Olá eu sou o professor Humberto Elias Lopes muito obrigado por assistir essa web aula sobre funções da administração essa web aula é a primeira de uma série de quatro aulas nas quais abordarei esse tema aqui como o título mostra eu Começarei pela primeira função que é a função de planejamento mas as outras funções também serão abordadas nessa série além do planejamento eu falarei sobre organização falarei sobre direção e por fim falarei sobre a função de controle essas quatro funções formam um ciclo que permitem ao gestor ter uma ideia mais clara do que afinal de contas
trata a administração do seu objeto de interesse que é a gestão das organizações em geral e das empresas em particular Bom primeiramente para falar de função de planejamento nós precisamos definir o que é planejamento e aí a definição bem simples disso daí é planejamento é uma função responsável por definir objetivos metas e planos para empresa aí eu queria fazer uma pequena distinção entre objetivos e metas são dois termos normalmente utilizados como sinônimos pelas pelas pessoas e na verdade eles não são sinônimos são termos complementares mas diferentes entre si os objetivos dizem respeito a determinadas ações
determinadas coisas que a empresa quer fazer mas num num sentido mais genérico sem marcar um tempo determinado sem marcar uma uma quantificação relativa a isso por exemplo eu entendo como objetivo quando uma empresa fala que ela deseja aumentar sua receita bruta de vendas Tá aí nada mais claro do que isso você tem um verbo aumentar tem um complemento aí a receita bruta de vendas mas você não está estabelecendo nenhum período dentro do qual isso deve ocorrer e nemuma quantificação ou seja de Quanto deve ser esse aumento de 2% 3% 10% não sei você não colocou
isso então se você não colocou tempo nem quantificação Então esse aumentar a receita bruta de vendas é um objetivo é um lugar n um algo aonde você quer chegar agora se eu acrescentar tempo e quantificação a esse mesmo objetivo então ele deixa de ser um objetivo e passa a ser uma meta então eu posso pegar ao invés de dizer que eu quero aumentar a minha receita bruta de vendas eu posso falar que eu quero aumentar a minha receita bruta de vendas em 1% ao ano Durante os próximos 4 anos pronto aí sim eu acrescentei tempo
e acrescentei uma quantificação aquele objetivo deixou de ser objetivo e passou a ser algo mais concreto mais eh palpável que é uma meta então objetivos e metas Eles são muito distintos entre si a partir dos objetivos é que você deriva as metas então então quando a gente fala de planejamento isso aí é muito importante porque no planejamento normalmente nós trabalhamos com objetivos e depois nós vamos definir as metas então objetivos e metas são complementares eles estão muito relacionados entre si mas são distintos são conceitualmente distintos bom então além de definir objetivos e metas o planejamento
também define os planos os planos aqui estão sendo utilizados no sentido mais genérico de um conjunto de ações necessários para se atingir determinados objetivos e determinadas metas Então tudo aquilo que você vai fazer para atingir aqueles objetivos e metas eu estou chamando aqui de planos no sentido mais genérico bom agora o planejamento ele não é único Existem vários tipos de planejamento e esses tipos estão muito ligados conforme nós veremos aos níveis da organização bom mas são três tipos de planejamento primeiro o estratégico que é o mais deles depois o tático e finalmente o chamado planejamento
operacional bom para nós entendermos o que Cada um faz Vamos retomar aqui um conceito que é muito conhecido que é o de níveis da organização todo mundo conhece isso daí a organização aqui está representada por essa pirâmide e ela tá dividida em três níveis na base eu tenho o chamado nível operacional que é onde fica aquilo que nós usualmente consideramos o pessoal de linha de frente por exemplo exemplo num banco o pessoal do nível operacional são quem os caixas que atendem ali diretamente o cliente os escriturários que ficam al no serviço de apoio muitas vezes
de Apoio aos próprios caixas Todo esse pessoal tá ali atendendo é nível de frente uma companhia aérea quando você chega no aeroporto o pessoal do nível operacional é aquele pessoal que tá lá no balcão fazendo o checkin das pessoas Então isso é tipicamente o nível operacional é o nível mais baixo na hierarquia da empresa não significa que ele não seja importante mas hierarquicamente é o que está mais baixo na cadeia de comando aí da empresa o segundo nível que está acima do operacional chamado de nível tático no nível tático é onde nós colocamos aquilo que
