Treinamento SoftExpert BPM Iniciante - 07/2022 (I)

Soft Xperia E a 23 24 anos e atualmente na maioria dos meus projetos são relacionados a BPM né já implementei projetos de pequeno porte né pequenas automações projetos de integração projetos de grande porte né maior que o implementei um projeto em que a gente tem um processo gigantesco né com mais de 200 atividades a gente tem um envolvimento de umas 300 pessoas mais ou menos online na ferramenta todo dia né é um volume de dois três mil workflows por dia circulando dentro da organização então um projeto bem grande né obviamente que projetos desse porte requerem

uma uma experiência maior requerem uma administração é diferenciada né para esse tipo de Processo mas só para demonstrar um pouquinho do da capacidade aí da ferramenta né a ideia que a gente nivelar conceitos passar um pouquinho da experiência né e fazer com que vocês saiam daqui hábitos a desenvolver aí o trabalho de modelagem de automação de processos dentro da organização de vocês os nossos horários né a gente começa às 8:30 às 10:30 a gente faz uma pausa para Um café 10:30 aproximadamente né uma pausa para um café de 15 minutos e daí a gente retorna

ainda até ao meio-dia e meia nosso treinamento tá fiquem à vontade para interagir quando necessário a gente o objetivo é que a gente seja o mais prático possível e consiga fazer com que vocês criem a desenvoltura na ferramenta já a partir do treinamento tá obviamente né o treinamento ele é prático Envolve assistir fazer né um pouco aí dentro da ferramenta quem quem tem dois monitores eu digo que facilita um pouco né porque pode assistir um monitor e praticar no outro quem não tem daí já fica um pouquinho mais prejudicado para fazer as práticas durante a

atividade né De qualquer forma é o seleto que é importante que vocês realizem as práticas né não deixa acumular muito Conteúdo para que a gente possa ir sentindo as dificuldades né resolvendo essas dificuldades mais cedo possível para que o aproveitamento seja o melhor possível tá bom em relação a ao conteúdo aqui a gente todo o conteúdo é gravado vai ser disponibilizado para vocês a gente tem um delay aí provavelmente Vocês recebem esse conteúdo o conteúdo completo somente no final tá é compilado né empacotado aí para para distribuição Agora a gente pode liberando esse conteúdo a

medida que a gente vai evoluindo no treinamento sempre com delayzinho então provavelmente no dia subsequente no final do dia subsequente é que a gente vai conseguir disponibilizar esses vídeos para vocês Tá bom eu gostaria de conhecer um pouquinho a turma experiência que você já tem com a ferramenta né Quais são as expectativas onde é que vocês trabalham tá pode ser Eu vou chamando aqui conforme aparece para mim e aí a gente vai tentando organizar tá é Jaqueline hoje aquele menino eu não tô conseguindo te ouvir ela tá com problema no microfone aqui ela tá tentando

consertar só um momento Ok então vamos deixar vamos pular Jaqueline aqui depois ela fala então [Música] pode ser meu nome é Warley eu sou Analista de Processo aqui no grupo José Alves na refresco Bandeirantes sistema que a gente utiliza aqui é o Switch Então eu tenho tentado me aperfeiçoar no sistema para suprir as necessidades da empresa basicamente isso mexo mais com a parte de liberação de acessos questão de documentação cadastro e revisão de documentos legal vamos lá para o próximo [Música] Deixa eu só mudar a visualização que eu não tô conseguindo ver o nome de

vocês aqui um pouquinho é o nome de vocês não tá aparecendo aqui para mim eu vou chamando pela sigla aqui tá [Música] LS ver se a gente consegue seguir assim Bom dia a todos eu sou a libélle Eu Trabalho na Hyundai há um ano nós implementamos aqui o sistema né da sorte com intuito de controle gestão de ideias e a experiência que eu tenho eu já fiz algumas melhorias no processo Inicial Então entendo um pouquinho e o intuito realmente assim como o Warley falou é entender um pouco mais e fazer outras melhorias você já mexe

com Automação tudo Um Pouco Um Pouquinho bem legal [Música] Bom dia meu nome é Eduarda eu trabalho na frase sou técnico em segurança trabalho e aqui a gente faz uso do Switch para questão de injeção na documentos enfim né de todas as áreas também da segurança e a parte dos planos de ação para questões de investigação de acidentes e incidentes né ocorridos gestão de ações Enfim então a gente usa principalmente esses dois módulos hoje ações é vocês têm um registro de ocorrência no módulo problema também não É só o módulo de ações atualmente o módulo

do plano de ação somente legal do módulo de problema que é onde a gente faz o registro de uma ocorrência né E aí pode ser ocorrência de segurança né ocorrência de acidente quase acidente ocorrências do sistema de gestão de qualidade né como não conformidades oportunidade S observações de auditoria esse tipo de coisa e aí em boot né nessa tratativa de Ocorrência multiplano de ação né então a gente fica com o Orkut lá da tratativa da ocorrência mas a elaboração do plano de ação no momento das ações estabelecidas tá vou explorar um pouquinho isso para mostrar

para vocês como é que funciona daí tá bom já é obrigado g a Paulo bom dia bom dia os demais meu nome é Gabriel eu trabalho aqui na soft mesmo trabalho no departamento jurídico né E também tenho buscado minha aprimorar mais para poder aperfeiçoar os nossos processos e também implementar que algumas automáticas automatização dos nossos fluxos melhorar né trazer criar os portais indicadores e tal então é para isso estamos buscando é mais conhecimento em BPM também legal na área jurídica né é muito comum e a própria tem bastante processo nesse sentido né a gente fazer

automações de por exemplo de gestão de contratos Solicitações de contratos automação do preenchimento de minutos automáticas esse tipo de coisa né exatamente a última parte treinamento justamente essa né nosso entendimento em termos de implantação de processos obviamente né que a construção de formulários de interface com usuário é importante o bom conhecimento e automação das atividades do processo também é muito Importante mas é de extrema importância a gente traduzir isso tudo que acontece nos processos em indicadores de desempenho né através deles que a gente vai conseguir monitorar performance dos nossos processos e conseguir fazer o aprimoramento

deles né então a parte de portais ali é muito importante a gente explorar para dar um valor agregado bem interessante para os nossos processos tá bom Obrigado Gabriel se você ainda não foi me apresentar então eu sou Jefferson dos Santos trabalho na frase e somos colegas aí na área de segurança no trabalho atualmente eu sou Analista de segurança na segurança em meio ambiente trabalho mais focado na área de segurança e o conhecimento do sistema é mais no componente documentos ali na parte de aprovação revisão enfim e na parte do fluxo do processo do plano de

ação né Então que que na verdade a gente acabou configurando junto eu e a Eduarda e mas tudo que a gente conhece do sistema foi mexendo na base de teste e fazendo rodar para ver como é que era o que que tinha que acertar o que que tinha que ajustar Enfim então a gente buscou o treinamento mais para melhorar esse conhecimento na base de plano de ação e aprender como é que a gente pode fazer essas integrações né porque a gente tem ali os componentes liberados O componente Incidentes problemas formulário workflow Mas a gente não

sabe fazer essas integrações então A ideia é aprender como fazer isso para botar isso em prática e automatizar alguns processos nossos tá legal é só para complementar tem essa questão da abertura de ocorrência né que eu comentei e essa ocorrência ela pode estar relacionada a qualquer coisa né um acidente Por exemplo agora muito comum né o mapeamento do pgr e a partir do pge Elaboração de planos de ação né de mitigação de riscos por exemplo também é outro outra fonte importante aí de registros né E aí a gente faz o registro Originalmente e depois toda

tratativa desse registro até chegar lá na no plano de ação e na verificação verificação dessas ações tá então dá para fazer um negócio bem amarradinho aí fica bem interessante mas alguém que eu não chamei Bom dia a todos eu sou a Juliana Eu Trabalho na software também trabalho no departamento de marketing é atum é mais com produção de conteúdo então prazelizes materiais para divulgação da Imprensa que de sucesso e a ideia é conhecer um pouquinho da ferramenta a gente no dia a dia acaba tendo um conhecimento bem generalista da soluções porque precisa produzir os conteúdos

né para divulgar no mercado e a ideia é conhecer um pouquinho mais da solução para a gente poder traduzir normalmente A gente conversa com especialistas com as pessoas que são as pessoas Chaves né dos projetos e aí precisa entender né como a solução ajuda no dia a dia normalmente são termos mais técnicos e a gente precisa traduzir para que que o mercado né consiga entender de fato que a solução pode auxiliar no dia a dia e a ideia é isso é meu conhecimento é bem parte de conceito mesmo na prática eu não tenho nenhum conhecimento

e a ideia é aperfeiçoar Esse conhecimento seja bem-vinda Juliana mais alguém Oi bom dia sou Leonardo Eu trabalho no Marketing da Soft também ali no setor da Juliana também eu faço campanhas de marketing digital né tráfego pago então A ideia é parecida da Ju também é para entender mais a solução assim mais aprofundado né porque a gente sabe é mais só pelos textos que tem no site conversando Tirando só algumas dúvidas Então queria entender mais para melhorar também as campanhas que a gente faz né legal seja bem-vindo Leonardo mais alguém foi todo mundo já a

Jaqueline né que foi a primeira ali que não estava conseguindo tá conseguindo agora Jaqueline acho que não né pois ela se apresenta bem ela colocou no chat ali que ela tá com problemas no microfone dela Tá bom depois a hora que resolver aí você se apresenta bem tá [Música] Então vamos lá pessoal vou começar a inicialmente com um alinhamento do conceitual aqui para gente seguir todo mundo na mesma na mesma linha de raciocínio eu só quero antes fazer uma pergunta aí para vocês é vocês que já usam a ferramenta hoje Vocês estão usando o formulário

tradicional ou alguém já usa o formulário responsivo e A segunda pergunta aproveitando essa mesma esse mesmo histórico aí é vocês usam normalmente os Orkut né automação em computador ou a necessidade de usar em dispositivo móvel também se vocês puderem responder no chat ali aí a gente já verifique eu vou dar um direcionamento no treinamento conforme as respostas tá legal então temos aqui a frase ele não usa ainda mas pretende usar com dispositivo móvel A Hyundai usa no computador mas tem a necessidade de usar em dispositivo móvel também legal tá porque da minha pessoa que quer

voltar de aí para mandar o comentário tá porque da minha pergunta tá já aproveitando para esclarecer né a gente tem dentro da suíte dois tipos de formulário né um formulário que a gente chama o tradicional né formando normal é aonde a gente tem uma forma de implementar esse esse formulário só que Ele tem a restrição de não executar suas regras de negócio que a gente constrói dentro do formulário elas não são executadas em dispositivo móvel então para essa para esse cenário a gente tem o formulário responsivo que é um formulário que ele se adapta ao

dispositivo em termos de layout né então se eu rodar ele no desktop no computador se eu rodar ele no dispositivo móvel ele vai ter o ajuste de layout necessário para que consiga se Executar em qualquer dispositivo E aí também ele executa as regras de negócio que é bem importante né Para que quando a gente for usar em dispositivo móvel a gente utiliza o formulário responsivo então vou fazer o direcionamento para que a gente tenha essa percepção Clara aqui dentro do treinamento Então vamos lá começar a falar um pouquinho de BPM a solução da Soft Expert

né o SC suíte Ele não é só uma ferramenta de automação né mas ele é uma ferramenta de gestão Então a gente tem dentro de um projeto né de implantação de processos dentro da minha organização eu tenho que ter além das automações né uma conceituação importante né uma parametrização adequada para que a gente possa organizar o nosso acervos de processos para que a gente tenha níveis de permissão de acesso né de autorizações de uso Adequados para os processos e que a gente tenha um bom conhecimento de como as coisas acontecem nos processos da organização Iniciando

um pouquinho em termos conceituais o que que é um processo né um conjunto de atividades inter-relacionadas para realização de trabalho né como objetivo de alcançar algum resultado então aqui a gente começa a ter um muito bem importante é em que processo né o conceito processo Está relacionado à atividades necessárias para entregar um determinado resultado dentro do nosso da nossa organização né da nossa empresa a gente pode ter algumas quebras algumas Barreiras para executar os nossos processos né A gente já vai falar disso um pouquinho ali para frente mas esse é o ponto importante tá então

tudo que eu preciso para entregar um determinado resultado faz parte do meu processo Dentro do processo Então eu tenho atividades né que são tarefas ou trabalhos realizados por recursos específicos aqui a gente tá falando de recurso humano mas hoje também muito comum a gente ter recursos automatizados né na forma de equipamentos ou na forma de sistemas e mais recentemente na forma de robôs eletrônicos rpas que são processos automatizados que nos permitem da produtividade para tarefas repetitivas dentro dos nossos processos Quando a gente fala do mapeamento dos nossos processos é importante que o entendimento da cadeia

de valor ele aconteça a contento né que a gente consiga representar os nossos processos dentro de uma cadeia de valor que a gente está entregando para o nosso cliente Deixa eu só confirmar não confirmei com vocês Vocês estão vendo a minha apresentação né sim então é esse modelo esse modelo da Cadeia de valor né muito comum a gente ter dentro de um sistema de gestão da qualidade por exemplo lá no manual da qualidade essa cadeia de valor mas ela acaba ficando muitas vezes restrita na no manual da qualidade ela não é trazida para o dia

a dia da nossa organização né então dentro da suíte a gente tem mecanismos para trazer esta visão do Macro processo né da minha cadeia de valor para uma visão que possa ser explorada no dia a dia que possa ser Navegável e que as minhas equipes possam interagir com ela no sentido de conhecer os processos de um modo geral conhecer a inter-relação entre os processos e adentrando em cada processo conhecer né Quais são as suas atividades quais são seus documentos relacionados né E quais os riscos de desempenho que eu tenho dentro daquele processo então a gente

pode acoplando né os vários módulos da suíte no sentido de dar uma visão bem Consistente do nosso processo para usuário final Então imagina assim numa visão de processo a pessoa acessa lá o processo é mas eu tenho dúvida de como executa ali do lado já tem um link para o procedimento operacional naquela daquele processo né para o manual de repente orientativo para uma instrução de trabalho então fica uma centralização muito interessante para a gente trazer os dados de processo Então seguindo dentro desse conceito da cadeia de valor a gente tem o conceito de negócio né

o negócio é um grupo de pessoas ou podemos chamar até de processo né que interagem na execução de atividades e que entregam valor ao meu cliente gerando retorno as partes interessadas em organizações públicas ou privadas com ou sem fins lucrativos Então o negócio é aquilo que eu entrego de valor para o meu cliente E os meus processos obviamente eles têm que entender isso né qual é o valor que eu tô entregando para o meu cliente para representar adequadamente o processo dentro da organização veja que esse negócio ele pode mudar na linha do tempo né recentemente

eu tava inserido em um cliente e que isso ficou muito claro o cliente começou a desenvolver um produto de um segmento de negócio totalmente diferente do que ele atuava até então é Isso promoveu uma série mudanças dentro dos seus processos internos Né desde o método de comercialização do produto mudou a forma de pagamento do Cliente mudou a forma de expedição do produto mudou a forma de fabricação também mudou então o fato dele ter adentrado em um novo negócio né um novo segmento fez com que os processos de os processos internos precisassem ser todos revisados né

