Mi Segundo Cerebro en Notion (Cómo Organizo Toda Mi Vida)

hoy te enseño mi segundo Cerebro en notion que es el sistema que utilizo para organizar toda mi vida desde mis proyectos y mis tareas hasta todas mis notas y mis metas todo en un mismo sitio y me ha ayudado muchísimo a organizar mi vida e ir consistentemente cumpliendo mis objetivos Así que espero que te sirva y además más adelante en el vídeo te diré Cómo conseguir una guía gratuita que he puesto más detallada que este vídeo que te explica paso a paso a cómo ir creando este sistema para ti y este sistema consta de c

fases y te voy a ir explicando cada una de ellas y cómo las tengo yo implementadas en nosh cada día Tenemos un montón de cosas que hacer que si terminar un proyecto importante para tu jefe en el trabajo Ir a la compra a comprar pan contestar un mensaje largo a tu amigo en WhatsApp que llevas posponiendo durante un tiempo y a veces intentamos gestionar todo esto sin apuntarlo en ningún sitio intentando mantener todas estas cosas que tengo que hacer en la cabeza y entonces tu mente dice Ah qué quieres que te recuerde esto pues genial

y te lo empieza a recordar en momentos aleatorios Por ejemplo si estás en el trabajo Te recuerda que pues tienes que ir a la compra por pan o cuando estás cenando con tus amigos Te recuerda que a un compañero de trabajo le debes un documento pero claro como estás cenando con tus amigos y no lo puedes hacer ahora pues pasa un minuto y ya se te ha olvidado otra vez Total que entras en este bcle infinito de acordarte y olvidarte que hace que nunca tengas claro De verdad Qué cosas tienes que hacer Pues la primera

fase de este sistema es la de capturar donde vamos apuntar todas las cosas para evitar tenerlas ahí dando vueltas en la cabeza constantemente Pero además que haga que no se te olviden ninguna de estas cosas y no se conviertan luego en cosas urgentes muchos de vosotros seguro que ya hacéis esto y a lo mejor pues en el trabajo te lo apuntas en un papel o en un postic que no es algo que recomiendo y ahora te explico por qué O a lo mejor te mandas un correo o un WhatsApp a ti mismo básicamente acabamos apuntando

las cosas por sitios distribuidos lo que hace que vivamos siguiendo con esa intranquilidad de se me está olvidando algo Y esto es para las cosas que tenemos que hacer pero lo mismo nos pasa para la información por ejemplo alguien te recuerda un libro y al cabo de 2 minutos pues se te ha olvidado el que era o ves un vídeo que tiene unos puntos muy interesantes de Cómo vender un producto online y te inspira mucho en ese momento pero luego se queda ahí la solución es apuntarlo todo en un mismo sitio en un inbox que

si venimos aquí a mi segundo Cerebro en notion y vamos a la zona de acción tengo aquí un inbox que es donde capturo yo todo cuando me recuerdan que tengo que comprar pan lo apunto aquí cuando me recomiendan un libro también lo apunto aquí cuando veo ese vídeo interesante con esos puntos que me pueden servir en un futuro cojo y también los apunto aquí a Linux y esto lo hago no solo desde el ordenador sino también desde el móvil porque muchas veces cuando nos vienen estas cosas en la cabeza o nos recomiendan algo pues no

estamos delante de nuestro ordenador entonces poder apuntarlo desde el móvil es super conveniente al contrario que apuntarlo en un papel otra cosa muy potente que me permite hacer notion es que por ejemplo si me recomiendan este artículo pues puedo rápidamente darle aquí al notion clipper y Esto me lo guarda directamente también al Inbox de mi noion Vale ahora ya tenemos todo en un mismo sitio pero claro Esto hace que tengamos una lista muy grande en nuestro sistema a la que nos cuesta enfrentarnos y que se carga un poco nuestra motivación porque es una lista muy

grande y parece que nunca avanzamos para solucionar esto nos tenemos que ir a la siguiente fase que es la fase de organizar en esta fase queremos cortar esta lista de cosas que tenemos en el inbox en varias listas más listas te cuento Imagínate que hemos apuntado en nuestra lista estos cuatro ejemplos comprar entradas para el concierto de rihana acabar la presentación del trabajo el libro que me han recomendado y arreglar la luz del coche comprar entradas para el concierto de rihana es algo que iría en nuestro calendario ya que no salen hasta dentro de un

