Arquivologia: Diagnóstico com Serenna Alves

Olá pessoal tudo bem boa tarde boa noite bom dia para todo mundo espero que vocês estejam bem por aí me conta como é que estão os estudos vocês estão conseguindo estudar estão firmes estão conseguindo evoluir no processo Eu espero que sim espero que vocês estejam no caminho que a cada dia vocês estejam colocando mais um tijolinho aí nessa parede tenho certeza que quando vocês menos esperarem esses tijolinhos vão virar uma parede Enorme uma parede sólida isso vai significar que você vai est aí na cadeira do seu cargo público dando uma melhor vida paraa sua família

tendo uma melhor vida e aí você vai olhar para trás e vai olhar para esse momento que você tá aí sentado agora estudando com muito carinho porque foi por meio deste momento que você conseguiu conquistar tantas coisas então se você tá aí desanimado se você tá aí desanimada com o processo não fica não sabe por quê Tudo isso que você tá vivendo agora é muito importante e não é só importante para que você consiga passar na sua prova não pessoal é importante para vocês enquanto pessoa para vocês entenderem o quanto a gente precisa batalhar pelas

coisas e essa batalha pessoal significa não só alcançar os resultados mas aprender com o processo se envolver com o processo tudo que a gente faz na vida da gente sendo f sendo difícil quando a gente se envolve tudo Ganha outro significado então sabendo disso você acostumem se acostumem com a opção que Vocês tomaram se acostumem com o processo se acostumem com cada revisão que você faz cada ponto da matéria que você consegue avançar tem certeza que se você se envolver com a sua própria decisão esse caminho vai ser muito mais tranquilo muito mais em paz

com muito mais tranquilidade Ok beleza então então dá dessa introdução para você que tá aí Com o coração apertado vivendo um momento difícil eu sei que acontece eu sei que é difícil mesmo mas eu tô aqui animada para te dar uma super aula de Diagnóstico para que você possa ó dar mais um cheque no conteúdo aí tem certeza que as informações que eu vou te passar aqui qualquer questão que cai sobre esse assunto você vai conseguir acertar Então vem comigo tira esse tempinho tá bom vamos nos concentrar aqui vamos nos envolver com a decisão Que

você tomou eu tomei a decisão de dar a melhor aula que eu puder dar aqui para você pegar toda a minha experiência com concursos como professora com provas que caem em arquivologia preparei aqui um material incrível para você com todas as informações que você vai precisar saber então vamos lá energia né energia positiva e vamos avançar mais um pouquinho nesse processo que é complicado mas é o seu processo Então vamos aprender a gostar dele Certo vamos Lá então pra nossa aula de diagnóstico arquivístico e como é que vocês sabem eu sempre falo né pessoal Me

sigam lá no Instagram @prof Serena Alves Serena comn aí você vai poder mandar a sua dúvida vai poder me mandar uma questão que você tem encontrado que achou difícil que eu não comentei aqui na nossa aula vai poder me mandar um aprofundamento que talvez você tenha visto em algum lugar sobre a disciplina e que eu não tenha comentado aqui com Você a gente pode trocar ideia tá bom posso te ajudar tudo que você precisar em relação a arquivologia planejamento de estudos pode me mandar que eu vou ter o maior prazer em fazer parte da sua

caminhada Ok vamos lá então pra nossa aula de Diagnóstico arquivístico pessoal diagnóstico é um assunto bem tranquilo entretanto temos muitas questõe inhas aí para trabalhar para que você possa solidificar todos os os assuntos relacionados a diagnóstico Então vou Explicar para você né dar um contexto Inicial O que que é professora esse tal de Diagnóstico para que que ele serve quando eu aplico esse diagnóstico Quais são as informações que eu coleto ao desenvolver o diagnóstico aquivo na minha instituição o que que esse tal de pré-diagnóstico e quais são os tipos de diagnóstico Então como você sabe

eu gosto de dar Panorama da aula para você para que você saiba Em que momento que eu estou na aula Quais são os assuntos Que eu ainda vou falar porque às vezes quando você tá prestando muita atenção no que a professora tá falando você fica imaginando assim ah eu acho que eu já vi esse assunto eu acho que ela vai falar disso daqui a pouco mas será que ela vai falar porque ou será que eu tô confundindo com outro assunto então se eu te der esse Panorama aqui você vai saber exatamente onde eu estou o

quanto eu já falei e o quanto ainda falta para eu falar tá bom além de saber dos Assuntos específicos Então vou te dar um panor prama geral sobre diagnóstico depois a gente vai chegar eh nos tipos de diagnóstico que cai muito em prova que é bom que vocês saibam Ok vamos lá então dar início à nossa aula nosso primeiro slide aqui o que que é né o que que eles comem para que que serve onde eles vivem professora o que que é esse tal de diagnóstico não se preocupe porque eu vou anotar o conceito aqui

para vocês eu queria só que você Voltasse aqui pra tela um pouquinho antes de você começar a anotar aí mesmo porque já falei daqui a pouco vou anotar para você a definição volta aqui pra tela Imagine a seguinte situação vamos lá vou até respirar aqui vou até tomar uma água Toma sua água daí que eu vou tomar minha água daqui Imagine que eu tenho uma instituição que tá atuando a por exemplo vamos vamos pensar numa num órgão público Ok o órgão Público está ali desenvolvendo as suas atividades há 30 anos e esse esse órgão nunca

se preocupou em fazer uma gestão documental então o que que esse órgão fazia você sabe né Toda a instituição se é uma instituição desenvolve atividades e para que Essas atividades possam ser desenvolvidas O que que a instituição faz produz documentos para quê para que esses documentos possam dar subsidiar as atividades certo eu preciso registrar as minhas informações em algum suporte Documental para que essas informações elas possam ser passadas pelos setores corretos pelas pessoas corretas certo do contrário se eu não fizeste o registro dessas informações pessoal Imagina eu preciso elaborar um projeto eu elaboro o projeto

aqui na minha cabeça aí eu preciso chamar uma pess a pessoa responsável e contar o processo do projeto para ela aí essa pessoa responsável precisa contar o projeto para outra pessoa e assim vai indo até Que as atividades sejam desenvolvidas não tem como né é justo Justamente por isso pessoal que a gente produz documentos para para registrar essas informações em algum suporte documental independente do suporte que seja E aí quando eu registro essa informação no suporte documental essas informações elas podem ser repassadas pelos setores pras pessoas corretas no tempo que se entender que é necessário

entenderam Então essa instituição Tá lá esse órgão Produzindo os documentos para subsidiar suas atividades e esse órgão nunca se preocupou em fazer uma boa gestão documental Qual é a implicação dessa ação o órgão produz utiliza Aquiva produz utiliza arquiva produz utiliza arquiva nunca teve gestão documental nunca teve arquivista que que vai acontecer esses documentos pessoal a gente tá falando de um de um órgão de 30 anos de existência imagina a quantidade de documentos que esse órgão não Produziu E aí Vai acumulando tudo lá no depósito né normalmente lá no subsolo do do do prédio Vai

acumulando Vai acumulando aí vem e molha e pega sol e dá inseto e dá fungo aquela coisa erada toda E aí pessoal esse esse conjunto documental do qual nada se sabe vai virando uma massa documental acumulada O que que é uma massa documental acumulada é um conjunto documental que foi só sendo produzido utilizado e arquivado sem nenhum tipo de Tratamento sem nenhum tipo de gestão documental então é aquele espaço lá no subsolo ninguém ninguém sabe o que que tem ali se eu por exemplo vou vou desenvolver algum projeto na minha instituição e esse projeto já

foi desenvolvido Em algum momento a partir de outra perspectiva ou em algum outro nível eu não sei se esse projeto foi desenvolvido por quê que esse projeto ele tá lá no arquivo lá no subsolo e ninguém nem sabe da existência dele Então ess essa massa documental acumulada ela não é útil porque ninguém sabe da existência ninguém sabe se o que tem ali tem valor ou não ninguém sabe se pode ou não ser eliminado os documentos permanentes estão tudo no bolo não sabe se se esses documentos foram misturados com documentos de outros Fundos se o conjunto

