Organograma e fluxograma - Life

para depois encaminhar pro pessoal lá. Então, hoje eu tenho duas tarefas. A primeira é do organograma da empresa, entender quais são as áreas de funcionamento, quem você já tem, quem não tem, quem ah, um dia pode ser que a gente precise deste cargo.

Aham. E depois um programa de operação. Mas acho que é melhor a gente começar pelo organograma que é mais fácil.

Ótimo. Tá. Eh, posso compartilhar minha tela aqui?

Sim. Acho que tô desabilitado aí para compartilhar. Nem sabia que tinha disso.

Não, veja se foi. Foi, foi. Vamos lá.

Tá vendo aí? Ah, agora sim. Ah, você já tem um feitinho.

É, a gente até tem um um organ desenhou recentemente. Eu até mostrei pro Adriano na última reunião que eu tava até fazendo um estudo, é, para as principais áreas que mais tomam o nosso tempo. Quando eu digo nosso, seria meu e do meu pai, que é diretor geral aqui, Joaquim.

Entendeu? Então aqui a gente já desenhou o organograma. Algumas peças aí já tem o responsável e outros não.

Eu vou te explicar aqui. Bom, o diretor geral é o Joaquim, que é meu pai, né? E eu tô aqui como um assessor da diretoria, né?

Um braço direito. Aqui o serviço especializado, né, de jurídico, contabilidade, a consultoria, tem marketing também. pessoal terceirizado.

Descendo aqui, nós temos esse gerente comercial que é a Naiara. Nós temos essa peça, mas nenhum desses três aqui abaixo dela, nós temos os funcionários nessa com essa responsabilidade atualmente. Por exemplo, quem cuida de licitação aqui sou eu, por isso que tá nessa mesa cor aqui laranja.

Quem muitas vezes fazionamentos principais maiores é o Joaquim, pai. e não tem outro vendedor no time. O vendedor é a própria Naara, certo?

Do outro lado aqui, talvez seja a área que esteja mais organizada na empresa, mais estruturada, é a gerência administrativa. Atualmente nós temos aqui a Juliana nesse carro, a gerência administrativa e abaixo dela tem uma pessoa responsável por compras. O compras ainda é um setor que demanda bastante, meu pai é um pouco de mim, porque a gente tem que conferir o as compras e compras de maior valor ele ainda faz.

Tem o departamento pessoal que cuida dos documentos de admissão, controle de ponto, etc. L e financeiro é a Débora da parte mais operacional do financeiro mesmo. Conservação limpeza e o alma chafado.

Maxerifado é até uma pessoa que eu falei pro Adrian que tá pensando em trocar deixar esse oito aqui como um faz tudo, né? para buscar material, que a gente tem sempre uma demanda muito grande disso, colocar uma pessoa um pouco mais capacitada aqui na mochilifada, porque a gente tá adaptando um novo sistema agora e e a gente queria que essa pessoa já incluísse todo o nosso estoque lá no sistema. Talvez a gente entende que o não vai ter essa capacidade desenvolutador e certo.

E aí as partes para essas gerências aqui? Tá vendo minha tela? Tá, né?

Eu tô me vendo. Ah, tá. Foi mal.

Não, mas trocou agora. Trocou agora. Aí, ó.

Agora você tá vendo? Agora sim. Ah, eh, nesses duas gerências aqui, primeiro de engenharia, nós não temos uma pessoa nesse cargo aqui de gerente de engenharia, tá?

atualmente fica bem dividindo entre eu e meu pai, quem é o responsável por cada, vamos dizer, cada setor mesmo. Aqui abaixo da engenharia tem os projetistas que acho a parte executiva mesmo, né, dos projetos AutoCAD, Solidworks, esses softwares. Meu pai lida bastante com esse essa pessoa aqui.

Tem uma pessoa para esse cargo aqui que é o nosso projetista, mas ele até tá de licença agora. Provavelmente a gente vai ter que substituí-lo. E aqui na parte de obras, nós fazemos também obras civis, né?

