Olá e se prepare porque vamos falar de administração do tempo e aí tá faltando tempo na sua vida você também tem a sensação de começar o ano piscar e de repente Já é Natal de novo hoje em dia a vida de todo mundo anda muito movimentada são muitos compromissos muitas tarefas e essa correria falta de tempo atrapalha a gente não só na vida pessoal mas também no dia a dia de trabalho parece que não vamos dar conta não é mesmo mas calma se organizar direitinho tudo pode ser feito por isso estamos aqui para falar sobre
como você pode administrar melhor o seu tempo usando o tempo a seu favor quem usa o tempo a seu favor consegue lidar melhor com o estresse e com as situações que podem acontecer sem que a gente tenha previsto e para fazer isso Pense primeiro no seu dia a dia nas óticas Diniz consegue listar na cabeça tudo que você tem para fazer hoje por exemplo como administ seu tempo quando há tanta coisa para ser feito mas antes de você se desesperar respire fundo é normal acharmos que não vai dar tempo de fazer tudo e é por
isso que precisamos entender os pesos de nossas atividades muita gente pensa que administrar o tempo tem a ver com planejar 100% do dia e não sair desse planejamento Não é bem assim gerenciar o tempo é conhecer bem suas atividades e saber o que é mais importante por isso a boa administração do tempo traz mais produtividade e produtividade não é a única vantagem não a gestão de tempo também está relacionada à saúde quantas pessoas hoje em dia sofrem com sintomas de estresse e acabam desenvolvendo ansiedade e até mesmo depressão aumentar a produtividade sem precisar fazer horas
extras faz bem Tanto para sua rotina quanto para sua saúde e daí sobra mais tempo para ficar com a família e para o seu lazer Mas então como fazer uma boa gestão do tempo comece entendendo sua situação hoje como você está organizando seu tempo nas óticas de Nis depois Conheça o tipo de problema que você está passando onde está faltando o tempo para você em alguma atividade que você sempre precisa realizar a partir daí Identifique as fontes desse problema porque você não está dando conta e para terminar aplique o método de utilização de tempo antes
de conhecer essas ferramentas Ainda temos outras dicas para te passar então para começar Preste atenção nos erros mais comuns na gestão do tempo Primeiro não definir objetivos quando você não sabe onde quer chegar fica mais difícil definir o que precisa ser feito segundo não priorizar é preciso saber identificar a importância das suas atividades ou seja saber diferenciar O que é urgente do que é importante terceiro não ter uma lista de atividades você não pode carregar tudo cabeça por isso é preciso fazer uma check list que é basicamente listar suas atividades que precisam ser realizadas nas
óticas Diniz e quarto não saber gerenciar as distrações coloque tempo limite para cada tarefa você já reparou com umas redes sociais são o que chamamos de ladrões de tempo você fica lá zapeando e de repente já passou meia hora cuidado com elas falando em ladrões de tempo esse é um assunto que vale a pena ser aprofundado esses desperdícios de tempo ou de distrações podem ter duas origens gerados por você mesmo ou pelo ambiente as distrações que vem do ambiente como barulhos ou conversas são mais difíceis de serem eliminadas pois exigem bastante Foco porém as distrações
que você mesmo gera são mais fáceis de romper porque só depende de você pare e pense qual é a origem das suas distrações pode ser também procrastinação você já ouviu essa palavra não é sabe quando você fica enrolando fazendo coisas menos importantes que a sua tarefa Então isso é procrastinar como a gente já citou aqui redes sociais e internet também são fontes e inesgotáveis de distração Quanto tempo você passa olhando mensagens e redes sociais preste atenção nisso outro ladrão de tempo perigoso é não conseguir dizer não dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso
e te deixar sobrecarregado cuidado com isso é claro que dizer não é difícil não queremos magoar ninguém mas você precisa pensar em você mesmo então seja Sutil deu uma satisfação e diga não um fator importante que pode auxiliar na hora de dizer não é saber delegar a tarefa isso vai poupar seu tempo também é importante ser Sutil na hora de delegar faça uma lista com as suas tarefas e seleciones que podem ser delegadas mas espera aí não delegue apenas tarefas que não quer fazer sua equipe certamente perceberá isso e não será bem visto você deve
delegar as tarefas urgentes mas que não são importantes para atingimento dos objetivos Ah e é importante também garantir que a pessoa para quem você delegou a tarefa tenha conhecimento para executá-la você não vai querer mais problemas depois não é a delegação pode ajudar a administrar melhor o seu tempo no dia a dia das Óticas de Nis Além disso ao delegar que esteja disponível para esclarecer dúvidas e acompanhe todo o processo Você realmente sabe se planejar ou você sai pegando para fazer tudo que vê pela frente pois é precisamos aprender a definir prioridades e quando tudo
parece prioridade supervisionar Tudo limpeza organização se certificar que o cliente está sendo bem atendido verificado documentação da loja garantir qualidade nas entregas dos óculos conferir fechamento do caixa folha de ponto ai quanta coisa Calma respire e faça uma boa lista sim as listas são as melhores amigas de quem quer se planejar criando uma lista de tarefas você vai conseguir visualizar todas elas para analisar o que é prioridade e correrá menos risco de perder o foco uma dica boa é planejar suas tarefas por meses semanas e dias o bom de listar as tarefas Desta maneira é