nós usualmente denominamos de média gerência são os gerentes os supervisores os algumas vezes dependendo do tipo de organograma da empresa chefe de equipe pode ser considerado como nível tático Então depende aí do tamanho da empresa Depende do que ela estabeleceu no organograma mas é um nível em que você já tem aquelas pessoas que usualmente comandam outras pessoas por isso muitas vezes elas não são consideradas nível tático e sim nível eh não são consideradas desculpe nível operacional esse nível tático tá muitas vezes elas comandam pessoas que comandam outras pessoas aí fica mais claro ainda essa distinção
entre o tático e o operacional Finalmente nós temos um nível mais alto aí que é o chamado nível estratégico que é onde ficam os diretores o presidente da empresa isso é chamado de autoadministração da empresa então Eh os três níveis da organização são esses aí estratégico tático e operacional bom o que isso tem a ver com o tipo de planejamento se nós fizermos uma tabela aí com algumas colunas uma coluna com o nível da organização o tipo de planejamento associado a esse nível quem faz esse planejamento e por faz esse planejamento nós vamos entender isso
daí muito bem o primeiro eh nível da organização nível estratégico no nível estratégico o planejamento que é feito é o chamado planejamento estratégico ele é feito pela alta administração porque ele tem por finalidade estabelecer diretrizes para a empresa como um todo bom quando eu falo que ele é feito pela alta administração se você alguma vez participou do processo de elaboração de planejamento estratégico pode dúvida na sua cabeça agora pode dizer Poxa mas espera aí eu não faço parte da alto administração mas eu já participei da elaboração desse planejamento estratégico a empresa já me convocou participei
ali gastei quatro fins de semana dando contribuições e e e e e todo no processo e tendo reuniões e discussões com os outros para elaborar o planejamento estratégico da minha empresa e eu eu sou do nível operacional Então essa sua informação está errada não não está errada o que acontece é que os manuais de planejamento estratégico que são esses livros eh especializados nesse assunto eles estabelecem que não é bom para pra empresa estabelecer um planejamento estratégico só pela alta administração ou seja juntam-se ali os diretores e o presidente da empresa vão para uma sala faz
um planejamento estratégico e depois comunic a empresa isso daí pode causar uma dificuldade tremenda pra empresa na hora da da implantação desse planejamento estratégico por quê ninguém do nível operacional nem do nível tático participou disso daí então um documento totalmente imposto de cima para baixo as pessoas tendem a ser mais resistentes a aceitar esse tipo de postura ou seja na hora de implantar o planejamento estratégico feito só pelos diretores e pelo presidente a empresa pode ter muitas dificuldades então por essa razão Não É aconselhável elaborar o planejamento estratégico sem ouvir os demais níveis da empresa
então o que que acontece na hora de elaborar é normal que a alta administração convoque funcionários dos níveis operacional e tático para participarem desse processo de elaboração do planejamento estratégico dando ideias dando contribuições dando sugestões Mas quem efetivamente elabora o documento final e define Olha o planejamento estratégico da nossa empresa é esse aqui é a alto administração isso daí não tem jeito então o pessoal do nível tático e do nível operacional colabora Mas quem define qual vai ser afinal de contas o planejamento estratégico é aut administração por isso nesse slide eu estou colocando que quem
faz é a ao administração o quem faz aí no sentido Olha quem bate o martelo no final das contas quem tem o poder de dizer isso daqui vai ser implantado na empresa no caso do planejamento estratégico quem tem esse poder é alto administração e ninguém mais bom o outro tipo de planejamento é o planejamento tático que está associado ao nível tático da empresa aquele nível intermediário ele é elaborado pelo pessoal de nível médio e tem por finalidade estabelecer diretrizes para as unidades da empresa ou seja as empresas se ela se elas tiverem um porte um
pouquinho maior elas vão ter várias unidades que são os setores os departamentos e tudo mais as divisões no caso de uma uma estrutura divisional então você pode ter um planejamento tático para cada uma dessas unidades da empresa se a empresa tem quatro departamentos Você pode ter quatro planejamentos táticos embora você tenha apenas um planejamento estratégico Por que você tem apenas um porque ele estabelece diretrizes para a organização como um todo ou seja não faria sentido você ter dois três quatro planejamentos estratégicos você tem apenas um a partir dele você desenvolve o planejamento tático Aí sim
