A organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papel, facilitando o acesso às informações e gerando segurança contra os extravios e perdas, que podem prejudicar o seu negócio. Mas você sabe fazer essa organização da melhor maneira?
Fica até o fim do vídeo, pois mostraremos um passo a passo que irá te ajudar a iniciar um processo otimizado de organização de arquivos físicos. E o melhor: adaptável a qualquer perfil de empresa. Olá!
Seja bem vindos a mais um vídeo do nosso canal! Eu sou Janaína Moura, Gerente de operações aqui na Arquivar. Aqui nesse canal você vai aprender tudo sobre gestão estratégica de documentos e processos.
Se o tema te interessa não deixe de se inscrever em nosso canal para não perder nenhuma novidade! Vamos começar o vídeo respondendo à pergunta: por que realizar a organização de arquivos físicos? Bom.
. . nada pior do que chegar no escritório pela manhã e encarar uma mesa cheia de documentos empilhados, não é mesmo?
Ou ainda precisar consultar um arquivo com urgência e perder horas procurando sem saber onde encontrar. A verdade é que quanto mais organização existe na empresa, mais produtiva a rotina se torna, uma vez que não é necessário destinar esforços para localização de documentos. Além disso, com essa organização bem feita também evitamos a possível perda de arquivos, o que poderia afetar no dia a dia do negócio.
Com tantas tarefas, uma rotina corrida e sem um padrão de organização, fica difícil lembrar onde foi guardado um arquivo de 2 anos atrás, mas que, de repente, você precisa consultar hoje. Quando os arquivos físicos estão bem organizados, o RH consegue encontrar informações dos seus colaboradores de forma ágil, os contadores conseguem informações para realizar a contabilidade e os secretários das escolas Acessam de forma ágil as informações cadastrais dos seus alunos. A gestão de arquivos físicos é então algo diretamente relacionado ao aumento da produtividade do negócio.
Organizar arquivos físicos pode parecer difícil, principalmente se você tiver um volume muito grande. Para isso iremos apresentar um passo a passo completo que irá te nortear nesse processo. Primeiro ponto: cuidados com o ambiente de armazenamento.
O primeiro detalhe na organização de arquivos físicos é reservar um espaço na empresa para realizar o armazenamento. Talvez seja necessário comprar alguns gaveteiros de aço para garantir a segurança dos documentos. É importante reservar uma área que seja grande o suficiente para os arquivos atuais, pensando também nas novas documentações que irão surgir futuramente.
Organize as informações buscando sempre facilitar as consultas posteriores. É importante manter tudo organizado para atender às normas e Leis fiscais, garantindo a preservação do documento físico. A organização também ajuda a prestar serviços aos clientes com mais rapidez e praticidade, uma vez que o acesso às informações será muito mais rápido.
Segundo: digitalização. Antes de falar sobre a mão na massa, de fato, é importante mencionarmos a digitalização de documentos. Ela está ganhando cada vez mais adeptos com passar dos anos.
Mesmo com a popularização, é comum encontrarmos empresas com receio de investir nesse processo, por medo da invalidação dos documentos ou perda de arquivos. No entanto, com os avanços tecnológicos, as novas legislações e a necessidade de melhorar o armazenamento interno das empresas, a digitalização se tornou necessária. Com ela, é possível passar todo o seu acervo físico para uma versão eletrônica ocupando muito menos espaço de armazenamento, facilitando a organização dos documentos e melhorando o dia a dia da empresa.
É importante mencionar que nem todos os documentos poderão ser descartados e, de toda forma, alguns deles terão que ficar armazenados, dependendo do tipo do seu negócio. Inclusive esse assunto é bastante extenso e já temos um vídeo no nosso canal sobre o tema. Clique aqui em cima para conferir!
Seguindo o passo a passo sobre os arquivos físicos, após escolher e preparar o local de armazenamento, o próximo passo é a triagem inicial. A triagem Inicial é o momento mais crítico onde serão analisados todos os papéis em pilhas de documentos, separando cada uma delas de acordo com assunto específico. Na sequência, é necessário separar por categorias facilitando consultas posteriores : cliente,s temas, datas, tipos de serviços, entre outros.
É importante definir os temas que mais se adéquam à realidade do seu negócio, por exemplo: pasta de documentos administrativos separados por datas, documentos comerciais separados por datas, dados de funcionários separados por área de Atuação, notas fiscais e etc. Próximo tópico: gêneros na organização de arquivos físicos. O gênero dos arquivos físicos também conhecido pelo termo arranjo, são os nomes dados as gavetas principais onde colocamos os documentos organizados em pastas.
