QUALICAST #140 - Informação Documentada item 7.5 da ISO 9001

[Música] [Aplausos] [Música] esse podcast é dedicado aos profissionais que querem sair do caos da informação documentada e entender um pouquinho mais do item 7.5 da is 9001 a gente vai falar sobre informação documentada está começando agora o qualcast o seu podcast sobre qualidade excelência e gestão [Música] Olá eu sou o je arenar de bastiane eu sou a Moniz e cara Rogério Meira seja muito bem-vindo ao qualcast ele fala só Rogério Meira tudo bem Rogério que que era para eu falar se você diz que é o je amiz diz que é Moniz eu sou rogero Meira

pronto o auditor o auditor É duro né cara O auditor chega dando dura na gente que que era PR se for estabelecido um padrão a gente vai seguir o padrão normal tudo jogo que segue muito bom Rogério você tá bem meu querido além de seguir padrões vocês tá bem tudo bem graças a Deus muito obrigado pelo convite Poxa uma honra ter você com a gente aqui tudo bem Muniz Tudo ótimo qual episódio que o Rogério tá gravando com a gente hoje ele o dele é o décimo décimo olha aí ó quem quem grava 10 Episódios

a gente ganha uma placa não tem placa para entregar para ele ainda mas eu fazer uma placa agora pro réri já Inventou na hora de é o maior Aguentado de piada mas agora eu já sei que eu tenho crédito de uma placa já valeu de uma placa é isso daí vou dar uma placa de rua para el Ô V fazer um um mimo pra gente entregar pro Rogério aí porque ele muitos episódios aguentando piadas ruins e a gente falando bobeira né é ele tentando levar as pessoas pro rumo do conhecimento e a gente tentando tirá-las

desesperadamente dess uma corrida de obstáculos é basicamente isso ó apresenta o Rogério aí amor para quem Não conhece quem é o Rogério Meira por favor ele é o criador do doutor standar né conhecido aí no YouTube é palestrante é consultor Conselheiro CEO da e fundador da atsg e mais que tudo isso acredito que o Rogério por nós é tido como um professor um mentor é maior entendedor dasminas que a gente conhece né e ele forma auditores líderes que transforma organizações inclusive formou vários auditores líderes aqui na For Logic Inclusive eu e o Jason é possível

aí ter o título de auditor Líder qualquer um qualquer um consegue que se esforce né pode conseguir aí e o Rogério é o nosso professor então com muito carinho recebemos ele aqui para gravar o 10mo episódio aqui no qualcast já passou aqui já falou com a gente sobre a ISO 13485 que é qualidade para dispositivos médicos no episódio 35 no Episódio 39 falou sobre as principais mudanças da 19011 que é diretrizes para auditoria de sistema de gestão ele falou no Episódio 41 sobre a visão geral sobre a ISO 31.000 gestão de riscos a o Episódio

43 sobre qualidade na área de alimentos Episódio 53 auditorias remotas no auge da pandemia a gente discutiu muito sobre auditorias remotas vamos uns dos primeiros a fomentar esse assunto no Episódio 77 falou por a ISO não foi revisada esse ano Mas esse ano que a gente tá agora já há discussões sobre Isso né ess é assunto para um outro podcast e no episódio 90 falamos sobre conhecendo a ISO 37.000 governança de organizações no Episódio 96 falamos sobre as principais práticas de governança à luz da Norma 37.000 e no Episódio 121 a gente falou sobre o

que é Bia é o business Impact de análise né boa isso então e hoje a gente tá no 10º Episódio falando sobre o item 7.5 da is 9001 as temerosas informações documentadas muito obrigado viu Rogério Por est com a gente por essa nessa odiceia meu irmão Muito obrigado mesmo viu pô que orgulho eu já ganhei duas vezes né ganhei crédito da placa agora esse elogio da mon é tá vendo tá vendo olha aí ó muito bom e assim hoje a gente vai falar sobre informação documentada né Rogério uma das coisas que eu acho que vale

a pena a gente trazer para essa para essa reflexão é que entra Norma sai Norma revisa se norma é informação documentada não sai de moda né cara ela Pode ter até diminuído o peso relativo dela e nos últimos anos isso tem acontecido mas que evidentemente e o conceito continua necessário e presente sim em todas as normin e a gente tá se baseando preponderantemente aqui na 9001 mas há de se lembrar que com o anexo rcl esse 7.5 é exatamente o mesmo na grande maioria das normas sistemas de gestão que a gente tem e aplica aí

pelas organizações muito legal é até esse é uma das coisas que a gente vai puxar por Aqui né Muito legal mas já entrando no tema Então miz a gente vai falar de Formação documentada né O Rogério já disse que o 7.5 ele tá no anexo SL ou seja ele vai sendo carregado para todas as normas aí que que Onde tiver Norma saindo em cima do anex SL que são todas do padrão ISO praticamente ele vai tá ele vai tá lá o que mais que a gente pode falar sobre esse item bom o item começa com

o 7.51 que fala de generalidades aí só Para dar um overview né ele diz assim o sistema de gestão da qualidade da organização deve incluir informação documentada requerida por essa Norma a gente tá falando aqui da ISO 9001 e também na linha B informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão da qualidade e a gente já pode né falando disso do que tá escrito na Norma eu vou jogar aqui pro Rogério o que que quer dizer informação documentada para Quem aqui lê e fala Putz mas eu não entendi

ainda né dá pra gente dividir essa essa pergunta em duas questões primeiro é a gente fazer essa distinção aí que você pontuou entre a e b ou seja existe um conjunto de informações documentadas ou documentos se a gente preferir mais genericamente que eles são diretamente solicitados pela ou pelas normas então a norma 9001 ou tantas outras ela vai dizer você precisa reter registros de análise crítica do sistema De gestão então a própria Norma já está indicando e ela deixa Claro nessa Aline B que também os documentos considerados necessários pela organização porque lembrem-se eh a organização

ela precisa sempre demonstrar que os seus processos eles estão planejados e são controlados Então tudo aquilo que a organização precisar para ela manter e poder evidenciar o planejamento e o controle dos seus processos isso entraria nesse conjunto B então evidentemente não é a Norma não é a ISO que vai saber quais são os controles dos diversos processos por exemplo que a forlogic tem na sua rotina ou que a TSG tem na sua rotina então por isso ela faz essa distinção e essa distinção ela tem um Digamos um pequeno fundamento filosófico conceitual ali que ele é