mes y hasta entonces no puedo hacer nada con ella acabar la presentación del trabajo es algo que está a la espera de que Carlos mi compañero de trabajo me mande un documento que necesito para terminar esa presentación Entonces esto ería a la lista de en espera el libro que me han recomendado si no es algo que quiero comprar ahora mismo Pues no sería algo accionable por lo tanto lo llevaría a mi lista de notas o referencia arreglar la luz del coche no es algo que puedo hacer ahora mismo que estoy trabajando Entonces lo pondría en

una lista de cosas que puedo hacer fuera de casa entonces vamos a ver cómo se mueven estos ejemplos Y algún otro por mi segundo cerebro entonces para empezar comprar entradas para el concierto de rihana esto hemos dicho que iría al calendario no Entonces sería una tarea que tendríamos que hacer en un día determinado entonces para eso imaginate que las entradas salen a la venta el 20 de noviembre pues lo pondríamos aquí vale Y entonces Esto hace que automáticamente esta tarea se me ponga en el 20 de noviembre y qué pasa que cuando llegue el 20

de noviembre automáticamente el sistema me recuerda que tengo que hacer esta tarea y entonces me saldría aquí vale siguiendo por la lista acabar la presentación del trabajo es algo que está a la espera de que nuestro compañero de trabajo Carlos nos mande un documento para que la podamos acabar no Entonces qué haríamos pues especificaremos aquí que esto está a la espera de Carlos y moverías también esto a tareas y entonces a este le queremos dar un día de alerta para cuando le vamos a volver a recordar a Carlos que nos mande el documento si aún

no nos lo ha mandado Entonces le daríamos el día este por ejemplo el jueves se lo queremos recordar y lo pondríamos en espera de tal manera que pasaría lo mismo el día 26 es cuando aquí automáticamente el sistema nos diría Oye que tienes que recordarle esto a car Mientras tanto si por cualquier casual quieres ver todas las tareas que tienes en espera las podrías ver aquí todas por otro lado tenemos el libro que me han recomendado no imagínate que aún no he creado en mi sistema una lista de libros recomendados entonces lo que haría es

aquí crear una nueva nota que sería lista de libros recomendados vale Y entonces copiaría este aquí directamente Entonces ya lo podríamos quitar de aquí y en un futuro cuando queramos Buscar esos libros recomendados Pues solo tendríamos que buscar aquí lista de libros recomendados Y entonces iríamos aquí y podríamos escoger el libro que nos han recomendado que nos apetece leer Ahora si te fijas estoy distribuyendo todas estas tareas y notas a las listas apropiadas que volveré a ver cuando las tenga que ver porque pues el sistema se encarga de recordármelo cuando es oportuno pero mientras tanto

pues no las estoy viendo no están en mi lista de cosas que tengo tengo que hacer y voy yendo una por una con ellas con cosas que no puedo llevar a cabo que es una pérdida de tiempo arreglar la luz del coche es algo que podríamos hacer pero cuando estemos fuera de casa no Entonces para ello le daríamos aquí un contexto de fuera de casa para el tículo interesante que he capturado con el notion clipper que me apetecería leerme más tarde pues también lo moverías aquí a tareas pero el contexto que le daríamos sería el

de leer y revisar esas dos cosas se me irían aquí a mi lista de acciones siguientes y esta lista de acciones siguientes vendría a ser mi lista de tareas Pero si te fijas está distribuida por contextos no el de fuera de casa el de leer revisar para que pueda hacer las cosas dependiendo de donde esté si estoy en la oficina por ejemplo haría las tareas que tengo aquí en el contexto de ordenador si voy a salir de casa pues miraría qué tareas tengo en el contexto de fuera de casa imagínate ahora que he capturado algo

un poco más grande como es organizar un viaje con mis amigos a Japón esto como requiere de más de una tarea para llevarlo a cabo lo consideraríamos un proyecto Y entonces lo que haríamos vemos aquí en el sistema de notion una vez lo hemos capturado es llevarlo a la tabla de proyectos vale Imagínate que lo quiero empezar a llevar a cabo ahora pues lo pondría en estado activo pasaría que esto me lo llevaría aquí a mi lista de proyectos activos Y entonces a la hora de empezar un proyecto abrirías aquí en el lateral lo completaríamos

con la template que tengo para proyectos y querríamos romper aquí el proyecto en varias tareas por ejemplo mandar un WhatsApp a mis amigos para ver Quién se apunta y luego otras tareas como ver qué tengo que hacer para el visado o preguntarle a chat gpt para que me haga un plan de las cosas que tengo que visitar en el viaje y a esto también le daríamos un contexto por ejemplo a esta del WhatsApp pues algo que tardo menos de 5 minutos Entonces le doy ese contexto de tal manera que al haberle dado un contexto me

