Por acaso você tem uma planilha muito pesada e que tá travando muito Bora resolver isso de uma vez por todas Então vem comigo [Música] Olá pessoal seja bem-vindo a mais uma aula da academia Pro eu sou Thiago terros seu professor de Excel e essa é uma aula especial onde eu vou te dar sete dicas infalíveis de como você vai transformar uma planilha pesada e lenta uma planilha leve e funcional Então já deixa o like se inscreva no nosso canal e pega o link dessa aula e compartilha com todo mundo porque essa é uma aula de

utilidade pública para todos os planilheiros do Brasil combinado conto com você e para começar eu quero iniciar com a dica Zero qualquer dica zero a gente precisa conseguir identificar o formato do nosso arquivo porque isso é muito importante caso você não saiba existe mais de um formato de arquivo Excel para você conseguir ver você vai na sua pasta clica nesses três pontinhos vem em opções você tem que abrir a janela que chama opções de pasta vem aqui em modo de exibição Desce aqui você vai desmarcar a opção ocultar extensões de tipos de arquivos tá Dá

ok e pronto agora a gente consegue visualizar aqui e eu quero chamar atenção para esses dois arquivos aqui gente planilha pesada tá vendo que um tá com extensão ponto XLS e outro com a extensão ponto xlsx primeira coisa O que é extensão extensão é o tipo de arquivo tá uma extensão ponto PDF é o arquivo PDF ponto png um arquivo de imagem ponto XLS é um arquivo tipo planilha ou XLS x Você acredita se eu te falar que esses dois arquivos são os mesmos são idênticos Olha que incrível são exatamente os mesmos arquivos com as

mesmas fórmulas quantidades de linhas e formatações mas um tem 10 megabytes e o outro tem só 3 ou seja um é três vezes menor que o outro a diferença é o formato do arquivo o arquivo de cima o maior é uma extensão antiga do Excel a XLS é uma extensão de 2003 para trás a xlsx é a extensão mais recente Então a primeira coisa é caso você tenha um arquivo ponto XLS abra ele e salve no formato mais atual com arquivo aberto Você vai em arquivo salvar como e aqui ó onde está escrito passa de

trabalho do Excel 97 2003 clica nela e coloca pasta de trabalho do Excel aqui eu aqui eu vou mudar um pouquinho o nome porque a gente já tem um nome planilha pesada vou colocar a planilha pesada número 2 Vou salvar o arquivo e agora vou fechar ele e vamos voltar na pasta para a gente conferir Olha só pessoal aqui estamos com planilha pesada 2 e a planilha pesada foi exatamente o que eu falei somente de salvar arquivo na versão mais recente caiu de 10 para três megabytes Então essa é a primeira dica mas não acabou

tá tem mais um detalhe para a primeira dica eu vou abrir agora o planilha pesada existe um outro modo de salvamento que ainda pode otimizar mais ainda vou vincar em arquivo salvar como existe um tipo que chama pasta de trabalho binária do Excel Tá o que que seria o passe trabalho binário do Excel é basicamente é um tipo de planilha que só se abre dentro do Excel você não consegue abrir este arquivo no Google planilhas ou nenhum outro programa tá Caso seja a sua realidade caso a sua planilha só seja aberta dentro do Excel vale

a pena salvar neste formato porque aqui você consegue ver qual arquivo ficou ainda menor e além de ficar menor o arquivo ele vai carregar ele vai abrir para você mais rapidamente Então vai essa dica Não precisa ter medo nenhum no formato de arquivo binário tá Cuidado se você tiver usando o formato de arquivo com macros o XLS mantém o arquivo não salvei eliminar beleza pessoal a segunda dica é formatações em excesso bom Aqui estou na minha planilha tá essa planilha tem algumas colunas como data código de produto o nome do produto quantidade nota fiscal e

