Gerenciamento de Projetos – Aula 04 – Execução de projeto

[Música] lá alunos sejam bem vindos à sala 4 do gerenciamento de projetos do curso de engenharia de produção da universidade nessa aula vamos falar sobre a execução daquilo que foi planejado dentro do projeto ou seja só aqueles recursos aquilo que se foi determinado no momento anterior ele está sendo executado entretanto a execução ela trabalha com planejamento tempo todo a partir do momento que se executa e é feito esse controle e monitoramento o planejamento pode ser ajustado para que fique adequado dentro daquela realidade daquilo que se espera uma vez que existem projetos que muitas vezes nós

não temos uma certeza do que exatamente ocorreu em cada uma das fases embora isso quase sempre acontece sempre uma variação sempre um ajuste isso é normal dentro dos projetos alguns com mais intensidade e outros com menos intensidade então no momento da execução é nós podemos também se comunicar com o plano com o momento do planejamento e fazer esses ajustes mas é nesse momento que nós colocamos pra acontecer neste momento em que nós vamos controlando esses recursos e tentando entregar cada umda das cada cada cada sub produto ou cada artefato necessário para o andamento e conclusão

do projeto qual os objetivos ou quais são os objetivos da execução do projeto coordenar todos os recursos que já foram determinados para realização e o que foi planejado inicialmente com base no plano de gerenciamento do projeto e seus planos auxiliares ou seja é existe um plano inicial e nós também podemos construir planos auxiliares que vão complementar o projeto no seu andamento aquilo que é agrega dentro do seu conteúdo aquilo que pode contribuir com o resultado final que muitas vezes até não é previsto na parte da iniciação certificar que entrega esteja alinhado com o escopo do

projeto é fundamental porque mudou o escopo muda tempo muda custo e defender qualquer e e programar ou controlar qualquer tipo de mudança que pode ocorrer em cima momento aqui tá confirmar os níveis previstos de qualidade de trabalho em execução mantendo aquilo que já foi determinado nos requisitos funcionais e que de alguma maneira é não onera o resultado final porque independente do do que está se investindo pelo menos pensando no que foi planejado espera se que o produto final esteja de acordo com aquilo que foi planejado inicialmente pensando em custo quais são os fatores críticos de

sucesso do pac o projeto para que a execução desse projeto não corra nenhum tipo de risco e possa ao final está comprometido então o que pode o que nós temos que considerar para evitar esses riscos executar conforme foi definido no plano de projeto ou seja conforme foi definido quando as mudanças forem solicitadas algum ajuste foi solicitada nesse momento seguir o processo de aprovação seria o caminho natural do processo entre é mudança e aprovação daquilo que pode aumentar ou diminuir o escopo do projeto caso aprovado o gerente do projeto tem que estar envolvido nisso junto com

o patrocinador junto com as partes interessadas atualizar o planejamento e documentos afetados isso é importante porque a partir do momento que você não alterar esses documentos afetados e natoli documento ao final quando nós criar nós fomos olhar nas lições aprendidas isso não vai existir lá consequentemente num próximo projeto podemos cair no mesmos erros ou até vamos conseguir prevê algumas mudanças que ocorreram no projeto anterior então é fundamental que qualquer tipo de mudança fazer toda a atualização dentro do planejamento inicial fazer a os controles diversão de cada um desses ajustes deixar isso disponível comunicar todas as

partes envolvidas então esse é um fator crítico de sucesso ao final nós podemos criar um documento nós devemos criar esse documento na verdade hoje isso é uma praia que é colaborado é compartilhada entre os principais profissionais da área de gestão do projeto que é a melhoria ea qualidade daquele produto ela pode ser é cada vez mais apurada em cima das lições aprendidas e nós podemos tirar de onde através desses documentos que foram atualizados em cima das experiências obtidas participação do cliente sempre a participação do cliente no projeto é fundamental porque num dado momento ele pode

nos alertar de algum problema que pode estar ocorrendo ou algo que não está ok ou até mesmo que foge um pouco do escopo inicial que não havia sido previsto então é fundamental a participação do cliente que na maioria das vezes é ele que conhece exatamente o que deve ser construído ou o que deve ser entregue processos produtivos de governança do projeto governança é algo que é relevante para as organizações porque é uma forma de ele manter a empresa dele funcionando dentro dos critérios que a organização exige dentro dos critérios que o governo exige e dentro

