[Música] Olá a todos e bem-vindos à nossa vídeo aula sobre lin Office hoje embarcaremos em uma jornada empolgante para explorar os princípios e as práticas do lin aplicados ao ambiente de escritório se você está interessado em melhorar a eficiência eliminar desperdícios e otimizar processos em seu ambiente de trabalho você está no lugar certo o linófise é uma abordagem inovadora que nasceu da filosofia Lima no Factor amplamente conhecida por sua eficácia em ambientes industriais no entanto suas aplicações vão além da manufatura e podem ser aplicados com sucesso em escritórios serviços e organizações de qualquer setor nessa
vídeo aula mergulharemos os conceitos fundamentais do imóvel Como identificar e reduzir desperdícios aprimorar a qualidade do trabalho promover a melhoria contínua e acima de tudo proporcionar maior valor aos clientes e colaboradores independentemente do tamanho da empresa ou da natureza as estratégias do neoffice podem ajudar a simplificar processos complexos e acelerar a produtividade e aumentar as satisfação dos clientes estou em entusiasmado para compartilhar com todos vocês esses conhecimentos e ferramentas valiosas Então vamos mergulhar nesse universo do Linux juntos preparem-se para aprender se inspirar e mais importante colocar em prática o que vamos aprender aqui vamos começar
a construir um escritório mais eficiente sustentável e focado no cliente sem mais delongas apertem os cintos e vamos embarcar nessa jornada de aprimoramento contínuo com o Linux vamos lá surgiu na verdade oriundo do Lima no Factor ou seja são os desperdícios encontrados nas grandes fábricas adaptados e aplicados a espaços administrativos como os escritórios os métodos do Lima Factor são aplicados em Indústrias para evitar desperdícios na produção ou fabricação de itens por outro lado o Lin Office é aplicado dentro dos escritórios para evitar desperdícios no fluxo de informações e na execução das atividades ou seja ambos
possuem o mesmo objetivo mas aplicados a áreas ou estruturas diferentes a utilização Ampla do linffice pode ser muito benéfica para uma organização além de modificar a cultura Empresarial seu conjunto de práticas traz benefícios financeiros de eficiência e qualidade dentre esses benefícios é possível identificar mais facilmente os físicos como a reorganização do ambiente de trabalho e o aumento de qualidade tornando um escritório mais visual se reduzem estoques e filas e a organização acaba também diminuindo o estresse os colaboradores outros benefícios não tão visíveis porém percebidos junto as mudanças são a redução de etapas do processo e
a padronização de documentação assim o diálogo entre os colaboradores é aprimorado o que torna o processamento de informações mais rápido as ferramentas da qualidade são peças chave para o sucesso da alimentação do lin Office em uma organização quando combinamos as ferramentas da qualidade com unioffice criamos uma abordagem poderosa para aprimorar a gestão e o funcionamento dos escritórios o Ciclo PDCA por exemplo é uma ferramenta que se encaixa perfeitamente Nesse contexto ao utilizar o PDCA os colaboradores podem planejar suas atividades executá-las verificar os resultados e agir de forma corretiva buscando constantemente aperfeiçoar os processos e alcançar
resultados cada vez melhores o PDCA é uma metodologia que cíclica de melhoria contínua que representa quatro etapas fundamentais para alcançar resultados excepcionais nos processos vamos entender cada uma delas P de planejar nesta etapa definimos metas Claras e estabelecemos um plano detalhado para alcançá-las identificamos problemas oportunidades de melhoria e estabelecemos as ações necessárias para alcançar os nossos objetivos de executar aqui é o momento de colocar o plano em prática implementamos as mudanças propostas na etapa do planejamento e coletamos dados sobre o desempenho dessas novas ações C de verificar agora é hora de analisar os resultados obtidos
vamos comparar os dados coletados com as metas estabelecidas no planejamento e verificar se as ações implementadas trouxeram os resultados esperados a de agir com base na análise dos resultados tomamos as nossas decisões se os resultados estão de acordo com as metas buscamos padronizar as novas práticas se há desvios identificamos as causas e realizamos ajustes para melhorar ainda mais esses processos agora vamos entender como podemos aplicar o PDCA no contexto do lin Office aqui estão alguns exemplos primeiro melhoria de fluxos do trabalho podemos utilizar os a metodologia do PDCA para analisar como as atividades são realizadas