documental que tá ali tá completo ou se não tá É é um problema basicamente a massa documental acumulada é um problema que foi ado pela produção Acumulação e arquivamento desenfreado de documentos OK e eu não estou falando só de produção física de documentos não de produção de em suporte papel eu posso fazer eu posso produzir uma massa documental acumulada digital pessoal quando eu tenho ali o meu sistema informatizado que não tem gestão arquivística e eu produzo utilizo arquivo o problema é muito maior porque quando a gente vê os documentos ali nas caixas né pelo menos

a gente tem uma Ideia da existência daquilo ali agora quando a gente olha pro digital a gente nem sabe a quantidade de documentação que já foi produzida então fica muito pior Ok sabendo disso sabendo que eu tenho instituições eu tenho órgãos empresas públicas empresas privadas que tinham a prática de produzir utilizar e arquivar sem fazer uma boa gestão documental ou sem fazer gestão documental alguma eh essas massas documentais foram Geradas E aí pessoal precisa dar um jeito nisso certo a gente precisa fazer alguma coisa com essa documentação para que o que possa ser eliminado seja

eliminado pro que tem que ser guardado seja guardado o que tem que voltar pro setor de trabalho volta para o setor de trabalho é como se sosse se fosse uma separação eh do joio e o trigo certo eu tenho que olhar para aquela massa documental eu tenho que fazer alguma coisa com aquilo ali porque Qual que é o Ideal professora o que que deveria ter ter acontecido os documentos deveriam ter sido produzidos ou recebidos né Para que alguma atividade interna fosse desenvolvida e aí no momento que esses documentos fossem produzidos ou recebidos eles deveriam ter

sido classificados quando esses documentos são classificados eu consigo ser separá-los em categorias e cada classe cada categoria vai receber um código e Esse código aliado à tabela de temporalidade vai me vai me dizer assim todos os documentos que tem esse código aqui são por exemplo documentos eh de contratos e esses documentos de contratos ficam tanto tempo no arquivo corrente depois eles vão pro arquivo intermediário e depois eles estão recolhidos pro arquivo permanente esse os documentos desse outro código aqui são apenas ofícios os ofícios receberam essa numeração Aqui de Acordo com o plano de classificação e

de acordo com a tabela de temporalidade eles ficam dois anos no arquivo corrente e depois já podem ser eliminados direto não precisam passar pelo arquivo intermediário e não são documentos de valor secundário para ficar no arquivo permanente então quando eu classifico na origem no momento que eu produzo esses documentos esses processos ou no momento que eu recebo esses processos na minha instituição Para que alguma atividade Interna seja desenvolvida pessoal eu estou criando uma sistemática em que os documentos vão ser úteis ao longo da história da instituição Então eu só vou ter no meu arquivo corrente

os documentos que estão sendo utilizados cuja demanda está ativa e aí no meu arquivo intermediário eu vou ficar com os documentos que já cumpriram as suas funções lá no arquivo corrente mas que por ventura Pode ser que eles sejam utilizados né para por exemplo para Subsidiar algum outro projeto que tá sendo desenvolvido Para que alguma análise esteja feita e aí ao mesmo tempo eles ficam aguardando a destinação final lá na arquivo intermediário essa destinação final ela pode ser tanto o recolhimento quanto para guarda permanente né quanto a eliminação diretamente do arquivo intermediário então eu tô

deixando no arquivo corrente só o que me interessa Lembrando que o arquivo correntes são setores de Trabalho aí eu lá no meu arquivo intermediário eu só tô guardando os documentos que não estão sendo utilizados com frequência mais porque a demanda já foi desenvolvida e aí no arquivo permanente eu estou mantendo só os documentos de valor secundário que tem características históricas culturais probatórias ou informativas é isso que deveria ter sido feito mas ao contrário o que foi feito foi se produziu utilizou-se e acumulou essa documentação É isso o que foi feito certo pegaram o que é

o mundo ideal e pegaram o que acontece no mundo ideal a gente não tem informação de massa documental acumulada no Mundo Ideal eu tenho o documento certo no local correto pelo tempo que realmente vai ser útil para cada setor eu elimino quando eu preciso eliminar eu guardo que eu preciso guardar esse é o mundo ideal e o mundo da massa documental acumulada daos acia De gão documental Eu tenho um conjunto documental do qual eu nada sei e ele não é útil ele é um estorvo ele é um problema certo só que tem jeito para isso

pessoal tem jeito quando a massa documental é acumulada ainda tem jeito da gente resolver a situação como professora que a gente vai resolver a situação a gente vai voltar no tempo e fazer exatamente o que a gente deveria ter feito lá no quando o documento foi produzido ou foi recebido Então eu vou fazer o diagnóstico Para quê Para ter uma noção do conjunto documental para ter uma noção do que que é aquilo ali do que que eu tô lhe dando quantos documentos Quais documentos de quais setores de quais anos Qual é o estado de conservação

todo o conjunto documental tá aqui ou tá espalhado então eu vou fazer uma análise situacional o dia gnóstico arquivístico é uma análise situacional de várias Vertentes que Estão ligadas a ao conjunto documental que foi produzido utilizado e arquivado certo então É como se eu fosse como se eu colocasse um óculos que me desse uma noção de tudo que eu tenho ali e todas as informações sobre a instituição e sobre os documentos são importantes para que eu possa fazer um bom diagnóstico arquivístico e depois que eu fizer um bom diagnóstico que eu souber o que tá

acontecendo ali aí eu vou fazer aí eu vou classificar esses documentos aí Esses documentos vão ser separados em arquivos correntes intermediários e permanentes eu vou eliminar o que eu posso eliminar entendeu tudo a partir do diagnóstico arquivístico aí depois que eu fizer esse diagnóstico eu vou traçar um prognóstico que é o que que eu vou fazer então para melhorar essa situação Quais são as ações que eu posso tomar para melhorar essa situação ok pessoal então basicamente é isso que é diagnóstico arquivista é uma análise Situacional Ok vamos anotar esse conceito aqui para que vocês não

se percam posteriormente Então pessoal o diagnóstico arquivístico é um procedimento Vou colocar aqui para vocês procedimento é um procedimento que Visa identificar a eficácia eficácia e A eficiência a eficácia é a eficiência das práticas arquivísticas das professora a sua letra não melhora né não gente a minha letra não melhora a minha letra é muito feia mesmo avaliar o estado dos documentos né o estado dos documentos avaliar estado dos documentos verificar conformidade né pessoal com Norma com regulamentações então Verificar a conformidade com normas e regul Lamentações verificar conformidade com normas e regulamentações e o que mais

pessoal e propor melhorias né que é o prognóstico que eu falei para vocês e propor melhorias em outras palavras lembre-se do Diagnóstico como uma Análise situacional professora é uma análise situacional só do conjunto documental não é da instituição e do conjunto documental Então pessoal é um procedimento que Visa identificar a eficácia e eficiência das práticas arquivísticas né O que que foi feito ali nesse conjunto documental em relação às práticas arquivísticas avaliar o estado dos documentos verificar a conformidade com Normas e regulamentações e ao final propor melhorias Alf finar propor melhorias na verdade é uma análise

situacional só que a partir de diversos ângulos Maravilha pessoal professora você explicou o que que é Mas explica direito para que que serve esse diagnóstico justamente porque que eu falei para vocês a gente tem uma situação que ela precisa ser resolvida certo se a gente não atacar o problema se a gente não entender esse eh O conjunto documental que foi acumulado esses documentos vão para sempre continuar sendo inúteis para instituição eles não vão servir para nada Eles não servem para me ajudar a entender nenhum processo que antigamente era realizado eles não eu vou eu vou

ocupar espaço porque eu vou estar armazenando o documento que já poderia ter sido eliminado eu vou perder a chance de ter um patrimônio documental da instituição formando o meu arquivo permanente Eu tenho riscos práticos pessoal desses documentos se perderem e quando por exemplo a gente tá falando de documentação pública se a gente tá falando de documentação pública a gente não tá falando de documento que é meu que é seu que é do fulano que é do cicano nós estamos falando de documento que é de todo mundo então o poder público ele tem o dever de

zelar por aquela documentação então a gente não pode simplesmente colocar tudo lá no Porão e achar que o problema tá resolvido porque o problema não tá o problema tá lá ele tá vivo e ele fica cada vez pior Ok então para que que serve o diagnóstico para eu entender a situação do conjunto documental e tomar uma atitude em relação à aquele conjunto documental é isso é basicamente isso certo então vamos voltar aqui que eu vou escrever aqui para vocês colocar aqui no Canto serve para quê pessoal para entender o cenário e propor soluções beleza pessoal

