Webinar: Áreas de Atuação de um Assistente Administrativo

Olá boa tarde boa tarde a todos Espero que estejam todos bons eu gostaria de saber antes de mais se me estão todos a ver bem e a ouvir bem conseguem ouvir-me bem e ver sim ok ótimo assim Já podemos começar então a falar um pouquinho sobre o papel do assistente administrativo Ok ótimo ainda bem ainda bem obrigada pelas vossas respostas Ok então sejam todos muito Bem-vindos aqui a este webinar eu sou a vossa é tutora Tânia dos Santos Ramos e hoje vou falar aqui um bocadinho com vocês sobre as áreas de atuação de um assistente

administrativo ou seja qual é o papel do assistente administrativo no mercado de trabalho de forma genérica Quais são as principais funções que geralmente H poderão Estar ao encargo de de um assistente administrativo vamos falar também das tarefas responsabilidades e Competências ideais h para um cargo de assistente administrativo Ok vamos ver se ainda vem aqui alguns colegas agora ainda Falamos aqui um bocadinho mais devagar porque ainda alguns colegas que estão a tentar chegar aqui então hum Hoje vamos falar de um assunto que eu acho que é muito transversal a todos vocês e que é muito o

vosso interesse são todos mas este pode dar aqui uma noção de qual como é que será o vosso Futuro ou em alguns que já estejam a trabalhar na área Qual é também aqui o vosso a vossa situação como assistentes administrativos Hum vamos falar do papel do assistente administrativo numa organização seu posicionamento as suas tarefas responsabilidades e competências para desempenhar da melhor forma h a sua o seu trabalho aqui vocês neste webinar sintam-se à vontade para partilharem experiências Aqui no chat para fazerem perguntas tirarem dúvidas estes momentos são sempre muito bons para para vocês também esclarecerem

algumas dúvidas sobre este tema eu vou responder tento vou tentar e em princípio Espero conseguir responder a todas as vossas mensagens de vez em quando vou fazendo aqui pausas ao longo do webinar e vou ler todas as vossas mensagens aqui no chat e vamos falando também sobre isso OK eu também às vezes poderei aqui fazer algumas perguntas Para vocês irem com das vossas respostas no chat E falarmos um pouco sobre as vossas opiniões Ok a vossa participação é muito importante melhor aqui o nosso webinar boa tarde a todos que estão a chegar agora Ok então

vamos começar e a falar e perceber o que é que é um assistente administrativo Qual é o conceito de assistente administrativo para vocês quando se fala de um Assistente administrativo o que é que isso quer dizer o que é que para vocês é um assistente administrativo podem aond as vossas respostas aqui no chat eu vou lendo em voz alta para todos H terem conhecimento das respostas que estão a ser aqui partilhadas então não tem ideias sobre o que é que poderá ser um assistente administrativo ainda tão a chegar alguns não é OK uma assistente administrativo

é um profissional aqui Aladin Obrigada Aladin por participar e tá a dizer que é sin nome de secretária Ok a u diz que é uma assistente administrativa e um cargo de confiança a Sara auxilia a administração ou presta apoio Geral de escritório é um apoio uma ponte para todos os outros departamentos D assistência para um atamento é um profissional que presta apoios Administrativos é uma ponte é um assistente administrativo é uma pessoa que dá apoio em várias áreas é um profissional que executa funções administrativas é responsável pela informação da empresa ou é quem numa empresa

Ajuda a administração tá tudo Tá tudo certo ok é o El de ligação entre todos os departamentos É isso mesmo um assistente administrativo executa tarefas administrativas relativas ao funcionário De uma empresa ou de um serviço público seguindo procedimentos que já estão pré-estabelecidos não é portanto aqui é um resumo de tudo isto que vocês tado aqui a dizer não é pode ser um auxílio para diversas áreas é um profissional de suporte às diversas áreas das empresas pode ser de uma só área de várias dependendo da dimensão da empresa mas um assistente administrativo é mesmo H um

suporte da parte administrativa de Qualquer área da empresa porque todas as áreas das empresas todas elas têm um caráter administrativo não é aqui diz a a colega Cristina tem um papel fundamental no acompanhamento e controle das rotinas de trabalho das empresas sim também pode ser sim é uma pessoa que organiza orienta consegue gerir e controlar o funcionamento da empresa da parte administrativa dá um apoio não é a empresa para funcionar precisa de de muita De de muitas pessoas e de muitos fatores H que estejam todos encaminhados para o mesmo mas para esses fatores funcionarem existe

aqui um um backup administrativo que também é necessário um suporte que esteja também aqui a dar e esse suporte poderão ser vocês como assistentes administrativos Ok pode ser um bocadinho mais específico ou mais abrangente mediante também a o tipo de organização em que poderão ficar inseridos ou a necessidade ou a Área também Em que em que poderão vir a trabalhar portanto a abrangência de um assistente administrativo será ou poderá ser em todas as áreas de uma organização acho que todas as áreas H têm e uma parte um caráter administrativo vocês lembram-se de algum departamento ou

algum setor de alguma empresa eh que não tenha uma parte administrativa Eu não me lembro de nenhuma todas mesmo que sejam as mais Mais práticas e mais operacionais Depois tem sempre uma parte que é também administrativa Ok ainda estamos aqui ah Cíntia já começou sim o webinar começou às 6 e e penso que seja algum problema aqui do seu computador porque os restantes colegas estão a ver e estão a ouvir convenientemente portanto se calhar tente reiniciar o seu computador para ver se já consegue aceder de uma forma Adequada Ok a glus já está a falar

aqui de algumas especializações H algumas Vertentes a vertente Administrativa Financeira da assessoria sim senhor e são alguma alguns detalhes que vamos falar mais para a frente que são aqui alguns tipos de iação que um assistente administrativo poderá ter Então qual será ou qual é o papel do assistente administrativo numa organização ou numa Empresa não é tivemos aqui já a falar todos um pouco sobre esse tipo de papel até pode ser diversificado é um bocadinho vasto pode ser muito específico de uma área ou poderá ser bastante vasto portanto é da responsabilidade gerir toda a informação que

