Fundamentos em Business Intelligenc - Tema 3

Olá, aluno! Sou o tutor interno Gildo e, nesse  vídeo, vamos abordar técnicas e métodos de apoio para melhorar os processos, a tomada  de decisão e as vantagens competitivas. O que é vantagem competitiva?

Explicando de maneira direta, vantagem  competitiva é a capacidade de uma marca de entregar seus produtos ou serviços  com qualidade superior ou menor custo que as empresas concorrentes. Neste conteúdo, vamos identificar técnicas, métodos e ferramentas de  apoio na tomada de decisão, compreender a metodologia do MASP, que hoje é  uma das mais utilizadas na tomada de decisões, e quais as técnicas utilizadas. Claro, existem várias técnicas, métodos e  ferramentas para auxiliar na tomada de decisão.

Poderíamos citar várias, mas, para que possamos  dar continuidade no que já vimos até aqui de como implantar as técnicas de tomada de  decisão, vamos aprofundar agora em como fornecer uma base sustentável para o  plano de ação organizacional. A ferramenta ideal é o MASP, Método  de Análise de Soluções de Problemas. Mas como o MASP pode ajudar na tomada de decisão?

O MASP pode ser uma ferramenta  poderosa para a tomada de decisão porque fornece uma abordagem sistemática para  identificar, analisar e resolver problemas. Esse método não só clarifica, como também  assegura que decisões sejam monitoradas e ajustadas conforme necessário,  evitando erros recorrentes. Para aplicar o MASP na tomada de  decisão, você segue essas etapas: identificação do problema –  qual é a decisão a ser tomada –, observação – recolher os dados relevantes –, análise – avaliar todas as causas  possíveis e suas aplicações –, plano de ação – desenvolver  soluções ou caminhos a seguir –, implementação – verificação dos resultados  e ajustes conforme necessário –, e conclusão – estabelecer a decisão com  um novo padrão ou iterar um novo processo.

Na sequência, vamos ver todas as etapas. Identificação do problema. A identificação do problema no MASP é crucial  porque é o ponto de partida para todo o processo.

Se o problema não for identificado, todas  as etapas seguintes podem ser comprometidas. Existem algumas premissas que devemos seguir. Sim, existem.

Vamos mostrar algumas técnicas que lhe  ajudarão na definição do seu problema. Definição do problema: descrever o  problema de forma clara e específica; evitar termos vagos ou genéricos; coleta de dados: reunir informações e dados relevantes para entender a  extensão e o impacto do problema; utilizar ferramentas como gráficos  históricos de ocorrências, relatórios; engajamento dos interessados: envolver pessoas  que estão diretamente afetadas pelo problema e que possuem conhecimento no processo; realizar entrevistas, discussões  para obter diferentes perspectivas; análise preliminar: analisar os dados coletados  para confirmar a existência do problema; utilizar técnicas como gráfico de Pareto  para ar as principais causas do problema; formulação da hipótese inicial:  baseando-se nas informações obtidas, formular a hipótese sobre a causa do problema. Esta hipótese será testada nas etapas seguintes.

Nesta fase de observação do MASP,  coletamos todos os dados relevantes para entender a fundo o problema identificado. Como devo proceder nessa etapa da observação? Recolher dados, coletar dados históricos, relatórios, registros que possam  fornecer uma visão detalhada do problema; utilizar ferramentas como planilhas,  sistemas de gestão, softwares específicos.

Verificação no local: observar  diretamente onde o problema ocorre, se possível, fazer anotações, tirar fotos,  registrar comportamentos ou eventos relevantes. Entrevistas e questionários: realizar entrevistas com pessoas que estão diretamente  envolvidas ou afetadas pelo problema; usar questionários para obter dados qualitativos. Medições e testes: realizar medições e testes  necessários para obter dados quantitativos.

Utilizar ferramentas de medição  precisas para registrar os resultados. Análise de dados: organizar e analisar os dados coletados para identificar  padrões, tendências e anomalias; utilizar gráficos, tabelas e outras  ferramentas visuais para facilitar a análise. A fase de análise no MASP vai fundo para  identificar as causas reais de um problema.

Mas como fazer essa análise? Identificação das causas: usando ferramentas como o diagrama de  Ishikawa, que seria espinha de peixe, você pode mapear todas as  possíveis causas do problema. Coleta e análise de dados que você coletou durante a fase de observação para  identificar padrões e tendências.