o valor a planilha é só apertar Ctrl para baixo uma vez só é uma base de dados de 21.000 linhas Tá mas não sei se você conseguiu reparar no vídeo que todas essas células aqui ó estão formatados a cor cinza vamos supor que a pessoa prefere essa cor do que ficar com fundo branco Qual o problema de você selecionar toda a sua planilha clicando aqui e aplicando uma formatação uma cor única o problema de você fazer isso é que você acabou de formatar de colorir mais de um milhão de células tá só apertar contra o

para baixo de novo eu cheguei na minha linha um milhão do Excel só apertar control setinha para a direita eu cheguei na minha última coluna que a coluna xfd caso você não saiba a coluna xfd é o número 16.384 Ou seja eu colori 16 milhões de células pensa comigo você precisa colorir isso tudo não você acabou de deixar sua planilha mais pesada pelo simples fato de colorir e cuidado Deixa Eu Voltar aqui agora de fazer o seguinte às vezes é como a gente clicar na linha aqui ó e aplicar uma cor tá vendo eu cliquei

nessa linha e apliquei a cor quando eu faço isso ou eu vou clicar na coluna g e vou colorir a coluna toda quando eu faço isso eu tô colorindo sim até minha última linha Tá vendo até a linha 1 milhão e aqui em cima eu tô colorindo até a minha última coluna então não faça isso isso dá problema demais deixa a planilha muito pesada que que você vai fazer clica aqui ó para selecionar tudo vem no baldinho coloca preenchimento tá que é colorir o cabeçalho selecionar apenas cabeçalho aplica uma cor quer tirar essas bordinhas cinzinhas

que tá aparecendo aqui elas são chamadas de linhas de grade vem cá em exibir e clica e desmarca linhas de grade pronto quer formatar apenas a sua tabela né dá um clique aqui ó contra o Shift para direita setinha para a direita e contra o shift setinha para baixo agora você formata apenas a sua tabela Eu particularmente não recomendo que você faça isso porque mesmo assim você tá colorindo um milhão de 20 mil linhas Mas ainda é melhor que um milhão convenhamos um outro tipo de problema em formatação que é muito comum são formatações condicionais

que não são mais aplicadas como você pode identificar se existe alguma formatação condicional ainda que não se aplica mais você vem cá em formatação vem cá em gerenciar regras ele vai abrir essa janela aqui para gente aí você vai clicar aqui ó e marcar esta planilha que esta planilha significa esta aba aqui Aqui nós temos duas formatações uma a gente está utilizando que essa coluna Verde aqui que é para valores maiores que 10 mil vai ficar na cor verde mas olha essa daqui ó eu peguei a coluna g e CG foi igual a pendente vai

ficar vermelho mas repare que na coluna G eu tenho quantidade eu não tenho um texto Então essa é uma formatação que foi criada em algum momento que não se aplica mais a planilha e ela tá fazendo cálculo desnecessário clica nela clique em excluir regra e pronto remove ela uma outra coisa que você pode fazer o seguinte tá vendo essa formatação que está aplicada aqui ela tá aplicada em toda minha coluna e é de ir até aí o que que isso quer dizer dizer o seguinte deixa eu fazer uma demonstração se eu chegar lá no final

da minha base de dados aqui ó aqui embaixo e digitar 15 mil e da enter repare que também ficou formatado mas a minha base de dados já terminou ou seja eu acabei na verdade formatando ó 25 mil eu acabei criando uma formatação condicional em um milhão de linhas tá ou seja Isso está causando um problema de travamento Porque no final do dia gente é aos pouquinhos pouquinhos que vai sobrecarregando a planilha então o que que a gente vai fazer aqui eu vou voltar na minha formatação condicional vou clicar em apliques aqui e eu vou selecionar

apenas ó vou clicar aqui na minha primeira no meu primeiro valor contra o shift setinha para baixo uma vez só e pronto clica aqui de novo e dá ok e agora em vez de aplicar em um de linhas em apenas 21 mil linhas já reduzir bastante se você chegou até essa parte do vídeo tem um pedido especial Manda agora nos comentários hashtag até o fim porque eu quero conhecer Quais são os meus alunos realmente comprometidos com seus estudos e que está assistindo essa aula esse dedicando Então manda um hashtag até o fim e se você

