Introdução - Gestão de Processos

é bom agora nós vamos falar sobre análise processo essa aula ela vem consequência da do que você já realizaram de identificação priorização dos processos principais criação de indicadores e agora você a você modelou e nós vamos analisar o processo o que análise do processo é realmente identificar Quais são os problemas as causas desse processo identificar o que que no processo nós podemos melhorar essa análise do processo para realizar ela importante primeiro entender Quem são os atores na análise do processo os atores do processo podem ser por exemplo os analistas os analistas são aqueles convidados para

a participar com uma visão e externa de como o processo funciona pode se a pessoa de outras áreas outros órgãos que conhecem aquele processo já conhece as atividades estão sendo executados lhe podem ser Consultores externos pode ser altitudes e eles contribuem com o desenvolvimento da análise do processo outro por exemplo podem ser os especialistas São pessoas que têm um conhecimento específico da execução naquela ação e podem contribuir com uma visão técnica com por exemplo em um processo a de licenciamento ambiental podem ser especialistas em biologia em em agroecologia em seguir podem contribuir com conhecimento fraudes

no momento daquele processo também Existem os atores ou executores processo as pessoas que estão no dia a dia do processo são também fundamentais para se entender o processo e se desenvolver as melhorias daquele processo né a visão deles a percepção deles ouvir eles é essencial em todo momento a por quê a gente às vezes conhece o que pode ser melhorado entendeu o que pode ser melhorado e a visão do todo né a visão de todos os relacionados para criar no princípio uma lista abrangente de melhorias é muito importante é além deles também Existem os clientes

do processo aqueles beneficiários diretos do processo e essa percepção sua visão como a gente disse é papo chave na numa análise processo e no desempenho do processo com o tudo fora esses existem também outros steak roads aqueles que não estão diretamente relacionados processo não são executores mas tem um certo envolvimento com processo e podem contribuir aparecer uma diretoria diferente pode ser uma um nível de gestão mais alto o órgão parceiro o órgão está relacionado com aquele processo também às vezes são outros atores ali que estão aqui podem ser ouvidos e utilizado a canalizar em desenvolver

o processo para identificação dos problemas do processo a gente sempre e utiliza a técnica dos 5 por quês a gente quando se tem essa conversa com todos os atores que a gente percebe é que surgem muito mais as consequências é muito mais os problemas do que as causas em sines então a gente identifica e nesse momento a gente já pergunta se essa técnica mais simples mas muito eficiente a gente já pergunta o porquê daquele problema e a pessoa já gera já aí naturalmente fala uma causa em cima da causa a gente ainda pergunta porquê daquela

causa e simbolicamente cita que você perguntando cinco vezes porquê daquilo você chega realmente a causa-raiz naquela naquele problema e é isso que nós queremos para ao se atacar ao se definir melhorias para o processo a gente vai querer atacar a causa é porque aí você gasta menos esforço e gera um impacto maior sobre o desempenho do processo atacando a causa Reis então a utilização dessa técnica dos 5 por quês facilita muito nisso e a simbologia também dos problemas da organização mostrando as suas causas diretas as suas causas secundárias Até chegar na causa raiz é muito

importante para se ver o todo esse tem certeza de que se está depois a identificando mesmo fazer uma análise completa do processo em si então uma análise do processo também pode-se utilizar diversos meios como estatística por exemplo pode pegar os dados quantitativos que existem do processo e analisar para gerar insumos mais fidedignos daquilo que você tá colocando que os atores estarão por exemplo a partir de um conhecimento mais completo A do e os problemas que são envolvidos no processo e das causas deles é importante vocês colocarem também uma priorização dos problemas uma priorização semelhante a

que a gente fez lá na nos processos né para se eleger os motivos são os mesmos né que nos problemas a gente vai ter que atacar os principais problemas porque problemas normas surgem a cada dia e problemas diversos já existem em cada um dos processos que vocês vão analisar for naturalmente vai tomar lista grande de problemas a ferramenta que a gente mais utiliza né que eu vou explicar aqui para você é a matriz Gut né onde que a gente Analisa em cada problema com a gravidade urgência e tendência Então é por causa da primeiros iludir

