E aí, pronto(a) para falar do fluxograma, conforme eu prometi na aula passada? Então vamos conhecer essa ferramenta que é super interessante para fazer um mapeamento de processos, para se entender um processo e as partes que compõem esse processo. Te vejo logo depois da vinheta!
E aí, vamos com tudo então? Vamos falar do fluxograma. O fluxograma ele é um diagrama que expressa um determinado processo ou fluxo de trabalho, de forma sequencial, gráfica, simples, objetiva e direta.
Essa representação é feita a partir de figuras geométricas que simbolizam etapas do determinado processo e são ligados por certas que indicam a direção e a sequência a ser seguida, O objetivo dessa ferramenta estabelecer uma gestão à vista, facilitando o entendimento das etapas que compõem um processo. Eu gosto muito do fluxograma, porque de maneira bem visual, consegue passar a mensagem para aquela pessoa, para aquela equipe que precisa entender melhor como aquele processo funciona, então, ao invés de chegar na pessoa e explicar ou trazer um texto detalhado de como são as atividades que ela deve realizar, por exemplo, se for um funcionária nova, de uma determinada empresa, de uma determinada área, com o fluxograma, de maneira bem visual e compacta, nós conseguimos demonstrar quais são os passos que compõem, que constituem um determinado processo, o que é importante, quais são as decisões que são tomadas, qual que é o início, qual que é o fim, as entradas, as saídas, estão isso facilita muito para você apresentar um processo para um funcionário novo, por exemplo, ou para você mapear um processo que precisa de melhoria, porque a partir do momento que você faz esse mapeamento visual, fica muito mais fácil identificar onde estão os problemas, e aí você gera um novo fluxograma seguindo as melhorias que você e seu grupo entende que são importantes e você realiza na prática essa melhoria. Como falei anteriormente, você precisa de conhecimento de algumas simbologias que são padrão para esse o tipo de ferramenta, e gente vai falar um pouquinho mais sobre essa simbologia.
Muitas pessoas tentam criar mapas de processos usando várias formas, conectando com setas para mostrar o fluxo de trabalho. Essa é a ideia básica de um fluxograma, más cada tipo de forma realmente diz algo específico sobre as informações apresentadas dentro ou perto desse símbolo. Qualquer um que esteja familiarizado com a simbologia deve ser capaz de olhar para um mapa de processo e discernir vários detalhes apenas pelas formas e a maneira como são apresentados.
Então veja como é importante conhecer as simbologias, porque, se você conhece a simbologia padrão, ao criar um fluxograma uma outra pessoa que também conhece essa simbologia vai conseguir fazer uma boa análise do seu fluxograma e vice-versa, então essa padronização ela é bem importante aqui para que todos falem a mesma língua. Às vezes acontece de uma empresa, uma pessoa, usar uma simbologia um pouquinho diferente mas nunca foge muito do padrão e é por isso que eu vou apresentar para você as simbologias mais utilizadas, não são todas que eu vou apresentar aqui, nesse curso, mas as mais importantes, caso você tenha interesse, você pode buscar essas outras simbologias e ir utilizando conforme você vai criando os seus fluxogramas. O primeiro é a forma do processo que é mais comum em fluxogramas e ele é utilizado para denotar uma etapa de ação dentro de um processo, geralmente quando alguma pessoa realiza uma atividade.
A forma de terminação ou de início ela é visualizada sempre no começo e no fim do fluxograma para determinar quando ele começa e quando ele é encerrado. A forma de decisão ela indica que uma decisão está sendo tomada no processo, por exemplo, uma equipe que processa reembolsos de clientes podem ter alguma margem de manobra para poder processar reembolso sem aprovação. Se o reembolso for inferior a 50 reais, a solicitação da equipe é processada sem outras ações, agora se o reembolso for superior a 50, um supervisor precisa ser envolvido para dar uma autorização, então veja que é uma decisão que tem que ser tomada a partir de informações, de entradas que são oferecidas, que são apresentadas nesse processo.
A forma do conector, ela geralmente indica um salto de uma parte de um processo para outro, quando você tem um fluxograma também muito grande que termina em mais de uma página você pode colocar um conector no final de uma página e começar, continuar ele em outra página, utilizando a forma do conector. Temos também o formato do documento que indica uma etapa de um processo cria um documento e o formato de vários documentos que indica no processo que cria vários documentos é possível que, por exemplo, a empresa, o grupo ele agrupe vários documentos o e no final do dia, no final da semana, ele processa toda essa documentação. A forma de exibição que é usada para mostrar que o etapa de um processo envolve a exibição algumas informações para uma pessoa, por exemplo, uma pessoa que usa o portal de comunicação na empresa para enviar um e-mail, pode ter que fazer login no portal primeiro, durante esse processo, o software pode exibir um contrato de usuário, então tem uma exibição de uma janela de um contrato e isso faz parte do processo, quando você for desenhar essa etapa do processo você que usa a forma de exibição.
A forma de dados também que é usada para mostrar que as entradas estão indo para um processo ou que a saídas vem de um processo, também é chamado de formato de entrada ou saída. Veja que são algumas das simbologias mais utilizadas nos fluxogramas, mas não se preocupe até aqui se você ainda não entendeu porque nós iremos colocar em prática esse conhecimento e criar um fluxograma, a dica aqui é que você utilize uma ferramenta que vai te auxiliar a criar esse fluxograma, e a ferramenta talvez mais acessível, mais conhecida para todos é o Microsoft Excel . Como você pode ver aqui na imagem, ao ir na aba inserir nós temos várias formas utilizadas, que podem ser utilizadas no Excel e lá embaixo existem as figuras próprias para os fluxogramas, veja que algumas dessas imagens, dos símbolos que eu apresentei para vocês estão aqui, outros eu não apresentei mas se você quiser conhecer é bem fácil, você vai no Excel, vai até inserir, fluxograma e coloca a seta do mouse logo em cima de cada uma dessas imagens, desse símbolos, assim você vai conseguir ter uma explicação do próprio Microsoft Excel sobre o que significa aquela simbologia caso você queira utilizar em um fluxograma de processo.
Essas são as simbologias mais utilizadas e uma ferramenta muito legal que o Excel que você pode utilizar, então é importante aqui saber que existem simbologias, agora eu vou te ensinar a prática como criar um fluxograma, mas isso é só na próxima aula e eu te vejo lá.
