[Música] Então vamos para três perguntas iniciais quanto sua empresa tem a receber na próxima semana você sabe quanto que você tem a receber Quando que a empresa que é da minha família tem para receber na próxima semana no próximo mês daqui a três meses daqui a seis meses então eu vou comer a sua fazer algumas reflexões de algumas perguntas quanto eu tenho a receber Quais são as contas que eu tenho que pagar se eu estou fazendo um planejamento aqui de um ano de um mês de 3 meses né então assim quanto que eu tenho Quais
são as contas que eu vou ter que pagar nesse período eu fiz um financiamento começa a pagar com 90 dias então com 90 dias eu tenho a primeira parcela então isso já tem que estar controlado eu tenho que saber quanto quem está lhe devendo ou para quem você está devendo tá tudo aqui na minha cabeça eu sei tudo eu sei para quem eu dei Eu sei que não tem para receber será que está mesmo sabe quando tudo minha cabeça eu consigo tomar os melhores decisões como que tá esse controle Então tudo deve estar registrado tudo
deve estar controlado tudo deve estar no meu planejamento financeiro para mim conseguir a chegar ao primeiro tem que definir as metas Qual que é a meta onde eu quero chegar financeiramente quem não tem meta qualquer lugar que chegar tá bom mas o que que eu quero chegar como que eu quero verificar nesse outro se eu tive crescimento financeiro no ano passado como que eu fiz o que que eu melhorei para esse ano quando eu tô falando eu tô falando em termos de organização tô falando em termos de empresa também qual que foi o cenário da
empresa no ano anterior qual tá sendo cenário desse ano quais indicadores que eu tô trabalhando agora comparando com indicadores do período anterior eu fui mais eficiente eu tive mais resultado o que que aconteceu eu fiz mais investimentos que que aconteceu Então vamos pensar nesse controle Vamos pensar nessa organização Vamos pensar a importância que nós temos dos pagamentos dos recebimentos dentro das organizações e vamos contribuir com os nossos conhecimentos Então a partir do momento que eu tenho esse controle de contas a pagar e do contos a receber eu vou fornecer o gestor Essa visão Essa visão
de um do fluxo Essa visão dessa movimentação desse dinheiro então se eu consigo entender isso eu vou fornecer ao gestor tomar decisões antecipadas antes que eu vejo que o meu saldo ficou negativo se eu já estou controlando direitinho sei que não tem dinheiro de repente o gestor consegue antecipar alguma coisa buscar outro recurso então nós oferecemos aos gestores tomadas de decisões antecipadas prevendo evitando que várias outras outros dados né que não sei que seja negativos vem para a empresa então eu vou entregar ao gestor financeiro dados para tomada de decisões que possam garantir maior eficiência
eficácia dentro da organização então o contas a pagar eu conto você receber ele é um controle que é operacional quem faz isso quem tá na operação quem faz os lançamentos quem faz o controle quem põe em ordem cronológica que emite as ordens de pagamento então não conta pagar e conceber que é um controle operacional Então quem tá no operacional vai fazer tudo isso E o planejamento estratégico essa visão estratégica esse planejamento financeiro ele normalmente são Tom dos cargos dos Autos executivos né que seja um dirigente que seja um diretor que seja um presidente que seja
o gerente financeiro Então nós temos dentro da parte financeira a parte estratégica e nós temos a parte operacional o quantas a pagar ou contas a receber nós vamos falar dessa parte operacional do setor então a parte que faz e demonstra os resultados para as tomadas de decisões da parte estratégica da parte gerencial aqui o controle de contas a pagar ia receber são lançamentos de contas futuras se apagar é futura se há receber é futura então sim são aquelas que ainda não ocorreram são fatos que ainda não né de pagamento que não aconteceram porque contas a
pagar contas a receber se eu falo aqui de contas recebidas é passado Estou falando de passado se eu falar de pagamentos efetuados estou falando de passado mas quando eu falo pagamentos e vai ser realizada de futuro a receber Então apagar futuro a receber futuro então nós estamos falando aqui de um planejamento futuro mas que eu também posso ter ou realizado que é o que já aconteceu que é está no passado então eu tenho passado e tem o futuro o futuro a pagar a receber o passado o que foi pago e o que foi recebido Então
se o que que tem nós temos que fazer constantemente atualização tem que ser constante eu não posso atualizar o que aconteceu hoje no dia de amanhã se aconteceu hoje eu tenho que fazer os lançamentos na data de hoje a atualização ela tem que ser diária tem que ser constante tem que ser efetiva tem que ser de forma correta por contas a receber ele baseia em vendas vezes já foi realizada ou prestação de serviço que já ocorreram assim como os custos despesas né também de cursos despesas que já aconteceram mas para tudo isso nós vamos falar