Então essa essa percepção essa clareza tem que estar sempre Atento para que a gente represente adequadamente os nossos processos atendendo a característica de negócio S de negócio então são os processos aonde a gente entrega valor ao cliente ou apoia e gerencia outros processos sendo de ponta a ponta interfuncional e até mesmo inter-organizacional em alguns casos né então o processo de negócio é aquele que vai entregar valor efetivamente num mapeamento de processo na cadeia de Valor a gente tem outros processos que não são de negócio efetivamente né então por exemplo a gente tem processos de apoio

né ou de suporte a gente tem processos de gestão né nas tomadas de decisão por exemplo esses processos não entregam um valor diretamente ao meu cliente mas eles são de suma importância para dar sustentação né da montar a base para execução dos processos de negócio então por exemplo né compras ou suprimentos é um processo de apoio né Ele não entrega um valor diretamente para o meu cliente mas é um processo crítico né que dá toda sustentação para a gente conseguir executar o nosso processo de negócio tá então não é pelo fato dele não ser um

processo de negócio propriamente dito que ele não tem a sua importância né aí a gente vem com conceito de PPM né o BPM é uma abordagem disciplinar para desenhar implementar monitorar controlar e Melhorar continuamente os nossos processos de negócio automatizados ou não para alcançar os resultados consistentes alinhados aos objetivos estratégicos da organização então Business processos tem o objetivo de desenhar mas não só desenhar né Acho que esse é um ponto bem importante é que o grande objetivo do BPM é fazer com que o desenho que a gente faça desse processo se transforma Em realidade Ou

seja que eu consiga implementar essas estratégias da gestão do processo e consiga colocá-lo em execução né para aprimoramento do nosso negócio né só dá uma olhadinha no chat aqui alguém que está chegando agora a gente vai continuar daqui então aí alinhado ao BPM a gente tem uma uma estratégia né Vamos chamar assim de uma quase um padrão não vou chamar de padrão Né mais uma orientação em relação a desenho de processo que é o BPMN mesmo esse processo modley notation ele é uma notação gráfica né que descreve as etapas do processo então ele tem elementos

gráficos que nos permitem representar tudo o que acontece no processo e essa intenção tá tudo seja representado no nosso diagrama então através de elementos gráficos padronizados intuitivos para que todos os usuários possam Entender o que tá acontecendo né O que está desenhado para aquele processo tá então objetivo com BPM é criar uma linha de uma linha padrão né de interpretação dos elementos do processo para que todo mundo tenha uma comunicação clarificação aqui eu saliento que em vários projetos em que eu fui contratado como consultor para automatizar o processo eu receb o feedback que o cliente

já tinha um processo mapeado que era só automatizar E aí vem uma surpresa bem interessante né o mapeamento que foi realizado ele não estava adequada à notação BPMN e o pior não estava adequado e usando elementos errados né então a interpretação do que estava desenhado da minha parte era uma interpretação adequada para o que estava desenhado mas inadequada para o que o diagrama queria representar então eu sempre procuro esses casos fazer um nivelamento né com Nivelamento de entendimento com as equipes para garantir que os elementos que estão sendo usados na no desenho na modelagem do

processo estão representando o que ele realmente precisa representar um ponto bem importante principalmente para quem tá começado com BPM e BPM e ainda existe bastante dificuldade em entender alguns objetos quando a gente tá identificando o processo O desenho é uma parte extremamente importante do meu processo mas tem alguns outros elementos que é é importante que a gente conheça né a implantação de processos ela nada mais é do que um projeto E aí a gente precisa ter estratégias para conseguir fazer com que esse projeto né esse processo seja implementado adequadamente então primeiro né conhecer Qual é

o objetivo desse processo o que que ele entrega de Valor né Então esse é um ponto importante porque às vezes existe uma confusão de interpretação do que se espera do processo né e muitas vezes existe uma confusão da Fronteira até onde esse processo vai então conhecer o objetivo as fronteiras desse processo é bem importante Quais são os eventos aqui eu tô citando alguns exemplos não não se prendam a isso e não precisa usar todos também mas são alguns exemplos do que a gente Precisa conhecer do nosso processo né Quais os principais eventos desse processo né

como é que esse esse processo é disparado Em que momento ele é disparado né dentro dele Existe algum evento intermediário que seja importante e ao final né como é que esse processo chega ao fim como é que ele entrega resultado são são informações importantes para a gente conhecendo o nosso processo vejam que o objetivo e o evento e os eventos é o Ideal é que a gente conheça isso antes mesmo de se preocupar em desenhar as atividades desenhar o fluxo desse processo né então eu vou saber qual é o objetivo como é que esse processo

nasce se encerra e a partir dali eu vou trabalhar no detalhamento das atividades desse processo tá aí depois vem as atividades né o passo a passo com todas as definições de fluxo responsabilidades né quem é que responde por cada atividade isso é um ponto Extremamente importante Quais são os prazos de execução de cada atividade é muitas vezes a gente tem dentro da nossa organização a necessidade de negociar entre departamentos na execução de atividades para um processo então a o acordo de tempos de execução né um acordo de Slade níveis de serviço é bem importante para

que o processo flua dentro de padrões né de tempo de resposta e principalmente Regras de negócio né importante que a gente conheça as regras de negócio e não saia querendo mudar processos aleatoriamente Eu tenho um Case que é bem interessante a ela é uma Indústria Farmacêutica e eles tinham um problema com fornecimento de matérias-primas e algumas matérias-primas E aí eles contrataram uma pessoa para ser a gestora desse processo e essa pessoa pegou aquela lista lá de materiais que Eram problemáticos e saiu no mercado buscando novos fornecedores achou novos fornecedores quase efetivou uma compra só que

aí a garantia da qualidade percebeu essa negociação ficou sabendo e interferiu a tempo tá porque que eu digo quase comprou porque na Indústria Farmacêutica não é simplesmente ela achar um fornecedor e comprar matéria-prima tem todo um processo de homologação e Registro dessa Matéria-prima para permitir que se use naquele produto farmacêutico né então Não adiantaria ela comprar matéria-prima de um outro fornecedor porque esse fornecedor ele não estava registrado para fornecer a matéria-prima para aquele produto né Isso é um processo que precisa ser feito antecipadamente a Anvisa para daí poder consumir aquela matéria-prima nesse formato Então aquela

atuação imediata ela não pode ser feita né então Precisou se intervir existe uma regra de negócio importante que é da legislação né regulamentar e ter que se obedecer então o que que a gente fez na sequência né nesse caso eu tava apoiando eles na modelagem de processo o que a gente fez foi dar um passo atrás lá no desenvolvimento de produto né e eles não se preocupavam em homologar mais de um fornecedor então a gente voltou no processo de desenvolvimento de produto é estabeleceu Como regra que Cada matéria prima precisa ter no mínimo três no

mínimo não porque às vezes não dava né mas o ideal que tivesse três fornecedores habilitados a fornecer aquela matéria-prima então no processo de homologação de produto né dos fornecedores a partir desse momento passou-se a ter mais fornecedores do que tinha até então o conhecimento dessas regras de negócio aí é bem importante né A gente pode ter um mapeamento a nível de tarefas né tarefa seria uma subdivisão da atividade né chegando no nível operacional é normalmente né o mapeamento das tarefas é no nível mais operacional a gente tem isso num formato de documento né no formato

de um uma instrução de trabalho um procedimento E aí vincula-se isso nas atividades do meu processo tá a identificação dos atores né que são as pessoas que vão responder por tarefas Dentro do meu processo é importante que a gente conheça quem são esses atores que eles saibam que são responsáveis pela atividade porque que eu digo saibam que são responsáveis porque muitas vezes quando a gente mexe em processos né a gente olhando na teoria digamos assim a gente define que a responsabilidade é lá da área de segurança do trabalho por exemplo mas aí quando a gente

vai levar para O as equipes não concordam entre elas sobre as responsabilidades né então é sempre bom envolver as equipes para que elas possam chegar no consenso também de quem é responsável por cada atividade já tive casos assim um pouco mais um pouco mais difícil de acontecer né mas já tive casos em que ninguém queria assumir uma determinada atividade no meu processo né E aí a gente teve que Subir para um nível acima né para o nível da gerência para que as gerências alinhassem quem é que faria aquela atividade do meu processo é isso é

importante que existindo essas dúvidas que elas sejam sanadas antes da gente prosseguir com o nosso processo a identificação do dono do processo né dono ou patrocinador do processo Quem é que tá comprando a ideia desse processo né quem é que administra esse processo No dia a dia quem é que faz acontecer nesse processo essa ideia do dono tá patrocinador aqui porque que é importante a gente identificar isso tá você dá um exemplo de uma automação recente que eu fiz o cliente a diretoria estabeleceu lá né uma uma diretriz para que os processos fossem automatizados no

sentido de eliminação de papel né Isso era um dos objetivos então a esperança era que a expectativa era que as os Processos fossem todos automatizados tornados eletrônicos e com isso a redução a nível preferencialmente a nível zero de uso de papel de organização e aí um dos processos que a gente fez isso foi compras né então a gente estabeleceu toda a rotina de compras desde a solicitação informar eletrônico depois o processo de cotação né e o fechamento dos pedidos entrada de nota né a gente também eliminou a entrada de nota em papel era tudo Eletrônico

E aí tem um encaminhamento do boleto lá para o financeiro e aí o financeiro bateu o pé que ele queria receber o boleto em papel não porque tem que ser em papel e a gente só aceita em papel e tem que ser papel e assim ficou aquela discussão o problema Não era nem só o papel né O problema que toda a rotina que a gente havia desenhado ela seria quebrada por conta da existência de um papel físico Né então entraria alguns prejuízos aí para o processo E aí ficou naquela não no meu processo tem que

ser papel tem que ser papel tem que ser papel e a gente ficou de mãos atadas aí não conseguia convencer o usuário Então tá bom a gente tem uma inconsistência aí né Tem uma diretriz da Diretoria de que a gente precisa eliminar papel o processo requer papel Então nós vamos sentar lá com a diretoria e vamos resolver esse impasse aí né Chamamos o Patrocinador Chamamos o responsável ali por Essas atividades aí dentro do processo e colocamos todo mundo na mesa e Eu Duvido vocês acertarem quanto tempo levou essa reunião alguém se arrisca a dizer quanto

tempo a gente teve que ficar discutindo essa responsabilidade lá Parece brincadeira mas a reunião não levou nem 5 minutos só fez uma pergunta por que que não dá Para eliminar papel E aí a resposta foi Pois é a gente faz um uma conferência ali dos boletos né E a outra e a outra desculpa é que tinha uma digitalização do código de barra para automatizar a entrada desses valores aí dentro do rp então assim a partir do momento que a gente colocou envolveu patrocinador aquela barreira ela foi quebrada de uma maneira mais fácil né Entendendo que

essa barreira não era técnica não era uma barreira enfim né não tinha uma razão lógica para existir a não ser a vontade de quem estava ali a frente do processo que gostaria de continuar fazendo como sempre foi feito essa é uma característica quando a gente mexe em processos né a gente mexe numa estabilidade aí num processo que já acontecia há muito tempo então as pessoas têm uma certa aversão a mudança É algo natural sempre vai acontecer quando a gente tiver trabalhando com processo e isso precisa ser quebrado tá depois a gente tem os stakeholders steak

roads ou partes interessadas é o que que são partes interessadas são todos todas as pessoas que vão ser envolvidas no processo ou impactadas por ele então se eu mexo numa rotina e tem uma equipe nem o caso ali né que financeira e trabalhava diretamente na execução de Uma parte do processo ela é parte interessada Mas além disso eu tenho por exemplo né quando eu mudei o meu processo de compras eu tenho um impacto lá no meu fornecedor né Tem impacto no meu no meu portal de cotação então que envolve diretamente os fornecedores a gente mexeu

na rotina de recebimento estabelecemos horários para entrega de determinados produtos então impactou novamente lá no fornecedor nas Transportadoras Então as partes interessadas elas vão muito além de quem executa atividade dentro do meu processo mas ela diz respeito também a quem é influenciado ou impactado pelo resultado do processo né então por exemplo na pandemia eu vi muitos dos meus clientes disparar em uma alteração de processo lá pelo financeiro né postergando Por exemplo os pagamentos de nota fiscal Digamos o prazo médio de pagamento da empresa era 30 dias ela alterou para pagar com 60 dias as notas

Então foi uma mudança interna né que partiu muitas vezes da necessidade de ajuste de fluxo de caixa em função da pandemia mas que impactou diretamente toda a cadeia de fornecimento né então houve um impacto e esse Impacto pode provocar reações dessas partes interessadas então um grande objetivo de identificar as partes interessadas aqui É a gente entender que elas serão impactadas né e elas podem de alguma forma exercer influência sobre o que tá acontecendo nos meus processos então o objetivo é Minimizar esses impactos negativos e aí sim trabalhar com a implementação do processo de uma maneira

mais tranquila e um outro ponto eu deixei por último aqui mas não menos importante Aliás ele deveria talvez estar lá junto com o objetivo os eventos e atividades que são As entradas e saídas né muitas vezes a gente começa um desenho um mapeamento de processo pelas entradas e saídas então eu identifico que o que tem né de insumo para o meu processo e o que eu vou entregar de resultado como uma caixa preta no primeiro momento Ou seja eu só conheço a entrada e a saída eu não conheço o que está sendo feito lá dentro

do processo E aí depois eu posso fazer uma explosão né através de atividades e ver como é que as coisas acontecem Dentro do meu processo né esse é um é um mapeamento bem interessante para a gente entender rupturas entre interligações de processos né e muitas vezes para a gente descobrir que existem algumas inconsistências como por exemplo uma entrada né uma informação que eu fornece para o meu processo mas ela não é usada efetivamente lá dentro ou então uma saída que é esperada para um processo mas que não não tem nenhuma atividade que gere aquele conteúdo

Aquela saída para o meu processo então isso nos permite fazer algumas análises né fazer algumas verificações para entender a consistência entre processos e outro outro ponto importante né uma saída de um processo que por exemplo não chega em lugar nenhum é uma saída ele essa saída não é usada em outros processos não é entregue para o meu cliente então Teoricamente eu tô gastando esforço para gerar um resultado em um dos processos que não é utilizado Para para mais nada dentro do meus dos meus processos subsequentes né isso tipicamente acontece quando há alguma alteração de processo

no meio do caminho e as interações acabam não sendo revisadas adequadamente isso aqui é mais ou menos você já deve ter visto isso em algum lugar é onde você gera um relatório por exemplo do rp ou do Switch manda para os usuários e Aquele relatório por algum motivo para de funcionar E aí para de funcionar por consequência você para de mandar o relatório e ninguém reclama né Ou seja você tava gastando um esforço para gerar um relatório mandava diariamente semanalmente mas ninguém usava aquilo para nada então essa situações normalmente elas acontecem por rupturas aí Na

Linha do Tempo aquela informação deixou de ser Importante mas que acaba gerando esforço dentro dos nossos processos né Então gerei aquela informação ela foi temporária agora ela não é mais necessária é reviso meu processo elimino essa esse esforço né que passou a ser desnecessário e faço daí a o ajuste das interações de processo para eliminar essas essas informações também tá Então são algumas informações importantes que a gente precisa Identificar no nosso Nossa gestão de processos para ter uma consistência maior daquilo que a gente está desenhando quando eu tô falando para essas dessas informações desses elementos

né Isso também tem uma relação muito importante quando com a forma com que a gente está desenhando os nossos processos né Eu já tive as duas experiências e digo que o resultado é completamente diferente eu posso mapear processos a partir da minha Necessidade né do meu do meu subprocesso então por exemplo eu tinha uma situação em que eu tinha uma certa dificuldade de juntar informações no momento da expedição do produto Então vamos trabalhar no processo de expedição do produto e aí fizemos um mapeamento de baixa para cima do processo filho a último último processo da

cadeia de valor antes da entrega para o meu cliente então fizemos um baita no mapeamento detalhamos tudo A pergunta é funcionou esse processo aí a resposta é que não ele não funcionou ele ali por se ele tava bem consistente só que o problema que a gente tinha para entrega do resultado para o cliente não tava focado naquele processo específico mas e sim em como as coisas aconteciam em toda a cadeia de processo né Então as falhas que a gente tinha em outros processos acabavam sendo identificadas no processo de expedição então a problemática não era só

ali Naquele processo E aí depois a gente fez uma outra estratégia que foi vamos desenhar todos os processos as interações entre eles e a partir dali identificar os pontos de aprimoramento de cada processo E aí eu digo que o resultado foi muito melhor né a gente conseguiu entender melhor a cadeia entender a interdependência desses processos e a partir daí aplicar melhorias aonde efetivamente a cadeia toda seria impactada Então a gente tem Essas duas estratégias e eu diria que o conhecimento do Macro para depois a gente explorar o micro é uma estratégia que eu tenho preferência

tá BPM É uma disciplina gerencial Então não é uma prescrição de trabalho ou seja não é um procedimento operacional né mas sim uma metodologia um conjunto de ferramentas que é um conjunto de boas práticas que a gente utiliza para Obter um sucesso maior na implementação dos nossos processos só lembrando que aqui na implementação de processos a gente tem fatores humanos né então como todo o processo acaba sendo um processo de mudança as pessoas vão ter algum tipo de reação e a gente precisa ter isso claro para que essas reações não sejam impactantes na implantação do

processo tá então a gente vai ter que trabalhar com com treinamentos vai ter que Trabalhar com a com a verificação de expectativas né com a quebra dessas expectativas ruins do processo e assim por diante BPM é uma capacidade básica interna então a gente precisa desenvolvendo ela ao longo do tempo né o grande objetivo entregar valor ao cliente Esse é uma coisa que a gente nunca pode perder o foco tá o objetivo é o cliente então o mapeamento ele tem que estar orientado aquilo que a gente está entregando para O cliente tá bom eu tive uma

experiência com o desenvolvimento de produto em que a empresa tinha primeiro né não tinha o processo definido então entrava uma ideia de produto caía lá no setor de pesquisa e desenvolvimento e aí eles começavam a trabalhar essa ideia dentro do p&d ela fluía tranquilamente porque tava dominado sobre eles só que o desenvolvimento do produto nesse caso era uma indústria né ele precisavam Interagir com os demais departamentos então ele precisava fazer uma uma um piloto né lá na linha de produção ele precisava fazer um ensaio no laboratório precisava desenvolver material de marketing junto da equipe de

marketing E aí como o processo não existia todas essas interações eram a gente pode chamar assim de favores que os outros departamentos faziam para o departamento de pesquisa e desenvolvimento ou seja ninguém tinha Responsabilidade não existe um planejamento para essa interação E aí já viu né um processo era cheio de rupturas era era cheia de conflitos e tudo mais e no final o prejudicado era a empresa que não conseguia lançar produtos com qualidade não conseguia fazer bons lançamentos de produto porque enfim as informações se perdiam né às vezes passava muito tempo para conseguir chegar no

resultado final e aí Perdeu o bonde da do tempo de mercado né então o que que a gente fez né a gente reestrou fizemos o levantamento desse processo como ele era né até aquele momento identificamos uma série de rupturas E aí redesenhamos o processo dentro de uma visão do que a empresa esperava em termos de lançamento de produto né E aí Foi estabelecido estratégias responsabilidades O que é muito importante né até então responsável era A pessoa do p e d ela recebeu aquela demanda por e-mail lá ela era responsável por tudo isso é coisa não

acontecia né então por exemplo a linha de produção Não não abriu brecha para desenvolvimento daquela amostra é o que era questionado sobre isso né Então a partir desse momento a gente definiu o envolvimento desses papéis todos né a participação deles trouxemos eles Para conhecimento né para que ele saibam Qual é o envolvimento deles e que eles têm Responsabilidade também dentro desse processo E aí fizemos todo o mapeamento tá monitoramos esse esse processo com indicadores de desempenho também a área comercial e área de marketing também passaram até uma importância na participação do desenvolvimento do produto e

