ProjectLibre - Funcionalidades básicas

e na unidade anterior tratamos dos aspectos relativos ao gerenciamento de projetos onde foram apresentadas as fases e áreas de conhecimento relativas à elaboração e execução de um projeto Vimos que o processo de gerenciamento de projetos envolve a aplicação adequada de conhecimentos habilidades ferramentas e técnicas sobre a aplicação de ferramentas e técnicas adequadas destaca-se a utilização de planilhas eletrônicas ou softwares específicos para auxiliar o processo de planejamento execução e monitoramento das atividades do projeto nesta perspectiva na presente unidade iremos conhecer o projectile que consiste em um software gratuito de gerenciamento de projetos iremos aprender suas funcionalidades

básicas que permitem realizar o planejamento e o acompanhamento das atividades e das tarefas do projeto Bom primeiramente é preciso que você faça o download do projectlibre que pode ser realizado por meio do link que está disponível no nosso mural após realizar o download e instalar o programa Abra o software E como você pode ver ao iniciar o software temos duas opções abrir um projeto já existente ou criar um novo projeto aqui iremos começar o processo desde o início ao clicar em criar projeto você irá acessar um formulário de cadastramento do projeto onde deverá definir o

nome do projeto o responsável a data de início e inserir notas e observações relevantes para o projeto conforme podemos visualizar no exemplo e agora estamos prontos para iniciar o planejamento do projeto mas antes vamos conhecer um pouco da interface desse software o Project livre apresenta uma interface de navegação bastante intuitiva segmentada em projeto tarefas recursos e ver serão apresentadas aqui as três primeiras águas que possuem as funcionalidades necessárias para a realização do planejamento do projeto a primeira aba denominada projeto contém os botões que permitem salvar e abrir novos projetos Além disso possui os botões que

permitem imprimir e salvar o arquivo em PDF na aba projeto ainda é possível ter acesso às informações gerais do projeto como calendário e subprojetos neste curso não iremos abordar essas funcionalidades a aba tarefas possui as funcionalidades relativas à gestão das tarefas do projeto onde é possível inserir deletar criar tarefas mãe e gerar vínculos as tarefas mães são aquelas que para a sua execução demandam o planejamento de subir tarefas ou estabelecimento de etapas específicas e a geração de vínculo sou conexões se refere a dependência de início de uma tarefa a finalização de outra Esta é a

principal aba para o planejamento e controle do projeto que será apresentado posteriormente a água de recursos por sua vez detém as funcionalidades relativas à gestão dos recursos que serão utilizados no projeto ao clicar no item recursos é possível acessar a planilha de recursos em que a inserido tudo que o projeto de mandar a em sua execução principalmente materiais de consumo e mão de obra e a partir daí que Iremos realizar o planejamento do projeto e esta é a planilha de recursos aqui deverão ser inseridos todos os recursos que serão utilizados na execução do projeto com

destaque para materiais de consumo e pessoas você pode inserir o nome do recurso definir o tipo material ou mão de obra e inserir o valor unitário aqui vamos verificar apenas como inserimos pessoas no projeto E aí é uma vez identificados os recursos que serão utilizados deverão ser inseridas as tarefas que irão compor cada uma das etapas do projeto para ter acesso a planilha de gestão de tarefas é preciso acessar a aba tarefas e clicar no ícone gente após aberta a planilha todas as tarefas devem ser inseridas nessa coluna para iniciar o planejamento sugerimos que sejam

inseridas por etapas do ciclo de vida do projeto que vimos na unidade anterior ou seja as primeiras tarefas devem ser aquelas relativas a etapa de iniciação dessa maneira o primeiro item a ser inserido é tapa logo em seguida insere se as tarefas que lhe diz respeito Vamos começar com a etapa de iniciação e agora vamos agrupar as tarefas na iniciação este agrupamento ou criação de tarefas mãe é realizado da seguinte forma primeiro selecione as tarefas que deseja agrupar é necessário que a tarefa a mãe seja anterior a primeira do agrupamento depois clique no botão e

dentar e o processo pode ser revertido da mesma maneira para isso basta clicar no ícone desdentar esse processo deve ser repetido para todas as etapas do projeto de modo que você consiga organizar de maneira didática e intuitiva todas as tarefas veja só como é simples e o processo de agrupamento também deve ser realizado para tarefas que estão vinculadas a uma tarefa de nível hierárquico superior Ou seja que possua múltiplas tarefas envolvidas no exemplo observe a tarefa realizar eventos para a conscientização para cumpri-la devem ser realizadas outras quatro sub tarefas que são contratar empresa para fornecer