é para isso que serve o diagnóstico arquivístico professora Em que momento que eu aplico o diagnóstico arquivístico pessoal eu posso aplicar o diagnóstico em tantos momentos O principal eu diria que é o que eu falei para vocês é quando eu tenho uma massa documental acumulada né Ou seja a instituição foi só produzindo utilizando e arquivando e nada fez em relação à gestão documental em relação a esses documentos e aí eu aplico diagnóstico para resolver o meu problema certo para fazer com que aquele conjunto documental se torne útil pra instituição mas eu tenho outras Vertentes que

eu posso olhar e que são que são consequências da aplicação de um diagnóstico Vou colocar aqui para vocês na tela Tá bom então por exemplo quando Eu estou Vou colocar aqui em ordem numérica mas não é em ordem de prioridade Ok quando eu estou criando quando eu estou criando Então vou botar aqui ó na verdade não vou colocar no colocar bem direitinho aqui para vocês para que vocês tenham material aí para vocês estudarem depois na criação Ou a gente pode também chamar de Reformulação né porque não necessariamente é só quando eu crio na criação ou

na reformulação de pessoal de políticas de políticas na criação ou na reformulação de políticas de gestão documental professora Como assim voltando pra tela Imagine que a instituição na qual você trabalha ela quer ou criar uma política de gestão Documental ou reformularam a política de gestão documental existente E aí se faz um diagnóstico para entender aquele conjunto documental Quais são os fluxos de trabalho Quais são as atividades que ali são desenvolvidas Quais são as normas que já são existentes quais normas que a gente precisaria criar então a gente entende o cenário atual para que a gente

possa ou criar ou propor melhorias para uma política já existente então o o diagnóstico Arquivístico ele não serve só pra gente dar um jeito na na na massa documental acumulada ele também serve para eu melhorar processos e para eu criar processos na minha instituição e quando eu estou produzindo uma política de gestão documental eu estou criando uma normatização sobre como a gestão documental deve acontecer na minha instituição só que para fazer uma boa política de gestão documental eu preciso entender tudo o que envolve o processo De produção de utilização de documentos na Instituição Ok e

é para isso que eu faço o diagnóstico Então beleza temos aí uma necessidade beleza professora qual outro momento que eu aplico pessoal quando a gente tem quando a gente tá fazendo por exemplo uma mudança uma mudança no local físico tá ou também né uma reestruturação pode ser tanto uma Mudança ou uma reestruturação dos arquivos aí eu tô falando dos arquivos físicos tá então Imagine só Imagine que eu tô fazendo uma literalmente uma mudança física dos arquivos vamos supor que sei lá a minha instituição construiu um local para que esses documentos sejam armazenados aí eu preciso

fazer uma mudança desses documentos certo uma uma uma realocação desses documentos aí eu faço um diagnóstico Arquivístico para eu entender como que esses documentos estão armazenados e acondicionados hoje para decidir como esses documentos ficarão armazenados acondicionados no novo local então eu faço um diagnóstico em termos físicos de disposição dos documentos de organização dos documentos para que quando esses documentos cheguem no local no novo local eles cheguem da melhor forma possível E aí eu vou fazer uma uma boa Transferência de documentos eu vou fazer um bom recolhimento de documentos eu vou fazer uma boa movimentação desses

documentos certo porque pessoal quando a gente faz uma movimentação desenfreada sem pensar de documentos isso pode levar a uma perda do contexto de produção documental Isso não é bom porque daí a gente perde o fio da meada Por que que esse documento foi produzido em qual setor por qual motivo Ele reflete Qual atividade reflete qual função da Instituição entendem então o diagnóstico também serve para esse ponto específico quando eu tô fazendo uma movimentação uma mudança no local né ou quando eu tô reestruturando mesmo os arquivos físicos professora tem algum outro exemplo tem sim pessoal vou

dar mais um exemplo para vocês antes de implementar antes de implementar um sigade professora e o e o que que é esse Tal de cigar pessoal o sigad é o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos sabe a gestão documental que a gente faz com os documentos os Esporte papel que é o que a gente tá acostumado os documentos convencionais Pois é quando a gente transpõe essa produção essa utilização documental pro meio digital a gente precisa também fazer a gestão documental concordam só que daí a gente vai fazer uma gestão documental informatizada daí que nasce

o sistema Informatizado de gestão arquivística de documentos é a mesma gestão que a gente tá acostumado a fazer mas agora em um ambiente digital ok E aí pessoal quando a gente pensa em um sistema informatizado a gente precisa entender primeiro Como que essa gestão documental era feita nos documentos em suporte convencional quando eu entendo quando eu faço um diagnóstico da situação atual né gerindo os documentos eh de forma manual digamos assim eu tenho uma uma melhor Condição de fazer um bom sigad de ter uma aplicação melhor do sigad Então por por esse motivo que quando

eu vou implementar um sigad na minha instituição é interessante que eu faça um diagnóstico para entender como é que funciona a gestão documental atual e dessa forma poder aplicar uma boa gestão documental e meil informatizado Ok então também é uma possibilidade aí de aplicação professora tem mais tem tem mais uma sim pessoal imagina também que Eu que eu posso fazer um diagnóstico e esse diagnóstico vai me ajudar na nossa agora ficou muito feio isso aqui agora eu vou consertar porque aí vocês têm razão viu de falar que a minha letra é feia porque eu também

não ajudo né pessoal também não ajudo a letra de vocês também é feia coloquem aí embaixo coloquem nos comentários para eu saber se a letra de vocês também é feia pessoal o ótico também vai me ajudar na fiscalização por exemplo Eh de auditorias professora como que o diagnóstico vai me ajudar na fiscalização de auditoria ou auditorias imagine por exemplo que eu tenho uma legislação vamos pegar aqui uma legislação que tem a ver com a nossa disciplina a lei 12527 de 2011 que é a lei de acesso à informação eh Alé de acesso à informação ela

tem uma série de mecanismos de requisitos eh de ações que devem ser realizadas no órgão de forma Que as informações possam estar disponíveis ao público interessado certo ah então existe alguns procedimentos a serem seguidos esses procedimentos estão descritos na legislação então quando eu aplico um diagnóstico na fiscalização quando eu faço uma auditoria na aplicação da lei da lei de acesso à informação na minha instituição esse diagnóstico vai me ajudar vai me ajudar a fazer uma boa auditoria vai me ajudar a fazer uma boa fiscalização por quê Porque entendendo os documentos entendendo o fluxo de documental

entendendo a produção documental eu sei se a lei de acesso à informação está sendo aplicada ou se ela não está sendo aplicada na Instituição Então por Por exemplo quando o cidadão abre um pedido de acesso à informação eh primeiro esse pedido Ele tem que ser atendido de imediato se for o caso se der para fazer esse atendimento imediato caso o atendimento não possa ser de forma Imediata caso a gente tenha que coletar a informação com o setor por exemplo eh esse setor ele vai ter 20 dias para dar a resposta para esse cidadão e depois

se o tempo não for suficiente por algum motivo por exemplo alta demanda do setor a gente pode solicitar a prorrogação no órgão E aí esse órgão vai ter mais 10 dias para poder dar a resposta para esse cidadão ao final portanto temos 20 dias para responder esse cidadão caso a a informação não possa ser disponibilizada De forma imediata vocês concordam comigo que quando a pessoa responsável lá né Por receber os pedidos de acesso à informação recebe o pedido de acesso ela tem que passar pro setor responsável certo vamos imaginar que a informação não pode ser

disponibilizada de imediato Então ela tem que passar essa informação pro setor responsável por responder aí um processo é criado né pessoal normalmente é isso que acontece aí coloca lá dentro o pedido de acesso à Informação então tem lá que o cidadão tem que responder o o servidor tem que responder em até 20 dias aí vamos supor que o prazo não deu o servidor não conseguiu coletar as informações em 20 dias aí o servidor vai lá e solicita a prorrogação do prazo aí tem um documento solicitando a prorrogação do prazo e beleza foi solicitado lá no

