Módulo 2 na prática: Solicitação, Oferta, e Pedido de Compras no SAP B1

Fala aí eu sou Alice irmã do Alisson eu sou o Alisson irmão da Alessa e esse é mais um vídeo do nosso canal [Música] pessoal no vídeo de hoje a gente vai para a prática mais uma vez e vamos falar sobre o processo de compra sobre o que for de todos as etapas do processo de compras É isso mesmo mana então eu vou compartilhar a tela aqui para nós deixar rapidinho se você não viu o vídeo anterior do nosso canal no vídeo anterior a gente fez um overview sobre o módulo de compras que é o

módulo 2 da academia de spp1 e a gente explicou para vocês todas as etapas que contemplam o modo de compras e aí hoje a gente vai estar dando uma aprofundada na prática específico referente a parte 1 É isso aí então pessoal antes de mais nada aqui né olhando para nossa telinha do s app Business eu vou clicar aqui no mais para utilizar o cockpit e vou localizar aqui o workbach de compras tá quem é esse carinha que é aquele que Alessa mostrou para gente no vídeo anterior explicando o processo resumido de compras certo então lá

dentro da documentação da SP nós temos esse uma explicação breve de como esse fluxo funciona Lembrando que mais uma vez esse aqui é uma representação resumida do processo de compras porque ele nasce da solicitação para o pedido do pedido para o recebimento do recebimento para a nota Porém quando a gente olha aqui dentro dos menus de compras tá entre as etapas de solicitação de compra e pedido nós temos também aqui a opção de oferta de compras tá que seria né no nosso termo comum do mercado a cotação né então quando eu estou fazendo quero comparar

preços avaliar os meus fornecedores antes de decidir por quem que eu vou firmar o meu pedido de compra tá então a ideia aqui pessoal é a gente poder passar um pouquinho por cada uma dessas funcionalidades e enxergar com ela se comportam e como elas entregam para gente um melhor resultado aí dentro da nossa operação tá então a primeira coisa que nós temos aqui no Orkut tá do primeiro passo do nosso fluxo é a solicitação de compra e o que que ela representa no momento em que a gente clica aqui na solicitação de compra é o

SAP já traz automaticamente o usuário logado Então eu estou logado ao usuário Manager né que é o usuário Master do SAP né Como o povo gosta de dizer E aí eu poderia lançar tanto essa solicitação como usuário Manager como eu poderia com o Manager identificar um colaborador específico dentro dessa operação né então é interessante também reforçar que nem sempre em todos os projetos todas as pessoas da empresa vão ter um usuário do SAP Business mas nada impede de que quando essa pessoa precisa de algo ela peça para alguém que tenha um usuário efetue essa solicitação

em nome dela né então eu direciono eu digo que o solicitante nesse caso é o Alisson Ramos tá através da filial principal aqui no departamento de tecnologia e se eu quiser ativar Eu posso também pedir para que já que essa pessoa não espalha dentro do S ap né ela não é o usuário dentro do SAP eu posso dar informações para essa pessoa através do e-mail olha só que legal então a partir do momento que o SAP tem o serviço de e-mail devidamente configurado isso a gente pode fazer lá no Highlights mais para frente em alguns

vídeos mas aqui dentro dos módulos e nas configurações a gente consegue para meterizar o shp com uma conta de e-mail para que ele faça esse envio automaticamente dinamicamente então quando eu marco essa opção aqui no momento em que minha solicitação avançar de alguma forma né se ela virar um pedido se ela for recebida o meu solicitante vai receber esse e-mail automaticamente né então a gente pode ativar essa opção e garantir uma comunicação mais geral aí dentro do processo então mesmo que a pessoa não é use o SP ela pode receber essas informações através de um

e-mail que pode ser informado agora Ah qual é o e-mail [email protected] né então colocando essas informações aqui eu vou conseguir receber automaticamente o e-mail bom aqui dentro da ainda Da solicitação de compras eu consigo também informar a lista dos itens E aí é claro né mana também faz parte da sua leitura aquela questão do tipo de item o tipo de serviço e tudo mais né no nosso caso a gente vai trabalhar aqui hoje no conceito de item e aqui dentro da lista de itens eu posso buscar Um item que está cadastrado dentro do sistema Então

