[Música] só pessoal de volta nossos temas de arquivologia e com você né estamos falando de conceitos fundamentais princípios arquivísticos tudo isso é arquivística princípios e conceitos justamente arquivística já te contei o que é arquivologia os princípios também já falei agora vamos aprofundar os conceitos aqueles temas vitais para nós trabalhamos o primeiro slide uma coisa muito simples é o conceito base porque o professor é o arquivo um conjunto de documentos mas o que o documento é essa é a idéia e depois nós vamos trabalhar um pouco mais de dez diferentes aos arquivos que os desdobramentos do
tema que nós poderíamos então o nosso primeiro tempo para começar a conversa agora é o que é um documento então vem aqui com o meio o documento informação registrada em um suporte suporte parte físico essa idéia informação e idéias conhecimentos saberes que você registra não suportam suporte ao meio é o material é a base forma bem simples é aquela história informação mais suporte igual ao documento ponto simples eo simples curto e grosso o documento comprova desse conselho está passando não a idéia do documento só nunca em prova que seria muito fácil né então está me
falando que não tem prova não o que vai cair são conceitos relacionados ao documento por documento de arquivo cai muita pergunta porque nem todo o documento é documento de arquivo entendi então tenho tenho muitas informações estão escritas aí por exemplo um papel que eu registrei mas que não vão parar num arquivo essa é a questão então quando você fala que documento informação suporte se relacionam qual é a questão central é lembrar que documento e esse é um ponto fundamental mais se eu não tenho informação não tenho documentos e não tem o suporte do documento e
quando juntos dois ele tá aí pra você essa é a idéia da europa é preciso saber o que é documento pra poder entender os demais conceitos esse é o desafio então você vai me acompanhar agora eu quero falar de documentos de arquivo exe pra cá em prova então o que é o documento de arquivo o documento de arquivo são os produzidos ou recebidos por alguém por missão pessoa física vale observar então são aqueles documentos que entregam a você o que você cria essa questão registrados em qualquer suporte com tipos diversos então como assim ora você
precisava de um atestado de uma certidão esta testado que você está quite com a justiça eleitoral ou uma certidão e deve se não tem deve nada para ninguém quando o gênero que não tem débito nenhum ser tão negativa ou seja eu posso te entregar ela no papel parece mandar por e mail qualquer suporte o importante é que ela é entendido como um documento será um documento do arquivo em função das suas finalidades sim vale recordar que a história de produto recebido é simples você entregou o documento pra alguém aquele alguém que recebeu então pra ele
é um arquivo essa seria a ideia no contexto da atividade é demonstrativo da dinâmica das instituições e também sua essa seria a questão nem sempre você que produz os documentos que guarda são duas características que os documentos de arquivo tem que ter são produtos recebidos uma estão registrados em qualquer suporte tipos diversos duas ea terceira característica porque porque ficou em destaque a mais importante ao se produzir documentos eles têm organize dade documentos de arquivo é orgânico tem organicidade de organicidade professor é reflexo do que faz ele leva pra você um conjunto de documentos ao tce
nossa indenizações pagas aqui de suas pagas por uma seguradora se apercebeu esses documentos existem organicidade estão refletindo aquela atividade e você já identificou indenizações pagas sinistros a opa seguradora vamos até melhorar o exemplo falou você de passaporte a passaporte polícia federal pelo documento então quando você pensa naquele arquivo de documentos que eu mantenho que atestam a a legalidade daquele passaporte por exemplo passa parte do jogo quem é o jogo tela os dados dele os documentos que foram exigidos para emitir o passaporte você observa a organicidade é assim então por favor em também vai ficar de
olho documentos de arquivo ele reflete ele espelha as atividades que você organização desempenho então quando você de dezembro em olha lá em casa tem uma pasta dos recibos de pagamentos holerites que recebi dos comprovantes salários e tratá lá né mas é um produto atividade você trabalhou você recebeu aquele o comprovante nesse sentido formando um arquivo lembre sempre lembrando que o oposto do arquivo o documento de arquivo agora a gente pode aprofundar é a famosa coleção coleção não tenha organicidade seria essa ideia até porque volto exemplo ficam pela trazendo mais contundentes e pensei na minha casa