em um escritório vamos identificar se a gargalhos ou desperdícios planejaremos as mudanças vamos implementar as melhorias e Verificar se os processos de fato foram otimizados também podemos aplicar na redução de erros e de retrabalho com o PDCA podemos analisar os erros frequentes em tarefas administrativas e estabelecer ações para reduzir depois verificamos se as taxas de erro foram reduzidas e se a qualidade do trabalho melhorou também podemos fazer a utilização dessa ferramenta na gestão de projetos o PSA ele pode ser aplicado para acompanhar opção de projetos em um escritório por exemplo planejando as etapas executando as
atividades verificando o andamento de cada uma das etapas desse projeto e agindo para corrigir os erros e garantir o sucesso do projeto o PDCA é uma ferramenta essencial no linfócito ele nos proporciona uma abordagem estruturada para alcançar resultados consistentes e nos guia em direção a excelência operacional claro que vale lembrar que o PDCA precisa ser aplicado com o Espírito de melhoria contínua sempre buscando aperfeiçoar os processos e entregar o melhor valor possível aos clientes e colaboradores além da ferramenta PDCA também podemos contar com o método 5S o 5S é uma abordagem japonesa derivada do sistema
Toyota de produção ou seja ele é um programa estratégico onde alguns aspectos fundamentais da empresa são reunidos e implementados como uma melhoria Inicial que objetiva a qualidade total e futura A nomenclatura 5S é derivada de palavras japonesas que significam senso de utilização significa separar o que é necessário do que não é eliminar o desnecessário é a prática de organizar o local de trabalho removendo itens inúteis e liberando espaço para o que realmente importa senso de organização ele envolve organizar os itens restantes após a etapa do senso de utilização de forma que tudo tenha um lugar
específico e de fácil acesso um ambiente organizado facilita o trabalho reduz o tempo desperdiçado em busca de itens e aumenta a eficiência geral senso de limpeza é o hábito de manter o local de trabalho limpo e arrumado manter o ambiente limpo é essencial para garantir a segurança e evitar acidentes e melhorar a qualidade do trabalho senso de padronização consiste em criar padrões e procedimentos para manter as práticas dos três primeiros esses em andamento a padronização garante que a organização e a limpeza se torna em parte da cultura do local de trabalho e por fim temos
o senso de disciplina ele vai representar o compromisso de manter o programa 5S em funcionamento como uma prática diária todas as colaboradores devem estar engajados se comprometidos sem manter os princípios dos 5S vivos na rotina de trabalho a implementação do método 5S ou programa 5S traz inúmeros benefícios para organização tais como melhoria da produtividade redução de desperdícios retrabalho ambiente de trabalho mais seguro e saudável maior satisfação do corpo colaborativo além de ter um aumento da qualidade dos produtos e serviços bom para implementar o programa 5S é importante seguir alguns passos vamos lá primeiro você precisa
contar com comprometimento da liderança o suporte o comprometimento dos líderes são fundamentais para o sucesso do Programa Bem como é necessário formar uma equipe 5S designar uma equipe responsável pela implementação do programa e pela conscientização dos colaboradores Além disso é necessário treinar e conscientizar é essencial capacitar os colaboradores sobre os princípios e a importância do programa 5S Além disso você precisa implementar o programa 5S etapa por etapa seguindo aí a sequência correta que é o senso de utilização o senso de organização senso de limpeza senso de padronização e senso de disciplina e sobretudo você precisa
acompanhar e auditar esses processos é de suma importância realizar auditorias periódicas para verificar o progresso e identificar oportunidades de melhoria ao aplicar esses princípios no ambiente de trabalho você vai criar um ambiente mais organizado seguro e produtivo que vai trazer vantagens tanto para empresa quanto para os colaboradores Além disso você precisa compreender de que a jornada para esses para excelência ela é contínua e o programa 5S é uma ferramenta valiosa nesse caminho espero que você esteja gostando de absorver esses conhecimentos Afinal além da ferramenta PDCA e do programa 5S também podemos contar com a gestão
