3C - Processo de Auditoria (comunicações)

o Olá pessoal estamos aqui de volta e agora a gente vai passar a falar do terceiro. Né relacionado a esse top que a gente está tratando do processo da criação do processo Geral de auditoria para gente ter uma uma questão Inicial teóricas sobre o assunto a gente viu na nossa aula passada sobre como criar e como funciona né o processo de auditoria no sistema e agora eu gostaria de falar com você sobre o módulo de comunicações é o modo de comunicações ele foi desenvolvido para que tanto o auditor possa registrar nessas comunicações nos sistemas como

um papel de trabalho já que esse é o importante né Mas qualquer que você tapa não tava não é importante é atividade executada ao longo de toda a auditoria que esse processo comunicação e informação entre a gestão e auditoria e eles normal e é uma fonte de evidência não é tudo o que foi feito do que foi realizado e muitas vezes de conclusões a que se chegou a a equipe de auditoria então o sistema de trabalho de duas formas é a critério de vocês vai depender da maturidade de né do órgão da da cultura que

existe aí e das pessoas teriam interesse de utilizar o sistema nessa modalidade mais completa a primeira forma é usar o sistema como um repositório de papel trabalho inclusive de comunicações Ou seja você usa lá o seu sistema vão dizer que seja o seio e-mail Você tem uma lá que faz um fiz alguma coisa assim e você pega aquela aquele arquivo né Que documento e cadastra no sistema de auditoria e aí ele fica aqui disponível no local separadinho onde você consegue localizar fácil a informação na mesma forma você recebeu a comunicação que o gestor não é

da área auditada você cadastra não sei lá e fica todos os processos de comunicação devidamente registrado e a outra forma é a que eu quero falar aqui mais é aonde a gente realiza uma comunicação pelo próprio sistema Ou seja eu não preciso mais de ter o sistema sem ter de protocolo de comunicação aqui no Poder Executivo Federal eu não preciso mais usar e-mail não preciso usar nem mandar um boy entregar lá na idade pegar o recibo de receber aquela informação não eu uso toda a informação via sistema obviamente para que isso aconteça o auditor tem

que ter essa iniciativa né habilidade auditoria EA a gestão precisa estar utilizando ser uma usuária do sistema para Que ela possa te responder e conversar com você por meio do sistema é mais essas duas formas aqui não é nada complicado né E vocês vão ver que é uma ferramenta bastante útil bastante importante que facilita muito a a questão do Trabalho tanto do auditor quanto da auditoria né Imaginem do pelo sítio já foi entregue aqui você tem que digitalizar que a informação que eles arquivos anexos e na verdade quando a gente usa o sistema nessa modalidade

publicação isso já totalmente feito pronto à disposição editores Ok como que funciona o menu de ou a funcionalidade de comunicações como eu falei não é isso aqui que a gente usa sequer uma artigo ainda é necessário ficar aqui que tem resquício de trabalho de que ainda estão usando essa modalidade anterior a gente vai usar esta modalidade aqui que é documento para preste atenção para eu encaminhar a fazer uma nova comunicação eu não vou vir aqui na área na na área de documento porque eu não tenho que fazer né não tenho uma opção Na verdade eu

ficar aqui na aba principal do meu projeto Ok E aí nas minhas interações aqui embaixo eu vou ter novo documento quem vai visualizar isso todos tá tanto a equipe de auditoria quanto a o supervisor da equipe qualquer um como eu falei né algumas comunicações são restritas ao coordenador e outras ao supervisor ou mas a equipe Pode preparar isso só que ele vai ter que ser enviado e assinado pela pessoa responsável pela pessoa que está que tem aquele nível ou coordenação ou supervisão do trabalho Ok então ao começar não é um processo de comunicação a gente

vai para que nas interações o novo documento bom então sistema que nos Abre essa tela onde ele nos dá a possibilidade de criarmos aqui um novo documento aplicarmos aqui nessa seleção de modelo de documento a gente tem aqui alguns tipos já pré-formatados Então temos a comunicação de início dos trabalhos solicitação de auditoria nota de auditoria você estiver comum para vocês mas a nota é quando você tem uma questão mais simples né que não precisa que o relatório se comunica por já estou uma moto ou uma questão muito gente se você é trabalhada de imediato não

dá para esperar o relatório 8 80 muito simples ou muito complexo relatório apresentará relatório final certificado de contas enfim é a gente tem alguns modelos que já estão pé formatados no sistema e aqui a gente vai escolher o modelo que a gente é seleciona né dependendo daqui da nossa necessidade no caso a comunicação de início dos trabalhos é um detalhe importante né antigamente a gente acabava comunicando com gestor na quando já estava para chegar a campo e agora a gente tem trazido né todo uma necessidade de um planejamento muito mais forte muito mais robusto a