entra sai da empresa e circula lá dentro H claro que mediante o tipo de informação também irá ter um tipo de tratamento diferente não é não não as informações que entram e que andam em Circular na empresa não são todas tratadas da mesma forma e portanto o administrativo nesse aspecto poderá prestar também diferentes tipos de apoio mediante aqui a este tipo de informações que que existem h e entretanto este tipo de gestão é importante para o funcionamento da organização porque acaba ser um fator aqui agante dos vários departamentos e vai permitir aos diferentes departamentos da

empresa coordenarem as Suas atividades entre eles os seus meios financeiros os seus meios humanos e também os meos materiais também será o assistente administrativo que poderá facilitar e permitir e Controlar se estes meos todos estarão disponíveis nas alturas que serão necessárias também vai efetuar e estabelecer ligação entre todos os departamentos também através da esta gestão de informação estabelecendo procedimentos e orientações e regras Internas que orientam relações entre si estes procedimentos deverão ser regularmente atual para tornar a área administrativa mais dinâmica e sempre atualizada hoje em dia tudo muda muito rapidamente e então todos os procedimentos

todos os processos com alguma regularidade devem ser revistos para estarem sempre atualizados e muito funcionais para o trabalho do assistente administrativo e para o funcionamento da empresa todo Ok Isto faz sentido para vocês sim ok um assistente administrativo poderá prestar um apoio mais geral seja mediante a dimensão da empresa se for numa empresa mais pequena por exemplo poderá ser realmente de apoio geral numa empresa grande também poderá ser mais geral se for a prestar apoio mais à direção ou poderá prestar apoio mais especializado conforme o tipo de departamento Onde irá trabalhar e prestar aqui o

seu o seu apoio Portanto Tem aqui muitas variáveis que pode ir serem futuros oportunidades de profissionais para vocês geralmente e há bocadinho nós confirmamos agora no início deste webinar também se pode chamar H um ao assistente administrativo um empregado de escritório antigamente até acho que se chamava muito mais do que agora antigamente era um escriturário um empregado de escritório acaba por ser significar a mesma coisa Neste momento o termo que nós adotamos mais realmente é assistente administrativo as suas dimensões e o âmbito do do seu trabalho vai depender muito do tipo de empresa que que

vai estar inserido se será mais especializado ou se será de um âmbito mais mais Genérico e também mediante as necessidades que cada empresa trá no momento e que tem a hum alguma vaga em aberta alguma oportunidade que vocês tentem aproveitado portanto pode ser Várias situações e nós aqui vamos falar um bocadinho de todas ou das mais comuns nunca é difícil abarcar a realidade a 100% mas vamos falar dos momentos mais comuns e que Possivelmente poderá ser o futuro de bastantes de vós ok [Música] aqui estava ag agora aqui a ver as vossas mensagens a aleida

diz que um assistente administrativo coordena e orienta todo o trabalho da empresa Dentro da vertente administrativa sim não é portanto eh presta na parte do apoio e muitas das vezes a diretores e e as gestores que que também fazem essa parte que coordenam e orientam e portanto depois o o o papel do assistente administrativo é como um apoio hh nessas nessas coordenações a Mariana está a comentar que os diferentes setores da empresa dependem uns dos outros sendo que competa ao Setor administrativo unir os setores sim eh estas tarefas eh e o as dinâmicas entre os

diversos setores de uma empresa dependem de várias de diferentes variáveis sendo que o o assistente administrativo é um dos fatores que pode contribuir para para unir todos os outros departamentos porque tratando da parte administrativa e tratando de muita da informação que entra e que sai da empresa portanto acaba por ser aqui uma ponte e ter uma uma ligação com os os Diversos h departamentos e portanto Aí sim acaba por por ser um uma boa Cola passando a expressão entre os os diversos setores e as diferentes áreas que podem que podem aqui isem na empresa OK

a glus está a dizer que o apoio do assistente administrativo na rotina do escritório é importantíssimo a sua ausência é certamente sentida Sim concordo perfeitamente eu acho que sim eu acho que quando quando falta um Assistente administrativo nota-se logo porque às vezes nas empresas especialmente também depende do da da área de atividade das empresas mas eh hoje em dia na nossa sociedade em que vivemos momentos muito muito ativos muito dinâmicos e temos sempre muito muitas coisas a acontecerem e nós todos gostamos muito de ver resultados das coisas a acontecerem e nas empresas isso também acontece

is aqui às vezes hh para essas coisas acontecerem todas é Necessário termos aqui um bom apoio administrativo que vai permitir que todo o resto do trabalho da empresa H aconteça e portanto quando falta realmente algum assistente administrativo ou quando falta aqui este tipo de suporte nota-se Porque todo o resto do trabalho acaba por ser um pouquinho mais em esforço porque há passos que depois não são feitos ou há coisas que deveriam ser feitas de uma determinada maneira e não são tão bem Feitas ou ficam adiadas e portanto o assistente administrativo tem um papel muito importante

numa numa empresa o e andro está aqui a perguntar se o papel de um assistente administrativo é decidido pelo gerente da empresa depende do tipo de empresa ti se for uma empresa mais pequena em que os recrutamentos e as entradas sejam decididas pelo pelo gerente então sim ele vai decidir qual é o futuro daquele assistente administrativo se forem Empresas maiores em que tenham departamentos já bem definidos e que o assistente administrativo trabalho não desses departamentos Provavelmente o seu diretor desse departamento tem autonomia para fazer essa decisão isso são são informações já mais específicas que dependem

de empresa para empresa OK mas são sempre cargos de decisão seja o gestor de Topo ou algum diretor serão sempre cargos de de decisores que vão também definir e Decidir qual é quais são as tarefas E qual é o o que é que está incluído no cargo do assistente administrativo daquele daquela empresa a Tatiana responde e e bem também que será consoante cidade da empresa Sim claro que sim o nós aqui estamos a referir algumas das tarefas que vocês ficam habilitados a desempenhar também com este curso a a desempenhar no vosso futuro profissional neste âmbito

da da Parte administrativa mas nunca nos podemos esquecer de que uma empresa quando vos contrata É porque tem necessidades é porque precisa que vocês façam as tarefas que são necessárias e são importantes para a empresa dentro do âmbito administrativo e portanto isso depois vai depender de casa a caso Ok por norma uma empresa maior tem mais do que um assistente administrativo sim por norma Empresas Grandes Têm muitos assistentes administrativos geralmente Cada departamento tem um ou mais do que um não é faz toda a diferença um assistente administrativo Faz sim senhor todos nós fazemos a diferença