visual que é uma forma de representar informações e dados por meio de elementos visuais como por exemplo gráficos quadro de avisos etiquetas em locais estratégicos do ambiente de trabalho esses elementos visuais facilitam a compreensão das informações tornando-as acessíveis e compreensíveis para todos os colaboradores a gestão visual ela também vai permitir que os processos status de projetos e metas sejam acompanhados de forma rápida e intuitiva incentivando a colaboração e o trabalho em equipe a adoção da gestão visual por exemplo ela vai trazer uma série de benefícios para a organização tais como uma melhoria da comunicação e
do alinhamento entre as equipes vai ter um aumento da Transparência e da responsabilidade bem como haverá uma redução de erros e de trabalho facilitará a aprendizagem e assimilação das informações Além de estimular a participação e o engajamento dos colaboradores também diante dessa gestão visual nós vamos contar com algumas ferramentas que serão peça chaves para que todos os colaboradores compreendam os status de todos os projetos uma das Ferramentas é o quadro cambão que é utilizado para visualizar o fluxo de trabalho e o status da das tarefas em um processo também haverá os painéis indicadores que são
gráficos ou placas que mostram o desempenho e os resultados chaves para a organização também pode contar com etiquetas e marcadores coloridos que são utilizados aí para identificar e classificar os itens equipamentos ou áreas bem como o famoso quadro de aviso espaços onde informações importantes são compartilhadas com todos os colaboradores bom mas você deve estar pensando como eu implemento a gestão visual da minha organização no meu escritório para implementar Essa gestão visual você precisa seguir alguns passos e são eles primeiro você precisa identificar as necessidades entender quais informações são cruciais para a equipe e onde a
gestão visual ela deve ser aplicada Além disso você precisa escolher as ferramentas adequadas selecionar as ferramentas e os elementos visuais que melhor se encaixam as necessidades identificadas e que também haverá maior compreensão por parte do seu corpo colaborativo Além disso você precisa criar padrões e guias é estabelecer aí os padrões para criação e para atualização das informações pessoais para garantir a consistência dessa gestão Além disso você precisa capacitar a equipe treinar os colaboradores para entenderem e utilizar em corretamente a gestão visual Além disso você precisa fazer um acompanhamento contigo monitorar a eficácia da gestão visual
e fazer os ajustes quando necessário quando nós implementamos essa abordagem nós passamos a visualizar uma melhor comunicação o desempenho e a organização do ambiente de trabalho melhora Afinal nós precisamos lembrar que a gestão visual é uma ferramenta poderosa para impulsionar a produtividade e a colaboração entre as equipes assim como a metodologia do PDCA e o programa 5S o trabalho padronizado é a prática de criar e seguir procedimentos e sequências de trabalho consistentes documentados e testados que garantem a execução de tarefas de maneira mais eficiente e eficaz possível Essa padronização ela busca eliminar desperdícios erros e
otimizar o fluxo de trabalho ao padronizar o trabalho as empresas elas criam uma base sólida para melhoria contínua uma vez que elas podem identificar problemas mais facilmente comparar resultados e aprimorar os processos de forma sistemática claro que quando adotamos o trabalho padronizado há uma série de benefícios que são gerados para a organização e Tais benefícios incluem o aumento da produtividade a redução de variações e desperdícios a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços a facilitação do treinamento e desenvolvimento de novos colaboradores bem Como gera uma melhor comunicação e alinhamento entre as equipes bom como implementar