Nós somos uma fábrica, mas a gente também faz obras civil. Normalmente eu fico lidando com o pessoal de obra, com engenheiro, com mestre de obra, acompanhando, tem que arrumar uma equipe paraiteira, eu fico lidando aqui. O meu pai também a assuntos mais delicados, aditivos, ele entra bastante aqui em parte de obras, mas essa peça aqui não existe.

Agora o engenheiro, cada obra que a gente tem um engenheiro, certo? que a gente contar especificamente paraa obra, segurança do trabalho. Aí lá vai ter uma um médico de obra, oficiais e ajudantes.

A gente pensa, né, na possibilidade de ter um gerente de engenharia aqui que controlaria o quê? Os projetos e as obras. de engenharia para controlar as obras é até mais fácil de achar.

Vários projetos é um pouco mais difícil porque tem que ter um conhecimento técnico do nosso setor, do nosso produto. Isso é um pouco mais difícil de achar a gente ter que treinar alguém, algo do tipo. E aqui a gente tem a nossa parte de produção.

Atualmente nós não temos também um gerente de produção, tá? Isso aí é uma coisa bastante tempo nossa também fica se dividindo sobre quem tá comandando lá a produção, passa serviço para eles conferir, etc. Talvez seja a peça que a gente quer dar prioridade para contratar aqui agora, tá?

Essa discussão aí porque além de nossa gerente de produção, a gente não tem muito controle, a gente queria talvez que esse gerente fizesse também o PCP, controlasse planejamento, cronograma da produção, gasto de material, etc. gerente de aí esse cargo aqui vazio, segurança de trabalho canalizada vem aqui de vez em quando. Aí nós temos essas peças aqui que são supervisor de produção e o encarregado de montagem.

São são líderes aqui na equipe, mas eles são bem da parte prática mesmo, né? Eles estão lá no na produção mesmo, eles trabalham de fato, não só um um líder gerencial, é líder executivo. E eles não teriam essa capacidade de fazer o controle, por exemplo, do PCP.

O cronograma acaba ficando muito na mão deles, mas hoje também não tá bem definido o cronograma, entendeu? assim é meio na cabeça e abaixo deles os montadores, laminadores e auxiliares, certo? Então, atualmente esse é o nosso organograma.

Você consegue me encaminhar ele? Você quer que eu mande aqui no chat ou pode mandar no grupo ali do Whats no grupo? Não ficar é que daí a gente eu vou me base ele agora.

Aí eu já te aviso que eu vou inventar peças novas. Será para ficar à vontade. Eu tô inventando peças de todo mundo.

É, mas não é nem não é nem inventar peças, é mais tipo uma distribuição, tipo algumas a gente vai colocando, tipo uma pessoa só fazendo três coisas, daí a gente bota um quadradinho só, né? Sim. Quero dar uma, eu geralmente separo, mas o teu tá bem completinho já.

Bem legal. Essas cores aí eu odei identicado, fiz até antes de ontem porque tava fazendo justamente isso, vendo o que que tá ocupando do nosso espaço. Uhum.

Sim. E o vai que você já tem organograma, vai que você já tem esse também. O fluxograma de operação de tem.

Não temos. Não tem. Não tem.

É bem na cabeça mesmo. Até uma coisa que a gente precisa definir. Aham.

Então é esse aí que nós vamos agora. Eh, esse fluxo de operação, eu quero uma pear assim, ó, mais empresas, então, entrada de cliente até entrega, se tiver algum alguma coisa que a gente tem que abrir mais, a gente abre. Ele provavelmente vai ser bem separadinho nesses setores ali, né?

Se você setor ativo, setor de engenharia, setor de produção, issoam obras, né? H, então para fazer esse mapeamento, me conta como é que é a entrada, assim, desde a entrada de um cliente novo, onde que ele vem? Ele vem por indicação, vem por como que Olha, eh, no comercial a gente tem duas maneiras de de captar um cliente ou é com licitação, que aí é uma busca ativa nossa, né?