aqui tem uma série de itens cadastrados nessa base que é uma base usada para fazer diversos tipos de atividade eu vou pegar aqui um produto Deixa eu só me lembrar aqui acho que é matéria prima lote tá E veja que quando eu seleciono esse material ele já me puxou um fornecedor sim tem um fornecedor designado já isso isso então aqui dentro do cadastro do item quando eu clicar aqui na setinha laranja né eu vou abrir esse cadastro primeira coisa para que esse item apareça corretamente aqui eu preciso marcar ele como item de compra aqui no

cadastro do item então se ele não tiver flegado como item de compra ele não vai aparecer na lista de busca e para que o fornecedor seja carregado automaticamente aqui na minha solicitação aqui na minha aba dados de compras tá eu tenho aqui o meu fornecedor preferencial e isso porém aqui dentro ainda dessa área da fornecedor preferencial eu posso clicar aqui na nessa opção dos três tracinhos tá e designar fornecedores preferidos ou seja trazer mais fornecedores para dentro da minha do meu cadastro tá E aí dentro dessa tela eu vou ter sempre isso Ó o fornecedor

que está nos preferidos e é o preferencial ele vai estar aqui como padrão em e os outros as outras opções de fornecedor que eu tenho para esse item vão estar aqui dentro dessa lista continua normal então se eu gravar aqui né eu vou ter automaticamente esse item gravado com todos esses fornecedores tá eu não vou deixar todos eles aqui deixa eu só remover alguns para não ficar muita coisa também né Então tá aqui três fornecedores preferidos para este item E aí daqui né eu vou especificar para quando eu preciso ah preciso para dia 15/12 e

qual é a quantidade a 100 100 o que aí tem alguns pontos que né a gente precisa relembrar dentro do cadastro do item também nós temos aqui a unidade de medida de compras tá ou para o cadastro do item a gente também pode ter um grupo de unidade de medidas atribuído tá isso aqui é um treinamento específico pessoal né Essa parte de cadastro do item unidade de medida porque só um vídeo sobre cadastro de grupo de idade de entender as unidade de medidas conversões e tudo mais é um trabalho bem extenso e que pode confundir

bastante então é importante a gente separar isso Tá Mas para não dizer que não disse é importante reforçar que quando eu estou lançando uma solicitação uma cotação pedido da forma simples do SAP a unidade de medida que está informada que é aquele vai trazer para cá automaticamente no momento que eu começo a minha solicitação para esse item E aí daqui eu coloquei Então minha matéria prima lote fornecedor data necessária e quantidade eu posso adicionar aqui a minha cotação né minha solicitação desculpa e aí ele me questionou da data necessária do documento Então como a gente

tinha falado no vídeo sobre a navegação e os documentos de marketing quando eu estou adicionando uma solicitação de compra é necessário que eu informe esta data necessária então eu vou colocar aqui também 15/12 tá E na hora que eu altero essa informação no cabeçalho Ele pergunta se eu quero representar isso em todas as linhas e isso é interessante porque muitas vezes o pessoal me pergunta quando a gente tá dando treinamento Ah eu sou obrigada a fazer um documento por data não você é obrigado a fazer um documento da solicitação mas as datas elas podem ser

preenchidas né na linha também então eu poderia ter esse item duas vezes dentro da minha solicitação com as datas distintas né e uma outra quantidade aqui informada Então veja que eu coloquei mesmo material para duas datas diferentes na mesma quantidade então eu tô dizendo Olha eu preciso desse ter um pouco aqui e um pouco no próximo mês né um pouco agora em dezembro e um pouco em janeiro de 2023 né Alisson Vamos colocar 2022 porque colocar no passado não dá tá E aí algumas coisas chegam para ontem né mas não tanto assim tá o ponto

importante pessoal que aí é algo que não está representado aqui mas faz parte da Norma e da metodologia também do essa PB visual é que quando eu estou lançando uma solicitação de compra ela pode passar por um processo de autorização tá então Digamos que eu Alisson né aqui através de informando pelo colaborador Alisson estou registrando uma solicitação porém essa solicitação precisa Ser aprovada né Por um gerente por um supervisor por outra pessoa né dentro da hierarquia ali da empresa tá então no momento em que eu vou adicionar essa solicitação Pode ser que ela não vá