o planejamento tático Você pode ter Quantos você quiser vai depender da sua necessidade vai depender daquilo que você achar mais adequado paraa empresa inclusive Micro e Pequenas Empresas podem ter planejamentos táticos Sim muitas vezes o microempresário ou até o empresário da firma individual né só para destacar um pouquinho aqui a firma individual que é só uma pessoa ali ele el eles muitas vezes tem aquela ideia de que esse negócio de planejamento é uma bobagem toma muito tempo e eh e não dá em nada olha Eh eu aconselharia mesmo que você seja uma firma individual ou
seja você é a própria firma eu te aconselharia ter um planejamento estratégico tático Talvez Mas com certeza um operacional então estratégico e operacional acho fundamental e eu vou explicar por depois agora eh ter o planejamento estratégico mesmo que você não faça aquele processo todo detalhado que os manuais de planejamento estratégico eh orienta a fazer pelo menos o básico do planejamento estratégico eu te aconselho a ter mesmo que você seja uma firma individual ou uma uma microempresa planejamento estratégico ajuda muito a te dar uma ideia Clara de qual é o mercado em que você está atuando
para onde esse mercado vai o que que Como você tem que se posicionar nesse mercado planejamento estratégico é muito bom para te dar isso E o planejamento tático se você tiver pelo menos eh o número aí de unidades um pouquinho maior na sua empresa duas três unidades Eu também acho aconselhável Ava T porque ele também dá um direcionamento o planejamento tático ele dá um direcionamento muito bom ao trabalho nessas unidades por exemplo você tem você tem lá um setor de contas a pagar Puxa vida você tem um planejamento tático para esse setor de de contas
a pagar é muito interessante é muito interessante mesmo porque você vai estabelecer ali uma série de objetivos de e de metos a serem cumpridos ali por aquela unidade né contas a pagar como um todo isso é muito melhor do que deixar as pessoas ali muitas vezes trabalhando de acordo com a cabeça delas bom o último tipo de planejamento é o chamado planejamento operacional que é feito pelo pessoal de nível operacional e tem por finalidade estabelecer diretrizes para grupos ou indivíduos ou seja o planejamento operacional é um discopo mais restrito de todos eles o estratégico Vale
paraa empresa como um todo o tático vale para uma unidade específica ou algumas unidades específicas e o operacional vale para grupos ou até mesmo indivíduos então voltando ao caso do contas a pagar você pode ter um planejamento tático pro setor de contas a pagar e vinculado esse planejamento tático Você pode ter por exemplo um planejamento operacional para uma equipe que trabalha apenas com contas a pagar eh para pessoas jurídicas e contas a pagar para pessoas físicas Você pode ter essa divisão dentro da sua empresa então n nessas duas equipes Você trabalha com planejamento operacional Se
isso for necessário então o planejamento operacional ele é muito bacana de se ter dentro de uma empresa ele é muito importante mesmo agora independentemente de quantos planejamentos operacionais e táticos você vai ter eu ressalto mais uma vez você tem apenas um planejamento estratégico e outra se você tem o planejamento estratégico você precisa ter cuidado para que o planejamento tático E o planejamento operacional ele sejam condizentes com aquele planejamento estratégico afinal de contas não faz sentido você tem um planejamento que vale para empresa como um todo como é o caso do planejamento estratégico e depois você
fazer um planejamento um ou mais planejamentos táticos e um ou mais planejamentos operacionais que muitas vezes são contraditórios a esse planejamento estratégico então isso não faz sentido Então você começa pelo planejamento estratégico que a partir dele você vai elaborando planejamentos táticos e operacionais para sua empresa de forma que os três tipos de planejamento estejam muito alinhados uns com os outros bom eu queria falar agora um pouco sobre o planejamento estratégico eu vou falar sobre os três Mais especificamente mas eu queria começar com o estratégico em questão porque ele é o mais conhecido ele é é