Nós temos o sistema aqui que filtra as licitações, nos indica, aí depois a gente faz mais uma filtragem, vê o que que é interessante pra gente. Aí a gente vai lá reú documentos, participa, dá o nosso desconto, ganha ou não, né? Essa aí é aquela busca mais ativa, depende da gente mesmo.

Ou tem a venda particular. A venda particular, ela vem muitas vezes a parte assim do Google ou do site, a pessoa pesquisa no Google lá estação de tratamento dos Google de achou o nosso site, entrou e aí normalmente mandou um e-mail, WhatsApp, tá para o canal assim ou através de network também, né, indicação. Nós já temos alguns clientes decorrentes que sabem o nosso serviço, eh, ou alguns clientes que nós já estamos cadastrados, por exemplo, Vale, né, que não é o cliente que vai buscar no Google, mas a gente já tá lá na base de dados dele, então eles enviam pra gente os convites, certo?

E aí é aí é uma concorrência, né? todos os clientes particulares, a gente via uma proposta eh financeira e uma técnica e sempre são negociações bem extensas, tá? Assim, nenhuma negociação nossa a gente fecha no mês, no mínimo aí vai ser, vão ser dois meses, a mais rápida, mas pode se estender 6 meses, 7 meses, não é incomum não.

Só te interromper num ponto aqui, veio a pessoa por indicação ou por por e-mail, né, esses particulares, vocês fazem uma reunião primeiro para entender qual que é a demanda ou tipo, a pessoa manda ele no whats mesmo? É, a pessoa manda no Whats, aí a gente faz uma, já faz uma triagem ali pelo pelo Whats mesmo, pergunta qual produto que ela, que ela tá precisando e aí a gente vê vê chega muito l descalificado ainda pra gente, sabe? Uhum.

Muita gente chega até nós precisando só de preço para compor um orçamento. Isso é bem comum. O órgão público precisa de um preço para abrir uma licitação, ou seja, ele não vai fechar diretamente com a gente.

Então a gente faz uma triagem ali no WhatsApp e eventualmente marca uma reunião. Sim, sempre tem. Uhum.

Nunca um cliente vai fechar sempre uma reunião. Sim. E aí nessa parte aí quando parte pra reunião aí a Naara envolve.

Eu, meu pai principalmente deu para participar dessa reunião mais técnica. Uhum. A nossa venda é muito técnica.

Daí vai uma vai a apresentação da proposta tanto técnica. Exatamente. Exatamente.

Daí depois dessa reunião você falou que é um contato longo. Exatamente. Aí fica um vai e volta, né?

a gente vai revisar a técnica e às vezes pede para dar um desconto. Eh, mas acaba que o nosso copo aqui não é concorrer no preço, tá? Porque tem muitos consultoras e tals que vão querer olhar só o preço, mas barato.

E tem muito equipamento vagabundo e barato aí no mercado. Entende o nosso equipamento realmente ele vai entregar eficiência, vai atender todas as legislações, mas não é o mais barato do mercado. Uhum.

Então, por isso nosso nosso nosso maior quantidade de vendas tá sendo para pros grandes clientes, mineradoras, tipo, indústrias tem uma exigência um pouco maior. E daí esse contato que vocês vão ter para até o momento de fechar, ele é semanal, ele é diário, ele é mensal? Olá, nós não temos ainda esse ciclo bem definido.

A gente tá tentando definir agora também. Uhum. Beleza.

Aí a pessoa, dois cenários, né? A pessoa não fechou. Vocês não tinham contato de longo prazo ou tipo não fechou, não puxou e tchau.

Pois é, não tinha também. Agora a gente tá começando a ir atrás dos contatos na nossa base de dados para manter aquele relacionamento. Uhum.

E daí depois que a pessoa fechou, vai ali vai para onde? Quando o pessoa fechou, aí nós vamos marcar uma reunião de kickof, né? eh para definir que como é que vai ser feito.