se nos dedicarmos H fazem com certeza a diferença pelos sítios onde vão passar ok numa empresa maior estão divididos Susana os assistentes administrativos ou os departamentos numa empresa maior existem vários departamentos e depois Cada departamento terá a sua parte administrativa Aí também tem um bocadinho a ver com ação de cada departamento não sei se poderão ser divididos ou não depende das subáreas que existem em cada departamento OK agora vamos falar um pouquinho aqui de possíveis áreas de atuação que vocês poderão executar no futuro um assistente administrativo poderá fazer no futuro poderá ser na área administrativa

de forma Genérica poderá ser na área financeira poderá ser na área de contabilidade estas áreas são vos familiares poderá ser na área de recursos humanos na área comercial Ou logística ou de compras aqui depende H lá está depende também da estrutura da da empresa mas estas áreas são assim as áreas h mais transversais que na maioria das Empresas existem depois lá está como temos estado a falar cada empresa acaba por ser ter um seu mundo próprio e ter o seu funcionamento eh próprio eh mas de forma geral estas áreas são áreas em que vocês com

este curso ficam capacitados para para trabalharem e que na generalidade das organizações existem estes departamentos mais ou menos bem definidos em princípio estão bem definidos Ok aqui a Maria Sousa está a dizer que quer ir para a área financeira eu ia vos perguntar quais serão as vossas áreas de preferência se têm áreas de preferência ou se preferem a forma mais geral já sei que a Maria Sousa quer ir para a financeira a Mariana está a dizer que podem ser backoffice assistente comercial recursos humanos exatamente tem aqui Muita muitos sítios por onde por onde escolherem e

o o facto de ser assistente Administrativo Tem uma parte boa porque tem muitas áreas vocês acabam por ter aqui alguma as opções de escolha consoante os vossos gostos pessoais e também as oportunidades de trabalho que vai surgindo recursos humanos financeiro contabilidade administração ao recursos humanos uau Vocês já estão bem decididos contabilidade geral administrativa no Ministério da Educação muito muito específico a banca muito Bem muito bem Estou a gostar aqui da as vossas respostas a Mariana Gostava de ir para a assistente administrativa progredir na carreira e tornar-se em chefe da equipa administrativa se conseguir é uma

questão de trabalhar Mariana esforçar ser dedicada e em princípio os oportunidades poderão surgir neste momento estou na área da saúde e segurança no trabalho exato parte dos recursos Humanos muito bem é uma área muito boa porque consegue trabalhar em qualquer área administrativa sim é verdade Esta área acaba por ser um bocadinho é transversal o que tem tem no mercado de trabalho por exemplo para vocês é uma vantagem é uma vantagem porque Abarca várias estas subáreas e depois vocês quando estiverem a procurar eh trabalho ou se depois quiserem trocar de trabalho e fazerem a vossa carreira

vocês aqui têm mais Margem de de escolha para para poderem continuar exercer e desenvolverem-se na profissionalmente ok É mesmo isso vamos então aprofundar um pouquinho estas áreas que nós falamos explicar um bocadinho melhor Quais são as tarefas que estão em cada destas áreas não sei se já algumas são familiares familiares para vocês ou não vamos aqui abordar um pouquinho Ok portanto na área administrativa assim de forma geral as principais tarefas que que poderão eh Ter de fazer as mais habituais e assim as mais rotineiras poderá ser organização de documentos e arquivo também dos documentos ficarem

responsáveis pela parte documental de da empresa fazerem redação de documentos oficiais seja por e-mail seja por correio tradicional ou seja Há certos documentos certas respostas a entidades oficiais que precisam de ser feitas e poderão ter de ser vocês a a procederem esse tipo de De respostas e elaboração desse tipo de documentos para enviar e preenchimento de formulários também ou seja também as empresas Todas têm muitos com alguma regularidade formulários e questionários de de entidades públicas de de estatística diversas ordens e então hh Possivelmente poderão ter que se vocês h a fazerem esse preenchimento e depois

procederem à resposta à entrega da resposta destes formulários Ok não é portanto é importante a parte da organização dos documentos mantê-los a organizá-los arquivá-los mantê-los organizados porque estamos sempre a usar documentos a criar novos documentos e vocês acabarão por ficar responsáveis por esta manutenção diária é um trabalho que é um trabalho constante todos os dias é preciso aqui um pouquinho de de pôr aqui um bocadinho de trabalho nesta área ou então criar um um método de trabalho que funcione Ok para desenvolverem bem esta áre uma um fator importante H será realmente um bom conhecimento e

um bom domínio da língua portuguesa porque ao redigir documentos oficiais eh existem aqui algumas normas e algumas formalidades que são diferentes de de um documento que é informal e portanto aqui a nossa língua portuguesa é é importante terem cuidado com com a com a nossa com a escrita não é se for para falar ao telefone chamadas telefónicas também são Tarefas que São relativamente comuns na área administrativa aí o cuidado também terá de ser com a nossa linguagem oral com o português oral Ok a Maria Sousa está em Portugal mas está cá pelo que eu percebo

há pouco tempo e está bem ansiosa de conhecer esta área por aqui espero que corra tud bem Maria Sousa Com certeza com esforço e dedicação irá correr e começar a fazer um curso para ganhar alguma algum conhecimento e suporte teórico é uma Excelente forma de de de fazer uma boa integração então e na área Financeira ou de contabilidade Ok é Dust refere que já há muitos anos que não estás não estuda voltou agora a estudar e e está a gostar está a ser um desafio principalmente com os exercícios práticos Ok eh sempre que tiver dificuldades

nas resoluções seja a du ou seja qualquer um de vocês tentem falar connosco Eu costumo dizer para não não Nos entregarem para avaliação H casos práticos que vocês ainda tenham dúvidas Ok porque a verdadeira aprendizagem que vocês fazem é estudarem sozinhos verem e as dúvidas que vocês tiverem é falarem connosco e nós vamos esclarecendo as dúvidas Ok às vezes as mensagens nós respondemos a todas não respondemos logo no momento muitas vezes porque realmente temos a um volume de trabalho às vezes grande mas respondemos sempre a todas ou então liguemos se foram-nos no nosso Horário de