o que normalmente é falado nos jornais nas revistas eh especializadas em gestão Então vale a pena falar algumas coisas sobre sobre planejamento estratégico embora o objetivo dessa web aula não seja ser muito específica nesse tipo de planejamento para isso se você quiser saber mais você pode buscar os livros sobre planejamento estratégico Há muitos livros no mercado Alguns são bons outros Nem tanto mas você pode buscar essa Literatura e você vai ver todos eles vão seguir lá alguns procedimentos procedimentos que eu vou eh mostrar aqui bem rapidamente eh Há algumas variações alguns livros não vão colocar
eh dessa forma que eu oco eh Alguns vão chamar coisas que eu que que aqui eh vão usar termos diferentes para as coisas que eu estou mostrando aqui mas isso que eu estou falando com com com você é a linha geral do que é o planejamento estratégico você pode saber embora haja variações o planejamento estratégico o CNE dele é isso que eu vou mostrar aqui para você agora bom você começa com planejamento estratégico estabelecendo a missão da empresa que é a finalidade dela a razão da existência dessa empresa depois você estabelece as filosofias e Valores
que são Aquilo em que a empresa acredita aquele conjunto de crenças da empresa depois a visão da empresa que é aonde essa empresa quer chegar o que ela deseja ser no futuro ela quer ser uma líder de mercado ela quer ser uma empresa com uma ótima reputação tudo isso é parte da Visão da empresa esse esse processo que eu estou mostrando de visão filosofias de valores e visão repare que estão as setas aí que é uma sequência cronológica aí tudo isso é parte do chamado planejamento estratégico tá para chegar no planejamento em si ou seja
o que que você vai efetivamente fazer você precisa definir essas coisas missão filosofias e valores visão além disso você também vai fazer uma análise do ambiente externo da sua empresa ou seja do mercado em que você atua conjuntamente com isso há uma análise do ambiente interno que vai dizer o seguinte Olha como quais são os recursos que eu tenho Qual qual é a minha ura quais são eh os meus valores internos aqui qual é o método de trabalho dos meus funcionários Quais são as minhas capacidades internas tudo isso é feito dentro de dessa análise do
ambiente externo interno melhor dizendo com essas duas análise ambiente externo que é o mercado interno que é a parte eh que é como a sua empresa efetivamente funciona você é capaz então de definir objetivos e metas para serem cumpridos esses objetiv em metas vão dar mais a definição de estratégias ou planos aí aí eu pus estratégia barra planos justamente para ser coerente porque os planos aí esses também estão nesse sentido de estratégia ou seja de ações que você efetivamente vai tomar para cumprir esses objetivos e essas metas depois de definidas essas estratégias ou planos Você
vai então e implantar aquilo que você planejou e a partir da implantação você vai ver o que deu certo o que deu errado isso vai gerar um processo de feedback que ou seja vai gerar informações que serão úteis para você inclusive reavaliar o seu planejamento nós dizemos que o no planejamento estratégico você não muda as eh tudo o tempo inteiro por causa desse feedback por exemplo missão filosofias e valores e visão são coisas mais ou menos estáveis na empresa você não vai mudar isso de toda vez que você tiver um feedback sobre o seu planejamento
porém se você for tiver numa estiver numa empresa que atua num mercado por exemplo muito dinâmico mercado de alta tecnologia é um caso clássico disso A análise do ambiente externo provavelmente vai mudar bastante isso pode levar a uma readequação de objetivos e metas Então na verdade o que muda com mais frequência no planejamento estratégico é essa parte que vai ali do ambiente externo depois ambiente interno definição de objetivos e metas e aí e aí por diante agora missão filosof valores e visão embora possam ser mudados não é comum que se faça isso no curto prazo
são coisas que você pode mudar mais a longo prazo mesmo bom então esse daí é essa daí é uma visão bem Geral do que é o planejamento estratégico o outro tipo de planejamento é o chamado planejamento tático Então você vai ter a estratégia da empresa que foi definida lá pelo planejamento estratégico a partir daí você vai ter objetivos da sua unidade nós viemos que o planejamento tático é paraa unidade repare que a seta aí desses objetivos é uma seta bidirecional Ou seja a estratégia da empresa fornece informações para definição dos objetivos e esses objetivos da
unidade eventualmente podem depois no num outro período eh ajudar a fornecer subsídios para uma reformulação dessa estratégia da empresa bom dos objetivos nós temos uma outra seta aí partindo que é ligando as metas da unidade né então você defini os objetivos agora você vai definir as metas e aí a gente tem a implantação e o feedback repare que o planejamento tático Ele é bem parecido com o estratégico naquela partezinha final dele Obviamente você não vai precisar definir missão nem eh filosofia e valores e nem visão Mas você eh e também não vai precisar fazer uma