o trabalho padronizado para que isso aconteça é necessário ser seguir alguns passos vamos lá primeiro você precisa identificar processos chave escolha os processos mais importantes e críticos para organização que precisam ser padronizados após isso você vai observar e documentar os processos em Ação registrar os passos e identificar as melhores práticas após isso você vai elaborar o padrão com base nas observações realizadas você vai criar um padrão de trabalho Claro e detalhado que Descreva a sequência correta de ações Além disso Você vai testar e revisar Afinal você precisa implementar o padrão e fazer ajustes conforme o
necessário com a colaboração dos envolvidos dentro do processo e sobretudo você vai fazer o treinamento e a conscientização do corpo colaborativo ou seja treinar todos os colaboradores envolvidos no processo sobre o novo padrão de trabalho quando padronizamos os processos estamos construindo uma base sólida para melhoria contínua Afinal Esse é o objetivo do linffice que vai permitir o alcance de resultados cada vez melhores claro que nós precisamos lembrar de que a padronização ela é uma jornada contínua e que deve sempre buscar a aperfeiçoar os processos para atingir a excelência até o momento exploramos diversos conceitos fundamentais
dessa Filosofia de gestão que Visa melhoria contínua e a entrega de valor ao cliente tudo isso combina em uma busca constante pela perfeição onde nunca nos contentamos com o status quo e estamos sempre buscando fazer melhor e entregar mais valor aos nossos clientes mas para isso é preciso conhecer os princípios norteadores dessa Fi o link é muito mais do que um conjunto de ferramentas é uma cultura que busca aprimoramento contínuo entrega de valor ao cliente por isso vamos começar essa jornada de eficiência e excelência compreendendo os princípios norteadores da filosofia o primeiro princípio do link
é identificar o valor isso significa entender o que é valioso para o cliente ou seja aquilo pelo qual o cliente está disposto a pagar ao identificar esse valor podemos direcionar nossas esforços para fornecer produtos e serviços que atendam as necessidades e expectativas do cliente eliminando aquilo que não agrega valor o segundo princípio é o mapeamento do fluxo de valor essa etapa envolve a identificação e análise detalhada de todas as etapas e atividades envolvidas na produção ou na prestação de serviços o objetivo é eliminar desperdícios reduzir tempos de ciclo e melhorar o fluxo de valor para
entregar o produto ou serviço de forma mais rápida e eficiente ao cliente o terceiro princípio é o fluxo contínuo buscamos eliminar gargalos e interrupções do processo permitindo que o trabalho flua de maneira contínua e ininterrupta isso resulta em maior agilidade redução de estoques e tempo de resposta mais rápido aos clientes o quarto princípio é a produção puxada pelo cliente em vez de produzir com base em previsões e estoque produzimos apenas o que o cliente demanda dessa forma evitamos excessos reduzimos desperdícios e mantemos um sistema mas responsivo as reais necessidades do cliente e o último princípio
é a busca pela perfeição o linha é uma jornada contínua de melhoria nunca nos damos por satisfeitos sempre buscando aprimorar nossos processos reduzir desperdícios e aumentar a qualidade a perfeição é um objetivo que nunca alcançamos mas que nos impulsiona constantemente a fazer melhor por isso nós precisamos compreender que a jornada mim busca sempre uma melhoria contínua por isso é necessário que haja perseverança e comprometimento na aplicação desses princípios nos ambientes de trabalho principalmente porque é a filosofia do Linux no contexto Desperdício é tudo aquilo que não agrega valor ao cliente ou a organização em diversas
formas consumindo recursos preciosos e prejudicando a eficiência dos processos conhecer e identificar esses desperdícios é o primeiro passo para eliminá-los e impulsionar a melhoria contínua diante disso Vamos explorar os sete principais desperdícios do link e como combatê-los para alcançar a excelência operacional vamos mergulhar nesse tema essencial do link e descobrir como eliminar o que não é necessário focando no que realmente importa entregar valor ao cliente o primeiro desperdício do link é a superprodução nos processos administrativos a superprodução se dá quando a informação é gerada sem necessidade antes do necessário ou em duplicidade um exemplo fazer
