Transição para o Escritório Digital - Fase de Adoção

e como começar a televisão do seu escritório tradicional para o digital Esse é o tema do vídeo de hoje é e aqui falamos direito tecnologia e gestão que gostaria inscreva-se em 2013 e um livro chamado tomou Liars advogados da manhã era cheio de inovação ideias absurdas para efe mas que são hoje nosso cotidiano o nome do livro poderia se chamar advogados de hoje e daqui uns dias a mais os advogados de ontem advocacia tradicional está caindo em desuso porque a grande maioria dos escritórios está mais eficiente com a inclusão de novas tecnologias que a companhia

estima-se que Cerca de 80 mil advogados brasileiros acima de 55 anos pararam de advogado por não se adaptar a essa nova realidade escritório tradicionais tem adesão nenhuma tecnologia São cada vez mais raros em pleno processo de extinção o escritório presidencial a base do trabalho da equipe ao imóvel onde eles se localizam onde todos se encontram para se comunicar no dia a dia que trabalhar aqui no digital a plataforma que serve de base ao software jurídico que toma o lugar do e como elemento principal dos cartórios primeiro passo a transmissão do escritório digital portanto é a

migração de dados e documentos para essa plataforma escolhido centralizar todos os dados de clientes processos agenda tarefas e financeiro sem deixar nenhum dado de Fora a digitalização de todos os documentos do Arquivo Morto é igualmente importante comece determinando que todos os novos documentos de clientes sejam anexados a Cláudia do escritório sem exceção depois avalia a possibilidade de digitalizar o arquivo físico inteiro o arquivo morto com cinco armários ocupa no mínimo 12 metros quadrados e demanda ainda Manutenção e limpeza todo mês só ir o curso não baixa de um terço do salário mínimo na ponta do

lápis podendo chegar até 1 salário mínimo dependendo do bairro se localiza o escritório só o custo mensal para colocar na nuvem é cinco vezes menor e sem falar o tempo perdido em todos os colaboradores Indo atrás dos documentos lá no Arquivo Morto o prédio Econômica garantiu a validade Idêntica nos documentos físicos e digital é claro que a curso digitalização e todo o trabalho para fazer isso mas tire da cabeça a ideia de contratar uma pessoa para fazer isso para seu escritório a empresas que fazem muito bem feito a um preço muito barato você precisar eu

levo até o seu escritório as máquinas e digitalização da documentação e ainda salvam as pastas reais com espelhamento na Cláudia da TV Box e permitem o pagamento do serviço em muitas parcelas não vejo por cento das vezes o retorno sobre esse investimento leva menos e seis meses Vou deixar na descrição aqui a indicação de empresas de confiança para realizar esse trabalho mas também existem outras empresas que você pode encontrar em cada estado recomendo que não coloque os documentos em uma Cloud comum com o Google Drive Dropbox e um drive prefiro uma Cláudia integrado ao software

jurídico Ele que escolheu outro que não seja TV Box que eu acho bem difícil né mas isso é essencial para produtividade ao e a cobrança de honorários no Boleto ou no cartão de crédito é outro ponto importante o seu escritório parcela os honorários em 10 vezes por exemplo para 30 clientes por mês em 10 meses serão 300 cobranças por mês que é impossível de fazer isso manualmente em automatizar a emissão das cobranças e envio EA baixa no sistema a integração do software com os tribunais é fundamental também para não largar alguém para copiar e colar

as intimações o sistema outro Acredito que ainda tem gente que imprimir as intimações e vai largando na mesa de cada um não é sério foi muito amadorismo a tecnologia precisa substituir o trabalho do responsável pela intimação de copiar e colar e trazer automaticamente todos os despachos do juiz e intimações para dentro do sistema evitando essa perda de tempo automatizar o controle de intimações é o passo 1 da organização passo 2 é implementar o sistema de prazo fatal automatizar o riso na véspera do prazo fatal por e-mail e mensagem no celular assim o gestor do escritório

pode ficar tranquilo com os prazos mesmo que a equipe inteira esteja trabalhando em casa porque ele sempre vai ser avisado pelo sistema Se alguém for descumpriu o prazo temos um vídeo aqui no canal de italiano esse sistema Vou deixar na descrição e uma vídeo aula sobre Controladoria jurídica digital que vale a pena assistir no digital a necessidade de sair do controle de horário porque é impossível fazer isso remotamente e migrar para um controle de tarefas entregues essa solução a melhor forma de fazer isso é o que o consultor em inglês Richard seus cards chama de

fragmentação serviço jurídico criando uma lista completa de tarefas antecipadamente que são usadas para o decorrer da operação do escritório né gerando vários lados a atribuição e o cumprimento de tarefas se transforma no principal meio de comunicação da equipe do escritório que não está a presencialmente no criando um sistema de comunicação multilateral como funciona exemplo se o o envia a tarefa de apelação para advogado me sistema e essa tarefa é fica como pendente nesse meio tempo cliente entra em contato com a secretária para saber se o escritório de fato vai recorrer ela já vai ter informação

na mão e não precisa interromper ninguém nem o controle nem advogado que pode dar a resposta na hora porque isso é a comunicação multilateral a informação entre duas pessoas não interessam só a elas interessa a toda aqui esse é o modelo mais avançado de comunicação empresarial que se tem por fim a implementação de canais de comunicação dos clientes e também dos prospectos com escritório é preciso definir apenas dois canais principais de comunicação direta nessa fase e fixaram uma pessoa só para atender permanentemente dos clientes a secretária ela muda sua rotina e prioriza a comunicação proativo

enviando as informações importantes antes do cliente perguntar através desses canais digitais reduzindo o máximo aniver o escritório até que chega um ponto que nenhum cliente mais vai pessoalmente perguntar sobre seu processo o mesmo acontece com os novos clientes o tempo de obter indicação já com o contato da secretária através do WhatsApp ou do e-mail que se percebe também no site do escritório que os canais de comunicação direta tem um atendimento imediato Vou colocar aqui na tela para você dar um print Então os 10 primeiros passos para adoção do hospital digital após implementar essas medidas do

escritório conseguiu completar o que a gente chama aqui na TV Box e primeira fase de transformação digital ou a fase de adoção do escritório digital se você gostou desse vídeo que há uma ajuda para começar a transição para o seu escritório digital quase contato com a de reboque Abre uma conta teste gratuita e fale com nossos consultores que eles vão com certeza querer te ajudar o link está aqui embaixo pode ficar Ah que bom que você ficou até o final desse vídeo Espero que você adora de ser escritório digital e adoro que também esse canal

fazendo as recepção aí e acompanhantes demais eles que a gente vai estar publicando e também voltar e assistir os outros vídeos que tem publicados aí que vão ajudar se certamente a sua gestão advog melhor com adv.box [Música]