atendimento Ok mam é muito prático tá a dizer a organização de documentos com tantas informações e papéis manter tudo em ordem pode ser um desafio é verdade mas não há nada com que preocupar com algumas dicas simples pode-se ter uma organização eficiente É verdade uma das dicas que eu costumo dar que eu uso para mim mesma é não deixar acumular não deixando de acumular torna-se muito mais fácil então área financeira e Contabilidade estas duas áreas aqui estão juntos mas na realidade na prática vocês podem trabalhar nelas em separado ou seja dependente das das empresas há

empresas que podem ter área financeira e contabilidade juntas num só departamento mas também há empresas que têm dois departamentos diferentes e separados departamento financeiro e o departamento de contabilidade aqui também lá está Depende da estrutura da organização mas aqui nesta área aquilo que poderão ter de fazer será novamente organização de documentos Eu acho que esta parte é muito transversal para todas as áreas a organização dos documentos o arquivo dos documentos a manutenção da da do arquivo está sempre atualizado h a redação de documentos oficiais preenchimento de de formulários controle bancário fazerem reconciliações Aõ bancárias geralmente

Estas reconciliações são feitas em programas informáticos já softwares de gestão podem ter que também através desses programas emitir relatórios fazer lançamento de faturas emissão de recibos fazer registros contabilísticos aqui também vai depender um pouquinho do que é que a vossa sefia vos vai pedir como o apoio Ok há dúvidas Ok a Ana Varela diz que nunca trabalhou com esta área e só de pensar como é que vai ser fica nervosa não tem necessidade nós estamos aqui temos estes momentos para irmos partilhando e explicando e e as coisas vão acontecendo de forma progressiva portanto eh o

ficar nervoso claro que ficamos sempre um pouco quando são desafios diferentes e quando são coisas novas que acontecem Mas as coisas acontecem de forma Progressiva e quanto mais vocês estudarem e se prepararem com este curso que estão a tirar melhor mais preparados vocês vão estar para o mercado de trabalho ok Boa noite o marido tem uma empresa de construção civil está aqui uma uma colega Nossa está a ser bom tem ainda algumas dificuldades na área administrativa uma vez que faz quase tudo estão no início pronto então aí acompanha o crescimento profissional da Experiência e também

da da empresa para ter funções de contabilidade não é preciso um curso específico de contabilidade é para ser contabilista é preciso sim aqui é um assistente administrativo na área da contabilidade ou seja vai dar apoio administrativo ao contabilista ou ao responsável do departamento Ok não é é diferente nível de responsabilidade é diferente e de Tarefas também ok uma colega tem bastante experiência na área administrativa mas achou que seria uma mais fazer est ação é isso mesmo um upgrade Exatamente isso também é muito importante é muito importante durante a nossa vida profissional nós iros fazendo atualizações

as coisas estão a mudar muito rapidamente e nós por muito dedicados que sejamos não temos o conhecimento de tudo então é importante E Se tiverem essa possibilidade Eu recomendo sempre apostarmos no nosso desenvolvimento pessoal e profissional a Leida está aqui a perguntar Depois das aulas é possível terem acesso às cópias da matéria que estamos a falar é T acesso poderão ver novamente este webinar as cópias têm acesso aos conteúdos que estão no que estão no vosso Campus ok Mas podem ver depois Este webinar Depois de estar disponível no Campus vocês podem ver as vezes que

quiserem para tirarem as vossas anotações Olha Mariana vai iniciar a experiência profissional nesta área para a semana muito Boom Mariana desejo as maiores felicidades e alguma coisa que tenha dúvidas aproveit o curso para estudar ainda mais essas matérias e tirar as dúvidas connosco Ok temos aqui colegas que Quando pensam no desafio ficam com frios na barriga isso é normal é tudo É Tudo expectável e até é bom sinal que sintam um bocadinho de ansiedade ao Entrar nesta área profissional todos nós quando estamos no início entrar numa Área Nova acho que ficamos assim se não ficássemos

assim era sinal de que não nos afetava nada e não estaríamos com uma atitude assim muito nem positiva nem negativa estaríamos com uma atitude neutra e e Nestas situações eu acho que uma atitude neutra não é muito construtivo portanto terem um uma dorzinha de um friozinho de barriga o nervosos é normal não é é normal porque porque é uma situação nova é Um Desafio novo para vocês mas sintam-se tranquilos porque Se tiverem vontade de trabalhar e de aprender as coisas em princípio vão correr muito bem e vão ser sempre experiências que vocês vão ter diferentes

e de aprendizagens Ok então agora vamos entrar na área dos recursos humanos área dos recursos humanos também continua aqui com a redação de documentos oficiais porque estas áreas acabam por ser transversais a todos os recursos humanos também têm também são uma área em que há vários questionários para para preencher várias às vezes várias respostas a solicitações para também elaborar e depois entregar e isso geralmente também Cabe ao Assistente administrativo quando existem novos colaboradores a entrar na empresa também o assistente administrativo poderá ajudar na integração do do novo colega poderá ajudar aqui também servir a ponte

quando há parte da formação do acolhimento também ajuda no arquivo e no controlle e na organização da gestão contratual dos contratos dos Funcionários o controle da Seguridade também poderá ser o assistente administrativo dar aqui Um apoio à ao técnico ou responsável eventualmente também poderá prestar aqui algum auxílio na parte dos processamentos salariais não irá fazer esta parte mas poderá depois dar um auxílio na parte administrativa na parte dos recibos H na parte de eh de entregar recibos de arquiv var de organizar também tudo especialmente se forem empresas com uma dimensão maior ok também poderá ajudar

na parte da Medicina no trabalho temos aqui uma colega que está aqui a assistir ao webinar e que e que está nessa área da medicina no trabalho e portanto todas as áreas que os recursos humanos poderão e abarcar numa empresa existe sempre uma parte administrativa e uma componente administrativa grande e nessa parte administrativa vocês poderão eh exercer o vosso o vosso trabalho ok aqui eu agradeço aqui as vossas Participações realmente estão a participar bastante e isso ajuda muito a dinamizar aqui o nosso webinar as perguntas que eu vou responder são as perguntas que que são

mais e no âmbito deste assunto Ok as perguntas que vocês coloquem aqui que saem do âmbito de do que é um assistente administrativo que tem outros que tem outros âmbitos eu peço para vocês enviarem mensagem para mim eu Depois respondo a todas tá bem tudo o que tem a ver aqui com com o Webinar com este tema que nós estamos a falar eu vou respondendo porque senão o tempo não vai durar e e são assuntos que os outros os outros colegas não tão não tem interesse em ouvir Ok portant estamos aqui mais algumas colegas alguns

a partilharem que temho aqui a aleida que trabalhou quase se anos como assistente administrativo numa câmara municipal em Cabo Verde e gostaria de aprender mais aqui em Portugal para enriquecer e aumentar os seus Conhecimentos acho que isso é muito Nobre e ainda bem e espero que com este curso consiga melhorar as suas competências e os seus conhecimentos exatamente muito bem agora se formos a falar numa outra área que será a área comercial Ou logista a logística peço desculpa hum há aqui tipos de trabalho que vocês poderão desenvolver que S que é semelhante a parte documental