análise do ambiente externo e do ambiente interno isso daí já está especificado lá no seu planejamento estratégico Mas você também vai estabelecer objetivos vai estabelecer metas vai implantar e vai ter um feedback disso daí ou seja eh o planejamento tático ele vai ter uma ligação bem grande aí o estilo dele a forma dele vai ter uma ligação muito grande com a forma lá do planejamento estratégico claro que os no caso aí os objetivos e as metas são referentes à unidade no planejamento estratégico esses objetivos e metas são referentes à empresa como um todo bom o
outro tipo de planejamento é o planejamento operacional muito parecido com o tático Então você vai partir ali da Estratégia da empresa a da Estratégia da unidade né É aí você vai ter que definir os objetivos do grupo ou do indivíduo ou dos indivíduos ali Depende do que você quer então repare que você começa lá já tem unidade que tem a estratégia dela então o operacional parte dessa estratégia da unidade o tático parte da Estratégia da empresa Então é bom você perceber essa diferença aí então no operacional você define esses objetivos mais específicos e depois as
as metas tanto do grupo quanto do indivíduo se for o caso e aí você parte evidentemente pra implantação e feedback fechando o círculo aí as setas novamente são bidirecionais para dar aquela ideia de que essas coisas também podem fornecer subsídios para uma mudança da Etapa anterior bom uma coisa tirando essa distinção aí do planejamento dos tipos de planejamento um outro aspecto que é muito importante que nós saibamos é a relação entre planejamento recursos e desempenho da empresa por que que o planejamento é importante isso daí eu quero eh enfatizar bastante nisso aqui porque eu coloquei
esse slide justamente para responder a uma dúvida que muitos alunos têm que falam assim olha Professor mas a gente perde muito tempo planejando é melhor partir paraa ação logo Olha na verdade boa parte dos problemas que acontecem no Brasil e o setor público é um caso típico disso são causados por falta de planejamento suficiente quando você pega países os países asiáticos alguns países europeus nos Estados Unidos as empresas lá gastam muito tempo planejando elas procuram se cercar por todos os lados porque o planejamento na verdade é você tentar reduzir a incerteza que cerca o seu
negócio Então você procura saber melhor como é o seu mercado como são seus recursos e capacidades internos como você pode articular essas coisas com o mercado como você vai detalhar melhor os seus planos Então tudo isso é parte do planejamento e gastar tempo nisso na verdade deveria ser visto como um investimento não como um gasto isso daí explica muito porque a as empresas brasileiras especialmente as micro pequenas porque el fecham depois de poucos meses de atividade ou Poucos Anos de atividade muitas vezes é falta de planejamento a cultura brasileira não é uma cultura voltada para
o planejamento todo mundo fica aqui muito ansioso para partir pra prática olha vamos implantar isso e às vezes a pessoa não teve nem a ideia ainda na cabeça não está nem formalizado o que fazer e começa a fazer eu fico vendo isso eh com com negócios que às vezes surgem e nós vemos assim puxa mas isso aqui tá tá muito mal feito tá muito mal colocado a localização não é adequada Será que a pessoa não planejou a localização da loja dele mas não planejou coloca a loja lá em qualquer lugar eu recentemente eu vi num
num dos bairos de Belo Horizonte é um bairro tipicamente Residencial fizeram um prédio de apartamentos e no no no terro desse prédio fizeram algumas lojas lá para alugar e a pessoa colocou lá uma loja uma cafeteria numa dessas lojas bom a cafeteria durou do meses porque não tinha cliente lá Mas qual que era o problema bom era de bairro né loja tipicamente de bairro ninguém no bairro aparentemente Tinha vontade de de de de de usufruir do serviços e dos produtos de uma cafeteria Ah tava muito mal localizada a loja porque era nessa nesse terreo de
um prédio eh Residencial Então as pessoas passam na rua vem aquele prédio grande e acha aqui é residência A não ser que a pessoa passe na porta para ver que tem uma cafeteria ali ela não não vai ver e a área em que a loja foi aberta era uma área de difícil estacionamento então a loja fracassou em dois meses por quê Porque a pessoa provavelmente não teve um planejamento lá muito bom não não não previu que no caso de comércio localização é tudo você precisa ter localização localização e localização Então foi mal localizado num bairro