sistema e o servidor pegou e respondeu aí no processo tem mais a resposta do pedido essa resposta ela tem que ser inserida Lá no sistema que a gente chama de fala BR que é o sistema que os cidadãos podem solicitar informações públicas de seu interesse certo então vocês concordam comigo que há um Rastro dentro da instituição sobre a aplicação da lei de acesso à informação se a lei não estivesse sendo aplicada esse processo não existiria essa solicitação dentro do processo não existiria a prorrogação do prazo não existiria o pedido o a resposta também não existiria

então Analisando fazendo um diagnóstico da produção dos documentos eu consigo verificar se a legislação X Y ou Z está sendo aplicada no órgão Então olha como o diagnóstico ele pode ser abrangente mas também pode NS nos ajudar em situações específicas Ok então mais um caso aí para você termina aí professora não pessoal temos mais por exemplo Imaginem o seguinte eh Vou colocar aqui primeiro e depois eu explico Identificação de problemas de de não né identificação de problemas ou identificação de riscos vamos para uma situação prática né que isso sempre nos ajuda imagina que essa que

essa que a instituição foi produzindo utilizando e arquivando esses documentos pessoal E aí sei lá deu uma chuva e inundou esses documentos Por exemplo quando eu quando eu fazia a Faculdade na Universidade de Brasília eh houve uma inundação e vários departamentos Que continham documentos arquivísticos foram inundados então Imagine que ocorreu essa situação com o conjunto documental da instituição aí eu faço um diagnóstico arquivístico pessoal para entender qual é o nível qual estrago que foi realizado por essa intemper nesses conjuntos documentais então quantos documentos foram danificados Qual que é o estado de cada Um houve perda

documental o que que se pode fazer agora para fazer com que esse com que esses documentos fiquem mais perto possível do Estado original quais processos de restauração eu posso aplicar então fazendo o diagnóstico da situação eu vou conseguir identificar o quão impactado aquele conjunto documental foi ao ser ser atingido por essa inério beleza então eu posso aplicar o diagnóstico também para essa situa Específica professora tem mais tem vou botar mais um aqui para você que eu gosta de abundância vocês terem condições de responder todas as questões que porventura vierem Deixa eu pensar Ah tá quando

eu tenho que planejar no planejamento de ações de e preservação imagina que a gente tenha um um depósito de documentos e aí foi Identificado que os documentos que que os os documentos por exemplo impressos estão perdendo a tinta que a gente consegue visualizar a informação mas já tá ficando bem esmaecida E aí pessoal a gente faz um diagnóstico para verificar se o estado de conservação daquele local se o tipo de armazenamento escolhido se o tipo de de acondicionamento escolhido é o ideal para aquela documentação e se não for Quais são as medidas que eu posso

tomar Para proteger aquela documentação então por exemplo imagina que a luz incide diretamente nas caixas nos documentos a luz quando eh quando não controlada ela faz com que a tinta ela simplesmente suma do Papel então a gente precisa atuar ali no sentido de a gente tem que realmente controlar a iluminação nesse depósito porque isso tá fazendo com que os documentos sejam deteriorados isso só é possível porque Um diagnóstico foi feito previamente Ok então mais um exemplo aí para vocês outro exemplo professora pessoal quando a gente faz fusões ou aquisições também precisa ser só fusão quando

a gente faz fusões ou aquisições organizacionais Imagine que eu tenho uma instituição e que a minha instituição ela se fundiu com outra instituição Acontece muito com o ministério né a gente quando a gente tem troca de Governo acontece muito de um ministério tem instinto aí um outro Ministério vem e pega as atribuições de um ministério a gente tem fusão da instituição e como consequência a gente tem fusões dos acervos documentais só que a gente sabe que existe um tal de princípio da proveniência que diz o seguinte os documentos de uma instituição eles não podem ser

misturados aos documentos de outra instituição sobre perda da sobre pena da gente perder o contexto da Documentação mas a gente tem a realidade que é tinha uma instituição tinha outra elas se fundiram portanto os conjuntos documentais também se fundiram E aí pessoal quando isso acontece a gente vai ter os dois fundos separados dentro da instituição nova certo da instituição que absorveu as atividades digamos assim os dois conjuntos documentais vão estar lá mas eles vão estar separados e aí a gente faz um diagnóstico de forma que esses documentos eles possam ser Integrados mas sem que a

gente perca o contexto dessa informação isso só acce porque esse trabalho de Diagnóstico situacional é feito previamente se for uma fusão descontrolada uma incorporação descontrolada Muito provavelmente a gente vai ter uma um uma uma mistura aí dos documentos dos contextos documentais E aí realmente fica bem confuso pra gente realmente tirar alguma coisa eh de de útil daquele conjunto documental porque ele vai ficar mais Confuso do que vai ser ah útil para que a gente possa ajudar a instituição a nas suas novas atividades Ok beleza pessoal professora Me dá mais um exemplo vou dar o último

exemplo aqui pra gente finalizar Até mesmo porque nem temos muito mais tempo Vou colocar aqui para vocês a última que é o seguinte quando pessoal eu tenho processos de avaliação quando eu tenho processos de avaliação E eliminação de documentos lembra que eu falei para vocês que quando a quando a instituição ela produz uma massa documental acumulada e a gente precisa fazer fazer alguma coisa com ela aí a gente faz a avaliação desse processo documental que é a gente vai separar o joio do trigo o que que é corrente o que que é intermediário o que

que pode ser eliminado o que que é permanente Então Isso é a gente fazer um processo de avaliação documental E aí quando eu avalio eu recolho pro arquivo permanente o que deve ser recolhido eu elimino o que deve ser eliminado e eu mantenho nos determinados arquivos o que deve ser mantido então quando eu faço esse diagnóstico né que é o mais conhecido que eu falei para vocês eh eu faço por meio do processo de avaliação para fazer essa separação do joio e do trigo e fazer com que essa documentação que Antes não era útil né

Por não ter recebido nenhum tratamento passe a ser útil paraa instituição passe a ser fonte de informação paraa instituição então nós trabalhamos aqui com várias possibilidades de aplicação quando eu crio ou quando eu reformulo as políticas eh de gestão de documentos quando eu mudo os documentos de locais né para reestruturar também quando eu implemento um CAD quando eu faço a fiscalização quando eu faço auditorias quando eu Identifico problemas ou riscos nos conjuntos documentais quando eu planejo ações de conservação e de preservação quando eu faço fusões aquisições interorganizacionais e quando eu faço o processo de avaliação

e eliminação de documentos sendo que esse aqui pessoal é o mais recorrente em prova beleza maravilha passamos aí por mais um ponto da matéria e agora eu vou falar um pouquinho para vocês Quais são as informações que eu Posso coletar então Para fazer esses esses diagnósticos né Essas várias possibilidades de Diagnósticos o que que eu vou ter que coletar Quando eu for analisar a documentação o que que eu preciso coletar professora vou anotar aqui para vocês primeiro toda a informação que a gente conseguir do conjunto do documental na atualidade no passado e da instituição são

pontos positivos para que eu consiga fazer o melhor diagnóstico possível Então basicamente tudo é interessante pra gente a história da instituição é interessante a estrutura organizacional ao longo do tempo é importante Quais são os documentos que foram produzidos e não e não são mais Quais são os documentos que ainda foram produzidos Quais são as atribuições de cada setor esse setor mudaram ou não de atribuição com o passar do tempo então todas essas informações elas são importantes para que eu consiga ah entender aquele Conjunto documental e fazer um bom prognóstico em relação a ele mas vamos

lá vamos colocar aqui algumas informações que nós coletamos ao fazer a o diagnóstico arquivistico Então pessoal Eu Posso coletar as condições de armazenamento os documentos estão armazenados em caixas Quais são os mobiliários só exemplos tá Qual é o Estado de serção desses documentos os documentos estão deteriorados Esqueci de colocar exemplo aqui colocar o exemplo aqui para ficar bem organizado para vocês não que eu tenha toque tá pessoal então os documentos estão deteriorados os documentos estão em bom estado são possibilidades eu preciso identificar Também pessoal quais são os tipos de acondicionamento os documentos estão em pastas