não mais só na geração de demanda E aí o resultado final foi uma metodologia dizer uma média de produto e automação através do Switch né recentemente eles publicaram Isso já faz uns três anos eu acho que tá rodando né eles conseguiram que duplicar o faturamento com o lançamento de produto então isso mostra que a sistematização permitiu com que as coisas aconteçam numa velocidade numa qualidade maior trazendo resultados para o negócio efetivamente tá isso aqui é sempre importante a gente tem a visão lá do que a gente vai entregar lá no final Quando eu falo cliente

aqui né muitas vezes a gente tá falando de clientes internos Mas de qualquer forma a gente precisa entender bem essa essa percepção essa entrega de valor que eu tô dando ali para o meu cliente final para outro departamento para outro processo que a gente está entregando o resultado o BPM trata o trabalho de ponta a ponta e orquestração das atividades ao longo da função das funções de negócio funções de negócio aqui entendam Traduzindo aí para o nosso dia a dia como departamentos né Então esse é um ponto bem importante os processos eles preferencialmente eles devem

acontecer de porta ponta Ou seja eu não vou ficar criando rupturas para o meu processo porque simplesmente ultrapassei a barreira do departamento por exemplo né então a demanda nasceu no departamento comercial o caso do p&d né veio para dentro do p&d do p e d foi para Laboratório depois foi para produção depois foi para Marketing E aí saiu lá na frente o lançamento de produto então a gente passou a gerencial o processo ponta a ponta ou seja geração da ideia a entrega do a entrega ou enfim né pode ser um cancelamento também aquela ideia pode

não ter sido aprovada mas a entendo sido aprovada a entrega do produto final lá para comercialização né para o meu cliente tá então toda essa cadeia tá mapeada E tá se visualizando a Entrega de valor o BPM trata o que onde quando porque como e por quem o trabalha realizado é Ou seja eu tenho um controle completo do que precisa ser feito quem faz quando faz né Quais são as responsabilidades como né os procedimentos operacionais instruções de trabalho então tudo está muito bem definido dentro do nosso diagrama BPM né da nossa estratégia BPM aqui os

meios pelos quais os processos de Negociação definidos e representados deve ser adequados a finalidade hábitos para o uso a gente tem várias formas de detalhar o nosso processo né a gente pode ir no nível mais específico ou a gente pode ficar num nível mais macro de desenho aquilo que ele tá chamando atenção é para que não adianta eu criar um diagrama muitas vezes elaborado né com muito conteúdo se quem vai visualizar Esse conteúdo ele tem restrição de visualização então vou fazer um comparativo aqui bem típico nessa situação né a área de TI vai fazer vai

desenhar um processo vai ser desenhado que precisa do envolvimento da ti para fazer integrações com outros sistemas por exemplo Então como existe uma complexidade para integrar sistemas e tudo mais até aí vai lá e faz um diagrama de processos mais detalhado possível né permitido enxergar quais os Níveis de interação que a gente tem com outros processos com outras ferramentas com a identificação das integrações necessárias E aí a gente precisa apresentar isso para o chão de fábrica por exemplo né mas o chão de fábrica já tem uma em uma situação pode ter uma limitação maior de

conhecimento do BPM é de modo que todos esses detalhes que a teia acrescentou o diagrama elas podem eles podem atrapalhar vamos chamar assim né a Interpretação de quem tá no show de fábrica então para um show de fábrica Seria melhor eu tenho um diagrama mais simplista mas com menos elementos é mais fácil de entender é para ter já serem suficiente então talvez a gente precisa trabalhar com visões diferentes de diagrama para evitar má interpretação ou dificuldades interpretação desse diagrama tá os processos de negócio deve ser gerenciados em um ciclo contínuo para Manter integridade e transformação

é mais ou menos como controle de documentos que vocês fazem né então o tempo todo revisando o documentos em processos a gente tem isso também né tem a revisão do processo ao longo do tempo então sempre que uma característica muda né um novo requisito aparece ou uma própria rotina interna é alterada ela precisa ser retroalimentada para os desenhos de processo dentro do ssuite existe o mesmo conceito De revisão para processo que existe lá no módulo de documentos então eu posso aplicar a mesma estratégia tá abro uma revisão do processo faça as modificações dele passo por

uma provação Se necessário e depois esse processo sobe para publicação tá então é usado mesmo mecanismo da revisão de documentos BPM requer investimentos na capacidade de negócio né Ou seja eu tenho que conhecer os meus processos tem que conhecer os meus negócios para desenhar Adequadamente automatizada equadamente os meus processos né não adianta nada eu automatizar um processo ruim vou ter algo ruim que não entrega valor automatizado que não é objetivo né eu lembro de um caso de um cliente que ele ele vendia comercializar o seu produto muito com pagamentos mais longos né 10 vezes por

exemplo E aí ele tava com um problema porque ele emitia nota integral Logo após a venda e obviamente né os impostos incidiam sobre sobre a emissão da nota então ele acabava Pagando os impostos antes mesmo de receber do cliente isso Acabou prejudicando aí fluxo de caixa etc e aí alguém com conhecimento limitado no processo e no mercado como o mercado costumava trabalhar nesse formato né bolou uma estratégia lá de emissão emissão parcial de notas Então se o cliente é Ia pagar em 10 vezes então ele fizeram uma automação né obviamente uma customização no RP para

fazer isso para que aquele valor integral fosse dividido automaticamente em 10 Notas E essas notas eram emitidas mês a mês enfim foi a solução de quem estava ali no processo né mas não não era uma prática muito comum no mercado Isso foi implementado obviamente não funcionou a contento E aí chegou em algum momento chegou alguém né um Consultor da empresa de RP inclusive que eram um consultor mais experiente E aí falou não mas o mercado faz assim a primeira parcela corresponde a 40% do projeto e as outras podem ser divididas né então a entrada cobre

a incidência dos impostos e depois o restante é parcelado Então veja que é uma estratégia muito mais simples né Muito mais tranquila mas que ela foi possível a identificação com base na experiência né no conhecimento de quem Estava ali por trás para determinar como é que o processo vai acontecendo Então essa essa experiência se no rala bem importante na definição de processos nada contra Estagiários mas eu já vi também na empresa que delegou algumas coisas de processo para estagiário e a seu estagiário inclusive é um estagiário muito bom muito proativo e tal mas não tinha

visão de negócio necessária para cumprir essa tarefa dentro da organização né considerando Também que isso vai impactar em todo mundo dentro da execução dos processos né então a gente tem que sempre ter a coerência de trazer o conhecimento adequado no momento do mapeamento dos processos tá é óbvio que a gente pode envolver talvez pessoas com menos experiência na hora de fazer os desenhos de formalizar né de ajustar isso em ferramenta etc mas a identificação os requisitos né a documentação deles é importante ter o Conhecimento pleno do processo as capacidades são desenvolvidas ao longo da curva

de maturidade do processo então empresas que têm baixa maturidade né medida que a gente vai implementando os processos a tendência é a gente ganhando maturidade cada vez mais ao longo do tempo importante também né nessa questão da curva de aprendizado ao longo do tempo é que os processos passam a ficar Documentados né então eles podem ser aprimorados e eu já vi clientes que ficava que não tinham processo documentado E aí eles ficavam alterando a todo momento era um negócio muito cíclico implementava uma melhoria daqui a pouco alguém ia lá e retirava aquela melhoria ele voltava

que era antes e ficava nessa né o processo não evoluir ele ficava indo e vindo dentro de condições que não eram percebidas Ali pela equipe tá A implementação de BPM requer novos papéis e responsabilidades né podendo ser delegado a equipe já existentes né como por exemplo responsável pelo mapeamento do processo né os responsáveis pelas execuções quem é que vai fazer a gestão desse processo em termos de indicadores de desempenho etc então a gente pode diluir isso em departamento já existentes né Ou a gente pode ter funções dicas para implementação de processos como os Chamados escritórios

de processo por exemplo a tecnologia desempenho papel de apoio não de liderança na implementação do BPM né então não é porque vocês compraram a suíte que todos os problemas estão resolvidos né a suíte vai resolver uma parte bem importante que é a parte de desenho e a parte de automação dos processos né mas não pode ser só isso então a gente tem que ter estratégias né tem que ter metodologia para a gente Gerir os nossos processos tá é um outro ponto importante né uma gestão de portfólio de ideia de portifólio de processos também é porque

que eu digo isso tem um cliente que lançou essa iniciativa inclusive esse do que eu comentei sobre a reunião da diretoria tá eles lançaram a ideia de mapear os processos de automatizar E aí Ah eu quero que automatiza esse aqui as áreas foram delegado processos né aí eles começavam a fazer um daqui a pouco vinha Ah mas eu tenho um processo urgente aqui na maioria das vezes porque é o processo apresenta uma falha e aquilo passou a ser urgente para aquele departamento demandava um novo processo então ele já tinham começado quando a gente sentou para

ver o que tava acontecendo ele já tinha começado seis desenhos de processo e não tinha acabado nenhum porque era quem berrava mais alto né para se desenhar processo né Então aí a gente pisou no freio um pouquinho determinar Uma metodologia de trabalho né identificação identificação de prioridades e principalmente né trabalhar com acabativas a gente começar um desenho e finalizar e implementar essa rotina antes de começar uma nova e deu muito certo agilidade né que eles precisavam ela começou a acontecer a partir desse ponto implementação de BPM é uma decisão estratégica requer um patrocínio de Liderança

executiva né bem importante isso senão não se sustenta né imagina por exemplo um gerente de um departamento que digamos assim não seja muito respeitado dentro da empresa teve a Brilhante ideia do BPM é de implementar um processo que vai mexer na rotina de um processo de outro departamento dificilmente ele vai conseguir fazer com que as mudanças sejam efetivamente implementadas então é Sempre bom a gente ter um patrocínio forte aí para que todo mundo esteja alinhado aí nos seus processos e tenho o envolvimento adequado é processos em negócio intensivos em conhecimento deve ser identificados e tratados

adequadamente quando a gente fala intensivos em conhecimento aqui pode ser por conta de conhecimento técnico pode ser por conta de sigilo né Às vezes a gente tem muito Muito produto por exemplo a gente tem muitas muitos espaços aí que podem ser bem críticos em relação a disseminação de informação enfim sempre que a gente tiver alguma coisa nesse sentido né que seja bastante intensivo que seja dada tratativa adequada para essa informação para esse momento do processo aí né e é bom sempre lembrar que o BPM ele tá sempre os processos de modo geral né eles estão

Sempre interligados com os objetivos estratégicos da organização Então as organizações existem para entregar valor para os seus clientes por meio de produtos e serviços objetivos organizacionais deve portanto estar conectados a entrega de valor o cliente né os processos de negócio vão ser o meio que a gente utiliza para entregar esse valor ao cliente Então se mudar nos objetivos mudam os processos de negócio muitas vezes né Ou Pelo menos precisam ser adaptados gerenciamento de processo de negócio estabelece a forma pela qual os processos são gerenciados e transformados e portanto os objetivos organizacionais podem ser atingidos por

meio de um gerenciamento centrado em processos de negócio Então existe uma ligação muito direta entre os objetivos estratégicos e processos e a gente precisa Estar atento A isso né e outro ponto importante as mudanças de estratégias mudanças de objetivos da organização elas vão promover mudanças de processo então a gente precisa estar sempre atento para manter essa correlação a essa consistência bem forte né e consistente principalmente né agora vamos falar um pouquinho aqui sobre modelo organizacional e a relação que eles têm com o processo né É tipicamente as organizações elas estão organizadas por departamento é o

caso de vocês todos sim isso é bom ou é ruim acredito que depende do objetivo da empresa e também da do método de trabalho Tem situações que fica mais fácil dessa forma Porém tem outras situações que exigem mais interação antes de diferentes setores e a gente pode se organizar daí por um processo Então assim em termos de estrutura organizacional né de gestão organizacional acaba sendo necessário né a gente tem cada departamento cada departamento tem os seus objetivos específicos né ou as suas especialidades técnicas e assim as tarefas são distribuídas dentro do nosso do nosso contexto

de negócio agora na maioria das vezes né Tem empresas que trabalham por projetos né E aí tá muito relacionado ao segmento ao tipo de Empresa e aí elas a visão por projeto dela já não tem essa barreira nos departamentos em algumas em algumas vezes mas o mais comum então a gente tem os departamentos e cada um tem a sua especialidade isso é absolutamente natural mas aí vem a visão do processo agora como é que eu faço o cruzamento de processo com departamento entendendo que processo é ponto a ponta e o departamento ele tem uma especialidade

Isso pode gerar um conflito E aí a gente precisa quebrar Essas barreiras de conflito né então o caso do p e d que eu comentei né desenvolvimento de produto a gente tinha muito forte essa barreira então o entendimento era que desenvolvimento de produto é responsabilidade do pidd E aí ninguém interagia nesse processo né quando a gente mudou a percepção dos nossos a percepção interna da empresa de que desenvolvimento de produto é uma Participação de uma série de departamentos para que o sucesso aconteça a gente trouxe envolveu eles no processo de desenvolvimento de produto trouxe eles

para responsabilidade né traduziu isso indicador de desempenho também então todos eles têm responsabilidades têm metas a cumprir né e tem a percepção Clara do envolvimento que eles têm dentro do processo então isso permitiu que a gente quebrasse a barreira do departamento né E aí o Processo consegue fluir adequadamente tá mas não é incomum a gente ter né o modelo funcional ou seja focado na realidade interna do departamento E aí quando quando a gente amarra esse departamento num processo a gente começa a criar inconsistências né então esses dias eu peguei uma situação em que a gente

revisar um processo para ganhar tempo né para que a resposta do processo fosse mais rápido Era uma cadeia de fornecimento ali um processo mais longo ali de fornecimento tá então a gente revisou tirou otimizou algumas coisas para que o fornecimento fosse mais rápido possível só que estava amarrado a pagamento de um de uma nota fiscal de um boleto para poder concluir o processo e o financeiro lá pede 10 dias para pagar essa nota ou essa nota não qualquer nota né E aí quando a gente se deparou lá com o financeiro falou não eu preciso de

10 Dias pô mas por quê né E aí a gente teve que entrar nas minúcias do porque ele falou não porque tem um Volume X de notas e tal e para não atrasar a gente estabeleceu 10 dias ou tá mas é esse processo precisa algo diferente é possível aí você avaliou o volume de notas né o volume de pagamentos que seriam realizados não operacional aqui a gente consegue fazer em dois dias para esse tipo de processo né então a gente Inicialmente tinha uma barreira onde o departamento só queria ver né a sua própria necessidade mas

a partir do momento que a gente abriu a barreira para conhecer a necessidade do processo como um todo houve uma adaptação no processo financeiro para que ele também apoiasse no cumprimento do Objetivo daquele processo tá então isso é bem importante uma barreira funcional ela não pode ser um impeditivo do Funcionamento do meu processo né então quando o modelo é extremamente funcional né a equipe trabalha só com os objetivos do departamento e quando a gente está falando por processo a gente quebra essa Barreira do departamento e temos o alinhamento do processo né interdepartamental né ou transcendendo

as barreiras do departamento tá esse é o grande objetivo né que tudo flua mas sem ter esses Essas barreiras aí aplicadas tá É imagina que você já tiveram experiências nesse sentido e é bem importante que a gente traz estratégias para quebrar Essas barreiras a prática de BPM requer um comprometimento significativo da organização então novos papéis são introduzidos né responsabilidades também tais como dono do processo analistas arquitetos né o gestor do processo de um modo geral na pessoa responsável por avaliar e conduzir o desempenho do Processo então é importante que essas pessoas sejam identificadas né que

estejam corretamente envolvidas aí no processo dentro da nossa cadeia de valor a gente vai ter processos que são de negócio né processos que entregam o valor diretamente para o meu cliente a gente pode ter processos de apoio gestão Então essa classificação no mapeamento ela também é importante né para que a gente Perceba o grau de importância daquele processo dentro do ciclo todo de processos então o processo primário é o processo de negócio ele é tipicamente um processo de ponta a ponta ou seja né o cliente demanda uma uma necessidade essa necessidade circula em toda a

empresa por onde ela tiver que circular e no final entrega o resultado final então tipicamente é um processo ponta a ponta que agrega valor diretamente ao meu cliente Ou seja eu tô entregando o Valor esperado para o cliente né a gente pode ter os processos de suporte ou apoio que são processos que existem para dar sustentação para os meus processos de negócio ou seja para fazer os meus processos de negócio acontecerem mas eu não entrego o valor diretamente para o meu cliente então exemplo uma linha de produção da indústria automotiva é eu tenho uma linha

aqui um processo de apoio que é um conjunto de ferramentas né para Facilitar a montagem do veículo mas eu não preciso ter né se de repente eu quiser eu não tenho essa automatização não tem essa ferramenta ao todo eu vou conseguir montar o veículo sem problema mais dificuldade com mais lentidão talvez com uma qualidade inferior mas eu consigo entregar o resultado para o cliente né então o processo de suporte nem sempre ele é essencial mas ele agrega valor no Sentido de otimizar a recepção dos nossos processos de negócio e os processos de gestão ou gerenciamento

tem o propósito de medir monitorar controlar atividades e administrar presente e futuro dos nossos negócios né também não agregam valor diretamente ao cliente mas nos permite dar uma visibilidade dos processos e uma visibilidade do negócio como um todo de maneira adequada né e nos processos de gestão a Gente também tem as Visões de futuro né então por exemplo um processo de gestão estratégica aonde a gente estabelece né um plano estratégico para cinco anos por exemplo então a gente tá olhando a empresa para o futuro estabelecendo um caminho a ser percorrido e esse caminho vai ser