é muito semelhante em todo Poderá ter procedimentos que são diferentes porque cada departamento terá a sua maneira e sua organização mas o princípio é o mesmo e aqui na área comercial e logística poderá ser até um pouquinho mais dinâmico porque aqui pode implicar contactos com clientes com fornecedores mais contactos telefónicos poderá haver aqui uma procura ativa uma prospeção no mercado de fornecedores e fazer aqui também Dar aqui um apoio na gestão de fornecedores e fazer aqui ajudar também na parte da avaliação dos fornecedores que a empresa tem Ou aquele departamento fazer aqui também gestão dos

contratos o arquivo de todos os contratos e às vezes até consultar para ver se se estão se está tudo a ser cumprido todas as cláusulas também é possível haver aqui elaboração de orçamentos elaborações de propostas comerciais dar aqui este apoio na área Social acaba por ser uma área um bocadinho mais diferente com um tipo de trabalho mais diversificado e até um pouquinho mais dinâmico hã parece-me e portanto eh é uma questão de também de de oportunidade que vocês possam ter e também de gosto pessoal uns poderão gostar mais de uma área outros poderão gostar mais

de Outra área bem-vinda Cíntia não está sozinha não há Que ter frio na barriga nós estamos cá para Ajudar a estudar Ok aquilo que nos dá mais satisfação é ver vocês a progredirem nos estudos e com sucesso a Susana pergunta se nesta área trabalha-se mais com os fornecedores nesta área comercial e de logística trabalha-se mais com os fornecedores sim poderá ter que fazer até a prospeção de novos fornecedor e poderá ser aqui também uma ponte uma interface com os fornecedores já existentes vai depender lá está mais Específico só depende só sabendo a empresa em causa

não é porque depende varia de empresa para empresa mas sim é uma possibilidade trabalhar com fornecedores quando as empresas não estão organizadas por departamentos geralmente o papel do do assistente administrativo é muito genérico quando as empresas são mais pequenas o papel do assistente administrativo acaba por não se separar nestas áreas que nós estamos agora a falar e é do âmbito geral não é Acaba por dar um pouquinho apoio em todas as áreas que não estão tão bem definidas porque a empresa ainda está no início a empresa ainda é pequena e ainda não tem os seus

departamentos hum totalmente definidos e separados uns dos outros as coisas a evolução das empresas vai acontecendo progressivamente e assim como depois o papel do assistente administrativo dentro da empresa também vai evoluindo conforme evolui a a Maturidade e o desenvolvimento da empresa a Ângela está a perguntar se os pontos na área administrativa e financeira são iguais no diapositivo estão tão pontos iguais porque em certas medidas eles acabam por ser muito semelhantes mas tiveram atenção aquilo que eu disse eu acrescentei outros pontos Isto é também para ver a vossa atenção eu na área financeira acrescentei uns pontos

diferentes que não são feitos noutras áreas Ok ainda se Recordam ok também existe a área de marketing não foi aqui referida mas também existe a área de marketing porque existem muitas outras áreas H mas a lógica e o princípio é o mesmo não é o o assistente administrativo tem potencialidades para prestar apoio administrativo na área de marketing também ok num assistente administrativo generalista Qual é assim a grande diferença qu ou Quais são as suas áreas De atuação são muito mais generalistas não é portanto podem abarcar um bocadinho de tudo portanto poderá ser interação com fornecedores

poderá ser arquivo de contratos tratamento de correspondência poderá ser a gestão de economato e aqui também lidar com fornecedores eh de economato poderá ser redação de documentos de e-mails a organização dos documentos planificação de eventos organização de Viagens organização e planificação de reuniões fazer chamadas telefónicas fazer cobranças telefónicas há aqui muitas atividades que vocês com assistência administrativos poderão desenvolver Ok e isto assusta Ok estas atividades que eu acabei agora de falar nós podemos classificá-las como tarefas tarefas são as as ações ou o trabalho de forma mais discriminado que Vocês como assistentes administrativos porão poderão ter

de fazer no futuro é para isso que que com este curso por exemplo se estão a preparar para ficarem capacitados para desenvolverem estas tarefas Ok gestão de economato Maria soua economato aquilo que nós chamamos ao material de escritório portanto eh existir papel na na nos escritórios e nas empresas existirem as canetas existir H cadernos tudo o que seja necessário para para a empresa funcionar na parte administrativa no em termos de material de escritório então nós chamamos a isso de economato e isso geralmente é uma área que está no âmbito do assistente administrativo Ok a Susana

pergunta como sabemos nos organizar no dia a dia pois Susana isso só estando lá só estando na empresa a trabalhar também não irá o assistente administrativo também não vai trabalhar Sozinho vai trabalhar em equipa e tem uma chefia e geralmente também trá de muitas destas tarefas são feitas mediante indica da sua esia e portanto as coisas vão surgindo de forma natural não é assim agora não é assim de de choque Ok portanto as coisas vão acontecendo vão vão pedindo determinadas tarefas vocês vão fazendo e depois vai tudo desenvolvendo naturalmente OK são tarefas bem dinâmicas algumas