por exemplo estão em plásticos enfim Qual foi o invólucro que Quais são os forão invólucros utilizados no acondicionamento em relação à estrutura né física qual é o espaço de [Música] Armazenamento livre e ocupado qual é a metragem né qual é o dos documentos V falar em metragem o quanto de documento que eu tenho né como é que a instituição tá em está em relação aos seus recursos humanos e não só é hoje na história Ok na hisória intuição quais são pessoal indo Mais Especificamente pro pro pro pro gêneros não indo mais especificamente pros documentos quais

são os gêneros documentais que eu posso encontrar então exemplo eu posso encontrar documentos eu posso encontrar documentos textuais eu posso encontrar documentos ã audiovisuais a instituição eh trabalha com documentos iconográficos Então temos vários gêneros Documentais aí quais são os formatos que eu encontro nesse conjunto documental eu posso encontrar eu encontro por exemplo nesse conjunto documental livros cadernos apostilas CDs DVDs Quais são os formatos de documentos que eu encontro quais são os tipos documentais que que são tipos documentais pessoal é quando eu alio Uma quando eu alio uma espécie com a função do documento e aí

eu vou ter por exemplo um contrato que é espécie de prestação de serviço que é a função Ok como é que esses Quais são quais foram os métodos de arquivamento aplicados método alfabético méo método numérico método ideográfico Além disso pessoal colocar aqui como é a instituição e quando eu falo de instituição eu falo Qual é o objetivo dessa instituição qual é a missão e a visão Quais são os regulamentos que já foram produzidos o o estatuto os organogram todos os setores ao longo do tempo tempo cada atividade que o setor desenvolvia falei né os recursos

humanos de cada setor ouve algum acidente com os documentos Houve alguma intemper a instituição sofreu enchente aconteceu algum incêndio Eh esses documentos Eles foram roubados parte deles ou houve uma tentativa de roubo ah Quais pessoas já trabalharam com esses documentos como é que se deu a transferência e o recolhimento dos documentos entre os setores sempre existiu o arquivo corrente intermediário e permanente eh quando é que quando é que quando é que arquivistas entraram Antes de arquivistas trabalhavam bibliotecários Quais s Quais são as pessoas responsáveis pelo arquivo esses documentos Eles já ficaram em algum outro local

físico diferente do local atual então todas as informações referentes a esse conjunto document mental a essa instituição elas são importantes para que a gente Produza um bom diagnóstico arquivístico repare aí pessoal que eu trouxe para vocês diversas Vertentes eh Diversas categorias de informações que são importantíssimas para que a gente faça um bom diagnóstico Então quando você pensar em no que levantar em diagnóstico arquivísticos pense basicamente em tudo que esteja relacionado aos documentos à instituição e ao contexto dessa instituição então por exemplo houve uma época que essa instituição atuava e era um contexto de guerra houve

uma época que essa instituição atuava e era um contexto de Recessão Então até agentes externos são importantes para que a gente consiga estabelecer fazer um mapa do conjunto documental da instituição beleza maravilha vocês têm muitos exemplos aí de informação coletadas né e agora nós vamos passar aqui para mais um conceito que é o conceito de pré-diagnóstico o o pré-diagnóstico pessoal é quando a gente vai conhecer a instituição eh mas de uma forma rápida imagina a Câmera saiu aqui do do lugar deixa eu tentar voltar é quando a gente vai conhecer a instituição mas de uma

forma rápida imagine o seguinte que você quer fazer um diagnóstico mas você não quer fazer um diagnóstico tô tentando arrumar a câmera tá por isso que eu tô tô com a mão esticada aqui para ver se ela me enxerga eh imagina que você tá fazendo um diagnóstico mas você não tá fazendo um diagnóstico completo você não quer partir eh da de uma análise mais Pormenorizada possível você não quer fazer um diagnóstico mega super você quer fazer fazer um você quer entender ali mais ou menos a situação da instituição por cima ali o que que tá

acontecendo aí você faz esse diagnóstico Vou colocar aqui para vocês pra gente trabalhar o conceito eh conhecer a instituição serve para conhecer a instituição de forma Rápida e superficial então é essa eu faço isso pessoal é importante para para para conhecer todos os tipos de acervos até aqueles acervos que eles não são tão complexos assim são acervos simples pequenos porque isso vai ajudar né a construir um diagnóstico completo e que de fato um diagnóstico que de fato retrate o que que é a situação arquivística daquela instituição Então Pensa assim que existe um diagnóstico maior um

diagnóstico completo que eu entendo tudo que tá acontecendo com a instituição vou entender nos pormenores da instituição do Acervo ao longo do tempo mas tem esse diagnóstico mais simples que vai coletar ali informações básicas informações que que eu vou precisar para ter pelo menos uma noção do que que a instituição faz de quais atividades que ela realiza Quais documentos que porventura ela pode ter Criado nesses processos entendeu então É nesse sentido mais uma ah consegui arrumar a câmera aqui então Vocês entenderam eh é como se fosse uma etapa prévia eu não vou partir pro diagnóstico

completo eu vou fazer um diagnóstico menor aqui só para eu ter uma noção da situação que eu estou tratando tá bom do tamanho do digamos assim que eu vou enfrentar Maravilha Então esse é o nosso pré-diagnóstico E aí chegamos finalmente aos nossos tipos de Diagnóstico pessoal o que que são tipos de diagnóstico é que nós podemos fazer um diagnóstico pessoal a partir de uma análise minimalista minimalista ou a partir de uma análise malista quando que eu vou fazer um diagnóstico a partir de uma visão minimalista quando eu quiser ter uma visão específica da instituição dos

setores Ou dos setores de trabalho quando é que eu vou fazer um diagnóstico maximalista quando eu quiser ter uma visão geral quando eu quiser ter uma visão geral da insti ição Beleza quando eu quiser ter uma visão geral da instituição aqui então eu vou coletar Informações específicas e aqui eu vou coletar informações gerais de várias organizações beleza para que que eu faço por exemplo um por exemplo não para que que eu faço um diagnóstico minimalista pessoal para por exemplo elaborar planos de classificação nossa professora tá dando conta não que essa caneta meu Deus tá aqui

bonitinho para vocês se é que tem jeito né com essa Letra planos de classificação para produzir tabela de temporalidade e para que que eu vou fazer um diagnóstico maximalista então que essa visão Geral das instituições eu vou fazer pessoal por exemplo para criar uma política certo para criar uma política eu vou dar uma dica para vocês tá bom se eu tiver tratando e de um escopo interno se for interno se o que eu quiser Descobrir for interno for detalhado por específico demais eu tenho que fazer um diagnóstico maximalista agora se eu quiser ter um texto

amplo uma visão Ampla eu vou fazer um diagnóstico maximalista Beleza então voltando Aqui nós temos dois tipos de diagnóstico nós temos um diagnóstico minimalista e um diagnóstico maximalista todos os dois são diagnósticos todos os dois são Procedimentos que eu desenvolvo a fim de conhecer a realidade da instituição e como consequência a realidade de produção S de documentos da instituição certo Os dois têm esse esse mesmo objetivo só que quando a gente faz um diagnóstico a partir de uma análise minimalista eu estou fazendo aquele diagnóstico para entender algumas coisas específicas pontuais da instituição e quando eu

faço um diagnóstico maximalista eu preciso eu preciso ter Uma visão Geral de alguma coisa aí eu dei o exemplo para vocês se você quer fazer levantar informações por exemplo para construir o seu plano de classificação você faz um diagnóstico minimalista por quê Porque quando eu faço um diagnóstico minimalista eu vou analisar as funções as atividades da instituição e Essas funções e atividades elas vão produzir determinados tipos documentais trabalhando em determinados fluxos de trabalho e quando eu levanto Essas informações eu construo o meu plano de classificação por o plano de classificação ele nada mais é do

que um instrumento técnico Que estrutura as funções e as atividades da instituição de forma que todo documento que eu produzi ou que eu receber no âmbito daquela instituição eu consiga encaixar em alguma classe desse plano de classificação então por exemplo eh se a instituição é uma instituição de ensino e nela se desenvolve projetos de Pesquisa por exemplo eu sei que a pesquisa é uma função da instituição então todos os documentos relacionados a por exemplo criação de projetos de pesquisa avaliação de projetos de pesquisa eu vou conseguir encachar nessa classe de pesquisa certo e aí ela

