Ei se prepara porque essa vai ser a melhor aula sobre assistente administrativo do YouTube Então já deixa o seu like se inscreve no canal e bora pro conteúdo técnico nesse aulão sobre assistente administrativo você vai entender conceitos fundamentais da administração estrutura organizacional gestão de pessoas e Recursos Humanos gestão financeira e contábil documentação e arquivo noções de logística e suplimentos comunicação empresarial informática aplicada a administração legislação aplicada à administração atendimento ao cliente e relacionamento interpessoal técnicas de gestão de tempo e produtividade vamos começar falando sobre os conceitos fundamentais da administração administração é a base do trabalho
de um assistente administrativo para isso é necessário compreender Gestão de Processos tipos de administração habilidades administrativas princípios da administração o que seria gestão de processos ferramentas de melhoria contínua e otimização de recursos para isso existem várias ferramentas que podem te auxiliar E durante um período aqui do canal eu falei sobre todas essas ferramentas eu comecei com esse vídeo aqui cinco ferramentas da administração então eu fiz alguns cortes falando sobre essas ferramentas como matrice SW Ciclo PDCA método Model Canvas depois análise pestel benchmarking okr diagrama de chika depois eu fiz um outro vídeo com outras ferramentas
da administração falei sobre CRM Matriz Gut e Kaizen apesar de ter pego pouquíssimas visualizações Essas são ferramentas da administração que podem te ajudar muito então eu sugiro que depois que esse vídeo acabar você entre no canal e assista esses vídeos Porque vão ser muito para você e você vai aprender sobre melhoria contínua e otimização de recursos Ok tipos de administração pública privada e do terceiro setor administração pública seria mais aquela administração de concursos públicos tá privada seria a administração de empresas privadas e do terceiro setor seriam uma administração relacionada a ONGs empresas sem fim lucrativos
projetos sem fins lucrativos habilidades administrativas então Existem algumas habilidades que podem se dominar habilidades técnicas humanas e conceituais o que seriam habilidades técnicas seriam você dominar ferramentas de administração por exemplo por exemplo softwares como a tovis por exemplo que é uma ferramenta que embot como se fosse um ecossistema online da empresa habilidades humanas que no caso seria ter empat pelos seus colegas e diversas habilidades de comunicação e tudo mais e as habilidades conceituais e quais são os princípios da administração planejamento organização direção e controle o ato de planejar organizar o tempo organização de documentos ter
uma direção para saber para onde a empresa está indo controle principalmente de orçamento de fluxo de caixa de despesas é extremamente importante ok e quando falamos de estrutura organizacional o assistente administrativo deve entender a estrutura da empresa onde trabalha porque é muito importante e dentro dessa estrutura é importante entender sobre clima organizacional que no caso seria uma motivação e satisfação dos colaboradores Então você como um assistente administrativo tem que ter total noção de como motivar os funcionários tem que levar em consideração a própria questão da empatia que nem eu te falei agora a pouco tem
que se colocar no lugar dos seus clientes tem que se colocar no lugar dos seus colegas de trabalho e dos colaboradores também cultura organizacional valores missão visão e políticas internas Então o que difere empresas Então o que difere empresas umas das outras muitas vezes é a sua própria cultura por exemplo qual é a visão pros próximos anos quais são os próprios valores da empresa por exemplo tem empresa que o valor dela a missão dela é vender a Qualquer Custo por exemplo já outras empresas têm a missão de entregar o melhor produto sempre então isso determina
muito sobre qual é a cultura organizacional da empresa quando falamos sobre hierarquia organizacional é muito importante entender cargos e responsabilidad dentro da empresa saber definir qual é exatamente o carro de de cada colaborador saber definir ali ã o salário correto de cada cargo tá então isso é extremamente importante departamentalização setores como financeiro RH marketing e operações então saber subdividir os setores da empresa para manter um grau de hierarquia muito bem definido ali e fazer com que a empresa realmente possa ter um desempenho infelizmente tem muitas empresas que hoje não tem essa departamentalização e isso é
uma merda por vai ver todos os departamentos da empresa trabalham ali um do lado do outro sabe não tem mesas específicas para cada um dos funcionários ali não tem aqueles blocos onde as equipes trabalham em conjunto não tem sala para cada equipe sabe então isso é muito ruim e prejudicial para a empresa e é por isso que é muito importante você entender sobre estrutura organizacional e quando falamos de gestão de pessoas e Recursos Humanos muitas vezes o assistente administrativo auxilia no setor de RH e quando você for auxiliar o setor de RH você tem que