importante ou seja definidos como necessários pela organização isso é até para resolver um pouco aquela visão que o Jason tangencial ali ainda há pouco de as Pessoas enxergarem Puxa mas essa Norma só vai me trazer burocracia Ela Tá exigindo uma porção de coisas Vejam a grande maioria eu posso com toda tranquilidade dizer que a grande maioria dos documentos que são mantidos dentro do sistema de gestão não são os da linha a que a Moniz falava aqueles definidos pela Norma são efetivamente aqueles que foram considerados necessários pela organização então primeira coisa separar esse aib segundo lugar

esse grande Conjunto então informação documentada muito embora mais recentemente a gente esteja dizendo que ele é composto basicamente por dois subconjuntos conceitualmente a gente pode dizer que são três primeiro vamos dizer que eu tenho informação documentada do tipo procedimentos instruções qualquer coisa nome que você quiser a grande característica é que esse tipo de documento são aqueles documentos que ocorrem ou que existem Antes de uma ação qualquer então um procedimento uma instrução de trabalho um workflow Seja lá o que for ele vai me dizer em maior ou menor grau como alguma coisa vai ser feita no

futuro então isso aqui é um pedacinho da informação documentada dentro das normas da 91 naturalmente inclusive como é que eu sei quando a norma está falando de uma informação documentada deste primeiro subgrupo é quando ela diz que a organização precisa manter informação Documentada sobre então o manter informação document comentada sobre significa que você tem que ter algum documento que apresenta um determinado processo de maior ou menor grau de detalhe aí eu tenho a fronteira ali que é a ação depois da ação o que que nós temos aquilo que popularmente a gente chamaria de registros um

registro ele vai mostrar com maior ou menor grau de detalhe como quando quem fez alguma ação Então tudo aquilo que antecede a ação eu Poderia chamar genericamente de procedimento tudo aquilo que sucede tudo aquilo que vem depois da ação são os chamados registros eh e E aí no caso da Norma eu vou encontrar ess essa diferenciação pelo verbo reter então sempre casa de serer que eu devo reter uma informação documentado leia-se eu preciso ter algum registro então manter a informação documentada do tipo que antecede as ações do tipo procedimentos etc reter são as informações Documentadas

que vê depois das ações mas eu tinha dito que tem um terceiro eh conjunto só pra gente explorar totalmente o assunto e poder avançar que nessa última versão ele até ficou de fora mas n que em versões anteriores existia que são os chamados dados Então eu tinha lá informações registros e dados dados eh ele tem ele se assemelha a Registro mas ele pode ser revisado com mais frequência ele é revisado com mais frequência e o dado é aquele tipo de Informação que ele é sempre referido em um procedimento ou instrução então por exemplo se eu

tenho lá a minha a minha instrução o meu procedimento de compras que diz assim ó nessa etapa agora você vai lá e consulta a lista ou a relação dos fornecedores qualificados doos fornecedores homologados essa relação de fornecedores homologados é um dado Por que que ela é um dado Ela Tem Que Ser aprovada naturalmente eh eu tenho que garantir que todos que precisam ter Acesso a isso tenham então ele não é um procedimento porque ele não tá me dizendo nada como é que vai ser feito lembra que eu tinha dito que um procedimento ele vai definir

com maior ou menor grau de detalhe como alguma coisa vai ser feita ele também não é um registro porque ele é passivo de atualização frequente um outro um outro dado bastante usual nas organizações a minha relação de clientes o endereço dele pode mudar o CNPJ eventualmente Pode mudar o telefone e-mail etc Então isso é considerado um dado eh o dado volto a dizer se eu voltasse lá para essa minha analogia eu vou ter alguma etapa de um procedimento alguma etapa de uma instrução que vai dizer agora você vai lá e consulta a relação dos clientes

da TSG dos clientes da for lógica etc e eh um outro exemplo a minha relação de auditores internos qualificados uma coisa é o j terem lá uma evidência de que eles foram Aprovados num treinamento para formar auditores beleza isso é um registro não vai mudar nunca outra coisa é que Seguindo os procedimentos internos os requisitos internos da forlogic a Moniz e o Jason hoje eles estão lá na lista dos auditores internos e o fato dele estar hoje não quer não quer dizer que ele vai continuar amanhã ou depois o ano que vem etc então de

fato a gente tá falando de três grandes conjuntos de informações Documentadas muito bom foi uma Queen na aula acabou o podcast com a gente acabou já valeu a pena aqui já valeu a pena aqui o cara já entendeu que a informação documentada mas Ô Rogério quando a gente tá falando você trazendo isso daqui a gente tá no na na abertura ainda não entramos nós estamos o tema mas não abrimos o podcast ainda eh isso está bem ISO está bem entendido pelas organizações cara e o controle desses dados né não ainda tem Muita confusão né Jon

Puxa vida ainda mais quando a gente coloca uma expressão só para representar duas coisas que eu só vou conseguir separar o uma coisa da outra pelo verbo que antecede eu não tô contribuindo muito pro entendimento né então existe confusão eh por incrível que possa parecer por incrível que possa parecer eh ainda é um requisito que ele costuma possuir não conformidades com alguma frequência né Eh muito embora eu pessoalmente sempre Em auditoria eu procuro sempre fazer um esforço para deixar alguma eventual não conformidade em 7.5 para o último caso né Eu sempre procuro enxergar alguma coisa

com todo respeito mas que ela tenha mais relevância para o sistema por quê Porque em geral a ação que vai ser de fato de verdade tomada sobre um documento não atualizado ou um documento não disponível ou um registro que estava rasurado ou qualquer coisa assim falando de coisas físicas né de coisas papel eh A ação ela vai ser muito a de corrigir aquilo vai ser a correção raramente alguém vai fazer uma ação corretiva efetiva de enxergar o seu processo de elaboração de documentos ou de desenvolvimento de registros etc Porque nós não falamos ali naquela introdução