tarefa que já foi feita qual é a causa desse problema é a falta de locais de armazenagem e consulta de informações falta da definição Clara e da visibilidade da responsabilidade das demais pessoas por exemplo a gestão visual seria um ótimo programa a fim de Minimizar este problema da superprodução um outro desperdício no link são os estoques aplicado né na metodologia do linffice o estoque nos processos administrativos é o acúmulo de pedidos entre as etapas do processo também chamado de fila exemplo caixa de entrada dos e-mails superlotadas a causa desse problema pode ser a falta de
capacidade do atendimento na demanda ou a falha da priorização das atividade s a utilização de um quadro visual é onde estão elencados as prioridades seria já o necessário para redução desse desperdício para eliminação desse desperdício do estoque o terceiro desperdício no lin é a espera a espera aplicada no linuxse ela se dá nos processos administrativos que são o tempo em que os pedidos ficam parados aguardando pela próxima etapa do processo um exemplo a espera pela disponibilidade de pessoas a espera por informações ou a espera por um sistema a causa desse problema se dá pela indisponibilidade
do sistemas e equipamentos o absenteísmo por exemplo que é a ausência de pessoas que consigam é suprir a necessidade Além disso falta do balanceamento entre as etapas do processo um outro desperdício do lin é o transporte o transporte nos processos administrativos é a transferência e solicitação de informação entre as pessoas um exemplo e-mail mensagens ligações qual é a causa desse problema é a dificuldade da localização das informações falta da integração entre as ferramentas e os sistemas de informação um outros desperdício do por exemplo são os defeitos os retrabalhos que é em resumo se dá pela
falta de qualidade que é a falta de qualidade nos processos administrativos é a informação ou documento contendo erro exemplo erros de análise erros no registro do sistema retrabalhos gerados por erros a causa é a utilização de ferramentas inadequadas falta de capacitação de pessoas falta de padrão um exemplo seria a padronização dos processos que conseguiria eliminar esse desperdício que se dá pela presença em massa de erro gerado pela falta de padrão e por último o último desperdício são os processos desnecessários que são aqueles que tomam tempo e não agregam valor ao cliente um exemplo impressões e
verificações impressão de documentos para circulação interna a causa se dá pela falta de capacidade técnica da equipe pela falta de ferramentas inadequadas ou alta complexidade das atividades ao falar sobre a desperdícios somos ligados a falar sobre a sustentabilidade e organizacional que nada mais é do que um conceito que engloba várias terminologias presentes no meio Empresarial como responsabilidade social responsabilidade social corporativa e cidadania corporativa essa abordagem ela não se limita apenas a cumprir a legislação mas também envolve o cuidado com as pessoas e a promoção de práticas empresariais e processos produtivos ecológicos buscando melhorar a qualidade
de vida de todos os envolvidos atualmente a sustentabilidade tornou-se uma vantagem competitiva para as empresas pois seus benefícios são concretos imensuráveis willart em 2014 demonstra como as práticas sustentáveis podem aumentar a receita e reduzir os custos por essa razão os gestores eles têm buscado incorporar a sustentabilidade como parte das estratégias organizacionais cada vez mais as empresas estão percebendo que ser social e ambientalmente responsável não apenas contribui para o bem-estar da sociedade do planeta mas também traz ganhos financeiros se fortalece a reputação da marca o equilíbrio entre a prosperidade Econômica a justiça social e a preservação
ambiental é um caminho para o sucesso sustentável a longo prazo Neste contexto a sustentabilidade não é apenas uma obrigação moral mas sim uma abordagem inteligente e estratégica para o crescimento e prosperidade das organizações ao cuidar das pessoas e do meio ambiente nós estamos contribuindo para um futuro mais promissor para todos e ao mesmo tempo criando uma base sólida para o sucesso e a sustentabilidade do negócio e talvez você pense como praticar a sustentabilidade organizacional que esteja alinhada Office Bom vamos lá primeiro que nós podemos praticar a sustentabilidade e organizacional reduzindo consumo de materiais com bens