dominar tudo sobre processo de recrutamento e seleção treinamento e desenvolvimento da equipe e dos novos colaboradores legislação trabalhista gestão de benefícios e folha de pagamentos O que que você tem que dominar dentro do processo de recrutamento para auxiliar o setor Dr RH anúncio de vagas Triagem de currículos e entrevistas treinamento e desenvolvimento você tem que saber capacitar os funcionários ou seja dar palestras ensinar novos temas ensinar novas ferramentas que podem agregar a empresa legislação trabalhista tem que entender sobre CLT direitos e deveres dos Trabalhadores gestão de benefícios Vale Transporte Vale Alimentação assistência médica e Previdência
folha de pagamento cálculo de Salários encargos e benefícios Então é isso que você tem que aprender para poder auxiliar o setor de RH e é isso que você vai fazer quando for trabalhar como assistente administrativo e dentro da parte de gestão financeira e contábil é o seguinte a área financeira é crucial para qualquer organização e o assistente administrativo pode atuar no suporte a essa área principais tópicos conceitos básicos de contabilidade fluxo de caixa emissão de notas fiscais noções de orçamento Empresarial e notas a pagar é receber você tem que entender o que é ativo o
que é passivo e patrimônio líquido por exemplo e quando falamos sobre ativo e passivo quer dizer o seguinte tudo que gera dinheiro paraa empresa é um atil tudo que gera despesa para a empresa é um passivo isso envolve tanto funcionários quanto carros quanto máquinas sabe então você tem que entender o que é um ativo o que é um passivo Por exemplo quando eu te pergunto um carro é um ativo ou um passivo Depende por exemplo se você utiliza o seu carro para passear nos finais de semana o seu carro é um passivo se a empresa
utiliza o carro para fazer serviços e consegue e consegue lucrar com o carro fazer com que o carro renda dinheiro o carro se torna um ativo e quando falamos de patrimônio líquido é a quantidade de dinheiro que a empresa tem investido fluxo de caixa nada mais é do que o controle de entradas e saídas quanto de dinheiro entra e quanto de dinheiro sai independente do por esse dinheiro saiu muitas vezes as entradas são vendas realizadas pela empresa seed de produtos ou serviços já saídas são investimentos que a empresa faz e além de investimentos também tem
tem os salários tem aluguel tem imposto Então tudo entra em saída e você tem que dominar Excel para você poder fazer um bom controle de fluxo de caixa Lembrando que aqui no canal já tem vídeo falando sobre fluxo de caixa Além disso dominar a emissão de notas fiscais é crucial E você tem que entender quais são os tipos de nota fiscal e tributações por exemplo a nota fiscal emitida por um prestador de serviços que é enquadrado no MEI é totalmente diferente da nota fiscal de uma empresa que se enquadra no me Então você tem que
entender quais são os tipos de notas e tributações por exemplo você sabia que o mei não é de fato considerado uma empresa Pois é eu fiquei de queijo caído quando eu descobri isso também e também o mei não precisa emitir nota fiscal para os clientes Você sabia disso ele não é obrigado então saber de informações como essas por exemplo faz com que a empresa consiga juntar mais dinheiro e consiga acumular mais patrimônio noções de orçamento Empresarial fazer um planejamento financeiro é extremamente importante principalmente para você saber qual que é a previsão de gastos da empresa
com essa previsão de gastos a empresa já Define um valor mínimo de faturamento que tem que ter e dessa forma a empresa consegue definir metas por exemplo para os vendedores contas a pagar e a receber controle de despesas e receitas geralmente feito mês a mês tá então o assistente administrativo ele tem que fazer esse cálculo e tem que fazer esse controle das contas que a empresa tem que pagar e das contas que a empresa também tem que receber que é muito importante documentação e arquivamento o controle de documentos é uma das funções mais importantes do
assistente administrativo por isso é importante conhecer a classificação de documentos normas de arquivamento protocolos e registros e sigilo e segurança da informação e essa classificação de documentos se encaixa como administrativos financeiros e jurídicos normas de arquivamento físico e digital protocolos e registros controle de entrada e saída de documentos sigilo e segurança da informação normas de proteção de dados como lgpd por exemplo E é claro que quando falamos de documentos é necessário ter muita muita precisão porque você não pode errar você tem que guardar o documento da maneira certa então deixa eu te dar um exemplo
Imagina que uma empresa fez uma venda de R 100.000 em 2004 por exemplo E aí chegou no ano de 2022 o cliente que fez essa compra processou a empresa e falou que nunca foi entregue esse produto então durante o processo quando tiver que ir no tribunal para poder discutir ã é necessário apresentar todos os documentos dessa transação por exemplo tudo que for documento dessa transação tem que ser apresentado lá dentro desse processo e tudo que for ah provas que o produto foi entregue por exemplo tem que ser apresentado Então você entende que você entender sobre