refletido nos nossos processos internos Então são formas né da gente segregar os nossos processos aqui dentro do mapeamento para melhor identificar Depois a gente tem as instâncias de processo né a execução individual de cada processo desse né cada um dos processos que a gente estabeleceu depois a gente tem as funções de negócio né funções de negócio muitas vezes são confundidas com departamentos mas a gente chama aqui de função de negócio porque elas refere um grupo de atividades ou competências especializadas relacionadas ao objetivos ou tarefas específicas né então por Exemplo a função de marketing ela vai

gerenciar mercado então por exemplo consumidores concorrentes né desenvolvimento de material de divulgação etc etc suprimento departamento de suprimentos né vai gerenciar Que recursos materiais em sumos a distribuição gerencia o processo Logístico e assim vai né então eu tenho funções de negócio e tenho o que é executado em cada função dessa é porque dessa distinção porque às vezes Eu percebo que existe uma função de negócio ou existe um recurso é que ele está vinculado a uma função de negócio errada né ou não adequado então eu eu numa num processo de mapeamento de processo de um hospital

de olhos a gente chegou lá no processo de faturamento começamos a mapear o processo de faturamento E aí chegou no determinado momento tinha uma pessoa que era especificamente né no departamento De faturamento e uma pessoa específica que trabalhava com isso E aí chegou num determinado momento ela falou assim ah mas tem um faturamento lá da Secretária do segundo andar faz faturamento é faz um determinado grupo lá E aí fomos entender o porquê né e a identificamos claramente que eram desvio de função e ela mesma explicou ela falou não eu comecei a fazer isso há sete

anos atrás veja quanto tempo né Porque a pessoa que fazia na época saiu de férias e daí distribuiu a tarefa para algumas pessoas e depois quando ela voltou eu continuei fazendo tô fazendo até hoje então é um é um desvio de função não é responsabilidade da Secretária do segundo andar fazer né essa atividade mas ela foi cobrir umas férias e acabou ficando com essa atividade para o resto da vida e digamos assim né Às vezes a gente precisa fazer isso né Precisa distribuir aproveitar a locação da nossa mão de obra de uma maneira mais consistente

só que neste caso detalhe importante é que as regras por exemplo de faturamento os procedimentos necessários foram mudando ao longo do tempo e como ela não estava mapeada nesse contexto algumas coisas ela não estava adequada né ela não tinha se adaptado a novas regras Então isso acaba causando um problema bem importante né então se ela Eu vou usar a secretária de segunda andar como uma mão de obra necessária para cobrir por exemplo não é uma deficiência de mão de obra ou uma falta de mão de obra para poder fazer o faturamento então eu tenho que

trazer ela para uma função de negócio adequada e que ela seja mapeada como tal né Para que Receba as alterações de procedimentos para que ela receba orientações operacionais de mudança né E Que ela seja monitorada também em relação a essa atividade isso é muito comum né ter desvio de função né Não sei se no caso de vocês aí já é bem perceptível isso mas a gente encontra bastante quando faz modelagem pessoal até aqui como é que estamos tranquilo dúvidas Podemos seguir nenhuma dúvida por enquanto são mais estratégico mais uma visão geral né a gente vai

entrar agora na parte de modelagem daí já é um pouquinho Mais específico tá e falando um pouquinho também né de maneira bem resumida aqui sobre algumas questões importantes da modelagem tá então Lembrando que BPM não é só modelagem né BPM tem todo uma estratégia para a gente implementar os nossos processos né o propósito da modelagem é criar uma representação do processo de maneira completa e precisa sobre o seu funcionamento a gente pode ter diferentes níveis de Detalhamento né do nosso nosso modelagem então posso ter um diagrama é o diagrama ele ele tem um nível de

detalhamento mais baixo eu posso ter um mapa onde eu tenho um detalhamento maior posso ter um modelo aonde eu tenho um grau de informações é mais aprimorado aqui né então eu tô indo de um nível menos detalhado para um nível mais detalhado então aqui é importante a gente saber qual é a necessidade né Desse mapeamento quem serão as pessoas que vão consumir Essa informação para a gente saber daí em qual nível a gente se encaixa na modelagem tá Tô começando com um diagrama o diagrama é uma representação inicial do processo ele demonstra um fluxo básico

focando nas principais atividades não trata exceção não trata falha não trata diferentes rotas dentro do meu processo né então por exemplo aqui numa venda de veículos eu vou atender o cliente gerar O pedido receber o pagamento entregar o automóvel nessa sequência aí né eu diria que isso é uma visão extremamente simplista do processo né normalmente é um caminho feliz então é um caminho que talvez que mais aconteça ou o caminho que é mais fácil dentro do meu processo mas não representa ele na totalidade então é é usado para uma visão Inicial Mas jamais poderia ser

usado para uma Automação né Apesar de eu ver bastante gente automatizando processos nesse nível aqui tá Eu particularmente não gosto nem de fazer a primeira primeiro desenho nesse formato né mas já conversei com alguns clientes e tem gente que gosta de fazer esse levantamento prévio nesse formato aqui para depois detalhar o diagrama melhor no formato de mapa tá Eu particularmente não gosto acho que é Simplista demais e pode até atrapalhar um pouquinho a percepção do processo o mapa o mapa já é uma evolução desse diagrama né acrescentado atores eventos regras resultados é um detalhamento maior

do processo né então eu tenho aqui as raias né todo mundo já já viu ou já fez um diagrama BPMN alguma vez na vida Eu já vi alguns fazia não Sim eu também já vi vários também já vi alguns mas não fiz legal O diagrama BPMN ele veio com uma uma diferença né Por exemplo lá no passado a gente era muito acostumada a fazer fluxogramas dentro dos nossos procedimentos operacionais e tal e aí o fluxograma Só tinha as atividades não tinha as responsabilidades aí montava-se uma tabela parte para Definir responsabilidades e documentar melhor o processo

Então o que o bpml trouxe é uma visão para tentar representar isso tudo num único Diagrama Então eu tenho aqui a piscina né que é o processo dentro da piscina tem as raias essas raias representam responsabilidade né então eu tenho aqui atendimento comercial gerência de crédito e serviços assistência técnica Então essa é a responsabilidade essa responsabilidade ela a gente também tem que tomar o cuidado para que ela seja bem específica né Para que eu preciso saber realmente quem é que vai Fazer atividade E aí depois a gente tem a representação do fluxo né com atividades

tá tem aqui tem representado três tipos de atividade né uma atividade manual uma atividade de usuário né que é uma interação com sistemas por exemplo né alguma coisa que ele faça de preenchimento de formulários etc atividades administrativas e atividades desse sistema né que são rotinas automatizadas Que também podem interagir no meu processo né então aqui eu tenho atividade esses elementos são os gatwares né que são os direcionadores de fluxo então eu vou dizer uma rota que você tá aprovado reprovado né Você vai para por exemplo pagamento é em dinheiro é em cartão é em financiamento

aí posso ter rotas diferentes para cada para cada cenário Então esse é o objetivo do Gueto E aí a representação dos eventos de início os eventos de fim do meu processo Então aqui eu já tenho uma visão mais clara de quais são os caminhos que eu posso seguir né Quais são as condições e atividades de modo geral aqui a gente tem um outro elemento que é um subprocesso né então liberação de crédito ou análise de crédito é um subprocesso que é disparado a partir do meu processo principal então Ó eu tenho uma decisão Ah vai

ser a vista já vai direto para assinar o contrato não vai ser financiamento então eu disparo Sub-processo de análise de crédito e aí aqui para mim é uma caixa preta eu não sei o que acontece mas esse processo ele tá desenhado então quando a gente explode o subprocesso de liberação de crédito em todas as etapas dele lá dentro que para mim não fazem não vou dizer que não fazem sentido mas não tem importância para mim mas tem importância para quem executa aquele processo e basicamente Então é isso tá então a Gente tem aqui a visão

de como as coisas estão acontecendo dentro do meu processo dentro da suíte eu posso pegar também para cada atividade dessas e associar documentos né então integral né o fluxo de processo com o meu sistema de gestão por exemplo né adicionando ali é procedimentos instruções de trabalho manuais e outros tipos de documento que a gente precise para execução adequada do meu processo E aí o outro nível de modelo a gente já Tem um incremento maior aqui de elementos né então eu tenho uma interação uma representação aqui de interação com o cliente externo eu tenho a representação

de documentos né que são gerados ou consumidos dentro do meu processo eu tenho integração aqui com Outras aplicações né eu tô fazendo uma consulta no serasa retornando o valor fazendo uma consulta no banco né e retornando aqui esse se tem crédito Disponível ou não eu posso usufruir de bancos de dados né de informações e assim por diante posso representar comunicações né o evento de notificação aqui dentro do meu processo então tenho vários elementos aí para documentar bem o meu processo mas vejam que esse processo anterior São muito parecidos né mas olha como eles estão mais

carregados esse aqui tá mais carregado Deixa eu voltar ele aqui porque esse aqui né está mais enxuto é Mais fácil a gente Entender esse processo e esse aqui tá mais carregado lógico que um grau de informações maior mas Talvez um pouquinho mais difícil de interpretar tá então a gente tem que tomar um pouquinho de cuidado em relação a isso também o guia BPMN além dos elementos gráficos ele ele também fala um pouquinho de boas práticas de modelagem de processo tá então ele fala que algumas coisas podem Ser feitas outras não podem ser feitas ou não

deveriam ser feitas né então vou citar um exemplo aqui e tem uma diferença Olha só eu tenho uma rota a partir daqui da condição de pagamento à vista ou a prazo É financiado que vai cair ambos vão cair aqui na assinatura do contrato tá esta representação do jeito que tá aqui ela não tá correta segundo diagrama bpmm tá Apesar de que numa eventual automação até funcionaria mas Conceitualmente não está correto porque todas as atividades que são atividades individuais aqui elas devem ter uma única rota de entrada então aqui ó tem uma entrada né E essa

aqui tem duas entradas estão vendo ela pode vir pelo caminho à vista ou pelo caminho financiamento então o correto aqui seria a gente ter um outro Gateway aqui antes dessa atividade esse gueto está esperando as duas entradas e a partir daí ele dispara a Próxima atividade tá que é o que está representado aqui ó tá vendo ó a vista vai lá para o Gateway e daí Segue o fluxo ou financiado vai lá para o Gateway e segue o fluxo único a partir dali tá então essa representação aqui tá correta a outra não está 100% aderente

ao ppml tá mas também são coisas algumas delas são conceituais aí não tem assim grande prejuízo em termos de automação de processo Definição do escopo da modelagem é uma definição básica de início no projeto de modelagem é o escopo a ser modelado esses corpo a gente tá muito relacionado ao entendimento do que é processo e até onde ele vai Qual é a fronteira desse meu processo tá então no processo de vendas aqui ó por exemplo né realizou atendimento emitiu o pedido cadastrou o cliente recebeu e finalizou Então essa é uma percepção do meu processo Mas

a gente pode ter uma percepção ampliada Então analisando um pouquinho mais as atividades posteriores ao pagamento podemos pensar em montagem entrega e acompanhamento de pagamento e pós-vendas então aqui eu ampliei a minha visão mas aqui não acaba o processo agora eu tenho que transportar e montar o meu produto tenho que cobrar as parcelas Enfim né Fazer a gestão financeira [Música] do contrato então eu ampliei a visão do processo né e trouxe novos elementos Isso pode ser feito assim ampliando né ou pode ser feito também através da Integração de subprocessos né então eu identifiquei a necessidade

aliás aqui até está como subprocesso também tem mais linha ali ó indicado que é um subprocesso Ou seja eu finalizei esse essa primeira parte que é a venda do meu produto e agora eu disparei aqui dois processos Paralelos que vão dar continuidade ao atendimento ao cliente né então eu vou realizar o Transporte e vou realizar a cobrança aqui inclusive em paralelo tá poderia estar veja que esse elemento do game ele tem uma representação diferente daquele anterior que a gente tinha representando paralelismo tá a gente poderia não ter também esse paralelo e disparar o processo de

cobrança somente após transporte montagem aí vai muito do conhecimento de negócio que a gente vai ter para sequenciar as nossas ações aí dentro do Processo tá mas isso Isso é uma questão bem importante a definição da Fronteira de modelagem é bem importante porque é muito comum né que a gente acaba extrapolando essa Fronteira aí quando quando não se tem muita clareza tá então tem que tomar bastante cuidado senão nosso trabalho também fica ampliado dentro de uma visão de cadeia de valor então A ideia é essa né representar os Processos de negócio aqui de maneira centrada

processos de apoio e processos de gestão que através das necessidades do cliente entregam o valor e busca uma satisfação do cliente o escopo do projeto de modelagem Depende de vários fatores né Qual é resultado esperado qual equipe Envolvida com a expectativa de prazos e custos eu fiz para um cliente ele tava ele tava mudando Um segmento de negócio que ele atuava né criando uma nova linha de produto e aí ele vislumbrou a necessidade lá era um processo Logístico tá por exemplo de devolução de mercadoria né aonde no na linha de produto que ele tinha ele

só conferir se o produto tava dentro da validade devolvia para estoque e na nova linha de produto não ele tinha ele tinha requisitos de rastreabilidade então ele tinha que fazer também um processo de Esterilização do produto quando ele voltava de Campo Então tinha mudanças no processo efetivamente essas mudanças Elas seriam implementadas no RP né no sistema de gestão só que era muito demorada essa implementação então o que que a gente fez fez uma modelagem mais enxuta dentro do work from e já disponibilizamos para ele poder utilizar nesse curto espaço de tempo até que o RP

ficasse pronto Começamos a trabalhar assim E aí daqui a pouco eles viram que tava tão legal aquele processo mesmo sendo simples que resolveram cancelar a customização lá do rp que era bem cara e ficamos com o processo Se temos uma incrementada nele então mas ele ficava com aquele processo simples já foi o suficiente para atender a necessidade de negócio então é sempre bom a gente poder ter a percepção lá de do que é necessário aí para poder chegar no resultado esperado aí do nosso Processo tá em relação a dimensionamento né alguns fatores podem influenciar esse

dimensionamento quem é o cliente do processo ele será atendido com esse corpo que está sendo proposto é quem são os fornecedores eles participarão do processo Quais as entradas e saídas as entradas previstas será utilizadas no escopo Esses copo entregará as saídas esperadas né Então aquela verificação tô passando alguma informação que não é usada para nada eu tô gerando uma informação ou algum resultado que não é usado para nada né Quais são os indicadores principais né não escova esses indicadores estão sendo medidos eu tô prevendo a mensuração desses indicadores alguns cuidados alguns deles aqui são bem

importantes Bem comum tá evitar que o processo se limite é uma área a gente não pode dizer que não exista o processo limitados a uma área mas Normalmente eles estão interagindo com outros processos né eu fui fazer um treinamento de gestão de processos na empresa e aí lá no meio a gente fez uma dinâmica vamos agora passou essa conceituação toda né Vamos agora fazer um processo de verdade aqui de vocês que que você sugerem e aí Tava um pessoal do financeiro e Controladoria né E aí a sugestão foi pagamento de boleto de seguro daí eu

achei aquilo muito estranho né pagamento de boleto seguro como sendo um processo me pareceu já de cara ser uma atividade e aí a gente foi explorando um pouquinho o que que era isso não é que quando era uma empresa de negócio né quando um caminhão de grãos e acidenta na estrada aí a gente tem Um sinistro efetivamente né E aí temos o acionamento da seguradora para lá no final temos que pagar o boleto lá de da apólice do seguro E aí ficou muito claro que o processo não era pagamento de boleto pagamento de boleto é

só uma atividade dentro de um processo de Sinistro né E aí esse processo de sinistro envolve n atividades inclusive uma que autoriza aquele pagamento né indicado que passou por perícia passou por isso passou por Aquilo todos os requisitos que permitiu o pagamento daquele boleto tá então é essa percepção do que é o processo e não limitar ele é uma área é bem importante né evitar projetos muito extensos né que eu coloco seis 10 12 meses mas só como como uma referência né é importante que a gente tenha entregas muito rápidas para o nosso processo né

que a gente demonstre valor tá eu citei um projeto que eu trabalhei recentemente que tinha 240 atividades desenhadas no processo né Nesse processo a gente adotou uma estratégia de gestão stão ágil de implementação de processos então tinha uma equipe de analistas de processo né que eram da área de negócio tinha uma equipe de uma ferramenta que era do próprio cliente que desenvolvia essa ferramenta e tinha a gente como como equipe de automação Então essas três equipes trabalhavam em conjunto determinavam requisitos para implementação em 15 dias e aí cada um Trabalhava na implementação em 15 dias

e o importante né após esses 15 dias a gente tinha algum resultado concreto ou seja tinha uma nova função uma nova etapa do processo né um novo passo uma nova automatização entregando para o meu usuário tá então a gente usava o modelo scron e o resultado foi Fantástico né a gente conseguiu a primeira versão do processo tinha eu acho que 33 atividades era bem curtinha né Hoje tá com 240 então foram Implementadas ao longo do tempo então nesses casos aí do projeto muito grande o ideal a gente traçar uma estratégia para fazer pequenas implementações agora

importante tá essa quebra Ela não é uma quebra aleatória para dizer a Tô entregando um pedaço do processo não pode ser assim tá tem que ser sempre uma entrega com o resultado palpável né com resultado perceptível pelos usuários então por exemplo teve um momento Nesse meu caso era uma Indústria Têxtil tá teve um momento em que ele falou ah nós temos que envolver a fábrica da Gola da camisa gola polo né a gola é feita numa outra fábrica então agora até o momento da gente envolver essa fábrica Então até então não tínhamos isso passamos a