São Ana Isabel Diz que para quem nunca trabalhou no escritório tá um bocadinho assustada mas não não não é para assustar é para ter aqui uma noção para ir pensando ir digerindo conforme vai estudando e avançando no curso alguns destes pontos se calhar vão começar a fazer sentido vão ficar mais familiares e cada vez que ficarem mais familiares com vocês menos assustadores eles vos vão parecer Ok mesmo nas empresas pequenas que só temem um assistente administrativo também não é para assustar porque a empresa também é mais pequena e todas estas tarefas não tão numa empresa

pequena Portanto o nível de tarefas que vocês irão ter se forem trabalhar para uma empresa pequena também serão muito menos tarefas e muito mais simples porque a empresa também é pequena tem necessidades menores panto as coisas são proporcionais assim como a Vossa integração também será progressiva e as vossas e os os trabalhos que irão desenvolvendo também irão sendo progressivos portanto Esta é uma boa altura em que vocês também estão a estudar e tirar o curso é uma ótima altura para vocês pensarem nisto neste webinar que estamos aqui a falar refletirem e conforme forem estudando às

vezes podem-se lembrar destes pontos e até poderão perceber melhor alguns exercícios que nós temos e Alguns casos práticos porque é que é importante fazerem e entenderem aquelas atividades porque na prática depois vai vos ajudar Ok economato é apenas material de escritório Sim é isso mesmo éu com o dia a dia vocês vão ganhando prática e conforme forem ganhando prática também vão ganhando mais confiança naquilo que Estão a fazer neste momento eh a intenção com este webinar não é assustar a intenção com este webinar é mostrar-vos que têm aqui várias oportunidades H profissionais no vosso futuro

Ok não um assistente administrativo não vai fazer ou não tem de fazer todas estas tarefas que vocês estão agora a ver no vosso no vosso ecrã poderá fazer algumas delas Ok mas está capacitado para fazer estas mas não não Vai fazer todas não vai fazer todas logo de uma só vez e vai ter sempre uma Sofia que V vai pedir e que vai vos também explicar como é que a empresa funciona neste aspeto e Portanto vocês aos poucos vão se ambientando é isso mesmo nós conforme formos avançando nos estudos e também no trabalho as coisas

vão parecendo sempre mais fáceis portanto isto aqui não é para assustar mas é para vos pôr até tem é o efeito contrário que é pvos à Vontade e e mostrar-vos que TM aqui várias potencialidades ok ok então aqui o Fran a dizer que trabalhou 7 anos no Brasil como assistente administrativo e está a fazer o curso para aprimorar os conhecimentos e as leis de Portugal é importante eu acho que sim que é muito importante e assim fica mais capacitado a empresa que a Vilma trabalha ainda está em fase de Crescimento a cada mês que se

encerram as atividades vão aumentando e vão mostrando que precisam de mais assistentes administrativos para separar as áreas pronto é progressivo não é Vil não é tudo de um só de uma só vez as coisas vão acontecendo de uma forma gradual é são áreas complexas sim Roberto mas no dia a dia uma pessoa vai se habituando exato e vai fazendo uma de cada vez não vai fazer tudo ao mesmo Tempo a gestão de economato é diferente da gestão de controle a gestão de economato tem a ver ver com e verificar se não faltam folhas da impressora

se ass existem as canetas os lápis o material de escritório que é necessário é verificar se tem e quando se está a acabar a falar com os fornecedores e fazer encomendas de novos materiais de escritório Ok é diferente é uma coisa é é é ir vendo como é à medida do que é Que se vai gastando é ter acompanhar os gastos que a empresa tem quantas resmas de papel gasta por exemplo para garantir que não falte quando vê que tá a acabar antes de acabar geralmente é o assistente administrativo que pede pede mais com o

fornecedor exatamente a nossa Sofia vai vai vos ajudar e ensinar arvos Claro que sim também ajuda o estágio também é importante exatamente a laida Concorde a Fia ajuda vocês esforçam-se e dedicam-se e geralmente tornam-se num ótimo assistente administrativo Ok geralmente uma boa forma de iniciar no mercado de trabalho realmente é com um estágio eh é uma forma mais gradual Ok então já falamos de algumas tarefas que poderão ter de fazer na num ambiente de trabalho como assistentes administrativos não terão de fazer todas ao mesmo tempo portanto poderão fazer Algumas não poderão não fazer todas é

só para terem uma noção de que aquelas são tarefas que vocês irão ficar preparados com este curso e a partir daí aqui iramos ter aqui algumas responsabilidades vossas não é que poderão ser lá está não vai ficar tudo ao mesmo tempo e até algumas poderão não sequer trabalhar portanto não não serem responsáveis por por algumas portanto a organização dos Documentos fazerem organizarem arrumarem fazerem o o seu arquivo dos documentos H geralmente em dossiê arrumo os documentos em dossiê e depois arrumam nos armários sobre o material de escritório como estávamos a falar fazerem um acompanhamento do

que é que se está a gastar ou não e depois então Eh com alguma regularidade logo vem com a vossa Sofia Qual é a regularidade ideal vão fazendo novas encomendas Ah receberem a correspondência que que a empresa recebe não é em nome da empresa e depois também de receberem a correspondência H em cartas vocês distribuem as cartas pelas pelos destinatários pelas pessoas eh podem tratar aqui da comunicação interna e externa da organização hum tratar aqui de definir aqui alguns valores máximos dos orçamentos efetuar Proc de texto efetuar Textos H preferência com algum Cuidado para não

terem erros ortográficos registrar e manter atualizados dados de de gestão da empresa a nas áreas que vocês estão a trabalhar Claro nada não vos será pedido nada que vocês não tenham acesso ou que não não estejam a trabalhar já e podem atender H chamadas telefónicas atender pessoas presencialmente públicos pode ser público interno pode Ser um público externo mediante depende aqui das áreas de atividade da empresa OK aqui nestas responsabilidades que eu nomeei e que eu disse e que vocês estão aí a ver há duas que não são responsabilidades de um assistente administrativo vocês conseguem dizer

conseguem identificar quais são aqui dois pontos que não é da vossa não seria da vossa responsabilidade Não a Patrícia disse definir os valores máximos do orçamento Sim é isso mesmo vocês não têm responsabilidade de definir valores da orçamentos vocês podem trabalhar com orçamentos mas essa parte de definir valores já não vos compete a vocês portanto é menos uma responsabilidade Ok na realidade são duas situações que nós temos aqui e que estão aqui a mais ok que é responder a toda a correspondência recebida vocês também Não devem responder a toda a correspondência vocês devem receber a