já Gostou das dicas até agora pega o link dessa aula E compartilhe com duas pessoas somente duas pessoas beleza combinado então bora para aula agora nossa dica 3 é um bug das Linhas ocultas que dá um travamento terrível então é o bug das Linhas ocultas que é o seguinte nessa minha planilha esse bug não tá aplicado mas vou fazer uma demonstração de como você vai resolver ele às vezes você tá usando uma base onde não chega até a linha um milhão aqui no caso chegou até a linha 21.000 né Às vezes você seleciona ela aqui

ó pede para residir e não funciona tá nesse meu caso eu pedindo aqui ela vai funcionar mas talvez tem alguma planilha que tá com tanto problema o planeta que já tá sendo usado ao longo de anos você não consegue com algum motivo com algum bug é resibe as linhas tá aí como você vai resolver isso você vai fazer o seguinte você vai clicar aqui para selecionar todas as linhas da sua planilha botãozinho direito tem alguma linha e vai em altura de linha e defina uma altura padrão por exemplo altura 15 tá Dá ok ao fazer

isso talvez a sua planilha vai ficar meio sobrecarregada vai travar por alguns segundos mas geralmente costuma funcionar porque ela vai ficar destravada tá agora que você fez isso o que que você fazer é bem possível que tenha algum resquício de sujeira de versões anteriores da sua planilha talvez tem algum cálculo escondido aqui talvez já existiu alguma imagem algum gráfico e Vai acumulando algum tipo de sujeira invisível na sua planilha tá isso existe tá gente não é brincadeira que que você vai fazer você vai clicar aqui ó Nessa linha tá na linha logo quando termina sua

base de dados aperta ctrl shift setinha para baixo para selecionar tudo vem que na página inicial vem aqui nessa borrachinha e clique em limpar tudo Tá talvez na sua planilha ela vai ficar um pouco mais travada mas espera fica com calma vai pegar uma água deixa a planilha trabalhar tá aí você vai fazer a mesma coisa também com as suas colunas tá você vai vir aqui ó vai clicar na próxima coluna que que encerra né contra o chip de setinha para a direita tá vem cá em na borrachinha limpar tudo isso vai fazer uma ajuda

tremenda na sua planilha Thiago minha planilha tem 12 Abas faz em tudo vai limpando que isso ajuda demais uma outra coisa que você pode fazer além de limpar para você se certificar que realmente limpou toda sujeira é você selecionar todas as linhas em vez de limpar botãozinho direito e vai no excluir pode excluir sem medo não vai sumir nenhuma Isso também funciona como limpar é uma outra forma de limpar Beleza pode fazer isso para a linha e para coluna e para fechar esse bug de linhas e colunas que dá uma dor de cabeça tremenda você

precisa se certificar se esse arquivo não tem planilhas ocultas que estão sobrecarregando algumas base que estão aqui no seu arquivo que você não saiba Como assim clica em botãozinho direito em alguma abinha aqui embaixo vai exibir e olha aqui o que eu deixei preparado para essa aula eu aqui eu simulei que existe uma base antiga quando aperta Ok é uma base Idêntica à base original ou seja né se certifique se a sua planilha não tem uma planilha oculta mais cuidado tome cuidado se essa planilha oculta ela não tá sendo utilizada de fato porque às vezes

está Então você precisa se certificar se certificou que essa planilha oculta não tá sendo utilizada que ela realmente lixo Clica com o botãozinho direito nela vai excluir exclua sem medo beleza a dica número 4 é Cuidado com imagens de alta resolução eu deixei aqui nessa aula a logotipo do Excel aqui ó parece um arquivo Normal né não tem nada demais só que este arquivo esta imagem que o logotipo empresa Quando eu abro ele você consegue ver que realmente a logo do tipo do Excel mas olha o tamanho dessa imagem ela é quase o tamanho da