saldría en acciones siguientes entonces según voy por mi día miro mi lista de tareas de las cosas que tengo que hacer Imagínate que tengo menos de 5 minutos para hacer algo pues voy a este contexto y vería Ah Mira pues mandar un WhatsApp a mis amigos y entonces es algo que puedo hacer ahí directa ente muchas veces procrastinamos porque no hemos clarificado aún Cuáles son los siguientes pasos que tenemos que hacer para llevar a cabo una cosa Fíjate en este caso algo tan grande como organizar un viaje con mis amigos a Japón es muy difícil

de enfrentarlos a ello por el contrario mandar un WhatsApp para ver quién quiere venir eso es superfácil entonces romper estas cosas grandes en pasitos más pequeñitos va a hacer que procrastinamos mucho menos ya sabes poquito a poquito suave suavecito los puntos claves que hemos capturado del vídeo nos hemos visto en YouTube de Cómo vender un producto online pues esto es algo que también nos llevaríamos a la lista de notas para poder referenciar en un futuro bueno y cómo podemos encontrar esta información en un futuro pues alguna vez nos vamos a acordar de que hemos visto

un vídeo relacionado con este tema y entonces podríamos usar la funcionalidad de búsqueda notion para buscar palabras clave como online ya Y entonces ahí nos saldría el artículo Pero qué pasa cuando este buscador no nos funcione o para puntos clave de vídeos o artículos que ni siquiera no os acordamos que hemos capturado pues os presento un sistema de organización de la información que se llama para que al contrario de otros sistemas de organización de la información este está diseñado para poner en práctica toda esa información que consumimos y se divide en cuatro categorías proyectos áreas

recursos y archivados que van de más accionable en los proyectos a menos accionable en los archivados y lo que haríamos es que esta información que hemos consumido La pondríamos en una de estas cuatro categorías de tal manera que luego en unut nos sea fácil encontrar dando preferencia a ponerla en una categoría más accionable siempre y cuando sea posible los proyectos ya sabemos lo que son no son cuando tenemos dos o más tareas relacionados con un mismo objetivo pero otra característica de los proyectos es que queremos que estén acotados en el tiempo sabes que tengan un

objetivo que sabemos que podemos cumplir y cuando ya lo hayamos cumplido pues acabemos ese proyecto normalmente queremos que los proyectos No duren más de 3 meses y si es un proyecto muy grande queríamos dividirlo en varios proyectos más pequeños porque Esto hace que tengamos más motivación cuando vemos que vamos poco a poco completándolo al contrario que los proyectos las áreas son roles y responsabilidades que tenemos en nuestra vida y que no tienen una fecha fin de cuándo las vamos a acabar por ejemplo un área típica que tenemos todos es el área de salud y un

proyecto relacionado con este área sería crear un menú saludable para la semana otro área típica que tenemos todos es el área de finanzas y un proyecto relacionado con estas cosas de sacarle rentabilidad al dinero sería Pues a lo mejor comprar una casa y ponerla en alquiler como ves salud finanzas o ser padre son responsabilidades que no acaban y que queremos mantener a lo largo de nuestra vida por otro lado tenemos los recursos que son cosas que nos interesan pero al contrario de las áreas no son cosas que queremos mantener un rol activo en ellos por

ejemplo algunos de mis recursos son inversión inmobiliaria o gestión de personal que son cosas Pues que me interesan pero en las que no tengo un rol activo en mi vida entonces cómo hacemos para organizar la información en estas categorías pues queremos ponerla donde la vayamos a usar antes y cómo hacemos esto en notion pues Si volvemos aquí al segundo cerebro y vamos a la zona de aprendizaje continuo Nos vamos aquí a las notas sin para que son notas que no están adjuntadas aún a ninguna categoría y entonces estos apuntes que hemos capturado del vídeo de

Cómo vender un producto online queremos ver si lo podemos adjuntar primero a alguno de los proyectos porque sería lo más rápido para accionar esta información pero viendo mis proyectos de ahora pues no tengo ninguno en el que me vendría bien esta información entonces iríamos ahora a lo segundo más accionable que son las áreas y aquí en las áreas Pues sí que tengo un área de emprendimiento entonces pues ahí sería un sitio donde viene bien esta información entonces la ad juntaría Ah de tal manera que en un futuro la pueda encontrar rápidamente si no encuentro ningún