vai ter várias categorias ali várias vários níveis né Para que eu consiga encaixar os documentos de uma forma mais específica Então pessoal quando eu levanto essas informações eu consigo Produzir um plano de classificação reparem eu fiz um diagnóstico minimalista porque eu queria informações específicas eu queria informações detalhadas sobre alguma coisa ali interna a instituição agora por exemplo se eu quero fazer uma política de acesso para as instituições do Poder Executivo Federal é um diagnóstico maximalista Tá bom eu tô querendo ter uma visão do todo para produzir uma política que é uma política que vai Val

para todo Mundo entenderam não é difícil né voltando aqui paraa nossa tela pessoal deixa eu deixa eu voltar aqui voltando aqui paraa nossa tela temos aí esse esqueminha para vocês né Eh aí aí sempre lembre né o diagnóstico maximalista ele tem uma abordagem mais abrangente eh eu preciso fazer para que ele para que a gente consiga obter uma análise mais completa mais profunda do Acervo né Eh E aí quais são as características principais desse diagnóstico maximalista Eu vou coletar dados eh de forma mais Ampla eu vou identificar todos os problemas eu vou fazer um levantamento

de volume documental aí eu vou ter um relatório extenso né para eu conseguir entender ah A análise situacional mais Ampla o minimalista não vai ser uma abordagem mais restrita vai ser uma abordagem mais atual né eu vou focar em aspectos específicos Quais são as as as características principais eu vou Coletar apenas as informações que sejam essenciais informações que sejam relevantes né Para eu identificar algum problema específico eu vou focar em questões mais urgentes eu vou focar em questões mais críticas eh eu vou utilizar Quando houver uma necessidade de intervir rapidamente para eu entender alguma alguma

atividade da instituição eh e aí esse relatório que eu vou ter vai ser uma coisa mais enxu né com foco ali naquele ponto específico e pessoal Vantagem do diagnóstico maximalista é justamente uma vantagem é justamente uma visão Ampla né da situação uma visão Ampla mas isso ao contrário ao contrário não isso é bom porque me dá uma base base sólida daquele conjunto documental né e uma desvantagem pensem aí comigo Qual é uma desvantagem da aplicação é demorado né E se é demorado é o quê é caro né Requer mais recursos e do minimalista pessoal me

dá uma vantagem aí que que vocês acham que é uma vantagem do diagnóstico minimalista é rápido né oo contrário do maximalista o custo é baixo que a gente tá coletando informações internas né e uma desvantagem que que vocês acham Qual é a desvantagem do diagnóstico minimalista eh ele é especial né ele não vai ali eh levantar Informações Profundas sobre aquele conjunto documental de forma que a gente possa conhecê-lo né Eh no os por menores ali ter uma visão bem sólida bem concreta cada um tem uma vantagem a aplicação vai depender do objetivo por que que

eu quero fazer esse diagnóstico Qual é o meu objetivo em fazer esse diagnóstico Eu quero fazer uma política Eu quero fazer uma normativa que vai envolver várias instituições por exemplo eu quero criar uma política de uso de Documentos para todos os as instituições do Poder Judiciário ou não eu quero só entender qual é o a quantidade de documentos que tem na minha instituição minimalista entendeu Então depende do meu objetivo aí eu vou fazer um ou eu vou fazer outro Essas são as características dos diagnósticos dos tipos de Diagnósticos É ISO que As bancas cobram em

prova não vai além tá pessoal é bem tranquilo beleza Professora vamos Então pessoal fazer algumas questõe pra gente solidificar Esse raciocínio vamos lá né porque daí Fazendo as questões vocês vão conseguir verificar onde que essa teoria que a professora tá falando se encaixa a gente vai entender os raciocínios das bancas como que elas constroem as questões de Diagnóstico Tem mais alguma coisa que você precisa saber ou não tudo a gente vai identificar agora com as questões Então vamos vamos nos dedicar Vamos Beber uma águinha Vamos beber uma água respirar vamos fazer querem fazer uma uma

recapitulação aqui antes da gente iniciar as nossas questõe de fixação vamos lá então comigo pessoal pense no Diagnóstico como uma análise situacional basicamente isso eu preciso entender o conjunto documental daquela instituição só que eu entender o conjunto documental daquela instituição E quando eu entendo o conjunto documental eu tenho várias vantagens nesse processo eu preciso eh entender a instituição eu preciso entender o que é essa instituição Quais são os objetivos Quais são as a missão A visão da instituição Quais são os valores Quais são as atividades que ela desenvolve hoje e que desenvolve desenvolvia anteriormente o

organograma mudou quantas vezes Qual é a estrutura Existe algum contexto externo que eu Preciso levar em consideração para conhecer essa instituição dado que os contextos externos vão implicar sim em Produções documentais diferentes algum tratamento arquivístico já foi realizado nesse conjunto documental essa instituição ela já teve arquivistas alguém já trabalhou com essa documentação Quais foram os locais de armazenamento desses documentos essa movimentação essas movimentações elas foram feitas em que ano com muita Frequência Há algum documento que registre essa movimentação já houve algum processo de eliminação de documentos nessa instituição tem arquivo permanente alguma vez já teve

a gente já digitalizou micr filmou algum documento eu tenho documento espalhado nos andares ou eu tenho documentos em um só local esses documentos são armazenados em empresas externas ou não então a gente vai entender tudo da instituição tudo do Conjunto documental e lembre-se me importa ao longo do tempo também não é só a situação atual dos documentos ok pessoal beleza e aí né Nós temos alguns Nós temos dois tipos de diagnóstico nós podemos fazer um diagnóstico minimalista e podemos fazer um diagnóstico maximalista quando eu quiser analisar uma situação ali específica né quando eu quiser ter

uma visão ali de setor de atividade por exemplo para produzir um plano de classificação de documentos aí Eu faço um diagnóstico minimalista a desvantagem do diagnóstico minimalista é que ele vai me dar uma visão superficial a vantagem do diagnóstico com minimalista é que ele é rápido eu sento eu entendo como é que é a instituição eu sento eu entendo Quais são as atividades se eu olho pros conjuntos documentais eu consigo entender Quais são as atividades que são desenvolvidas na Instituição Beleza já o diagnóstico maximalista não ele vai me dar uma análise profunda uma análise complexa

da instituição vantagem é justamente isso né eu vou ter uma visão do todo desvantagem tudo que é bom é caro tudo que é que é bom demora tá bom não é que é bom e ruim não é que um é bom e o outro é ruim e vice-versa cada um tem um objetivo pessoal aí vai depender do meu objetivo para eu conseguir ã Faz entender qual qual tipo de Diagnóstico Que eu tenho que realizar eu também tenho pré-diagnóstico não sei se vocês lembram que é uma análise básica que a gente faz antes de iniciar o

diagnóstico em si tá bom e é inclusive bem rápido falei para vocês né que a gente pode aplicar o o o diagnóstico em várias em várias ações dentro da instituição em várias com vários objetivos né ah por exemplo quando eu vou fazer uma auditoria eh tô vendo aqui no nosso slide quando eu vou fazer uma fusão ou Uma aquisição das instituições quando eu preciso identificar problemas ou riscos com aquele conjunto documental quando eu vou fazer uma uma política de gestão de documentos quando eu vou avaliar esses documentos para poder fazer uma eliminação ou recolhimento para

guard permanente então eu posso aplicar esse processo de Diagnóstico se eu quiser chegar em várias respostas Ok vai depender realmente do meu objetivo Então isso que é o diagnóstico arquivístico é Um assunto bem tranquilo pra gente vamos voltar aqui então né paraa nossa primeira questãozinha pra gente ratificar aqui os nossos conhecimentos a nossa primeira questão é uma questão da banca ibad pro RMV PB para assistente administrativo do ano de 2024 vamos lá então ao nosso enunciado devem estar envolvidos no processo de diagnóstico de gestão documental para garantir que a análise seja abrangente e eficiente então

ele tá Perguntando pessoal quem são os atores né os atores que devem estar envolvidos no processo de Diagnóstico vamos lá somente as equipes de vendas que lida com os documentos relacionados a transações comerciais toda a equipe que participa de todas as etapas do ciclo de vida dos documentos incluindo os arquivistas os gestores de documentos e outros profissionais envolvidos no manejo documental apenas a equipe de marketing Encarregada da comunicação e promoção apenas os gerentes responsáveis pela tecnologia da informação da organização ou exclusivamente o pessoal dedicado ao organiz ao arquivamento e a organização de documentos lembra que