daquilo que nós podemos chamar de qualidade organizacional então a gente trabalhar com processos produtivos tomando decisões que são importantes antes do que o problema ocorra é fundamental dentro da execução comprometimento dos membros da equipe com a entrega dos seus marcos logicamente que tudo que envolve pessoas e envolve processo nós temos que determinar é e entregas e no caso de execução não é diferente dentro do planejamento nós fizemos todo aquele cronograma e determinamos de slides de cada entrega do produto e conseqüentemente espera-se para que não haja comprometimento e problemas na entrega final que cada uma daquelas

entregas determinadas inicialmente sejam cumpridas execução do checkpoint específico para a validação entrega do projeto ou seja é ponto de checar pra que nós não chegamos ao final encontramos algum tipo de problema ou algo que não correspondem a qualidade esperada documentação dos problemas identificados no surgimento dos problemas então a documentação um dos problemas é que foram encontrados é fundamental que seja compartilhado que seja registrado pois também vai contribuir com as lições aprendidas e a partir do momento que nós documentamos nós sabemos exatamente em que ponto o projeto teve uma mudança seja escopo de tempo de custo

e quais são os riscos que isso pode implicar um projeto gestão dos riscos de implementação das atividades respostas aos riscos isso é fundamental porque na execução lá no planejamento nós colocamos já é como é que nós vamos trabalhar os riscos caso eles ocorram caso eles eminentemente aconteçam algum caso aconteça algum problema específico no projeto a partir do momento que ocorre algum problema o planejamento já determinou como que eu vou trabalhar com isso daí porque pode onerar o projeto em relação ao tempo ou até mesmo em relação ao curso mas principalmente ao tempo um grande exemplo

que eu posso citar em relação à mão de obra qualificada muitas vezes você tem um processo específico que depende da mão de obra qualificada se você não tiver aquele profissional obviamente que se você não pensa numa resposta aquele problema se você dentro do planejamento você já colocou o caso é tenha um profissional necessita de um profissional que não tenho aqui na região como eu vou fazer trazer alguém de fora é vamos fazer uma contratação externa vamos qualificar alguém então seja a resposta a esses problemas esses riscos identificados é essencial uma matéria-prima especifica se aquele produto

não é fabricado mais um tipo de telha que não é mais fabricado como é que eu como é que nós vamos cobrir tudo aqui nós vamos que que buscará que tipo de material ou seja temos que dar uma resposta a esses problemas mas que já foi determinado no planejamento e assim por diante recursos dentro da execução como que eu adquiro recurso desenvolver a equipe gerenciar a equipe então como a gente já havia conversado recurso não trata apenas de matéria prima mas também de pessoas como que nós vamos adquirir esses recursos qual é a prática que

vai ser executada qual é a prática que vai ser aplicada dentro considerando o planejamento como que é feito vamos treinar essa equipe então do planejamento nós temos lá qual foi a previsão de treinamento da equipe então ou seja vamos desenvolver essa equipe e vamos construir essa equipe para trabalhar dentro desse projeto e como é que a gente vai gerenciar toda essa equipe envolvida e também todos os recursos adquiridos como que nós vamos fazer esse controle ou seja nós temos que executar esse controle gerenciar a qualidade nós temos aí já neste momento um controle muito mais

efetivo da execução da qualidade em cima daquilo que foi planejado nesse momento nós já estamos com o projeto em andamento e ao mesmo tempo nós temos que auditar cada uma dessas dessas etapas ou aquilo que foi previsto inicialmente se não nós podemos ter alguns sérios problemas em relação ao produto a partir do momento que nós não medimos a consistência dessa dessa qualidade esperada então auditar os requisitos que foram levantados principalmente os funcionais requisitos técnicos né e os esperados que são os requisitos não funcionais que tem relação direta com a qualidade e os resultados da medida

de controle de qualidade para garantir esses padrões que foram estabelecidos no planejamento apropriados da qualidade definições operacionais realizar a garantia da qualidade baseado nos processo de melhoria contínua e usar os dados gerados durante o processo para controlar a qualidade logicamente que em muitas áreas nós não temos algumas medidas específicas quando a gente fala de qualidade nós temos algum algumas algumas métricas de mercados que porque mercado pode contribuir entretanto varia muito em relação ao recurso utilizado em relação à dimensão em relação à ao contexto organizacional relação à a a distribuição geográfica da organização então é a

execução e o controle eo mapeamento desses itens posteriormente nós criamos dentro da qualidade dentro dos aspectos qualitativos pensando em qualidade essa essas medidas de bom ou ruim médio né e assim uma medida sem intensidade essa escala nós criamos escala e dentro dos quantitativos fazendo toda essa mensuração esses apontamentos nós conseguimos com o tempo chegar num padrão de qualidade que é o esperado para aquela organização ou para aquele setor caso é nós não temos isso ainda em mãos então seja a execução da qualidade depende muito do conhecimento em relação aos requisitos que já foram levantados e

