si ustedes como la mayoría de los gerentes no hay habilidad más importante ciertamente ninguna habilidad es más visible que su habilidad para comunicarse ya sea para una conversación frente a frente una pequeña junta departamental o una presentación concurrida a toda la compañía o a un importante grupo de clientes actuales o potenciales las habilidades oratorias efectivas son definitivamente esenciales para un gerente su habilidad para comunicarse también está muy vinculada a otra importante habilidad gerencial para delegar por ejemplo o motivar a su gente y qué tal para hacer algunos cambios en ese ambiente notablemente cambiante ninguna de
esas cosas podrán hacerse correctamente sin una habilidad efectiva para comunicarse en esta sesión veremos importantes principios de comunicación y técnicas significativas en siete áreas para mejorar sus habilidades oratorias y de comunicación actuales estas siete áreas incluyen conocer a su Público número dos conocer su objetivo número tres conocer y controlar su ambiente número cuatro prepararse para hablar número cinco tener habilidades en el escenario es decir qué van a hacer cuando se encuentren de hecho en el escenario número seis usar encuestas y evaluaciones de manera efectiva y finalmente El Siete controlar sus nervios todos tendrán oportunidad de
interiorizarse en Estos principios y practicar estas habilidades en la sección de seguimiento recurran a su guía de notas y siéntanse libres para Añadir notas y se les ocurre una idea al revisar cada una de estas secciones sección número uno conozcan a su público Aquí les sugiero que sigan la regla de platino más que la de oro en cualquier comunicación todos conocemos la regla de oro pero Tony Alexander en su libro llamado la regla de platino señala Cuál es esta primero veamos la regla de oro la regla de oro nos dice claramente Haz a otros lo
que quisieras para ti dónde está el énfasis aquí el énfasis está en usted la regla de platino cambia eso la regla de platino dice Haz a otros lo que ellos quisieran para sí En otras palabras en lo que concierne al proceso de la comunicación concéntrense en la otra parte y háganla sentir cómoda esto significa que tal vez debamos frenar a veces y tal vez acelerar o manejar las cosas de otra forma para hacer sentir a alguien cómodo De qué otra manera podemos conocer al Público con el que Vamos a comunicarnos si usted está hablando con
un grupo le sugiero que hable con los líderes tenga listas algunas preguntas averigue detalles de ese grupo para que conozca sus necesidades otra cosa que podemos hacer es ver material impreso hay algo que podría ayudarlo a estudiar ese grupo en particular O tal vez datos de la red que le den más información sobre ese grupo Mientras más sepa de ese grupo mejor será la presentación que les haga otra cosa que usted puede hacer es aprender de los mismos participantes a veces recorro grandes distancias para hacer una presentación no me es posible llegar con anticipación pero
puedo hacer llamadas telefónicas y normalmente tengo una lista de preguntas que me gustaría hacerles a las personas y que me dan las clave sobre sus necesidades en relación con mi tema algo más que pueden hacer es lo mismo que yo hice cuando llegué aquí lo recuerdan yo conversé con todos los que pude entre ustedes desarrollamos una especie de relación descubrí algunas cosas sobre ustedes eso crea un vínculo y ayuda a conectarse con el público otra cosa que pueden hacer es observar lo que sucede antes de la presentación quiero que sean capaces de relacionar eso de
construir puentes entre lo que ha pasado antes y lo que están haciendo ahora quiero que entiendan que lo que ha sucedido los ayudará a tener una comunicación más efectiva número dos conocer el objetivo de de su presentación yo sugeriría que escriban una oración sencilla que defina claramente lo que quieren lograr con esa presentación Déjenme darles un ejemplo yo tengo eso para esta presentación mi propósito global es mejorar las habilidades oratorias y de comunicación compartiendo principios en siete diferentes áreas importantes Ese es el objetivo específico sin embargo creo que de venir más allá hablemos de los
objetivos de comportamiento para cada sección es lo que el grupo podrá saber hacer o sentir después de oír su presentación tengo dos objetivos de comportamiento específicos para esta parte de mi presentación número uno los participantes serán capaces de redactar en una simple oración el propósito general de su plática si son capaces de lograr eso yo habré alcanzado mi en esa área mi segundo objetivo de comportamiento para esta sección es que los participantes sean capaces de señalar sus objetivos de comportamiento es decir lo que el grupo será capaz de saber hacer o sentir después de la