imediatamente para o departamento de compras Pode ser que ela passe primeiro por esse processo de aprovação até que ela volta para o usuário né que originou essa solicitação para que ele efetivamente efetive o documento dentro do sistema tá eu não vou passar pelo processo de autorização agora pelo processo de aprovação mas já fica aí registrado pessoal para a gente fazer um outro vídeo focado aí nessa parte da autorização para a gente poder entender os mecanismos que nós temos por trás desse processo então eu vou aqui adicionar a minha solicitação com a solicitação adicionada aqui ó

então eu posso visualizar ela aqui já está registrado tudo direitinho eu vou copiar para o que mano oferta oferta ou pedido Mas aí tem duas questões pessoal que é o seguinte ó se eu copio para oferta ou para o pedido de compra através de uma solicitação o s ap ele vai pedir para eu confirmar quem é o fornecedor aí você fala mais porque aqui na linha Eu tenho um fornecedor mas Lembrando que esse item ele pode ser comprado por mais de um fornecedor então quando eu copia da solicitação para oferta ele vai pedir para que

eu indique um dos fornecedores né um fornecedor para essa oferta porém o shp ele tem uma outra metodologia também para trabalhar essa parte de oferta de compra que é através aqui do módulo de compras do assistente de criação de ofertas de compra falando no treinamento não é exatamente mas o que que o assistente vai fazer ele vai tornar ainda mais valioso o cadastro dos fornecedores preferidos veja que interessante ó ele vai abrir uma assistente Então tá aqui a solicitação bonitinha vamos por Assistente aqui do lado ó eu vou dar um seguinte eu vou criar um

novo grupo de parâmetros então o grupo vai ser somar aqui ó nome do grupo somar só para exemplificar ele vai ser criado com base em solicitações né do colaborador Alisson Então vou especificar aqui ó só solicitações baseadas no solicitante Alisson tá feito dessa forma quando eu clicar aqui em seguinte ele vai trazer para mim aqueles itens ó aqueles dois itens que estão nessa minha solicitação de compra e aí cada um com a sua data o que que eu vou fazer vou então selecionar todos esses itens aqui é esses mesmos então eu poderia trazer mais itens

eliminar uma linha específica eu posso então editar essas informações a se aumentar a tela aqui fica mais fácil de você visualizar eu posso fazer agrupado por solicitação então a solicitação 24 ou eu posso visualizar todas as solicitações de cada produto tá aqui nesse caso você colocou duas linhas no mesmo produto numa mesma solicitação Mas se tiver várias solicitações de compra com esse item aí quando agrupar por item ele vai mudar o formato aí né eu vou por exemplo Digamos que eu colaborador lancei duas vezes uma solicitação igual né então não é impossível né então quando

eu voltar aqui ela eu vou ter agora quatro linhas sendo uma das solicitação 24 e outra Da solicitação 25 se eu sou um comprador e eu entendo que isso aqui está incorreto ou né passou para o processo de aprovação naturalmente nem iria chegar aqui duplicado né nessa ocasião mas eu poderia vir aqui eliminar essa linha aqui ó pronto e vou seguir só com a 24 vou clicar aqui no seguinte que que vai acontecer na verdade eu vou processar só uma das Linhas aqui para a gente poder ver bem exatamente como vai acontecer o processo se

eu clicar aqui em seguinte olha só que interessante como naquele cadastro do item eu determinei três fornecedores como preferidos o próprio SAP me trouxe os três fornecedores já pré- listados aqui para este item certo então eu tenho aqui os meus fornecedores preferidos já selecionados simplesmente porque no cadastro desse item eu já tenho esses fornecedores definidos Se eu marcar por parceiro então ó ele vai ter um pedido para esse um pedido para esse um pedido para esse aqui né uma um pedido não desculpa uma cotação tá então eu vou dar mais um seguinte tá e vou