eh provavelmente essa pessoa não fez uma pesquisa de mercado ainda que uma pesquisa simples para verificar se as pessoas ali estariam dispostas a ir eh a ir uma cafeteria então foi muito mal feito isso reflete muita a falta de planejamento se nós pegarmos o setor público então fica mais claro ainda setor público é desastroso em termos de planejamento tudo é mal feito H veja o caso de Belo Horizonte durante 4 anos gastou-se milhões de reais na construção da chamada linha verde que é uma linha que ligaria várias regiões de Belo Horizonte supostamente sem sem retenções
de tráfego bom dois anos depois dessa chamada linha verde está pronta arrebentaram boa parte dela de novo por quê Porque descobriram porque a prefeitura inventou de implantar um novo sistema de ônibus ali o ônibus correria na na pista central da da da da Avenida ali da Linha Verde arrebentou o asfalto todo de novo um asfalto com do anos de uso estreitou a a a a a as pistas a da da linha verde para quê para implantar um outro sistema de ônibus quer dizer isso não poderia ter sido planejado lá atrás porque já não ter feito
a coisa já pronta para para implantar esse novo sistema não porque as ideias vêm de Roldão né surgem de repente no setor público aí vai lá e implanta então a gente tem vários exemplos disso no setor público de falta de planejamento que acaba gerando muito desperdício de recursos no setor privado também acontece mas é um pouco menos intenso do que o setor público então eu tô falando disso tudo para mostrar essa relação de planejamentos recursos e desempenho porque a gente vê o seguinte Por que que o planejamento é importante porque primeiramente o planejamento racionaliza o
uso de recursos escassos os recursos são escassos escasso aqui é no sentido econômico ou seja não estou dizendo que os recursos são poucos eu estou dizendo que eles são limitados você não tem todo o dinheiro que você gostaria para fazer determinadas coisas você vai ter menos dinheiro do que isso e o dinheiro que você tem ele não é infinito ele é uma quantidade limitada a mesma coisa acontece com outros tipos de recurso trabalho você não vai ter um número de funcionários ilimitados para trabalhar para você Você vai contratar até por causa do custo eh dos
encargos trabalhistas você vai contratar ali um dois funcionários é uma coisa restrita e funcionários são recursos também e assim por diante os recursos são escassos então o planejamento ele racionaliza esse o uso desses recursos porque ele vai dizer o seguinte Olha o que eu quero fazer é isso eh para isso eu vou ter que ter Tais recursos para ter Tais recursos eu vou gastar tanto e se esse gasto for muito grande então vou ter que rever vou ter que fazer menos coisas do que eu estava planejando inicialmente vou ter que que replanejar a os meus
objetivos vou ter que refazer uma pção de coisas é o planejamento que te dá esse Norte é o planejamento que te orienta melhor sobre como você gastar de maneira mais eficiente mais eficaz os recursos que são limitados Ou seja que são escassos E aí vem o grande problema brasileiro por os brasileiros não gostarem de investir tempo em planejamento Normalmente eles acabam gastando mais do que deveriam e os negócios acabam fracassando bom uma outra razão aí é que o planejamento ou a sua ausência pode afetar o desempenho da empresa Claro os recursos são escassos você não
planejou como aplicá-los tá aplicando da sua cabeça ali a medida que as coisas vão acontecendo você vai fazendo quando você assustar você tá gastando mais do que você tá arrecadando ou seja os seus custos e despesas são maiores do que as suas receitas você vai ter o quê prejuízo E aí o seu negócio não vai se sustentar então o desempenho da empresa ele tem uma relação grande sim com o planejamento se o planejamento for bem feito e prever uma utilização mais eficiente e eficaz dos recursos então você pode ter resultados melhores resultados financeiros e resultados
econômicos também do contrário você pode acabar sem o seu negócio num período muito curto de tempo bom isso daí era o o básico da da função de planejamento não pera próxima web aula no qual abordarei a out fun da administração que é função deiz quer dvida comento que você fazer você cont LinkedIn eu est Como humber Elias bast proc e pedir eu adici e nós pod convers alo LinkedIn ti trando ideias tiid ou que você quiser mais uma vez muito obrigado por assistir a essa web aula e até a próxima l