presentación la tercera gran área hablemos simplemente de conocer y controlar su ambiente es extremadamente importante es decir si estamos hablando de una situación frente a frente o de una situación de grupo por ejemplo Ted en esta situación Yo estoy aquí parado enfrente de ustedes así y parado aquí arriba Quién tiene el poder en esta situación particular yo pero tal vez quiero que Ted se sienta un poco más cómodo en esta situación podría lograr eso simplemente bajando a este nivel o incluso colocándome más abajo que él dejaría que él se sintiera poderoso en la situación ustedes
saben que esto se aplica en cualquier ambiente cerrados supongamos que estamos en un ambiente de oficina y supongamos que yo he tomado esta posición la posición de poder en esta silla y una silla con respaldo alto poder si tú te sentaras abajo Ted esta sería una situación mucho más poderosa para mí podría hacerte sentir más cómodo haciendo que te sentaras en esta silla de aquí y si quisiera crearte un ambiente todavía más cómodo podría mover esa silla de ahí y bula junto al escritorio y ya no habría escritorio en medio de nosotros y todos estaríamos
más cómodos otra cosa que podemos hacer para controlar el ambiente en una situación de uno a uno sería tomar otra silla Y en lugar de permanecer tras el escritorio acercarme y sentarme con usted en términos de igualdad por aquí ustedes crean el ambiente en las situaciones frente a frente pasemos del ambiente de uno a uno a las salas de juntas básicas hay un principio importante en el que debemos pensar cuando estemos hablando con cualquier grupo este principio básico es este mantengan al público tan junto y tan cercano a ustedes cómo les sea posible observemos varios
diseños de salas de juntas supongamos que estamos en una de tipo rectangular quiero preguntarles pensando nuestro principio básico colocarías al orador aquí con la audiencia colocada de este modo o colocar al orador aquí con la audiencia de este modo la respuesta a eso es que lo mejor sería colocar al orador aquí porque eso nos permitiría colocar a la gente alrededor del conferencista de esta manera pondríamos filas por aquí y lo más lejos que estaría una persona del orador en esta posición sería por aquí atrás una mucho mejor situación pero francamente Esa no es la mejor
forma de preparar esa sala Recuerden que dijimos que queremos mantenerlos lo más cerca posible del orador si colocamos al orador aquí yo sugiero que lo colocá vamos en forma de espiga sin filas en medio sino con las filas colocadas así de esta [Música] manera se llama forma de espiga ahora ya sea en un salón de clases como este con un escritorio frente a ustedes o ya sea en un ambiente de escenario sin emplear escritorios el ambiente dependerá de lo que ustedes necesiten apuntar cada uno de ustedes está tomando notas es una situación cómoda así que
mejor Dejémoslo así si no necesitaran escribir si fuera una presentación más estimulante de la que estoy brindando hoy francamente preferiría que estuvieran más cerca de mí y eliminaría las mesas que la gente permanezca lo más cerca posible de ustedes hay otra cosa que deben recordar al preparar una habitación supongamos que este salón es para 75 personas y ustedes creen que van a asistir aproximadamente unas 50 les hago una sugerencia busquen la forma de bloquear o retirar las sillas de las últimas filas eso mantendrá la gente más cerca de ustedes podrán ver que en este ambiente
con esta intimidad con la cercanía que tenemos se genera el ambiente que buscamos revisemos otras dos propuestas para montar una sala supongamos que tenemos una sala como esta digamos que tiene forma de u en su diseño Un diseño muy efectivo con la gente sentada por fuera sería la de la u por aquí para un orador que se puede mover dentro de esta u y comunicarse con cada individuo como si fuera de uno a uno y por supuesto cada uno de ustedes sentado alrededor de la mesa podrá ver a los demás e interactuar con todos en
la habitación otro diseño de salas es el de las mesas circulares normalmente no me gusta pero a veces es necesaria para funciones alimenticias la razón por la que no me gusta es porque a la gente se le dificulta sentarse en esas mesas y uno no puede acercarse a ellos eso se vuelve un factor importante otra cosa que deben recordar es siempre llegar temprano si van a dar una plática deben revisar el diseño de su sala y reacomodar la si es necesario Eso hará la diferencia en su efectividad como oradores algo más que debemos considerar es
el uso de gafetes es virtualmente imposible que ustedes aprendan el nombre de todo el público pero pueden asegurarse de que todos porten un gafete con su nombre pueden fijarlo con un ganchito o colgarlo del cuello lo que les parezca apropiado observen Cómo es difícil leer este desde su lugar pero este tiene mi nombre de pila con letra grande y permite que el orador conozca los nombres de todos O tal vez quieran usar una tarjeta y simplemente colocarla frente al individuo también debe leerse el nombre de pila claramente para poder interactuar de ser necesario Y qué