Jon Muniz mas também tem um detalhe importante que que nós lembrarmos o seguinte né um registro seja ele qual for antes dele ser um registro ele foi um documento ele é uma informação Documentada o que que eu quero dizer a planilha quando você bolou uma planilha em Excel uma uma planilha no Google ou um formulário Para eu anotar alguma coisa aquele formulário aquele formulário ele é uma informação documentada do tipo procedimento porque ele tá me dizendo Olha quando você for anotar essa coisa anote Através disso aqui então o formulário ele é passível de revisão eu

posso mudar o formulário como eu quiser eu posso criar colunas Tirar colunas aumentar a largura de uma coluna etc etc etc o registro depois que ele tá preenchido ele é absolutamente imexível então Eh por mais que eu tenha procurado aqui sintetizar mas efetivamente a gente tá falando de uma coisa relativamente complexa né E quando a gente junta isso com uma quantidade não desprezível de organizações que ainda usam pouco a tecnologia Olha a deixa que eu tô deixando para vocês hein eh que eu ainda Uso pouc a tecnologia para controle disso tudo é natural que eu

vou vou acabar tendo muitos problemas Olha aí Rogério acabou de falar para vocês comprarem collex se você não tinha entendido a gente tá falando claramente claramente agora deixando claro com com todas as letras que é para utilizar o collex Pois é eu eu só deixei eu dei o passe É isso aí é isso aí Ótimo ótimo muito bom e e assim ô Rogério é legal você trazer isso cara que é porque eu Queria eu quis perguntar mesmo se ISO já tava resolvido porque me parece que não tá né eu brinquei no começo falando Poxa e

isso aqui nunca sai de moda e não sai mesmo mas eh perdeu um pouco do destaque né que ele tinha antes como informação documentar como o famosos documentos e registros que era era muito mais sólida essa discussão antigamente Mas hoje ela ainda é super importante ainda é mal compreendida né Acho que hoje a gente Vai bater um papo aqui que vai ajudar a dar uma lapidada nesse 7.5 aqui porque o nosso ouvinte você que tá assistindo ou ouvindo você precisa eh é importante que você pense mais sobre o tema assim como a gente né é

isso né amor isso e também renove o seu conhecimento aí porque ah como o Rogério trouxe essa questão Pô ainda é usado pouco tecnologia né vão surgindo tantas coisas aí chat GPT Inteligência Artificial E aí a galera não para para Refletir como isso impacta realmente a maneira como a gente lida com as informações na empresa sejam elas documentadas ou não entãoo bom vamos vamos adiante bom Olhem só eh quando o jison até na abertura Ele usou a palavra caus e realmente em algumas organizações é eu me lembro que há muitos anos atrás e e a

gente ainda tem paradigmas fantásticos a vencer nisso né então se a gente fizer um pequeno rescaldo histórico qual era a percepção que as Organizações e as pessoas evidentemente tinham sobre a informação documentada a norma se eu pegar-la Desde da são 87 A 94 36 anos esse ano completou a 9001 eh ela mesma já pedia então aquele A e B que a Monise comentou ali no no início não tinha aquele A e B era tudo a a norma já pedia uma porção de coisas então as pessoas enxergavam aquilo como algo obrigatório que ela tinha que fazer

porque ela tinha que fazer tava pedido que fizesse ela não fizesse ela não Conforme e deu pra bola mas com o passar do tempo eh o conceito de padrões evoluiu isso é muito importante ou seja há alguns anos atrás nós tínhamos um paradigma que que padrão necessariamente ele tinha que ser documentado hoje esse esse conceito evoluiu o padrão ele pode ser também documentado mas eu tenho diversas outras formas diversos outros elementos do sistema de gestão para eu assegurar um determinado padrão Então na hora que esse conceito de padrão evoluiu Aí mesmo que as pessoas começaram

a bater mais a cabeça porque o procedimento documentado ou a informação documentada ela não era diretamente requerida e na hora que você abre um pouco a liberdade né ou que você dá um pouco mais de autonomia paraas pessoas aí se instaura efetivamente como o Jesus falou causa muito bom amor a gente vai entrar mais nessa viu Rogério porque a gente vai falar mais do 7.5 é só o tema desse podcast todo mas vamos antes Antes da gente entrar no tema efetivamente para gente discutir os itens da Norma vamos tem mensagem de ouvinte temos Vamos lá

vamos vamos pra mensagem de ouvinte a mensagem do ouvinte de hoje é do Gabriel e infelizmente não é em áudio né uma mensagem escrita ou seja uma não con o cara mandou uma mensagem ganhou NC parabéns Gabriel não ganhou Sticker mas não conformidade você levou nas costas formação documentada da mensagem do Ouvinte tem que ser no formato áudio Olha a tem requisito então tem requisito mas a gente recebeu aqui os dois formatos seriam aceitáveis é que existe um requisito for lógico exato exato os dois mas ambas poderiam no conceito ambas poderiam n exato os dois

são registros os dois são informação documentada mas existe um requisito aqui que tem que ser áudio e que tem que tocar no qualcast né para você poder ganhar Os Fabulosos stickers da for Logic então o Gabriel mandou uma mensagem pro Jason Olá te acompanho pelo qualcast tenho gostado muito sempre gostei de assuntos pertinentes a qualidade e gestão Estou me formando tecnólogo em gestão da qualidade agora nesse semestre ouvir vocês no qualcast tem me feito gostar Ainda mais por conta da linguagem prática e direta me tem feito evoluir muito profissionalmente e alcançar resultados muito expressivos parabéns

Gabriel Parabéns é Legal ver que tem gente que escuta a gente na faculdade você é louco Gabriel os professores não estão sabendo né Eu falo sempre os professores do Gabriel não sabem porque senão eu não passaria de brincadeira cara obrigado por ouvir a gente aí e é legal que eu como a gente não pediu autorização eu não vou falar o nome da empresa mas o Gabriel trabalha numa empresa que é cliente nossa sim muito legal cliente do do metrox né do do metrox então legal Gabriel legal tá Com você aqui no podcast infelizmente você não

vai ganhar stickers que vão mudar é bom falar disso vão vão mudar porque tem novidades aí pela frente por causa da NC né que ele não vai ganhar é não por causa da NC não ganha por causa da NC tomou na conformidade não ganha aqui cara manda mensagem par ganha uma dura né mas Gabriel brincadeiras a parte cara obrigado pelo áudio a gente espera que você se forme logo em tecnologia em gestão em qualidade de gestão super Legal e o que que uma pessoa tem que fazer para ganhar os stickers já que a gente bateu

bastante na não conformidade que ele não ganhou para onde que ele deveria ter mandado isso em áudio ter mandado a mulher do Google lê pra gente sabe mas já ganha já ganharia o áudio vai chegar um áudio assim um dia PR nós ainda ganh eu espero que sim Então manda manda aí manda áudio para 439 9822 0077 muito bom muito bom e você vai ganhar uma cartinha com os stickers e os Mimos né Muito legal falamos da mensagem ouvinte Falando Gabriel que é cliente escuta a gente e tá terminando faculdade Vamos falar agora de quem