área Entonces ya me iría a recursos y ahora un poco más adelante te enseño cómo encontramos esta información una vez la podemos poner en uso en un proyecto Vale ahora ya hemos colocado ADO todas las cosas en sus listas y en sus categorías correspondientes Cómo decides ahora por cuál tarea empiezas porque es fácil y ponerte a hacer las tareas más sencillas en vez de enfrentarte a las tareas que son importantes de verdad Esto es lo que pasa si no tenemos nuestras prioridades de la semana claras aparte de ponernos a hacer esas cosas pequeñitas que no

son super importantes también se nos llena la semana de prioridades de otras persona decimos que sí a otros compromisos porque total si no tengo nada importante que hacer pero realidad sí que la tienes lo único que no la has establecido ni la has puesto en un sitio claro para que no se te olviden durante la semana y la solución a esto es la tercera fase que es la fase de reflexionar y aquí es donde cae la parte de las revisiones no el unir esas cosas que queremos hacer en la semana con las cosas que vamos

haciendo en el día a día para ello cada semana haríamos una revisión semanal que a mí me lleva hacerla como unos 20 minutos y en esta revisión haría lo siguiente primero miraría dos o tres semanas más adelante para ver si hay algo para lo que me tengo que empezar a preparar por otro lado miraría mi lista de proyectos para ver qué proyectos tengo activos y me aseguraría que para cada uno de estos tengo al menos una tarea creada para que poder seguir empujando estos proyectos hacia adelante y le daría un contexto para que esta tarea

saliera en mi lista de tareas en acciones siguientes y luego miraría mi lista de proyectos futuros para ver si quiero empezar a trabajar ahora en alguno de ellos y est notion tiene la siguiente pinta si vamos aquí a la zona de revisiones y vamos a la revisión semanal pues lo que podemos hacer es aquí darle a este botón que crearía una nueva revisión semanal con las instrucciones que tenemos que seguir Y al abrirla paso a paso te diría qué tienes que hacer esto de los eventos ya hemos hablado de ellos si otra cosa que haríamos

es juntar las notas que hemos puesto y que no tienen ninguna categoría para las juntaríamos con su categoría para correspondiente luego revisarías lo que he dicho de los proyectos activos y futuros si tengo aquí algunos proyectos futuros pu cuales quiero empezar y de aquí de todo esto saldrían tres metas semanales Vale y estas tres metas me las copiaría aquí y qué pasa que esto es un bloque sincronizado Que si vamos a la zona de acción ves que lo he cambiado de aquí pues Si volvemos a la zona de acción vas a ver que aquí se

ha actualizado de tal manera que tenemos todos los días mientras planificamos el día tenemos ese foco de las cosas que queremos conseguir esa semana y luego aquí al planificar el día también tengo otra serie de cosas que quiero seguir para planificar mi día que lo primero sería ver cuánto tiempo tengo disponible en mi calendario hoy porque hay veces que tienes un montón de reuniones Entonces no tienes demasiado tiempo disponible y según ese tiempo disponible pues decidir qué cosas quiero hacer ese día no otra cosa que haría es procesar el inbox cada día tengo que procesar

el inbox para que pues eso no se vaya acumulando ahí un montón de cosas que luego pues hace que mi mente vuelva a tomar el control de recordarme las cosas que tengo que hacer miraría si tengo algo en espera miraría las prioridades semanales y luego ya miraría en acciones siguientes y en base a eso pues planificarías día Vale pues esta tarea tengo que hacer y lo que sea sabes pero siempre teniendo en cuenta estas prioridades que me he establecido para la sem mal y luego ya empezaría a trabajar aquí y para ver cómo se junta

todo esto vamos ahora a la fase de ejecutar entonces para usar este sistema pues que me apetece leer un libro Pues voy aquí a la lista de libros recomendados pum aquí escogería un libro que voy a salir de casa pues iría aquí a la lista de acciones siguientes vale Qué cosas tengo que hacer fuera de casa puedo hacer alguna de estas ahora tal que tengo 10 minutos en mientras espero al dentista pues iría a la lista de cosas que me Quiero leer básicamente tengo un sistema que hace que no me olvide de nada y me

ayuda a centrarme en las cosas que son importantes cada día vale Y esa información que he guardado en las categorías de para Cómo la pongo en acción Pues imagínate que voy a empezar un nuevo proyecto aquí ponte que sé mucho Sobre tocar la guitarra y he enseñado a un par de amigos a tocarla en tiempo récord entonces me dicen buah Esto se lo tienes que enseñar a más gente y yo lo que hago es digo pues Vale pues puedo crear un producto Online para para enseñar a tocar la guitarra entonces crearía aquí un nuevo proyecto

para este producto online y lo primero que querría hacer para empezar este proyecto es ver si tengo información en mi segundo cerebro qué me puede ser Útil para este proyecto Entonces lo primero sería utilizar la funcionalidad de búsqueda en notion con ciertas palabras clave que pueden encontrar mi información que puedo usar Entonces si voy a vender un producto online Podría buscar la palabra sell que es vender en en inglés Entonces veo aquí mira abro este artículo y anda Mira esto puede ser interesante para este proyecto estos subrayados que he hecho en este en este artículo