tal la iluminación como parte del ambiente extremadamente importante y el principio básico aquí es disponer de toda la luz que sea posible sobre todo iluminando al orador Qué pasa cuando no tenemos suficiente luz pueden ver cómo me pierdo en este lugar es muy importante y es una de las cosas que tendrán que revisar en la sala que esté tan iluminada como sea posible qué tal su ropa de nuevo es un principio básico vístanse un poco mejor que su público si ellos están vestidos de manera informal supér enlos un poco si están vestidos de manera formal
asegúrense de vestirse al menos de manera tan formal como las personas del público Y qué hay del color hay un motivo por el que estoy usando esta ropa hoy el azul oscuro en un hombre o una mujer proyecta poder particularmente con accesorios contrastantes observen esta corbata roja es para que pueda proyectar poder tal vez prefieran proyectar calor y amistad Ted es un buen ejemplo de eso hoy está usando tonos muy parecidos a la Tierra y eso es tibio es amistoso y a veces ustedes querrán proyectar eso en su manera de vestir calor y amistad seleccionen
su ropa para lograr lo que quieren lograr Y qué tal la introducción es sumamente importante si necesitan hacerla quién debe prepararla Ustedes deben prepararla porque quieren lograr un par de cosas con esa introducción querrán decir lo que los califica para hablar a este grupo en particular sobre este tema en particular lo segundo que deben hacer es fijar el modo como ejemplo en la mayoría de mis introducciones Procuro tener un buen humor porque quiero que el público sepa que nos vamos a divertir en esta presentación qué hay del uso de un atril alguna vez han hablado
desde un atril como este bien pueden hacerlo les da la ventaja de tener notas aquí a las que pueden hacer referencia pero también tiene sus desventajas tal vez prefieran bajar del atril es más cómodo en un ambiente más relajados si yo me muevo de ahí usted para lograr lo que busca lograr en su plática necesita decidir si quiere usar un atril o si quiere hablar sin atril lo que podría ser un poco más difícil en algunas situaciones Y qué tal los micrófonos si estamos hablando desde un atril normalmente tenemos un micrófono en frente y es
importante que lo usemos correctamente Pero eso no nos limita tal vez prefiramos usar un micrófono móvil que lo podamos llevar a todos lados y así sentiremos que nos da poder usando un micrófono móvil pueden sentirse muy cómodos otra cosa que pueden hacer con un micrófono como este es que pueden hablar muy muy bajo con tal de solo acercarse el micrófono a la boca todos podrán escucharlo es fácil para mí ajustar mi volumen con un micrófono de mano Sería más difícil con un micrófono fijo Aunque el micrófono fijo al cuerpo me da otras ventajas Me permite
desplazarme Me permite ajustar mi equipo audiovisual usar una cartulina o cualquier otra cosa que yo quiera me permite tomar mi cuaderno de notas para usarlas cuando sea necesario hablemos de la cuarta área prepararse para hablar No cabe duda que usted necesita experiencia en el tema necesita entenderlo muy bien y tiene que estar efectivamente preparado No creo que tenga que hablarles de eso pero quiero sugerirles que comiencen pronto el proceso de preparación para que tengan tiempo de investigar de acomodar sus ideas de moldear su pensamiento piensen qué lugar ocupan en el programa quién los antecede y
quién los sigue Y cómo pueden unir esos temas hablemos ahora de algunas formas para preparar notas existen siete maneras distintas de preparar notas pueden escribirlo todo eso no lo recomiendo porque hay una tendencia a leer cuando se tiene eso la segunda y la más común es hacer un bosquejo con palabras clave y que puedan revisar y saber en qué parte de la presentación se encuentran si tienen un bosquejo tendrán algo que seguir la tercera es que pueden usar una guía de notas como la que yo preparé para ustedes iré con frecuencia a esa guía Y
ustedes pueden hacerlo también eso nos ofrece un apoyo algo en lo que pueden referirse para recordar las cosas importantes que quieran recordar otra cosa que pueden tener es un rotafolios y en ese rotafolios pueden tener no solo un bosquejo y cóm lo van a presentar a la gente sino también pequeñas notas que al verlas les recordarán algunas historias que querían usar otra forma de hacerlo es utilizar un proyector de acetatos la ventaja de utilizar un proyector es que nos permite eliminar acetatos que ya no quieran utilizar y eso les da flexibilidad de no tener que