integrar essa função e aí adaptamos o processo para essa nova função e liberamos testamos integrou essa agora vamos para a próxima agora é o desenho Das Artes né que as camisetas tinham tinha um desenhos Então agora temos que envolveu o pessoal de artes que desenvolvem esses desenhos E aí fomos criando né puxando as novas atividades para dentro do processo mas sempre com o resultado palpável lembre-se que quanto maior o escopo maior é o trabalho de gestão né a gente tem que administrar o trabalho a ser desenvolvido e evitar muitas divisões que dificultam A visão ponta

a ponta é um processo a gente precisa ter essa percepção do ponto aqui dentro da nossa cadeia de valor tá se a gente tiver quebrando isso sobre processos tem que tomar esse cuidado aí para evitar essa perda de visibilidade ok pessoal tranquilo até aqui sim legal agora a gente vai entrar aqui numa discussão um pouquinho mais longa Vamos fazer a pausa para o café já a gente retorna em 15 minutos aí Ok pode ser então tá bom café aí para vocês bom a gente vê mais para o finalzinho aí quando conseguirem falar daí a gente

se apresenta o sinal amanhã de manhã tá bom ok falar um pouquinho de alguns princípios de uma boa modelagem né o objetivo da modelagem é que a gente represente o processo né E Principalmente se a gente fizer uma automação essa representação ela tem que ter um nível de aderência adequado né para que a execução do processo acontece a contento Tá eu já vi eu já vi cliente que chegava numa determinada etapa do processo ele tinha que mandar um e-mail para alguém para avisar que a atividade chegou algumas coisas assim no meio do processo ele fazia

manualmente né o Objetivo nunca é esse né objetivo é que a gente tem mapeamento envolva comunique todo mundo que precise de alguma forma participado do processo via ferramenta tá então o grau de aderência da ferramenta ela tem que ser o mais adequado possível da ferramenta não da modelagem né tem que ser o mais adequado possível para que a gente possa fazer as automações necessárias para aquele processo tá ela tem automação né se a gente não Automatizar se for apenas para modelar da mesma forma esse grau de aderência deve ser adequado relevância ou suficiência né cada

objeto apresentado no modelo deve ter um propósito um modelo não deve conter mais informações do que o necessário é aqui Aqui a gente também tem algumas uma característica muito comum que é a unificação de atividades né Vamos pensar num fluxo Deixa eu só abrir eu vou abrir aqui Eu gosto de fazer alguns algumas anotações aí alguns desenhos e eu vou abrir aqui uma caixa de anotação estão vendo meu quadro aqui agora tá carregando aqui para mim tá carregando Agora sim tá legal eu vou fazer uma simulação aqui tá de uma situação de processo as minhas

linhas retas não estão saindo muito retas que não tá aparecendo aqui para mim não Tá aparecendo desenho não aqui tá aparecendo o desenho mas não tá aparecendo a tela inteira Tá aparecendo só uma partezinha dela deixa eu ver aqui eu vou compartilhar compartilhar novamente Então tá só um pouquinho agora Continua sem aparecer aqui para mim agora compartilhei a mas ele fecha agora apareceu só apresentação eu tava usando a ferramenta dele ali mas eu vou Usar um pet Bracho aqui mesmo dá para fazer a representação que eu queria aqui tá vendo a minha tela em branco

agora né então tem por exemplo aqui né as raias de responsabilidade aí daí eu tenho o processo E aí eu tenho uma sequência de atividades aqui por exemplo tá E aí a partir daqui Digamos que eu vou para outra responsabilidade tá então o que que a gente tá falando aqui Né relevância o suficiente eu tenho por exemplo aqui há três análises que eu vou fazer dentro da minha solicitação né ah eu vou analisar por exemplo dados cadastrais do meu do meu solicitante eu vou analisar dados financeiros eu vou analisar alguma outra informação aqui vejam que

nesse caso a gente tem três atividades para o mesmo responsável e em sequência A pergunta que fica é operacionalmente né Faria algum sentido a gente ter isso em etapas separadas ou seja ele tem que fazer essa análise aqui liberar essa análise para a próxima etapa depois volta para ele mesmo para ele fazer essa outra análise e depois para essa análise então a gente precisa avaliar justifica o ter etapas separadas dentro do meu fluxo outra análise importante né eu não Poderia juntar essas três análises aqui numa atividade só do fluxo né indicando que elas acontecem na

mesma linha do tempo e acontece sobre a mesma responsabilidade então não teria porque separar né Mas pode ser que eu tenha que lá no meu formulário então tô pensando aqui no formulário tá então o meu formulário vai ter uma sessão por exemplo aqui aí depois uma outra sessão ali e uma outra situação tem três sessões de Análise né que correspondem essas três análises que eu tô fazendo é aonde ele pode marcar por exemplo que vai ter fazer análise aqui responder as perguntas do formulário só que todos todas as respostas no mesmo momento né no mesmo

estágio de execução do processo tá Então essa é uma característica que eu vejo que tem bastante [Música] divergência né na forma de implementação Né algumas já vi alguns implementar nesse formato aqui só que acaba que fica muito burocrático né o usuário faz um pedacinho do trabalho daí manda para a próxima etapa sendo que é ele mesmo que vai executar né então fica acaba ficando burocrático se a gente transformar isso aqui para o formulário né ele consegue fazer as três operações no mesmo momento né na mesma espaço de tempo a responsabilidade é toda dele e aí

ele faz tudo de uma única vez e encaminha Para a próxima etapa né Então nesse caso eu teria só uma atividade aqui essas outras duas não precisaria tá tudo aglutinado né E aí caminharia para segunda atividade tá então É nesse ponto que a gente precisa às vezes fazer uma análise pensando na automação né não não tanto na modelagem teórica tá então já aconteceu comigo né na modelagem teórica criei três atividades quando a gente foi para automa que a gente percebeu que seria Mais prático trazer para o formulário agora a gente também tem que cuidar uma

questão né nesse caso que eu citei eu faço ao mesmo tempo essas análises né ou seja não tem nenhuma divergência na linha do tempo e a responsabilidade é sempre da mesma pessoa né Então as três atividades são feitas pelo menos o pessoal aí justifica a gente aglutinar isso numa única atividade para facilitar o modo operacional dela tá por outro lado né eu poderia ter um Inverso né eu tenho só uma atividade aqui mas acaba que elas não acontecem no mesmo momento né ou tem algum gatilho específico para uma parte da atividade a justificaria a gente

ter o contrário né ao invés de ter uma única atividade ter um desdobramento para outras atividades paralelas né ou sequenciais aí conforme o meu desenho Então essa análise vai muito da forma com que as coisas acontecem na prática tá É uma coisa que não não fica interessante para efeito de principalmente de rastreabilidade né apesar de ser suíte ter recurso para isso eu poderia por exemplo começar o preenchimento aqui preencher a primeira sessão E aí depois eu falar essa outra sessão é de outro usuário e aí eu mesmo poder transferir esta atividade para outro usuário tá

só que nem sendo uma única atividade a gente habilita todas as sessões para esse usuário então a Inveja ele só preencher a Sessão 2 por exemplo que fosse dele ele teria autonomia para alterar um preenchimento da sessão um porque daria uma certa vulnerabilidade do processo né então a gente pode fazer essa segregação mas fazer ela sobre a ótica da responsabilidade sempre então se eu não tiver o mesmo responsável por aquela execução passo para uma outra atividade se eu tenho o mesmo responsável posso agrupar tudo no Formulário e fazer a automação diretamente no formulário tá custo-benefício

né Deve ser analisada a quantidade de trabalho necessária para criar um modelo versus a utilidade verso versos o tempo que será utilizado aqui a gente tem uma aquele exemplo que eu comentei com vocês né que a gente fez um processo mais enxuto pensando que ele seria temporário E aí depois que a gente viu que ele não seria tão temporário assim a gente fez Uma implementação mais longa o outro Um Outro ponto em relação à integrações também né custo-benefício quando a gente identifica a necessidade de integração essas interações elas podem ser custosas né Elas podem requerer

muito tempo ou muito esforço para implementação então também nesses casos de integração o custo-benefício deve ser avaliado né se não vale a pena a gente deixar isso na mão do usuário muitas Vezes por exemplo Ah eu preciso lançar uma informação lá no meu outro sistema para dar prosseguimento a uma análise ou coisas nesse sentido então às vezes por restrição de tempo de esforço a gente acaba deixando operações manuais né E outra situação aqui em relação a custo-benefício daí entra a questão de robôs né de rpa o rpa Na verdade ele não tá dentro da suíte

né vai ser uma ferramenta a parte para fazer essas Automações mas que permitem uma interação interessante Então no caso de integração complexo né que eu por exemplo eu preciso lançar um valor dentro lá de um outro sistema mas o sistema não tem api o sistema tem dificuldade de Integração eu posso embutir robô robô ele vai fazer um papel de um usuário né ou seja ele vai simular o que o usuário Faria na tela então ele vai abrir o Switch vai pegar o valor vai abrir outro sistema alimentar o valor e Clicar no botão por exemplo

então [Música] essa poderia ser uma alternativa em relação a custo benefício de uma integração por exemplo né então eu tiro uma integração que é muito custosa e coloca um robô que faz uma operação simples para ele e consegue eliminar o meu problema então esse nível de análise Para efeito de automação né a gente pode fazer nas nossas modelagens aí tá A clareza do modelo né então o modelo ele deve representar os requisitos nas atividades as responsabilidades tudo aquilo que envolve as atividades do processo a sequência correta né mas é principalmente a gente precisa que esse

modelo seja entendido por quem vai consumi-lo né para quem vai utilizar Então dentro daquele nível de complexidade da modelagem a gente tem Que ter a clareza para que a informação ela esteja suficiente e Clara para quem vai interpretar aquele meu diagrama né comparabilidade a possibilidade de comparar diversos processos né E aqui é bem interessante comparar processos como benchmark mesmo né comparar com o mercado por exemplo né eu tava fazendo um eu tava fazendo uma modelagem de uma de uma clínica de Exames de imagem E aí a gente fazendo A modelagem lá dos exames né do

diagnóstico e entrega de resultados a gente chegou num desenho de processo em que um processo atual em que uma ressonância magnética ela levava uma semana para apresentar o laudo E aí Aquilo me ensinou estranho né porque imagina que uma ressonância magnética posso ter algum tratamento mais preventivo em que não teria problema entregar o resultado em uma Semana mas tem situações bem mais complexas que eu preciso de um diagnóstico rápido e aí uma semana é um tempo muito muito extenso a gente olhando para o processo interno existiu explicações para esse prazo e a principal explicação e

é uma coisa que a gente pode modelar tá isso a gente pode nos nossos diagramas a gente desenhar deixa eu colocar aqui dentro do diagnóstico por imagem né eu Tenho aqui a captura da Imagem e eu tenho aqui o processo de laudo E aí depois o empacotamento aqui para impressão das imagens e do laudo e a entrega para o cliente basicamente isso entre aqui a captura das imagens e o laudo a gente tinha aqui tempo perdido o que que é o tempo perdido nesse caso aqui a gente tinha a emissão de laudos aqui o laudar

o exame Acontecendo toda quinta-feira dentro da clínica então quer dizer quem fez um exame aqui na sexta-feira esse exame ficou parado de sexta até a outra quinta-feira para dar em 15 minutos o médico vir aqui laudar entregar o resultado então isso aqui é Tempo Perdido dentro do meu processo quando a gente olhou para o primeiro a gente olhou para os sete dias de entrega todo mundo dentro da empresa achava que o normal né aí a gente olhando para o Mercado ele falou não mas espera aí não é normal sete dias né como é que o

concorrente consegue entregar em 24 horas e o concorrente usava isso como marketing inclusive E aí a gente começou a questionar através de comparação saímos daquela zona de conforto e começamos a questionar o método de trabalho né E aí chegou a ser conclusão de que aí a gente orgulhou efetivamente para ver o que estava acontecendo e descobrimos esse Tempo parado aqui esse tempo inoperante dentro do meu processo alternativas né então alternativas a gente começou a criar alternativas por que que o médico não acompanha aqui na verdade o médico já acompanhava né os exames alguns médicos acompanhavam

Então por que que durante o exame ele já não vai lá o dado então daqui eu teria já para o processo de de entrega né então teria só Essas atividades a Captura e o laudo já saiu na mesma atividade por consequência eu conseguirei economizar 6 dias aqui só que aí a questão de alocação do médico para ele ficar o tempo integral na sala de exames Não era possível né enfim aí a outra possibilidade captura as imagens e tira uma locação Médica aqui de menor tempo aqui ele ficava uma tarde inteira tá para laudar porque que

ele não fica uma hora todo Dia para laudar então captura as imagens de hoje no final do dia ele Lauda e faz a entrega né Então dessa forma através do entendimento de como o processo acontecia e comparando com o mercado como o mercado trabalhava a gente começou a achar alternativas internamente para atender aquelas aquela velocidade que o mercado praticava tá então esses efeitos de comparação são muito interessantes para a gente poder Entender se o nosso processo está no desempenho consistente né eventualmente até aproveitar ideias aí para melhorar outro princípio básico né da modelagem a estruturação

sistemática capacidade de integrar modelos representando de diversos aspectos da realidade aqui vamos pensar que a gente não tá mais olhando só para um processo a gente tá olhando para cadeia de valor como um todo né e desenhando os processos pensando na interação deles então como Eu tô já com uma percepção Clara de toda a cadeia de valor é esta essa essa análise sistemática né sabendo essa saída do meu processo a vai ser a entrada lá no processo bem no processo C então a gente começa a criar essa percepção para a integração entre os processos alinhar

objetivos etapas em níveis de detalhamento com os especialistas que serão entrevistados né Eu já me deparei com uma situação assim que a pessoa Achou que ela ia ser demitida porque eu comecei a fazer um monte de pergunta da atividade dela né ela olhou uma hora ela parou vocês vão me demitir não a gente tá trabalhando na modelagem dos processos aqui com o objetivo de uma certificação de um selo de qualidade né É mas realmente faltou da nossa parte explicar para o usuário que o que que tava acontecendo ali então esse ponto é importante né ele

saber o que que tá acontecendo Qual é a participação deles Na modelagem e explicar também os modelos né porque o mínimo de interpretação do que está sendo desenhado dentro da nossa modelagem observar sempre perdão observar sempre os padrões de modelagem e utilização pela organização desta forma os processos ficam mais uniformes e padronizados facilitando entendimento dos desenhos por todos os servidores Isto é Diz respeito não só o tipo de objeto utilizado mas a padronagem visual tamanho de objeto tamanho de letra cor de objeto tá isso é importante que se tenha uma uma régua né Um Guia

Para orientação tá já peguei dentro da mesma empresa né pessoas que gostavam de colorir objetos e gostavam de dimensionar eles de uma maneira diferente Então essa padronização é importante que a gente tenha ela para deixar mais Fácil de Interpretação para todo mundo né sempre que eu vou fazer uma modelagem normalmente o primeiro passo é solicitar que o responsável a pessoa que eu vou entrevistar que ela faça um breve descritivo de como as coisas acontecem né Qual é o objetivo do processo e como elas acontecem no dia a dia A partir dessa breve explicação a gente

começa a ter o entendimento do processo e a partir dali entrar nas minúcias né nos Detalhamentos necessários para a boa modelagem é um cuidado aqui só um pouquinho é um cuidado aqui na modelagem eu já me deparei com com pessoas que vamos chamar se ela entrava muito em detalhes desnecessários né começava a entrar em detalhes detalhe então a gente chegou num ponto a gente viu Espera aí a gente não tem nem a visão do todo do processo ainda mas estamos entrando aqui Em minutos que são exceções do processo né então é sempre importante a gente

ter o né um balizador aí tenha certeza que a gente tá caminhando no rumo certo ali para modelar gente do processo tá revisar uma pimenta ao longo do tempo né então por exemplo quando eu tiver lá no final dependendo do tamanho do processo isso pode ser um pouquinho demorado talvez a gente precisa a gente captura informações ao longo das entrevistas que Podem impactar naquilo que já foi modelado então a gente fica revisitando que já foi modelado para ver se não tem algo ajustável ainda tá bons modelos são também aqueles que são visualmente agradáveis né Deve

ser evitar ao máximo cruzamento de linha por cento do diagrama dimensionamento aleatório de tamanho de atividades né de elementos então obedecer um padrão visual de cores de tamanhos isso é bem importante para Que a gente tem um diagrama legal né é outro ponto importante evite cruzamento de linhas Então a gente tem um objeto chamado link no BPMN né que é o objeto que ele simula ele simula a linha né a linha continuada Tá então vamos supor eu tenho uma atividade aqui aí tem um conjunto de atividades aqui embaixo e eu tenho que ir para uma

atividade lá embaixo no meu diagrama né que eu tenho várias raias aqui então ao Invés de cruzar isso aqui tudo que vai provavelmente cruzar por outras atividades aí eu faço isso aqui tirar essa linha que eu criei eu faço um link né então ele é um objeto de link E aí aqui eu faço a entrada dele então se eu pensar aqui na ferramenta de automação esse essa representação É como se eu tivesse uma linha ligando esses dois objetos aqui tá então ele dá a Continuidade necessária para automação do processo só que sem a representação dessa