eu tenho todos os exemplares das constituições brasileiras são sete eu tenho todas lá desde 1824 até 1988 tudo bem você tem por que você escreveu o que você fez não sou um colecionador daquelas daquelas leis está ótimo aquele conjunto de leis ou da constituição na carta magna agora perceba essas constituições na biblioteca do senado ou no acervo do senado federal tem muito sentido lá é a casa do legislativo as leis são feitas ali também então posso fazer esse paralelo ela tirar o tema biblioteca vão te confunde disco então encontrar as constituições no senado federal alguma
coisa encontrar sua casa e outra então os documentos estão refletindo aquelas atividades desempenhadas pra você uma coleção para mim é um documento de arquivo nas leis que foram elaboradas pelo parlamento foram aprovadas e aí você mantém esse acerto seria essa idéia bom vou aprofundar um pouco mais na época o senhor sim sim vamos aprofundar então vamos falar um pouquinho da finalidade do arquivo já que você sabe o quê arquivo que é documento que o documento de arquivo pra que serve um arquivo a primeira coisa final é do arquivo é guardar documentos sua função primordial do
documento estão circulando você guarda sempre de forma ordenada e eficiente o que seria eficiente aqui professor a capacidade de recuperação ágil da informação seger existe precisa do documento a rapidamente estar em suas mãos seria essa idéia então vale destacar muito bem garantir a preservação dos documentos veja não basta guardar tem que guardar direito guarda direito para poder usar então eu tenho que preservar o preservar aqui nada mais do que usar por exemplo um acondicionamento apropriado embalagem num local apropriado armazenado protegido das condições ambientais que possam destruí los essa é a idéia veja que fatores tenho
que considerar não basta apenas analisar a apenas embalagem apropriada este lugar está correto pensar no ambiente um ambiente muito úmido muito seco e temperaturas elevadas temperaturas muito baixas um ambiente poluído então pode contaminar o documento pode estragar o documento são aspectos que têm que levar em consideração então ao propormos esse tema pensamos na final do arquivo é reforçar essas funções básicas da custódia dos documentos custódia adequada você guarde preserva porém de novo tem uma outra função muito destacada para você dar atenção acesso atender os pedidos de consulta e desarquivamento dos documentos ou seja o arquivo
guarda do documento para ser usado então atender pedido de consulta desarquivá tem a ver com o acesso claro que esse acesso pode ser restrito nem todos podem acessar o que é muito comum no arquivo corrente um arquivo que está em uso ou você pode chegar lá nos ocupamos pensar um documento que uma empresa está usando repente um cadastro de clientes alguns momentos você pode chegar a qualquer pessoa te dar uma olhadinha e claro que não se acesso restrito é de uma informação a sigilosa trafegar não são dogmas da empresa que não tem direito de olhar
é diferente você num arquivo histórico problema no arquivo do estado de são paulo foi no arquivo nacional aqui do município e queria ver documentos que estão aqui estão arquivos são públicos você pode olhar tem documentos que você mesmo assim não pode porque ainda há restrições legais sobre nós você pode pedir pra ver aquele documento aliás você pode olhar ótimo taag a função ali não esqueça que então o acesso ele será restrita não depende claro das condições das características nas informações do documento que às vezes há restrição de acesso não tem nada a ver que informação
e sigilosa às vezes um documento antigo por exemplo que tem documentos seculares não dá pra todo mundo sair pegando com então pode ver uma cópia mas não pode acessar o documento original então é interessante observar consulta e desarquivamento como temas interessantes nessa atividade que também é finalidade do arquivo tenho certeza que já não esquece mais a finalidade do arquivo então quardar preservar e garantir o acesso consulta desarquivamento empréstimo cópia aí tem a maneira como também vai definir se acesso a coisas assim você pode pegar o documento original eu posso emprestar ele para você levar eu