do controle interno a importância desse controle interno Qual que é a atividade que é feita por que que existe esse controle interno Por que que é necessário ter esse controle porque através dessa organização através desse controle interno que eu vou ter instrumentos eu vou ter ferramentas que eu possa aferir que eu posso né Verificar se os dados estão corretos se os processos que nós estamos utilizando está correndo a área financeira ela é muito dinâmica como qualquer outra área da organização quando está falando é dessa parte dinâmica dessa organização nós temos que entender que é tudo
feito de processos processos estão dentro mas se um processo não está sendo eficaz que que eu faço eu altera esse processo e tem que ser de forma rápida por isso que eu preciso da tomada de decisão Em tempo mais rápido um tempo menor porque eu tenho que identificar o processo tá errado alguma coisa está errado eu já faço uma tomada eu vou fazer intervenção aqui já se eu faço essa intervenção Com certeza eu vou ter um resultado melhor para organização E aí quando a gente fala nesse controle interno tem diversos ferramentas que nós podemos utilizar
nós temos ferramentas que é da administração nós temos ferramentas utilizadas dentro do próprio setor financeiro nós tem diversos ferramentas que nós vamos utilizar dentro do controle interno de controle interno nós estamos falando de planejamento de organização de controle de avaliação nós temos uma ferramenta que é uma ferramenta qualidade que chama PDCA que é uma ferramenta que é muito utilizada nas organizações pode ser utilizada dentro do setor Então o que nós vamos falar um pouquinho desse pdcada a importância desse PDCA Por que que ele é importante primeiro que ele é de forma cíclica ou seja ele
não encerra aí eu tenho um processo ele não está em uma linha quando eu estou em uma linha só eu vou iniciar e vou terminar terminei aqui só que o Ciclo PDCA o que que acontece ele é cíclico Ou seja eu vou fazer e vou retornar e vou retomando então por isso nós vamos falar do Ciclo PDCA ela não tem o fim ela tem ela vai iniciar ela vai terminar e volta de novo então vamos entender um pouquinho melhor sobre o Ciclo PDCA que é uma das ferramentas da qualidade quando eu falo PDCA P de
planejar o D de durfazer o sede Checar e o Action de avaliar e depois eu volto de novo ou seja inicialmente eu vou identificar onde que tá os meus problemas Vou estabelecer planos de ação Então estou nesse momento estou planejando eu vou planejar o que que eu vou fazer dentro da área financeira nós vamos falar que do Ciclo PDCA exclusivamente dentro da área financeira porque ele pode ser usado dentro da organização diversas formas pode ser utilizada nós vamos falar do PDCA dentro da área financeira que é uma das Ferramentas podemos utilizar dentro da área financeira
então eu vou fazer esse planejamento eu faço vou identificar os meus problemas e vou fazer o meu planejamento a partir do momento que eu faço o meu planejamento eu vou para execução o do é fazer eu vou executar aquele plano de ações que eu já defini eu vou colocar em prática o meu plano de ações então eu planejei depois eu vou fazer eu vou executar eu vou colocar em prática o meu plano de ação Observe que é uma sequência Mas é uma sequência que ela é cíclica ou seja ela vai e vai retornar novamente depois
que eu já planejei e que eu já fiz estou fazendo a parte prática eu vou checar eu vou checar se tudo que estava no meu planejamento eu foi feito plan planejou planejou do fazer foi feito eu vou verificar se nós atingimos as metas nós falamos sempre nós vamos trabalhar com metas onde nós queremos chegar qual que é a nossa meta é reduzir gastos aumenta a receita Qual que é a nossa meta Então vou verificar se dentro do meu planejamento financeiro que eu executei eu vou verificar se eu atingir o indicador que eu tinha colocado lá
no meu planejamento depois que eu faço isso nós vamos para ação o que que eu tenho que fazer tá ok tem que corrigir alguma parte tem que padronizar eu tenho que treinar eu tenho capacitar e serrei o meu ciclo depois que eu encerro então eu comecei aqui no planejar depois eu fui por fazer depois eu fui por checar depois eu fui para o coração eu terminei essa ação aqui eu começo novamente aqui no planejamento então eu começo novamente planejando as ações dentro do setor financeiro e por falar em setor financeiro uma dica para vocês sempre