clicar em seguinte novamente no final ele vai perguntar o quê eu quero executar eu quero gravar essa essa parametrização essas regras que eu coloquei antes e para executar ela novamente então a sempre que eu quiser solicitar é executar solicitações do Alisson eu poderia deixar isso gravado e ficar utilizando de maneira dinâmica então toda hora eu posso ir lá e executar se eu quero marcar essa opção do criar cotação online tá que que é a dilatação online cotação online é um recurso do SAP que envia o link para o e-mail do Google fornecedor para que ele

responda a cotação através de um desse link tá então a gente vai deixar isso para apresentar numa outra oportunidade focada só na cotação online porque porque existe uma série de Preparações que são essenciais para que isso funcione e como aqui a gente está ensinando a ao sapi como ser consultor saber parametrizar faz parte do processo de utilizar a função né então eu não vou apenas mostrar isso funcionando eu quero que você do outro lado entenda o funcionamento disso Qual é o recurso que precisa estar instalado dentro da plataforma da Sep para que essa funcionalidade funcione

corretamente tá se eu quero imprimir então eu posso ter um layout de impressão né atribuído a minha oferta para na hora que eu marcar essa opção ele gerar a impressão já joga direto para impressora tá mas vamos para o próximo passo aqui então quando eu clicar em seguinte eu vou salvar essa essa opção mas CP vai fazer o quê ele vai pegar todas essas regras todos esses preenchimentos que foram feitas e ele criou para mim então um grupo chamado de número 8 e dentro desse grupo 8 Ele criou as ofertas 10 11 e 12 e

12 tá E olha só que legal se eu for aqui na minha solicitação veja que só de eu acessar essa tela ó ele já me mostrou aqui em cima que tem um documento de destino ó eu vou para 25 não tem nada não tem eu vou para 24 já tem então se eu der um botão direito aqui clicar em mapa de relações o que que o SP vai mostrar para gente que a partir desta solicitação número 24 eu criei três ofertas de compras Tá o que que ainda posso fazer posso voltar aqui na minha no

meu assistente e processar a outra linha da minha solicitação e assim sucessivamente seguindo com os processos né mas aqui o que que é legal nesse nesse que eu quero apresentar para você é exatamente que a partir de um único documento de solicitação eu criei três ofertas Ou seja eu pedi para três fornecedores diferentes e ablocks Corporation né exatamente o mesmo modelo de solicitação mesmo item para mesma data com a mesma quantidade necessária E aí quando eu faço o envio do link ou quando fica na responsabilidade do usuário ele pode acessar aqui e falar olha eu

da isti importação vou conseguir te entregar no dia 15/12 Porém eu só tenho condições de te entregar 90 e qual o preço Ah esse aqui vai ser 3 e 20 Então vou gravar dessa forma aqui esse aqui dentro da laser com eu vou te entregar um dia antes olha só que legal tem condições de entregar um dia antes e a quantidade que eu vou te entregar é exatamente a quantidade que você quer porém vai custar r$ 4 tá vendo aqui o outro que é a próxima oferta de compra eu também vou te entregar no dia

15 a quantidade é a mesma ou não eu tenho que entregar um pouquinho a mais porque eu entrego em caixas fechadas né encaixas de 30 só que o avesso é um pouquinho mais eficiente porque eu tenho essa condição das caixas fechadas então eu posso ter ncenários né Cada fornecedor tem uma política um método de entrega e tudo isso vem vai ser refletido aí na forma como ele responde a sua oferta então aí eu vou fechar todas essas ofertas aqui e eu vou mostrar para gente rapidamente Como eu posso usar essas respostas agora para o sapo

me mostrar o resultado disso E aí a gente vai fazer isso através aqui do relatório de compras relatório de comparação de oferta então Com base no na parte de itens e olhando para o grupo 8 tá quando eu dar um ok ele vai fazer o que para mim ó ele vai trazer aqui ó agrupado por fornecedor ou por para lá por causa dos outros Campos Mas não tem problema ou pelo número da oferta Então veja que conforme eu mudo a opção ele vai destacando as informações que são diferentes né que estão divergentes aí entre um