documentos e ter na gestão de documentos pode causar um grande Impacto pra empresa seja positivo ou negativo nos próximos anos por isso que é muito importante ficar atento com esse controle de documentos com essa gestão de documentos para isso você tem que ter noções de logística e suprimentos o assistente administrativo pode atuar no controle de materiais e logísticas da empresa controle de estoque gestão de fornecedores processo de compras gestão de almar tarifado no controle de estoque o assistente administrativo muitas vezes vai fazer planilhas para poder calcular a entrada e saída dos materiais e fazer com
que todas a empresa saibam quando é necessário comprar mais produtos ou matéria prima independente do que a empresa faz então por isso que é muito importante calcular essa entrada e saída por exemplo e não é só de produtos a gente não tá falando só de sabe produto da empresa em si mas a gente tá falando de material básico também por exemplo papel higiênico copo descartável café esses materiais que todas as empresas necessitam então o assistente administrativo também fica por conta disso gestão de fornecedores negociação e relacionamento por exemplo o assistente administrativo pode criar diversas planilhas
onde faz um controle ã de logística onde mostra exatamente Quando foi a última ligação com o cliente Qual foi o último contato por onde foi o último último contato fazendo assim uma gestão de fornecedores Beleza o cliente não não só o cliente tô falando de fornecedor cliente independente de quem seja processo de compras então assistente administrativo faz cotação pedidos e recebimento de compras gestão de almoxarifado organização e controle de suprimentos enfim ã dessa forma o assistente administrativo gera um grande Impacto pra área de logística bom como comica Empresarial por que é importante o assistente administrativo
entender sobre comunicação empresarial a comunicação eficaz é fundamental para produtividade no ambiente de trabalho o assistente administrativo deve dominar tipos de comunicação redação Empresarial técnicas de atendimento ao cliente e uso de ferramentas de comunicação interna o que seriam os tipos de comunicação verbal Ou seja quando você fala alguma informação por exemplo imagina que você pensou em uma informação essa informação tá na sua cabeça Essa Ideia está na sua cabeça e na sua opinião ela é muito eficiente então às vezes você vai dar uma ideia para algum gerente pro dono da empresa e essa ideia na
sua cabeça faz total sentido e muitas vezes ela faz mesmo tá só que às vezes quando você vai explicar você não sabe concretizar verbalmente essa ideia pelo qual você quer colocar na cabeça das outras pessoas e muitas vezes você não consegue selecionar as frases corretas para as pessoas entenderem o que você quer Expressar e muitas vezes você tem que expressar uma ideia que podemos chamar de X então você explica x e a pessoa entende Y por conta da falta de comunicação verbal por conta da falta da eficácia da sua comunicação verbal e fora isso isso
você tem que entender também sobre comunicação não verbal bom o corpo fala muito sobre o que você está pensando por isso é muito importante você entender sobre como agir Durante uma conversa durante uma explicação durante uma reunião Ou durante uma apresentação fora isso também tem que dominar escrita comunicação escrita então anotação tanto em papel quanto também em quadro paraa empresa ver porque imagina que você tá na sua correria do dia a dia e você precisa anotar alguma informação num quadro branco da empresa e aí você vai e escreve alguma palavra errada por exemplo Digital ao
invés de finalizar com l você finaliza com u de verdade todo mundo da empresa vai perceber e você vai ser zoado provavelmente vai até receber uma advertência ou algo do tipo pelo resto da vida não na verdade eu acho que advertência eu dei uma exagerada mas o pessoal Pelo menos é certeza absoluta que todo mundo vai te zoar quase ninguém vai confiar mais em você porque vão pensar que você é burro infelizmente fora isso redação Empresarial Então tem que entender sobre elaboração de e-mails memorandos relatórios e circulares técnicas de atendimento ao cliente comunicação cordial E
assertiva então tem que ser muito eficiente também na comunicação com o cliente muito importante uso de ferramentas de comunicação interna Então tem que entender sobre e- meilos reuniões e plataformas corporativas com por exemplo Google Meet ou até mesmo Microsoft teams por exemplo porque é muito importante informática aplicada a administração o conhecimento em informática é essencial para o trabalho administrativo presta muita atenção tá pacote Office você tem que dominar não tem sabe escapatória você tem que dominar Word Excel e Powerpoint principalmente Excel se você quer ser assistente administrativo e ainda não entende nada sobre Excel esquece