correspondência e entregá-la para quem ela é para quem ela se destina Ok devem a fazer o registro da correspondência registrar as cartas recebemos estas cartas todas hoje e registar as cartas todas mas depois quem vai responder é quem quem de direito e aqui definir o valor máximo dos orçamentos também não tem Não não é com vocês Vocês podem responder e podem fazer orçamentos Mediante indicações que vos vão ser dadas pela vossa Sofia Ok portanto muito do vosso trabalho também será sob indicações de de outra pessoa vocês não vão estar sozinhos a trabalhar ok já ficar

um bocadinho mais calmos Ah quem estava mais assustado eu não quero assustar ninguém com este webinar tá bem ok faz sentido para vocês o que eu tenho estado a dizer acham que que é claro ou ou ficam Com dúvidas exatamente vocês vão desenvolver os vossos trabalho mediante a orientação e coordenação da vossa Sofia Ok não vão fazer as coisas sozinhos é ao mostrar ao mostrar aqui estas todas estas opções é é é querer mostrar-vos que vocês têm várias opções e que podem no futuro quando todos tiverem terminado o curso e entrarem no mercado de trabalho

nesta nesta área a intenção a minha intenção é mostrar-vos que vocês têm Várias opções e isso para vocês vai ser bom quanto mais opções vocês tiverem mais oportunidades de escolha vocês podem fazer se só tivessem uma opção ficavam muito dependentes dessa opção e assim tendo mais opções vocês têm mais poder têm mais poder de escolha e escolhem aquilo que for melhor para vocês e nesse sentido eu acho que é muito positivo e foi por isso que eu vos tentei mostrar todas as ou o máximo leque muito alargado de possibilidades Que vocês têm não quer dizer

que vvos cair tudo em cima no mesmo momento Ok isso não seria não seria não é viável não e não iria acontecer sim Ok a Patrícia pergunta se um assistente administrativo tem que ter um bom conhecimento de informático e de inglês Depende das oportunidades Patrícia mas muitas vezes isso são valores que são valorizados Mas pode haver alguma empresa que não tenha esses requisitos Mas geralmente são uma mais valia o inglês e o conhecimento informático Então é quase em todas Ok mas cada empresa efetivamente tem os seus métodos de trabalho tem as suas formas de organização

e isso vocês mesmo que já tenham muita experiência profissional se mudarem de trabalho vão sempre precisar de um tempo de aprendizagem acontece isso com todos nós ninguém nasce ensinado e portanto é um processo E vocês estão a fazer o vosso e Estão a fazer de uma forma boa estão aqui a aprender a Tentar ganhar capacidades estudar estas matérias para depois poderem fazer o vosso percurso OK obrigada Cíntia É isso mesmo pronto então estamos aqui a falar sobre tarefas responsabilidades e competências que o assistente administrativo deverá ter no Exercício da sua profissão Claro que não vai

ter Tudo de repente nem ao mesmo tempo as coisas vão surgindo de uma forma gradual e progressiva agora aqui uma pergunta que competência deve ter o assistente administrativo o que é que vocês acham basta responderem no chat a resposta a opção que vocês acham correta capacidade de organização instante tempo capacidade de resolver tudo ao mesmo tempo ou capacidade de dizer que não estamos aqui a ver as respostas a a Mariana diz por vezes c maioritariamente Estão todos a responder a sim ok o Pedro diz B Ok então aqui a resposta é a capacidade de organização

em estando de tempo é importante e até para vocês não se assustaram com estas tarefas todas que nós temos andado a falar é importante haver organização e Haver aqui alguma gestão de tempo precisamente para depois não ser um acumulado de muitas tarefas que depois realmente podem então H passando a expressão stressar um bocado A capacidade de resolver tudo ao mesmo tempo às vezes é uma tentação mas geralmente não corre muito bem porque depois torna-se tudo muito confuso e o resultado não é o melhor a capacidade de dizer que não a opção C Houve aqui alguns

colegas que disseram que Às vezes isso dá jeito sim é verdade mas idealmente ah no ambiente profissional nós vamos tentar não dizer que não nós vamos tentar fazer as coisas da melhor forma Possível se tivermos dificuldades em resolver alguma situação vamos ter com a nossa Sofia e explicamos as nossas dificuldades e a nossa Sofia estará lá para também nos ajudar OK OK Ana obrigada também já estamos a acabar mas sim obrigada por ter vindo e por ter participado Ok e quais são as competências técnicas que vocês acham mais importantes para um assistente administrativo fazer bem

o seu trabalho Acham que serão as aplicações informáticas do Office as competências de arquivo e documentação técnicas de atendimento ou conhecimentos informáticos ou conhecimentos de inglês ok aqui então por maioritariamente a aqui um B quase todas as sim senhor muito bem então as competências técnicas que são mais importantes dentro destas Opções serão as aplicações Office que são que é conhecimentos de informática arquivo e documentação e técnicas de atendimento todas estas competências todas estas respostas estão certas mas a é que está mais completa Ok os conhecimentos informáticos são importantes mas também estão na na primeira opção

os conhecimentos de inglês também são sempre uma mais valia mas poderá não ser neste momento nestas nesta pergunta não é a resposta mais Mais completa Ok ah poderá haver alguma empresa em que o inglês seja extremamente importante E aí é diferente é uma exceção aqui a falar na generalidade para um assistente administrativo ainda é mais importante o arquivo e documentação ter boas técnicas de atendimento o inglês claro que sim é sempre um uma mais valia ficou aqui Claro para vocês estas este estas este exercício de perguntas e Respostas ficaram com dúvidas Ok Ainda bem ok

então nas competências aquilo que um um assistente administrativo poderá e desenvolver e ter aqui atenção para poder exercer bem a sua profissão e eu estou a referir aqui algumas mas depois claro que cada situação e é uma situação e poderá ser aqui diferente mas geralmente uma boa comunicação escrita e oral é importante porque eh vocês irão Falar com outras pessoas irão falar com clientes fornecedores e vão irão redigir e-mails e portanto é bom ter algum cuidado e desenvolver um pouquinho a nossa comunicação escrita e oral a forma como comunicam técnicas de atendimento algumas áreas poderão