é que banca a fortuna incalculável que a gente grava para gravar uma temporada com Rogério Meira cara é tipo pro cara para Netflix entendeu custa muito dinheiro vocês não sabem como ele é caro então quem é que paga a fortuna que a gente gasta com rogero Meira vamos lá coloca aí o qual Cash é patrocinado pela forlogic uma Empresa que surpreende os clientes com relacionamentos e tecnologia que simplificam a qualidade venha fazer parte da maior comunidade de qualidade do Brasil para mais informações acesse qualex.com e conheça a solução definitiv em software para a gestão da

qualidade voltando então pra discussão A gente tá falando do item 7.5 Moniz você falou que esse é o item chamado informação documentada e você leu generalidades isso né generalidades Vamos lá para onde que nós vamos agora Bom O Tema ele é dividido em alguns itens né o li o 7.5.1 que é generalidades mas ainda dentro do 7.5 a gente tem o 752 que é criando e atualizando o 753 controle de informação documentada o 7531 que fala sobre o que o controle da documentação deve assegurar e o 7532 detalhe as atividades para o controle da informação

documentada e a minha ideia aqui é a gente passar um assim uma visão Geral do De de todo item né então Começando aqui do 752 criando e atualizando eu vou ler aqui o os itens né E a gente vai comentando em cima desses itens para esclarecer pro nosso ouvinte né então 752 criando e atualizando assim diz a ISO 9001 ao criar e atualizar informação documentada a organização deve assegurar apropriados ou apropriadas a linha a e descrição por exemplo um título data autor ou número de referência a linha B formato por exemplo linguagem versão de Software

gráficos e-mail por exemplo papel eletrônico ou enfim ainha C análise crítica e aprovação quanto a adequação e suficiência Então como podemos determinar as informações que serão documentadas Rogério falando aqui do 752 criando e atualizando na realidade se a gente for for fazer uma análise um pouquinho maior a necessidade a gente identificou ela lá pelo 441 Delta isso Onde a norma diz que eu preciso determinar critérios e métodos para assegurar o controle e planejamento eficaz dos processos aí no 751 ela basicamente está dizendo o que que compõe o meu conjunto de informações documentar e o 752

ela tá me ajudando então a entender como é que a gente cria e como é que a gente mantém ou seja então a depender de cada organização o que que o 752 tá nos dizendo bom você tem que definir um formato eu tenho que Ver que eu tenho a carinha Eu tenho um frame eu tenho qualquer um estilo dos meus documentos algumas Organizações e quando e quando o Jason amoniz até falavam né da confusão que ainda existe quando isso ainda é em meio papel Vejam a gente tem ainda hoje organizações que aqui no 752 ela

entra em detalhes do tipo definir tamanho de Margem definir tamanho de fonte entre linhas eu não tô dizendo que isso não é relevante em alguns casos Pode ser que isso seja Absolutamente relevante o problema eh São aquelas organizações que sem fazer uma análise da relevância disso define isso então é como você tá dando tiro no pé então eu tenho lá sei lá qu 5 10 grupos desenvolvendo alguns padrões documentados na minha organização um deles esqueceu ali botou um ponto a mais no tamanho do fonte ou diminuiu ali um entre linhas ou usou fonte que não

era quer dizer então tem que se tomar tem que se ter uma reflexão de que até que Ponto eu exagerar na dose eh do detalhamento como aliás isso vale para todos os padrões né no detalhamento de um padrão eh so ponto de vista de forma ou de formato dos documentos o que que isso vai agregar muito mais importante que isso provavelmente são os demais componentes do 752 do tipo quem é que tem autoridade para aprovar uma modificação ou a versão inicial de algum documento dependendo do nível hierárquico desse documento é usual que Eu também suba

o nível hierárquico de quem vai aprovar aquele documento quer dizer isso aí não é uma mera formalidade aquela pessoa ela está avaliando por por hipótese ela tá ela tá fazendo uma análise de riscos a ao avaliar um documento né aliás nunca esqueçam né fazendo um parênteses Só para provocar um pouquinho sempre que você estiver eh aprovando a revisão de um documento a revisão de um documento uma boa pergunta para você se fazer é se nessa revisão Que às vezes pode inclui até algum tipo de simplificação o que sempre é desejável se eu não estou incluindo

deixando vulnerabilidades para alguns riscos que o padrão na versão anterior ele até gerenciava de alguma maneira Mas que agora com essa nova parametrização que eu dei dei para esse processo esses controles foram simplesmente eh excluídos foram esquecidos etc e tal tá iso é uma boa dica para quando eu tô revisando Mas então por isso que ela diz Inclusive que na versão Inicial eu consigo avaliar o quê adequação se ele está adequado ou seja se ele está ok em relação à Norma E se ele é suficiente suficiente para quê um padrão Isso fica muito claro em

8.1 que é o controle dos processo ou controle operacional que ela diz o quê né os padrões eles têm que conseguir eles são feitos em cima dos meus riscos e eles têm que assegurar que os riscos estão mantidos dentro dos níveis aceitáveis ponto é basicamente Isso então o 752 Ele tá dizendo ele tá dando alguns lembretes do que que a gente tem que olhar ao estabelecer pela primeira vez ou vou revisar alguns documentos tanto sobre ponto de vista de forma formato codificação etc etc distribuição etc quanto sobre essa questão de adequação e suficiência que isso