Esse tipo de organização precisa acontecer de acordo com setores da empresa, por exemplo: Operações, Recursos Humanos, Contabilidade, Marketing e Área Comercial. Quinto: escolher um método de armazenamento. A grande parte dos arquivos presentes em pastas e gavetas são organizadas de diferentes formas, conforme o tipo documental ou conforme a árvore organizacional do escritório.
Existem quatro métodos de armazenamento: Alfabética, numérica, geográfica e ideográfica. Vamos à explicação de cada ponto a seguir. Alfabética: é um dos padrões mais utilizados por ser simples, rápido e de fácil compreensão, quase sempre presente na organização de arquivos físicos de secretarias escolares.
Numérica: a ordem numérica acontece com o sistema de prioridade e/ou arquivos com elementos numéricos, como boletos, documentação de pessoas físicas e etc. Geográfica: uma padronização comum nos departamentos públicos. Nesse sistema, você organiza os dados de acordo com a procedência ou local.
Neste modelo organizacional, também é possível realizar a organização na ordem alfabética. Ideográfica: é um método de ordenação que tem por eixo os assuntos dos documentos. Para esse método, é necessário ter bastante conhecimento das áreas da empresa, tendo em vista que cada documento deve ser analisado nos mínimos detalhes antes de receber alguma classificação ideográfica.
Sexto: criação de um índice. Quando os arquivos estão organizados em categorias nas pastas e gavetas é hora de criar um índice, que serve como um guia rápido na localização dos documentos com maior facilidade. Se o arquivo físico for grande, você pode considerar colocar um mapa no índice para mostrar o nome de cada uma das prateleiras, gavetas ou outros locais de armazenamento.
No entanto, antes de qualquer coisa, é preciso registrar todos os documentos do arquivo, garantindo que no registro da documentação, seja criada uma pequena legenda. Exemplo: Pastas da Estante B: Recibos de compras de materiais de escritório e limpeza. Sétimo: atenção ao prazo de validade.
Vários documentos possuem uma validade legal. Isso quer dizer que após um determinado período aquele documento não terá mais validade jurídica. Quando trabalhamos com a organização desta categoria de documentos, é preciso considerar a data de validade no processo de organização.
Isso auxilia a otimizar o processo de descarte e a renovação de documentos sempre que necessário, garantindo que a sua empresa esteja de acordo com as demandas legais e evitando o acúmulo de papéis inválidos. Para isso, é preciso Considerar dois pontos importantes: o primeiro - prestar atenção nos documentos com prazos expirados e descartar da forma correta, aliviando o espaço no arquivo físico e renovando o que for necessário; segundo - organizar da melhor forma possível os restantes, para não perder os arquivos sem prazo de validade, armazenando-os de modo correto conforme indicam as respectivas legislações. Oitavo ponto: de olho na recolha documental.
Com todos os documentos organizados conforme as dicas passadas até aqui, é hora de garantir uma rotina de organização. Isso significa recolher os documentos de todos os setores da empresa no fim do dia, garantindo que estes materiais estejam organizados corretamente na manhã seguinte, evitando o acúmulo de papéis fora do lugar. Retirou?
Guarde num local adequado. Basta um pequeno erro para que toda a organização fique comprometida. Após tanto trabalho para organizar o arquivo, você não quer correr o risco de ter que fazer tudo de novo, correto?
Então crie na empresa uma rotina de organização diária fortalecendo a ideia de que sempre que um documento foi retirado do seu lugar, ele deve ser guardado corretamente após o seu uso. O décimo tópico é: faça uma limpeza. Pelo menos a cada dois meses, vale a pena analisar cada documento para realizar uma limpeza na papelada.
É hora de se desfazer de arquivos sem necessidade e sem validade jurídica. Limpar o ambiente em que estão os papéis ajuda a reduzir a incidência de fungos que podem deteriorar os documentos ali guardados. Inclusive se você tem a intenção de eliminar papel na sua empresa clique agora no card aqui em cima!
Fizemos um vídeo em que explicamos tudo sobre gestão paperless. Bom pessoal, com essas dez dicas é possível organizar os documentos do escritório com segurança, praticidade e de forma funcional. Desta forma se você quiser ter agilidade para localizar informações, trabalhar em um ambiente limpo, preservar o sigilo dos documentos e ainda reduzir custos com a perdas e extravios, é melhor começar agora mesmo a organização dos seus arquivos.
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Tchau tchau!