gente vai ver isso nas próximas fases é onde a gente precisa de reunir coletar uma série de informações de conhecimento sobre aquela unidade sobre o objeto a ser auditado Então essa comunicação ainda disseram Ofício de apresentação já da equipe agora é uma comunicação de início dos trabalhos que não acha vamos aqui onde desde o início do planejamento eu vou estar solicitando informações a gostou eu vou estar me reunindo com ele eu vou estar aplicando realmente alguns teste auditoria para conhecer o objeto Ok e aqui a gente vai selecionar o tipo de de origem como a

gente falou a gente vai ter do que o próprio áudio que faz e depois e a tosse opção aqui que são outros o que que é isso eu mandei por outro meio eu mandei por e-mail para Ofício no sistema de protocolo enfim e aí é nós o sistema vai trabalhar como um repositório apenas onde vai guardar aquela informação não tô mandando nada pelo sistema mas apenas fazendo aqui um repositório dessa informação bom então você vai clicar em outro fosse vai simplesmente aqui escreveu o João da Silva que você mandou é quem foi o remetente foi

o Sérgio Ferreira data de envio foi via 14 do SESC 2019 tem um prazo para teoria para responder nesse caso aqui não tinha título da tarefa na verdade da comunicação então é auditoria aí eu tenho aqui o número dela né viu sete comunicação então a paralisação ok nós estabelecer aí de e estilo doce trabalho texto opcional que você quiser um texto aqui mas por que não vai fazer muito sentido um texto aqui na verdade que tava você mandou ela por e-mail Olá tudo ela por algum não sistema alguma forma você vai se divertir arquivar aqui

então sai colocar no vaco Ivo E aí nós vamos fazer aqui uma pegar aqui esse arquivo qualquer que passariam arquivo de comunicação e você coloca esse arquivo que pronto fez a o arquivamento né a documentação na documentação de auditoria no papel de trabalho você tem aqui essa comunicação que foi criada Então veja bem uma padrãozinho aqui do sistema eu queria mostrar para você é que o vermelhinho né quando ele diz estar essa que são tarefas pendentes elas não estão concluídas como esse aqui é só o registro de uma comunicação já nasci Pronto ele vem aqui

ó para você acessar as suas informações tá aqui ó Ok então ele diz aqui qual é a tarefinha que criou né Essa comunicação e aqui aonde ela o meu projeto de auditoria está concluída então se você faz aí manda as comunicações por e-mail né presencial porque outra forma você vai registrá-las aqui dessa forma como vindo aqui no principal pede o novo documento e coloca aqui outro outro significa que você não está mandando vias Estela tá claro mas esse não é ela a melhor maneira né uma maneira mais interessante sistema nos dá uma opção muito melhor

então vou fazer uma nova comunicação de trabalho faço duas mas só que para exemplificarmos eu vou ter aqui comunicação de início do trabalho e elas então a origem real quando a gente faz isso o tempo salvar nesse caso ele vai gerar sede buscar nesse modelo de comunicação o trabalho e agora é o destinatário não é um nome qualquer que eu coloco é alguém que é usuário do sistema tempo colocar aqui a Ana Vitória que é uma colega aqui é que trabalha conosco Ok na nossa área do lado é se eu quiser eu posso colocar uma

cópia Ok para uma pessoa qualquer que eu quiser aqui que seja usuária do sistema Qual a diferença do destinatário pode responder o cópia só vai ter ciência então por exemplo normalmente se você tem lá o chefe da unidade diretor né que a pessoal ditar Mas quem é o interlocutor que destinou é às vezes uma pessoa mais operacional você pode mandar deixe Natália colocar cópia com aquela pessoa que é a ela tomar ciência do que está acontecendo Ok novamente como que a gente criou uma tarefa de comunicação no próprio sistema o que que acontece ele já

traz para gente aqui tarde programa comunicação de trabalho transformação formalização de início de sua mais autoria o número da Tônia e o título dela ok se tiver um prazo você coloca aqui e aí ele traz uma edição de textos aqui dentro do próprio sistema veja tão senhor aí você vai arrumando aqui ó a senhora né olha a vitória a Senhora Diretora deixa mais informar Oi e aí você vai falando e qual foi a idade com disposto na lei o da portaria ou no seu no caso de uma vontade de uma estatal no estatuto social diplodia