eu falei para vocês que pra gente fazer um diagnóstico arquivístico a gente vai fazer um diagnóstico do conjunto documental na atualidade de todos os processos e mudanças que esse conjunto documental sofreu ao longo do tempo da Instituição em si e de todos os processos e mudanças que a instituição sofreu ao longo do tempo Então para que eu faça um bom diagnóstico arquivístico pessoal eu preciso contar com a maior ajuda possível e ajuda mais diversificada possível então eu vou contar com os servidores que trabalham nos arquivos correntes nos arquivos intermediários nos arquivos permanentes eu vou contar

com especialistas eu vou contar Inclusive com pessoas que nem estão mais atuando na Instituição porque elas são a memória viva da instituição então todas as alternativas aqui que estão elencando opções limitantes a gente já pode descartar porque não é isso que a gente quer a gente não quer o máximo de informações possíveis com o máximo de detalhamento possível nesse sentido obviamente nós vamos escolher uma alternativa que seja bem abrangente em relação aos atores que eu vou Envolver nesse processo Ok Então olha lá ele coloca somente equipe de vendas que lida com documentos relacionados a transações

comerciais Beleza se eu fizer isso eu só vou ter informações sobre os documentos relacionados a transações comerciais né pessoal então letra A Com certeza não letra B toda a equipe Opa toda a equipe que participa de todas as etapas do ciclo de vida dos documentos quais são essas etapas pessoal arquivo corrente arquivo intermediário e arquivo Permanente incluindo os ar vistas os gestores de documentos e outros profissionais envolvidos no manejo documental tá aqui né pessoal a nossa resposta correta Ora eu preciso envolver todo mundo que tá lidando com os documentos eu preciso envolver os gestores que

são responsáveis muitas vezes pela formulação desses documentos eu preciso envolver os arquivistas que são os Responsáveis pela gestão documental na instituição e todos os profissionais que vão me ajudar a com construir esse patrimônio documental a partir de uma massa documental acumulada Ok então a letra b a nossa resposta correta mas vamos continuar analisando apenas a equipe de marketing pessoal se eu trabalhar apenas com uma equipe de marketing eu vou ter informações apenas a equipe de marketing aqui a gente tá querendo um diagnóstico certo então Letra C incorreta também apenas os gerentes responsáveis pela tecnologia da

informação aí eu vou ter informações só a nível de gerência da tecnologia da informação e isso não é o nosso objetivo Com certeza né pessoal a letra E aí exclusivamente o pessoal dedicado ao arquivamento e a organização de documentos talvez você ficasse um pouco balançado com essa questão porque aqui tá falando de Poxa pessoas que estão ali né envolvidas com a documentação quem Arquiva e quem organiza então talvez você ficasse em dúvida em marcar essa alternativa mas aqui pessoal entendam a gente a gente não tá tratando de procedimento técnico arquivístico no sentido de gestão documental

a gente tá tratando de vamos reunir todos os profissionais que me ajudem com o máximo de informações que eles puderem e com as informações mais diversificadas que eles puderem para eu entender como é que funcionou como é que funciona essa Estruturação aqui desse conjunto documental então não só as pessoas que trabalham com os arquivos vão me interessar nesse sentido tá bom Por isso que a letra e tá incorreta se se a gente não tivesse uma alternativa mais abrangente a gente poderia escolhê-la mas não é o caso certo temos a letra B aí que é a

nossa resposta correta da questão dito isso temos a resposta correta vamos para a nossa próxima questão que também é uma questão da Banca ibad pro crmv da PB para assistente administrativo do ano de 2024 vamos lá então o que um diagnóstico na área de gestão documental E qual é o seu propósito principal então ele quer saber o que é e ele quer saber qual é o propósito Qual é o seu objetivo lembra que eu falei para vocês o que que é um diagnóstico é a análise situacional do conjunto documental para qu que eu faço um

diagnóstico para conhecer e tomar providência sobre Aquele conjunto do documental beleza vamos lá então paraas nossas alternativas letra a um estudo aprofundado sobre tendências e necessidades de mercado letra B uma estratégia para promover e divulgar produtos ou serviços de empresa então promoção e divulgação uma revisão pessoal do rendimento dos colaboradores da sua produtividade letra D uma detalhada da Eficácia e da eficiência dos processos e procedimentos da administração de documentos dentro de uma organização e letra e um relatório detalhado sobre as Finanças e a saúde Econômica da empresa pessoal eu faço um diagnóstico na área de

gestão documental com o propósito de analisar de forma mais detalhada possível os processos e os procedimentos da administração de documentos como que esses documentos foram criados em que contexto esses Documentos foram criados para que esses documentos foram criados E aí sim eu vou analisar esses processos e esses procedimentos para conhecer então o conjunto documental essa inclusive é uma um conceito muito parecido com o conceito que a gente trabalhou aqui ó procedimento que Visa ificar a eficácia e eficiência das práticas arquivísticas avaliar o estado de documentos verificar a conformidade com normas e regulamentações e propor melhorias

tá Vendo a letra da professora Tá horrível mas dá pra gente tirar aqui a resposta da questão que é a letra D Maravilha pessoal questão bem tranquilinha aí da banca ibad e nós vamos paraa nossa próxima questão de fixação que é uma da banca Ganzaroli pra Câmara de Petrolina de Goiás GO pro cargo de recepcionista do ano de 2024 vamos lá então antes da implementação de um programa de gestão De documentos é interessante realizar um estudo estudo da situação do arquivo o que que é o estudo da situação do arquivo pessoal Você sabe né a

fim de identificar os seus problemas e a melhor forma de solucioná-los Esse estudo é corretamente de protocolo organização diagnóstico ou arquivamento diagnóstico né pessoal questão bem tranquila aí da banca Ganzaroli o que que é identificar problemas é fazer o Diagnóstico e o que é propor melhorias de forma a solucionar os problemas é fazer o PR prognóstico é fazer o prognóstico Ok então questãozinha bem tranquila aí pra gente letra c é a nossa resposta correta e nós vamos paraa nossa próxima questão que é uma questão da banca FGV para o tjms pro cargo técnico de arquivista

do ano de 2024 vamos lá então ao nosso enunciado para um projeto de organização de massa Documental acumulada ó Isso aqui já não é um termo estranho para você né é importante a quantificação da documentação é importante pessoal conhecer o quê o volume da documentação se os documentos estão predominantemente em estantes essa quantificação é feita em unidades dossiês metros lineares metros quadrados ou met cúbicos Então pessoal ele quer aqui fazer uma um um diagnóstico né da massa documental Acumulada e um dos elementos que ele vai analisar é a quantificação aí ele Pergunta assim eh supondo

que eu tenha então documentos predominant mente em instantes como que eu vou fazer esse cálculo dessa documentação essa questão ela é um pouco complicada por Apesar de eu ter documentos em instantes eles podem estar dispostos a condicionados de várias formas eu posso ter documentos simplesmente empilhados Instantes eu posso ter documentos e em suporte não convencional E se esses documentos estiverem em suporte não convencional eu vou quantificá-los por unidades se esses documentos estiverem em caixas eu preciso medir a o a largura e a altura da estante para eu poder fazer o cálculo eh então cada cada

formato de documento eu vou quantificar de uma forma e independe de como esses documentos estão nos mobiliários então é uma questão mais mal feita eu coloquei Uma questão bem feita sobre isso nós vamos estudar é a próxima questão mas eu coloquei essa mal feita para vocês entenderem a diferença entre uma e outra a questão deu a resposta dessa questão como correta a letra A unidades então pr pra banca FGV para quantificar uma documentação que está em instantes eu vou quantificar em unidades por que que eu chamei atenção para esse gabarito aqui porque apesar da gente

saber que a documentação tá em instante eu posso ter Diversos tipos de documentação e a depender do tipo de documentação eu tipo de documentação que eu digo de formato tá pessoal a depender do formato da documentação eu vou quantificá-los eh do formato e do suporte Tá eu vou quantificá-los de forma diferente e é o que a gente vai ver na próxima questão aqui então fiquem de olho nisso aí OK a letra A é a nossa resposta e nós vamos pra próxima questão que é ai que é a questão da banca FGV também mesma banca Né