também dessas bases que já foram determinadas para aquele segmento gerenciar o conhecimento do projeto essa gestão do conhecimento é fundamental e é algo que entrou agora na última versão do pm box né ele está na área de conhecimento de integração que aquela área que nós falamos que faz a integração de todas as áreas do conhecimento como isto tempo aquisição parte interessada assim por diante nós vimos isso daí lá no primeiro slide onde a gente tratava sobre essa essa essa integração dessas áreas de conhecimento ea integração traz na sua última versão do pm box 6 o

gerenciamento de conhecimento do projeto que é onde através das lições aprendidas em tudo aquilo que aconteceu como que isso é gerenciável como que isso é executado qual é o time em relação a essa distribuição esse controle como que é feito a a a validação desse conhecimento como que é feito a um apontamento como é classificar esse conhecimento é simplesmente jogar lá o conhecimento mas o que é importante é como que eu vou conseguir agregar valor com aquilo que foi apreendido então seja no planejamento nós já temos que pensar como é que nós vamos fazer a

comunicação como é que nós vamos armazenar as lições aprendidas e na execução nós temos que fazer essa essa esse armazenamento essa distribuição essa classificação para que aquela informação se torne útil ela agrega valor dentro do meu projeto então nós temos aí a idéia de através das lições aprendidas garantir que ele seja disseminado no projeto a empresa então é é um item novo nos projetos ebp an bock já vem sendo utilizado por pelos profissionais e que é fundamental para o amadurecimento da gestão de projetos então é livre é cada organização pode utilizar o seu mecanismo mas

desde que como já citei que agregue valor gerencial engajamento das partes interessadas em cima do planejamento de como é que nós vamos treinar de como é que nós vamos engajar e como nós vamos envolver as partes interessadas em manter esse padrão e essa satisfação nós temos que fazer essa execução das partes interessadas do engajamento deles não seja um processo de comunicação interação fazer com que eles se é se envolva realmente transmitam seu conhecimento passa informação necessária para que o projeto continue para que o projeto não se comprometa então é colocar em prática e gerenciar essa

prática em cima da relação que existe entre todos os envolvidos no projeto né então a comunicação das partes interessadas para atender as necessidades e as questões à medida que elas vão correndo então ou seja a partir do momento que nós vamos executando o projeto nós vamos fazer essa comunicação e tem que haver esse comprometimento das partes interessadas porque a partir do momento que todos aqueles que estão envolvidos no projeto começa a reduzir o seu padrão de trabalho certamente vai comprometer o restante até o produto final e muitas vezes acaba até é encerrando o projeto porque

dependendo da da posição o do grau de interferência dessa dessa parte interessada ela pode fazer com que gere um gargalo aí e acaba comprometendo definitivamente o projeto não dá para se observar a importância que é engajar todo mundo pelo menos aqueles que estavam previsto no projeto inicialmente ainda dentro do gerenciamento das partes interessadas né as expectativas como a gente já falou que eles mudam ao longo do prazo nem tão consequentemente a partir do momento que o projeto vai andando pode haver um desânimo um descomprometimento daqueles que estão envolvidos consequentemente pode fazer com que comprometa o

projeto final o objetivo final do projeto o envolvimento do usuário e suporte da alta administração que são gestores ou aqueles que estão envolvidos são apontados como os principais fatores de sucesso de um projeto isso quer dizer o que é que os gestores ou aqueles que realmente estão é muitas vezes são os patrocinadores do projeto a partir do momento que ele começa assim a não se interessar muito pelo andamento do projeto independente do motivo logicamente que acaba criando um prejuízo final do projeto e conseqüentemente ao um fracasso no resultado final o pessoal de suporte também muitas

vezes aqueles que estão trabalhando no suporte seja da aquisição seja no treinamento seja no controle de custos ele também pode comprometer isso de forma muito grave o resultado final não seja já foi detectado que a alta administração e suporte são dois itens essenciais e que são fatores críticos de sucesso no momento da execução atender às expectativas implica em uma maior aceitação de todos aqueles estão está relacionado com as próprias expectativas do usuário e agilizar a solução das questões implica menor desgaste logicamente que no planejamento nós trabalhamos lá na nas respostas aos riscos e os riscos