linha e aí a gente evita que os objetos fiquem se cruzando na tela ficando uma representação mais enxuta utilização de pouco texto no gator eu confesso que eu não sigo muito essa regra eu procuro explicar sempre o necessário aqui dentro do GAP né mas o que o guia fala é que ele deve ser o objetivo né Deve ser o mais adequado possível para aquela situação é mas de Forma simples ele representa uma resposta Clara então aprovada ou reprovado sim ou não né o ponto de decisão ele tem que estar com uma uma pergunta de modo

que a gente responda claramente uma resposta objetiva né Evite o uso de setas retornando para a esquerda ao longo do diagrama deve-se tentar sempre modelar da esquerda para a direita seguindo as atividades em ordem de acontecimento mesmo ao trocar de Lênin não colocar a próxima atividade mais à esquerda possível esse aqui é uma questão importante já deixa eu fazer aqui algumas leis então estamos aqui né E aí eu faço isso aqui então eu tenho o início faça uma solicitação daí vou encaminhar para aprovação né aí vai caminhar para aprovação eu quero eu quero aproveitar o

espaço dela eu faço isso aqui ó Né daí é que segue tá ele faz mais alguma coisa faz mais alguma coisa e agora mudou de responsável da inveja eu fazer embaixo Aqui eu faço aqui ó aproveita ele aqui ó é então eu tô eu tô indo e vindo aqui dessa nesse processo isso atrapalha bastante a interpretação do diagrama tá Então qual que é a recomendação recomendação é que a gente vá sempre nessa direção aqui a esquerda para Direita de cima para baixo né então quando eu tive uma aprovação aqui eu vou encaminhar ela para cá

no máximo para baixo do da minha atividade ou mais para direita tá aí Eu segui ó eu tenho aqui Agora eu tenho mudei de responsável tô vindo para cá tá então eu tenho sempre né seguindo esta linha aqui da esquerda para direita de cima para baixo sempre que possível tá isso vai dar uma Percepção visual a gente consegue ter uma percepção da distribuição na linha do tempo né que a gente tá andando nesse sentido Tá e fica muito mais claro entendimento do andamento dos nossos processos por exemplo né naquele naquele diagrama que eu comentei com

vocês lá de 240 atividades né a pessoa fala ah eu tô com uma situação aqui na atividade tal eu já sei mais ou menos em que seção do meu diagrama que é aquela atividade está Pela fase que ela acontece né então pela linha do tempo eu sei que tá aqui nesse diagrama e rapidamente eu localizo ela Evite o uso de mais de um elemento de decisão quando isso ocorrer deve se rever a lógica de modelagem verificando a possibilidade de alteração dos eventos de decisão sinceramente também essa é uma é uma orientação que eu muitas vezes

não sigo tá por exemplo né eu preciso ter aqui a já tive até o caso de três seguidas Esse caso do desse projeto grande ali acontecia muito isso né esse era um fluxo de fabricação de desenvolvimento de produto de vestuário Então eu tinha muita situação assim ó é jeans ou é malha né então é jeans daí para essa decisão e agora ele é um produto adulto infantil Ah é infantil vem para cá e daí agora tomar outra decisão aqui então a gente acabava tendo que utilizar em função de muitos parâmetros de tomada de decisão a

gente Acabava fazendo essas essas decisões nessas orientações do fluxo de maneira sequencial agora quando tem uma aprovação né ou seja tem uma atividade aqui Alguém toma uma decisão nessa atividade E aí vai para um Gateway daí aquela orientação ali passa a ser importante né Eu só tenho um jeito aqui que é baseado numa decisão que alguém tomou anteriormente numa atividade tá no meu caso aqui eu tô usando é parâmetros né do cadastro do produto Para tomada de decisão do fluxo tá para na verdade para direcionamento de atividades dentro do fluxo então assim a orientação para

tomadas de decisão manual mas que não serve para tudo né criar subprocessos de atividades operacionais que se repetem então mais de uma vez no processo né como por exemplo caso de rotina de protocolo recebe carimba registro e caminha vai ser um caso em que A cada vez que eu utilizo dessa rotina ao invés de eu desenhar novas atividades eu vou chamar o subprocesso de protocolo e aí lá dentro já tem as atividades adequadas né os processos financeiros por exemplo processo de apoio é bem comum né então tem lá um pagamento de título por exemplo então

eu posso ter um subprocesso que é pagamento de título mas que lá dentro do da rotina do financeiro não é uma única atividade ela Tem um sub fluxo né então eu faço a chamada sobre processo para que fique padronizado para todas as chamadas esta orientação notações de modelagem de processos né então a notação é um conjunto padronizado de símbolos e regras que determina o significado desse símbolos e aí o BPMN Traz esse símbolos padronizados né então o conjunto de símbolos linguagens e técnicas comuns para que as pessoas possam se comunicar Então permite a consistência em

forma e significado dos modelos de processos resultantes permite a importação e a exportação entre ferramentas entre diferentes ferramentas de modelagem geração de aplicações a partir dos modelos de processo isso algumas ferramentas fazem isso né no caso do ssuite ele já automatiza em cima do desenho e outras ferramentas Pegam o desenho e geram aplicações né Então vai depender muito da forma com que a ferramenta trabalha mas o importante é que elas conseguem executar o tomações a partir do que foi modelado porque os objetos são padronizados né antes do BPMN a gente tinha muita dificuldade em relação

a isso os outros as outras notações que a gente tinha antes do BPMN Não permitiam é esse nível de automação porque cada ferramenta trabalhava no modo diferente cada Modelador trabalhava no modo diferente e aí a gente a gente não não tinha como ter essa padronização tá btml é uma anotação gráfica que tem por objetivo então de promover uma gramática de símbolos para mapear de maneira padrão todos os processos de negócio de uma organização Então eu tenho elementos né dentro do guia BPMN objetos que representam cada necessidade dentro da minha modelagem Para processo de negócio de

um modo geral tá devido a sua grande aceitação BPMN está ajudando a disseminar conceitos relacionados a processos de negócio e hoje é uma característica chave para qualquer iniciativa bpml ou seja em projetos bpml né projeto se modelagem de processo a gente usa usar notação BPMN constantemente eu diria que é quase unanimidade hoje em dia Em BPMN um processo de negócio é representado através de encadeamento de eventos né ligados por conectores que demonstram a sequência com que as atividades são realizadas então revisando aqui novamente né eu tenho uma piscina que é chamada que ela representa o

processo as raias representam a responsabilidade os objetos aqui são eventos os objetos redondos aqui né são eventos de início e de término poderiam ter Eventos intermediários também as setas representam a sequência de fluxo a caixinha que representa a atividade e o losango losango representa as decisões né os gays então tipicamente aqui né o usuário ele vai receber essa atividade verificar disponibilidade vai responder né algum questionamento dessa responsabilidade e vou e vai dar direcionamento através do Gueto então tem disponibilidade do produto sim vem Para cá não vai para lá tá então de acordo com a resposta

que o usuário dá para uma determinada pergunta que ele vai dando direcionamentos para o fluxo quando a gente faz automações a partir de um processo existente manualmente a gente também tem que tomar um pouquinho de cuidado tá porque nem sempre as pessoas sabem todos os caminhos que percorre aquele processo né então eu tive um caso Por exemplo de desvio de qualidade tá tinha um formulário em que a pessoa preenchia a medida que algo não saísse conforme especificação Então tinha uma uma especificação lá por exemplo de temperatura lá de uma determinada máquina se aquela temperatura não

fosse atingida a pessoa fazer um registro em um formulário né E daí no formulário em papel simplesmente tinha embaixo um campo para assinatura do supervisor e Para assinatura do gerente e para pessoa era só aquilo que acontecia não tinha mais nada né mas na verdade aquele registro que ela fez era um ponto de decisão igual esse aqui ó Então ela registrou aqui houve desvio de temperatura sim então eu tenho que dar um encaminhamento para essa demanda né que era o que verificar se a qualidade do produto foi influenciada por aquela variação de temperatura fora da

especificação A pessoa que participou do processo de desenho né que foi a nossa entrevistada ela não sabia disso e mesmo que sendo questionada ela garantiu que nada era feito com aquela informação eu vejo que na hora de automatizar a gente pode ter essas influências né ou essa falta de percepção do andamento do processo temos que que tomaram um certo cuidado em relação a isso né como é que a gente resolveu esse caso a gente não acreditou Somente no que ela falou mas a gente envolveu as partes interessadas que foram mapeadas previamente né que no nosso

caso era equipe de gestão de qualidade então quando a gente foi lá para a equipe de gestão de qualidade entrevistamos eles aí eles falam não pera aí não é assim né essa informação para nós é muito importante porque a gente vai ter que avaliar se o produto pode ser liberado ou se ele vai ter que ser bloqueado para correção Aí de algum de algum efeito né então isso é bem importante que a gente esteja atento tá dentro do BPMN a gente tem as atividades né representa o trabalho a ser realizado dentro de um processo elas

podem ser do tipo taski né do tipo atividade propriamente dito ou pode ser um subprocesso o subprocesso ele tem a característica dele ser uma representação única no meu processo principal mas que ele seja um Desdobramento para outro fluxo né então por exemplo aqui ó contas a pagar né aí eu digo que o contas a pagar aqui é um subprocesso tá E aí eu subi processo do contas a pagar tem uma sequência de atividades Ah então é lançamento do título aí eu vou ver aqui se o título for maior do que r$ 1000 eu tenho que

passar por uma provação uma vez aprovado eu pago Tá então esta caixinha é tudo isso que acontece aqui para os outros processos é irrelevante então eu faço simplesmente um acionamento de um subprocesso né e dentro quando ele cai aqui para execução dentro da área financeira daí sim ele faz o desdobramento em todas as atividades necessárias tá pensando numa sequência de implantação de processos né Quando eu tô desenhando esse processo principal aqui que tem uma interação com financeiro o ideal é que eu tenha subprocesso mas eu não tenho processo financeiro modelado ainda então eu posso tranquilamente

não tratá-lo como subprocesso né então ele vai ser uma atividade simples aqui e atrelado a ele um procedimento operacional por exemplo mas assim que eu modelar o processo financeiro eu posso Chegar no meu diagrama principal e fazer a substituição de uma atividade simples por um sobre processo tá Isso é perfeitamente comum a gente fazer dentro da nossa modelagem tarefas né é uma atividade de trabalho atômico ela representa uma ação no processo que pode ser executada por uma pessoa ou sistema [Música] só lembrando que eu posso eventualmente agrupar interações né então se a pessoa Toma uma

série de decisões naquele naquela etapa do processo todas essas decisões podem ser feitas ao mesmo tempo então eu tenho uma única atividade lá na minha automação os tipos de atividade né eu tenho atividade automática ou de sistema né então por exemplo eu vou um processo de processo de vendas por exemplo né o cliente emitir um pedido e eu preciso saber se ele tem Crédito então eu poderia ter uma atividade desse sistema que vai lá no RP consulta o limite de crédito daquele meu cliente e toma uma decisão no fluxo ao cliente não tem mais Crédito

suficiente para esse pedido já encaminho fluxo lá para o gerente de contas para ele ver o que ele faz ou Então devolve o pedido para representante né para o representante das suas tratativas se ele tem limite de crédito eu vou fazer a liberação Desse pedido né Então essa atividade automática ela é executada automaticamente através de scripts através de automação através de Web Services eu tenho tarefas de usuário que são as tarefas em que o atividades né Que o usuário tem interação né então ele vai preencher alguma informação no formulário ele vai tomar uma decisão né

ele vai interagir com o fluxo tá depois eu tenho os eventos de tarefa né de Envio de recebimento e tarefas manuais aqui tá muito relacionado a movimentações físicas né então por exemplo tem uma movimentação de caixa eu vou levar uma caixa da posição a proposição B do estoque um para o estoque 2 né Então nesse caso a gente teria uma tarefa manual né que tem atividades manuais efetivamente e tarefa de script que é onde a gente pode executar scripts de modo geral dentro da Suíte esses dois aqui são a mesma coisa tá a gente faz

scripts e tarefas automatizadas como uma coisa só a representação dessa atividade ela tem objetos Diferentes né então uma engrenagem indicando que é uma atividade desse sistema realizada automaticamente e um boneco aqui e identificando que é uma atividade de usuário né onde eu tenho interação manual para a execução daquela atividade a representação do sub-processo né então Eu tenho aqui análise de crédito nesse caso aqui é uma aprovação de exceção Então tem um subprocesso que eu submento para interação Então esse sub-processo para mim não importa o que tem lá dentro né importa que eu tô acionando esse

sobre processo e lá dentro ele vai ter toda uma tratativa para responder essa demanda aí né um detalhe importante do sub-processo é que eu tenho duas possibilidades né eu Posso acionar o subprocesso e seguir o meu fluxo normalmente então por exemplo dentro de um processo de comercialização por exemplo a softwares fechei uma comercialização e esse meu cliente ele vai ser ele permitiu que eu faça uma uma divulgação né do seu nome indicando que ele é um novo cliente e tal então eu automaticamente já lanço um subprocesso lá para equipe de marketing para eles Preparar essa

esse material aí de divulgação mas o meu processo não precisa ficar esperando marketing concluir o trabalho dele para seguir então ele acionam sobre processo mas segue o fluxo principal Agora eu tenho esse caso aqui por exemplo de aprovação de exceção eu tenho que acionar o sobre o processo mas eu fico aguardando a resposta dele para saber se eu vou ou não vou adiante né Então esse é um caso que é diferente então ele vai ser Um subprocesso em que a gente vai aguardar sua execução para poder dar prosseguimento no meu processo principal isso chama-se assim

como ou sincrono tá na distância sobre processo tá aqui né o sub aquele subprocesso que ele estaciou ele tem S conjunto de atividades aqui né então ele explode nessas atividades apresenta o seu resultado e depois volta para devolução né para o processo principal para continuar a sua execução Tá em relação ao subprocesso aqui eu tô considerado que ele é planejado né ou seja ele sempre vai existir a gente tem uma outra característica de processo Tá mas que Ele é dinâmico ele é baseado em algum fato então por exemplo eu tenho um sistema de chamado e

que o usuário pode fazer solicitações das mais variadas dentro desses chamadas né E aí lá dentro o usuário pediu para para instalar um Novo ramal para ele é uma pessoa que acabou de entrar na empresa ele pediu um ramal E aí beleza área de TI foi lá atender aquele chamado E aí descobriu que não tem mais porta disponível na Central Telefônica então a própria área de TI já disparou um outro chamado para ampliação da central para compra de uma nova Central etc só que o que acontece esse meu fluxo principal ele não consegue seguir sem

que eu acabe Resolva essa situação né então a gente pode fazer esta sincronia de abrir um novo chamado e nesse novo chamado eu posso dizer a Esse chamado aqui ele é bloqueante ao chamado principal Ou seja eu não vou conseguir resolver o chamado principal sem que eu tenho uma resolução desse chamado novo aqui que é a compra da central tá isso é bem interessante para a gente sincronizar as demandas também né ou então uma análise de crédito como eu comentei né eu vou Eu Verifiquei lá no RP ou o cliente não tem crédito aprovado então

eu abro uma autorização de concessão de crédito mas eu bloqueio fluxo principal para que não possa seguir né ele vai ficar esperando análise de crédito para a gente poder seguir dentro desse fluxo tá então é uma outra forma que a suíte tem também para interação com sobre processos os gateways Gateway são os elementos Responsáveis pela pelo controle de interações do fluxo ele cria caminhos alternativos ou Paralelos no mapeamento de processo e unifica fluxos Para continuação em uma mesma sequência de atividades tá então o Gateway vai ser um controlador e vai disparar o fluxo aí em

vários sentidos então por exemplo aqui eu tenho um game né avaliar exceção E aí eu tenho três tipos De decisão aqui a exceção foi aceita aí você só foi rejeitada ou foi devolvida para ajustes tá então tem três opções e ele vai por uma dessas rotas agora a pergunta ele vai por todas ele vai por uma só ele vai paralelamente para todas como é que seria esse caso aqui que que vocês acham só vai para uma Esse é um caso que ele só toma uma decisão né então ou a prova ou rejeita Ou devolve não

tem outras opções ou não tem como disparar duas saídas né então esse caso é o Gateway exclusivo né que é o gate E onde ele tem uma única saída ele tem três possibilidades mas para cada fluxo ele vai sair por uma delas a representação dele é esse aqui o losango com x no meio tá e a característica dele é só tem uma saída habilitada tá aí a gente tem outro gay que é o gueto é paralelo Então esse é o caso em que eu vou disparar Fluxos Paralelos né Então nesse caso eu tô montando uma

apresentação eu vou escrever textos e vou selecionar imagens eu faço isso paralelamente ó enquanto eu escrevo texto eu vou selecionando imagens a característica do Gueto aí paralelo não é uma obrigatoriedade Tá mas na maioria dos casos isso acontece a gente abre num paralelo Em algum momento do fluxo a gente vai retornar para que ele sigam juntos Ok então Abrir paralelo fiz atividades Paralelamente depois eu junto elas e sigo no fluxo único então a representação dele é o losango com mais aqui no meio do desenho dele e o terceiro Gueto é o Gateway inclusive ou complexo

no guia BPMN eles são coisas diferentes inclusive ou complexo Tá mas é como é a diferença deles é conceitual dentro do ssite eles estão como o gato e complexo tá é uma coisa só é esse caso do Gueto é complexo ele pode Ser encarado como um paralelo tá ele vai disparar pode disparar várias atividades paralelas só que a grande diferença é que ele vai disparar os Paralelos baseado em regra no paralelo não paralelo ele sempre sai para todas as rotas desenhadas no gueto e complexo eu posso dizer para quais rotas eu quero tá então por

exemplo aqui numa assinatura de contrato por exemplo eu peço eu posso pedir certidões negativas Cível criminal Ou de débito e aí eu marco lá no formulário por exemplo qual Quais delas eu preciso para aquele tipo de contrato e ele vai habilitar as rotas correspondentes né então é uma um contrato do tipo prestação de serviço aí você precisa de criminal e civil é olhar bilhete essas duas rotas aqui a Negativa de Débito Não precisa ele não faz tá então a gente escreve regras dentro do Gateway para dizer Quais as rotas que ele Precisa habilitar como ele