cada palavra nós falamos que a matriz Gut né gravidade urgência e tendência tão cada um dos problemas da lista que vocês montaram a gente Analisa desse problema Qual a é dele a gente consegue colocar uma escala de 1 a 3 ou de 1 a 5 Qual o nível de gravidade daquele problema não é igual urgência dele é um problema que a gente tem que resolver imediatamente ou não e a gente coloca ele nessa escala e quatro tendência daquele problema ele tem disso a gente não resolver ele ele tende a piorar ao longo do tempo o

ele é um problema que vai ser estável se a gente não resolver ele de imediato ele vai continuar naquele patamar E aí com isso a gente faz uma escala o que coloca um peso em cada um desses problemas e após isso consegue rankear aqueles são mais graves aqueles que têm uma urgência de resolução mais rápida e aqueles que têm uma tendência a piorar maior é que vão ser priorizadas e ao que vão ser atacados inicialmente e também queria destacar o método muito utilizado ainda nessa questão de identificar o as possíveis as melhorias no processo né

então você me deixa com os problemas conseguiu priorizar esses problemas é importante já pensar em melhorias a gente falou da identificação das causas dos problemas já é um caminho mas um processo com se analisa a gente utiliza muito o método scamper método de campo é outra sigla né Assim como na gestão em geral muitas filas muitos ferramentas ajudam a gente no dia a dia é mais uma né que é um conjunto de ciclos que eles ajuda a gente no processo não é uma análise processo identificar as melhorias para ele os Campo ele começa com S

de substituir o nacionalismo um processo é sempre possível analisar as atividades que existem no processo se elas são possíveis de serem substituídos o próximo a próxima a letra é luz e de combinar então é a ver a num processo Quais são as possíveis quais são aquelas atividades que são passivas de serem combinados né E com isso gerar um ganho no processo é outra é o ar do scamper é o ar de adaptar é possível gerar alguma adaptação diferente naquelas atividades com que gere algum ganho seja de tempo de qualidade custo de capacidade daquele daquele processo

Então é isso outra possibilidade Boo e e também a possibilidade de se analisar se pode se modificar né que aí é o m dos Campeões né Não lembro dos Campos a gente chama liso se aquelas atividades podem ser modificadas por outros né os pontos sofrer adaptações ainda nos campos a gente tem o peixe o pé é para ver se a gente pode pôr em uso para outros fins é aquela atividade como a gente deu um exemplo no processo de compras Ali tem um núcleo que eu citei da análise jurídica que é feito em todos os

processos de compras Mas é uma um processo muito semelhante ao utilizado em outros processos também ali da análise jurídica então às vezes ele é um lucro né que se relacionam conjunto de atividades se relaciona com várias alas né que estão analisando o documento que também pode ser utilizado para outros fins é isso gera uma garantia no processo de compras análise jurídica que eventualmente é um lucro de relação que pode ser utilizado para os que nem são obrigatórias também que gera ganhos de qualidade no processo a Depois ficamos a letra é de eliminar e não em

identificação simples ali de quais atividades podem ser eliminados muitas vezes atividades surgem por motivos diversos na criação EA isso a identificação e da criação daquela hostilidades é importante para ver se no momento atual ela já são passíveis de serem eliminadas né às vezes ao longo do tempo A de nossa cidade mostrou que não existe mais legislação que obriga que ela atividade foi criado com o objetivo um problema que não existe mais porque se resolveu de outra forma então análise da possível eliminação daquela atividade é importante também e análise e por último o rd reverter é

possível a gente reverter também aquele conjunto de atividades que elas a o aquele processo é realizado de uma forma diferente como tudo para que gere ganhos para a organização como um todo então essa ideia do das Letras na compõem essa segunda scampi que são fáceis de serem analisados que são comuns que diante delas vocês encontrem melhorias no processo Então é isso na aula a gente e o análise do processo na identificação do problema priorização e relação de a identificação de melhorias que o fator essencial no processo Espero que aprofundem mais com o material análise do

material de vocês e indicações fizemos um estudos até próximo ao