[Música] [Aplausos] nesta videoaula você verá como inserir um documento externo em um processo para incluir um documento externo acesse o processo desejado e clique no ícone incluir documento em seguida selecione o tipo de documento externo ele apce como o primeiro documento na lista apresentada na tela registrar documento externo preencha os campos tipo do documento Campo de seleção para indicação da espécie do documento externo por exemplo alvará anexo acordo entre outros data do documento para indicação da data expressa no documento que será anexado número indique o número identificador Expresso no documento por exemplo Ofício número 12
nome na árvore indique o nome que o documento deve ter na árvore do processo o documento será exibido com tipo do documento mais número mais nome na árvore formato que pode ser Nato digital caso o arquivo a ser registrado tenha sido produzido em meio digital digitalizado nesta unidade caso os documentos tenham sido obtidos a partir da digitalização de um documento em papel ao selecionar essa opção o sistema disponibilizará mais dois Campos para preenchimento tipo de Conferência e para arquivamento no campo para arquivamento informe se o documento original que foi digitalizado será encaminhado para arquivamento caso
a caixa para arquivamento seja marcada posteriormente o documento em papel deverá ser encaminhado à unidade responsável pelo arquivamento seguindo as orientações do órgão para esse tipo de operação no campo tipo de Conferência uma das opções deve ser selecionada cópia autenticada administrativamente é a opção escolhida quando o documento digitalizado for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público cópia autenticada por cartório é a opção escolhida quando o documento digitalizado for uma cópia autenticada em cartório cópia simples é a opção escolhida quando o documento digitalizado for uma cópia simples sem qualquer forma de autenticação documento original é a
opção escolhida quando o documento que se digitalizou for o original remetente identifique a pessoa física ou jurídica que encaminhou o documento para a unidade interessados indique o nome dos interessados no mérito do documento podendo ser pessoa física ou jurídica classificação por assuntos refere-se à classificação arquivística do documento Campo de preenchimento facultativo observações desta unidade podem ser incluídas informações adicionais que facilitem a identificação e a recuperação do documento nível de acesso selecione o nível de acesso do documento que pode ser público para os documentos que ficarão disponíveis para a visualização de todos os usuários do órgão
restrito para o processo e seus documentos que deverão estar disponíveis para a visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar ao selecionar essa opção o sistema exibirá campo para seleção da hipótese legal de restrição a indicação da hipótese é obrigatória e deverá seguir a legislação em vigor sigiloso para o processo e seus documentos que deverão estar disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados para marcar essa opção é necessário que o administrador do sistema indique previamente que esse tipo de documento pode ser marcado dessa maneira e finalmente o botão anexar arquivo
nesse botão será possível carregar o arquivo a ser anexado no processo para isso clique no botão escolher arquivo e selecione o documento em seu computador após o preenchimento dos Campos clique em salvar aqui Você viu como inserir um documento externo em um processo no sei até mais