é um paralelo né Essas atividades vão correr em paralelo a gente precisa na maioria das vezes fechar esse paralelo voltar para um fluxo único né então aqui eu tenho um outro jeito de fechamento aonde eu faço a espera dessas atividades né e agora aqui tem uma característica importante seu habilitei só dois aqui no começo ele só deve esperar esses dois né Não adianta ele ficar esperando essa rota Aqui de negativa de débitos porque essa rota nunca vai chegar ela não foi habilitada aqui no comércio tá então aqui dentro deste jeito e de fechamento a gente

também tem regras né para escrever para saber que ele só precisa esperar esses dois ali porque foi os que foram habilitados lá no começo desta etapa tá então o gato é complexo de fechamento também tem regras associadas a ele Aqui a gente tá falando de paralelo né se a gente pensar em alçadas de aprovação é muitas vezes a gente precisa que essas alçadas acontecem em sequência Então esse vai ser um caso em que a gente vai desenhar isso no fluxo né quando a gente tem alçadas de aprovação né então a gente tem aqui a primeira

aprovação daí eu verifico ele aprovou sim aí eu vou para segunda aprovação digamos aqui que seja Uma aprovação por valores né então teria que é um primeiro valor é [Música] enfim aqui se tem alçada né E aqui é menor do que 5.000 não é maior então vai para a próxima aprovação daí tem aprovação aqui a diretoria ele tá aprovado e é menor do que 100 mil ah não não é então vai para a provação do Conselho Então a gente vai fazendo dessa forma aqui as calçadas de Aprovação tá fazendo com Cascatinha metade das regras né

agora se todas as alçadas pudessem serem paralelo aí a gente poderia fazer nesse formato aqui tá coloca todas as alçadas possíveis e todos eles aprovam Então vai depender de como é o meu minha modelagem meu desenho de processo tá a gente tem eventos de início e término também né e os eventos intermediários que são esses objetos aqui o evento de início o Evento de término e os objetos intermediários então o início né o início aqui quando é manual Eu tenho um início do meu processo disparando uma primeira atividade é dentro da suíte tem algumas algumas

ferramentas que são diferentes né mas dentro da suíte eu sempre inicio o fluxo por uma atividade tá então eu vou clicar lá para gerar o workflow ele vai iniciar e vai disparar a primeira atividade que é solicitar compra tem Alguns algumas outras ferramentas que você já começa a preenchendo o formulário e depois vai encaminhamento no formulário né Então vai depender da ferramenta elas podem ter essa diferença de comportamento eu posso iniciar um processo baseado num temporizador então por exemplo todo dia 10 do mês eu vou iniciar um processo e disparar uma atividade para alguém fechamento

contábil por exemplo né todo dia primeiro eu disparo lá atividades Para iniciar um fechamento contábil pagamento de impostos eu também posso disparar um processo né uma Instância através de e-mail de monitoramento de e-mail então Chegou uma mensagem na caixa de e-mail eu disparo isso para uma atividade né para um processo daí tá isso é muito interessante porque a gente não perde a função do e-mail né que às vezes é uma facilidade importante para Quem tá na ponta mas a gente traz o processo a execução do processo para uma ferramenta gerenciável né no e-mail eu não

sei se foi respondido se não foi não controla o prazo de execução nem nada a partir do momento que eu trago para o processo gerenciável aí eu posso monitorar se já foi executado se não foi Qual é o prazo de execução se tá atendendo ao slasse não tá e assim por diante né então é bem interessante esse tipo de demanda Depois a gente tem os eventos intermediários tá o evento intermediário de tempo né de temporizador aqui né prepara uma viagem e vou esperar a data da viagem para poder Executar a próxima atividade né dentro de

um sistema de gestão a gente usa isso aqui de uma maneira bem interessante tá então a gente tem uma atividade aqui por exemplo de execução do plano de ação né Pode ser lá para a saúde segurança pode ser para qualidade e assim por diante Então a partir do momento que eu executei o plano de ação eu tinha um problema né um desvio ele foi analisado foi proposto um plano de ação executei o plano de ação a próxima etapa é verificação da eficácia dessas ações né para verificar se as ações foram efetivas na resolução do problema

só que o que acontece a eficácia muitas vezes ela não é imediata Então eu preciso de um tempo depois da execução do plano de ação para que o processo Rod Né Para eu verificada Esse foi eficaz ou não então a forma de fazer isso é colocar um temporizador aqui no meio né então acabei a execução do plano de ação 90 dias após ele dispara a verificação da eficácia então o processo vai ficar parado aqui por 90 dias e depois realiza a verificação da eficácia tá essa é uma possibilidade a outra é a execução automática de

atividades né temporizador para execução da atividade então por Exemplo entreguei uma mercadoria lá para você ah você tem cinco dias para confirmar se não confirmar eu vou considerar entregue Então eu tenho esta configuração para que a atividade seja executada automaticamente tá se não for se não for executado ele faz a execução automática daí tá o único detalhe que aqui tá representando como é no guia BPMN né ele mostra um evento de borda na atividade né este evento de borda ele tá dentro dos dados da atividade na Suíte e ele não aparece no diagrama tá então

esse relóginho aqui não vai aparecer no diagrama mas a função existe dentro da suíte tá o link que eu expliquei antes né também é um evento intermediário Então olha só aqui dessa dessa atividade verificar condições de férias tem um link para esta outra atividade aqui atrás tá se eu tivesse que fazer uma linha contínua Em algum momento eu ia sobrepor as linhas né então o link permite que a gente faça Esse esse gatilho para uma atividade sem prejudicar o layout do meu diagrama Então são a identificação do Papel responsável pela execução do meu processo né

que é o gerente diretor Enfim pode ter várias responsabilidades aí um detalhe importante eu não sei se vocês já tiveram experiência por exemplo aqui quem é a prova vamos pegar o diretor tá Ah não é todo diretor é o é o João que é o Diretor financeiro no diagrama eu nunca coloco o nome das pessoas Ah Nunca fixo ninguém dentro do diagrama Porque porque hoje essa pessoa né dali uns dias pode não ser mais ela e aí eu vou ter que entrar no diagrama fazer a modificação da responsabilidade Então esse é o primeiro ponto o

segundo ponto quando a gente cria uma flor dentro do S7 por conta de guardar o histórico todos os dados do Oxford são copiados Ou seja a partir do momento que eu criei o workflow e eu alterei uma responsabilidade lá dentro do meu diagrama aqueles workflows já criados não foram impactados né Então imagina aquele meu cliente que abre 1000 works por dia imagina que eu tenho que trocar Milk flows responsável pela atividade e essa operação existe na suíte mas é manual né então eu teria que abrir mil mil instâncias lá para poder trocar o Responsável fica

completamente inviável administrado desse jeito então o que que a gente tem dentro da do sswitch em relação a isso a gente tem a figura do Papel funcional que é um coringa né uma equipe aonde eu posso embutir várias pessoas lá dentro desse papel funcionar então o papel seria o que é diretor e quem estaria lá dentro o João se algum dia o João sei lá João saiu da empresa entrou um Outro diretor que vai dar prosseguimento nesse trabalho eu só vou lá no papel funcional troca o João pelo outro e tá tudo funcionando né não

precisa fazer nenhuma adaptação adicional tá então a gente nunca fixa informações no fluxo no desenho do fluxo para evitar esses problemas de administração depois a gente tem elementos Leonardo tá querendo falar alguma coisa é que tá no mudo aqui só tá aparecendo que está falando aí Aí depois a gente tem alguns elementos que são Artefatos de não são Artefatos de automação né mas eles podem ser importantes aí para para uma documentação adequada Então eu tenho um artefato aqui de região né Onde eu posso delimitar uma região e fazer alguma alguma marcação alguma observação Eu tenho

um artefato de observação de documento Então são Artefatos de apoio aí para melhor documentação do meu do meu Diagrama tá dúvidas até aqui por enquanto não legal deixa eu fazer uma observação aqui em relação ao evento de término a gente pode ter uma situação em que a gente abra paralelos dentro da nossa da nossa do nosso fluxo tá E esses Paralelos não sejam fechados então por exemplo deixa eu deixa eu tentar representar isso aqui É uma situação eu diria que ela não é muito comum mas também não é atípica tá a gente acaba ele várias

vezes com essa característica eu tenho por exemplo aqui é um gato e paralelo aqui tá E aí eu tenho por exemplo um fluxo aqui aqui mas eu não fecho esse paralelo eu deixo ele para que cada força vamos poder ter outras atividades aqui e cada um deles Pode chegar ao fim tá aí tem uma característica que é importante quando um uma dessas rotas aqui chegar no fim o que que eu espero que aconteça com as outras eu tenho duas alternativas ou que não aconteça nada Eles continuam sendo executados tá ou que eu chegue quando eu

chegar nessa rota aqui que essas aqui sejam canceladas porque não fazem mais sentido Então aqui eu tenho há duas opções para o encerramento nesses casos de paralelo eu tenho término e tenho finalização são dois elementos diferentes tá o finalizador e o término o finalizador ele vai encerrar todas as instâncias então cheguei aqui ele vai entender que o processo todo tá encerrado Então essas que estavam aqui aguardando a execução será o canceladas e ele encerra a instância tá isso se for finalizador se for o Término ele vai entender que só essa rota que terminou essa aqui

ainda falta executar e essa aqui ainda falta executar então ele vai permanecer em aberto o fluxo aguardando que todas as rotas sejam encerradas tá então a gente tem essas duas opções aí para término seguindo então na parte de modelagem a gente tem a análise de processos né como é que eu desenvolvo uma análise de processo Esse É um passo importante aí numa boa modelagem né então uma das estratégias mais utilizadas é a gente fazer o uso da modelagem vou só voltar um passo ainda falando de modelagem aqui nesse caso de um processo já existente né

então eu vou desenhar agora o processo que já acontece na prática Então nesse caso é muito comum a gente usar o Wesley Wesley é o levantamento da situação atual então eu faço um desenho de como o processo é Hoje E aí em cima desse desse desenho A gente já identifica falhas né rupturas desse processo e essas falhas interrupturação documentadas a partir dela a gente traça um plano de melhoria e implementa o modelo to be como o projeto o processo deve ser né ou será ou deveria ser em alguns casos né Então esse é uma situação

Em que eu levantei primeiro o desenho do processo como é hoje e depois Desenhei um cenário futuro agora uma pergunta se eu já não tenho desenhado Por que que eu não vou direto para o tio B aqui nesse caso que que vocês acham seria ruim ir direto para o tio Bi não fazer o ex chega no Tobi sem uma definição Clara não vai perder esse ar não Gira né vai chegar lá vai executar uma um plano e [Música] pode estar errado no final das contas né que mais a gente ia tentar fazer subir direto muito

atentado muito questionado por que que vou desenhar um exército errado vou direto para o tio houve bastante isso eu acho que não é vida a gente consegue identificar aquelas tarefas que são desnecessárias do repetitivas penso que essa é uma das importâncias Dele do que fazer também também boa observação que mais observações foram pertinentes né Agora vamos pensar aqui no caso prático né é eu identifiquei todas e falhas aqui não existe Mas pode ser que para resolver essas opturas ou falhas eu preciso de investimentos né não é algo simples que eu resolvo da noite para o

dia então eu não conseguiria ir lá para o tio Bee direto porque requer investimento vou Ter que fazer um meio termo né então documentar isso num formato de plano de melhoria vai ajudar a tomada de decisão né E caso a implementação não possa ser feita por completo A gente pode traçar planos intermediários então vou fazer uma versão 1 do tube uma versão 2 uma versão 3 a 3 vai ter tudo que a gente precisa mas a um e a dois são parciais e já tem algumas melhorias implementadas né esse é um ponto Outro ponto é

vai chegar um momento que a gente vai Ser questionado aqui no momento do Tio B processo melhorou aquela pergunta né O que que melhorou no processo e como é que eu posso dizer que o processo melhorou eu só vou poder dizer se ele melhorou se eu tiver parâmetro de comparação né então eu preciso saber como ele era no exis para eu poder dizer como é que ele está lá no to be né então por exemplo aqui a gente tinha no processo antigo a gente tinha cinco falhas por mês em Média e essas falhas por mês

representaram uma perda financeira de 50 mil reais no tio be a gente tem que subir aquele parcial né não implementei todas as melhorias mas a gente já reduziu para Três falhas por mês na média é e o montante financeiro de de perda reduziu para 10 mil reais então eu consigo fazer comparações porque eu tenho fotos de cada estágio do meu processo né de cada aprimoramento dele esse é um outro ponto Importante né mesmo a gente implementando melhorias se a gente for direto para o tio Bi a gente não vai conseguir comprovar muitas vezes a implementação

dessas melhorias né então isso de certa forma é ruim para quem está implementando a melhoria e outro ponto também pode ser que a gente tenha múltiplas alternativas para resolver aquele problema né então eu quando eu vou direto para o Tio be eu escolhi uma das alternativas e resolvi agora quando a gente tem um éziz então eu posso criar vários cenários e dentro desse cenário escolher uma alternativa então também a outra situação importante aí né enfim aí a gente que vai escolher no momento da nossa definição da Estratégia qual vai ser a mais importante eu já

tive eu já tive casos em que A gente foi direto para o tio Bi porque o processo que existia era muito fragilizado muito mesmo e tava causando problemas sérios aí para organização né então a gente não do jeito que é feito hoje não vamos esquecer vamos aproveitar nada e vão repensar o processo diretamente isso foi pensado foi aprovado com a diretoria tá e sim a gente partiu direto para o Tobi mas era uma situação bem específica tá Eu recomendo sempre fazer o exércês E logo Depois eu te vi quando a gente traça essas a gente

identifica ali no esis né as falhas do processo a gente pode trazer essas falhas para uma uma lista de prioridade né então Muito provavelmente a gente não vai conseguir implementar todo Principalmente quando tem investimento então a gente faz uma matriz de prioridade para a gente saber quais são as demandas que Eu vou atacar primeiro então por exemplo tem uma demanda aqui por importância e urgência então é muito importante muito urgente ou atuar nesses caras aqui mas pode ter uma matriz de investimento também né então é importante o resultado que ele traz é alto mas o

investimento é alto também então como é que eu vou como é que eu vou tratar isso então o objetivo é criar uma matriz de decisão para auxiliar nessa tomada de decisão nesse direcionamento E outro detalhe né Às vezes o investimento ele não acontece de imediato Eu tenho um caso de um cliente que a gente tinha uma uma a gente não ele tinha um problema lá de processo e investimento um pouquinho alto ele falou ó cara esse ano nós vamos fazer nada não tem verba para isso ano que vem nós vamos fazer isso aqui no outro

e no outro então ele traçou um plano de um Horizonte de quatro anos Para resolver aquele problema tá Demorou talvez tenha demorado mas ele chegou lá no objetivo né enquanto que se ele não tivesse priorizado provavelmente até hoje ele estaria trabalhando com a mesma problemática né agora análise de processo como é que vocês fazem a análise dos processos de vocês que ferramentas que técnicas que estratégias entrevista acho que essa todo mundo usa Né Vamos entrevistar os usuários lá e capturar as informações Mas alguma tão tudo tímidos Então vamos lá entrevista é uma estratégia muito utilizada

pesquisa né onde eu vou olhar para modelos teóricos por exemplo né eu vou pesquisar como as coisas acontecem uma empresa parceira por exemplo né ou mesmo em bibliografias de repente tem alguma referência para aquilo que a gente está modelando então a gente pode fazer essas pesquisas Workshops estruturados né onde eu jogo temas para equipe debater mas não temas muito abertos né temos mais direcionados conferências né seriam mesmos mesmas discussões mas aí abrindo o horizonte da da discussão pela pela web observação direta é observação direta que é muito comum para para processos em que eu tenha

movimentação física né então por exemplo utilizam muito essa Observação essa observação ela também pode ser através de filmagens né E aí a gente pode perceber o quanto a gente tem ineficiências dentro do nosso processo fazer ao invés de observar na área de TI a gente tem bastante isso a gente falar isso aí tá funcionando e quando a gente vai lá por a mão na massa a gente vê que existem algumas dificuldades né analisar vídeo daí no caso da observação Ali com gravação simulação de atividades né usado ferramentas de simulação o Switch permite a gente simular

essa pessoa do fluxo essa simulações elas nos auxiliam no sentido de tempo de execução das atividades e quantidade de de execuções né e a gente consegue saber por exemplo ele tem um gargalo né onde tem a necessidade de envolver mais recursos por exemplo esse tipo de situação Ferramentas utilizadas na análise prototipação observação são ferramentas básicas aí da entendimento do processo né o objetivo da análise encontrar uma explicação para a interação de processos dentro do negócio identificar desconexões né tais como objetivo de desempenho que não está sendo atingido então se eu tenho uma mensuração aí de

indicador né e não não tô conseguindo atingi-la sinal que eu tenho algo de Errado falha em interações com o cliente então o cliente faz uma solicitação por exemplo não recebe retorno ou demora para receber retorno ou eu deveria dar retorno em tanto tempo e não tô dando né esse tipo de falha pode ser identificado Hands off que criam desconexões redes off aqui entendam por passagens de bastão né na maioria das vezes ela acontece entre departamentos então ao departamento comercial repassou para a Área técnica mas não passou todos os detalhes Pronto né a gente já teve