implicam não somente riscos em relação ao próprio projeto mas também do próprio processo de planejamento então seja respostas rápidas a um determinado problema na hora do gerenciamento faz com que evite desgastes em relação a todo mundo a todas as partes interessadas então seja dentro do planejamento é essencial ficar muito claro tem que ficar muito claro como é que nós vamos responder isso independente do momento do projeto na execução temos o gerenciamento das comunicações então já planejando como nós vamos comunicar quais são os mecanismos tecnologia como será feito quais são as restrições então nós temos aqui

dentro da execução quais foram as informações são as informações necessárias que eu tenho que passar naquele momento da execução há a disposição das partes interessadas para receber e se essa informação qual é a disponibilidade como que isso vai ficar aguardando que momento que isso vai ser disponibilizado caso não seja imediato e tem que seguir o que conforme o que foi planejado a partir do momento se estabelece qual é o tempo para se fazer a comunicação quais são os meios a partir do momento que isso não ocorre obviamente que vai comprometer o projeto entretanto é importante

que é importante saber o seguinte nem sempre aquilo que foi planejado aquilo que vai ser executado num primeiro momento nós podemos fazer com que fazer com que é essa comunicação seja revista e depois lá no planejamento nós fazemos a mudança então isso é importante todas essas áreas de conhecimento ela pode mudar sim podem mudar mas o que é importante é estarmos atentos para esse tipo de mudança serem atualizados dentro do projeto e conseqüentemente evitar como nós colocamos aqui desgaste do das partes interessadas ou até mesmo comprometimento em alguma das etapas e acaba havendo um descontentamento

da alta direção até mesmo uma uma redução no potencial do trabalho de suporte conduzir as aquisições isso é fundamental em obter respostas aqui é um termo inglês que fala sobre resposta às solicitações aqui do tipo de de propostas aqui de cotações de informações então ou seja são itens que são utilizados com muita freqüência quando a gente fala de gerenciamento de projetos pelas organizações então ou seja na aquisição dependendo do que você está produzindo você precisa de uma determinada matéria prima independente se estiver produzindo você vai precisar logicamente fazer uma cotação dependendo do tipo de serviço

que está sendo prestado você precisa de um tipo de informação especifica que você tá dentro da organização montando lá uma estrutura de fibra ótica e você precisa de informações técnicas para dar seqüência nesse projeto conseqüentemente você faz uma solicitação de informação que é fundamental o projeto reunir esses fornecedores para entender como é que essa estrutura essa tecnologia se entrega essa logística classificar as propostas é negociar redigir o contrato e assinar contratos ou seja a parte de condução de aquisições está relacionada diretamente com uma parte da produção daquilo que se tem como objetivo seja ele serviço

o produto então é fundamental que se tenha todas as informações necessárias porque vai depender muito não só da parte de custo dessas aquisições mas também do tempo da entrega de cada um desses itens então consequentemente à parte da comunicação dessa dessa área de conhecimento com as demais áreas terá que haver uma integração muito mais forte implementar respostas ao risco que aquilo que nós já falamos dentro do planejamento é uma necessidade da gente criar uma estrutura e como é que nós vamos responder esses riscos e aqui já implementaram uma resposta ou seja o fornecedor não vai

entregar um determinado produto aqui não tem uma internet adequada o tipo de tecnologia que estão implantando o meu projeto de fábrica então como é que nós vamos resolver um determinado por uma determinada matéria prima para que concluam um determinado veículo por exemplo uma fábrica de automobilística eu preciso de uma determinada fornecimento de tintas ali para desenvolver aquele determinado produto aquele projecto daqueles veículos específicos e não tem como é que eu vou resolver isso daí porque existe dependendo do tipo de produção toda uma uma espera já do pessoal planejamento dentro de quanto exatamente isso vai ser

concluído então as respostas ao risco tem que ser muito ágil tem que ser precisa porque senão ele a ele compromete realmente a maioria das áreas de conhecimento dentro do projeto ok alunos estão neste momento nós concluímos aqui a etapa de execução do projeto aonde nós vimos que aquilo que foi determinado no planejamento é fundamental na parte de execução porque execução vai se basear exatamente tudo aquilo que foi planejado e só que na prática como respostas ao risco como o engajamento do pessoal das pessoas e assim por diante as requisições como que faremos aquisições quais são

essas etapas e lembrando que a partir do momento que essa execução foge um pouco daquilo que foi determinado é importante que façamos a atualização desse projeto para quem é numa próxima situação até mesmo o final desse projeto que estamos tratando não temos um tipo de surpresa desagradável ok na próxima aula nós vamos falar sobre o monitoramento e controle do projeto que anda praticamente junto com a execução e aí ele também tem influência muito forte na parte do planejamento obrigado até a próxima aula [Música] [Música] [Música]