planilha toda ela é 2 megabytes é um arquivo gigante com uma resolução que você pode imprimir um banner e colocar no estádio que é muito grande não tem necessidade de um arquivo com uma dimensão tão grande então aqui eu vou te passar dois sites incríveis onde você pode reduzir o tamanho da imagem e otimizar ela o primeiro site é o e-mail de ressazer eu vou deixar o link dele na descrição aqui do vídeo eu vou aí selecionar a imagem e vou selecionar a imagem carregar bom pessoal carregou aqui a minha imagem Ó você mantém mantém

a proporção e aqui você pode mudar a largura altura ou você pode mudar em proporção ção em quantos por cento você quer reduzir eu vou colocar aqui ó ele vai te mostrando ó até quando que vai dando ali embaixo em pixels ó 382 por 355 tá ótimo eu vou soltar aqui tá eu vou em redimensionar a imagem agora Olha só pessoal ele acabou de transformar um arquivo de 2 megabytes tá para um arquivo de 5 kbytes gente reduziu demais o arquivo baixar imagem e Olha só pessoal de um arquivo de 2000 megabytes ele foi apenas

para 6k ou seja reduziu bastante e quando dou dois cliques no arquivo você vê que ainda tá numa resolução muito boa muito boa em utilizar na nossa planilha um outro site é o time png que esse site que você tá vendo agora basta você clicar aqui enviar a sua imagem esse site ele não vai reduzir o tamanho da sua imagem Mas você vai pegar a imagem com o mesmo tamanho e otimizar ela Ele vai deixar ela em menos megabytes ela vai ficar mais otimizada sem perder em nada sua qualidade pode confiar que esse site não

pede nada sua qualidade bom pessoal uma outra dica é são cálculos aqui ó Nessa Minha Aba Eu tenho um relatório que é minha função soma-se Qual que é o problema aqui vamos supor que eu quero fazer um ajuste aqui na minha planilha em blocos de concreto eu quero renomear aqui colocar o c maiúsculo e apertar enter quando eu faço isso o que que acontece com a minha planilha todas as minhas fórmulas sem exceção todas as minhas suas fórmulas são reprocessadas mesmo que eu tenha alterado aqui uma célula que está distante da minha fórmula Não importa

se tem vínculo ou não tudo será reprocessado o Excel ele retrocessa as fórmulas em tempo real a cada interação que você faz com seu arquivo Talvez isso tá causando um travamento gigante você não consegue sequer acessar manusear a planilha uma coisa que você pode fazer é você você vem aqui em fórmulas e vai colocar opções de cálculo no modo manual o que que isso quer dizer quer dizer que a fórmula só será atualizada quando você entrar dentro da própria fórmula do jeito que eu tô entrando aqui e apertar o enter somente assim a fórmula será

processada qualquer a vantagem dessa opção de cálculo né se você tem milhares de fórmulas igual eu tenho nessa minha planilha ela vai ficar pesada em toda interação e não precisa ficar recalculando toda hora aí o que que você pode fazer você monta toda sua planilha tá constrói todas as fórmulas Sempre quando você quer que todas as fórmulas sejam atualizadas você aperta a tecla de atalho F9 apertou F9 ele dá um refresh uma atualização um recalculo no processamento das fórmulas e isso eu te garanto que vai ajudar demais agora dica número 6 e se você ainda

não deixou o like nesse vídeo tô aqui puxando agora a sua orelha porque tá dando um trabalho do cão monta essa aula então deixa o like se inscreva porque ajuda muita gente e essas duas dicas finais eu te garanto que vai ajudar demais então deixa o like se inscreva bom pessoal essas dicas são dicas de fórmulas de otimização de fórmulas primeira coisa deixa eu apresentar esse soma x aqui ó Repare bem nessa minha fórmula do meu soma x repare pessoal que o meu soma cinza aqui ele tá pegando a coluna e toda da planilha de