os estandes realizar evento para aferição de pressão e orientação nutricional realizar evento esportivo realizar capacitações para agentes comunitários Tá bom agora que já inserimos todas as tarefas precisamos definir os prazos EA duração de cada uma delas no que toca o processo de gerenciamento de projetos a definição dos prazos consiste em uma das principais etapas uma vez que é a partir dessa definição o que você poderá verificar se o projeto será executado no período pré-estabelecido e desta maneira realizar eventuais ajustes para cumprir esse prazo no Project livre adoração e o prazo das tarefas podem ser definidos

de duas maneiras a partir do preenchimento da coluna duração ou alteração das datas de início e fim no preenchimento da coluna duração as datas são modificadas automaticamente veja como acontece e ao contrário quando modificadas as datas de início e fim da tarefa a duração da tarefa é alterada e agora uma coisa importante não devemos alterar as datas EA duração das tarefas mãe uma vez que apresentam a soma da duração de sua sub tarefas a nossa sugestão é que o prazo seja definido da primeira forma assim você consegue saber qual o prazo de quadro para realizar

cada tarefa E aí e recomendamos que somente sejam alteradas as datas quando você já tiver o prazo pré-definido e vejam que nosso planejamento do projeto já está tomando forma o próximo passo é vinculação das tarefas que possuem relação de dependência essa vinculação pode ser feita por meio do atalho presente na água tarefas representado pelo ícone conectar ou pode ser realizada manualmente preenchendo a coluna antecessores na opção de utilização do ícone conectar é necessário que primeiramente sejam relacionar de novo não opção de utilizar o ícone conectar é necessário que primeiramente sejam selecionadas as tarefas que possuem

vínculo e em seguida seja realizado clique no ícone veja que o software irá definir as tarefas de cima como antecessoras é sobre a vinculação manual é necessário preencher a coluna antecessora com o número de identificação da tarefa que antecede execução da tarefa que está sendo vinculada e o melhor é fazer a segunda forma viu assim você consegue conhecer a relação que existe entre as tarefas consequentemente ter uma visão mais holística do projeto vejam que legal quando você altera o vínculo os prazos também se modificam ou seja são ajustados de acordo com a necessidade do projeto

Chegamos na última etapa do planejamento do nosso projeto agora vamos atribuir os recursos em cada uma das tarefas essa atribuição realizada a partir do clique no ícone associar recurso ao clicar neste ícone é aberta a janela de atribuição de recursos Observe que irão aparecer todos os recursos que identificamos no início do planejamento do projeto você deverá selecionar o recurso e clicar no botão atribuir E além disso você pode atribuir mais de um recurso a tarefa e assim conseguimos saber todas as pessoas que estarão envolvidas em cada tarefa e assim realizar uma atribuição adequada de funções

e após inserir todos os recursos teremos o planejamento do projeto concluído além dessa planilha após cumpridas todas as etapas do processo de planejamento do projeto é possível visualizar o gráfico de gantt que é disposto a direita esse gráfico é utilizado para que seja visualizado período de execução do projeto bem como os vínculos existentes entre as tarefas logo consiste numa fonte de informação relevante para o gerenciamento do projeto e vejam que após cumpridas todas essas etapas o resultado permite o que você e sua equipe conheça todo o projeto a sugestão é que você Imprima esse resultado

e deixe em local visível a todos os integrantes da equipe [Música] nós sabemos que o gerenciamento do projeto não acaba com o planejamento o mais importante é realizar o acompanhamento e o controle vamos ver como realizar esse acompanhamento é bastante simples esse processo é realizado pela janela informações da tarefa que é acessada após realizar dois cliques na tarefa e nessa janela é possível visualizar e alterar todas as informações que foram inseridas na planilha desde o período de execução até a atribuição dos recursos além disso a janela permite a inserção de notas onde você pode inserir

tudo que julgar necessário para a atualização do projeto é necessário preencher a célula completo por cento onde será informado o percentual de conclusão da tarefa E sugerimos que esse preenchimento seja realizado em períodos pré-estabelecidos os pontos de controle de modo que o acompanhamento do projeto não fique muito cansativo e com excessiva as cortinas quando o percentual de conclusão atingir 100 porcento é possível visualizar na coluna de informações o sinal de concluído e agora você já consegue realizar o planejamento e acompanhar a execução de um projeto por meio de uma ferramenta intuitiva funcional e gratuita Não

esqueça de praticar para aperfeiçoar seu conhecimento sobre a utilização desse software você pode começar a realizando a atividade que está disponível na unidade quatro Bons estudos e até a próxima