e outro então quando eu olho por item por exemplo veja que interessante ele me mostra quem tá no melhor preço em relação a todos quem tá com a data mais interessante em relação a todos eu coloquei um mês atrás ó aqui tem um erro meu é em relação a ao preenchimento e a quantidade tá atendendo mas também tá sobrando Então nesse momento o usuário né o comprador ele vai analisar as respostas que foram dadas de cada um desses fornecedores e ele vai tomar da decisão da parte dele ali Qual é a que faz mais sentido

para a necessidade exatamente então aqui o que que ele pode fazer ele pode falar o seguinte esse cara aqui que tem um preço bom que me entrega 10 dias atrás praticamente né Então aqui tem um erro de digitação de data Mas não tem problema o importante é a gente entender esse cenário ele me entrega em caixas de 30 então quer dizer se ele pode me entregar até 120 eu poderia fazer o quê fechar 60 peças com ele e fechar as outras 40 peças com fornecedor que só tem 90 mas que me atende no prazo e

que o preço também tá dentro porque se sobrar no estoque para mim vai ser ruim então eu pego de quem vai tá com o melhor preço tá com algumas condições e eu posso avançar então com essas duas opções então basta selecionar aqui as duas linhas tá e criar o pedido tá então aqui ó fechar as outras com o mesmo grupo sim então eu vou fazer isso aqui só para a gente visualizar então ele criou aqui as ordens vou voltar vamos lá na solicitação novamente ó solicitação de compra número 24 aqui ó veja que é que

a linha já mudou de cor ó agora porque porque ele já avançou para o pedido de compra e aí se eu clicar aqui em mapa de relações novamente ele não vai mostrar apenas que a solicitação virou oferta como ele vai mostrar quais ofertas foram convertidas em pedido de compra tá então por hoje a gente vai parar nesse momento e aí no próximo vídeo a gente vai avançar para processo de converter esse pedido em recebimento e entender todos os efeitos da parte de estoque e também da parte financeira na parte de contabilidade né a partir de

que momento entra na parte contábil e seja eu ia fazer uma pergunta você já acabou respondendo no final que era quando que a solicitação de compra ela encerra ela fecha Então a partir do efeito de geração do pedido de compra e isso enquanto ela ainda está em oferta ela ainda é uma solicitação que pode de gerar mais ofertas até ele encerrar o grupo E aí converter isso impedido porque a oferta é uma possibilidade sim é onde é onde onde está acontecendo o processo dentro do setor de compras né de requisição de orçamento negociação negociação de

prazos né valores condições E aí Tendo isso concluído na efetivação do pedido de compra isso já e aquela solicitação é encerrada e se você colocou a opção do e-mail solicitante ele vai receber essa informação né exatamente no momento que virou pedido Ele já recebe a confirmação Ó sua solicitação virou pedido né Por esse motivo E aí é para a gente não esquecer de reforçar é que dentro do fluxo simplificado a gente não tem essa etapa da oferta porque a etapa da oferta ela é uma etapa opcional Mas é mesmo ela sendo opcional Veja a quantidade

de estrutura né que ela te entrega de usar efetivamente os dados de cadastro para simplificar a ação de cotação e bem como transformar isso no pedido final fazendo uma análise Geral de todos os meus fornecedores ali que participaram o comprador ele consegue ficar mais analítico no processo né e não ter que abrir todas as requisições através dos dados Tem que montar uma Sei lá uma planilha de comparação de preço ou controles Paralelos para poder chegar numa conclusão através da oferta ele já consegue ter isso bate pronto e fazer efetivamente uma análise mais profunda ali muito

obrigada mano pela aula e no próximo vídeo a gente dá uma continuidade Então nesse fluxo para não ficar muito extenso né e depois o pedido acontece e qual que é o efeito contábil de estoque que vai gerar nos outros departamentos e aí a pergunta bom pessoal se você gostou desse vídeo deixa seu like aqui embaixo e se você não é inscrito nesse canal ainda o botão de inscrição também tá logo aqui embaixo não deixe de se inscrever e também compartilhe com todo mundo que você é gostar e conviver e ter relação com esse tipo de

processo pode ser importante para ele também é isso aí pessoal um grande abraço para vocês até o próximo vídeo até o próximo vídeo tchau tchau