é muito importante volto a dizer pra gente garantir que os riscos vão estar sob controle eu ia puxar Exatamente esse ponto ele fala do item a Onde ele fala de identificação e descrição depois o item B ele fala muito de formato e meil né não que sejam coisas desprezíveis mas perto da importância desse esse item é que no item C que ele vai que ele vai o que pega mesmo né análise crítica né Por exemplo V vamos lembrar vamos lembrar de análise crítica na na visão de uma revisão sistemática do que que isso tem que

ser feito se isso serve serve ao propósito ou não a aprovação desse Negócio né Tipo assim quem que aprova e se tá sendo aprovado e adequação e suficiência né pô aqui que pega aqui fala ó o que você está escrevendo aí cara tem que ser adequado tem que ser suficiente tem que tá tem que ser criticamente importante tem que ser aprovado por alg então aqui que fecha é engraçado que vem vem no item C né até quando eu vi isso aqui Eu até comentei com am pô os caras deixaram melhor pro fim né É E

aí né Jon Tem um negócio interessante que e digamos até para uma questão de energia né a e e aqui a gente fala papo reto né como o Gabriel mesmo falou olha só não adianta eu colocar toda a minha energia no a e no b o a e b eles são relevantes porque eu tenho uma questão até de imagem Ok eu não tô dizendo que isso não é relevante Mas é bem isso que você falou não adianta eu gastar tá toda a minha energia no a e no b e chegar no seu eu já tô

cansado né Se eu tiver que Priorizar eu eu deveria priorizar a metade de baixo do 752 né não a metade de cima com todo respeito mas me parece até que essa adequação e suficiência né Eu uso o a e o b para Tipo burilar isso né Eu posso até criar ali os os as informação documentada mas ela tem que passar por esse crio pô a linguagem que eu usei é suficiente né o formato que eu utilizei o meio que eu utilizei é é suficiente aí a gente entra nas regras de comunicação né o quanto quanto

mais Formatos eu disponibilizar melhor aquilo fixa né pro pro colaborador E aí a gente pode entrar no demin também que fala né sobre cada um tem seu sua forma de aprender aquilo então acho que é uma boa quando você entende sobre essa adequação insuficiência voltar pro formato voltar pra identificação para ver se aquilo ali ele atende mesmo item ser tem algumas normas por exemplo 37301 um compliance etc que a a monis falou uma coisa que ela é muito interessante né porque Normalmente naé vida real o IB a galera tá olhando mais para forma tem uma

coisa que a gente não comentou aqui que ela é Ela é vital que é o seguinte ó eu não posso esquecer eu mesmo eu eu não uso o linguajar vocês nunca vão me ouvir falar em um sujeito que tá um redator de procedimento para mim o cara é designer de processo tá Por mais chique que possa parecer mas ele é ele tá desenhando um processo o documento a informação documentada aquilo vai ser algo de apoio Para eu garantir que aquele padrão existe pon pronto é isso então quando eu tô falando de designer de processo eu

tenho que enxergar o usuário desse documento como um cliente então a Moniz falou uma palavrinha ali que ela é chave e ela lamentavelmente não tá explícita aí mas a gente consegue enxergar ela com toda certeza que é a linguagem o jeito até o estilo Isso sim é uma discussão muito mais rica nós vamos fazer um um procedimento documentado por hipótese Descritivo ou um fluxograma ou pictórico isso é uma discussão relevante muito mais do que como eu dizia mais cedo eu ficar lá preocupado com a margem o tamanho do fonte etc eu não tô dizendo que

isso não é relevante mas eu tô dizendo que eu eu olhar o cliente o usuário daquele documento como cliente esse cara vai entender uma historia bem rapidinha aqui para vocês tá e para todo mundo que tá nos acompanhando que aquilo marcou na minha vida Uma vez eu tava Acompanhando uma auditoria era era uma saída de Campo de um treinamento nosso e e havia era uma fazenda portanto com produtos eh da natureza né e portanto o pessoal que lidava ali no dia a dia era um pessoal bastante simples e alguns deles claro que com dificuldade até

de caligrafia e eu me lembro que lá pela Santos Eu tava olhando uma planilha era escrita era uma planilha e onde se anotava ali um volume de produção alguma coisa assim era um negócio básico e eu Fiquei olhando para aquele documento porque realmente o os dígitos que os operários estavam anotando estavam de muita difícil leitura e e uma jovem que tava me acompanhando ela era o que seria a gestora lá do sistema ela ficou me olhando né e ela disse assim eh eu não fiz nenhum comentário eu só me detive fiquei observando aquele formulário Ela

disse assim eh Não se preocupa eu já vi que você tá olhando isso aí e nós já preparamos aqui já programamos um Treinamento de caligrafia para todos e aí eu disse a ela pode ser uma ideia interessante eu eu eu apenas me colocaria uma pergunta antes né Eu falei para ela por que que ao invés de você colocar aqui um espaço um campo para ele anotar um número por que que você não coloca digamos várias Coluninha 10 Barrinhas cada uma e o sujeito vai ali e risca quando ele quiser fazer dois ele vai riscar as

duas primeiras os duas primeiras células quando ele quiser Fazer cinco ele risca As cinco primeiras quer dizer então é isso que eu tô querendo dizer com olhar o usuário como um cliente do nosso documento né Às vezes quem está preparando nesse 752 ele tá mais preocupado em imaginar ele usa o paradigma dele né bom Se eu fosse fazer o que que seria um documento para mim mas eu tenho que me despir disso eu tenho que olhar quem vai usar aquilo esse documento seja ele um formulário seja uma instrução de trabalho seja um Workflow seja um

procedimento ele tem que ser útil ele tem que ajudar quem vai usar aquele documento muito bom cara é isso mesmo tem que estar focado no no no na pessoa que vai est utilizando aquilo para o dia a dia né a função da documentação é a pessoa que utiliza os documentos pô não é muito legal muito bom legal Vamos agora sim 753 vamos nessa vamos já até temos boas práticas aí para fazer o 752 né o 753 ele tá falando sobre o controle de documentada E aí a gente tem o 7531 que fala a informação documentada