o Excel vai estar no seu cotidiano todos os dias vai estar na sua rotina administrativa todo dia então você tem que entender sobre criação de documentos no Word planilhas no Excel e apresentações no PowerPoint Além disso é muito importante você entender também sobre sistema de gestão empresarial chamados de e RP esses sistemas são softwares utilizados para controle administrativo o mais comum e mais conhecido se chama tots fora isso e meios corporativos de organização digital então é muito importante você entender sobre backup que é salvar arquivos Então você tem que salvar tudo e também entender sobre
proteção de dados A Lei lgpd e boas práticas no uso da tecnologia sempre manten o seu computador da empresa seguro por imagina que você acessa algum site Ah você entra ou baixa algum programa aí no computador da empresa e tudo mais e aí computador é simplesmente invadido e agora pessoas mal intencionadas TM acesso às informações da empresa e agora eles podem simplesmente estorquir a empresa e isso é uma porcaria porque agora a empresa foi colocada em risco e provavelmente está passando por algum problema muito grande o assistente administrativo deve ter conhecimento básico sobre leis que
regem o ambiente corporativo como por exemplo Código de Defesa do Consumidor lei geral de proteção de dados que é o lgpd normas da CLT normas ISO e compliance dentro do código de defesas do Consumidor você tem que entender sobre direitos e deveres nas relações comerciais as regras sobre coletas e armazenamentos de informação quando a gente fala de lgpd e fora isso dentro das normas do CBT você tem que entender sobre regulamentação do trabalho formal e quando falamos de normas ISO e compliance falamos sobre padrões internacionais de qualidade e ética corporativa atendimento ao cliente e relacionamento
interpessoal quando falamos sobre habilidades interpessoais estamos falando de trabalho em equipe Inteligência Emocional muito importante para toda assistente administrativo resolução de conflitos técnicas para lidar com problemas que nesse caso seria ã algo mais relacionado a controle emocional mesmo tá então você tem que saber lidar com problemas você tem que dominar habilidades tanto técnicas quanto habilidades emocionais também ética profissional então você tem que ser uma pessoa ética no ambiente de trabalho tem que ter muita educação tratar todos com respeito extremamente importante e quando falamos de qualidade na tem endimento técnicas de encantamento do cliente é extremamente
importante trabalhando como assistente administrativo você não vai fazer muito papel de vendas você não vai ter que ser aquele vendedor ou um atendente você vai lidar com poucos clientes porém todos os clientes que você for lidar são extremamente importantes e inevitavelmente quanto mais você encantar o cliente mais ele continua comprando da empresa e quanto mais ele continuar comprando da empresa melhor vai ser para você e também para Tod da empresa porque uma empresa rica gera prosperidade também para todos os colaboradores técnicas de gestão de tempo e produtividade a organização do tempo é crucial para a
eficiência do trabalho administrativo então aqui eu coloquei algumas técnicas de organização de tempo a matriz de NC hour que basicamente você faz uma priorização de tarefas das mais importantes e difíceis você inicia o seu dia fazendo elas porque assim você finaliza as tarefas mais importantes primeiro e mais difíceis depois as outras ficam fáceis método pomodoro gestão de tempo para maior produtividade então geralmente é assim você trabalha por 50 minutos seguidos E aí descansa 10 minutos por exemplo E aí esses 10 minutos você pode levantar tomar café e tudo mais ah muitas empresas não deixam fazer
isso o que eu acho um tiro no pé mas a técnica de pomodoro tem uma uma eficiência muito alta tá checklist planejamento diário então todos os dias de manhã quando você antes de você começar a trabalhar você pode fazer uma organização das demandas também uso de aplicativos de produtividade como trelo azana e Google Agenda enfim espero que você tenha gostado dessa quantidade de informações sei que eu falei muita coisa pode ser que seja difícil de memorizar tudo mas aí é só você rever às vezes até fazer algumas anotações que podem te ajudar aqui embaixo na
descrição desse vídeo é só você clicar aí na descrição eu deixei vários cursos que podem te ajudar nessa trajetória seja curso de Excel de inglês do básico a avançado curso de auxiliar administrativo curso de assistente administrativo curso de auxiliar de RH e contabilidade Então deixei vários cursos que podem te ajudar cursos que não tem mensalidade você só paga a taxa de inscrição Tem sete de garantia e é autorizado pelo Ministério da Educação então clica aí para você conferir e faz a sua inscrição enfim agora nesse exato momento o YouTube está te recomendando um outro vídeo
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