usar diapositivas en su presentación Aunque es un instrumento excelente si usted sabe que va a señalar todos los puntos que desea Resaltar lo último que pueden usar es una computadora programada en la mayoría de mis presentaciones la uso me permite gran flexibilidad y variedad en lo que presento incluso puedo hacer un video o presentar gráficas y cuadros y todo en una misma exposición Probablemente lo más importante de lo que hablaremos Serán las dos cosas finales en el proceso de preparación quiero que visualicen todo lo que quieren que suceda saben que durante las dos semanas pasadas
los he visualizado ahí sentados viendo mi presentación mientras la practicaba y la practicaba y la practicaba y saben qué estaban tan emocionados en esas prácticas como los veo ahora el poder de la visualización pueden imaginar la diferencia entre un individuo que dice estoy preocupado por mi presentación y que solo se preocupa y piensa en todo lo malo que puede pasar que solo piensa en eso contraste en eso con otro presentador que ha decidido usar la visualización positivamente y practicar positivamente maravilloso de la práctica ante un público imaginario es que siempre hacen exactamente lo que ustedes
quieren véanse haciendo eso será un paso enorme para convertirse en oradores efectivos la quinta sección habilidades efectivas en el escenario qué van a hacer cuando se paren en el escenario lo más importante que puedo decirles en esta área es que tengan un comienzo fuerte y que sepan lo que van a decir al principio voy a darles un ejemplo hace muchos años cuando comenzaba mi carrera decidí utilizar la evaluación que siempre uso al principio y Durante un mes usé los 2 minutos iniciales para decir podrían tomar el lápiz de su mesa y calificarme en todas las
áreas que gusten en la forma de evaluación les pedía que lo olvidaran y al final de la presentación les pedí a todos que usaran una pluma e hicieran la evaluación final Mi pregunta es qué tan distinta era la evaluación en los 2 minutos iniciales y después de una hora 2s horas o 3 horas de presentación lo interesante es que había muy poca diferencia la gente hace un juicio rápido de ustedes en el escenario asegúrense de tener un inicio fuerte y atraigan la atención particularmente al principio por ejemplo cuando uno se presenta en el escenario una
la pausa puede ser muy fuerte eso indica que me siento cómodo Y otras pausas durante la plática pueden indicar que me siento cómodo algo más que pueden hacer es variar el ritmo el volumen o el tono a veces querrán moverse muy rápido pero otras veces querrán hacer algún énfasis o querar que su voz sea más profunda y fuerte o un poco más alta variar ritmo volumen o tono puede llegar a ser muy importante lo tercero que atrae la atención es recordar historias y ejemplos Yo veo una chispa en sus ojos cuando les narro una historia
particular la gente recuerda las historias se pueden vincular historias y ejemplos en puntos importantes eso hará la diferencia en su efectividad como buen orador otra cosa que es sumamente importante es el contacto vis notarán que he tratado de encontrarme con los ojos de todos durante el curso de esta presentación necesitamos escoger partes diferentes del público y a veces es importante detenernos en una persona más tiempo de lo que creen es una técnica muy poderosa el contacto visual indica interés y el contacto visual me dice qué están pensando porque puedo leerlo en su mirada Con qué
no deben hacer contacto visual les diré que en toda audiencia puede haber personas que no estén poniendo atención pueden que sí pueden que no concéntrense en la gente que les está dando la respuesta que quieren de esa audiencia Y qué tan los gestos y el movimiento corporal ustedes me ven moverme por el escenario hacer cosas distintas creo que lo más importante que puedo decirles es que hagan lo que sientan más natural observen a otras personas imí tenlas si quieren Pero hagan lo que les parezca cómodo los movimientos corporales son muy importantes pero también lo son
las expresiones faciales uno dice muchísimas cosas con su rostro algo más de lo que debemos hablar es la magnitud de sus gestos en un grupo pequeño los gestos pueden ser pequeños Mientras más grande sea en el grupo y la sala mayores tendrán que ser los gestos y tendrán que sentirse naturales y verse naturales en esa situación pero tienen que ajustarse al tamaño del grupo Cómo no rebasar el tiempo de la presentación lo que yo hago es medir cada sección de la presentación y saber dónde estoy Y dónde necesito terminarla y utilizo mi reloj a veces