posso dar uma cópia eu posso falar das informações são alguns elementos importantes aí nessa atividade bom professor que mais vamos conversar agora sobre os tipos de arquivo tipo de arquivo como eles são classificados conforme alguns elementos que estão gripadas pra você classificaram arquivo conforme quem mantém entidade mantenedora arquivo público o arquivo privado estica as entidades mantenedoras públicas ou privadas então é aquela história quem mantém o documento ou falando português claro quem sustenta o arquivo então essa história pode ser um arquivo que pertence à administração pública o senhor que prevê se uma pessoa uma empresa natureza
dos documentos não lembro nos lembra a professora marilena leite que conforme a natureza dos documentos eles podem ser categorizadas como documentos especiais especializados vejo uma coisa não exclui a outra ser mantido por um órgão público e ter ali documentos especiais e aí eu vou explicar o significado desses conceitos na sequência mas só para tentar especial cuidados especiais tratamento especial peço para você guardar por exemplo um mapa um filme por exemplo como é que guardo isso cuidado já sabia' mapa não vai sair dobrando mapa samba do bar uma foto não dá pra pegar as fotos e
não por proteção que as fotos ficam todos juntos no jornal vejo tratamento especial cuidados especiais essa é a idéia o especializado em assuntos específicos mesmo especializada especialização têm mais têm estágios de sua evolução este é o tema central da nossa conversa corrente intermediário permanente teoria das três cidades dos arquivos primeira segunda e terceira idade o ciclo vital dos documentos correr melhor permanente está em sua evolução como o ciclo mesmo arquivo sem começo nem fim seria essa idéia então ao tratado os estágios de sua evolução ao falarmos dos documentos se eles são correntes intermediários ou permanentes
é importante destacar que está na lei se você pegar a lei 8 159 9 anos e vai olhar essa lei que é importante ser 81 5 991 falar como esses documentos são categorizados os três porque veja arte biologia como outras áreas do conhecimento em diferentes missões é uma ciência joão pensa assim maria pensado em autores por exemplo que defende em quatro divisões cantores que defendem 3 a legislação brasileira mas a 3 então é por isso nós vamos tratar dela em prova caiu três vale destacar o detalhe interessante qual é a atuação do arquivo que o
arquivo ele pode ter ser descentralizados ou centralizado toda documentação local por natureza os arquivos correntes e estes podem ser descentralizados como se usa muito mais interessante algo mais próximo vamos centralizar as demais etapas como arquivo intermediário um arquivo permanente por natureza são centralizados então essa questão não se coloca a gente fala extensão de atuação de um arquivo corrente se ele será setorial ou se ele será central essa idéia bom professor em cima dessa questão vamos conhecer um pouquinho esses conceitos sem dúvida arquivo público arquivo público é aquele que foi acumulado por omissão pública nas suas
atividades bem e um arquivo público é aquele que integra a administração pública é mantido por ela não importa o nível federal estadual municipal facinho arquivo público o arquivo público é o que tem documento público é se possa fazer esse paralelo com essa idéia é sempre importante lembrar que não é documento de uso para todo mundo o uso público nesse sentido não são os documentos que a administração pública tradicionalmente guarda claro que muitas vezes são informações que você forneceu receita federal tem os dados que você mandou manda todo ano a quando faz declaração de imposto de
renda são dados privados que ela tem mas ela é uma instituição pública que detém essas informações e claro que ela usa acumula e guarda por isso está no seu âmbito de ação ela é a detentora não foi ela que criou o documento mas ela recebeu vale recordar arquivo público o arquivo privado é aquele documento que foi produzido recebido punições que não são públicas por famílias ou pessoas sempre em decorrência de sua vida antes e lembre se tem uma relação orgânica que eu percebo pelo processo de acumulação porque isso é importante observar por natureza os documentos