Use gráficos de Pareto para focar as  causas mais frequentes ou significativas. Testes e experimentações: realize experimentos  controlados para confirmar e destacar as suas hipóteses sobre as causas do problema. Às vezes, uma análise estatística, como  uma análise de variância, pode ser útil.

Consulta de especialista: converse  com especialistas no assunto para avaliar sua análise ou  obter insights adicionais. Definição de causas raízes: identifique  e documente as causas raízes do problema. Eliminar suas causas pode  impedir recorrências do problema.

A fase do plano de ação do  MASP é essencial para resolver efetivamente o problema identificado e analisado. Como montar um plano de ação? Existe uma ferramenta específica?

Sim, existe: o 5W2H. Mas iremos explicar cada etapa. Então, definição das ações: liste todas  as ações necessárias para resolver as causas raízes identificadas; seja específico sobre o que precisa ser feito,  quem será o responsável e quando será concluído.

Desenvolvimento do plano de ação:  utilize a ferramenta 5W2H – o quê, por onde, quando, quem, como e quanto. Isso é importante também para detalhar cada ação. A implementação é onde o  plano de ação vira realidade.

Aqui está um guia para essa fase: como é  feita a implantação do plano de ação do MASP, seguindo etapas como fizemos até aqui. Execução das ações: colocar em  prática todas as ações planejadas, garantindo que cada tarefa seja executada  conforme o cronograma e o plano estabelecido. Acompanhamento e monitoramento: monitorar  continuamente o progresso das ações; utilizar indicadores de desempenho  (KPIs) para avaliar a eficácia das ações.

Implementar comunicação e treinamento: manter  uma comunicação constante com a equipe envolvida, realizar treinamentos para garantir que todos  saibam como executar as ações corretamente. Documentação: registrar todos  os passos da implementação, documentar quaisquer ajustes ou  melhorias realizadas durante o processo. Avaliação e ajustes: avaliar os  resultados das ações implementadas, fazer ajustes necessários para corrigir  desvios e melhorias na eficácia das ações.

Feedback contínuo: coletar feedback da equipe  sobre o processo e as ações implementadas; utilizar feedback para aprimorar  futuros ciclos de MASP. Padronização: após a implementação bem-sucedida, padronizar as soluções encontradas para  garantir que o problema não se repita. Chegamos à etapa final do nosso MASP,  que é a verificação e conclusão.

Verificação dos resultados: monitorar e  avaliar os resultados das ações implementadas, usar dados e indicadores para verificar se o problema foi resolvido ou se  as melhorias foram alcançadas. Ajustes e correções: caso os resultados não  estejam satisfatórios, identificar os pontos que necessitam de ajustes e implementar  correções e melhorias conforme necessário. Padronização das soluções: formalizar  e documentar as soluções bem-sucedidas, atualizar Procedimentos Operacionais Padrões (POPs) e treinamentos para  refletir as novas práticas.

Conclusão do processo: registrar todas  as etapas do MASP para referência futura; realizar uma reunião de encerramento para discutir os resultados e aprendizados  para as próximas etapas. Comunicar os resultados para  todas as partes interessadas. Documentação e arquivamento: manter  registros detalhados de todo o processo, desde a identificação do problema  até a padronização das soluções; arquivar a documentação em um local  acessível para consultas futuras.

Para que atenda melhor a essas etapas,  vou dar um exemplo bem simples. Vamos supor que você implementou ações  para reduzir o retrabalho na produção. Na fase de verificação, você mediu a taxa  de retrabalho antes e depois das ações.

Se os resultados mostraram uma melhoria  significativa, você padroniza as novas práticas e conclui o processo, documentando tudo. Seguir esses passos assegura que a solução é  sustentável e que o problema não reaparecerá. Como vimos, o MASP evita que as decisões sejam  tomadas com base em suposições ou achismos.

Ele garante que todas as etapas, desde a identificação do problema  até a verificação dos resultados, sejam bem documentadas e seguidas rigorosamente. Espero que tenha gostado do conteúdo apresentado  e que este conhecimento seja útil a você em algum momento de sua carreira. Foi um prazer ter você aqui.

Mas antes de concluir, gostaria de destacar que você pode contar com  a tutoria interna do seu curso. Os tutores atendem de segunda a sexta-feira,  das 18h às 22h, horário de Brasília. Bons estudos.