requerida pelo sistema de gestão da qualidade e por esta Norma deve ser controlada para segurar que a linha a ela esteja disponível E adequada para uso onde e quando ela for necessária e a linha B ela esteja protegida suficientemente por exemplo contra perda de confidencialidade uso impróprio ou perda de integridade e aqui ela cita assim de um jeito mais carinhoso mas os Três pilares da segurança da informação né Muito bom e Rogério que a gente pode falar desse desse item bom esse aí é um que é o certamente ainda hoje é é um dos campeões

do pepino que é o problema do controle na realidade se a gente for tentar traduzir um pouco mais embora já esteja bem claro o linguajar da Norma né e a informação documentada seja ela qual for isso que a gente falou a ainda pouco que eu tenho que ter que eu tenho que olhar o usuário como cliente Evidentemente ela só vai fazer sentido se ela estiver disponível íntegra legível e e naquele local no momento que o sujeito precisa usar né não vamos cair naquela armadilha que no passado isso não é folclore né do do supervisor que

deixava os documentos trancados na sala dele num armário com chave eh com medo que aquilo extravassa né quer dizer o documento ele só faz sentido se ele estiver disponível no Local de uso que é o que a norma tá dizendo eh então o controle Vejam a importância do controle ela ela ela vai além de eu ter ele disponível lá Mas acima de tudo é que uma vez que este documento eventualmente seja revisado seja alterado eu tenho que saber para onde eu distribuir para eu poder ir lá e atualizar e prover uma uma recapacitação em que

nível for para as pessoas estarem alinhadas com a nova versão então quando a norma tá falando de controle a gente Tem que enxergar eh dois movimentos muito claros né primeiro que eu consiga fazer o documento o bom documento de fato está disponível e que eu seja capaz de atualizá-lo quando ele for alterado É só por isso que eu tenho a figura do controle e aqui nós estamos falando basicamente até esse ponto de documentos que foram gerados pela própria organização desculpe isso não até um ponto que que eu ia falar que no item a Quando ele

fala que esteja disponível de maneira adequada o uso e eh eu acho que vale a pena in citar também que não adianta o cara meter um tablet na produção se os caras não conseguem nem mexer naquela desgraça daquele tablet para encontrar o documento né então assim é é legal botar o tablet você treinar as pessoas elas tiverem acesso Então isso é importante que esteja disponível e seja adequado ao uso onde quando for necessário entendeu ah não Tem um t tem tem que pegar lá na recepção o cara não vai buscar urgente vai imprimir aquelas pastinhas

e deixar o papel ali ou botar um tablet e as pessoas terem acesso saberem utilizar aquilo para buscar os documentos não é nessa linha né Rogério é senha se tiver que acessar algum sistema que eu saiba Navegar naquele sistema isso que você tá falando ainda existem hoje organizações algumas fazem isso muito bem mas outras deixam a desejar que são as centrais de Normas ou centrais de procedimentos então eu coloco lá um tótem no meio de uma planta e às vezes eu tenho que me deslocar muito para chegar lá então quando eu tô falando dele estar

disponível eu tenho uma a questão ali do do tempo apropriado né porque eh às vezes quando a gente tá falando de documentos que precisam estar no posto de trabalho precisa estar disponível ali eu tenho que conseguir acessá-lo se eu tiver alguma dúvida qualquer coisa assim Para eu relembrar alguma etapa né então sim passa por tudo isso senhas disponibilidade física legibilidade etc e tal e até a Muniz citou que no item B ele também fala também citou que é da da da questão da confidencialidade né da integridade né da perda da informação o lance e é

muito louco porque isso aqui veio bem antes da gente tá discutindo a segurança da informação com a força que quem tá discutindo né Acho que já claro que já existia discussão no meio das Normas mas pra sociedade isso aqui chegou primeiro então isso foi muito legal é é um requisito importante que fala disso quando você fala até dessas disso que depois a 27.1 aprofundou então por exemplo quando ela fala em confidencialidade né eu mesmo lá mais cedo eu usei o exemplo de uma lista de de uma lista de clientes Eu poderia usar o o o

o exemplo de uma lista de preços né então em muitas organizações eh isso não é uma informação que deve estar ou Que pode estar acessível a absolutamente todos então muito antes da 27 A no já nos lembrava isso Tá Mas quem é que realmente precisa e pode ter acesso a essa informação né hoje então quando a gente fala de lgpd ou da 27701 meu Deus aí a brincadeira vai mais longe ainda né Muito legal vamos lá amor pux 7532 Mas é bem lembrado do Rogério muito bom isso para o controle de informação documentada a organização

deve abordar as seguintes atividades como aplicável a Linha a distribuição acesso recuperação e uso a linha B armazenamento e preservação incluindo preservação de legibilidade a linha C controle de alterações por exemplo controle de versão a linha de retenção e disposição E aí termina com uma declaração aqui falando a informação documentada de origem externa determinada pela organização como necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade deve ser Identificada como apropriado e controlada aqui entra muito nos pontos que você trouxe né Rogério da distribuição do acesso aquela história que a gente falou de

conseguir atualizar na linha porque isso aqui também também acho que isso ainda é né uma fonte de não conformidade daquela é o que mais aparece aquilo que você falou que procura evitar de dar NC aqui né que o cara esqueceu de atualizar um procedimento em algum lugar num canto né Só para que fique bem claro né o por que eu por que que eu evito eu procuro eh Quando possível eu faço um grande esforço para isso né Eu procuro levar a não conformidade para o pro risco efetivo ou pro processo efetivamente pro Impacto que aquilo

tá causando eh então a a não atualização do documento ela em geral ela pode me trazer um grande Impacto quando Quando eu digo quando eu registro que uma não conformidade é apenas o documento não atualizado ou que Não estava na versão adequada Às vezes a a organização quando ela recebe aquilo ela pode pensar que isso é um um mero aspecto formal de documento desatualizado mas por exemplo se eu tô falando lá Como já aconteceu comigo na vida real numa pequena fundição e o sujeito tá usando lá um documento sobre o qual eu posso ter dúvidas

se ele realmente está com a com as cotas corretas e portanto com a versão correta ele imediatamente fica muito mais fácil Para ele enxergar Qual é o risco dele fundir uma peça incorretamente eh com medidas equivocadas etc etc etc né Então sempre que possível eu tento levar ela para o processo em si e para o risco associado aesse processo que tá fora de controle ou seja o fato de eu estar com esse documento obsoleto ou coisa que eu Valha ele pode me gerar um impacto enorme e de fato pode né Imaginem uma uma política de