Entonces qué haría pues lo juntaría con mi proyecto de crear producto Online para enseñar a tocar la guitarra una vez he usado la funcionalidad de búsqueda me iría a mis áreas y mis recursos para ver si hay algo en esas categorías que puedo usar también volvería aquí a la zona de aprendizaje continuo y como este es un proyecto emprendedor Pues algo que una área en la que miraría Pues sería emprendimiento entonces bueno Esto tendría el template Y ves que aquí tengo un Unas notas que tomé de el vídeo de YouTube sobre Cómo vender un producto

online Pues mira esto es otra cosa que me eh rentaría tener en en este proyecto de enseñar a tocar la guitarra Entonces lo adjuntar ahí también y de esta forma tengo acceso a un montón de información que he ido consumiendo Pues a lo largo de mi vida y ahora puedo poner en práctica en mis proyectos y en mi vida y cuanto antes empieces a poner este sistema en marcha pues más información tendrás que podrás utilizar para potenciar tu vida y qué pasa con las metas Pues bien muchos vídeos de YouTube y mucha gente dice que

antes de ponerte a hacer nada Tienes que clarificar tu visión tu propósito Cuáles son tus metas a largo plazo Pero qué pasa que debido a que nuestra vida ya tiene un montón de cosas que tienes que hacer un montón de cosas urgentes y un montón de otras cosas que te están dando vueltas en la cabeza Pues el ponernos una meta hace que tengamos algo más con lo que lidear sabes que se amplíe nuestro campo de visión para decirnos aleale pues además tengo que hacer estas otras cosas y esto hace pues o que nos aguemos más

aún o que directamente dejemos estas metas de lado y yo soy el primero que hace vídeos de Cómo ponerte metas o cómo encontrar tu propósito pero hasta que no tengamos un sistema que nos permita gestionar nuestras tareas y proyectos del día a día no vamos a poder crear espacio para centrarnos en cosas de más alto nivel y de eso se trata nuestra quinta fase de las metas que Si volvemos aquí al segundo cerebro y vamos a la zona de mapa de vida pues tenemos por un lado nuestra visión de qué queremos conseguir Pues de aquí

a 3 5 años y por otro las metas organizadas por trimestres Tenemos aquí las que están activas por cada trimestre y luego las completadas Y qué queremos hacer Pues que cada una de estas metas tenga al menos un proyecto asociado para que la podamos empujar hacia delante porque si tenemos una meta y no llevamos de alguna forma esa meta A lo accionable pues no la vamos a cumplir y la revisión que se encarga de este nivel un poco más alto como son las metas es la remisión mensual si vamos aquí a la parte de remisiones

y creamos una nueva revisión mensual pues vamos a ver aquí los pasos que tiene que es uno revisar las metas para ver si tienen proyectos asociados a ellas no las tendríamos aquí luego revisar las áreas porque muchas veces en nuestra vida no solemos centrar en un área por ejemplo nos centramos mucho Pues en el trabajo o algunas personas se centran mucho en el deporte Entonces si queremos equilibrar nuestra vida para centrarnos en las áreas que son importantes para nosotros viene muy bien cada mes echar un ojo a cuáles son nuestras áreas y ver si estamos

dejando algún de lado y queremos crear un proyecto relacionado con una de estas áreas para potenciar Ese área Por ejemplo si soy una de las personas que se centran mucho en el trabajo y estoy un poco dejando pues a mis amigos de lado una cosa que podría hacer es crear un proyecto de hacer un viaje con mis amigos y si a lo mejor yo lo que me pasa es que me centro mucho en mi aspecto social y estoy todo el día quedando con mis amigos Pues a lo mejor esta lista Me podría venir bien para

decir vale mis finanzas pues no las tengo muy bien gestionadas Entonces esto puede ser un recordatorio para crear un proyect que tenga que ver con mejorar mis final Entonces esto sería un poco el sistema a alto nivel y si quieres aprender un poco más sobre estos temas te dejado aquí abajo en la descripción una guía gratuita que te da mucha más información de cada una de estas fases y te enseña a ir creando tu sistema paso a paso así que veas el link ahí para descargarlo Espero que te haya gustado y nos vemos en la

próxima chao