exceções a gente não pode por exemplo achar que porque uma pessoa gestora do projeto que a gente pode pagar um pouco a mais essa pessoa pagar ela diferente de outras pessoas que estão recebendo pelo projeto Porque isso pode configurar uma
daquelas práticas lá que a gente falou que deve reportar o fundo casa na hora que a gente trata todos como iguais mesmo aquelas pessoas que já tenham a relação antiga com a organização Ou aquelas pessoas de quem a gente tem muita confiança a gente tem que tratar como iguais todas as pessoas que têm relação com a nossa organização e com o nosso projeto a gente diminui muito a possibilidade de alguma coisa dá errado a prestação de contas é uma parte super importante não só para cada um dos nossos projetos mas também para nossa organização o
ideal é que ela seja feita sempre que a gente tiver novas despesas a gente falou um pouquinho mais lá atrás de como cada financiador pede prestação de contas em um determinado momento tem financiador que só pede prestação de contas lá no final do projeto só que se a gente deixar para juntar todas as documentações fiscais depois que a gente já executou o projeto por 12 meses a gente já vai ter esquecido muita coisa que a gente fez lá no primeiro mês então é bom a gente fazer e manter essa documentação da prestação de contas sempre
atualizada uma outra coisinha que costuma acontecer muito é que a gente pega os cupons fiscais que são aquelas notinhas que vem no que se chama de papel térmico a notinha que a gente recebe no supermercado uma notinha que a gente recebe no posto de gasolina em alguns comércios quando a gente faz compras a gente recebe o cupom fiscal e a gente vai guardando todos elas juntas coloca um clipes e no final do período a gente vai olhar aqui achando que tem as comprovações fiscais enquanto a gente vai ver todas elas estão apagadas então a gente
registrar todos esses documentos salvar no computador tentar organizar isso em pastinhas porque a gente não vai enviar mais esses documentos físicos hoje a gente envia tudo por e-mail é essencial para a gente manter organização do projeto um outro aspecto interessante é que o levantamento de preços ele pode gerar boa surpresas se a gente toma cuidado e faz o levantamento de preços a gente pode conseguir gastar menos e aumentar o número de pessoas que a gente está beneficiando com o nosso projeto por outro lado muitas vezes na hora que a gente está fazendo a prestação de
contas a gente identifica que a gente gastou a mais Então se a gente vai fazendo mês a mês pelo menos essa prestação de contas isso vai evitar que a gente estoure o orçamento do projeto o que que isso quer dizer que talvez não tenha recurso suficientes para a gente fazer o que a gente queria fazer a gente sabe que em momentos em que a gente está com o Brasil mais relacionado a gente vai ter previsto que ia gastar x e um determinado item esse item pode ter aumentado muito e aí na hora de executar o
projeto a gente não vai conseguir executar da forma como a gente tem a previsto então é muito importante a gente fazer essa prestação de contas e o acompanhamento orçamentário que a gente vê se a gente está cumprindo o nosso orçamento sempre que a gente fizer novas despesas assim a gente evita de estourar né de gastar a mais do que a gente está previsto [Música]