XX ok ok e você vai então atualizar essas informações aqui aí você tem Fala gostaria Vinícius auditoria número o número é ó e vou fazendo a ok aqui a gente tem uma coisa importante né ele fala assim Algum objetivo geral do trabalho que é aquele objetivo da auditoria foi cadastrado e a gente também coloca o critério de avaliação será como a gente usa sejam vocês podem customizar aí da forma que quiserem é que será usado o critério é amarga céu critério Geral de avaliação falei no meu vamos poucos e já avaliação de licitações 18 desatualizada

bem do nosso exemplo aqui vai dar tudo certo ok o critério é esse e o objetivo de gerar objetivo de e avaliar os controles adequação por favor o Ok até se formar uma brincadeira sim aqui você vai dizer o período né de realização Total quem é né a equipe de trabalho quem vai estar coordenando é pedindo aqui algumas informações você vai passar de local se você vai ficar de alguma acesso sistema se você vai precisar de um interlocutor que a gente sempre pede para ela tá atendendo aqui perto teoria e aí você tem aqui a

finalização deste trabalho não seja você vai editar aqui conforme a sua preferência Ok é vai mudar aqui a cor que eu não tô lembrando como é mas tem um jeito fácil retirando aqui a formatação ou não e tchau é enfim seja que a sua comunicação deixou tudo nos moldes aí como você série E aí tá pronta que sua solicitação de auditoria sozinho vamos lá a Paty como daqui fonte Record forte é que a corda forte e acordo se quiser uma Fugiu né enfim é um editor de textos aí normal feito isso o que que vai

acontecer que que ele vai dizer que você precisa Então Salvar esse documento assistir algum anexo você acrescenta aqui para ver o documento alguma coisa que seja necessário OK E aí vejo o status dela ainda em edição E aí eu tenho as seguintes opções aqui ó editar seja eu quero mudar aqui a data errada eu vou arrumar data eu posso editar signatários Então veja bem quem é o signatário de um trabalho de autoria é o supervisor dos baixo quem O que é o signatário de uma comunicação de início dos trabalhos de auditoria supervisor de tratos ele

é o signatário da ter externo que o signatário de uma solicitação de auditoria o coordenador da equipe agora pode ser que esse trabalho seja feito com uma autoridade aí e não é o supervisor que vai vacinar é seu chefe da unidade de auditoria Ok em silêncio e faz a edição de quem é a pessoa então vou colocar em nome do chefe da auditoria Ok então é caso você queira subir o nível uma outra pessoa você fazer aí e aqui a gente tem as seguintes opções enviar para assinatura vejo por que que eu estou vendo assinar

e enviar para assinatura que eu sou supervisor ou coordenador de equipes é bater nosso caso aqui então a equipe de auditoria vai fazer o quê e nem te envia para assinatura que vai para quem Para o supervisor do trabalho no caso da comunicação de início ou para o signatário que foi designado aqui nesse momento que foi informado nesse momento Ok então a uma dar para o assunto em alguma questão normal igual aquele que a gente mandou para aprovação você vai fazer uma interação vamos lá claro para você E não coloca aqui se quiser fazer alguma

alteração salvou foi para assinatura o supervisor no caso que a gente não alterou o signatário os peixes aqui na sua tendência tá vai chegar aqui aguardando assinatura para ele então ele precisa eu trago no sistema e ele vai fazer o quê assinado documento a China e ele pode fazer alguma alteração se quiser e informa aqui é o cargo dele chefe da auditoria interna a gente colocou esqueci digitou esse esse pago e ele ele aceitou aqui Quando vocês tiverem histórico gente vai trazer salvar e o documento tem agora uma uma uma assinatura é uma realização que

é permitida para os as pessoas de fora se elas quiserem fazer uma validação assim para ver algo que não fosse tão necessário porque já tá no sistema já tem assim aqui dizendo que fez que assinou aqui mas enfim é tem essa chikage adicional de alta intensidade para vez quando uma do relator sem importante algum Jesus fizeram isso E agora o documento está assinar Ok feito isso nós vamos enviar documento e quando eu faço um documento se quiser fazer alguma atração é perício OK ou usuário meu destinatário da é aquela comunicação recebe aqui na sua caixa

de entrada na sua caixa de minhas tarefas aquela comunicação de auditoria e o auditor pode acompanhar é nós vamos ver isso nesse vídeo mas nos próximos Quando nós formos fazer por exemplo a partir da análise preliminar eu vou pedir para nossa colega da Vitória para responder essa solicitação aqui essa comunicação para gente se ver como vai ficar Ok mas isso no Quanto tá uma análise preliminar porque a gente vai fazer uma nova licitação de auditoria para reforçar esse conceito e a gente vê o documento já respondi mas por enquanto a gente vê o que ele