da administração pública são arquivos os privados nem sempre é que eles nem tudo que você tem na sua casa como o documento é arquivo vale observar a relação orgânica perceptível é o elemento de que vai diferenciar se arquiva ou não veja um resumo com isso vamos lá você tem os documentos do imposto de renda guardar aquilo é um arquivo para você tem os documentos de sua escolaridade aqui o recordando agora aquelas cartas que você recebeu aquelas fotos quando você estava tão apaixonado é aquela embalagem no sonho de valsa aquela flor ressecada isso a coleção a
coleção como não por produto de minha actividade namorador profissional registrado em carteira bom aí já você me confundiu brincando com você entendeu a coleção você tem no dia-a-dia documentos mesmos exemplos exagerados mas são outros papéis mas que não são propriamente arquivos formam essas coleções porque não tem essa organicidade perceptível imposto de renda tem tudo o que se pagou tanto receber você tem que manter o ordenado prestar contas ao fisco essas cores seria essa idéia lei lei 8 1 599 ontem o conceito lá de arquivo privado e público que vai te ajudar vem comigo arquivos especiais
especializados os especiais tratamento especial cuidado especial é gêneros diversos tipos diversos então do currículo gráficos imagens cartográficos mapas quando se fala em imagem estática foto gravura está no papel audiovisual por exemplo de sonora os registos fonográficos ou que têm suportes específicos então cd dvd são suportes ópticos só como é que mesmo né tem a leitura leitor ótico para ler o cd ou dvd por exemplo microfilmes leitura de microfilmes filme de nitrato tão rolo de filme é aquela história merece tratamento especial é especial mas como eu sei ora o acondicionamento armazenamento tenta embalar e tem um
lugar apropriado para guardar a forma como você controle conserva caracterizam o tratamento especial os arquivos especiais têm essa nomenclatura justamente para ajudar o arquivo se orientar foi para a guarda como é que eu vou guardar pense acervo de uma filmoteca filmes 8 milímetros por exemplo se tem que guardar aquele filme sob determinadas condições é um material inflamável mas o material também suscetíveis à ação de mofo bolor então tem que tomar cuidado para guardar essa seria a idéia tudo bem que o especializado professor ele excluiu especial não se pode ter um arquivo especial especiais assuntos específicos
por exemplo projetos de uma empresa de engenharia os prontuários médicos os acervos jornalísticos documentos com o assunto específico tá especializado assunto específico natureza do documento especial canção alguns itens a observar também fácil nem simples é só você lembrar o especial tratamento especial muitas nem cá em prova mas é interessante lembrar que eu posso categorizar em função dessas características do documento que exige tratamento especial ou que têm assuntos específicos muito bem pra você já me dá uma idéia sobre o tema sim senhor tem mais a observar alguma coisa tem cortaria também que você ficasse atento a
um outro detalhe a estes sim fundamental para nós o estágio de evolução teoria das três cidades ciclo vital dos documentos nos arquivos de primeira idade ou arquivos correntes documentos em curso em uso que você usa muito que deve ficar próximo dos locais não são utilizados ou quando eu consigo chegar que denunciaram estar no próprio lugar mas num acesso fácil em outro lugar porque um arquivo corrente ele pode ser centralizado descentralizado o importante é que tem que tá na mão quando precisar porque o documento está tramitando está sendo utilizado um arquivo de primeira idade arquivo corrente
o documento na assim é um arquivo de primeira idade e aí ele vai evoluir tão está em uso qual é a deixa e arquivo corrente uso freqüente arquivo corrente uso freqüente rg qualquer documento de identificação tem que está na sua mão no bolso na bolsa na cara tem que tá na mão um exemplo pra você observar tá no tempo isso pode mudar como os arquivos de seguridade até o intermediário você já não consulta frequentemente mas ainda posso usar só que não quer ficar perto da onde eu estou pode ficar num outro lugar porque eles vão
ficar transitoriamente ali e essa idéia veja as contas que você pagou a conta que você pagou é no começo do ano janeiro fevereiro de 2012 o santos a carregar na bolsa nem no bolso mas não sei ainda não jogou fora que se de repente o questionar o pagamento se tenha um comprovante ali essa é a idéia do arquivo intermediário você guarda no lugar não precisa tá na mão mas se precisar você tem essa é a ideia então ele ainda está em uso mas menos freqüente então documento corrente uso freqüente documento intermediário uso menos frequente essa