Eh, muita, maioria das vezes a gente marca uma reunião no local, aí vai lá eu e meu pai, um dos dois, vai no local para conversar com o pessoal, pessoalmente, analisar o local da instalação, tudo mais, e aí dá partida no projeto, né? Todo acordada a gente começa a executar o projeto. Quando eu falo projeto é o desenho mesmo, né?

técnico. E aí começou o desenho técnico, a gente manda pro cliente aprovar. Aprovado, esse projeto gera uma lista de materiais que a gente passa paraa nossa produção.

Ou passa paraa nossa produção ou passa primeiro pros nossos fornecedores, né? Algumas partes do nosso sistema a gente compra de alguns parceiros, né? Por exemplo, o tanque mesmo em si.

A gente não faz o tanque aqui, então a gente já compra o tanque pronto de um de um parceiro. Uhum. Pede para ele entregar aqui e a gente faz toda a montagem interna, interligação, que mais essa de hã essa compra externa você já tem os fornecedores ou tem aquele trabalho de vamos orçar e três lugares?

Vamos conirar? Olha, esses essas equipamentos mais importantes, por exemplo, tanque, a gente já tem os parceiros específicos, porque não é uma coisa que você acha simples no mercado assim, sabe, da qualidade que a gente precisa e tudo mais, a gente já tem. Eh, agora os demais materiais, sim, aí todos vão paraa cotação.

Por exemplo, a gente compra muito bomba, válvula, tubo, isso aí vai passar por cotação simples. E o insumo básico, né, para Oi. E daí tem alguns materiais que vocês mesmo produzem.

É, a gente compra a matériapra, né? Por exemplo, nossos equipamentos são em fio de vida, a gente compra matériapra. e produz aqui essa matériapra também não tem tantos fornecedores, mas você passa por uma cotação.

Uhum. Certo. Aí na teoria gerou a listo de materiais.

Como funciona? A gente passa para mochilado, ele vê o que que tem lá. O que tem?

Ele desconta e passa pro por compras. A gente não tem isso integrado no sistema atualmente. A gente tá até mudando para esse sistema que eu te falei.

A gente quer fazer isso tudo lá, né? Gerar lista de materiais. O próprio sistema já vê o que que tem no seu estoque.

Manda parafado, só conferir. Ah, tem isso mesmo no meu estoque. E aí já manda pro compra.

Aí o compras faz as cotações, a prova com o engenheiro projetista ou com comigo, com meu pai, aprova essa compra e manda entregar aqui. a gente fabrica o um daqueles supervisores sempre é responsável pela localidade ali, pela conferência de montagem, mas sempre tem que ser conferido também por um de nós. Como a gente trabalha aqui na fábrica, a gente tá muito perto sempre, então sempre tá visualizando ali, mas o não temos também um processo de controle de qualidade bem definido, não.

Temos o projeto, né? projeto, a concepção sempre é bem controlada, então por isso que normalmente tem qualidade. Sol ficou por conta daquele carregado que eu te mostrei.

E aí, aí antes de partir pro cliente a gente faz um teste deidade para ver se não tá tendo nenhum vazamento, né? Joga água dentro e manda pro cliente. Contrata com o frete e manda pro cliente.

Frete é de vocês mesmo ou é externo? Frete externo. A gente normalmente contrata diretamente o o caminho negro numa plataforma pretraço.

Aham. Prete Braço. Isso.

Nem sabia que isso existia. É muito bom. Você não se quer a gente tá em Betim aqui, né?

Na região metropolitana de Vladimir ah, eu quero festim para Renambuco aí os camos tem interesse vão te ligando. É tipo Uber. Exato.

Legal. Isso aqui eles vão te ligando e você vai negociando. Aham.

Aí essa entrega é acompanhada por um acompanhada por vocês. Como é que feita a entrega mesmo? É, normalmente vai ter ou a gente pede pro cliente receber lá ou já vai ter uma equipe nossa para receber, descarregar e vai uma equipe para lá, né?