está em execução e está com a tendência de quem dessa pessoa Quem assinou foi professor e quem é está com a tendência é esse destinatário da execução Ok é quando a Ana Vitória Oi Sara essa informação o sistema vai trazer daquele histórico dizendo que ela tomou ciência do documento e ao responder ela terá uma comunicação de ela pode nos responder a essa solicitação incluindo documentos e uma série de outras informações para quiser então é bastante simples esse processo você entra do projeto principal novo documento logo documento pode ser o o registro no documento que você

mandou externamente ou pode ser a a realização de uma comunicação via sistema lembrando que quando você faz o registro a pena é simplesmente um repositório um papel de trabalho por exemplo você mandou dez solicitações motorista se quiser você pede com o novo documento tipo solicitação de auditoria inclui os e por exemplo não tem problema nenhum é só um repositório de informação aqui não você tá fazendo a informação de sistema Qual a vantagem que já tem um padrão que o sistema de bar para cada tipo de documento que você mandar ele tem um padrão diferente então

a gente viu aqui ó a gente fez a comunicação de início dos trabalhos e a gente tem aqui então a novamente aquela tela neodi a gente fez modelos de documentos que a gente já passou por eles é Vou colocar aqui uma solicitação de auditoria que a gente vai fazer virar sistema só mostrando de novo né que cada tipo que vai ter uma uma formatação Léo já carregado aí pelo sistema automaticamente é queria também fazer com um alerta né ao utilizarmos é a pelo layout encaminhamento desses desses documentos é necessário estado é uma cultura não é

o costume por parte tanto dos auditores quatro dos gestores é antigamente quando a gente mandava um e-mail você mandava e-mail de Cava né nossa mandei um e-mail para você aqui é a mesma coisa então tem que acostumar né tem que combinar com o gestor que às vezes você mandou para ele que ele vai lembrar de cair áudio está preocupado com sistemas operacionais dele então é importante a gente tá conversando ligando né acompanhando pelo sistema se foi dada ciência lá daquele documento ou não para evitar problemas ia lembrar também que aqui ó ainda os dados não

é tanto o autor quanto o gestor pode configurar-se ele quer receber uma notificação do sistema a cada dia ou a cada interação que chegar para ele ou ao final do dia o fato semanal enfim isso que vai ajudar também para que ele não se esqueça disso quem a gente vai a nova solicitação utilizando o sistema Health e clicamos em salvar e agora um pouquinho de novo porque ele vai carregar o modelo específico ele Poxa lá e vejam agora que você tirou na história e não vai ter cópia Vejo que você não tá certo tchau uso

agitado dos creme então falta mais cuidado trabalhava pessoa certa sempre chito solicitação de auditoria número 01 moleza cima da costura própria gente que delícia né tá tudo bonitinho aqui a solicitação na mente até os dias de prazo não vou dar 5 dias para ele me responder aí vai ter lá uma uma vizinho lá para ele dizendo que se pa né o prazo que ele tem esse dia vai contar do momento que a comunicação foi enviada tão fácil que o o a quem assina demora aí três dias para se matam e só vai contar o prazo

depois do envio ok e aqui de novo senhora é Oi e aí eu fiz aqui a minha solicitação de a Vitorinha pedindo né que não tá fazendo Nero pode aumentar também acho que pede aqui alguma coisa tá tudo certinho Vamos colorir deixar não deixar colorido e eu tinha pronto bonitinho Ok salvar no caso eu sou supervisor tá dentro do salário coordenador eu já vou logo resolver aqui direto parte assinatura ok e aqui Rei coloca aqui o meu carro e vou colocar agora podendo a Deus só assim ó O que é em salvar e a partir

disso e eu envio a solicitação e Ana Vitória vai receber esse registro a praia OK ela vai encaminhar a documentação de um sistema promoção se tem um sistema sei eu estava só ela só faz o que é referência uma do vídeo interativo ficar muito mais fácil e aqui assinado que assinou e tal e toda a informação aqui é relativa a essa documentação para acompanharmos a gente book de novo para o nosso principal Ok e a gente vai ter que os documentos que foram encaminhados à claro então a gente vai ter uma dor uma tipo de

comunicação para cada uma das fases da auditoria é quando a gente fizer análise preliminar vou pedir a nossa colega aqui pra já responder à solicitação Então já vai ter ali uma informação o sexo ela mandou e a gente vai ver como isso funciona na prática Ok então grande abraço e até a próxima