Base a coluna f e a coluna D tem algum problema isso geralmente não mas depende só sua planilha tá pesado e travando sim tem um problema porque essa fórmula ela tá sendo processada em um milhão de linhas uma base só tem 20 mil linhas tá vendo tá vendo que aí realmente dá uma diferença e não é só isso eu tenho este soma si mas quanto somacis e Mais veja quantas funções soma-se eu tenho eu vou clicar nessa minha primeira apertada contra o Shift para baixo e contra o Shift para direita aqui embaixo o Rafael dá

um zoom aqui ó na minha Contagem tá dando duas mil e sessenta e quatro fórmulas somando um milhão de linhas tá na verdade é mais de um milhão que você tem três colunas né ou seja uma dica é não pegue toda sua coluna ainda mais essa sua base de dados ela não vai crescer de forma natural Então volta na sua planilha e altera os intervalos bom pessoal acabei de atualizar talvez tá um pouco difícil de ver porque são muitos números Mas ó da linha dois até a linha 21 da linha 2 até 21.000 e depois

aqui de novo tá vendo agora vou dar o enter eu vou puxar para baixo a dois cliques rápido para baixo tá vendo que parece que não atualizou a fórmula porque tá no cálculo Manual tem problema nenhum vou apertar contra o ctrl shift para direita e control V tá agora eu vou apertar a tecla F9 e pronto tudo foi recalculado você acabou de ver em tempo real que tudo foi atualizado e também um outro exemplo de fórmula que tá pegando a coluna toda É este procv aqui O procv tá pegando o conteúdo desta célula Tá vendo

e pegando toda a coluna de produtos da b e da C vamos lá conferir a nossa tabela de produtos ele tá pegando essa minha tabela toda a coluna B até a coluna C só que aqui ó a gente pode ver que é uma base de 110 linhas não tem necessidade nenhuma de pegar toda a coluna mas aqui eu já vou aproveitar para além de mudar o intervalo te ensinar algumas novas funções procure substituir condições antigas do Excel por funções mais novas um exemplo é no lugar do próprio V utilizar função Pro X Caso esteja disponível

aí na sua versão do Excel Porque toda a versão mais nova do Excel mais recente ela é mais otimizada em questão de performance também então eu acabei de apagar todas as minhas formas eu vou montar um procx igual Pro X se você não conhece essa função eu vou deixar uma aula aqui completa te ensinando tudo simplesmente tudo sobre a função procx no card aqui acima da minha cabeça e também na descrição do vídeo eu vou clicar em pesquisa valor vou pesquisar por esse código de produto Venha na pesquisa Matriz eu vou pegar a minha coluna

aqui código aperto F4 para fixar ponto e vírgula Matriz de retorno eu vou selecionar o meu intervalo do produto aqui selecionei a pftf4 de enter agora dois cliques rápido para baixo e repliquei até o final certo F9 para processar os cálculos e para fechar essa parte de fórmulas É algumas funções e para fechar essa parte de cálculos de fórmulas talvez exista alguns recursos melhores que fórmulas dependendo do seu objetivo nesse exemplo aqui ó eu deixei essas três colunas escondidas aqui porque porque essas colunas estão puxando o ano e o mês e criando um código de

mês ano em relação a essa data ele tá basicamente trazendo né o mês e o ano aqui eu criei essas três colunas para conseguir fazer este relatório esse somatório mensal aqui dos meus produtos mas se você for perceber eu utilizei três colunas eu criei três colunas em cada uma delas tem três fórmulas Ou seja eu três colunas com 63 mil fórmulas onde Em vez de usar essas fórmulas né e utilizar a função somacy nesse exemplo poderia usar a tabela dinâmica que é muito mais rápido ágil e não fica processando toda hora então Basta vir cá