É porque sempre tem que ir uma equipe para montar. A nossa venda aqui é sempre uma venda e instalação. Uhum.

Aham. Eh, e nesse meio tempo, pergunta que ficou perdida, nesse meio tempo que vocês estão fazendo, tão montando, estão fabricando o material, existe alguma frequência de contato com com o cliente, tipo, manter o cliente educado de alguma forma? Tem isso?

Sim, é o tempo todo. A gente sempre tem que tá dando feedback pro cliente, dando relatórios fotográficos. atualizando cronograma.

Os clientes são bem desíos, sabe? Uhum. Obrigado.

Além disso, nós temos alguns outros serviços terceirizados também. Aham. Por exemplo, a parte de automação da A gente não faz, não monta o painel aqui dentro da nossa fábrica, a gente faz o projeto, né?

Contrata o engenheiro faz o projeto, a gente terceiriza. um outro parceiro faz o painel e aí a gente contrata uma elecista para instalar lá na Esse daí é o caso de uma venda de um equipamento apenas. Muitos, muitas vendas que a gente faz aqui é o equipamento, mas a obra civil, entendeu?

Então, enquanto a gente tá fabricando aqui, já tem uma equipe nossa lá preparando o terreno, fazendo a base, fazendo a casa de apoio. Isso é comum também. Isso é importante.

E é importante. Inclusive, anota aí. Acabou meu espaço.

Olha o jeito que tá. Vai ter que passar a página. Eh, então, enquanto tá enquanto tá feito, então, enquanto tá sendo feita a fabricação, existe uma equipe executando a obra civil, né, a infraestrutura para receber o equipamento.

Isso é um tipo de venda. Uhum. Existe outro tipo que é apenas a venda de equipamento.

A gente vai vender o equipamento e vai lá instalar depois. Ó, o cliente faz a base, o cliente faz tudo. E ainda existe uma terceira venda nossa que é só a obra, é, é são é uma estação de tratamento, mas em concreto.

Então é só obra civil mesmo local a gente faz também. E aí depois que fez a instalação, tem algum algum cronograma de acompanhamento? Tipo, ah, acompanhamos por dois anos, acompanhamos por Não, então aí tem um treinamento, né, que a gente dá, depende, a quantidade de dias, depende do que a gente vai querer e uma operação assistida, normalmente dois meses que a gente fica à disposição assim para a distância para auxiliar nessa operação.

Aí depois desses dois meses, não só a nossa garantia mesmo que é normalmente 5 anos. algum defeito nessas a gente vai lá faz acontece com frequência ou sempre tem um servi de pós obra. É, tá vou deixar ele aqui circuladinho.

Colocado às vezes é uma coisa bem pequena, às vezes é um pouco mais considerável, mas Uhum. Pode ser que esse primeiro esboço que eu desenho, tu vai olhar depois e vai falar assim: "Nossa, não, faltou um monte de coisa". Aham.

Você vai me mandando, tipo, ó, aqui entre esse passo e esse passo a tem isso aqui. O aqui não ficou legal. Pode ir mandando tudo que tiver de alteração, que daí a gente vai deixando bem bonitinho.

Tranquilo. Fechou? E agora eu acho que tem ficou um pouco aí sem falecer também parte de compras, né?

Por exemplo, no caso, quando é obra, a solicitação parte direto da obra. A obra tem uma alçada que ela pode comprar direto, define depois da obra, mas R$ 2. 000 ela pode comprar direto lá.

O o engenheiro compra direto, mas compras maiores, a obra faz a solicitação para cá, a gente faz a compra e manda entregar lá na obra. fiscal chega na obra, eles passa todas as nossas ficais aqui pro nosso financeiro. Mesmo caso daqui da fábrica chegou o equipamento, chegou todos os materiais, rega notas fiscais e passa pro financeiro.