que vocês forem levar levem números Eu nunca falo muito ou pouco Olha é tantos reais é tantos por cento o indicador é esse sempre inúmeros nós estamos falando de área financeira não dá para trabalhar com muito e com pouco que muitas vezes para uma pessoa não é muito para o outro diz que é pouco com acionista é muito protecionista então aqui eu deixei uma ferramenta para vocês entenderem aí entender essa importância dessa ferramenta é uma ferramenta que nós podemos utilizar É uma ferramenta que nós utilizamos dentro da área financeira como outras ferramentas também podem ser
utilizadas é uma das para vocês entenderem um pouquinho dessa importância desse planejamento dessa desse fazer desse avaliar este checar desse organização de processo O processo está errado vou adequado vou começar de novo e vou fazer então o tempo todo é ciclo eu não tenho Início o Fim eu tenho uma continuidade do processo mesmo porque o financeiro é assim o financeiro não tem um início tem um fim eu tenho uma continuidade desse processo então o controle interno ele é imprescindível para que a gente tenha a base de dados nós temos os registros nós temos a eficiência
da prestação de serviço resultando aqui na tomada de decisões que com certeza vão contribuir para o melhor resultado para alcançar os objetivos e as metas das empresas Então vamos lá agora falando especificamente aí do contas a pagar e do contas a receber quando nós estamos falando contas a pagar identificar todas as obrigações determinado período então assim Quais são as obrigações desse período que eu estou planejando eu vou identificar todos eles né para mim fazer o registro eu vou identificar quanto que eu tenho que receber Quais são os valores de quais os clientes quem que tá
me devendo e vou deixar isso tudo certinho planilhado registrado nos temas o softwares que tem hoje disponível nas empresas eu vou acompanhar todos os pratos de pagamentos e recebimentos pessoal esse acompanhamento é fundamental por que que é fundamental se eu não acompanho de repente eu tenho um cliente que está inadimplente eu não tô fazendo a cobrança para ele de repente esse cliente que está inadimplente eu posso fazer alguma restrição para esse cliente então eu tenho que identificar de repente eu deixo de pagar um fornecedor que ele me entrega a matéria prima que é o essencial
para minha produção Será que eu não teria que negociar com ele ou será que tem outras que eu poderia verificar qual que seria prioridade eu tenho que verificar as prioridades Então esse acompanhamento ele é diário às vezes eu deixo de efetuar as cobranças para o meu cliente Então vamos olhar isso com carinho vamos olhar isso com dedicação Vamos ver que isso faz a diferença no meu fluxo que acha isso faz a diferença no que eu tenho a receber no que eu tenho a pagar olha a importância desse setor dentro da organização eu que vou controlar
o meu cliente o meu fornecedor eu que tenho né condições de identificar fala assim olha esse fornecedor aqui ele tem uma flexibilidade vamos ligar Vamos tentar vamos prorrogar alguma é mais fácil lá pagar os juros do que eu negociar com fornecedor e para empresa como é que fica a empresa não é minha mas a minha responsabilidade como que vai ficar eu vou se eu tenho tudo isso registrado eu consigo antecipar as decisões que seja prorrogar uma dívida que seja de antecipar um recebível então nós temos tudo isso agora pessoal nessa figura ela é interessante que
ela é um fluxograma de contas a pagar então eu vou pegar então se aqui tem todo um processo para vocês entenderem nós temos aqui a entrada eu vou receber uma nota fiscal olha só que vai ter todas as setinhas do fluxograma explicando de que forma que acontece esse esse pagamento explicando de que forma que é o fluxo dessa empresa específica eu posso ter diversos fluxos dependendo do tamanho da organização dependendo do porta dependendo da empresa cada um vai ter um fluxograma diferente de pagamento e cada processo que eu tenho dentro da organização o ideal é
que eu tenho um fluxograma porque visualmente eu consegui identificar em qual etapa que eu estou desse pagamento esse pagamento é ocorrendo de forma adequada como que está então se eu a nota fiscal vamos acompanhar aqui acompanhe comigo eu recebi uma nota fiscal eu vou dar lançamento da nota no RP no RP ou sistema de gestão empresarial que ele tá em inglês mas eu vou lançar ele no sistema eu lance no sistema eu vou ter aprovação do responsável que nós falamos aí de autorização de pagamento então eu tenho chamar autorização de pagamento vou pegar autorização de
que forma da forma foi estabelecendo na empresa às vezes são documentos que você lança os dados imprime e o supervisor ele assina eu vou digitalizar a nota fiscal se for o caso para cada autorização de pagamento eu vou fazer a baixa dessa nota dessa autorização de pagamento Tá ok a nota fiscou chegou faz tudo isso depois eu vou seguir a mesma seta lá embaixo eu vou filtrar os lançamentos por vencimento depois eu vou localizar a nota da pasta tá por ordem já de data de pagamento as notas foram localizadas Ok então vou analisar o lançamento