inserir tabela dinâmica como você pode ver eu acabei de criar um exato mesmo relatório com tabela dinâmica aqui eu aplico o filtro que eu quero o ano que eu quero selecionar Eu tenho minha leitura de Janeiro até dezembro e todos os meus produtos já em ordem alfabética caso você não saiba tabela dinâmico eu vou deixar duas aulas incríveis aqui no nosso canal de tabela dinâmica do zero até o avançado então vai estar no card aqui a semana da minha cabecinha e também abaixo aqui na descrição do vídeo pessoal para fechar com chave de ouro eu

quero saber mesmo quem chegou até essa parte do vídeo Então se ainda não colocou coloca agora hashtag até o fim e a dica número 7 é um problema de consultas e de arquivos externos eu vou abrir um outro arquivo nosso Olha só pessoal eu acabei de abrir um outro arquivo que só de abrir o arquivo ele já deu alguns problemas eu vou clicar em atualizar aqui aí ele dá um problema de vínculos tá vendo Beleza eu vou continuar aqui ele vai continuar me dando alguns avisos de problemas aqui ó porque que isso vai acontecer porque

esse arquivo é bem comum que alguma pessoa de alguma outra área da empresa me mandou algum cliente algum fornecedor me enviou esse arquivo e ele tem algum problema porque essa planilha ela tá conectada a base de dados externos ou arquivos externos lá dessa outra pessoa que me enviou então uma primeira coisa é veja esta fórmula aqui ó esta fórmula ela tá tentando pegar o conteúdo da célula A4 nesta aba deste arquivo mas quando eu aperto enter você vê que ele carrega para gente a minha janela ou seja este caminho não existe mais você ele acabou

de perder esse vínculo então não faça isso não pegue conteúdos de outras planilhas porque isso vai deixar sua planilha mais pesada O que você pode fazer é dependendo da situação copiar a base de dados para dentro do seu Excel que ainda pode ser melhor do que tentar pegar uma informação de um outro arquivo que você está forçando o Excel abrir uma outra planilha ou uma outra coisa que você pode fazer é vincar em dados Obter dados do arquivo e fazer uma conexão de um outro arquivo pelo Power se você não conhece eu vou deixar várias

aulas completas aqui no nosso canal na descrição do vídeo e na minha cabecinha no card aqui a semana da minha cabecinha aula sobre o Fury combinado nesse meu caso aqui eu vou dar um ctrl+c botãozinho direito eu vou colar apenas valores para ele corrigir o vínculo aqui e deixar apenas o valor para mim beleza um outro problema é as bom pessoal e para resolver esse problema de vínculos de outros arquivos onde você vai você vai brincar em dados vai brincar em editar links se tiver habilitado é porque a conexões externas se não tiver porque não

tem você vai clicar aqui tá aqui ele acabou vendo esse vídeo eu vou clicar nele eu vou quebrar vínculo tal vou vincar vou quebrar vínculo e pronto aquela forma que existia que não existe mais ele corrigiu para mim beleza um outro problema é as consultas e Conexões aqui em dados consultas e Conexões repare que aqui tem várias consultas do Power care essas consultas não existem mais nesse meu arquivo tá a pessoa me mandou essa base de dados essa planilha mas fica dando problema fica toda hora tentando puxar essa conexão que não existe mais que que

você vai fazer excluir tal botãozinho Direito pode excluir tá Tiago e abaixo de dados que carregou vai excluir ela não você tá excluindo a conexão tá pode excluir tudo isso aqui sem medo tá porque essa conexão no seu computador ela não funciona mais então ele vai ficar carregando ela toda hora Então vem cá vai excluindo tudo até acabar espero do fundo do meu coração que você tem gostado dessa aula eu sei que essa aula ficou um pouquinho longa mas acredito que essas dicas vão te ajudar de uma vez por todas nunca mais ter planilhas travando

aí no seu computador e planilhas pesadas beleza eu fico por aqui até uma próxima aula um abraço e valeu [Música] [Aplausos] [Música]