desconto desatualizada Qual é o impacto que isso aí pode ter na Minha organização você pode impactar minha margem ainda quando ele termina falando do documento de origem externa significa que todo aquele documento externo a gente tá eu acho que um um exemplo padrão é a norma né Rogério se você tem ou não a norma Onde tá a norma e tal mas todo documento externo seja uma um requisito de cliente seja alguma coisa que seja muito clara documentada que venha para você você precisa identificar fazer a gestão e controlar Como uma informação uma informação eh sua

mesmo né porque ele fala se a se a se a informação documentário de regist interno é determinada como necessária pela organização ela precisa fazer gestão disso então do mesmo jeitinho que você faz gestão dos documentos é interno seu você vai ter que fazer da externa só esse ponto aí a única diferença da documentação de origem externa paraa documentação de origem interna é quem é que tem autoridade para revisar e Aprovar é a única Então como a documentação de origem externa eu não tenho autoridade para revisar aprovar eu o que que a norma diz eu tenho

que identificar e eu tenho que controlar controlar o quê para quem que eu distribuí por quê Porque se esse documento for revisado eu tenho que saber quem é que eu tenho que informar então sim os exemplos que você usou são bastante comuns né a própria Norma algum requisito de cliente mas eu posso ter Por exemplo manuais de equipamento não é não é tão raro eu ter um manual de equipamento eu posso ter aquilo que agora tá até mudando de nome mas aquelas famosas fisics né se nós falarmos aqui de uma 45.001 por exemplo saúde e

segurança ocupacional a fisp é uma informação de segurança do produto né Eh ela acompanha o produto quando eu adquiro então Imaginem Imaginem a importância dessa informação está atualizada Poxa uma das coisas que eu Sempre lembro é o seguinte ó na fisp de de um produto químico ali tem inclusive o que fazer se eu tiver contato com aquele produto seja na minha pele seja nos meus olhos imagina que por hipótese seja por evolução da Medicina ou seja até por mudança na composição química daquele produto que a orientação do que fazer em caso de contato com a

pele ou com os olhos que a Orientação médica tenha mudado então aí você vai me dizer ah mas era só um documento atualizado Não meu amigo Você pode matar alguém ali ou pode deixar o cara cego não é só entende é isso que eu quero dizer com evitar ou ou até entender de fato o tamanho do impacto então por exemplo quando o sujeito tá cobrando lá que uma uma fisp que é um documento de origem externa que ele seja atualizado entra outras coisas aquil lá pode pode ser a diferença entre eu adotar o procedimento correto

caso algum colega algum colaborador meu tenha tido contato com Aquele produto ou adotar o procedimento incorreto tão simples quanto muito legal Boa Ô tem dois termos aqui nesse item que me chamaram muita atenção e é engraçado né porque a ISO a gente estuda estuda estuda e daí quando vai ler de novo a gente presta atenção num termo e aprende de novo né Eh o primeiro aqui logo no início que ele fala do controle da informação documentada a organização deve abordar as seguintes atividades como aplicável Acho que isso para mim abre assim uma questão que não

não é tão engessado assim essa questão da ISO embora ela tá fazendo recomendações aqui muito diretas né mas é necessário avaliar a natureza dessa informação documentada para então aplicar cada um desses controles e até nesse nessa questão aí que o Rogério tava comentando eh Num caso de um manual de de uma aplicação de um produto enfim que ele diz que a a origem né o a informação Documentada de origem externa ela deve ser identificada como apropriado e controlada então de acordo com o impacto eu acredito que haja uma análise crítica A respeito dessa informação documentada

para dizer exatamente como eu vou fazer o controle dela podendo carregar mais né trazer um controle mais rígido ou não mas não que toda a informação externa ela precise de um controle Super rígido mas volta lá no item C que a gente falou como crucial para todo né do o item C do 752 análise crítica e aprovação quanto a sua adequação e suficiência para aquela questão da da informação documentada e não devo deixar de falar falar que para isso não se tornar burocrático na sua empresa o Alex ajuda um monte né porque eu vou lendo

aqui vou lembrando de cada funcionalidade e fico pensando caramba a gente fez tem gente que faz na planilha É pô e ajuda um monte né para não tornar isso de maneira burocrática ou para você ter que sofrer para fazer isso de uma Maneira profissional que realmente ajude a organização porque a intenção da ISO aqui né das pessoas que criaram a ISO porque o documento não vai ter enção mas as pessoas que criaram tinham Era exatamente garantir o sucesso né da da organização e ter aí o subsídio necessário pra gente conseguir atingir os objetivos dos nossos

processos e projetos é o é legal falar que o coex simplifica muito isso e se você tá sofrendo com isso é porque você merece Né porque é só usar o colx não mentira eu sei que às vezes você quer contratar e não pode Mas tente tente A gente ajuda eu sugiro que que você encontrar Qual é que a gente tá brincando com você eu sei que você tá me se se você se ofendeu perdão mas vale Vale A reflexão aí na sua casa na sua empresa Beleza Rogério vamos a gente falou do item todo né

amor falamos de todos os itens S cara Acho que eu queria fazer uma pergunta para você a você já trouxe que esse é um item Que ainda dá a gente toma bastante tem bastante eu vou cham falar com minha nona falava bastante tropicão na na estrada né tem muita tem muito tropeço no caminho é legal a gente a gente falar que do item 75 que ele é um item ainda é um item fundamental pra gente ter um bom sistema de gestão né cara ele não é desprezivel acho que ele é um item por mais que

a gente tenha o software que ajuda cara a gente precisa fazer uma boa gestão ainda porque a informação Documentada é uma se mal gerida é uma fonte de riscos muito grande paraa organização né é olha só eu eu tinha comentado até mais cedo que padrões vão muito além de documentos isso é um fato sobre ponto de vista de padronização eh aqui na Tess a gente costuma dizer que padrões hoje eles são feitos por cinco componentes 4 c1d quatro deles começam com a letrinha C cultura depois nós temos competência que é o set2 temos conscientização que