que você terá uma visão de longo médio e curto prazo muito bem lista feita vamos então conhecer a primeira ferramenta a matriz urgente versus importante urgente importante são palavras bem comuns Mas você sabe o que significa urgente é atividade que exige nossa atenção imediata importante tem a ver com resultados que contribuem para atingir suas metas e objetivos quando você dá atenção ao que é importante sabe o que precisa fazer para atingir resultados se você não sabe o que é importante ficar apenas reagindo ao que é urgente como se estivesse apagando em incêndio mas como saber
se estou no caminho certo o ideal é que 70% das suas atividades sejam importantes fundamentais para atingir seus objetivos sobrando 20% do tempo para as atividades urgentes e 10% para as atividades circunstanciais podendo delegar essas últimas e para organizar suas tarefas em urgentes ou importantes aplique a matriz fazendo um quadro como esse depois devido ao quadro em quatro partes no quadrante 1 você colocar as atividades que são urgentes e importantes ao mesmo tempo por exemplo garantir as entregas ordenar a equipe e atender aquele cliente mais complicado no segundo quadrante você colocar as atividades importantes e
não urgentes como fazer o giro de estoque contar a mercadoria conferir fechamento de caixa já no terceiro quadrante ficam as tarefas urgentes e não importantes como resolver problemas de última hora e no Quarto e último quadrante coloque as atividades não urgentes e não importantes que são as distrações tipo aquela olhadinha no WhatsApp ou seja quando aceitar uma tarefa coloque-a no quadrante para entender sua prioridade Ótimo vamos agora para a próxima ferramenta a gtd gtd é uma sigla para Garen fins Dan que significa Fazer Acontecer Essa ferramenta vai te ajudar a estabelecer objetivos definir passos e
eliminar o que pode te atrapalhar no dia a dia das Óticas Diniz para isso você precisa cumprir cinco passos essenciais um capturar coloque no papel todas as coisas que estão na sua cabeça Anote as atividades e elimine aquelas que podem te tirar o foco dois processar defina as prioridades escreva macro projetos que você precisa entregar e detalhes em etapas menores depois defina Quais são as tarefas que você fará para alcançar os objetivos as que precisam ser delegadas e as que devem ser recusadas três organizar coloque prazos nas atividades e organize-as em ordem de execução 4
revisar reflita sobre todo o processo está tudo fazendo sentido cinco executar é hora de colocar a mão na massa realize as atividades conforme seu planejamento e prazos e tem engajamento na execução das suas tarefas você reparou que todas essas ferramentas tem uma coisa em comum é a definição de prioridades ela é o ponto de partida para organizar seu tempo nesse vídeo vamos te mostrar mais duas ferramentas e claro você não precisa usar todas de uma vez teste as ferramentas e veja qual delas funciona melhor para você no dia a dia das Óticas Diniz Então vamos
lá vamos conhecer a matriz Gut a matriz Gut também é uma ferramenta para definir prioridades com base em três elementos gravidade urgência e tendência para colocar essa ferramenta em prática Você vai precisar de uma planilha pode ser no Excel no Google Drive ou onde preferir cria uma tabela com cinco colunas e várias linhas A primeira coluna é a de tarefas você deve colocar uma tarefa por linha vamos supor que hoje você precise fazer o cronograma do mês dar um feedback fazer um giro no estoque conferir o fechamento do caixa e fazer a reunião diária com
a equipe a segunda coluna é a gravidade classifique suas tarefas pensando se você não executá-las qual seria a gravidade da situação Coloque uma nota de 1 a 5 sendo que cinco é extremamente grave e um é sem gravidade a terceira coluna é a da urgência lembra do urgente importante agora você já sabe classificar quando uma tarefa é urgente muito bem coloque também notas de 1 a 5 sendo que 5 significa que uma tarefa precisa de uma tensão imediata e um caso a tarefa possa ser planejada a longo prazo a quarta coluna é a da tendência
aqui você deve classificar a sua tarefa pensando o que vai acontecer se ela não for executada quais serão as consequências escolha cinco se a situação Vai piorar rapidamente e um Se nada mudar a última coluna será chamada Gucci Esta é a soma de todos os campos e o resultado vai mostrar a prioridade da tarefa podemos ver que de acordo com essa análise de exemplos a ordem de prioridades deve ser o cronograma do mês e de back reunião diária com a equipe giro de estoque e fechamento de caixa viu como a matriz Gut ajuda a saber
bom de começar e agora para finalizar vamos te mostrar como manter o controle do que está sendo feito com o kanban você faz uma lista das tarefas que tem para fazer das que estão sendo feitas e das que foram realizadas você pode aplicá-la com o quadro com post-its ou até mesmo numa planilha faça três colunas na primeira coloque as tarefas que você precisa realizar na segunda coloque as que você está realizando ou seja as que estão em Progresso lembra que falamos que algumas tarefas devem ser delegadas para você otimizar o seu tempo Coloque aqui também
as que você delegou e alguém está fazendo por você na última coluna coloque as tarefas feitas não é ótimo olhar para uma lista de coisas já realizadas bom Essas foram nossas dicas para você aproveitar melhor seu tempo aprendendo a definir as prioridades controlando que já foi feito e as pendências e se livrando das distrações espero que seu dia a dia nas óticas Diniz seja mais produtivo até lá [Música]