pro TJRN cargo de analista judiciário pra área de arquivologia mas é de 2023 Então pessoal a gente tem um documento chamado se vocês quiserem pesquisar aí roteiro [Música] para mensuração roteiro para mensuração de documentos textuais Vocês conseguem encontrar Opa Vocês conseguem encontrar no portal do arquivo nacional certo lá vocês vão encontrar como é que se mensura os documentos arquivísticos dependente do estado em que eles estão Mas a questão nos diz assim a quantificação de um conjunto de documentos que se encontram em grandes montes amontoados no chão aqui aqui já é diferente aqui ele não tá

falando que de Estante ele não tá falando de imobiliário Porque mesmo na estante eu posso ter um monte de documento amontoado eu posso ter documentos em vários suportes em vários formatos aquela questão tava estranha agora essa questão aqui tá massa porque ele tá me dizendo assim olha os documentos estão tudo amuado estão uns em cima dos outros como é que eu quantificando esses documentos estão assim e aí que entra o roteiro de mensuração de documentos que Eu comentei com vocês e eu coloquei alguns exemplos aqui para vocês terem uma ideia do que eu tô falando

pessoal Por exemplo quando eu tenho aqui eh documentos que estão empacotados né documentos que estão amontoados Como é o que a questão tá falando o roteiro diz o seguinte paraa documentação empacotada amarrotada amarrada ou amontoada utiliza-se a metragem cúbica ou seja o comprimento versus a altura versus a largura ur das pilhas de documentos Conforme o exemplo que ele tá dando aqui pessoal conforme o exemplo que ele tá dando para conversão em metros lineares multiplica-se o resultado obtido em met cúbico por 12 então por exemplo aqui eu tenho 030 certo aqui eu tenho 0,50 e aqui

eu tenho 0,40 eu multiplico né o comprimento pela altura pela largura largura e eu vou ter o qu pessoal 0.03 06 m c mas esta não é a minha resposta para documentos que estão Empacotados ou amontoados a minha resposta é pegar essa metragem cúbica e multiplicar por 12 e aí eu vou ter a metragem Correta que seria em metros lineares Ou seja eu sei eu tenho 0.72 M lineares de documentos empacotados ou amontoados é assim que a gente faz agora por exemplo documentos em arquiv ou fichários de Aço pessoal eu preciso medir a profundidade da

gaveta né então se a gaveta por exemplo tem 1 m e mais 30 cm na de cima e na na de baixo Eu tenho 1.30 M lineares então eu pego aqui né e vejo a profundidade eu somo E aí eu vou ter a minha quantidade em metro linear e para documentos que estão encadernados aquelas famosas pastas azz que a gente conhece aí pessoal a gente precisa medir Qual é a extensão da estante se tiver na vertical e a altura da da pilha se tiver na horizontal então aqui ó Eu meço a altura e aqui eu

meço a extensão para eu conseguir eh chegar na minha metragem Final em metros lineares então percebam que a depender de como os documentos Estão dispostos eu vou ter uma metragem ex específica e eu chego nessa metragem de formas específicas também isso você vai encontrar conforme eu falei para vocês aí no nosso roteiro paraa mensuração de documentos textuais do arquivo nacional só colocar no Google que vocês conseguem encontrar olhando pra nossa questão Então pessoal a quantificação de documentos que se Encontram em grandes montes amontoados no chão de um depósito deve ser feita por aí a gente

já sabe qual é a nossa resposta met Cico né deve ser feito por met C como a gente visualizou aqui entretanto lembrem-se Quando a gente chegar no metro cbico a gente prque converter o resultado multiplicando o m c por 12 e aí eu vou ter o resultado em metro linear aí eu vou ter umu resultado em metro linear Beleza então resposta letra C nós vamos Para a nossa próxima questão que é uma questão da banca Quadrix pro procond DF pro cargo de analista de atividades de Defesa do Consumidor em arquivologia do ano de 2023 com

base nos princípios e nos conceitos arquivísticos julgue o item é correto afirmar que o levantamento arquivístico consiste na análise dos documentos com constitutivos e normativos da organização pessoal nós temos algumas Etapas e para fazer essa organização quais são elas levantamento de dados levantamento de dados análise dos dados depois da análise dos dados eu faço planejamento e depois do planejamento eu tenho a última etapa que é etapa de controle aqui na etapa de levantamento eu vou estudar a situação do arquivo e da instituição conforme a gente comentou Né e levantar Todas aquelas informações que a gente

comentou aqui na análise de dados eu vou fazer o estudo do que foi coletado tudo que eu coletei eu vou estudar aqui no planejamento eu vou desenvolver o como é que eu vou resolver a situação eu vou fazer o prognóstico e aqui eu vou controlar tudo que eu escolhi fazer aqui no planejamento Então pessoal Tudo isso aqui vai formar um diagnóstico arquivístico de ponta a ponta Aqui eu levanto Os dados aqui eu analiso esses dados aqui eu planejo O que fazer com esses dados e aqui eu faço a manutenção do que eu planejei e a

questão tá falando o seguinte é correto afirmar que o levantamento arquivístico consiste na análise dos documentos constitutivos e e normativos da instituição aqui pessoal eu vou eu vou levantar Quais são os instrumentos constitutivos E normativos além disso eu vou levantar quantificação eu vou Levantar os gêneros documentais os tipos documentais existentes eu vou levantar toda a história da instituição tudo que envolve a instituição todas as competências os setores os organogramas ao longo do tempo todas as informações vou levantar na etapa de análise de dados assim como a questão tá falando então tá certinho tá pessoal a

gente tem uma questão aí correta sobre os passos né do diagnóstico pro cargo de arquivologista da Prefeitura de Balneário do Camburiu Santa Catarina Ela diz o seguinte o diagnóstico da produção documental em empresas públicas e ou privadas é uma ferramenta consolidada na arquivística e é considerado como a primeira etapa da organização dos documentos devendo ser iniciado com o levantamento das informações sobre a entidade geradora do arquivo analise as afirmativas abaixo em relação ao diagnóstico então ele tá falando aqui né pessoal basicamente o Que a gente já estudou o o diagnóstico da produção documental de empresas

públicas ou privadas é uma ferramenta consolidada na arquivística e é considerado como a primeira etapa da organização né dos documentos e o que que eu faço primeiro primeiro eu faço o levantamento das informações acabamos de estudar primeiro eu levanto as informações depois eu faço A análise dos dados que eu cetei análise de dados Depois da análise de dados o que que eu vou fazer pessoal eu vou planejar eu vou fazer o planejamento Qual é o prognóstico o que que eu vou fazer com esses dados e depois eu vou fazer o controle do que foi planejado

beleza aí vamos analisar as alternativas a elaboração do diagnóstico parte de entrevistas realizadas com os responsáveis por cada área ou setor que produz ou recebe os documentos lembra que eu falei para vocês o seguinte eu Falei pessoal eh a gente vai levantar as informações da instituição é interessante que a gente tenha o máximo de informações possíveis então a gente precisa envolver vários atores aí eu preciso conhecer quem tá nos arquivos correntes nos arquivos intermediários nos arquivos permanentes o que que essas pessoas podem me dar de informação e quando eu digo isso pessoal eu posso fazer

isso conversando com as pessoas dando questionários para elas poderem Preencher os questionários E é isso que a alternativa um tá falando aqui pra gente a el elaboração do diagnóstico parte de entrevistas realizadas com os responsáveis por cada área o setor que produz e recebe os documentos tá certinho é uma maneira da gente coletar as informações número dois o mapeamento dos depósitos de documentos contém as características físicas do arquivo dados de localização e do volume então quando Eu faço um mapeamento do depósito eu vou conhecer como é que tá esse depósito onde que ele fica Qual

é o volume de documentos que ele fica então alternativa tranquila aí pra gente certinha número três a identificação da produção documental consiste em saber porque o documento é produzido e qual o caminho percorrido pelo documento ao cumprir a sua função administrativa Então pessoal quando eu conheço a produção documental da Instituição eu preciso saber o motivo da sua produção O que que culminou a sua produção E qual é o caminho percorrido por essa produção ou seja qual é o fluxo lembra que eu falei para vocês nós vamos levantar o o patrimônio documental