Financeiro inclui e pra diretoria aprovar. Hoje em dia não tá ligado, né, a solicitação de material compra para fiscal. E nesse novo sistema a gente tá querendo fazer justamente isso, amarrar tudo.

Amarrar tudo. Uhum. Eh, e daí assim, lá no começo, em algum momento lá, provavelmente antes da reunião de Kickof no local, vocês já tem a questão do contrato, do financeiro e tudo mais.

Isso. Existe algum tipo bloqueio por não pagamento? Ah, a pessoa não pagou, a parcela bloqueou, não vai mais, não vamos mais fazer nada.

Tem alguma coisa nesse sentido ou não? No contrato não, não tem isso, porque o contrato 100% das vezes é o padrão do cliente. Uhum.

Mas no dia a dia assim acontece de cliente não executou um pagamento, a gente não vai mais fazer isso. Existe essa barganha, sabe? A gente não costuma ter muito problema de nad cle, tá?

Às vezes o cliente ou outra atrasa um pouquinho pagamento e a gente usa isso como bargan. Mas assim, não é muito comum ser necessário a gente paralisar a obra, não. Eu acho que acontece mais em entrega de serviço, né?

Serviços menores. É, exatamente. Você depende muito ali do é do valor.

Mas assim, o fluxo de caixa é um é um grande gargalho nosso aqui. Uhum. Tá.

Que por exemplo tem clientes que pagam 60 60 dias após a entrega. A maioria dos casos é por medição, né? Então começa a medir quando você quando você entregar o primeiro equipamento na obra, entendeu?

Ou a ou quando você executar primeira obra de primeiro mês. Então às vezes acontece um desfazamento aí, né? todos pensas de pagamento após emissão da nota.

Então isso aí é um é um gargalo. Hoje em dia, nós estamos até buscando soluções de crédito, tem uma solução de crédito para cada empreendimento, se conseguir tocar com folga, né? E depois quando finalizar oimento a gente quita para essa esse pé fazer o resultado do edimento.

Só tentando implementar isso também. E eu achei aqui agora um uma um falou que tem ou entra por particular ou entra por licitação. Isso é o processo para vocês pesquisarem as licitações, eh, fazer o filtro, aplicar nas que valem a pena e daí a hora que ganha.

Ele vai para que parte do processo ou não segue nada com o processo que escreveu até agora? quando ganha aí a gente tem que aguardar mesmo. O órgão vai entrar em contato comigo por e-mail, por telefone, vai mandar o contrato para assinar ou a serviço, entendeu?

Uhum. Aí já é o o tempo que o que o próprio órgão vai levar. Uhum.

E daí depois que assinou o contrato, ele segue a vida normal a partir lá do desenho aí. É aquilo que eu te falei. Aí a gente vai marcar uma reunião, vamos fazer uma visita.

Desenho teto. Beleza. Não tem o início.

Bom, eu acho que eu consegui mapear uns 60 70%. Aí se você lembrar de mais alguma coisa, pode mandar ali no grupo, senão eu vou tentar mandar esse primeiro esboço até segunda, terça-feira. OK.

uma olhadinha e vai me vai me atualizando até a gente conseguir deixar bem redondinho. Não, você manda esses bolso, eu dou uma olhada aí, se tiver alguma coisa para acrescentar, eu te falo. Beleza?

Então, muito obrigado. E aí, só um detalhe, eh, a gente na reunião com Adriano, a gente definiu que a área que a gente tá precisando de mais atenção agora seria essa parte da produção. Uhum.

Parte realmente ali da nossa fábrica, entendeu? que tá tá gastando um tempo longo nosso e não tem um controle muito preciso sobre gasto material, hora homem, etc. Acredito que os próximos processos vão estar dentro desse dali, né?

Esse primeiro é só um mapeamento do custo mesmo. Vocês vão passando os próximos. Não, maravilha.

Beleza, muito obrigada pelo seu tempo. Obrigado você e entrarei aquiemente. Ab.

Pode deixar.