e serviços como por exemplo podemos plantar dentro do escritório uma política de impressão dupla face para reduzir o uso de papel ou também só executar as impressões de documentos que sejam de fato necessários a utilização de canecas e garrafas reutilizáveis em vez de copos descartáveis também podemos reduzir o consumo de energia com bens e serviços substituir por exemplo as lâmpadas tradicionais por lâmpadas LED de baixo consumo configurar os computadores para entrar em modo de economia de energia quando não estiverem em uso por um período prolongado Além disso podemos utilizar sensores de movimento para iluminação em
áreas comuns como corredores e salas de reunião Além disso podemos reduzir a dispersão de substâncias tóxicas como podemos optar por produtos de limpeza e produtos químicos com certificação ambiental que sejam menos tóxicos e preço judiciais ambiente Além disso podemos implementar uma política de descarte adequado de resíduos químicos e eletrônicos para evitar a contaminação do meio ambiente além da coleta seletiva nós podemos também fazer intensificar a reciclagem dos materiais colocar as lixeiras de coleta seletiva em todo o escritório para que os funcionários possam separar os retidos recicláveis dos não se recicláveis e estabelecer parceria com empresas
de reciclagem locais para garantir que os materiais recicláveis sejam corretamente destinados Além disso podemos maximizar o Uso Sustentável de recursos renováveis fazendo a instalação de painéis Solares no telhado do escritório para gerar energia renovável Além disso podemos utilizar fontes de água ecológicas que minimizam desperdício e o consumo excessivo de água Além disso podemos também prolongar a durabilidade dos produtos Como assim investir em móveis de alta qualidade e duráveis para reduzir a necessidade de substituição frequente Além disso fazer a manutenção regular dos equipamentos e máquinas para garantir a vida útil mas Onda ao implementar essas práticas
o escritório pode contribuir para redução do impacto ambiental promovendo o ambiente de trabalho mais sustentável e consciente Além disso essas ações podem gerar economia de recursos financeiros ao longo do tempo presados alunos chegamos ao final dessa jornada de aprendizado sobre o Linux e a sustentabilidade corporativa espero que essa vídeo aula tenha sido enriquecedora e inspirado todos vocês ao longo dessa aula princípios da filosofia Lins que nos mostraram o caminho para melhoria contínua e a entrega de valor ao cliente aprendemos a identificar e eliminar desperdício em nossos processos criando uma base sólida para o crescimento e
a eficiência de nossas organizações além disso abordamos a importância da sustentabilidade corporativa entendendo que ser social e ambientalmente responsável não é apenas uma obrigação moral mas uma estratégia inteligente para o sucesso a longo prazo a sustentabilidade tornou-se uma vantagem competitiva trazendo benefícios Concretos e mensuráveis para as empresas a lei de contribuir para a construção de um futuro mais promissor para todos vocês aprenderam sobre ações práticas para melhorar a sustentabilidade corporativa deixe reduzir o consumo de materiais e energia até promover a reciclagem em maximizar o uso de recursos renováveis essas práticas não apenas beneficiam o meio
ambiente mas também podem gerar economia de recursos financeiros tornando-as uma escolha inteligente para qualquer negócio como gestores e profissionais responsáveis é nosso dever colocar em prática o conhecimento adquirido cada pequena ação que tomamos em nossas organizações pode ter um grande impacto na sustentabilidade do planeta e na qualidade de vida de todos nós lembre-se que a sustentabilidade corporativa não é um destino final mas uma jornada continua de melhoria e comprometimento a medida que avançamos encoraje cada um de vocês a serem líderes em suas equipes inspirando e motivando seus colegas a adotarem práticas sustentáveis e abraçarem a
filosofia ali em suas atividades com isso poderemos construir um futuro mais Próspero sustentável e equilibrado para gerações futuras estamos todos conectados nessa missão e juntos podemos fazer a diferença agradeço imensamente por dedicarem o seu tempo a essa aula Espero que continuemos a trilhar esse caminho de aprendizado e evolução juntos que esses conhecimentos sejam o ponto de partida para a transformação positiva de nossas empresas como unidades e do mundo como um todo Muito obrigado e até a próxima jornada de aprendizado [Música]