cuando levanto mi mano estoy echando un vistazo para saber en qué parte voy pero también sé por mis notas y por mi memoria dónde tengo que estar para poder ajustarme agreguen un poco más un poquito más para no cortar ese poderoso cierre que puede ser efectivo y qué tal la participación del público Mientras más involucre el público mejor ya sea con preguntas comentarios o aportaciones Pero por supuesto que eso Tiene sus riesgos hay que ser cuidadoso para que nadie monopolice la presentación ni los lleve a una dirección a donde no quieren ir si van a
hacer preguntas pidan las respondan por escrito para que puedan seleccionar las respuestas piensen con antelación Cómo poder controlar la participación del público finalmente tengan un cierre fuerte tengan un tiempo de reserva para que ustedes no tengan que apres la conclusión para que puedan lograr lo que ustedes quieren pasemos a esa sexta área tan importante el uso de encuestas y evaluaciones una interesante historia hace poco uno de nuestros mejores oradores en una de nuestras reuniones nacionales de la asociación dijo que Las evaluaciones eran tan importantes para él que se había involucrado con un club de encuestas
un club de encuestas es una organización internacional Así que tienen presencia en casi todos los países los exhorto a ingresar a un club como ese para que puedan practicar Y ser evaluados porque yo he visto a oradores incluso los mejores profesionales usando entrenadores gente que los ayuda los he visto revisar encuestas y evaluaciones escritas porque la gente les dice lo que les gusta y lo que no les gusta sobre todo si los estimulan con la forma correcta me encanta la pregunta qué les gustó más de mi presentación y también la de qué cambiarían de la
presentación y qué les gustó menos eso los obliga a hac críticas constructivas en el proceso para que usted mejore sus habilidades oratorias hablemos de la sección final controlar los nervios No sé ustedes pero conozco estudios que demuestran que pararse frente a un grupo es una de las situaciones más aterradoras que pueden existir aquí hay cuatro sugerencias para superar los nervios primero que nada les sugiero que se preparen de más comiencen a tiempo y asegúrense de que están preparados cuando uno está preparado no deben temer segundo practiquen la práctica hace maravillas siempre que estoy hablando con
una audiencia imaginaria esta reacción exacta amente de la forma en que quiero que reaccione Y saben qué cuando practico lo suficiente esa técnica la audiencia real responde exactamente de la misma forma tercero ofrezcan expectativas y visualización positivas En otras palabras véanse a sí mismos haciendo exactamente lo que quieren lograr véanse haciendo los gestos véanse planteando los puntos véanse comunicando de la forma en que necesitan comarse en ese ambiente pero la cuarta sugerencia es la más importante olvídense de sí mismos por su objetivo la única razón por la que uno siente miedo en el escenario es
porque se concentra en sí mismo tenemos que concentrarnos en la audiencia y en el objetivo que queremos lograr si se olvidan de sí mismos por no importará que más seda hemos hablado de siete áreas importantes en las que yo sé que todos podemos mejorar es un proceso constante y aunque yo he estado en el negocio de la oratoria por casi 20 años sé que aprendo con cada presentación y cada evaluación tuve una experiencia interesante hace varios años mi familia dio una presentación mis cinco hijos a la vez a la asociación Nacional de oradores mi hijo
de 10 años Troy se me acercó después de la presentación y me dijo papá eso Fue genial Algún día voy a volver a esta organización para hacer una presentación yo solito Yo pensé Ay no Troy eso no va a pasar en un futuro cercano pero 2s años después ese niño que entonces ya tenía 12 años Troy estaba presentándose ante toda la asamblea general de la asociación Nacional de oradores más de 1000 profesionales de la oratoria y yo pensé Dios mío qué nervios yo jamás he hecho eso y ahora está aquí mi hijo de 12 años
haciéndolo pero Troy era lo opuesto él se había preparado en todas las áreas de las que hemos hablado hoy y sobre todo se había visto a sí mismo presentándose de manera efectiva recuerdo que le pregunté si estaba preocupado y él me dijo no no lo estoy cuando termine todos estarán ovacion Qué pasó cuando Troy terminó ese día 1 más de 1000 oradores profesionales brincaron de sus asientos y le dieron una ovación Por qué ovacionaron a Troy porque aprendió las siete áreas importantes de una plática efectiva número uno conozcan a su Público número dos conozcan su
objetivo número tres conozcan y y controlen su ambiente número cuatro Prepárense número cinco usen habilidades efectivas en el escenario número seis usen encuestas y evaluaciones y número siete controlen sus nervios como lo hizo Troy usted también puede hacerlo sea usted mismo descubra lo que hace a un gran orador y usted también será más efectivo para conectarse y comunicarse con su audiencia [Música] [Música]