ter de eh ter atendimento atendimento ao público Se for esse o caso será uma uma competência que vos poderá ajudar a capacidade de organização e gestão de tempo também é Importante porque vocês repararam que mesmo nas áreas com com especialidade e a organização o arquivo eh de documentos tá sempre presente a gestão do tempo também é importante porque se vocês vão dar apoio à vossa sfia podem ter que também dar apoio e suporte na gestão da agenda da vossa Sofia e portanto aqui a gestão do tempo também é importante a parte da organização e o

respeito pelos outros eu diria que é uma competência não só para Assistentes administrativos como para todos não é todos todos os profissionais todos todos nós pessoas não é ter aqui o respeito pelo próximo ser um bom colega ser um bom chefe eu acho que que é uma competência que que faz falta a todos e que todos devamos H tentar desenvolver esta competência e Isto são competências que nós a parte boa é que nós temos a capacidade de se tivermos interessados e motivados podemos tentar desenvolver sempre não é Uma coisa que fica estan não é Ou

se tem ou não se tem não nós podemos ter podemos querer melhorar podemos não ter algumas que que vamos percebendo ao longo da vida e podemos ir tentando melhorar ok obrigada Ana ainda bem que achou a aula proveitosa tava a ficar há bocadinho tava a ficar um bocadinho preocupada a ver que tava tava assustar muitos muitos colegas eo não não era nada a intenção que eu minha a dar este webinar e espero Que a coisa vá vá melhorando ok ok Susana eu em princípio já só vou ver mensagens amanhã OK mas eu vou ver mensagens

e depois eu vou responder vou tentar ver o mais rápido possível Ok realização organização é mesmo isso agora vou-vos aqui mostrar já estamos aqui na fase final já tá a passar algum tempo hh eu vou-vos aqui rapidamente também mostrar aqui duas Dois exemplos que são reais eh de ofertas que eu encontrei no site em sites especializados de empregos na vossa área para também verem que isto são oportunidades e são situações mas que não não é só a falar ão a acontecer eu vi esta oferta no site net empregos na semana passada há 5 dias em

20 de Setembro e esta oferta pede um assistente administrativo eh é para o Algar para a zona da Alagoa não diz qual é a empresa mas diz quais São as funções e aqui Vocês já vão começando a Perceber penso eu espero que quando comecem a ver assim anuncias já comecem a perceber um pouquinho o que é que o que é que querem dizer com Com estes pontos ah atendimento telefónico atendimento de clientes receber clientes eh efetuar relatórios semanais de visitas às casas portanto isto é uma empresa em princípio de Imobiliária supervisionar a limpeza e Manutenção

das casas em coordenção com As equipas de limpeza manutenção Jardins Ok serviços de permanência rotativo aqui talvez seja com o horário depois os requisitos pedem carta de condução aqui pedem fluente em inglês e Alemão portanto aqui nesta empresa as competências de linguagem estão muito valorizadas pedem uma pessoa dinâmica e responsável e disponibilidade para trabalhar poros Ok Ok pronto quem quem tem que se ausentar agradeço muito a vossa presença e a vossa participação Obrigada pelos vossos comentários H são os vossos comentários que fazem o webinar interessante obrigadíssimo e a nela Costa tá a perguntar se oferecem

lojamento pois não sei nela aqui teria que enviar um e-mail a perguntar eh mas isto é para vocês terem uma uma noção do que é que o mercado neste momento está está a oferecer na vossa área eu tenho Aqui um outro exemplo que este foi tirado do site sapo empregos também no mesmo dia dia 20 de setembro e este é para Oeiras ah e e é para trabalhar na área da banca e portanto pergunta se tem experiência na área da banca e se querem trabalhar numa empresa que se encontra no top TR em Portugal na

área da banca Ok e aqui o que é que diz que vocês terão fazer efetuar análise de documentação recebida completar dados e informações Necessários garantir a atualização do arquivo físico e digital das operações das que eles fazem lá garantir a aplicação de regras e procedimentos Associados garantir o suporte na execução de outras operações que eles poderão ter lá e que claro que a pessoa que ficar com este trabalho depois terão que lhe explicar estas partes todas de de forma detalhada e acompanhar com ela as primeiras vezes depois pedem aqui uma pessoa com Área experiência na

área administrativa e também na banca e pedem conhecimentos avançados da Língua Portuguesa e da língua espanhola e intermédios da língua inglesa aqui oferecem um contrato de trabalho e um horário de segunda a sábado rotativo e em regime híbrido ou seja também aqui há possibilidade de alguns dias fazerem teletrabalho portanto isto aqui são dois exemplos hum do que o futuro vos pode oferecer em termos de Oportunidades Ok sim Susana aqui pedem ou português ou espanhol Ok e pronto aqui em termos de conclusões eh neste webinar nós falamos sobre o que é que é um assistente administrativo

falamos sobre as suas áreas de atuação Quais são as tarefas e as responsabilidades e competências que poderão ser exigidas ao assistente administrativo e que o assistente Administrativo também com o tempo e experiência irá desenvolver e também falamos agora no final aqui de demonstração de oportunidades profissionais Isto é sempre muito dinâmico e todos os dias estarão a sair anúncios novos de emprego ok a Maria Sousa não entendeu a área administrativa da banca Ok isto O que significa é que eles preferem alguém que já tenha trabalhado Na em algum banco na Parte administrativa e portanto eles pedem

alguém que já tenha trabalhado Na área administrativa da banca que significa que H em algum banco Provavelmente porque a área administrativa dos bancos tem aqui alguns procedimentos que são mais específicos e então preferem alguém que já esteja dentro desses procedimentos pronto Alice obrigada também nós também se não tiverem dúvidas mais dúvidas eu também já Terminei aqui o webinar Se tiverem algumas dúvidas acerca deste webinar poderão ainda fazer perguntas eu estarei por aqui a esclarecer dúvidas mas da minha parte já dei aqui já passei a mensagem que eu gostaria de pensar Obrigada Susana Ainda bem que

gostou Obrigada Elisabeth Ok Ok pronto fiquem então bem obrigada por por terem participado bastante É sempre bom e eu gosto sempre muito de de Falar aqui com vocês e espero que isto vos sirva para motivar para estudarem dedicarem-se e e e depois terem um futuro profissional sris ai risonho peço desculpa já cansasse risonho Espero que corra tudo muito bem e dentro do estudo nós estamos cá para vos dar o apoio que vocês precisarem Ok então uma boa noite obrigada Susana obrigada a todos obrigada a todos uma boa noite l