que foi feito no sistema vou ver se o lançamento Está correto ou não tem aprovação se eu tenho aprovação vou selecionar já o pagamento do dia do pagamento eu vou gerar as remessas para o banco se for por remessa ou fazer os cheques vou cadastrar as remessas para o banco e vou liberar o pagamento no banco Vou salvar todos os comprovantes Olha o fluxo do que aconteceu né nesse contas a pagar vamos pegar outra parte eu tenho um danfe que é um resumo simples da nota fiscal então eu tenho a nota se sim vou fazer
esse processo se não então vou envio do arquivo digital da nota a ser lançada por e-mail Leitura do e-mail lançamento da nota no sistema de gestão encontrou erro não então vou finalizar o lançamento e-mail para aprovação do responsável e o começo selecionar toda a parte de pagamento aí eu encontrei um erro então vou fazer ajuste vou voltar de novo no processo então o que que o fluxograma faz ele não demonstra a visão desde o momento que eu recebo a nota eu recebi a nota recebeu a nota sim Se sim qual que é o processo que
eu faço até não todas as setas indicando se eu não recebi a nota qual que vai ser o procedimento que eu vou adotar se a nota está com erro o que que eu vou ter que fazer se a nota não tá com erro eu vou continuar o procedimento dela então assim ele dá uma visão quando a gente tem uns fluxograma dos processos Onde nós estamos qual etapa imagine vocês vocês iniciando atividade de vocês numa empresa alguém entrega esse fluxograma para vocês fica claro a nota está aqui Sim então vou seguir aquele par setinhas ali aquele
passo a nota está errada eu não tenho nota então não então eu vou seguir o segundo passo então fica uma clareza fica sendo objetivo então objetividade na atividade desempenhada para vocês e se não tem o fluxo Pessoal vocês mesmo podem ser um fluxo Então tá alguém vai falando assim você vai fazer isso isso não tá se Sim eu vou para cá se não eu vou para cá da forma de vocês vocês vão conseguir desenhar isso então aqui só para vocês entenderem aqui o danfe é um documento auxiliar da nota fiscal que é uma síntese o
resumo e das notas fiscais RP é o sistema de gestão empresarial estamos gestão integrado que eu lanço aqui esse eu tô dando entrada na nota que eu fiz uma aquisição de mercadoria lá na quem recebe a mercadoria ele já vai cair no meu contas a pagar e depois eu vou fazer essa conferência conciliação toda antes de fazer o pagamento então nós estamos falando do sistema de gestão sistema de gestão que é integrado que uma um setor lance o outro já tá visualizando nós somos de ap que autorização de pagamento normalmente eu faço autorização de pagamento
o gestor já assina né ou quem for responsável de acordo com cada empresa e a nota fiscal já segue já para contabilidade a segue toda documentação já e eu fico com as autorização de pagamento organizadas de forma cronológica por datas de vencimento porque nesse momento que eu emitir autorização de pagamento eu tenho toda a conferência já o centro e custa lançado correto a data de vencimento está correta então tem autorização para pagar eu tenho todas as informações tiver boleto eu deixo ali então assim eu já faço todo o trâmite que seja necessário para que o
pagamento seja efetivado quando nós falamos de contas a receber nós vamos desenhar o mesmo fluxo aqui então se eu tenho um recebimento recebimento Tá ok foi identificado o cliente nós vamos fazer o mesmo fluxo tanto que seja para uma empresa grande como para empresa pequena o fluxo ele é necessário ele é necessário para que a parte operacional entenda todas as suas atividades ele entenda suas atividades e aí ele possa garantir dar mais efetividade nas atividades que estão sendo desempenhadas E aí nós vamos falar agora do contos a pagar e contas a receber então se eu
estou falando que tá acontecendo hoje que eu já paguei hoje eu tô falando de passado nós estamos falando de contas pagas de contas recebidas só para fazer esse fechamento aqui e a partir do momento desse aqui nós vamos falar do que tá previsto que eu conto as a receber contas a pagar então passado e o que aconteceu agora que já foi paga são realizados são contas pagas e contas a receber e contas recebidas né Se for previsto contas a receber ou contas a pagar no futuro então nós temos passado do que eu já aconteceu no
que eu já efeti veio nós temos o presente aqui agora do que tá acontecendo que estou pagando hoje e o que está previsto é o que está a receber é o que está a pagar pessoal vamos fazer um pouco de atividades que tá aí no material de vocês e nós voltamos para segunda parte do modo desse modo boas atividades para vocês