é a questão central para esses documentos mas professor que me disse o documento é corrente intermediário como é que eu sei é claro a freqüência de uso é o grande fator mas ela está na lei não tem documentos que têm uma validade depois daquela data vai perder então você tem que ter na mão por um período pois pode jogar fora então você tem que ter alguns cuidados nesse sentido para identificar claro a idade do aqui vou à sua evolução como referência cabe aqui destacar muito bem o professor que mais a considerar a a ao famoso
arquivo de terceira idade o arquivo permanente já não é mais administrativo não desempenha uma função fiscal legal mas por que você guarda por causa de um outro papel é o seu valor histórico documental os arquivos permanentes têm esta característica vamos a um exemplo muito fácil pra você lembrar a constituição de 1988 ela está em uso a constituição de 1946 não está mais mas eu joguei fora não guardei pelo seu valor histórico essa é a diferença mas peraí é só papel velho que é histórico não tem nada a ver com o papel velho tem documento que
tem um caráter histórico que tem um caráter permanente e não necessariamente você vai é considerar aqui um papel velho nessa ideia é ganhar valor histórico mas tem um caráter informativo num determinado momento desempenhar uma função administrativa por exemplo uma certidão de nascimento certificou que você nasceu em tal data aí depois depois ela se mantém como o documento permanentes e sabe que não pode jogar fora essa questão de nascimento ela não tem validade essa idéia tem lembrou depois que eu passar desta para a outra mas vai ter um documento que assinam de óbito fica tranquilo muito
obrigado é essa questão eu tô aqui quando você parece banal porque dá ideia de que só documento história da história nós tivemos em prova r é a questão de pernambuco a fcc tratou de sistemas quando lembrou o candidato tanto pernambuco tre do ceará as palavras provas 10 e fez questões 2012 e tratou do tema documentos constitutivos de uma empresa por exemplo tem um caráter permanente até um contrato social mesmo que tenha sido alterado no tempo ele é um documento de origem então tem um caráter permanente essa ideia vale a pena observar muito bem promissor com
essas questões na mão eu posso então é pensar num exercício não tenha dúvida só que antes você precisa lembrar de um detalhe importante não esqueça sobre os arquivos corrente está eles podem ser setoriais descentralizados ou eles podem ser gerais o centralizados por isso que eu criei o corrente pra você então é como se eu pegasse o arquivo tivesse uma pequena observação para você que os arquivos correntes não esqueça que eles podem centralizados ou descentralizados os demais são centralizados um complemento tá vale observar que não esqueci disso não vamos exercício o que disse para você aqui
a organizadora fgv a respeito do ciclo de vida dos documentos análise afirmativas a seguir os arquivos da primeira idade também chamado de arquivos correntes são consumidor como documentos consultados freqüentemente matou é isso aí mesmo os arquivos de seguridade também chamados históricos não segundo idade é intermediário são considerou momentos que perderam sua natureza administrativa e tá tudo errado então vamos fazer o seguinte para corrigir essa frase como ficaria os arquivos de terceira idade também chamados de históricos ou permanentes são os documentos que perderam sua natureza administrativa e agora tem valor histórico dando uma arrumada na frase
por isso ela tá errado né os arquivos de terceira idade também chamados intermediários não é segunda idade segundo idade são os intermediários conseguir documentos que serão eliminados por não ter por apresentarem mais utilidade da instituição serão não poderão ser eu não posso dizer de repente ele pode virar história então não posso dizer então os documentos de segunda idade poderão ser eliminados se não apresentarem mais utilidade essa é a questão aí pra você porque os itens 2 e 3 estão errados só o item está correto um exercício para você estudar também que faz uma síntese dessa
nossa conversa tá bom eu vou dar uma paradinha a pouco a gente volta [Música]