é o set3 temos Comunicação especialmente a interna que é o set4 e temos documentos que é o 75 Então veja eu poderia dizer que o sete eh eu poderia dizer que o sinônimo dele é padronização tanto que é padronização e depois o oito é o controle de processo que é uma lógica fantástica né riscos padrões controles riscos padrões controles sensacional a lógica dessas normas agora Veja isso é o ponto de vista dos padrões agora a gente não pode esquecer que Independentemente independentemente da forma da Estratégia que eu usei para padronizar os processos dentro da minha

organização até porque isso aí vai variar muito de porte de segmento etc eu tenho uma segunda componente que foi a primeira coisa que a Moniz nos fez distinguir aqui que são os registros e e existe certamente Isso é fato existe uma gangorra entre padrões e registros ou seja quanto menos documentados estiverem os meus padrões Quanto menos documentados tiverem os mos padrões fatalmente eu vou ter necessidade uma maior necessidade de registros para demonstrar que eu fiz as coisas de acordo com o planejado que eu fiz de acordo com o planejado então o 75 ele é absolutamente

chave porque na mesmo que você diga Olha nós temos aqui em função do porte etc a gente até não tem tantos padrões documentados a gente tá assegurando os nossos padrões mais através dos 4 CS né cultura competência Conscientização e comunicação interna Ok eu entendi is o ponto de vista dos padrões mas sou ponto de vista dos registros não tem jeito Eles continuam sendo necessários então sim o 75 continua absolutamente necessário legal eu acho que bom aqui a gente pode fechar para ir pro resumo AM mas eu acho que foi uma aula você que tá ouvindo

a gente Pô cara se você não entendeu o 75 agora desiste Desculpa falar isso para você você não queria ser Dizer ou não né se matricule num curso da TS verade vai vai faz o curso lá vai faz o curso deor Líder lá da TSG aí faa todas essas perguntas pro Rogério Rogério Pergunta para ele é isso aí gostei mais dessa opção aí viu não desiste vai lá e faz o curso até SG é muito bom Moniz Vamos pro resumo Bora vamos nessa neste Episódio a gente tá falando sobre informação documentada o item 7.5 da

is 9001 então a gente começou tô entendendo o item 7.5 eh O Que que é informação documentada a gente leu o 751 generalidades letra A e B eh e aí a gente começou falando sobre o que quer dizer informação documentada informações documentadas requeridas pela Norma informações documentadas requeridas pela organização garantindo eficácia e a gente falou um pouco da diferença entre documentos e registros e ainda falamos de mais um tipo né que a muitas vezes a gente se aten a documentos e Registro mas também Existem Os dados né Falamos também do 752 como criamos e atualizamos

os documentos e aí a gente falou muito que depende de muito de cada organização quais documentos são necessários criar mas a gente precisa definir o formato quem tem autoridade para aprovar uma modificação autoridade sobre a informação documentada a gente precisa fazer análise crítica quanto a sua adequação e análise crítica quanto a sua para todas as informações documentadas e olhar para o usuário Dessa informação documentada né porque ele é o principal motivo da gente tá criando isso né registrando isso o 753 falamos sobre o controle da informação documentada e também puxamos um pouco pros três pilares

da segurança da informação confidencialidade integridade e disponibilidade que fala na ISO 9001 sim né então a gente falou que é importante para ter todo esse processo vivo dentro da sua organização contar com qualex não poderia deixar de dizer Isso para você e também falamos que padrões vão muito além de documentos e o Rogério trouxe aqui o 4c e 1D que é pra empresa funcionar que é a cultura competência conscientização comunicação e documentos né um D que a gente pode entender como informação documentada e uma dica final aí segura essa que o Rogério deixou quanto menos

processos documentados quanto menos informações documentadas estão os padrões da empresa mais necessidade de registros você terá Para evidenciar Claro as ações da organização muito bom Moniz fez um resumo completo como sempre fazendo resumo completo e eu queria agradecer você que tá ouvindo a gente até agora pedir para você se inscrever no canal do Spotify inscreva-se no Spotify você tá ouvindo Spotify clica naquele coraçãozinho que virou um maizinho que um dia vai virar um abacate Zinho eu não sei que eles vai virar Eles vão mudando os IC Tomara que vira um café entendeu Você vai clicando

mas se inscreva no canal pode procurar a gente no Google podcast no Deer no Apple podcast se inscrever no canal do YouTube tem pessoas que querem nos ver isso é um absurdo mas acontece eu prefiro sempre que o podcast seja ouvido Eu costumo dizer isso porque eu gosto de ouvir mas é porque eu sou velho tá então assim mas se inscreva lá porque se você tiver inscrito você vai ver webinars nossos com o Rogério com outros grandes Parceiros falando de qualidade isso é muito legal Moniz se a pessoa quiser mandar um áudio para nós para

ganhar os stickers Fabulosos incríveis para onde que ele manda manda para 439 9822 0077 isso mesmo ou ele pode pegar e mandar para contato @ [Música] qual.com.seu bom queria agradecer você nosso ouvinte que tá com a gente até agora aqui que é ouvinte aí pelo Spotify pelo YouTube por onde você está nos Ouvindo eu agradeço agradecer a Muniz que tá aqui amor obrigado obrigado rogerião muito obrigado Rogério foi um é um prazer sempre gravar com você não vou nem falar foi porque nós vamos gravar muita coisa junto ainda então é um prazer cara Espero que

você tenha se divertido um cadinho com a gente hoje você sabe que aqui também eu adoro participar com vocês gosto muito mesmo e tô sempre à disposição quando vocês precisarem é só chamar legal muito legal E me divertir sim aqui bom que você se divertiu mais importante é isso pensei que ele tinha passado pano né divertir aqui PR você ó seu chato não fala isso rogo falou sobre outra coisa é então você viu vai chover obrigado a Marquinho também obrigado a você quero quero agradecer todo mundo que participou em especial ao nosso ouvinte terminar com

uma frase que tem tudo a ver com sobre a gente poder criar conhecimento do jeito certo e poder continuar construindo bons Padrões baseados naquilo que a gente faz para gerar informação documentada a frase é do nosso querido amigo Eduard demin que diz assim se você não sabe fazer a pergunta certa você não descobre nada valeu até mais até mais tchau tchau [Música] tchau