perda de informação e na hora que vai entregar o projeto lá poxa temos uma restrição que a área técnica não se atentou porque não tinha conhecimento sobre aquilo por exemplo né variações no processo então eu posso ter variações por sazonalidade variações por características técnicas no meu processo né variações por disponibilidade de mão De obra por exemplo né um processo em caso de serviços a gente tem muito isso né a pessoa é quem implanta novas novos serviços mas é ela que dá apoio suporte para os serviços já comercializados Então eu tenho um conflito de agenda entre

as atividades de uma mesma equipe que executa processos diferentes então isso pode provocar variações em termos de tempo de entrega por exemplo Disponibilidade de mão de obra gargalos é muito relacionado aí a mão de obra e a volume de demanda né às vezes às vezes o processo foi dimensionado para um volume e atua com outro volume completamente diferente Eu tenho um cliente que ele trocou gente financeiro né e o gerente financeiro fez mudanças de processo foi fazendo pequenas mudanças de processo E aí ele conseguiu Fazer uma mensuração que foi bem interessante ele falou quando eu

quando eu peguei a equipe a equipe eram em oito pessoas e a gente processava não lembro o número agora mas 10 mil títulos por mês hoje a gente processa 35 mil títulos por mês e com as mesmas oito pessoas então Isso demonstra o quanto ele conseguiu ganhar em produtividade nesse tempo né ou utilizar de uma maneira mais consistente a mão de obra que ele tinha tá São números interessantes E no caso dele é um ponto de atuação muito forte foi engagá-los né Então tinha algumas operações que eram realizadas manualmente e que acabavam sendo o gargalo

né o atraso do processo que ele passou a tomar decisão automática né então tem parâmetros de referência e a pessoa só tem interação manual quando há uma exceção mas quando ele o processo lá dentro dos parâmetros que existem já mapeamento as decisões são todas Automáticas né então com esse ele conseguiu eliminar gargalo né diminuir volume de trabalho para equipe que tava engarra lá do processo E aí O processo foi de uma maneira mais rápida análise de processo todos que interagem com o processo deve estar de acordo com as informações obtidas pela análise e necessita alcançar

uma perspectiva objetiva e Imparcial Independente de eventos eventuais ineficiências existentes essa aqui é uma Fonte de conflito né bem grande então Principalmente quando a gente tem interação entre vários departamentos a gente vai precisar expor Algum deles em algum momento né indicado que existe uma ineficiência Existe alguma enfim né alguma problemática aí para ser resolvida e espera-se que todos os envolvidos estejam aí de coração aberto para receber essa não vou dizer essa crítica né mas essa Análise e tomar as providências cabíveis mas nem sempre isso acontece Então a gente tem que estar atento aí para ver

como comunicar né como atuar nesses casos aí principalmente quando a gente já sabe que a receptividade não vai ser boa o desenho do processo então lá pensando no tio be né a gente vai ter um modelo exis com as informações todas levantadas né a matriz de problemas e oportunidades com a priorização de preferência né as Interfaces os sistemas os dados que a gente tem aí para para trabalhar dentro desse modelo né as regras de negócio é muito importante né como a gente vai mexer no processo é muito importante que a gente conheça as regras tá

senão a gente acaba promovendo mudanças no nosso processo inconsistentes para as necessidades de negócio aí a gente desenha um novo processo né visando eliminar os problemas e aproveitar as oportunidades Modela e desenha fazer uma modelagem interativa né Então traz esse esse novo desenho para uma modelagem desenha a interface da aplicação no nosso caso aqui do Switch basicamente seria o formulário de interação dos nossos usuários né E aí já era a nova solução lá do processo o redesenho do processo né a boa prática aí é que a gente faça em torno de interações com o cliente

né Ou seja a Gente vai redesenhando e vai validando com meu cliente para que ele Perceba o que está sendo feito e já critique aquilo que eventualmente não esteja de acordo com o esperado né ele critica o mais rápido possível a gente ia corrigir assim que possível a experiência do cliente é a soma da qualidade de cada interação com a sua organização e a oportunidade para aumentar a reputação da organização então por exemplo tem um cliente que Tô fazendo a gestão de contratos a gente foi fazendo as interações né o processo vai ficar assim daí

beleza isso aí mas tentar as coisas para ajustar aí fomos ele fomos na quinta interação tem coisa para ajustar ainda porque a gente foi envolvendo pessoas novas a medida que andaram E aí o último passo foi o jurídico e o jurídico veio com uma série de observações pertinentes né mas que até então não tinha sido levantadas Então Essa interação nos permite fazer essa essa aprimoramento aí ao longo da desenho de processo que a gente vai fazendo né é criar um único ponto de contato com o cliente por meio de representante da instância O que que

a gente quer dizer com isso aqui é que a os requisitos desse processo né As definições do que precisa ser feito no processo se a gente tiver muita gente Opinando sobre isso vai ser um problema para administrar então o ideal é que a gente tenha isso Centralizado em uma pessoa só por exemplo naquele projeto grande que eu comentei com vocês ali de 240 atividades a gente tinha um analista de negócio que era lá da nossa área de negócio e ele fazia pré-filtragem e a priorização do que seria demandado para automação então eles tinham 30 40

demandas dentro da Área acerca de novos requisitos a serem plantados mas esse analista de negócio é que fazia a desculpa a priorização é detalhar esse requisito Originalmente E aí depois trazia para automação então é uma forma da gente evitar sobrecarga de requisitos aí sobre a equipe focar em atividades que agregam valor e reduzam atividades que não agregam que é Bem importante né as estratégias linha aí utilizam bastante essa essa forma né de agregar valor aí os nossos processos passagens de bastão né ou seja tudo aquilo que eu preciso para dar continuidade no meu processo deveria

já estar no processo eu não dependo de alguém fazer uma reunião de repasse de informações por exemplo para poder dar um prosseguimento com qualidade dentro do meu processo tá realizar o trabalho na função de negócio De faça sentido é aquele caso lá da Secretária do segundo andar né então ela fazia o trabalho mas estava deslocada em relação a sua função de negócio então na revisão de processo a gente já ajusta isso né e traz para onde faz sentido efetivamente executar aquele tipo de atividade combinar fluxos de trabalho semelhantes em um único fluxo de trabalho aqui

a gente tem bastante né às vezes por conta de um parâmetrozinho que seja Diferente de um fluxo para outro se tem fluxo separados então o ideal é que a gente sempre traga os processos para dentro de um padrão máximo aí é facilmente para todo mundo né assegurar fluxo contínuos para que nada enterrou por retarda a cadeia de valor Esse é um ponto importantíssimo como eu tô falando que são processos de negócio que estão entregando o resultado para o meu para o meu cliente então qualquer Retardo na cadeia de valor vai ser problema né para atrasar

a entrega para o meu cliente né Então essa essa atenção para aqueles processos de cadeira e valor é extremamente importante reduzir o tamanho de tamanho de lotes aqui é no sentido de quantidade de processos em revisão né o ideal é que a gente trabalha em um cada vez né para não ter problema aí de Não de não entrega dos meus processos se eu tiver condições de trabalhar com vários processos em Paralelos Sem problema nenhum Mas o importante é a gente ter a percepção da entrega né e não fazer como aquele cliente que eu comentei que

tinha começado 6 não entregava nenhum e não tava conseguindo acabar nada de maneira consistente Então é isso que a gente precisa tomar cuidado sempre capturar informações uma vez e Compartilhar disponibilizando acesso à informação onde for necessário é isso é comum eu tive um processo em que a gente avaliou documentos né e a gente percebeu que os documentos chegava a ter quatro cópias do mesmo documento ao longo da execução de um processo porque quem recebia ficava com uma cópia daí ia lá para o marketing o marketing fazer uma cópia daquele arquivo daí ia para o comercial

comercial fazer uma cópia né E lá no Final mais alguém fazer a qualidade fazer uma cópia também e se esse documento mudou no meio do caminho é alguém estava com uma cópia desatualizada né então a gente procura evitar o máximo isso centraliza tudo no processo e as pessoas acessam a informação a partir dos dados do processo redesenhar o processo antes de considerar automação isso aqui é bem importante tá Principalmente esse processo não é maduro eu tive uma experiência com a equipe comercial do meu cliente eles tinham uma interação com a equipe de representantes né que

estava em campo e eles queriam automatizar um processo né explicar lá o que quero processo e a pergunta que eu fiz como acontece hoje e a resposta foi surpreendente Hoje nós não temos isso Ah legal e Já vamos direto para Automação né Eu acho muito arriscado vamos rodar esse processo Será que a gente consegue rodar em Excel um mês por exemplo era um processo de captura de informação de campo né daí a pessoa ficou meio receosa lá mas acho que dá sim e aí fizemos em Excel obviamente mais rápido mais simples né E aí ao

final do primeiro mês já descobriu-se que não precisava daquilo né Não surtiu o efeito que que julgavam que Tinha né a necessidade daquela informação e aí o projeto morreu então quer dizer matamos o projeto sem ter automatizado né então foi muito produtivo essa solução paliativa que não percebeu nos permitiu dar a percepção Clara de que aquelas informações não eram importantes lá no pertinentes garantir a qualidade no início do processo para evitar gargalos falhas entregas ruins né Isso aqui vai desde a Identificação lá dos patrocinadores o objetivo fazer uma boa modelagem né identificar as pessoas corretas

a serem entrevistadas né como eu falei para vocês antes eu já fui já fiz modelagem que o gerente designou estagiário para para entrevista né E aí realmente fica difícil a gente ter qualidade não pela capacidade do estagiário Mas pelo conhecimento que ele vai ter do processo então a gente precisa sempre estar tendo Essa situações padronizar os processos né Tanto Em relação aos objetos de modelagem como a forma de modelar os objetos é sempre importante ser o mais padronizado possível considerar equipes em rede para tratamento de questões complexas Então a gente tem algumas situações dentro de

processo em que eu posso buscar equipes externos né dentro de certos de pesquisa dentro de fornecedores Terceirizados aí para executar determinadas situações dentro dos meus processos né considerar a terceirização o desenho do processo né a gente também tem um ponto importante né já desenho direto não é ser suite ou desenho papel primeiro né então a gente também tem alternativas eu quando o processo já existe a gente já tem né uma boa referência eu já faço direto no acesso Switch mas por exemplo aquele projeto do p e d que eu comentei Com vocês antes a gente

usou uma sala colocamos papel Kraft nas paredes e fomos colando post-it à medida que íamos discutindo O processo foi muito produtivo também então assim cada cada cenário a gente cria uma uma estratégia né para modelar adequadamente o processo tá definir as atividades para o novo processo definir as regras de negócio os redor as passagens de bastão aí entre departamentos definir métricas né bem Importante que a gente defina as métricas olhando para negócio e depois que a gente identifique se essas métricas vão ser possíveis de serem levantadas né Isso é outro ponto importante agora uma questão

que eu sempre me peguei com essa situação e eu eu não gosto disso né a pessoa deixar de fazer uma métrica porque a medição é difícil mas é uma métrica importante para o negócio né para a gente fazer uma gestão adequada Do negócio então essas coisas a gente precisa ponderar também né realizar comparações e benchmark Como aquela lá do exame diagnóstico por imagem que eu comentei com vocês realizar simulações e testes se tiver ferramenta para isso né é criar um plano de implementação isso aqui é importante Ah eu desenhei o processo né mapeei maravilha validei

agora preciso pôr em prática por em prática tem alguns cuidados né eu vou precisar treinar as Equipes eu vou precisar notificar todo mundo que a rotina mudou né a partir do dia tal a rotina muda dependendo do volume de pessoas envolvidas a gente faz isso em etapas né Por exemplo no primeiro mês eu começo com um determinado setor depois no outro mesmo espanto para outro né Para a gente evitar que algo errado possa ser difícil de corrigir função de volume né então começa no setor valido deu tudo certinho O próximo já vai mas correto né

depois a gente tem simulações de processo né então a eu fiz as alterações tem os gargalos eu posso validar esses gargalos verificar se o dimensionamento da equipe tá correto né fazer simulações por exemplo eu tô prevendo principalmente para fluxos de maior volume né ah tô prevendo sei lá 20 fluxos por dia mas e se viessem O que que a gente vai ter que fazer para para conseguir atender né E aí na ferramenta De simulação a gente pode por exemplo dimensionar as equipes para saber que tamanho de equipe eu preciso para para responder adequadamente aquele processo

né E aí a gente tem alguns parâmetros para medir a execução né tenho tempo em fila né o tempo em que eu espero para começar a trabalhar né o tempo de atraso do trabalho a partir do momento que eu envolvi o recurso quanto tempo ele demora para para iniciar o trabalho tempo de trabalho Efetivamente né aquele que é o atual efetivamente na atividade o tempo fora de fila a partir né que eu liberei a minha atividade e ela foi liberada efetivamente para próxima etapa né então são tempos que a gente mede aí para conhecer melhor

o nosso processo em relação às custos né a gente pode fazer análise de custo direto e indireto custo de material de mão de obra custo de imobilizado enfim né todas as despesas relacionadas ao custos Envolvidos com as atividades com o processo simulações de processo né então para poder fazer uma simulação normalmente a gente tem esses parâmetros né Quantas vezes o processo executa por um intervalo de tempo né nos pontos de decisão quantas vezes ele vai para o caminho quantas vai para outro né então isso permite a gente fazer uma simulação mais assertiva do nosso processo

Ou o gerenciamento do desempenho é importantíssimo para que a gente consiga né atingir os nossos objetivos e principalmente com foco no cliente e tendência a gente tá atendendo as expectativas do cliente essa medição de desempenho ela pode ser de tempo de capacidade de qualidade de custo e aí tem os vários indicadores né volume de chamado produtividade do processo número de defeitos gerados Disponibilidade de serviço nível de satisfação do meu usuário né do meu cliente Qual é a capacidade de resposta que eu dou quanto tempo a demanda fica em fila quanto tempo ela leva para ser

executada né Qual é o tamanho da fila do backlog que eu tenho para executar então isso são indicadores importantes Qual é o custo por unidade de trabalho qual o percentual de alocação da minha equipe são de eficiência né e é isso tudo a gente pode capturar ao longo da Execução e transformar indicadores efetivamente né então algumas melhorias a gente pode implementar melhorias em controles né controles internos Por exemplo quando a gente está trabalhando com riscos aí é bem comum então a gente melhora os controles melhoras interfaces né de interação então criando interações entre processos a

gente pode melhorar a comunicação aprimoramento né de conhecimento com as pessoas Aprimoramento de sistemas mudanças de rotina aplicação de regras e políticas é outro dia tinha um cliente que ele falou Poxa eu tenho uma dificuldade com reembolso de despesa de viagem ah sempre dá briga não sei o quê sempre uma confusão aí eu perguntei então vocês não tem uma política de viagem ou não não temos então Isso tá fácil da gente resolver né estabelece a regra a refeição numa viagem no máximo X reais passou disso não paga e Pronto né então Não não tem porque

gerar discussão A partir do momento que tem regras Claras para o jogo né e melhorias de infraestrutura isso tudo pode provocar ganhos né diretos aqui né em tempo de execução em confiabilidade nos meus processos redução de custo melhora da satisfação me diga seu de riscos Então são consequências aí que a gente vai colhendo dos nossos processos é mobilizar pessoas para gerar ganhos em Uma organização a partir de melhoria e inovação no seu dia a dia de trabalho Não faça da gestão por processo uma revolução a gestão por processo é simplesmente uma melhor forma de se

promover melhorias inovações nas rotinas é lembrar do que o Core Business da organização não é gestão por processo né gestão por processo é um processo de apoio aí né não coloca a implantação de processos como uma prioridade por si só defina objetivos em termos de melhoria e Inovação e utilize a gestão por processo para resolver suas prioridades né então ela tem que ser ferramenta para conseguir executar os meus processos de negócio de uma maneira mais eficiente e eficaz né Não faça da gestão por processos um conjunto burocrático de reunião crie a cultura de inovação que

inspira todos para criar e perseguir ideias que transformem a sua rotina de trabalho E quando a gente tem o envolvimento de todos né O resultado é sempre melhor Então é isso perguntas tem uma pergunta eu gostaria de saber se a gente vai colocar a mão na massa na parte prática desenhando ali alguns exemplos de fluxo como é que vai funcionar essa parte aí e aí também as interações desses fluxo com os diversos componentes que nós temos dentro do sistema né Sim a gente vai partir da Próxima aula a gente já começa tá desenhado o processo

ali já começa a falar da interação com documentos vou mostrar um pouquinho da interação com indicadores com riscos a gente não entra muito nessa Seara né porque tem parametrizações adicionais mas o link entre eles a gente mostra tá Para que vocês tenham tenham conhecimento e a partir dali daí é totalmente prático sabe a gente vai fazendo juntos aqui e objetivo é que seja totalmente prático Para que no final desse período vocês estejam dominando aí a tem uma desenvoltura né para construir processos e formulários o nosso foco maior é em processos e formulários as interações a

gente faz os adendos ali para mostrar como é que interage com os demais módulos Tá perfeito Já respondeu minha pergunta também legal mas fiquei à vontade tá se você falar porque precisava ver tal coisa né A Gente vai vai tentando encaixar ele na no tempo que a gente tem tá ok pessoal então era isso por hoje agradeço aí atenção amanhã a gente começa com a mão na massa tá a gente vai acessar o ambiente aqui